Lublin, 30 sierpnia 2002 r.

RIO-091/80/2002

Pan Adam Kurowski

Przewodniczący Zarządu Gminy

Kąkolewnica Wschodnia

Szanowny Panie Przewodniczący,

W dniach od 3 kwietnia do 28 czerwca 2002r. inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie: Katarzyna Kułakowska oraz Piotr Wojczuk, przeprowadzili kontrolę kompleksową gospodarki finansowej gminy Kąkolewnica Wschodnia. Do ustaleń kontroli zawartych w protokole omówionym i podpisanym w dniu 8 lipca 2002r. zastrzeżeń nie wniesiono.

W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono szereg nieprawidłowości i uchybień mających istotny wpływ na gospodarkę finansową gminy, jak też wiele nieprawidłowości o charakterze incydentalnym.

W opinii kontrolujących przyczyn tego stanu należy upatrywać w nieznajomości obowiązujących przepisów prawa przez pracowników i kierownictwo Urzędu Gminy, a przede wszystkim w braku kontroli wewnętrznej obejmującej swoim zakresem wszystkie aspekty funkcjonowania gminy.

Stwierdzone nieprawidłowości dotyczą w szczególności niekompletnego opracowania rozwiązań organizacyjnych z zakresu rachunkowości, niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania jednostki i prawidłowej realizacji zasad wynikających z ustawy o rachunkowości oraz do poprawnego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Mimo niekompletności dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, stwierdzono, iż księgi prowadzone są w sposób sprawdzalny i umożliwiający terminowe sporządzanie obowiązującej sprawozdawczości.

Brak kontroli wewnętrznej szczególnie widoczny jest w przypadku realizacji dochodów gminy z tytułu podatków oraz z mienia komunalnego. Nieprawidłowości przy wydawaniu decyzji w sprawie ulg inwestycyjnych czy umarzaniu zaległości podatkowych, mogły wpłynąć na zmniejszenie należnych gminie dochodów.

Nieznajomość przez pracowników Urzędu Gminy obowiązujących przepisów prawa spowodowała nierzetelne sporządzenie sprawozdań budżetowych poprzez wykazanie zaniżonych kwot skutków obniżenia górnych stawek podatkowych oraz skutków udzielonych ulg i zwolnień w podatkach.

Szczególnie niepokojący jest brak kontroli wewnętrznej w przypadku realizacji dochodów z mienia komunalnego. Brak konsekwencji w windykacji należnych gminie dochodów (wybiórcze przeprowadzanie postępowania windykacyjnego), rezygnacja z uzyskiwania tych dochodów (niewaloryzowanie czynszów za lokale pomimo takiego obowiązku zapisanego w zawartych umowach), zbywanie nieruchomości komunalnych w sposób niezgodny z prawem, wskazują na wykonywania budżetu, bez należytej dbałości o finanse publiczne.

Wpływ na gospodarkę finansową wywarły również stwierdzone nieprawidłowości w zakresie wydatków bieżących, dotyczące m.in. niezachowania zasady jawności przy ustalaniu wynagrodzenia wójta gminy, wypłacania ekwiwalentów za udział w działaniach ratowniczych członkom ochotniczych straży pożarnych niezgodnie z wykazami godzin uczestnictwa w działaniach ratowniczych, zlecania podróży służbowych wójtowi gminy przez osobę nieupoważnioną, zatwierdzania rozliczeń podróży służbowych wójta Gminy pod względem merytorycznym przez sekretarza gminy, zamiast przez posiadającego upoważnienie od Rady Gminy - przewodniczącego Rady.

Stosunkowo wiele nieprawidłowości stwierdzono w toku kontroli prawidłowości ustalania i wypłaty dodatków mieszkaniowych co wynika z nieznajomości przez merytorycznie odpowiedzialnego pracownika obowiązujących przepisów prawa. Nieprawidłowo ustalane były wydatki na mieszkanie oraz wykazywane dochody, co powodowało, że zawyżano kwoty przyznawanych dodatków mieszkaniowych. O skali stwierdzonych nieprawidłowości świadczy fakt, iż na 26 poddanych badaniu wniosków o przyznanie dodatku mieszkaniowego i wydanych decyzji, nieprawidłowości stwierdzono w 19 przypadkach, tj. w 73 %.

W toku kontroli przestrzegania przepisów ustawy o zamówieniach publicznych stwierdzono nieprawidłowości przy sporządzaniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia - dokumentu, który sporządzony zgodnie z przepisami ustawy, warunkuje poprawne przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i wybór obiektywnie najkorzystniejszej oferty. W szczególności nieprawidłowości dotyczyły nieokreślenia warunków wymaganych od wykonawców oraz kryteriów oceny ofert. Ponadto stwierdzono przypadki niedochowania formy pisemnej zmian zawartych umów w zakresie terminu realizacji czy przedmiotu zamówienia, przypadek dokonania zmian umowy - niekorzystnych dla zamawiającego, niedokonywanie kontrasygnaty umów przez skarbnika gminy.

Ujawniono również przekroczenie przez Zarząd zakresu upoważnień do zaciągania zobowiązań poprzez udzielenie zamówienia na zadanie nie ujęte w wykazie inwestycji przez Radę Gminy tj. na wykonanie projektu rozbudowy i modernizacji stacji wodociągowej w Kąkolewnicy, poniesienie wydatku na realizację tego projektu a także dokonanie zakupów sprzętu komputerowego z podziałem zamówienia na części, powodującego uniknięcie określonych ustawą procedur udzielania zamówień publicznych, które to czyny podlegają przepisom ustawy o finansach publicznych, dotyczącym naruszenia dyscypliny finansów publicznych.

W kontrolowanej jednostce nie zostały opracowane procedury kontroli finansowej. W celu właściwego gospodarowania środkami publicznymi - konieczne jest ustalenie tych procedur (art. 35a ustawy o finansach publicznych). Na konieczność ustalenia i wprowadzenia procedur kontroli wskazują także ustalenia poczynione podczas kontroli w zakresie gromadzenia i wydatkowania środków budżetu gminy.

Poniżej podaję stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz wnioski co do sposobu ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).

1. W zakresie spraw organizacyjnych:

1.1. Nieujęcie w wykazie jednostek organizacyjnych gminy zawartym w załączniku Nr 3 do Statutu Gminy gminnych szkół i przedszkoli.

Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały w sprawie dokonania zmian w załączniku Nr 3 do Statutu Gminy, stanowiącego załącznik do uchwały Nr XV/75/96 z dnia 28 lutego 1996 roku Rady Gminy Kąkolewnica Wschodnia, w zakresie uzupełnienia wykazu jednostek organizacyjnych o funkcjonujące w gminie szkoły i przedszkola, stosownie do przepisów art. 18 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz.U. z 2001 roku Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) - str. 1 protokołu

1.2. Nieopracowanie procedur kontroli finansowej.

Opracować w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, stosownie do przepisów art. 35a ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 155, poz. 1014 z późn. zm.); kontrola ta dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, stosownie do przepisów art. 35a ust. 1 tej ustawy - str. 2 protokołu.

1.3. Nieprowadzenie w Urzędzie Gminy w Kąkolewnicy w ewidencji korespondencji wysyłanej.

Zaprowadzić i prowadzić bieżąco ewidencję korespondencji wysyłanej, stosownie do przepisów § 5 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112 poz.1319), zgodnie z którymi do podstawowych czynności kancelaryjnych należy ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji, którą jest – zgodnie z przepisami § 3 pkt 8 tego rozporządzenia - każde pismo wpływające do urzędu lub wysyłane przez urząd - str. 81 protokołu.

2. W zakresie prowadzenia rachunkowości i sporządzania sprawozdawczości:

2.1. Nieprawidłowe i niekompletne opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady prowadzenia rachunkowości, poprzez:

- nieujęcie w zakładowym planie kont budżetu gminy i Urzędu Gminy kont syntetycznych, na których ewidencjonowane są operacje występujące w jednostce (np. kont 222/1, 222/2, 222/3, 133/0, 133/1, 080/1, 080/3 itd.), (kont 222/1, 221/2, 223/1, 223/2 itd), (201/1 - 201/69), (080/1, 080/2 itd.),

- nieokreślenie zasad księgowania operacji gospodarczych na kontach księgi głównej,

- niezawarcie opisu systemu informatycznego, tj. brak opisu przeznaczenia każdego programu, sposobu jego działania (reguły obliczeń, ewidencji, kontroli i wydruku danych) oraz opisu zasad ochrony danych.

Zawarcie w wykazie kont księgi głównej dla budżetu gminy kont służących ewidencji operacji gospodarczych niewystępujących w budżecie, np. konta 101, 130, 221, 750, 760, 800, 860.

Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, przestrzegając przepisów art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. Nr 121, poz. 591 z późn. zm.), a w szczególności:

- uzupełnić wykaz kont księgi głównej zawarty w zakładowym planie kont o konta stosowane w księdze głównej budżetu gminy i księdze głównej jednostki budżetowej Urząd Gminy (222/1, 222/2, 222/3, 223/1-3, 133/0, 133/1, 201/1-201/69 itd.), określając jednocześnie przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń oraz zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych, stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 3 lit.a tej ustawy; przy uzupełnianiu zakładowego planu kont przestrzegać zasad funkcjonowania kont określonych przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 50, poz. 511);

- uzupełnić dokumentację o opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto o określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 3 lit.c tej ustawy.

Dokonać zmian w zakładowym planie kont, polegających na wykreśleniu z planu kont dla budżetu gminy kont służących do ewidencji operacji gospodarczych niewystępujących w budżecie i wprowadzeniu ich do planu kont Urzędu Gminy, zgodnie z wykazami kont zawartymi w załącznikach 1 i 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.

Dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości ustala w formie pisemnej i aktualizuje kierownik jednostki, stosownie do przepisów art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości - str. 4 protokołu

2.2. Nieprowadzenie w jednostce Urząd Gminy konta 130 służącego ewidencji dochodów wpływających bezpośrednio na rachunek bieżący budżetu gminy; nieprowadzenie subkont dochodów i wydatków do konta 130 "Rachunek bieżący jednostek budżetowych" oraz niezachowanie zgodności zapisów na koncie 130 i 133 "Rachunek bieżący budżetu" z zapisami w księgowości banku.

W przypadku prowadzenia dwóch odrębnych rachunków bankowych: dla budżetu gminy, na który bezpośrednio wpływają także dochody pobierane przez Urząd Gminy oraz dla Urzędu Gminy, na który wpływają tylko środki z budżetu gminy na realizację wydatków przewidzianych w planie finansowym Urzędu Gminy i z którego realizowane są wydatki tego Urzędu - w ewidencji Urzędu Gminy zaprowadzić konto 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” zarówno dla operacji dotyczących dochodów jak i wydatków jednostki (w opisanym przypadku konto 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” w zakresie dochodów winien pełnić rolę „analitycznego” konta 133 „Rachunek budżetu”). Do konta 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” (zarówno w zakresie dochodów jak i wydatków) zaprowadzić ewidencję analityczną odrębnie dla wydatków i odrębnie dla dochodów realizowanych wyłącznie przez Urząd Gminy, tj. subkonto dochodów i subkonto wydatków, na których ewidencjonować zwroty nadpłat i korekty niewłaściwych wydatków dodatkowym technicznym zapisem ujemnym. Obowiązek przestrzegania czystości obrotów na kontach 130 i 133 wynika z zasad ich funkcjonowania określonych w załącznikach 1 i 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - str. 5 - 6 protokołu

2.3. Niezachowanie zasady ewidencjonowania operacji gospodarczych w porządku systematycznym.

Przestrzegać obowiązku dokonywania zapisów operacji gospodarczych w porządku systematycznym, zgodnie z ustaleniami prawidłowo opracowanego zakładowego planu kont, stosownie do przepisów art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości, a w szczególności:

a) operacje gospodarcze związane z zakupem i sprzedażą znaków opłaty skarbowej ujmować w księdze głównej Urzędu Gminy;

- zakup znaków opłaty skarbowej:

Wn 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,

Ma 101 „Kasa”,

- prowizja udzielona przez bank PKO wg naliczenia wykazanego w dowodzie zakupu znaków:

- Wn 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,

- Ma 750 „Przychody i koszty finansowe”,

- sprzedaż znaków opłaty skarbowej w kasie:

- Wn 101 „Kasa”,

- Ma 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,

- wpływ prowizji na rachunek budżetu gminy ujmować:

- w ewidencji Urzędu Gminy:

Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” (dochody),

Ma 750 „Przychody i koszty finansowe”,

- w ewidencji budżetu gminy:

Wn 133 „Rachunek budżetu”,

Ma 901 „Dochody budżetu”.

b) operacje gospodarcze związane z przyjęciem do kasy wpłat z tytułu należności nieprzypisanych na kontach księgi głównej Urzędu Gminy:

- wpłata do kasy:

Wn 101 „Kasa”,

Ma 750 „Przychody i koszty finansowe”,

- odprowadzenie z kasy na rachunek bankowy:

Wn 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,

Ma 101 „Kasa”,

- wpływ na rachunek bankowy:

Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” (dochody),

Ma 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,

oraz jednocześnie w księdze głównej budżetu gminy na kontach:

Wn 133 „Rachunek budżetu”,

Ma 901 „Dochody budżetu”,

c) operacje związane z należnymi gminie dochodami z tytułu podatków przypisanych na podstawie (skutecznie doręczonych) decyzji ustalających ich wysokość, naliczonych odsetek za zwłokę lub na podstawie deklaracji podatkowych, w tym podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego; a także dochodów z majątku gminy, w tym z tytułu dzierżawy, użytkowania, użytkowania wieczystego, najmu lokali mieszkalnych ujmować na bieżąco w księdze głównej Urzędu Gminy na kontach:

- przypis należnych podatków, opłat, czynszów:

Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

Ma 750 „Przychody i koszty finansowe”,

- wpłata należności do kasy:

Wn 101 „Kasa”,

Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

- odprowadzenie z kasy wpłat na rachunek bankowy:

Wn 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,

Ma 101 „Kasa”,

- wpływ na rachunek bankowy:

Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” (dochody),

Ma 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,

- wpłaty dokonywane bezpośrednio na rachunek budżetu gminy:

Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” (dochody),

Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

oraz jednocześnie w księdze głównej budżetu gminy na kontach:

Wn 133 „Rachunek budżetu”,

Ma 901 „Dochody budżetu”,

d) wpływ dochodów z tytułu udziału w podatku dochodowych od osób fizycznych przekazanych przez Ministerstwo Finansów ujmować wyłącznie w ewidencji budżetu gminy:

- dochody przekazywane w trakcie roku:

Wn 133 „Rachunek budżetu”,

Ma 901 „Dochody budżetu”,

- dochody przekazane w styczniu następnego roku budżetowego, a dotyczące grudnia poprzedniego roku,

Wn 133 „Rachunek budżetu”,

Ma 909 „Rozliczenia międzyokresowe”, pod datą faktycznego wpływu na rachunek bankowy i równolegle, poleceniem księgowania, kwotę wpływu doksięgować do dochodów roku poprzedniego pod datą 31 grudnia zapisem:

Wn 909 „Rozliczenia międzyokresowe”,

Ma 901 „Dochody budżetu”,

e) zakupy środków trwałych, ujmować:

-w ewidencji Urzędu Gminy:

Wn 011 „Środki trwałe”,

Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

i równolegle:

Wn 810 „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje”,

Ma 800 „Fundusz jednostki”,

f) operacje związane ze zwrotem wydatków (np. za rozmowy telefoniczne) ewidencjonować w sposób zapewniający czystość obrotów stron Wn i Ma konta 130:

- na kontach księgi głównej urzędu gminy:

zwrot wydatku Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” (wydatki),

Ma 400 „Koszty według rodzajów”,

oraz techniczny zapis ujemny na subkontach prowadzonych do konta 130 po stronie Wn subkonto dochodów i po stronie Ma subkonto wydatków we właściwych podziałkach klasyfikacji budżetowej

„Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

- na kontach księgi głównej budżetu gminy:

zwrot wydatku Wn 133 „Rachunek budżetu”,

Ma 902 „Wydatki budżetu”,

stosownie do zasad funkcjonowania tych kont, określonych w przepisach §§ 10, 11, 12, 13 i 15 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego oraz w załącznikach nr 1 i 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - str. 6 i 70 protokołu

2.4. Nierzetelne sporządzenie sprawozdania Rb-PDP „Półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31.12.2001r." oraz sprawozdania Rb-27S "Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostek samorządu terytorialnego" do dnia 31.12.2001r. poprzez:

- zaniżenie skutków obniżenia górnych stawek podatków o kwotę 5.021,80 zł,

- niewykazanie skutków zwolnienia przez Radę Gminy od podatku od nieruchomości budynków mieszkalnych lub ich części rolników będących mieszkańcami gminy oraz gruntów i budynków będących własnością jednostek OSP o kwotę 5.419,50 zł.

Przy sporządzaniu sprawozdań budżetowych przestrzegać zasad określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279), przy czym w „Półrocznym/rocznym sprawozdaniu z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy” (Rb-PDP) oraz w sprawozdaniu Rb-27S "Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego" ujmować kwoty stanowiące rzeczywiste skutki udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, zwolnień oraz obniżek stawek podatków, stosownie do postanowień § 3 ust. 1, pkt. 9 i 10 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej Załącznik Nr 2 do cytowanego rozporządzenia - str.29-30 protokołu.

2.5. Niesporządzenie sprawozdania Rb-27ZZ „Kwartalne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami" za okres od początku roku do dnia 31.12.2001r. przez jednostkę Urząd Gminy.

Sporządzać jednostkowe sprawozdanie Rb-27ZZ "Kwartalne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami", stosownie do przepisów § 4 ust. 1 pkt 2 lit. b rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej - str. 9 protokołu

3. W zakresie gospodarki pieniężnej i rozrachunków:

3.1. Prowadzenie jednego raportu kasowego na 3 środki specjalne stołówek szkolnych w Szkole Podstawowej w Kąkolewnicy, Przedszkolu w Kąkolewnicy i Przedszkolu w Polskowoli.

Zaprowadzić i prowadzić odrębne raporty kasowe dla środków specjalnych wyodrębnionych przy różnych jednostkach budżetowych, celem umożliwienia sporządzenia przez kierowników jednostek, dysponujących wyodrębnionymi rachunkami środków specjalnych, sprawozdań Rb-32 „Półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania planów finansowych środków specjalnych jednostek budżetowych”, stosownie do przepisów Błąd! Nie zdefiniowano zakładki. 4 4 ust. 1 pkt 2 lit. c cytowanego rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej - str. 11 protokołu

3.2. Przypadki niebieżącego ujęcia w raportach kasowych operacji gotówkowych oraz dokonywanie na koncie 101 „Kasa" na podstawie poleceń księgowania korekt operacji niebędących operacjami pieniężnymi (kasowymi), skutkujące niezgodnością salda konta 101”Kasa” z saldem wynikającym z raportów kasowych na dzień 31.03.2001r.

Zobowiązać kasjera Urzędu do przestrzegania obowiązku bieżącego ujmowania w raportach kasowych operacji gotówką, tj. w dniu, w którym zostały one dokonane, stosownie do przepisów art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości.

Zaprzestać dokonywania przeksięgowań między podziałkami klasyfikacji budżetowej kosztów w korespondencji z kontem 101 - "Kasa", mając na uwadze fakt, że konto 101 „Kasa” służy do odzwierciedlenia operacji pieniężnych w kasie jednostki, tj. do wpływów i rozchodów gotówki, stosownie do zasad funkcjonowania konta, określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. - str. 11 protokołu

3.3. Nieobjęcie ewidencją druków ścisłego zarachowania dwóch czeków gotówkowych.

Celem zapewnienia właściwej gospodarki drukami ścisłego zarachowania obejmować ewidencją druków ścisłego zarachowania wszystkie - określone przepisami wewnętrznymi - druki przychodowe, w ewidencji tej ująć wykazane w trakcie kontroli uprzednio nieujęte czeki gotówkowe - str. 13 protokołu

4. W zakresie wykonania budżetu:

4.1. W zakresie dochodów z tytułu podatków i opłat:

4.1.1. Nieprowadzenie zbiorczych kont zobowiązania pieniężnego wsi.

W celu kontroli inkasa dokonywanego przez inkasentów oraz zbiorczej kontroli realizacji zobowiązania pieniężnego przez wieś, założyć i prowadzić konta zbiorcze zobowiązania pieniężnego dla każdej miejscowości oddzielnie, zgodnie z przepisami Błąd! Nie zdefiniowano zakładki. 21 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U. Nr 50, poz. 511 z późn. zm.) - str. 16 protokołu.

4.1.2. Dokonywanie wymiaru podatku od nieruchomości parafii posiadającej osobowość prawną w drodze decyzji wójta gminy, pomimo złożenia przez tę parafię deklaracji na podatek

Zaprzestać wymierzania istniejącym na terenie gminy parafiom podatku od nieruchomości w drodze decyzji wójta gminy. Parafie posiadają - stosownie do przepisów art. 7 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 17 maja 1989r. o stosunku państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczpospolitej Polskiej (Dz.U. Nr 29, poz.154 z późn. zm.) osobowość prawną, w związku z czym na podstawie przepisów art.6 ust.8 ustawy z dnia 12 stycznia 1991r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity Dz.U. z 2002 Nr 9, poz. 84), obowiązane są do składania deklaracji na podatek od nieruchomości na dany rok podatkowy oraz do wpłacania obliczonego w deklaracjach podatku - bez wezwania - na rachunek budżetu gminy za poszczególne miesiące, w terminie do 15 dnia każdego miesiąca - str. 19 protokołu.

4.1.3 Niezamieszczanie daty wpływu na deklaracjach podatkowych składanych przez osoby prawne.

Na deklaracjach na podatek od nieruchomości przedkładanych przez osoby prawne umieszczać datę wpływu. Obowiązek zamieszczania adnotacji o dacie wpływu wszelkiej korespondencji na nośniku papierowym, w tym również na deklaracjach podatkowych, wynika z przepisów Błąd! Nie zdefiniowano zakładki. 6 ust. 11 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. Nr 112, poz. 1319) - str. 18 protokołu.

4.1.4. Nieweryfikowanie danych zawartych w deklaracjach podatkowych, przedkładanych przez podatników podatku od nieruchomości, w zakresie zastosowanych stawek podatkowych, co spowodowało uszczuplenie dochodów gminy o kwotę 1.653,58 zł.

Przestrzegać obowiązku dokonywania czynności sprawdzających deklaracji przedkładanych przez podatników podatku od nieruchomości, stosownie do przepisów art. 272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137 poz. 926 z późn. zm.).

Deklaracje na podatek od nieruchomości – składane przez osoby prawne i jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej – weryfikować pod kątem zgodności wykazanych w nich stawek podatkowych ze stawkami ustalonymi na dany rok podatkowy przez Radę Gminy. Zwracać szczególną uwagę na fakt opodatkowania podatkiem od nieruchomości gruntów będących w posiadaniu podmiotów prowadzących działalność gospodarczą i na stosowane przez nie stawki, określone dla tego rodzaju gruntów w stosownej uchwale Rady Gminy, zgodnie z przepisami art. 5 ust. 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 9 poz. 84).

W przypadku niezłożenia deklaracji lub wykazania w nich nierzetelnych danych, zażądać dopełnienia tego obowiązku albo wezwać podatnika do udzielenia niezbędnych wyjaśnień lub dokonywać kontroli celem ustalenia podstawy opodatkowania, stosownie do przepisów art. 186 oraz art. 281 i następnych ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 9, poz. 31, z późn. zm.). - str. 18 i 19 protokołu.

4.1.5. Nieprawidłowości przy udzielaniu tzw. ulg żołnierskich polegające na:

- braku potwierdzenia faktu, że osoby powołane do służby wojskowej pracowały bądź zamieszkiwały bezpośrednio przed powołaniem w gospodarstwie oraz nie osiągały przychodów z innych źródeł,

- nieprzestrzeganiu ustawowych terminów stosowania ulgi żołnierskiej w podatku rolnym z tytułu odbywania służby wojskowej przez podatników podatku rolnego lub członków ich rodzin.

Ulg w podatku rolnym, z tytułu odbywania służby wojskowej przez podatników podatku rolnego lub członków ich rodzin udzielać na zasadach określonych przepisami art. 13a ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (t.j. Dz. U. z 1993 r. Nr 94, poz. 431 z późn. zm.) podatnikom spełniającym warunki określone przepisami ust. 2 cytowanego artykułu. Przy ustalaniu ulgi zebrać materiał dowodowy potwierdzający, iż osoba powołana do odbycia zasadniczej służby wojskowej bezpośrednio przed powołaniem zamieszkiwała i pracowała w gospodarstwie rolnym podatnika i nie osiągała przychodów z innych źródeł – art. 13a ust. 2 ustawy; dowodem może być m.in. oświadczenie podatnika, złożone zgodnie z przepisami art. 180 § 2 Ordynacji podatkowej pod groźbą odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań.

Ulgi w podatku rolnym z tytułu odbywania służby wojskowej przez podatników podatku rolnego lub członków ich rodzin stosować od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik lub członek jego rodziny został powołany do odbycia służby wojskowej, do końca miesiąca, w którym nastąpiło zwolnienie z tej służby, stosownie do przepisów art. 13 a ust. 3 ustawy o podatku rolnym - str. 20 protokołu.

4.1.6. Nieprawidłowości przy udzielaniu ulg inwestycyjnych w podatku rolnym polegające na:

- zawyżaniu udzielonych ulg inwestycyjnych w związku z przyjęciem - jako udokumentowanie wydatków poniesionych na realizację inwestycji, uzasadniających prawo do tej ulgi - rachunków, w których jako nabywcę wskazano osobę trzecią, nie będącą podatnikiem wnioskującym o udzielenie ulgi,

- zawyżaniu kwot poniesionych wydatków inwestycyjnych poprzez powiększenie wysokości wydatków o kwoty wynikające z faktur korygujących, zmniejszających wysokość wydatków wykazanych we wcześniej wystawionych fakturach,

- zawyżaniu kwot poniesionych wydatków inwestycyjnych poprzez dwukrotne przyjmowanie tych samych rachunków

- przyjmowaniu wniosków o udzielenie ulgi inwestycyjnej wraz z zestawieniem poniesionych wydatków, do którego dołączono rachunki wystawione po dniu złożenia wniosku przez podatnika ubiegającego się o udzielenie ulgi.

Przy stosowaniu ulgi inwestycyjnej w podatku rolnym przestrzegać zasady, iż udokumentowaniem wydatków poniesionych na inwestycję uprawniających do przyznania ulgi inwestycyjnej winny być rachunki lub faktury, lub ich uwierzytelnione odpisy, potwierdzające poniesione przez podatnika wydatki, wystawione wyłącznie na jego nazwisko, stosownie do przepisów § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 stycznia 1990r. w sprawie podatku rolnego (Dz.U. Nr 3, poz. 18 z późn. zm.) - str. 21, 22 protokołu.

4.1.7. Umorzenie zobowiązań podatkowych nie będących zaległością podatkową.

Przestrzegać zasady umarzania wyłącznie zaległości podatkowych, tj. należności dla których upłynął termin płatności; stosownie do przepisów art. 67 Błąd! Nie zdefiniowano zakładki. 1 w 1 w związku z art. 51 Ordynacji podatkowej. - str. 23, 24, 26 protokołu.

4.1.8. Dokonywanie zmiany przedmiotu postępowania podatkowego bez wniosku podatnika (m.in. odraczano termin płatności zaległości podatkowej, mimo wniosku podatnika o jej umorzenie).

Przestrzegać zasady prowadzenia postępowania podatkowego zgodnie z treścią wniosku podatnika; rozszerzenie zakresu żądania lub zgłoszenie nowego żądania należy wyłącznie do podatnika, zgodnie z przepisami art. 167 § 1 Ordynacji podatkowej; jeżeli więc podatnik zwraca się o umorzenie zaległości, to należy odnieść rozstrzygnięcie do jego żądania, umarzając zaległość bądź odmawiając udzielenia tej ulgi w zapłacie podatku - str. 23,24 protokołu

4.1.9. Nieprowadzenie ewidencji wystawionych upomnień.

Prowadzić ewidencję wystawionych upomnień zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541), według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do rozporządzenia, wprowadzonego § 3 tego rozporządzenia. - str. 28 protokołu

4.1.10. Podejmowanie decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowych lub odsetek za zwłokę bez zebrania materiału dowodowego, wskazującego na przeprowadzenie przez organ podatkowy wnikliwego postępowania wyjaśniającego, mającego na celu ustalenie, czy zachodzą okoliczności uzasadniające zastosowanie umorzeń.

Przestrzegać zasady podejmowania decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowych oraz odsetek za zwłokę po przeprowadzeniu wnikliwego postępowania wyjaśniającego, mającego na celu ustalenie czy zachodzą przesłanki umorzenia zaległości podatkowych lub odsetek za zwłokę, określone w przepisach art. 67 Błąd! Nie zdefiniowano zakładki. 1 Ord 1 Ordynacji podatkowej. Decyzje w tych sprawach są decyzjami opartymi na swobodnym uznaniu, jednak powinny być poprzedzone zebraniem odpowiedniego materiału dowodowego, pozwalającego na wnikliwą i obiektywną ocenę stanu faktycznego. Orzecznictwo sądów dotyczące podejmowania decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowych (na podstawie art. 67 § 1 Ordynacji podatkowej) za ważny interes podatnika uważa sytuację, w której z powodu nadzwyczajnych, losowych przypadków podatnik nie jest w stanie zaległości podatkowych uregulować, np. wskutek utraty majątku lub możliwości zarobkowania. Natomiast interes publiczny to sytuacja, gdy zapłata zaległości podatkowej spowoduje konieczność sięgania przez podatnika do środków pomocy państwa, gdyż nie będzie on w stanie zaspakajać swoich potrzeb materialnych. Umorzenie zaległości podatkowych jest instytucją nadzwyczajną i może mieć miejsce w wypadkach uzasadnionych ważnymi interesami podatnika lub publicznym, albowiem zasadą jest płacenie podatków. To oznacza, że umorzenie podatku stosuje się w wypadkach wyjątkowych, w przypadku znacznego ograniczenia możliwości płatniczych podatnika spowodowanego zdarzeniami losowymi (wyrok NSA z 22.04.1999 r. SA/Sz 850/98 niepublikowane). - str. 25-26 protokołu.

4.1.11. Nieterminowe wydawanie decyzji w sprawach podatkowych.

Sprawy podatkowe załatwiać niezwłocznie, a w przypadku konieczności przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego – nie później niż w ciągu miesiąca od dnia wszczęcia postępowania, stosownie do przepisów art. 125 § 2 i art. 139 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W przypadku niezałatwienia sprawy w terminie – zawiadomić stronę podając przyczyny niedotrzymania terminu i wskazując nowy termin załatwienia sprawy, stosownie do przepisów art. 140 § 1 cytowanej ustawy - str. 23-24 protokołu.

4.1.12. Ustalenie przez Zarząd Gminy wysokości stawki procentowej wynagrodzenia inkasentów łącznego zobowiązania pieniężnego na podstawie uchwały Rady Gminy określającej maksymalną jej wysokość.

Przedstawić Radzie Gminy projekt uchwały określającej jednoznacznie wysokość wynagrodzenia za inkaso. Zgodnie z przepisami art. 6 „b” ustawy o podatku rolnym, art. 66 ust. 9 ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 56, poz. 679 z późn. zm.), art. 6 ust. 9 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych wysokość wynagrodzenia za inkaso powinna określać rada gminy, która nie może przekazać tego uprawnienia na zarząd gminy - str. 26 protokołu.

4.1.13. Nieegzekwowanie od inkasentów podatków obowiązku terminowego dokonywania wpłat zainkasowanej gotówki na rachunek budżetu gminy; nienaliczanie i niepobieranie odsetek od wpłat dokonywanych przez inkasentów po terminie.

Zobowiązać inkasentów do terminowego wnoszenia na rachunek bankowy zainkasowanych kwot; stosownie do przepisu art. 47 § 4a Ordynacji podatkowej terminem płatności dla inkasentów jest dzień następujący po ostatnim dniu, w którym zgodnie z przepisami prawa podatkowego powinna nastąpić zapłata podatku, chyba że właściwy organ gminy wyznaczył termin późniejszy; zgodnie z art. 51 §Błąd! Nie zdefiniowano zakładki. 3 w z 1 i 3 w związku z art. 53 Błąd! Nie zdefiniowano zakładki. 1 Ord 1 Ordynacji podatkowej raty podatków nie wpłacone w terminie przez inkasenta traktuje się jako zaległość podatkową, od której należy naliczyć i pobrać odsetki za zwłokę - str. 26-27 protokołu.

4.1.14. Wydawanie decyzji w sprawach odroczenia terminu płatności podatku przez sołtysów.

Przestrzegać zasady wydawania decyzji w sprawach podatkowych, w formie pisemnej, wyłącznie przez organ podatkowy, którym jest przewodniczący Zarządu Gminy, jako organ pierwszej instancji, lub przez upoważnionego pracownika Urzędu Gminy, stosownie do przepisów art. 13 1 ust. 1, art. 207 1 i art 1, art. 143 1 Ordyn 1 Ordacji podatkowej. Ponadto z przepisów art. 293 § 1 i art. 294 § 1 ust. 2 Ordynacji podatkowej wynika, iż dane zawarte w dokumentach składanych przez podatników są objęte tajemnicą skarbową, zaś sołtysi nie są wymienieni w kręgu podmiotów, którym można udostępnić akta dotyczące toczącego się postępowania podatkowego - str. 26 protokołu.

4.2. W zakresie dochodów z majątku:

4.2.1. Pobieranie czynszu z tytułu najmu lokali użytkowych bez dokonywania waloryzacji należnych kwot, pomimo ustalenia w umowie obowiązku dokonywania co roku zmiany czynszów, w oparciu o wskaźnik waloryzacji wskazany w treści umowy oraz bez odsetek należnych z tytułu nieterminowych wpłat czynszu.

Dochody gminy z tytułu czynszów dzierżawnych za wynajem lokali użytkowych realizować w wysokości zgodnej z zawartymi umowami; kwoty czynszu na dany rok ustalać z uwzględnieniem ustalonych w umowach wskaźników waloryzacji. W przypadku nieterminowych wpłat naliczać odsetki w wysokości określonej w umowach, a w przypadku braku uregulowania umownego – w wysokości ustawowej, stosownie do przepisów art. 481 § 1 i 2 w związku z przepisami art. 359 § 2 Kodeksu cywilnego - str. 34 protokołu.

4.2.3. Niepodejmowanie konsekwentnych czynności zmierzających do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do najemców zalegających z uiszczaniem należnych gminie czynszów z tytułu wynajmu lokali użytkowych oraz czynszu dzierżawnego.

Dokonywać systematycznej kontroli terminowości zapłaty czynszów stanowiących dochody gminy. W przypadku zwłoki w zapłacie zobowiązań, podejmować czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego celem zapewnienia gminie należnych dochodów, nie dopuszczać do ich przedawnienia. Do dłużników kierować wezwania do uiszczenia zaległych należności, wyznaczając termin do jej zapłaty. Po bezskutecznym upływie terminu wyznaczonego w wezwaniu, rozważyć skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego, na podstawie przepisów części drugiej Księgi drugiej „Postępowanie egzekucyjne” ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. Nr 43, poz. 296 z późn. zm.). - str. 34 - 37 protokołu.

4.2.4. Nieskomunalizowanie gruntów pod drogami gminnymi.

Przystąpić do komunalizacji gruntów pod drogami gminnymi, stosując przepisy art. 73 ustawy z dnia 13 października 1998r.- Przepisy wprowadzające ustawy reformujące administrację publiczną (Dz. U. Nr 133, poz. 872 z późn. zm.), z uwzględnieniem przepisów art. 51 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 21 marca 1985r.o drogach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2000r. Nr 71, poz. 838 z późn. zm.) oraz w przepisach o zasiedzeniu zawartych w art. 172 i następnych, ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.) – str. 71 protokołu.

4.2.5. Sprzedaż komunalnych nieruchomości gruntowych z naruszeniem zasad ustalonych w obowiązujących przepisach, poprzez:

- nieudokumentowanie faktu podania do publicznej wiadomości, w sposób zwyczajowo przyjęty informacji o wywieszeniu w Urzędzie wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży;

- nieuzasadnione przeprowadzenie drugiego przetargu na zbycie nieruchomości wraz z obniżeniem ceny wywoławczej o 50 % w sytuacji gdy do pierwszego przetargu nie przystąpił żaden oferent.

Przy sprzedaży komunalnych nieruchomości przestrzegać zasad określonych w przepisach ustawy 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami (Dz.U. Nr 46, poz. 543 z późn. zm.) i rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998r. w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz.U. Nr 9, poz. 30), w szczególności:

- dokumentować podanie do publicznej wiadomości, w sposób zwyczajowo przyjęty informacji o wywieszeniu w Urzędzie wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, stosownie do przepisów art. 35 ust. 1 cytowanej ustawy,

- drugi przetarg pisemny na zbycie nieruchomości stanowiących mienie komunalne z obniżeniem ceny wywoławczej - przeprowadzać w sytuacji, gdy pierwszy przetarg zakończył się wynikiem negatywnym, tj. gdy żaden z jego uczestników nie zaoferował ceny wyższej od wywoławczej, zgodnie z przepisami art. 39 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami i 10 ust. 1 cytowanego rozporządzenia. W przypadku, gdy do pierwszego przetargu nie przystąpił żaden oferent - należy ogłosić i przeprowadzić ponownie pierwszy przetarg ( 4 ust. 2 ) - str. 38-40 protokołu.

4.2.6. Dokonywanie czynności związanych z przeprowadzeniem przetargu na sprzedaż nieruchomości przez osoby wyznaczone przez wójta gminy z naruszeniem kompetencji Zarządu Gminy.

Przestrzegać obowiązku przeprowadzania przetargu na sprzedaż nieruchomości komunalnych przez, wyznaczonych do wykonywania czynności związanych z przeprowadzeniem przetargu stosowną uchwałą Zarządu Gminy, przewodniczącego i członków komisji przetargowej, stosownie do 8 ust. 2 w związku z 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998r. w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. Nr 9, poz. 30) - str.38 i 39 protokołu.

4.3. W zakresie wydatków budżetowych:

4.3.1. Ustalenie przez Radę Gminy w uchwale Nr XIII/81/2000 z dnia 25 sierpnia 2000 r. wynagrodzenia wójta gminy w sposób opisowy, bez określenia kwotowego poszczególnych składników wynagrodzenia, a jedynie w formie odwołań do stawek obowiązujących w danym czasie.

Przestrzegać zasady ustalania poszczególnych składników wynagrodzenia kwotowo lub procentowo i kwotowo, stosownie do tabel miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego i stawek dodatku funkcyjnego, stanowiących załącznik nr 1 i 2 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. Nr 61 poz. 707 z późn. zm.). Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały w sprawie ustalenie wynagrodzenia wójta gminy - str. 42 protokołu.

4.3.2. Nieprawidłowe naliczanie i wypłacanie dodatków za wieloletnią pracę.

Dodatek za wieloletnią pracę naliczać i wypłacać począwszy od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do dodatku lub wyższej stawki dodatku, jeżeli nabycie prawa nastąpiło w ciągu miesiąca, zgodnie z przepisami 10 ust. 5 pkt 1 cytowanego rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich. Wyrównać niedopłacony dodatek pracownikowi, któremu zaniżono dodatek za wieloletnią pracę (łącznie o 441,50 zł), wymienionemu na ster. 43 protokołu.

Ponadto wystąpić do pracowników wymienionych w protokole kontroli o dobrowolny zwrot nadpłaconych kwot dodatków; w przypadku niewyegzekwowania tych należności w tym trybie, rozważyć możliwość obciążenia tą kwotą, jak też kwotami zaniżonych wypłat dodatków za wieloletnią pracę - osób odpowiedzialnych za ich ustalenie w nieprawidłowej wysokości (zawyżonych i zaniżonych kwotach), stosując zasady określone w przepisach działu piątego ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. z 1998r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) - str. 42-43 protokołu

4.3.3. Przypadek naliczenia i wypłacenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego w nieprawidłowej wysokości.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne ustalać w wys. 8,5 % sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, stosownie do przepisów art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160, poz. 1080 z późn. zm.). Wypłacić sekretarzowi gminy kwotę 80,58 zł stanowiącą 8,5 % sumy wynagrodzeń uzyskanych w 2001r. za dozorowanie pracy skazanych - str. 43-44 protokołu.

4.3.4. Nieterminowe przekazanie na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych kwoty stanowiącej 75 % równowartości dokonanego odpisu na ten fundusz.

Przestrzegać obowiązku przekazywania kwoty stanowiącej co najmniej 75 % równowartości dokonanych odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, za dany rok kalendarzowy w terminie do dnia 31 maja tego roku, stosownie do przepisów art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.) - str. 44 protokołu

4.3.5. Nieprawidłowe wykorzystanie środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych poprzez uzależnienie wysokości wypłacanych świadczeń od zatrudnienia na pełny etat lub część etatu, bez uwzględnienia sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych.

Wykorzystując środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przestrzegać zasad przyznawania ulgowych usług i świadczeń oraz dokonywania dopłat z Funduszu, uzależniając ich wysokość od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, stosownie do przepisów art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz 8 Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych - str. 45 protokołu

4.3.6. Wypłacenie w 2001 r. ekwiwalentów za udział w działaniach ratowniczych niezgodnie z wykazem godzin uczestnictwa w tych akcjach.

Ekwiwalenty wypłacać za każdą godzinę udziału w działaniach ratowniczych, zgodnie z przepisami art. 28 ust. 2 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej (Dz. U. Nr 81, poz. 351 z późn. zm.).

Prawidłowo naliczyć i wypłacić ekwiwalenty członkom ochotniczych straży pożarnych, wymienionym w protokole kontroli, którym zaniżono należne świadczenia. Wystąpić do członków OSP, wymienionych w protokole kontroli, którym zawyżono wypłaty, o dobrowolny zwrot nadpłaconych kwot ekwiwalentów; w przypadku niewyegzekwowania tych należności w tym trybie, rozważyć możliwość obciążenia tą kwotą pracownika odpowiedzialnego za ich ustalenie w nieprawidłowej wysokości, w trybie określonym w pkt 4.3.2.niniejszego wystąpienia - str. 46 protokołu

4.3.7. Przypadki naliczenia i wypłacenia ryczałtów za wykorzystywanie prywatnych samochodów do celów służbowych w nieprawidłowych wysokościach, poprzez:

- zastosowanie nieprawidłowej stawki za kilometr,

- niepomniejszenie ryczałtów o 1/22 za dni odbywania podróży służbowych,

a także stosowanie nieprawidłowych stawek za kilometr w przypadku odbywania podróży służbowych samochodem niebędącym własnością pracodawcy;

z naruszeniem obowiązujących w 2001 r. przepisów 2 ust. 2 i 4 ust. 3 rozporządzenia Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 26 marca 1998 r. w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 41 poz. 239).

Naliczać i wypłacać ryczałty za wykorzystywanie prywatnych samochodów do celów służbowych zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Infrastuktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27 poz. 271), w szczególności:

- ryczałt wypłacać wg stawki za 1 km przebiegu, zmienianej w stopniu odpowiadającym planowanemu średniorocznemu wskaźnikowi cen towarów i usług konsumpcyjnych ustalonemu w ustawie budżetowej na dany rok - zmiana następuje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została ogłoszona ustawa budżetowa, zgodnie z przepisami 2 rozpo 2 rozporządzenia; stawki te stosować również w przypadku rozliczania kosztów podróży służbowych pracowników odbywających podróż samochodem prywatnym;

- kwotę ustalonego ryczałtu pomniejszać o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych, stosownie do 4 ust. 4 ust. 2 rozporządzenia - str. 47, 48 protokołu

4.3.8. Zlecanie wyjazdów służbowych wójtowi gminy przez wiceprzewodniczącego Rady Gminy; zatwierdzanie rozliczeń podróży służbowych wójta gminy pod względem merytorycznym przez sekretarza gminy.

Przestrzegać zasady wykonywania czynności w sprawach z zakresu prawa pracy, w tym m.in. zlecania podróży służbowych, wobec przewodniczącego zarządu gminy, przez Radę Gminy lub w zakresie ustalonym przez Radę w odrębnej uchwale - przez przewodniczącego Rady Gminy, stosownie do przepisów art. 4 pkt 1 ustawy o pracownikach samorządowych. Organ lub osoba zlecająca podróż służbową winny następnie sprawdzić rozliczenie jej kosztów pod względem celowości i gospodarności, szczególnie w zakresie poniesionych znacznych kosztów za noclegi, rozważając kwestię, czy pracownik miał możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego pobytu, stosownie do przepisów 8 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 151 poz. 1720).

Przedłożyć rozliczenia podróży służbowych wójta Gminy - zarówno tych zleconych przez przewodniczącego Rady Gminy a sprawdzonych pod względem merytorycznym przez sekretarza gminy, jak też podróży zleconych przez Wiceprzewodniczącego Rady Gminy - przewodniczącemu Rady Gminy, celem sprawdzenia celowości i gospodarności wydatków poniesionych z ich tytułu. W przypadku uznania przez przewodniczącego Rady Gminy wydatków za niecelowe lub niegospodarne - wystąpić do wójta gminy o zwrot nienależnie wypłaconych mu kosztów podróży służbowych - str. 47-48 protokołu

4.3.9. Nieprawidłowości przy naliczaniu dodatków mieszkaniowych:

- nieegzekwowanie od wnioskodawców obowiązku złożenia rachunków potwierdzających wydatki na energię elektryczną, nieprawidłowe ustalanie wysokości ryczałtu na ogrzanie mieszkania i wody w przypadkach lokali niewyposażonych w instalację doprowadzającą energię cieplną do celów ogrzewania i instalację ciepłej wody;

- obliczanie wydatków na utrzymanie lokalu na faktyczną, a nie normatywną jego powierzchnię,

- nieprawidłowe ustalanie dochodu z prowadzenia gospodarstwa rolnego

- nieprawidłowe wykazanie dochodów z tytułu uzyskanego wynagrodzenia za pracę oraz świadczeń otrzymywanych z ZUS i KRUS ,

czym naruszono obowiązujące do końca 2001r. przepisy ustawy z dnia 2 lipca 1994 roku o najmie lokali mieszkalnych i dodatkach mieszkaniowych (tekst jednolity Dz. U. z 1998 roku Nr 120 poz. 787 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 27 kwietnia 1999r. w sprawie dodatków mieszkaniowych (Dz. U. Nr 40, poz. 403 z późn. zm.)

Przy naliczaniu dodatków mieszkaniowych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 21 czerwca 2001r. o dodatkach mieszkaniowych (Dz. U. Nr 71, poz. 734) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 2001r. w sprawie dodatków mieszkaniowych (Dz. U. Nr 156, poz. 1817), w szczególności:

- W przypadku lokali mieszkalnych niewyposażonych w instalację doprowadzającą energię cieplną do celów ogrzewania i podgrzania wody, za wydatek na ten cel uznawać równowartość odpowiednio 5 i 20 kilowatogodzin energii elektrycznej według rachunku za ostatni okres rozliczeniowy, z wyłączeniem opłaty abonamentowej oraz stałych opłat miesięcznych, liczonych - do celów ogrzewania - na m kw, a dla celów podgrzania wody - na każdego członka gospodarstwa, zgodnie z przepisami 2 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie dodatków mieszkaniowych.

- Wydatki, przyjęte do celów obliczenia dodatku, poniesione na powierzchnię wyższą niż powierzchnia normatywna, obliczać, dzieląc wydatki za ten lokal przez jego powierzchnię użytkową i mnożąc uzyskany w ten sposób wskaźnik przez normatywną powierzchnię, stosownie do przepisów art. 5 ust. 4 ustawy o dodatkach mieszkaniowych.

- Dochód z prowadzenia gospodarstwa rolnego ustalać na podstawie powierzchni gruntów wyrażonej w hektarach przeliczeniowych i przeciętnego dochodu z 1 hektara przeliczeniowego, ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" na podstawie przepisów ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym, stosownie do przepisów art. 3 ust. 4 ustawy o dodatkach mieszkaniowych.

- Prawidłowo ustalać dochody stanowiące podstawę naliczania dodatku mieszkaniowego, tj. w wysokości przychodów po odliczeniu kosztów ich uzyskania oraz po odliczeniu składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, określonych w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych, chyba że zostały już zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, stosownie do przepisów art. 3 ust. 3 ustawy o dodatkach mieszkaniowych.

Wznowić postępowanie w sprawach zakończonych decyzją, celem ustalenia, na podstawie rzetelnie sporządzonej deklaracji o dochodach wnioskodawcy, kwoty rzeczywiście należnego dodatku mieszkaniowego – obliczonego również o prawidłowo ustalone kwoty wydatków na powierzchnię normatywną; w przypadku ustalenia, iż przyznano w zawyżonej wysokości – wyegzekwować od osoby, której dodatek mieszkaniowy przyznano na podstawie nieprawdziwych danych zawartych w deklaracji lub wniosku, nienależnie pobrane kwoty (w podwójnej wysokości), zgodnie z przepisami art. 7 ust. 9 ustawy o dodatkach mieszkaniowych.

Zobowiązać pracownika przyjmującego wnioski i deklaracje o dochodach do weryfikowania danych w nich wykazanych z przedkładanymi dokumentami potwierdzającymi wysokość poniesionych wydatków czy wysokość osiągniętych dochodów. Rozważyć możliwość obciążenia kwotą nieprawidłowo obliczonych dodatków mieszkaniowych pracownika odpowiedzialnego za ich ustalenie, w trybie określonym w pkt. 4.3.2. niniejszego wystąpienia - str. 49-51 protokołu kontroli.

4.3.10 Niesporządzenie, przez Zarząd Gminy, harmonogramu realizacji dochodów i wydatków na 2001r.

Przestrzegać obowiązku opracowywania przez Zarząd Gminy harmonogramu realizacji dochodów i wydatków budżetu gminy, stosownie do przepisów art. 29 ust. 2 ustawy o finansach publicznych - str. 70 protokołu

4.4. W zakresie zamówień publicznych

4.4.1. Przy zamówieniach publicznych o wartości do 30.000 EURO: na opracowanie studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego wraz z elementami strategii rozwoju gminy Kąkolewnicy Wschodniej jak też o wartości powyżej 30.000 EURO: na wykonanie wodociągu zbiorowego z Kąkolewnicy Wschodniej do wsi Polskowola, Brzozowica Mała i Brzozowica Duża wraz z przyłączami - ustalanie wartości ofert, w sposób, nieopisany w zaproszeniu do udziału w postępowaniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

W zaproszeniu do udziału w postępowaniu o wartości do 30.000 EURO oraz w specyfikacji istotnych warunków zamówienia o wartości przekraczającej 30.000 EURO, zamieszczać opis ustalonych kryteriów oceny ofert w sposób pozwalający na obiektywną ocenę i wybór najkorzystniejszej oferty wg przyjętych kryteriów, zgodnie z przepisami art. 27d ust. 1 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 1998r . Nr 119, poz. 773 z późn. zm.) i stosownie do przepisów art. 30 pkt 9 i art. 35 ust. 1 pkt 6 i 16 ustawy. Opis winien zawierać informacje niezbędne do porównania badanej oferty z innymi ofertami.

Ustalając kryteria wyboru oferty i sposób porównania ofert, każdorazowo dostosowywać je do rzeczywistych potrzeb celem uniknięcia sytuacji - tak jak w pierwszym unieważnionym przetargu na wybór wykonawcy sieci wodociągowej z przyłączami - gdy najwyższą liczbę punktów uzyskała oferta droższa od oferty najtańszej o kwotę ponad 59.000 zł, gdzie decydującym okazał się termin realizacji zadania - krótszy o 1 m-c od terminu określonego w ofercie z najniższą ceną, podczas gdy w rzeczywistości przetarg zorganizowany był przy braku planu nakładów na realizację zadania i termin jego wykonania nie miał znaczenia. Ustalone kryteria winny gwarantować dokonanie wyboru obiektywnie najkorzystniejszej oferty, przedstawiającej najkorzystniejszy bilans ceny oraz innych kryteriów, stosownie do przepisów art. 2 ust. 1 pkt 8 ustawy.

- str. 52-53, 60-65 protokołu kontroli.

4.4.2. Niedokonanie na piśmie zmian zawartej umowy na opracowanie studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego - w zakresie terminu realizacji oraz umowy na profilowanie poboczy - w zakresie przedmiotu zamówienia.

Dokonując zmian umowy przestrzegać formy pisemnej, stosownie do przepisu art. 74 ustawy o zamówieniach publicznych, art. 77 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.) i postanowień zawartych w umowie - str. 53-54, 55 protokołu

4.4.3. Niezamieszczenie w ogłoszeniu o przetargu nieograniczonym na profilowanie poboczy: terminu realizacji zamówienia, informacji o warunkach wymaganych od wykonawców, miejsca i terminu składania ofert, miejsca otwarcia ofert.

W ogłoszeniu o przetargu nieograniczonym zamieszczać co najmniej informacje wymagane w art. 30 ustawy o zamówieniach publicznych, w tym termin realizacji zamówienia z określeniem, czy jest to termin pożądany czy wymagany, informacje o warunkach wymaganych od oferentów, miejsce i termin składania ofert oraz miejsce otwarcia ofert - str. 54 protokołu

4.4.4. Nieokreślenie w zapytaniu o cenę na wywóz nieczystości, okresu realizacji zamówienia i niepodanie informacji, czy zaoferowana cena będzie ceną stałą czy będzie podwyższana i w jakich okolicznościach; zawarcie z wybranym oferentem umowy na okres 3 lat, przewidującej zmianę ceny w trybie negocjacji - bez określenia wielkości zmian oraz dokonywanie corocznie podwyższania stawki za wywóz nieczystości.

Kierując zapytanie o cenę, określać okres realizacji zamówienia istotny dla skalkulowania przez oferentów ceny lub wskazywać okoliczności, w których - w przypadku zawarcia umowy na okres dłuższy, lecz nieprzekraczający 3 lat - cena będzie podwyższana i dopuszczalne wielkości zmian. Zawarcie w omawianym przypadku umowy na okres 3 lat bez wcześniejszego określenia czasu świadczenia usług oraz wprowadzenie nie przewidzianych w zapytaniu o cenę możliwości dokonywania podwyżek stawek za usługi wywozu nieczystości i dokonywanie zmian stawek narusza przepisy art. 76 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którymi zakazuje się zmian postanowień zawartej umowy oraz wprowadzania nowych postanowień do umowy, niekorzystnych dla zamawiającego, jeżeli przy ich uwzględnieniu należałoby zmienić treść oferty, na podstawie której dokonano wyboru oferenta, chyba że konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy.

- str. 57 protokołu

4.4.5. Brak kontrasygnaty skarbnika gminy umowy na wywóz nieczystości, na pełnienie nadzoru inwestorskiego, umowy na wykonanie projektu rozbudowy sieci wodociągowej wraz z przyłączami w Polskowoli oraz aneksu do tej umowy.

Przedkładać skarbnikowi gminy umowy powodujące powstanie zobowiązań pieniężnych, w celu ich kontrasygnaty, stosownie do przepisów art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym - str. 56, 59, 66-67 protokołu kontroli

4.4.6. Przeprowadzenie pierwszego przetargu nieograniczonego na wykonanie sieci wodociągowej wraz z przyłączami w Polskowoli, Brzozowicy Małej, Brzozowicy Dużej przy braku w planie wydatków na 2000r. środków na realizację zadania: zaplanowano kwotę 239.011 zł podczas gdy kosztorysowa wartość zamówienia wynosiła 2.467.720 zł oraz unieważnienie przetargu z uwagi na fakt, że cena oferty najkorzystniejszej przewyższała kwotę, którą zamawiający przeznaczył na finansowanie zamówienia.

Postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia publicznego rozpoczynać i prowadzić w momencie zaplanowania danego zadania przez Radę Gminy w budżecie gminy lub po podjęciu przez Radę Gminy uchwały w sprawie zobowiązań w zakresie podjęcia inwestycji o wartości przekraczającej granicę ustaloną w budżecie na dany rok, na podstawie przepisów art. 18 ust. 2 pkt 9 lit e ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym. Prowadzenie postępowania bez upoważnienia Rady stanowi przekroczenie zakresu upoważnienia do zaciągania zobowiązań obciążających budżet - str. 59-62 protokołu

4.4.7. Nieokreślenie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia na wykonanie sieci wodociągowej wraz z przyłączami w Polskowoli, Brzozowicy Małej, Brzozowicy Dużej i Rudniku (zarówno do I jak też do II przetargu) warunków wymaganych od oferentów oraz sposobu oceny ofert, według przyjętych kryteriów, a w specyfikacji do II przetargu ponadto nieokreślenie terminu realizacji zamówienia jako pożądany lub wymagany.

Specyfikację istotnych warunków zamówienia sporządzać w sposób określony przepisami art. 35 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych, a w szczególności:

- dokładnie określać wymagania wynikające z przepisów art. 22 ust. 2 tj. wskazywać dokumenty potwierdzające spełnienie warunków oraz opisywać kryteria i sposoby dokonywania oceny spełniania warunków wymaganych od dostawców lub wykonawców w celu zapewnienia stosowania obiektywnych kryteriów przy ocenie, czy oferty nie podlegają odrzuceniu, stosownie do art. 35 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy,

- kryteria wyboru oferty określać w sposób pozwalający na dokonanie wyboru obiektywnie najkorzystniejszej oferty,

- termin realizacji zamówienia określać jako termin pożądany lub wymagany, stosownie do przepisów art. 35 ust. 1 pkt 5 ustawy.

- str. 60, 63-65 protokołu

4.4.8. Brak potwierdzenia przesłania wszystkim oferentom biorącym udział w przetargu nieograniczonym na wykonanie sieci wodociągowej z przyłączami - wyjaśnień do specyfikacji oraz dokonanych zmian w przedmiarze robót.

Przestrzegać formy pisemnej dla oświadczeń i zawiadomień składanych przez zamawiającego, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych. Jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia strony porozumieją się w formie innej niż pisemna, treść przekazanej informacji niezwłocznie potwierdzić na piśmie, zgodnie z art. 21 ust. 2. - str. 61 protokołu

4.4.9. Nieodrzucenie przez komisję przetargową w postępowaniu o udzielenie zamówienia na wykonanie sieci wodociągowej wraz z przyłączami (w I i II przetargu) ofert sprzecznych ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia poprzez określenie przedmiotu zamówienia niezgodnie z przedmiarem robót, niezgodnych z ustawą poprzez brak oświadczeń lub nieważnych na podstawie odrębnych przepisów - podpisanych przez osoby nieupoważnione.

W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego odrzucać oferty, jeżeli są sprzeczne z ustawą lub specyfikacją istotnych warunków zamówienia albo są nieważne na podstawie odrębnych przepisów, stosownie do przepisów art. 27a ustawy o zamówieniach publicznych albo wykluczać z postępowania uczestników wobec których zachodzą okoliczności wymieniane w art. 19 ust. 1 ustawy - str. 60 i 64 protokołu

4.4.10 Nieprzesłanie Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowej z kopią oferty najkorzystniejszej wybranej w postępowaniu o udzielenie zamówienia na wykonanie sieci wodociągowej z przyłączami.

Udzielając zamówienia na roboty budowlane, przekazywać Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacje cenowe z postępowania wraz z kopią oferty najkorzystniejszej, stosownie do przepisów art. 25 ust. 4 ustawy o zamówieniach publicznych. - str. 65 protokołu

4.4.11 Nieprawidłowe ustalenie zabezpieczenia należytego wykonania umowy na realizację sieci wodociągowej wraz z przyłączami o wartości do 200.000 EURO w wys. 3 % wartości robót netto; niedokonanie zmian postanowień zawartej umowy na wykonanie sieci wodociągowej wraz z przyłączami w części dotyczącej wysokości zabezpieczenia należytego wykonania umowy, którego wysokość winna być dostosowana do określonej w aneksie zwiększonej wartości robót i nowych terminów realizacji zamówienia.

Wysokość zabezpieczenia należytego wykonania umowy ustalać w stosunku do ustalonej w umowie wartości robót: przy robotach o wartości do 130.000 EURO wysokość zabezpieczenia ustalać w wys. 5-10 % ich wartości, stosownie do przepisu § 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 r. w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówieniach publicznych (Dz. U. Nr 115, poz. 1002).

Dokonać zmian postanowień zawartej umowy na wykonanie sieci wodociągowej wraz z przyłączami, w części dotyczącej zabezpieczenia należytego wykonania umowy wniesionego przez wykonawcę w formie gwarancji ubezpieczeniowej, dostosowując postanowienia do wprowadzonej aneksem do umowy - zwiększonej wartości robót oraz przesuniętych terminów realizacji zamówienia i w konsekwencji terminu odbioru robót, od którego rozpoczyna się bieg okresu gwarancji i rękojmi, zgodnie z przepisami 6 ust. 4 rozporządzenia Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z dnia 30 grudnia 1994r. w sprawie ustalenia wartości robót budowlanych, co do których konieczne jest zabezpieczenie należytego wykonania umowy oraz form tego zabezpieczenia (Dz. U. Nr 140, poz. 794). Wezwać wykonawcę do przedłożenia aneksu do gwarancji ubezpieczeniowej zwiększającego wartość zabezpieczenia należytego wykonania umowy służącego do pokrycia roszczeń w ramach rękojmi oraz przedłużającego termin gwarancji. - str. 68 protokołu

4.4.12 Przekroczenie przez Zarząd zakresu upoważnień do zaciągania zobowiązań obciążających budżet poprzez udzielenie zamówienia publicznego w trybie zamówienia z wolnej ręki na wykonanie projektu, nie zaplanowanej w budżecie gminy rozbudowy i modernizacji stacji wodociągowej w Kąkolewnicy Wschodniej a także poniesienie wydatku na wymienione zadanie z przekroczeniem upoważnienia do dokonywania wydatków; dokonanie przez skarbnika gminy kontrasygnaty umowy na wykonanie projektu.

Przestrzegać zasady zaciągania przez Zarząd zobowiązań w zakresie podejmowania inwestycji i remontów oraz ponoszenia wydatków - w granicach ustalonych przez Radę Gminy w budżecie gminy lub - w przypadku realizacji zadań o wartości przekraczającej plan nakładów - w uchwale, podjętej przez Radę Gminy na podstawie przepisów art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. „e” ustawy o samorządzie gminnym.

Skarbnik nie powinien umieszczać kontrasygnaty na umowie, której zawarcie narusza ustawę o finansach publicznych, a w przypadku dokonania kontrasygnaty na pisemne polecenie zwierzchnika, winien powiadomić o tym radę gminy i regionalną izbę obrachunkową, stosownie do przepisów art. 46 ustawy o samorządzie gminnym - str. 69 protokołu.

4.4.13 Dokonanie zakupów sprzętu komputerowego o łącznej wartości 31.644,11 zł w trybie zamówień z wolnej ręki, dzieląc zamówienie na części, których wartości nie przekraczały równowartości 3.000 EURO.

Zamówień publicznych udzielać w odpowiednich trybach, określonych w ustawie o zamówieniach publicznych, przestrzegając zakazu dzielenia zamówienia na części w celu uniknięcia stosowania określonych ustawą procedur udzielania zamówień publicznych, stosownie do przepisów art. 3 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych - str. 69-70 protokołu

5. W zakresie zadań zleconych i realizowanych w ramach porozumień

5.1. Dokonywanie wypłat zryczałtowanych diet członkom komisji wyborczych na podstawie list obecności członków obwodowych komisji wyborczych przy czynnościach związanych z przeprowadzeniem głosowania oraz ustaleniem wyników głosowania, nie potwierdzonych przez przewodniczących właściwych komisji wyborczych.

Wypłaty zryczałtowanych diet członkom obwodowych komisji wyborczych dokonywać wyłącznie na podstawie pisemnego potwierdzenia przewodniczącego, albo z jego upoważnienia zastępcy przewodniczącego właściwej komisji udziału w czynnościach związanych z przeprowadzeniem głosowania oraz ustaleniem wyników głosowania, stosownie do przepisów § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 21 lipca 2001r. w sprawie należności pieniężnych przysługujących członkom komisji wyborczych w wyborach do Sejmu i Senatu oraz trybu udzielania im dni wolnych od pracy ( Dz. U. Nr 81, poz. 887 ). - str. 78 protokołu.

Przekazując to wystąpienie do realizacji wyrażam nadzieję, że stwierdzone w czasie kontroli nieprawidłowości zostaną wyeliminowane oraz, że zostaną podjęte odpowiednie działania zmierzające do usunięcia źródeł ich powstania i do usprawnienia pracy na poszczególnych stanowiskach.

Jeżeli uważa Pan, iż wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Panu – zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od otrzymania tego wystąpienia.

Stosownie do przepisu art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.), sprawozdania z jego realizacji oczekuję w terminie 30 dni od daty doręczenia Panu niniejszego wystąpienia.

Do wiadomości:

Rada Gminy w Kąkolewnicy Wschodniej.