Lublin, 11 maja 2004 r.

RIO – II-060/4/2004

Pan Józef Kuropatwa

Przewodniczący Zarządu

Powiatu Hrubieszowskiego

Szanowny Panie Przewodniczący,

W dniach do 12 stycznia do 02 marca 2002 r. inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie – Regina Krzanowska i Marta Byś - przeprowadzili kontrolę kompleksową gospodarki finansowej powiatu hrubieszowskiego.

Do ustaleń kontroli, zawartych w protokole podpisanym w dniu 22 marca 2004 r., zastrzeżeń nie wniesiono.

Ustalenia kontroli wskazują, że kontrolowana jednostka w zasadzie prawidłowo realizuje swoje zadania, jednak przy ich realizacji popełniono nieprawidłowości i uchybienia, które są wynikiem niedostatecznej znajomości obowiązujących przepisów prawa, lub niewłaściwej ich interpretacji, jak też słabości istniejącego systemu kontroli wewnętrznej.

Poniżej podaję stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz wnioski co do sposobu ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).

W załączniku do wystąpienia pokontrolnego wskazuję osoby odpowiedzialne za stwierdzone nieprawidłowości.

1. W zakresie ustaleń ogólno – organizacyjnych:

1.1. Niezaktualizowanie postanowień statutu Muzeum im. ks. Stanisława Staszica w Hrubieszowie w zakresie gospodarki finansowej tej jednostki (w statucie ustalono, że instytucja kultury prowadzi gospodarkę finansową na zasadach określonych dla zakładów budżetowych).

Opracować i przedłożyć Radzie Powiatu projekt uchwały zmieniającej statut Muzeum im. ks. Stanisława Staszica w Hrubieszowie - nadany uchwałą Rady Powiatu Nr XI/58/99 z dnia 27 września 1999 r. - w zakresie gospodarki finansowej tej jednostki, pamiętając, że gospodarkę finansową instytucji kultury należy prowadzić według zasad określonych w rozdziale 3 „Zasady Gospodarki finansowej instytucji kultury” ustawy z dnia 25 października 1991r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity: Dz. U. z 2001r. Nr 13, poz. 123 z późn. zm.), stosownie do przepisów art. 4 ustawy z dnia 21 listopada 1996r. o muzeach (tekst jednolity: Dz. U. z 1997r. Nr 5, poz. 24 z późn. zm.) – str. 5 protokołu.

1.2. Nieustalenie - przez Radę Powiatu - pierwszego statutu dla Zespołu Szkół Nr 3 w Hrubieszowie, utworzonego w drodze przekształcenia Zespołu Szkół Ekonomicznych w Hrubieszowie.

Opracować i przedłożyć Radzie Powiatu projekt statutu dla Zespołu Szkół Nr 3 w Hrubieszowie, stosownie do przepisów art. 58 ust. 6 i art. 59 ust. 6 ustawy z dnia 7 września 1991r. o systemie oświaty (tekst jednolity Dz. U. z 1996r. Nr 67, poz. 329 z późn. zm.) – str. 6,7 protokołu.

1.3. Nieokreślenie obowiązków osoby zatrudnionej w Starostwie Powiatowym na stanowisku powiatowego rzecznika konsumentów i jednocześnie podinspektora w zespole radców prawnych.

Ustalić pracownikowi zatrudnionemu w Starostwie Powiatowym na stanowisku rzecznika konsumentów oraz stanowisku podinspektora w zespole radców prawnych zakres czynności i obowiązków, mając na uwadze zasady określone w załączniku do komunikatu nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 r. w sprawie ogłoszenia „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych” (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 3, poz.13), w związku z przepisami art. 94 ust. 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz. U. z 1998r. Nr 21 poz. 94 z późn. zm.) – str. 8, 9 protokołu.

1.4. Nieprzeprowadzenie - w 2003 r., we wszystkich podległych i nadzorowanych jednostkach organizacyjnych - kontroli realizacji przez te jednostki procedur kontroli finansowej (kontrolę przeprowadzono w 7 na 16 jednostek).

Przestrzegać obowiązku przeprowadzania we wszystkich podległych i nadzorowanych jednostkach organizacyjnych kontroli realizacji procedur kontroli finansowej, przy czym kontrolą obejmować w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych, stosownie do przepisów art. 127 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.) – str. 12, 13 protokołu.

2. W zakresie księgowości i sprawozdawczości budżetowej oraz gospodarki pieniężnej i rozrachunków:

2.1. Nieprawidłowe ustalenie zasad klasyfikacji zdarzeń gospodarczych w zakładowym planie kont Starostwa Powiatowego, przez:

- ustalenie obowiązku ewidencji rozliczeń zrealizowanych przez jednostkę dochodów budżetu państwa na koncie 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”,

- nieustalenie obowiązku prowadzenia konta 310 „Materiały”, mimo jego zastosowania w księdze głównej Starostwa do ewidencji nieużytych na koniec 2003r. materiałów.

Ustalić w sposób prawidłowy zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych w zakładowym planie kont Starostwa Powiatowego, przez:

- wykreślenie zapisu dotyczącego obowiązku prowadzenia konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”, służącego do ewidencji rozliczeń zrealizowanych przez jednostkę dochodów budżetu państwa,

- wprowadzenie obowiązku prowadzenia konta 310 „Materiały”, służącego ewidencji nieużytych materiałów, których stan ustalany jest na dzień bilansowy w drodze spisu z natury,

stosownie do przepisów § 12 ust. 1 pkt 1 tego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752) i zgodnie z zasadami funkcjonowania wymienionych kont, określonych w załączniku nr 1 i nr 2 do wymienionego rozporządzenia. Ustalenie i bieżące aktualizowanie - w formie pisemnej - dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, w tym zakładowego planu kont, należy do obowiązków kierownika jednostki, stosownie do przepisów art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) – str. 16, 17, 18, 20, 78 protokołu.

2.2. Prowadzenie dziennika i księgi głównej dla Starostwa Powiatowego niezgodnie z postanowieniami zawartymi w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości (zamiast w jednej księdze “dziennik główna” prowadzono dziennik i konta księgi głównej w oddzielnych księgach dla działalności bieżącej i dla działalności finansowanej z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i z funduszy celowych); niezachowanie kompletności zapisów w dzienniku budżetu powiatu (nie zamieszczano opisu operacji).

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przestrzegać zasad określonych w przepisach wewnetrznych, a w szczególności prowadzić księgi rachunkowe wymienione w wykazie ksiąg rachunkowych, w związku z przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b ustawy ustawy o rachunkowości, albo – w przypadku uznania potrzeby prowadzenia dzienników częściowych - uzupełnić wykaz prowadzonych ksiąg rachunkowych o prowadzone księgi rachunkowe. Przestrzegać obowiązku zamieszczania - w dzienniku budżetu powiatu – zrozumiałego tekstu, skrótu lub kodu opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów, stosownie do obowiązku wynikającego z przepisów art. 23 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości – str. 19, 20 protokołu.

2.3. Prowadzenie ewidencji operacji gospodarczych na kontach nieustalonych do stosowania w zakładowym planie kont, w tym:

• w księdze głównej budżetu powiatu na koncie 222/2 „Rozliczenie dochodów budżetowych – Skarb Państwa”,

• w księdze głównej Starostwa Powiatowego na kontach: 310 „Materiały”, 130 „Dochody/Wydatki”

oraz niezachowanie obowiązku prowadzenia zapisów o zdarzeniach gospodarczych w porządku systematycznym, w tym:

- nieprawidłowe ujmowanie operacji gospodarczych dotyczących wpłat do kasy Starostwa Powiatowego środków pieniężnych z tytułu należności stanowiących dochód budżetu powiatu lub budżetu państwa oraz ich odprowadzenia na rachunek budżetu powiatu, a także wpłat bezpośrednio na rachunek budżetu powiatu należności stanowiących dochód budżetu powiatu lub budżetu państwa, w tym wpłat na rachunek budżetu powiatu dochodów budżetu państwa realizowanych przez inne niż Starostwo jednostki budżetowe.

Zapisów operacji gospodarczych występujących w jednostce dokonywać na kontach przewidzianych do stosowania w zakładowym planie kont, z zachowaniem porządku systematycznego zapisów, stosownie do przepisów art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości; jeżeli zamieszczona w zakładowym planie kont liczba kont syntetycznych okaże się niewystarczająca w stosunku do potrzeb prowadzenia prawidłowej ewidencji - uzupełnić zakładowy plan kont o konta dodatkowe, zgodne co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami planu kont, stosownie do przepisów § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r.

Wpłacone do kasy środki pieniężne z tytułu należności stanowiących dochód budżetu powiatu lub budżetu państwa oraz ich odprowadzenie na rachunek budżetu powiatu ujmować:

- wpłaty do kasy:

Wn 101 “Kasa”, Ma 221 “Należności z tytułu dochodów budżetowych” - należności przypisane stanowiące dochód budżetu powiatu i budżetu państwa,

lub

Wn 101 “Kasa”, Ma 750 „Przychody i koszty finansowe” – należności nieprzypisane stanowiące dochód budżetu powiatu,

i

Wn 101 “Kasa”, Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”– należności stanowiące dochód budżetu państwa,

- odprowadzenie środków pieniężnych z kasy na rachunek budżetu powiatu:

* w księdze głównej Starostwa:

Wn 140 “Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,

Ma 101 “Kasa”,

- wpływ środków pieniężnych na rachunek bankowy:

Wn 130 “Rachunek bieżący jednostek budżetowych” (i analityka według szczegółowej klasyfikacji dochodów),

Ma 140 “Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,

* w księdze głównej budżetu powiatu:

- wpływ środków pieniężnych stanowiących dochód budżetu powiatu:

Wn 133 “Rachunek budżetu”,

Ma 901 “Dochody budżetu”,

- wpływ środków pieniężnych stanowiących dochód budżetu państwa:

Wn 133 “Rachunek budżetu”,

Ma 224 “Rozrachunki budżetu”;

Operacje gospodarcze dotyczące wpłat bezpośrednio na rachunek budżetu powiatu należności stanowiących dochód budżetu państwa realizowanych przez jednostki organizacyjne powiatu ujmować:

- w księdze głównej budżetu powiatu:

Wn 133 “Rachunek budżetu”,

Ma 224 “Rozrachunki budżetu”,

- w księdze głównej Starostwa ujmować wyłącznie wpływ na rachunek budżetu powiatu dochodów zrealizowanych przez jednostkę Starostwo Powiatowe:

Wn 130 “Rachunek bieżący jednostek budżetowych”

Ma 240 “Pozostałe rozrachunki”.

Operacje dotyczące wpływu na rachunek budżetu powiatu dochodów budżetu państwa zrealizowanych przez pozostałe jednostki budżetowe nie podlegają ewidencji w księdze głównej Starostwa Powiatowego.

Przekazanie dochodów zrealizowanych przez Starostwo Powiatowe na rachunek Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego ujmować:

- w księdze głównej budżetu:

Wn 224 „Rozrachunki budżetu”,

Ma 133 „Rachunek budżetu”,

- w księdze głównej Starostwa Powiatowego:

Wn 240 „Pozostałe rozrachunki”,

Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

stosownie do zasad funkcjonowania wymienionych kont, określonych w załącznikach Nr 1 i Nr 2 do cytowanego rozporządzenia Ministra Finansów – str. 20 – 24 protokołu.

2.4. Zamieszczenie w przepisach wewnętrznych sprzecznych uregulowań dotyczących rodzaju i częstotliwości sporządzania raportów kasowych.

W instrukcji kasowej ustalonej zarządzeniem nr 2/2000 Starosty Hrubieszowskiego z dnia 26 stycznia 2000r. wprowadzić uregulowania dotyczące:

- określenia w sposób jednoznaczny rodzajów raportów kasowych prowadzonych w kasie jednostki, w związku z przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 b i ust. 2 ustawy o rachunkowości,

- częstotliwości sporządzania raportów kasowych, zapewniając zgodność z postanowieniami zawartymi w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, w tym w zakładowym planie kont Starostwa Powiatowego.

Ponadto rozważyć możliwość wprowadzenia do instrukcji kasowej uregulowań dotyczących transportu gotówki (przenoszenia lub przewożenia wartości pieniężnych poza obrębem kasy Starostwa Powiatowego), uwzględniając przepisy rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 października 1998r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. Nr 129, poz. 858 z późn. zm.).

– str. 27 protokołu.

2.5. Brak wskazania w raportach kasowych okresów granicznych, za które raport został sporządzony.

Zobowiązać kasjera do przestrzegania obowiązku wskazywania w raporcie kasowym okresów granicznych, za które raport został sporządzony, zgodnie z treścią przyjętego do stosowania formularza raportu kasowego – str. 28 protokołu.

2.6. Przypadki nieterminowego regulowania zbowiązań, w tym nieterminowe odprowadzenie do Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego pobranych przez Zarząd Powiatu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych powiatowi ustawami, skutkujące zapłaceniem w 2004 r. odsetek za zwłokę w łącznej kwocie 896,51 zł.

Przestrzegać obowiązku odprowadzania do Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego pobranych przez Zarząd Powiatu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostce samorządu terytorialnego ustawami w terminach określonych przepisami § 7 ust. 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 listopada 2000r. w sprawie szczegółowych zasad, trybu i terminów opracowywania planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami oraz przekazywania jednostkom samorządu terytorialnego dotacji celowych na realizację tych zadań (Dz. U. Nr 100, poz. 1077 z późn. zm.). Przestrzegać obowiązku terminowego regulowania zobowiązań, nie dopuszczając do powstawania zaległości skutkujących koniecznością zapłaty odsetek za zwłokę; zgodnie z przepisami art. 28 ust. 3 pkt 2 ustawy o finansach publicznych wydatki publiczne powinny być regulowane w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań – str. 34, 77 protokołu.

2.7. Nieprawidłowe prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 234 “Pozostałe rozrachunki z pracownikami” oraz do konta 201 “Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, w wyniku nieprowadzenia tych ewidencji według poszczególnych pracowników i kontrahentów ani według podziałek klasyfikacji budżetowej; nieprowadzenie ewidencji analitycznej wg poszczególnych najemców do konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”.

Przestrzegać zasad prowadzenia ewidencji analitycznej, stanowiącej uszczegółowienie i uzupełnienie zapisów kont księgi głównej, zgodnie z przepisami art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz zasadami prowadzenia ewidencji analitycznej, określonymi w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r., w tym: do konta 234 “Pozostałe rozrachunki z pracownikami” – według poszczególnych pracowników i tytułów rozliczeń, a do konta 201 “Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” – według poszczególnych kontrahentów, do konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” – według poszczególnych dłużników; do kont rozrachunkowych prowadzić ewidencję według klasyfikacji budżetowej, w związku z przepisami rozdziałów 1, 2 i 4 instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279 z późn. zm.) – z których wynika obowiązek wykazywania w sporządzanych przez jednostkę sprawozdaniach należności i zobowiązań według podziałek klasyfikacji budżetowej – str. 22, 35, 36 protokołu.

2.8. Przypadek, ujęcia faktury za usługi wykonane w 2002r. w kosztach działalności roku 2003 (faktura 411/12/2002 za przesyłki listowe w miesiącu grudniu 2002r. na kwotę 6.168,47 zł).

Przestrzegać obowiązku ujmowania w księgach rachunkowych jednostki wszystkich przypadających na jej rzecz przychodów i obciążających ją kosztów związanych z tymi przychodami, dotyczących danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty, stosownie do przepisów art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 36 protokołu.

3. W zakresie dochodów budżetowych:

3.1. Sprzedaż nieruchomości gruntowych, wchodzących w skład zasobu powiatowego nieruchomości, z naruszeniem zasad ustalonych w obowiązujących przepisach, w tym:

- wybór formy przetargu przez Radę Powiatu z naruszeniem kompetencji Zarządu Powiatu (przy sprzedaży działki nr ….. położonej we wsi Werbkowice w trybie przetargu ustnego nieograniczonego),

- niesporządzenie - w dwóch przypadkach na cztery objęte kontrolą - wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży,

- niedokumentowanie faktu wywieszenia ogłoszenia o przetargu na sprzedaż nieruchomości w siedzibie Starostwa Powiatowego oraz faktu wywieszenia wykazu nieruchomości przeznaczonych do wydzierżawienia,

- niezamieszczenie w ogłoszeniu o przetargu informacji o obciążeniu nieruchomości lub ich braku,

- zamieszczanie w ogłoszeniu informacji o prawie odwołania lub unieważnienia przetargu bez podania przyczyn,

- ustalenie ceny nieruchomości na podstawie operatu szacunkowego niespełniającego walorów aktualności (sporządzonego 17 miesięcy wcześniej) – przy sprzedaży budynku lecznicy weterynaryjnej;

- zbycie lokalu mieszkalnego w drodze bezprzetargowej na rzecz najemcy, któremu nie przysługiwało pierwszeństwo w jej nabyciu, w związku z najmem tego lokalu na czas oznaczony.

Przy sprzedaży nieruchomości przestrzegać zasad określonych w ustawie z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity Dz. U z 2000r. Nr 46, poz. 543 z późn. zm.) oraz w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 31 stycznia 1998r. w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. Nr 9, poz. 30 z późn. zm.), w szczególności:

- przestrzegać kompetencji Zarządu Powiatu do wyboru formy przetargu na zbycie nieruchomości wchodzącej w skład zasobu nieruchomości powiatu, stosownie do przepisów § 2 ust. 1 w związku z § 1 ust. 2 pkt 1 cytowanego rozporządzenia;

- przestrzegać obowiązku sporządzania wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, zawierającego opis nieruchomości przeznaczonej do sprzedaży, stosownie do obowiązku wynikającego z przepisu art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami;

- dokumentować w celach dowodowych (np. w formie notatki służbowej, adnotacji lub innego dowodu) fakt wywieszenia ogłoszenia o przetargu na zbycie nieruchomości, stosownie do przepisów art. 38 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, oraz fakt wywieszenia wykazu o przeznaczeniu nieruchomości do wydzierżawienia – art. 35 ust. 1, mając na uwadze przepisy art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 177, poz. 1396 z późn. zm.);

- przestrzegać obowiązku zamieszczania, w ogłoszeniu o przetargu, informacji o obciążeniu nieruchomości, stosownie do przepisów § 12 pkt 2 cytowanego wyżej rozporządzenia;

- w ogłoszeniach zamieszczać informację o prawie odwołania lub unieważnienia przetargu na sprzedaż nieruchomości jedynie z uzasadnionych przyczyn, stosownie do przepisów określonych w § 2 ust. 4 wymienionego rozporządzenia,

- dochowywać szczególnej staranności przy zarządzie mieniem, w związku z przepisami art. 50 ustawy o samorządzie powiatowym, w tym zapewniać aktualne ustalenie przez rzeczoznawców majątkowych wartości nieruchomości, w związku z przepisami art. 67 ust. 1 i 134 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami;

- przy zbywaniu nieruchomości w drodze bezprzetargowej - pierwszeństwo w ich nabyciu przyznawać osobom, z którymi umowa najmu lokalu mieszkalnego została zawarta na czas nieoznaczony, zgodnie z przepisami art. 37 ust. 2 pkt 1 i art. 34 ust. 1 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami; pierwszeństwo w nabywaniu lokali w drodze bezprzetargowej przez najemców, z którymi zawarto umowy na czas oznaczony, przysługuje po podjęciu przez Radę Powiatu uchwały przyznającej to pierwszeństwo, zgodnie z przepisami art. 34 ust. 6 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

– str. 41 - 43, 47 protokołu.

3.2. Nienaliczanie i niepobieranie odsetek za zwłokę od nieterminowych wpłat czynszu dzierżawy gruntów, czynszu lokali mieszkalnych i użytkowych oraz opłat z tytułu trwałego zarządu.

Naliczać i egzekwować odsetki za zwłokę od wpłat należności z tytułu dzierżawy gruntów i najmu lokali komunalnych oraz z tytułu trwałego zarządu nieruchomości komunalnych dokonywanych po wymaganym terminie płatności, ustalonym w umowach najmu i dzierżawy oraz w decyzji o przekazaniu nieruchomości w trwały zarząd. Odsetki naliczać w wysokości określonej w umowie dzierżawy lub najmu oraz w decyzji o przekazaniu nieruchomości w trwały zarząd, a w przypadku braku uregulowania - w wysokości ustawowej, stosownie do przepisu art. 481 § 1 i § 2 w związku z przepisami art. 359 ust. 1 § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.). Naliczyć i wyegzekwować należne odsetki za zwłokę od osób wymienionych w protokole kontroli – str. 46, 47 protokołu.

3.3. Nieprawidłowe zakwalifikowanie opłat z tytułu trwałego zarządu (ujęto w § 0750 „Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze”).

Dochody z opłat za trwały zarząd ujmować w § 0470 – „Wpływy z opłat za zarząd, użytkowanie i użytkowanie wieczyste nieruchomości”, stosownie do przepisów zawartych w załączniku nr 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634 z późn. zm.) – str. 47 protokołu.

4. W zakresie wydatków budżetowych:

4.1. Naruszenie przez starostę kompetencji Rady Powiatu przy ustalaniu wynagrodzenia osobie powołanej na stanowisko powiatowego rzecznika konsumentów.

Opracować i przedłożyć Radzie Powiatu projekt uchwały w sprawie ustalenia wynagrodzenia osobie powołanej na stanowisko powiatowego rzecznika konsumentów, stosownie do przepisów art. 36 ust. 3 ustawy z 15 grudnia 2000r. o ochronie konkurencji i konsumentów (tekst jednolity Dz. U. z 2003r. Nr 86, poz. 804 z późn. zm.), zgodnie z którymi warunki pracy i płacy określa Rada Powiatu – str. 49 protokołu.

4.2. Bezpodstawne przyznanie i wypłacenie w 2003 r. staroście oraz wicestaroście nagród po 300 zł.

Dokonać zwrotu bezpodstawnie wypłaconej Panu nagrody w wysokości 300 zł oraz zwrócić się do wicestarosty o dobrowolny zwrot nagrody wypłaconej w wysokości 300 zł, mając na uwadze przepisy art. 20 ust. 5 ustawy z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (tekst jednolity Dz. U. z 2001 roku Nr 142, poz. 1593 z późn. zm.), zgodnie z którymi członkom zarządu jednostki samorządu terytorialnego nie przysługują nagrody, z wyjątkiem nagrody jubileuszowej – str. 50 protokołu.

4.3. Niezróżnicowanie świadczeń przyznawanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu (przyznawano pracownikom bony towarowe z okazji świąt wielkanocnych – po 100 zł, a z okazji świąt Bożego Narodzenia – po 240,00 zł każdemu).

Przy prowadzeniu działalności socjalnej przestrzegać zasady uzależniania wysokości przyznawanych świadczeń ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych do korzystania z funduszu, zgodnie z przepisami art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.) - str. 55 protokołu.

4.4. Nieprzestrzeganie przepisów prawa przy zlecaniu wyjazdów służbowych, przez:

- wystawianie polecenia wyjazdu służbowego przewodniczącemu Rady Powiatu przez starostę lub wicestarostę, z naruszeniem kompetencji wiceprzewodniczącego Rady oraz wystawianie polecenia wyjazdu służbowego staroście przez wicestarostę, z naruszeniem kompetencji pracodawcy,

- nieokreślanie lub niedokładne określanie zadania służbowego w poleceniu wyjazdu służbowego,

- brak udokumentowania pisemnym poleceniem wyjazdu służbowego 52 wyjazdów - w 2003 r. - starosty p. Mariana Grabika samochodem służbowym poza teren powiatu (18.018 km; średni koszt paliwa 6.466 zł dla zużytych 1942 litrów).

Przy zlecaniu wyjazdu służbowego przewodniczącego Rady Powiatu przestrzegać kompetencji wiceprzewodniczącego Rady do określenia w poleceniach wyjazdu służbowego terminu i miejsca wykonywania zadania, stosownie do przepisów § 2 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000r. w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu kosztów podróży służbowych radnych powiatu (Dz. U. Nr 66, poz. 799 z późn. zm.).

Przy zlecaniu wyjazdu służbowego starosty przestrzegać kompetencji pracodawcy określonej przepisami § 2 i § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990) oraz przepisami art. 4 pkt 1 ustawy o pracownikach samorządowych.

W poleceniach wyjazdu służbowego wskazywać zadanie służbowe (cel podróży), które ma być wykonane na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, w związku z przepisami art. 77⁵ § 1 ustawa z dnia 26 czerwca 1974r. – Kodeks Pracy (tekst jednolity Dz. U. z 1998r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm).

Przestrzegać obowiązku dokumentowania wyjazdów starosty samochodem służbowym poza teren powiatu pisemnym poleceniem wyjazdu służbowego, stosownie do przepisów § 2 i § 5 ust. 1 rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. Ustalić zasadność i celowość wydatków związanych z wyjazdami starosty w 2003 r., odbywanymi samochodem służbowym poza teren powiatu, zwracając uwagę na udokumentowanie celu wyjazdu, w związku z przepisami art. 28 ust. 2 ustawy o finansach publicznych oraz art. 35 ust. 2 pkt 1 tej ustawy – str. 57 - 60 protokołu.

4.5. Udzielenie dotacji na realizację zadań powiatu z zakresu opieki społecznej na wnioski podmiotów niezaliczanych do sektora finansów publicznych bez zawarcia z nimi stosownych umów.

Udzielając dotacji na finansowanie lub dofinansowanie zadań powiatu w zakresie pomocy społecznej realizowanych przez podmioty nie zaliczane do sektora finansów publicznych, przestrzegać zasady zawierania porozumień z tymi podmiotami, w których określać szczegółowe zasady przyznania (uruchomienia) dotacji, okresowej oceny realizacji zadania oraz sposobu jej dokumentowania i rozliczania, stosownie do przepisów art. 47 w związku z art. 47b ustawy z dnia 29 listopada 1990r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 1998r. Nr 64 poz. 414 z późn. zm.); pamiętając, że od 1 czerwca 2004 r. zlecanie zadań i udzielenie dotacji ma następować na podstawie przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873) – str. 65-66 protokołu.

4.6. Nieokreślenie, stosowną uchwałą Rady Powiatu, trybu udzielania i rozliczania dotacji dla szkół i placówek niepublicznych.

Opracować i przedłożyć Radzie Powiatu projekt uchwały w sprawie trybu udzielania i rozliczania dotacji dla szkół i placówek niepublicznych, uwzględniając w szczególności podstawę obliczania dotacji i zakres danych, które powinny być zawarte we wniosku o udzielenie dotacji, zgodnie z przepisami art. 90 ust. 4 ustawy z dnia 7 września 1991r. o systemie oświaty (Dz. U. z 1996r. Nr 67, poz. 329 z późn. zm.) – str. 66 protokołu.

4.7. Naruszenie zasad przyznawania szkołom niepublicznym dotacji określonych przepisami prawa (przyznano dotację ………… - szkoła niepubliczna - w kwocie 112.000 zł, pomimo niepodania przez szkołę w terminie do dnia 30 września roku poprzedzającego rok udzielenia dotacji przez podmiot prowadzący szkołę planowanej liczby uczniów).

Dotacje dla szkół niepublicznych o uprawnieniach szkół publicznych, w których realizowany jest obowiązek szkolny lub obowiązek nauki, przyznawać na każdego ucznia w wysokości nie niższej niż kwota przewidziana na jednego ucznia danego typu i rodzaju szkoły w części oświatowej subwencji ogólnej otrzymywanej przez powiat, pod warunkiem, że osoba prowadząca szkołę poda planowaną liczbę uczniów nie później niż do 30 września roku poprzedzającego rok udzielania dotacji, stosownie do przepisów art. 90 ust. 2a ustawy o systemie oświaty – str. 66 protokołu.

4.8. Naruszenie przepisów ustawy o zamówieniach publicznych przy udzieleniu zamówień publicznych w trybie przetargu nieograniczonego:

a) na bankową obsługę budżetu powiatu, przez:

- nieudokumentowanie obliczenia wartości szacunkowej zamówienia;

- niepodanie w ogłoszeniu o przetargu ceny formularza zawierającego specyfikację istotnych warunków zamówienia;

b) na opracowanie Powiatowego Programu Ochrony Środowiska i Powiatowego Planu Gospodarki Odpadami dla powiatu hrubieszowskiego,

c) na przekształcenie map analogowych do postaci numerycznej mapy ewidencji gruntów i budynków dla jednostek ewidencyjnych Hrubieszów i Trzeszczany, poprzez nieprawidłowe określenie w ogłoszeniu przetargu oraz w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, terminu otwarcia ofert oraz – w przetargu na przekształcenie map - niezamieszczenie na złożonych ofertach godziny wpływu oferty do Starostwa Powiatowego w Hrubieszowie;

Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177), a w szczególności:

- przestrzegać obowiązku ustalania wartości zamówienia publicznego z należytą starannością, przyjmując za podstawę ustalenia wartości zamówienia na usługi bankowe łączną wartość opłat, prowizji, odsetek i innych podobnych świadczeń, stosownie do przepisów art. 32 ust. 1 i art. 34 ust. 4 tej ustawy; tworzyć dokumentację związaną z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego w sposób odzwierciedlający przebieg załatwienia i rozstrzygnięcia spraw oraz przechowywać ją przez wymagany przepisami okres w sposób zapewniający ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą, stosownie do przepisów art. 6 ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. z 2002r. Nr 171, poz. 1396 z późn. zm.);

- w ogłoszeniu o zamówieniu zamieszczać cenę specyfikacji istotnych warunków zamówienia, jeżeli jej udostępnienie jest odpłatne, stosownie do przepisów art. 41 pkt 3 tej ustawy;

- w ogłoszeniu o zamówieniu oraz w specyfikacji istotnych warunków zamówienia dzień otwarcia ofert określać w tym samym dniu, w którym upływa termin składania ofert, stosownie do przepisów art. 86 ust. 2 Prawa zamówień publicznych;

- na złożonych ofertach (kopercie) wskazywać obok daty, godzinę wpływu oferty mając na uwadze przepis art. 84 ust. 2 tej ustawy - str. 31, 68, 69 protokołu.

4.9. Brak kontrasygnaty skarbnika gminy na umowach skutkujących powstaniem zobowiązań pieniężnych.

Egzekwować od skarbnika zamieszczanie kontrasygnaty na umowach i przy innych czynnościach prawnych skutkujących powstaniem zobowiązań pieniężnych, stosownie do przepisów art. 48 ust. 3 ustawy o samorządzie powiatowym. Powołany przepis ma charakter bezwzględnie obowiązujący. Brak kontrasygnaty skarbnika powoduje nieskuteczność czynności prawnej co oznacza, że czynność ta nie jest dotknięta wadą nieważności, nie może jednak wywoływać skutków prawnych – str. 69 protokołu.

5. W zakresie mienia komunalnego:

5.1. Nieuregulowanie prawnej formy władania nieruchomościami niezbędnymi do wykonywania statutowej działalności jednostki budżetowej Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy oraz Mueum Powiatowego im. ks. Stanisława Staszica (nieruchomość Nr 400/7 KW 51229).

Uregulować formę władania nieruchomościami będącymi w posiadaniu jednostek organizacyjnych powiatu. Jednostce budżetowej - Specjalnemu Ośrodkowi Szkolno-Wychowawczemu - przekazać w trwały zarząd, w drodze decyzji, nieruchomości będące własnością powiatu, niezbędne do wykonywania przez tę jednostkę jej statutowej działalności, stosownie do przepisów art. 45 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2000 r Nr 46, poz. 543 z późn. zm.). Ustalić od kiedy Muzeum im. Ks. St. Staszica w Hrubieszowie zarządza nieruchomościami, z których korzysta; w przypadku ustalenia, że zarządzało nieruchomościami w dniu 5 grudnia 1990 r. - wydać decyzję w sprawie nieodpłatnego nabycia, z mocy prawa, prawa użytkowania wieczystego gruntów i prawa własności położonych na nieruchomości gruntowej budynków przez tę instytucję kultury, stosownie do przepisów art. 202 ustawy o gospodarce nieruchomościami; w przeciwnym wypadku uregulować formę władania nieruchomościami powiatowymi, np. przez wynajęcie lub użyczenie lokali, z których obecnie korzysta, zgodnie z przepisami art. 13 ust. 1 tej ustawy – str. 71 protokołu.

5.2. Naruszenie zasady rzetelności prowadzenia ksiąg rachunkowym przez nieujęcie w ewidencji syntetycznej i analitycznej prowadzonej do konta 011 „Środki trwałe” wartości wszystkich środków trwałych z grupy 0 „Grunty”.

Ująć w księdze głównej na koncie 011 „Środki trwałe” wszystkie grunty będące własnością powiatu, celem zapewnienia rzetelnego przedstawienia sytuacji majątkowej powiatu, zgodnie z przepisami art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Grunty stanowiące własność powiatu ujmować w książce środków trwałych ilościowo i wartościowo, ewidencjonując każdą działkę stanowiącą odrębną nieruchomość w oddzielnej pozycji, mając na uwadze zasady zawarte w Części I „Objaśnienia wstępne” załącznika do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie klasyfikacji środków trwałych (Dz. U. Nr 112, poz. 1317 z późn. zm.), podając jej nr ewidencyjny, nr księgi wieczystej, wartość początkową. Ewidencja analityczna gruntów może być prowadzona w innym niż książka środków trwałych urządzeniu, np. w rejestrze gruntów prowadzonym w Wydziale Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami, pod warunkiem, że zasada taka zostanie określona w zakładowym planie kont, stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 3a ustawy o rachunkowości oraz że będzie istnieć zgodność między tą ewidencją a wartością wykazaną na koncie syntetycznym 011 „Środki trwałe”.

W przypadku powierzenia pracownikom środków trwałych, ewidencję analityczną środków trwałych prowadzić w sposób umożliwiający stwierdzenie osób, którym powierzono te składniki majątkowe, zgodnie z zasadami prowadzenia ewidencji analitycznej do tych kont ustalonymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. – str. 74, 75 protokołu.

5.3. Ujęcie - w ewidencji środków trwałych - składników majątkowych, których wartość jednostkowa jest niższa od wartości minimalnej określonej w obowiązujących przepisach dla tej grupy składników majątkowych tj. 3.500 zł.

Na koncie 011 „Środki trwałe” ujmować wyłącznie urządzenia i przedmioty, których wartość początkowa w dniu nabycia przekracza kwotę, o której mowa w przepisie art. 16f ust. 3 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.). W przypadku, gdy wartość poszczególnych składników majątkowych nie przekracza kwoty określonej w tych przepisach - ujmować je w ewidencji pozostałych środków trwałych i umarzać w 100% w momencie wydania do używania, zgodnie z przepisami § 5 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001r. Wyksięgować z konta 011 „Środki trwałe” zakupione w 2003 r. środki trwałe, których wartość początkowa nie przekracza kwoty określonej w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i ująć je na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”, dokonać jednocześnie stosownych przeksięgować umorzenia tych środków trwałych, zgodnie z zasadami funkcjonowania kont określonymi w załączniku nr 2 do cytowanego rozporządzenia – str. 75 protokołu i załącznik nr VI/1.

5.4. Niedokonywanie jednorazowego umorzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, których wartość nie przekracza wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych.

Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej nie przekraczającej wielkości ustalonej w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100 % ich wartości w momencie oddania do używania, zgodnie z przepisami § 5 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. – str. 75, 77 protokołu.

6. W zakresie rozliczeń finansowych jednostki samorządu terytorialnego z jej jednostkami organizacyjnymi:

6.1. Nieprawidłowe zakwalifikowanie w sprawozdaniu Rb – 31 z wykonania planu finansowego gospodarstwa pomocniczego - Warsztaty Szkolne utworzone przy Zespole Szkół Nr 1 w Hrubieszowie, sporządzonym za rok 2003, całości osiągniętego zysku (4.196,30 zł) jako pozostającego w gospodarstwie pomocniczym, a tym samym nieodprowadzenie do budżetu powiatu kwoty 2.098, 15 zł.

Przestrzegać zasad prowadzenia gospodarki finansowej przez gospodarstwa pomocnicze, określonych w przepisach art. 20 ust. 10 ustawy finansach publicznych oraz § 43 i § 44 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. Nr122, poz. 1333) oraz egzekwować ich przestrzeganie od kierowników jednostek organizacyjnych, pamiętając, że gospodarstwo pomocnicze jest zobowiązane do dokonywania wpłat do budżetu, za pośrednictwem jednostki budżetowej, połowy osiągniętego zysku, zgodnie z § 43 ust. 1 tego rozporządzenia, a ostatecznej rocznej wpłaty z zysku do budżetu winno dokonać w ciągu 15 dni od przyjęcia rocznego sprawozdania finansowego przez jednostkę budżetową lub odpowiednio przez zarząd jednostki samorządu terytorialnego, zgodnie z § 44 ust. 3 rozporządzenia.

Dokonać rozliczenia gospodarstwa pomocniczego – Warsztaty Szkolne utworzonego przy Zespole Szkół Nr 1 w Hrubieszowie z osiągniętego w 2003 r. zysku w kwocie 4.196,30 zł, wyegzekwować wpłacenie do budżetu przez gospodarstwo pomocnicze połowy osiągniętego zysku – str. 84 protokołu.

Jeżeli uważa Pan, że wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Panu – zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego.

Stosownie do art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdania z jego realizacji, w formie pisemnej i elektronicznej (np. na dyskietce) oczekuję w terminie 30 dni od daty doręczenia Panu tego wystąpienia.

Marek Poniatowski

Do wiadomości:

Rada Powiatu Hrubieszów