Lublin, 11 maja 2004 r.

RIO – II – 060/22/2004

Pan Zbiegniew Więch

p.o. Dyrektora Powiatowego Zarządu Dróg

w Hrubieszowie

Szanowny Panie Dyrektorze,

W dniach od 23 do 27 lutego i 02 marca 2004r. inspektor Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie – Regina Krzanowska – przeprowadziła doraźną kontrolę gospodarki finansowej Powiatowego Zarządu Dróg w Hrubieszowie w zakresie zamówień publicznych.

Do ustaleń kontroli, zawartych w protokole podpisanym w dniu 12 marca 2004 r. złożono wyjaśnienia, które uwzględniono w treści niniejszego wystąpienia.

Ustalenia kontroli wykazały, że przy udzielaniu zamówień publicznych popełniono szereg nieprawidłowości, które były wynikiem niedostatecznej znajomości przepisów ustawy o zamówieniach publicznych lub niewłaściwej ich interpretacji. Stwierdzono, że wskutek tych nieprawidłowości, z naruszeniem przepisów ustawy o finansach publicznych wydatkowano środki publiczne w kwotach:

- 86.584,40 zł - na wykonanie remontów cząstkowych nawierzchni dróg powiatowych w technologii mieszanek mineralno-asfaltowych na terenie gminy Dołhobyczów i Mircze,

- 14.338,00 zł - na wykonanie robót walcem statycznym samojezdnym,

- 25.658,60 zł - na wykonanie robót budowlanych związanych z likwidacją skutków przełomów na drogach powiatowych.

Poniżej podaję ujawnionej trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia oraz wnioski co do sposobu ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.):

1. Niedopełnienie wymogów wynikających z ustawy o zamówieniach publicznych, przy prowadzeniu postępowania zakończonego udzieleniem w dniu 31 marca 2003r. zamówień na roboty budowlane związane z remontem cząstkowym dróg powiatowych, przez:

- nieudokumentowanie faktu wykonania obowiązku wynikającego z art. 50 ust. 2 ustawy tj. zamieszczenia ogłoszenia o wyniku przetargu w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego,

- niewykonanie obowiązku wynikającego z art. 25 ust. 4 ustawy, tj. nieprzekazanie Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowych z postępowania oraz kopii ofert najkorzystniejszych.

Obowiązujące od 2 marca 2004r. przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177) nie obligują do zamieszczania ogłoszenia o wyborze najkorzystniejszej oferty w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego, nie ma też obowiązku przekazywania ministrowi właściwemu do spraw administracji publicznej informacji cenowej z postępowania oraz kopii oferty najkorzystniejszej, który to obowiązek dotyczył zamawiającego udzielającego zamówienia na roboty budowlane.

Obecnie o wyborze oferty zamawiający zobowiązany jest zawiadomić niezwłocznie wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia, a jeżeli wartość zamówienia przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60.000 euro – również Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej Urzędu, podając nazwę (firmę) i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz jej cenę, stosownie do przepisów art. 92 Prawa zamówień publicznych.

Odnośnie do wyjaśnień złożonych do ustaleń protokołu kontroli w kwestii definicji „remontu” i „robót budowlanych” informuję, że przepisy art. 3 pkt 7 i 8 ustawy z dnia 7 lipca 1994r. Prawo budowlane (tekst jednolity: Dz. U. z 2003r., Nr 207, poz. 2016 z późn. zm.) jednoznacznie wskazują, że prace polegające na remoncie zaliczane są do robót budowlanych; w ustawie brak jest też definicji remontu cząstkowego, tym samym - wyjaśnienia o „nieuznaniu remontu cząstkowego za robotę budowlaną tylko za remont” są sprzeczne z ustawą oraz same w sobie i nie usprawiedliwiają niewykonania obowiązku wynikającego z przepisu art. 25 ust. 4 ustawy o zamówieniach publicznych – str. 5, 6 protokołu, str. 1 wyjaśnień z 9 marca 2004r.

2. Bezpodstawne odstąpienie w dniu 28.05.2003r. – przed upływem umownych terminów wykonania zamówienia (31.07.2003r.) – od realizacji umów zawartych z firmą ……… na wykonanie remontów cząstkowych nawierzchni dróg powiatowych w technologii mieszanek mineralno - asfaltowych na terenie gminy Dołhobyczów i Mircze.

Z ustaleń kontroli wynika, że nie zaistniały okoliczności powodujące, iż wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, a których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, czego dowodem jest powierzenie tych prac nowemu wykonawcy -………. – za wynagrodzeniem wyższym o kwotę 10.186,40zł.

Z możliwości odstąpienia od umowy w sprawie zamówienia publicznego korzystać wyłącznie w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach, stosownie do przepisu art. 145 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177) – str. 7, 8 protokołu.

3. Wydatkowanie środków publicznych w kwocie 86.584,40 zł – na wykonanie remontów cząstkowych nawierzchni dróg powiatowych w technologii mieszanek mineralno-asfaltowych na terenie gminy Dołhobyczów i Mircze – w sposób niecelowy i nieoszczędny, w wyniku naruszenia przepisów ustawy o zamówieniach publicznych przy wyborze w dniu 30.05.2003r. faktycznego wykonawcy tych robót, poprzez:

- powierzenie wykonania tych robót …………. – innemu wykonawcy, niż wykonawca wybrany do realizacji tego zadania w dniu 19.03.2003 r. w wyniku prawidłowo przeprowadzonego przetargu nieograniczonego, z którym bezpodstawnie rozwiązano umowę o realizację tego zadania zawartą 31.03.2003 r., a którego oferta była tańsza o 10.186,40 zł,

- udzielenie zamówienia na realizację tych robót w dniu 30.05.2003 r. w trybie z wolnej ręki na podstawie art. 71 ust. 1 pkt 3 ustawy o zamówieniach publicznych, mimo, że nie wystąpiły łącznie wszystkie warunki wymienione w tym przepisie, dopuszczające zastosowanie tego trybu.

Przestrzegać zasady dokonywania wydatków publicznych zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków oraz w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, stosownie do przepisów art. 28 ust. 2 i ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2003r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.).

Zamówień publicznych udzielać wykonawcom wybranym zgodnie z przepisami ustawy - Prawo zamówień publicznych, stosownie do przepisu art. 7 ust. 3 tej ustawy. Zamówień z wolnej ręki – zgodnie z zasadą udzielania zamówień określoną przepisem art. 10 ust. 2 tej ustawy – udzielać, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z okoliczności wskazanych przepisem art. 67 ust. 1 Prawa zamówień publicznych. Przepis art. 67 ust 1 pkt 3 tej ustawy (poprzednio art. 71 ust. 1 pkt 3 ustawy o zamówieniach publicznych) dopuszcza zastosowanie trybu z wolnej ręki, jeżeli zachodzą – wszystkie i łącznie – przesłanki określone tym przepisem, tj. wystąpiła wyjątkowa sytuacja, która:

- nie wynikała z przyczyn leżących po stronie zamawiającego,

- której zamawiający nie mógł przewidzieć,

- która wymaga natychmiastowego wykonania zamówienia,

- nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielania zamówienia – str. 9-10 protokołu.

4. Niesporządzenie dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem przy udzieleniu zamówień publicznych na wykonanie remontów cząstkowych nawierzchni dróg powiatowych na terenie gminy Dołhobyczów i Mircze oraz na wykonanie robót frezowania nawierzchni dróg powiatowych.

W trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia sporządzać pisemny protokół postępowania o udzielenie zamówienia, zawierający co najmniej informacje określone przepisem art. 96 ust. 1 Prawa zamówień publicznych i przechowywać go, wraz z załącznikami, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność, stosownie do przepisu art. 97 ust. 1 tej ustawy oraz w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygnięcia spraw i zapewniający ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą, stosownie do przepisu art. 6 ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. z 2002r. Nr 171, poz. 1396 z późn. zm.).

„Protokoły z przebiegu rokowań”, załączone do wyjaśnień z 9.03.2004 r. złożonych do protokołu kontroli, nie spełniają wymogów dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem, o której mowa w art. 26 ust. 1 obowiązującej wówczas ustawy o zamówieniach publicznych, wyjaśnień tych nie można więc uznać za uzasadnione – str. 10, 12 protokołu, str. 1-2 wyjaśnień z 9 marca 2003r.

5. Nieustalenie wartości szacunkowej zamówienia na usługi ciągnikiem rolniczym ze skraplarką oraz na usługi walcem statycznym samojezdnym.

Przestrzegać obowiązku ustalania wartości szacunkowej zamówienia publicznego z należytą starannością, przyjmując za podstawę całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, stosownie do przepisu art. 32 ust. 1 Prawa zamówień publicznych – str. 13 protokołu.

6. Wydatkowanie środków publicznych w kwocie 14.338,00 zł - na wykonanie robót walcem statycznym samojezdnym - z naruszeniem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych przy wyborze wykonawcy tych robót w trybie zapytania o cenę, przez:

- niedokonanie wyboru oferty najkorzystniejszej (oferty z najniższą ceną) i udzielenie zamówienia dwóm wykonawcom - wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę (15,00zł za godzinę pracy) i wykonawcy, który zaoferował cenę wyższą (50,00zł za godzinę pracy),

- dokonywanie wydatków w sposób nieoszczędny wskutek udzielenia wykonawcy, który zaoferował wyższą cenę zamówień o łącznej wartości 14.338,00zł, podczas gdy wartość zamówień udzielonych oferentowi najtańszemu wyniosła 2.520,00zł.

Przy udzielaniu zamówień w trybie zapytania o cenę udzielać zamówienia wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami ustawy, który zaoferował najniższą cenę, stosownie do przepisów art. 72 ust. 2 w związku z art. 7 ust. 3 ustawy – Prawo zamówień publicznych, przy zachowaniu zasady prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie oferentów, wyrażonej w art. 7 ust. 1 tej ustawy.

Przestrzegać zasady dokonywania wydatków publicznych w sposób oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, stosownie do art. 28 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Wyjaśnienia złożone do protokołu kontroli w dniu 15.03.2004 r. w żadnej mierze nie usprawiedliwiają opisanego sposobu wydatkowania środków publicznych. Także forma prowadzenia działalności przez oferentów i związane z tym koszty robót nie stanowią wytłumaczenia dla wydatkowania środków publicznych w sposób nieoszczędny - str. 13-18 protokołu, str. 3-4 wyjaśnień z 15 marca 2003r.

7. Wydatkowanie środków publicznych w kwocie 25.658,60 zł - na wykonanie robót budowlanych związanych z likwidacją skutków przełomów na drogach powiatowych – z naruszeniem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, przez udzielenie w dniu 19.09.2003r. zamówienia na realizację tych robót w trybie z wolnej ręki na podstawie art. 71 ust. 1 pkt 4 ustawy, mimo, że nie wystąpiły przesłanki zastosowania tego trybu – uprzednio prowadzone postępowania nie wykazały, że ze względu na szczególny rodzaj robót budowlanych można uzyskać je tylko od jednego wykonawcy; do pierwszego przetargu, który unieważniono z przyczyn formalnych, przystąpiło trzech oferentów. Właściwym trybem udzielenia zamówienia mogły być negocjacje z zachowaniem konkurencji.

Przestrzegać zasady udzielania zamówień publicznych w trybie innym, niż przetarg nieograniczony lub przetarg ograniczony tylko w przypadkach określonych w ustawie – Prawo zamówień publicznych, zgodnie z zasadą określoną przepisem art. 10 ust. 2 tej ustawy.

Zamówień z wolnej ręki w trybie określonym przepisem art. 67 ust. 1 pkt 4 Prawa zamówień publicznych udzielać, jeżeli w prowadzonych kolejno postępowaniach o udzielenie zamówienia, z których co najmniej jedno prowadzone było w trybie przetargu nieograniczonego albo przetargu ograniczonego, nie zostały złożone żadne oferty lub wszystkie oferty zostały odrzucone, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione – str. 18 – 20 protokołu.

Jeżeli uważa Pan, że wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Panu – zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego.

Stosownie do art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdania z jego realizacji, w formie pisemnej i elektronicznej (np. na dyskietce) oczekuję w terminie 30 dni od daty doręczenia Panu tego wystąpienia.

Marek Poniatowski

Do wiadomości:

Zarząd Powiatu w Hrubieszowie