Lublin, 10 grudnia 2004 r.

RIO - II-60/59/2004

Barbara Wilgocka

Dyrektor Zespołu

Szkoły Podstawowej i Przedszkola w Hańsku

Halina Czyrka

Kierownik Gminnego Zespołu

Ekonomiczno-Administracyjnego Szkół w Hańsku

Szanowne Panie,

W okresie od 15 do 24 września 2004 r. przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie – Agnieszkę Pękałę i Małgorzatę Głuch – została przeprowadzona kompleksowa kontrola gospodarki finansowej Zespołu Szkoły Podstawowej i Przedszkola w Hańsku, którego obsługę ekonomiczno-administracyjną i organizacyjną prowadzi Gminny Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Szkół w Hańsku. Do ustaleń kontroli, zawartych w protokole podpisanym 22 października 2004 r., zastrzeżeń nie wniesiono.

W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości, których przyczyną jest nieznajomość obowiązujących przepisów prawa, głównie w zakresie rachunkowości i sprawozdawczości. Stwierdzono także ponoszenie w trakcie roku wydatków ponad kwotę ustaloną w planie finansowym, co stanowi czyn zagrożony odpowiedzialnością z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych.

Poniżej podaję stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz sposób ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).

W załączniku do wystąpienia pokontrolnego wskazano osoby odpowiedzialne za stwierdzone nieprawidłowości.

1. W zakresie rachunkowości i sprawozdawczości:

1.1. Niekompletne opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości w Gminnym Zespole Ekonomiczno-Administracyjnym Szkół w Hańsku, w oparciu o które prowadzono rachunkowość m.in. w Zespole Szkoły Podstawowej i Przedszkola w Hańsku, przez:

- nieokreślenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;

- nieokreślenie sposobu ustalenia wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa o rachunkowości pozostawia jednostkom prawo wyboru;

- nieokreślenie zasad klasyfikacji zdarzeń na większości stosowanych kont syntetycznych (ustalono te zasady tylko dla kont 201, 234, 401, 761, 290 oraz dla kont pozabilansowych 998 i 999) oraz powiązania kont ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej;

- nieokreślenie zasad prowadzenia ewidencji analitycznej do kont 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”, 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”, 310 „Materiały”, 330 „Towary”;

- nieustalenie systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów;

- powołanie w zarządzeniu Nr 1/2002 Kierownika GZEAS w Hańsku z 18 kwietnia 2002 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości w GZEAS w Hańsku – jako podstawy prawnej – zarządzenia Nr 46 Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad prowadzenia rachunkowości oraz jednolitych planów kont dla państwowych i gminnych jednostek budżetowych i ich gospodarstw pomocniczych, zakładów budżetowych i gminnych funduszy celowych oraz gmin i ich związków.

Uzupełnić dokumentację, opisującą przyjęte w Gminnym Zespole Ekonomiczno-Administracyjnym Szkół w Hańsku zasady (politykę) rachunkowości, w oparciu o którą prowadzono rachunkowość m.in. w Zespole Szkoły Podstawowej i Przedszkola w Hańsku, o w/w regulacje, stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 1, 2, 4 i pkt 3 lit. a ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 z późn. zm.).

Zasady klasyfikacji zdarzeń oraz prowadzenia ewidencji analitycznej ustalić, uwzględniając zasady funkcjonowania kont określone w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752). Wykreślić z podstaw prawnych zarządzenia Nr 1/2002 Kierownika GZEAS w Hańsku z 18 kwietnia 2002 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości w GZEAS w Hańsku – zarządzenie Nr 46 Ministra Finansów z dnia 1 sierpnia 1995 r. w sprawie szczególnych zasad prowadzenia rachunkowości oraz jednolitych planów kont dla państwowych i gminnych jednostek budżetowych i ich gospodarstw pomocniczych, zakładów budżetowych i gminnych funduszy celowych oraz gmin i ich związków (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 14 poz. 60), które utraciło moc 1 stycznia 2002 r.

Ponadto w przepisach tych jednoznacznie wskazać, że w oparciu o nie prowadzona będzie rachunkowość obsługiwanych przez GZEAS jednostek, w tym Zespołu Szkoły Podstawowej i Przedszkola w Hańsku.

Obowiązek ustalania w formie pisemnej i aktualizowania dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości spoczywa na kierowniku jednostki (w przypadku, gdy księgi rachunkowe prowadzi inna jednostka – obowiązek ustalenia i bieżącego aktualizowania spoczywa na kierowniku tej jednostki), stosownie do przepisów art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości - str. 4, 5 protokołu.

1.2. Niezachowanie zasady prowadzenia zapisów operacji gospodarczych w porządku systematycznym w zakresie ewidencjonowania potrąceń z list wynagrodzeń.

Przestrzegać obowiązku dokonywania zapisów operacji gospodarczych w porządku systematycznym, stosownie do przepisów art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz zgodnie z zasadami klasyfikacji zdarzeń określonymi w prawidłowo opracowanym zakładowym planie kont i załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r., w szczególności:

- potrącenia z wynagrodzeń składek nauczycielskich, składek PZU, spłaty pożyczek PKZP i innych ujmować na kontach:

Wn 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,

Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”,

- potrącenia z wynagrodzeń dotyczące spłaty pożyczek z funduszu świadczeń socjalnych ujmować na kontach:

Wn 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,

Ma 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.

- str. 6 protokołu.

1.3. Dokonywanie na kontach 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” w ewidencji księgowej GZEASu i w ewidencji księgowej ZSPiP zapisów niezgodnych z ewidencją banku (ujmowanie przelewu środków z rachunku bankowego GZEASu na rachunek bankowy ZSPiP zapisem ujemnym na kontach Wn 130/Ma 223 w ewidencji GZEASu oraz przelewów z rachunku bankowego ZSPiP na rachunek GZEASu zapisem ujemnym na kontach Wn 130/Ma 223 w ewidencji ZSPiP). Dokonywanie przelewów środków na wydatki pomiędzy rachunkami bankowymi Gminnego Zespołu Ekonomiczno-Administracyjnego Szkół i Zespołu Szkoły Podstawowej i Przedszkola, mimo nieustalenia w przepisach wewnętrznych zasad dokumentowania takich operacji i ich ewidencjonowania.

Zapisów na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” dokonywać wyłącznie na podstawie wyciągów bankowych, zachowując ich pełną zgodność z zapisami w księgowości banku; zaprzestać dokonywania na tym koncie zapisów ujemnych. W przypadku błędnych zapisów, zwrotów nadpłat, korekt - stosować dodatkowo techniczny zapis ujemny na subkontach dochodów i wydatków zaprowadzonych do konta 130, stosownie do zasad funkcjonowania tego konta określonych w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r.

W wyjątkowych przypadkach, gdy - z powodu braku środków na finansowanie wydatków objętych planem ZSPiP - środki z rachunku bankowego GZEAS są czasowo przekazywane na rachunek bankowy ZSPiP operacje te ewidencjonować, zgodnie z zasadami funkcjonowania kont określonymi w w/w załączniku Nr 2, następująco:

- przelew z rachunku bankowego GZEAS na rachunek ZSPiP:

* w ewidencji GZEAS:

Wn 240 „Pozostałe rozrachunki”,

Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

* w ewidencji ZSPiP:

Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”,

- zwrot środków z rachunku bankowego ZSPiP na rachunek GZEAS:

* w ewidencji GZEAS:

Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”,

* w ewidencji ZSPiP:

Wn 240 „Pozostałe rozrachunki”,

Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

lub:

- przelew z rachunku bankowego GZEAS na rachunek ZSPiP:

* w ewidencji GZEAS:

Wn 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”,

Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

* w ewidencji ZSPiP:

Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

Ma 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”,

pamiętając jednak, że dokonanie takich zapisów zobowiązuje do jednoczesnego zaewidencjonowania tych operacji w księgach rachunkowych budżetu gminy na kontach Wn 223/3 „Rozliczenie wydatków budżetowych GZSPiP” Ma 223/6 „Rozliczenie wydatków budżetowych GZEAS”, celem odzwierciedlenia w nich faktycznego przebiegu zdarzeń oraz zapewnienia realności sald kont rozrachunkowych 223/6 i 223/3, stosownie do przepisów art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości. W związku z tym operacji takich można dokonywać wyłącznie po uzgodnieniu z Wójtem Gminy i ustaleniu zasad dokumentowania i ewidencjonowania tych operacji zarówno w ewidencji księgowej GZEAS i ZSPiP jak i w ewidencji budżetu gminy – str. 7 protokołu.

1.4. Dokonanie wydatków budżetowych w wysokościach przekraczających kwoty określone w planie finansowym, w tym:

- w dz. 801 rozdz. 80101 § 3020 – w dniu 23.12.2003 r. o kwotę 1.514,70 zł,

- w dz. 801 rozdz. 80101 § 4010 – w dniu 01.12.2003 r. o kwotę 7.360,07zł a do dnia 05.12.2003 r. poprzedzającego zmianę planu o łączną kwotę 25.082,19 zł, w dniu 09.12.2003 r. o kwotę 18.882,19 zł a do dnia 23.12.2003 r. poprzedzającego zmianę planu o łączną kwotę 26.465,57 zł,

- w dz. 801 rozdz. 80101 § 4110 – w dniu 05.12.2003 r. o kwotę 980,44 zł a do 23.12.2003 r. poprzedzającego zmianę planu o łączną kwotę 1.107,94 zł,

- w dz. 801 rozdz. 80101 § 4120 w dniu 05.12.2003 r. o kwotę 241,41 zł,

- w dz. 801 rozdz. 80101 § 4260 – w dniu 04.12.2003 r. o kwotę 2.031,68 zł a do 25.09.2003 r. poprzedzającego zmianę planu o łączną kwotę 2.837,69 zł, w dniu 13.11.2003 r. o kwotę 837,69 zł a do dnia 26.11.2003 r. poprzedzającego zmianę planu o łączną kwotę 2.797,91 zł.

Przestrzegać zasady dokonywania wydatków budżetowych w granicach kwot określonych w budżecie i planie finansowym jednostki, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, stosownie do przepisów art. 28 ust. 1 i art. 92 pkt 3 w związku z przepisami art. 129 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.), mając na uwadze, że przekroczenie zakresu upoważnienia do dokonywania wydatków ze środków publicznych jest czynem stanowiącym naruszenie dyscypliny finansów publicznych, w myśl przepisu art. 138 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych - str. 7-13 protokołu.

2. W zakresie gospodarki pieniężnej i rozrachunków.

2.1. Zorganizowanie pomieszczenia kasy Gminnego Zespołu Ekonomiczno Administracyjnego Szkół w sposób niegwarantujący bezpieczeństwa obrotu.

Pomieszczenie kasy GZEAS zlokalizować w miejscu gwarantującym bezpieczeństwo obrotu, a także umożliwiającym sprawne jej funkcjonowanie, stosownie do postanowień § 2 Instrukcji kasowej wprowadzonej zarządzeniem Nr 2/01 Kierownika GZEAS w Hańsku z 28 grudnia 2001 r. W przypadku braku możliwości zorganizowania pomieszczenia kasy – wprowadzić w przepisach wewnętrznych zasady przechowywania wartości pieniężnych i niepieniężnych w GZEAS, zapewniające zabezpieczenie techniczne przechowywanego mienia i jednocześnie zgodne z możliwościami lokalowymi jednostki - str. 14 protokołu.

2.2. Dokonywanie w kasie GZEAS wypłat dotyczących wydatków obsługiwanych przez GZEAS jednostek z pogotowia kasowego pobranego na wydatki GZEAS (wypłaty te ewidencjonowano w raportach kasowych prowadzonych odrębnie dla każdej obsługiwanej jednostki), skutkujące występowaniem ujemnych sald w raportach kasowych szkół. Dopuszczenie do powstania nadwyżki faktycznego stanu gotówki w kasie w porównaniu ze stanem ewidencyjnym, w wyniku włączenia do gotówki przechowywanej w kasie środków własnych kasjera, co stwierdzono w trakcie kontroli kasy przeprowadzonej w dniu 20.09.2004 r.

Rozważyć ustalenie pogotowia kasowego przez kierowników wszystkich obsługiwanych jednostek, pobranie środków pieniężnych na ten cel z ich rachunków bankowych i dokonywanie z nich wydatków dotyczących poszczególnych jednostek. W przypadku nieustalenia przez kierowników jednostek odrębnego pogotowia kasowego dla każdej z nich i podjęcia przez nich decyzji, że wypłaty dla wszystkich jednostek dokonywane będą z pogotowia kasowego na wydatki GZEAS, operacje gospodarcze ewidencjonować na kontach:

- wypłata w kasie z pogotowia kasowego na wydatki GZEAS dotycząca np. ZSPiP:

* w ewidencji ZSPiP:

Wn 101 „Kasa” (w raporcie kasowym wydatków ZSPiP po stronie przychodów),

Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” (konto analityczne dla „GZEAS”),

oraz

Wn 400 „Koszty według rodzajów”,

Ma 101 „Kasa” (w raporcie kasowym wydatków ZSPiP po stronie rozchodów),

* w ewidencji GZEAS:

Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” (konto analityczne dla „ZSPiP”),

Ma 101 „Kasa” (w raporcie kasowym wydatków GZEAS po stronie rozchodów),

- podjęcie z rachunku bankowego ZSPiP gotówki na pokrycie wydatków poniesionych z pogotowia kasowego GZEAS:

* w ewidencji ZSPiP:

Wn 101 „Kasa” (w raporcie kasowym wydatków ZSPiP po stronie przychodów),

Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” (w ewidencji analitycznej dz. rozdz. § , w którym dany wydatek podlegał ujęciu),

oraz

Wn 240 (konto analityczne dla „GZEAS”),

Ma 101 „Kasa” (w raporcie kasowym wydatków ZSPiP po stronie rozchodów),

* w ewidencji GZEAS:

Wn 101 „Kasa” (w raporcie kasowym wydatków GZEAS po stronie przychodów),

Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” (konto analityczne dla „ZSPiP”),

stosownie do zasad funkcjonowania tych kont, celem wypełnienia obowiązku rzetelnego prowadzenia ewidencji księgowej każdej z jednostek i odzwierciedlenia w niej rzeczywistego przebiegu operacji gospodarczych, stosownie do przepisów art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Ponadto zobowiązać kasjera do przestrzegania zasady niełączenia gotówki obsługiwanych jednostek ze środkami pieniężnymi pochodzącymi z innych źródeł, aby stan ewidencyjny, wynikający z raportów kasowych, zgodny był z rzeczywistym stanem gotówki w kasie, a zapisy dokonane w tej ewidencji rzetelnie przedstawiały przebieg zdarzeń gospodarczych. – str. 15 protokołu oraz załącznik Nr III/1 do protokołu.

2.3. Nieprzeprowadzanie doraźnych kontroli zgodności rzeczywistego stanu gotówki w kasie ze stanem ewidencyjnym.

Egzekwować - od osób upoważnionych do przeprowadzania doraźnych kontroli zgodności rzeczywistego stanu gotówki w kasie ze stanem ewidencyjnym - przeprowadzanie tych kontroli przynajmniej raz na kwartał i dokumentowanie faktu dokonania kontroli protokołem, stosownie do postanowień § 7 Instrukcji kasowej - str. 15 protokołu.

3. W zakresie planu finansowego:

3.1. Niewprowadzanie zmian w planie finansowym ZSPiP w Hańsku, mimo dokonywanych zmian w budżecie gminy.

Przestrzegać obowiązku wprowadzania zmian do planu finansowego, stanowiącego podstawę gospodarki finansowej jednostki i wyznaczającego zakres (finansowy i rzeczowy) dokonywania wydatków, stosownie do przepisów art. 18 ust. 6 i art. 28 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Obowiązek dostosowywania projektu planu finansowego do uchwały budżetowej wynika z przepisów art. 126 ust. 2 tej ustawy. Zatwierdzanie planu finansowego i wprowadzonych do niego zmian wynikających ze zmian dokonanych w budżecie gminy należy do wyłącznej kompetencji kierownika jednostki, w związku z przepisami § 4 pkt 2 i § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. Nr 122, poz. 1333) - str. 18 protokołu.

3.2. Wypłacanie nauczycielom języka polskiego ZSPiP w Hańsku dodatku „za analizę i ocenę prac z języka polskiego” (w 2003 r. dodatki wypłacono na łączną kwotę 378,88 zł), na podstawie Regulaminu wynagrodzenia nauczycieli w Gminie Hańsk wprowadzonego uchwałą Nr XNVII/109/2000 Rady Gminy, którego postanowienia w tym zakresie zostały zakwestionowane przez organ nadzoru – Lubelski Urząd Wojewódzki w Lublinie Placówka Zamiejscowa w Chełmie.

Wypowiedzieć nauczycielom przyznane dodatki „za analizę i ocenę prac z języka polskiego” w trybie przewidzianym w przepisach art. 42 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21 poz. 94 z późn. zm.) oraz zaprzestać ich przyznawania i wypłacania. Składniki wynagrodzenia przysługujące nauczycielom zostały wymienione w przepisach art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2003 r. Nr 118 poz. 1112 z późn. zm.); przepisy te nie przewidują takiego składnika wynagrodzenia – str. 22, 23 protokołu.

3.3. Naliczenie i wypłacenie nauczycielowi odchodzącemu na emeryturę, ekwiwalentu za niewykorzystany urlop oraz odprawy emerytalnej w nieprawidłowych wysokościach (ekwiwalent zawyżono o kwotę 67,46 zł, zaś odprawę zaniżono o kwotę 1,20 zł), na skutek nieprawidłowego ustalenia wysokości wynagrodzenia będącego podstawą do obliczenia tych należności.

Przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczenia odprawy emerytalnej oraz ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 26 czerwca 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli (Dz. U. Nr 71, poz. 737), stosownie do przepisów art. 87 ust. 3 oraz art. 67 ust. 3 w związku z przepisami art. 66 ust. 2 ustawy Karta nauczyciela. Zwrócić się do nauczyciela, któremu nadpłacono ekwiwalent za niewykorzystany urlop o dobrowolny zwrot nadpłaconej kwoty, po uwzględnieniu niedopłaconej kwoty odprawy emerytalnej, a w przypadku odmowy rozważyć wyegzekwowanie nadpłaconej kwoty od pracownika odpowiedzialnego za jej nieprawidłowe obliczenie, stosując zasady określone w przepisach działu piątego „Odpowiedzialność materialna pracowników” ustawy Kodeks pracy – str. 23 protokołu.

Jeżeli uważają Panie, że wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo przez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Paniom – zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego.

Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdania z realizacji wystąpienia – w formie pisemnej i elektronicznej (np. na adres wkgf@lublin.rio.gov.pl lub na dyskietce) - oczekuję w terminie 30 dni od daty jego doręczenia.

Do wiadomości:

Wójt Gminy Hańsk