Lublin, 25 lipca 2005 r.

RIO – II-60/52/2005

Pan Waldemar Droździuk

Wójt Gminy Łomazy

Szanowny Panie Wójcie,

W dniach od 17 do 25 maja 2005 r. inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie – Tatiana Łabęcka-Jaroszuk, Magdalena Pyda i Krzysztof Bartosik – przeprowadzili kontrolę sprawdzającą realizację wniosków pokontrolnych, zawartych w wystąpieniu prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie Nr RIO – II – 60/71/2004 z 13 grudnia 2004 r., skierowanym po przeprowadzeniu w okresie od 26 lipca do 15 października 2004 r. kontroli kompleksowej gospodarki finansowej gminy Łomazy. Protokół przeprowadzonej kontroli sprawdzającej podpisano 25 maja 2005 r.

W przesłanej odpowiedzi o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych z  21 stycznia 2005 r. wymienił Pan wnioski, które zostały na ten dzień wykonane oraz te, nad którymi rozpoczęto prace mające na celu ich wykonanie (ze wskazaniem daty zakończenia prac przy niektórych wnioskach).

Ustalenia kontroli sprawdzającej wskazują na wykonanie w sposób prawidłowy i kompletny znacznej części wniosków pokontrolnych. Stwierdzono jednak takie nieprawidłowości, które do dnia kontroli sprawdzającej – zgodnie ze złożonym przez Pana sprawozdaniem – zostały już wyeliminowane oraz nowe, ujawnione w wyniku kontroli.

Poniżej podaję stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz sposób ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).

1. W zakresie ustaleń ogólno - organizacyjnych

1.1.   Niezachowanie aktualności statutu gminy w wyniku:

-        niewykreślenia z wykazu samorządowych jednostek organizacyjnych zlikwidowanego Przedszkola Samorządowego w Łomazach,

-        nieuzupełnienia tego wykazu o jednostkę organizacyjną – Urząd Gminy.

Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały w sprawie nowelizacji Statutu Gminy, przez:

-    wykreślenie z wykazu samorządowych jednostek organizacyjnych Przedszkola Samorządowego w Łomazach,

-    uzupełnienie wykazu samorządowych jednostek organizacyjnych o Urząd Gminy Łomazy,

stosownie do przepisu art. 18 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) - str. 2 protokołu

1.2.   Nieprzeprowadzenie za 2004 r. kontroli jednostki - Urząd Gminy.

Przestrzegać obowiązku przeprowadzania - we wszystkich podległych i nadzorowanych jednostkach, w tym w Urzędzie Gminy - kontroli w zakresie przestrzegania procedur kontroli finansowej oraz przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, obejmując kontrolą w każdym roku co najmniej 5 % wydatków podległych jednostek, stosownie do przepisów art. 127 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.) – str. 2 protokołu.

2. W zakresie rachunkowości i sprawozdawczości budżetowej.

2.1.   Niedokonanie aktualizacji zakładowego planu kont dla budżetu gminy przez wójta gminy, jako kierownika jednostki oraz nieokreślenie zasad klasyfikacji zdarzeń na kontach budżetu gminy, o które uzupełniono zakładowy plan kont.

Przestrzegać zasady aktualizowania dokumentacji opisującej przyjęte w Urzędzie Gminy zasady (politykę) rachunkowości – w tym zakładowego planu kont, wraz z zasadami klasyfikacji zdarzeń na wprowadzanych kontach – przez wójta gminy, jako kierownika jednostki, zgodnie z wymogami określonymi w art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a i ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) – str. 3 protokołu

2.2.   Nieprzestrzeganie obowiązujących zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, przez:

-        nieuzgodnienie zapisów i sald ewidencji analitycznej z ewidencją syntetyczną (w tym kont 240 „Pozostałe rozrachunki”, 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”, 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”),

-        niewprowadzenie sald początkowych na konta ksiąg pomocniczych w 2005 roku w kwotach zgodnych z saldami wykazanymi na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych roku poprzedniego, co nie pozwala stwierdzić, czy zachowano zasadę ciągłości bilansowej,

-        niesporządzenie na koniec marca 2005r. zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej,

-        niebieżące prowadzenie ksiąg rachunkowych – ewidencji analitycznej do kont 240 „Pozostałe rozrachunki”, 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”, 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”, 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”.

Przestrzegać zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, określonych w przepisach ustawy o rachunkowości, a w szczególności:

-    co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządzać zestawienia sald wszystkich ksiąg pomocniczych, pamiętając o obowiązku uzgodnienia zapisów i sald ewidencji analitycznej z zapisami i saldami ewidencji syntetycznej, stosownie do przepisów art. 18 ust. 2 w związku z art. 16 ust. 1 ustawy,

-    przestrzegać obowiązku ujmowania – wykazanego w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia – stanu aktywów i pasywów w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych, zgodnie z zasadą ciągłości bilansowej określoną w przepisach art. 5 ust. 1 ustawy,

–    na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządzać na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald wszystkich kont księgi głównej, stosownie do przepisu art. 18 ust. 1 ustawy,

-    przestrzegać obowiązku bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych, stosownie do przepisów art. 24 ust. 5 ustawy – str. 4, 5, 7, 8 protokołu.

2.3.   Nieujęcie w księgach rachunkowych 2004 roku wszystkich kosztów jednostki dotyczących tego roku oraz nieujmowanie w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego wszystkich zdarzeń, które nastąpiły w tym okresie sprawozdawczym, w tym rozrachunków wynikających z faktur z odroczonym terminem płatności (ujmowano je w księgach rachunkowych dopiero na koniec roku – w przypadku ich nieuregulowania).

Przestrzegać obowiązku ujmowania w księgach rachunkowych jednostki wszystkich przychodów i obciążających ją kosztów, dotyczących danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty, stosownie do przepisów art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

W księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego ujmować każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, w tym zobowiązania powstałe w danym okresie sprawozdawczym, których termin płatności przypada na okresy następne, stosownie do art. 20 ust. 1 tej ustawy – str. 7, 8 protokołu.

3. W zakresie dochodów i wydatków budżetowych.

3.1.   Niedoręczanie - najemcom lokali użytkowych - faktur z tytułu najmu za pokwitowaniem, przy jednoczesnym ustaleniu w umowach najmu terminu płatności liczonego od daty otrzymania faktury, co uniemożliwia ustalenie daty ich otrzymania i w konsekwencji sprawowanie kontroli nad terminowością dokonywanych wpłat.

Faktury z tytułu najmu lokali użytkowych doręczać zobowiązanym za pokwitowaniem ich odbioru, w celu umożliwienia sprawowania kontroli nad terminowością dokonywanych wpłat oraz prawidłowego obliczenia ewentualnych odsetek za zwłokę, w związku z przepisami art. 35a ust. 2 pkt 2 ustawy o finansach publicznych – str. 13 protokołu

3.2.   Niedokonywanie weryfikacji danych zawartych w deklaracjach podatkowych na podatek od nieruchomości w zakresie zgodności deklarowanej powierzchni gruntów z ewidencją geodezyjną.

Dokonywać weryfikacji deklaracji podatkowych składanych na podatek od nieruchomości, m.in. w celu stwierdzenia zgodności zadeklarowanej powierzchni z powierzchnią wynikającą z ewidencji geodezyjnej, stosownie do art. 272 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 z późn. zm.). W razie wątpliwości co do rzetelności złożonej deklaracji - wezwać podatnika do udzielenia w wyznaczonym terminie niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, stosownie do przepisów art. 274a § 2 Ordynacji podatkowej, wskazując przyczyny, ze względu na które dane zawarte w deklaracji poddaje się w wątpliwość.

Wyjaśnić przyczyny wykazania przez podatnika wymienionego w protokole kontroli, w deklaracji na podatek od nieruchomości na rok 2005, innej podstawy opodatkowania niż wynikająca z danych ewidencji gruntów; w przypadku nieskorygowania deklaracji - wszcząć z urzędu postępowanie w celu określenia wysokości zobowiązania podatkowego, stosownie do przepisów art. 21 § 3 i art. 165 § 2 Ordynacji podatkowej – str. 15, 16 protokołu

3.3.   Nieprzerachowywanie wpłat zaległości podatkowych, wniesionych przez podatników podatku od nieruchomości, na należność główną i odsetki za zwłokę w sytuacji, gdy wpłata nie pokrywała kwoty należności głównej wraz z odsetkami.

W przypadku wniesienia przez podatnika wpłaty, która nie pokrywa zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zaliczać na poczet należności głównej oraz kwoty odsetek za zwłokę w sposób określony w art. 55 § 2 Ordynacji podatkowej; dokonać takiego rozliczenia we wszystkich przypadkach wpłat zaległości bez odsetek za zwłokę wskazanych w protokole kontroli – str. 17, 18 protokołu

3.4.   Zaliczanie nadpłat na poczet bieżących zobowiązań podatkowych bez wydawania stosownych postanowień.

Przestrzegać zasady wydawania postanowień w sprawach zaliczania nadpłat na poczet zobowiązań podatkowych, stosownie do art. 76a § 1 Ordynacji podatkowej – str. 18 protokołu

3.5.   Podejmowanie decyzji o umorzeniu zaległości w podatku od środków transportowych bez zebrania materiału dowodowego wskazującego na przeprowadzenie przez organ podatkowy wnikliwego postępowania wyjaśniającego, mającego na celu ustalenie czy zachodzą okoliczności uzasadniające udzielenie tej ulgi w zapłacie podatku oraz wydawanie decyzji bez uzasadnienia faktycznego.

Przestrzegać zasady podejmowania decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowych po przeprowadzeniu wnikliwego postępowania wyjaśniającego, mającego na celu ustalenie czy zachodzą przesłanki do umorzenia zaległości podatkowych, określonych w przepisach art. 67 § 1 Ordynacji podatkowej. Decyzje w tych sprawach są decyzjami opartymi na swobodnym uznaniu, jednak powinny być poprzedzone zebraniem odpowiedniego materiału dowodowego, pozwalającego na wnikliwą i obiektywną ocenę stanu faktycznego.

Jeżeli wniosek został uwzględniony i zastosowano ulgę, zamieszczać w decyzji uzasadnienie faktyczne, zawierające wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, stosownie do przepisów art. 210 § 1 pkt 6 i § 4 Ordynacji podatkowej – str. 19-21 protokołu.

3.6.   Finansowanie z budżetu gminy działalności statutowej ….

Zaprzestać finansowania z budżetu gminy działalności statutowej klubów sportowych - podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych; wydatki związane z ich działalnością statutową (składki członkowskie) winny być finansowane z ich środków własnych.

Podmiotom prowadzącym działalność pożytku publicznego w zakresie m.in. upowszechniania kultury fizycznej i sportu może być udzielona dotacja z budżetu gminy na realizację zadań publicznych, na zasadach określonych w przepisach działu II rozdziału drugiego ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 z późn. zm.) – str. 24-25 protokołu.

Jeżeli uważa Pan, że wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Panu – zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego.

Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdania z jego realizacji, w formie pisemnej i elektronicznej (np. na dyskietce lub plik w formacie Microsoft Word (.doc) lub Rich Text Format (.rtf) na adres wkgf@lublin.rio.gov.pl) oczekuję w terminie 30 dni od daty doręczenia Panu tego wystąpienia.

                                                                                              Marek Poniatowski

Do wiadomości:

Rada Gminy w Łomazach