Pani Małgorzata Prządka

Dyrektor Gminnej Biblioteki Publicznej

w Krzywdzie

Pan Tadeusz Warda

Wójt Gminy Krzywda

Szanowna Pani Dyrektor, Szanowny Panie Wójcie,

W dniach od 26 do 29 listopada 2004 r. przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie - Ewę Kuźmę-Pilipczuk i Katarzynę Bańkę-Wójcik – została przeprowadzona kontrola gospodarki finansowej Gminnej Biblioteki Publicznej w Krzywdzie, której obsługę księgową prowadzi Urząd Gminy w Krzywdzie. Do ustaleń kontroli, zawartych w protokole omówionym i podpisanym 9 listopada 2004 r., zastrzeżeń nie wniesiono.

Wyniki przeprowadzonej kontroli wskazują, że gospodarka finansowa Gminnej Biblioteki Publicznej prowadzona jest prawidłowo, w większości przypadków zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Pozytywnie ocenić należy zarówno prawidłowe funkcjonowanie jednostki w zakresie księgowości, sprawozdawczości, obrotu pieniężnego, ustalania należności i zobowiązań, jak i dokonywania wydatków na zadania statutowe oraz określone w obowiązujących przepisach. Stwierdzone w toku kontroli nieprawidłowości nie mają zasadniczego wpływu na kontrolowaną działalność; stanowią w większości uchybienia natury formalnej.

Ujawnione nieprawidłowości wynikają z nieprzestrzegania obowiązujących przepisów prawa. Część z nich została usunięta w trakcie kontroli, po udzieleniu przez kontrolujących stosownego instruktażu.

Poniżej podaję stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz wnioski co do sposobu ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55 poz. 577 z późn. zm.). W załączniku do wystąpienia pokontrolnego wskazano osoby odpowiedzialne za stwierdzone nieprawidłowości.

1. W zakresie ustaleń ogólnoorganizacyjnych.

1.1. Zawarcie w dokumencie „Procedury oraz organizacja i funkcjonowanie kontroli”, stanowiącym załącznik Nr 3 do zarządzenia Nr 1 Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Krzywdzie z 26 października 2004 r., sprzecznych z prawem postanowień wskazujących wójta gminy jako osobę odpowiedzialną za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie systemu kontroli finansowej w Bibliotece.

Procedury kontroli finansowej Gminnej Biblioteki Publicznej w Krzywdzie, zawarte między innymi w dokumencie „Procedury oraz organizacja i funkcjonowanie kontroli”, stanowiącym załącznik Nr 3 do zarządzenia Nr 1 Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Krzywdzie z 26 października 2004 r., dostosować do specyfiki tej jednostki w sposób zapewniający prawidłowe funkcjonowanie wszystkich występujących w niej procesów, wskazując osoby odpowiedzialne za poszczególne ich etapy. Wykreślić zapis dotyczący odpowiedzialności wójta gminy za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie kontroli finansowej w Bibliotece, ponieważ jest on sprzeczny z przepisami art. 28a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15 poz. 148 z późn. zm.), zgodnie z którymi odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej ciąży na kierowniku jednostki sektora finansów publicznych, w tym przypadku dyrektorze Gminnej Biblioteki Publicznej – str. 3, 4 protokołu.

2. W zakresie księgowości i sprawozdawczości:

2.1. Niekompletne opracowanie dokumentacji, opisującej przyjęte zasady rachunkowości.

Uzupełnić dokumentację, opisującą przyjęte w Bibliotece zasady (politykę) rachunkowości, wprowadzoną zarządzeniem nr 1 Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Krzywdzie z 26 października 2004 r. „w sprawie wprowadzenia w życie instrukcji zakładowego planu kont, zasad rachunkowości, instrukcji kontroli finansowej i jej procedur oraz obiegu dowodów finansowo – księgowych”, o następujące regulacje:

- określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,

- wykaz ksiąg rachunkowych (wykaz zbiorów danych, tworzących księgi rachunkowe w stosowanym programie komputerowym),

- opis systemu przetwarzania danych (opis systemu informatycznego),

- opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów,

stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 1, pkt 3 lit. b i c, pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 roku Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) i przedłożyć ją wójtowi gminy celem wprowadzenia do stosowania, mając na uwadze, że obowiązek ustalania w formie pisemnej i aktualizowania dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości spoczywa na kierowniku jednostki (w przypadku, gdy księgi rachunkowe prowadzi inna jednostka – obowiązek ustalenia i bieżącego aktualizowania spoczywa na kierowniku tej jednostki, czyli w przypadku Gminnej Biblioteki Publicznej w Krzywdzie na wójcie gminy Krzywda), stosownie do przepisów art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Rachunkowość biblioteki może być prowadzona w oparciu o zasady ustalone przez prowadzącego obsługę księgową biblioteki wójta gminy w dokumentacji opisującej przyjętą politykę rachunkowości, opracowanej dla Urzędu Gminy, pod warunkiem, że przepisy te będą dostosowane do potrzeb prowadzenia ksiąg rachunkowych biblioteki i zostanie w nich jednoznacznie wskazane, że w oparciu o nie prowadzona będzie rachunkowość tej jednostki – str. 6 protokołu.

2.2. Ograniczanie przez wójta uprawnień dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej do dysponowania środkami finansowymi, przez zatwierdzanie do zapłaty dowodów księgowych tej jednostki organizacyjnej. Ponadto w trakcie kontroli stwierdzono, że wójt gminy Krzywda wprowadził regulamin wynagradzania z 4 maja 2000 r., w którym uregulował zasady wynagradzania pracowników Gminnej Biblioteki Publicznej, w oparciu o który ustalane były wynagrodzenia pracowników tej instytucji kultury.

Przestrzegać - wyrażonej w przepisach art. 28a ustawy o finansach publicznych - zasady odpowiedzialności kierownika jednostki sektora finansów publicznych za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, co wiąże się z zatwierdzaniem do zapłaty wydatków dokumentowanych dowodami źródłowymi.

Ponadto, przy ustalaniu wynagrodzeń pracowników Gminnej Biblioteki Publicznej, przestrzegać zasad ustalonych w przepisach rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury (Dz. U. Nr 45 poz. 446 z późn. zm.) – str. 9 - 10, 15, 16 protokołu.

3. W zakresie wydatków budżetowych.

3.1. Przypadki zwracania kosztów podróży służbowej - delegowanym przez dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Krzywdzie - osobom niebędącym pracownikami tej instytucji kultury (pracownikom Urzędu Gminy w Krzywdzie).

Przy dokonywaniu zwrotu kosztów podróży służbowych przestrzegać przepisów § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.), zgodnie z którymi zwrot kosztów podróży przysługuje wyłącznie pracownikowi z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę – str. 18 protokołu.

Jeżeli uważają Państwo, że wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo przez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Państwu – zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego.

Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, sprawozdania z realizacji wystąpienia – w formie pisemnej i elektronicznej (np. na adres: wkgf@lublin.rio.gov.pl lub na dyskietce) – oczekuję w terminie 30 dni od daty jego doręczenia.

Do wiadomości:

Rada Gminy w Krzywdzie