Lublin, 7 marca 2005 r.
RIO-II-60/99a/2004
Pani Krystyna Zniszczyńska
Dyrektor Gimnazjum w Jastkowie
Pan Kazimierz Gorczyca
Wójt Gminy Jastków
Szanowna Pani Dyrektor, Szanowny Panie Wójcie,
W dniach od 20 grudnia 2004 r. do 21 stycznia 2005 r. inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie – Joanna Przednowek, Lidia Kos, Marcin Borowiec i Piotr Wojtasik – przeprowadzili kompleksową kontrolę gospodarki finansowej Gimnazjum w Jastkowie. Protokół podpisano 24 stycznia 2005 r.
Wyniki przeprowadzonej kontroli pozwalają stwierdzić, że kontrolowana jednostka w zasadzie prawidłowo realizuje swoje zadania. Stwierdzone nieprawidłowości w większości przypadków nie miały istotnego wpływu na gospodarkę finansową Gimnazjum.
Poniżej podaję stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz wnioski co do sposobu ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).
W załączniku do wystąpienia pokontrolnego wskazuję osoby odpowiedzialne za stwierdzone nieprawidłowości.
1. W zakresie księgowości i sprawozdawczości.
1.1. Nieprawidłowe i niekompletne opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, polegające na:
- nieokreśleniu roku obrotowego oraz wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
- nieokreśleniu metod wyceny aktywów i pasywów,
- nieprawidłowym lub niekompletnym określeniu sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych przez:
a) pozostawienie w zakładowym planie kont konta 132 „Rachunek środków inwestycyjnych”, którego stosowania nie przewidują obowiązujące od 1 stycznia 2002 r. przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, nieujecie w zakładowym planie kont kont 401 „Amortyzacja” i 761 „Pokrycie amortyzacji” służących do księgowania operacji występujących w jednostce; nieustalenie zasad powiązania kont ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej,
b) niezaktualizowanie wykazu ksiąg rachunkowych, a dla ksiąg rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera – nieustalenie wykazu zbiorów tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych wraz z opisem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz organizacji w całości ksiąg rachunkowych,
c) nieopisanie używanego systemu informatycznego,
- nieopracowaniu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów.
Opracować w sposób kompletny dokumentację opisującą przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, stosownie do przepisów art. przepisów art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), pamiętając, że winna ona zawierać w szczególności uregulowania dotyczące:
1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
2) metod wyceny aktywów i pasywów,
3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz wszystkich kont księgi głównej, na których będą księgowane operacje gospodarcze występujące w jednostce, w tym konta 401 „Amortyzacja” i 761 „Pokrycie amortyzacji”, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej; przy opracowywaniu zakładowego planu kont należy kierować się zasadami określonymi w § 12 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752); wykreślić w wykazie kont księgi głównej konto 132 – „Rachunek środków inwestycyjnych”,
b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesie przetwarzania danych,
c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu programu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów.
W przypadku prowadzenia rachunkowości Gimnazjum przez Urząd Gminy, dokumentację opisującą przyjęte zasady (politykę) rachunkowości Gimnazjum winien ustalać i aktualizować kierownik jednostki, która prowadzi rachunkowość, czyli wójt gminy, w związku z przepisami art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości - str. 3- 5, 14 protokołu kontroli.
1.2. Niezachowanie zasady ciągłości bilansowej w zapisach na koniec 2003 r. i początek 2004 r. na kontach 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” i 240 „Pozostałe rozrachunki”.
Przestrzegać zasady ciągłości bilansowej, wyrażonej w przepisach art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ujmować, w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych – str. 5 protokołu.
1.3. Nieujmowanie w ewidencji wszystkich zdarzeń gospodarczych dotyczących dokonywania przelewów środków z rachunku bankowego bieżącego jednostek oświatowych na rachunki bankowe lokat (tzw. lokaty nocne).
Przestrzegać obowiązku ujmowania w ewidencji księgowej wszystkich operacji gospodarczych dotyczących jednostki, a w szczególności operacji wynikających z rachunków bankowych, stosownie do przepisów art. 20 ust. 1 i art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz stosownie do zasad prowadzenia ewidencji na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”, na którym zapisy winny być dokonywane na podstawie wyciągów bankowych i musi zachodzić pełna zgodność zapisów między jednostką a bankiem, zgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta, określonymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. - str. 7 protokołu.
1.4. Niezamieszczanie - na dowodach źródłowych, stanowiących podstawę zapisu - numeru identyfikacyjnego oraz adnotacji wskazującej sposób ujęcia w księgach rachunkowych.
Każdemu dowodowi księgowemu nadawać numer identyfikacyjny, umożliwiający jego identyfikację i sprawdzenie sposobu zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych, stosownie do przepisów 21 ust. 1 pkt 1 w związku z art. art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Na dowodach księgowych zamieszczać pełną adnotację o ich zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach rachunkowych, ze wskazaniem miesiąca księgowania oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) i z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt 6 tej ustawy- str. 7 protokołu
1.5. Niesporządzanie i niezałączanie do raportów kasowych dowodów zastępczych w miejsce dowodów wyłączonych do przechowywania w odrębnych zbiorach, niesporządzanie wymaganych przepisami wewnętrznymi dowodów kasowych na okoliczność częściowego rozchodowania gotówki na podstawie list wypłat.
W przypadku przechowywania dowodów źródłowych w odrębnych zbiorach – sporządzać i załączać dowody wewnętrzne o charakterze zastępczym, potwierdzające dokonanie operacji wewnątrz jednostki, w związku z przepisami art. 20 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości; w przypadku częściowego rozchodowania gotówki wykazanej w listach wypłat, egzekwować od kasjera obowiązek sporządzania dowodów KW „Kasa wypłaci”, stosownie do przepisów wewnętrznych wprowadzonych zarządzeniem nr 1/2000 Wójta Gminy Jastków z 1 marca 2000 r. „Instrukcja kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo- księgowych w placówkach oświatowych prowadzonych przez gminę Jastków”, zgodnie z którymi wypłaty gotówki z kasy na podstawie list wypłat - dokonane w danym dniu – należy ujmować w raportach kasowych na podstawie dowodów KW „Kasa wypłaci”, zawierających numery list wypłat oraz kwoty wypłacone w danym dniu wg poszczególnych list wypłat - str. 7 protokołu.
1.6. Wykazanie - w kwartalnym sprawozdaniu jednostkowym Rb- Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do 31 grudnia 2003 r. - zaniżonej o 490,35 zł kwoty zobowiązań z tytułu usług i dostaw, które na 31 grudnia 2003 r. były zobowiązaniami wymagalnymi.
Sprawozdania budżetowe sporządzać rzetelnie, w tym przestrzegać zasady wykazywania w jednostkowych sprawozdaniach danych zgodnych z danymi zawartymi w ewidencji księgowej danej jednostki, stosownie do przepisów § 10 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, uprzednio przestrzegając zasady rzetelnego prowadzenia ewidencji księgowej, której ujmować wszystkie operacje gospodarcze, które wystąpiły w jednostce w związku z przepisami art. 20 ust. 1 i art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W sprawozdaniu Rb-Z „Kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń jednostki samorządu terytorialnego” w wierszu E4 „wymagalne zobowiązania” i E41 „wymagalne zobowiązania z tytułu dostaw i usług” wskazywać kwoty stanowiące wymagalne zobowiązania, którymi są wszystkie bezsporne, obciążające budżet gminy, zobowiązania wynikające z ewidencji księgowej jednostek budżetowych – czyli takie, których termin płatności minął przed upływem danego okresu sprawozdawczego, a nie są one przedawnione ani umorzone, zgodnie z § 12 ust.2 Instrukcji stanowiącej załącznik Nr 2 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej – str. 8 protokołu.
II. W zakresie rozrachunków i roszczeń.
2.1 Dokonywanie zapisów księgowych na koncie 282 „Pożyczki mieszkaniowe”, które nie jest przewidziane w zakładowym planie kont.
Do księgi głównej wprowadzać jedynie konta przewidziane w prawidłowo opracowanym planie kont, zgodnie z przepisami art. 10 ust.1 pkt. 3 lit. a ustawy o rachunkowości oraz w związku z zasadami określonymi w § 12 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. Według zasad wynikających z załącznika nr 2 do tego rozporządzenia, rozrachunki z pracownikami m.in. z tytułu pożyczek mieszkaniowych z ZFŚS ewidencjonuje się na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” – konto to jest przewidziane w obowiązującym w jednostce zakładowym planie kont - str. 9 protokołu kontroli.
2.2. Nieterminowe regulowanie zobowiązań.
Przestrzegać obowiązku regulowania zaciągniętych zobowiązań pieniężnych w terminach wynikających z zawartych umów bądź z przepisów prawa, nie dopuszczając do powstawania zaległości skutkujących naliczaniem odsetek za zwłokę, mając na uwadze przepisy art. 28 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którymi wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań – str.10 protokołu kontroli.
3. W zakresie wydatków.
3.1. Przypadek naliczenia i wypłaty nagrody jubileuszowej w grudniu 2003 r. mimo, że nauczyciel nabył prawo do otrzymania tej nagrody w lutym 2004r., przez co zaniżono wysokość wypłaconej nagrody jubileuszowej.
Przy obliczaniu i wypłacie nagród jubileuszowych dla nauczycieli przestrzegać zasady, zgodnie z którą nauczyciel nabywa prawo do nagrody jubileuszowej w dniu, w którym upływa okres uprawniający do nagrody, a podstawę jej obliczenia stanowi wynagrodzenie miesięczne przysługujące nauczycielowi w dniu nabycia prawa do nagrody, a jeżeli jest to dla nauczyciela korzystniejsze - wynagrodzenie przysługujące mu w dniu jej wypłaty, stosownie do przepisów § 2 ust. 1 i § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Edukacji i Sportu z dnia 30 października 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania okresów pracy i innych okresów uprawniających nauczyciela do nagrody jubileuszowej oraz szczegółowych zasad jej obliczania i wypłacania (Dz. U. z 2001 roku, Nr 128, poz. 1418). Nauczycielowi wymienionemu w protokole kontroli wypłacić kwotę, o którą zaniżono nagrodę jubileuszową - str. 12, 13.
4. W zakresie gospodarki składnikami majątkowymi.
4.1. Zastosowanie niewłaściwej stawki umorzeniowej w odniesieniu do kserokopiarki, zakwalifikowanej do grupy ósmej klasyfikacji środków trwałych „Narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie” oraz nieprawidłowe ujęcie naliczonego umorzenia środków trwałych.
Odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych od środków trwałych dokonywać, stosując stawki określone w przepisach ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), o ile wójt gminy nie określi innych stawek (§ 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r.). Kserokopiarki (klasyfikowane do grupy 8 podgrupy 80 rodzaju 803 „wyposażenie techniczne dla prac biurowych”) umarzać i amortyzować według 14 % stawki amortyzacyjnej, zgodnie z załącznikiem do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych „Wykaz rocznych stawek amortyzacyjnych”.
Naliczone umorzenie środków trwałych należy ujmować na kontach księgi głównej:
Wn 401”Amortyzacja”,
Ma 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”,
oraz
Wn 800 „Fundusz jednostki”,
Ma 761 „Pokrycie amortyzacji, stosownie do zasad funkcjonowania tych kont określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. - 14 protokołu kontroli.
4.2. Niebieżące ujmowanie w ewidencji syntetycznej zakupionych pozostałych środków trwałych oraz zbiorów bibliotecznych i tym samym niezachowanie zgodności pomiędzy ewidencją analityczną i syntetyczną.
Przestrzegać obowiązku bieżącego – w miesiącu dokonania operacji – ujmowania w księgach rachunkowych (ewidencji syntetycznej i analitycznej) operacji gospodarczych dotyczących przychodu i rozchodu składników majątkowych (pozostałych środków trwałych, zbiorów bibliotecznych), stosownie do przepisów art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Zapewnić zgodność danych wykazanych w księdze głównej na kontach 013 „Pozostałe środki trwałe” oraz 014 „Zbiory biblioteczne” z ewidencją analityczną prowadzoną do tego konta, stosownie do przepisów art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości - str. 15 i 16 protokołu kontroli.
4.3. Nieokreślenie systemu obiegu dokumentów potwierdzających dokonanie operacji gospodarczych oraz niewskazanie osób odpowiedzialnych za terminowe przekazanie dokumentów do księgowości.
Ustalić procedury kontroli finansowej, obejmujące m.in. zasady i terminy przekazywania dokumentów między pracownikami Gimnazjum a Urzędem Gminy (referat oświaty, gdzie prowadzona jest księgowość szkoły) w zakresie dowodów finansowo- księgowych, z przypisaniem personalnej odpowiedzialności za terminowy obieg tych dowodów, z uwzględnieniem „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”, stanowiących załącznik do komunikatu Nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 r. w sprawie ogłoszenia „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych” (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 3, poz. 13), w tym standard 10 „Efektywny system komunikacji wewnętrznej”, standard 13 „Dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych”. Do ustalenia procedur kontroli zobowiązany jest dyrektor Gimnazjum, stosownie do przepisów art. 35a. ust. 3 w związku z art. 35a ust. 1 i ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych- str. 16 protokołu kontroli.
Jeżeli uważają Państwo, że wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo przez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Państwu – zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od otrzymania tego wystąpienia.
Stosownie do przepisu art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, sprawozdania z jego realizacji oczekuję – w formie pisemnej i elektronicznej (np. na dyskietce lub plik w formacie Microsoft Word (.doc) lub Rich Text Format (.rtf) na adres wkgf@lublin.rio.gov.pl) – w terminie 30 dni od daty doręczenia Państwu tego wystąpienia.
Do wiadomości:
Rada Gminy Jastków