Lublin, 2 sierpnia 2005 r.
RIO – II – 60/20a/2005
Pani Marzena Śpiewak
Kierownik Gminnego Zespołu Obsługi Szkół w Łaziskach
Szanowna Pani Kierownik,
W dniach od 23 do 31 maja 2005 r. inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie - Arkadiusz Kołacz, Paweł Rybczyński - przeprowadzili kompleksową kontrolę gospodarki finansowej Gminnego Zespołu Obsługi Szkół w Łaziskach. Protokół kontroli podpisano 3 czerwca 2005 r.
Stwierdzone w toku kontroli nieprawidłowości dotyczą przede wszystkim nieopracowania procedur kontroli finansowej dotyczących procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, a także niekompletnej dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, niezbędne do poprawnego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Poniżej podaję stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz sposób ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).
1. W zakresie danych ogólnoorganizacyjnych:
1.1. Niekompletne opracowanie, przez kierownika Gminnego Zespołu Obsługi Szkół w Łaziskach, procedur kontroli finansowej dotyczących procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych, przez:
- nieopracowanie procedur kontroli dotyczących realizacji dochodów z tytułu czynszu najmu lokali mieszkalnych oraz niewskazanie osób odpowiedzialnych za prowadzenie ewidencji księgowej tych dochodów, kontrolę terminowego uiszczania należności i egzekwowania zaległości,
- nieopracowanie procedur kontroli w zakresie wydatkowania środków budżetowych na zakup paliwa do autobusu szkolnego, w zakresie rozliczania i inwentaryzacji paliwa.
Uzupełnić - w formie pisemnej – obowiązujące w jednostce procedury kontroli finansowej dotyczące procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych, o procedury kontroli dotyczące gromadzenia dochodów z tytułu najmu lokali mieszkalnych i procedury kontroli dotyczące wydatków na zakup paliwa, stosownie do przepisów art. 35a ust. 3 w związku z ust. 1 i ust.2 pkt 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych. (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.).
Opracowanie procedur kontroli finansowej – z uwzględnieniem standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, stanowiących załącznik do komunikatu Nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 roku w sprawie ogłoszenia „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych” (Dz. Urz. M. F. Nr 3 poz. 13) – należy, stosownie do art. 35a ust. 3 ustawy o finansach publicznych, do obowiązków kierownika jednostki – str. 2, 3 protokołu.
2. W zakresie rachunkowości i sprawozdawczości:
2.1. Niekompletne opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady prowadzenia rachunkowości, polegające na:
- nieokreśleniu zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych do kont 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” i 240 „Pozostałe rozrachunki”,
- nieokreśleniu zasad powiązania kont ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej.
Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości o:
- zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych do kont 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” i 240 „Pozostałe rozrachunki”, stosownie do zasad prowadzenia ewidencji analitycznej do tych kont, określonych w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752 z późn. zm.),
- zasady powiązania kont ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej, stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn.. zm.).
Za opracowanie i aktualizację dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości odpowiedzialny jest kierownik jednostki, zgodnie z przepisem art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości – str. 3, 4 protokołu.
2.2. Naruszenie przez kierownika GZOS kompetencji dyrektorów szkół obsługiwanych przez Gminny Zespół Obsługi Szkół do dysponowania środkami określonymi w planach finansowych tych jednostek, przez zatwierdzanie do zapłaty dowodów księgowych, dotyczących wydatków poszczególnych szkół.
Przestrzegać kompetencji dyrektorów szkół do zatwierdzania dowodów księgowych do zapłaty; zgodnie z przepisami art. 28a ustawy o finansach publicznych oraz art. 39 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.) kierownik jednostki odpowiada za całość gospodarki finansowej kierowanej jednostki, obejmującej gromadzenie i rozdysponowywanie środków publicznych oraz gospodarkę mieniem jednostki, a dysponowanie środkami publicznymi określonymi w planie finansowym jednostki wiąże się m.in. z zatwierdzaniem do wypłaty dowodów finansowo – księgowych – str. 6, 7 protokołu.
2.3. Niesporządzanie miesięcznych zestawień obrotów dzienników częściowych.
Przestrzegać obowiązku sporządzania zestawień obrotów dzienników częściowych, grupujących zdarzenia według ich rodzajów za dany okres sprawozdawczy, stosownie do art. 14 ust. 3 ustawy o rachunkowości – str. 7 protokołu.
2.4. Prowadzenie kont 800 „Fundusz jednostki” i 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy” wspólnie dla Gminnego Zespołu Obsługi Szkół oraz dla szkół podstawowych i gimnazjum, działających jako odrębne jednostki organizacyjne gminy, w sposób uniemożliwiający ustalenie rzeczywistej wartości funduszu i wyniku finansowego każdej z tych jednostek.
Przestrzegać obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych szkół podstawowych i gimnazjum, których księgi rachunkowe prowadzi Gminny Zespół Obsługi Szkół, w sposób umożliwiający rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej każdej z tych jednostek, w związku z przepisami art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
W sytuacji, gdy GZOS prowadzi wspólne księgi rachunkowe dla jednostek oświatowych, księgi te prowadzić w sposób zapewniający możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych (bilansu) dla każdej z jednostek, w związku z zasadami zawartymi w § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r.
Zaprowadzić i prowadzić bieżąco ewidencję analityczną do kont 800 „Fundusz jednostki” i 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy” – w sposób umożliwiający ustalenie przyczyn zwiększeń i zmniejszeń funduszu każdej jednostki, pamiętając, że prowadzenie scentralizowanej księgowości, obejmującej różne jednostki, wymaga prowadzenia ewidencji szczegółowej według poszczególnych jednostek, dla których powinno ustalać się odrębnie wynik finansowy, stosownie do zasad prowadzenia ewidencji analitycznej do tych kont określonych w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r.– str. 8 protokołu.
3. W zakresie gospodarki pieniężnej.
3.1. Nieudokumentowanie spełniania przez osobę pełniącą funkcję kasjera wymagań określonych w przepisach wewnętrznych.
Przestrzegać obowiązku zatrudniania na stanowisku kasjera Gminnego Zespołu Obsługi Szkół osoby spełniającej wymagania określone w § 4 Instrukcji Kasowej, przyjętej do stosowania przez kierownika GZOS w dniu 1 stycznia 2003 r.; spełnianie przez kasjera wymagań określonych w przepisach wewnętrznych dokumentować przez załączanie do akt osobowych pracownika dokumentów poświadczających niekaralność oraz odbycie szkolenia z zakresu prowadzenia gospodarki kasowej – str. 10 protokołu.
Jeżeli uważa Pani, że wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo przez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Pani – zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego.
Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdania z realizacji – w formie pisemnej i elektronicznej (plik w formacie Microsoft Word (*.doc) lub Rich Text Format (*.rtf) na adres: wkgf@lublin.rio.gov.pl lub na dyskietce) – oczekuję w terminie 30 dni od daty doręczenia Pani tego wystąpienia.
Marek Poniatowski
Do wiadomości:
Wójt gminy w Łaziskach