Lublin, 7 lipca 2004 r.
RIO-II-60/12/2004
Szanowny Panie
Przewodniczący,
W dniach od 20 lutego do 23 kwietnia 2004 r. (z
uzasadnionymi przerwami) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w
Lublinie - Ewę Kuźmę-Pilipczuk i Katarzynę Bańka-Wójcik – została
przeprowadzona kontrola gospodarki finansowej powiatu lubartowskiego. Do
ustaleń kontroli zawartych w protokole omówionym i podpisanym 11 maja 2004 r.
zastrzeżeń nie wniesiono.
Wyniki przeprowadzonej kontroli pozwalają stwierdzić,
że gospodarka finansowa powiatu prowadzona jest na ogół poprawnie, w większości
przypadków zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W szczególności
pozytywnie ocenić należy prawidłowe funkcjonowanie Starostwa Powiatowego w
zakresie księgowości, sprawozdawczości, obrotu pieniężnego oraz dokonywania
wydatków bieżących; stwierdzone nieprawidłowości, nie miały zasadniczego wpływu
na kontrolowaną działalność.
Negatywnie ocenić należy niezachowanie ustawowej
częstotliwości dokonywania inwentaryzacji gruntów, budynków, budowli, wartości
niematerialnych i prawnych oraz materiałów, a także nieprowadzenie
ewidencji materiałów, która mogłaby zapewnić należytą kontrolę nad tymi
składnikami majątkowymi.
W zakresie wydatków budżetowych na krytyczną uwagę
zasługuje nieprzestrzeganie ustalonego przepisami trybu postępowania przy
udzielaniu z budżetu powiatu dotacji z zakresu pomocy społecznej,
bezpodstawne wypłacanie diet przewodniczącemu Rady Powiatu pomimo niezłożenia w
wymaganym prawem terminie oświadczenia o działalności gospodarczej
prowadzonej przez członków rodziny, wskazanych w ustawie o samorządzie
powiatowym oraz ponoszenie kosztów dowożenia starosty do pracy.
Ujawnione nieprawidłowości są wynikiem nieprzestrzegania
obowiązujących przepisów prawa, spowodowanego m. in. niedostateczną ich
znajomością, co wskazuje na konieczność podjęcia działań w zakresie szkolenia
pracowników oraz nadzoru ze strony starosty, a także przeprowadzania kontroli
funkcjonalnej przez skarbnika powiatu.
Część z ujawnionych nieprawidłowości została usunięta
w trakcie kontroli, po udzieleniu przez kontrolujących stosownego instruktażu.
Poniżej podaję stwierdzone nieprawidłowości i
uchybienia oraz wnioski co do sposobu ich wyeliminowania, stosownie do
przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o
regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r.
Nr 55 poz. 577 z późn. zm.).
W załączniku do wystąpienia pokontrolnego wskazano
osoby odpowiedzialne za stwierdzone nieprawidłowości.
1. W zakresie ustaleń ogólonoorganizacyjnych.
1.1. Nieprzeprowadzenie w 2003 r. przez Zarząd Powiatu kontroli we
wszystkich jednostkach organizacyjnych powiatu, tj. w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie, Domach Pomocy
Społecznej w Kocku, Samoklęskach i w Lubartowie, w Zespole Szkół Nr 2 w
Lubartowie, Zespołach Szkół w Kocku i w Ostrowie Lubelskim, Młodzieżowym Domu
Kultury w Lubartowie, w Powiatowym Urzędzie Pracy w Lubartowie i Zarządzie
Dróg Powiatowych.
Przestrzegać obowiązku przeprowadzania kontroli we
wszystkich podległych i nadzorowanych jednostkach organizacyjnych, w
zakresie przestrzegania procedur kontroli finansowej oraz przeprowadzania
wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,
przy czym kontrolą obejmować w każdym roku co najmniej 5 % wydatków
podległych jednostek, stosownie do przepisów art. 127 ust. 2 i 3 ustawy z 26
listopada 1998 r. o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r. Nr 15
poz. 148 z późn. zm.) – str. 6-7 protokołu.
1.2. Nieprzeprowadzenie w 2003 roku kontroli działalności Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Lubartowie, w zakresie realizacji zadań statutowych, dostępności i poziomu udzielanych świadczeń, prawidłowości gospodarowania mieniem i gospodarki finansowej.
Przeprowadzać, co najmniej raz w roku, kontrolę działalności
Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Lubartowie, w zakresie
szczegółowo opisanym w przepisach §§ 2, 3 i 4 rozporządzenia Ministra
Zdrowia z dnia 18 listopada 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad
sprawowania nadzoru nad samodzielnymi publicznymi zakładami opieki zdrowotnej i
nad jednostkami transportu sanitarnego (Dz. U. Nr 94, poz. 1097),
stosownie do przepisów § 7 ust. 2 tego rozporządzenia. Podmiotem zobowiązanym
do przeprowadzania kontroli jest - zgodnie z przepisami art. 67 ust. 1
ustawy z dnia 30 sierpnia 1991 r. o zakładach opieki zdrowotnej (Dz.U. Nr
91, poz. 408 z późn. zm.) - podmiot, który zakład utworzył, a nie Rada
Społeczna ZOZ, która jest organem inicjującym i opiniodawczym podmiotu,
który zakład utworzył i organem doradczym kierownika zakładu, stosownie do
przepisów art. 44b i 46 ustawy o zakładach opieki zdrowotnej oraz
postanowień Statutu SPZOZ w Lubartowie – str. 6 protokołu.
2. W zakresie księgowości i sprawozdawczości
oraz rozliczeń z jednostkami powiatu:
2.1. Nieokreślenie, w
dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, wymaganych
prawem regulacji, a mianowicie:
- metody wyceny aktywów i pasywów
w przypadkach, gdy przepisy ustawy o rachunkowości pozostawiają jednostce
prawo wyboru,
- wykazu stosowanych ksiąg
rachunkowych oraz wykazu zbioru danych, stanowiących księgi rachunkowe,
prowadzone przy użyciu komputera,
- sposobu inwentaryzacji
budynków.
Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte w Starostwie zasady
(politykę) rachunkowości, wprowadzoną zarządzeniem nr 14/02 Starosty Powiatu
Lubartowskiego z dnia 31 grudnia 2002 r., o wskazane wyżej regulacje,
stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 2 (w związku z art. 34 ust. 4, art.
28 ust. 1 i 2) i art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b ustawy z dnia
29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr
76 poz. 694 z późn. zm.) oraz § 5 ust. 1 i 7 rozporządzenia Ministra Finansów z
dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów
kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz
niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752).
Dokumentację opisującą przyjęte zasady (politykę) rachunkowości ustala i aktualizuje – zgodnie z przepisami art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości – w formie pisemnej, kierownik jednostki - str. 9 i 10 protokołu.
2.2. Niezamieszczanie na dowodach źródłowych
załączonych do raportów kasowych i wyciągów bankowych wskazania miesiąca
księgowania oraz podpisu osoby dokonującej dekretacji.
Zamieszczać na wszystkich dowodach źródłowych, stanowiących podstawę zapisów w księgach rachunkowych, pełną adnotację stwierdzającą ich sprawdzenie i zakwalifikowanie do ujęcia w księgach rachunkowych, przez wskazanie miesiąca księgowania, wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretu), stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości – str. 12-13 protokołu.
2.3. Przypadki niezachowania zasady prowadzenia
zapisów operacji gospodarczych w porządku systematycznym.
Przestrzegać obowiązku dokonywania zapisów o zdarzeniach na kontach
księgi głównej w ujęciu systematycznym, zgodnie z zasadami klasyfikacji zdarzeń
przyjętymi w zakładowym planie kont, stosownie do przepisów art. 15 ust. 1
w związku z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o rachunkowości, w szczególności
należności z tytułu czynszu najmu lokali użytkowych ujmować w księdze głównej
Starostwa na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” - str. 14
protokołu.
2.4. Przekazywanie
jednostkom niezaliczonym do sektora finansów publicznych (w tym niepublicznym
jednostkom systemu oświaty) oraz samodzielnemu publicznemu zakładowi opieki
zdrowotnej dotacji bezpośrednio z rachunku bankowego budżetu powiatu pomimo
prowadzenia wyodrębnionego rachunku bankowego Starostwa. Ujmowanie w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków
budżetowych Starostwa tych dotacji, mimo że nie wynikały one z danych księgowości
analitycznej tej jednostki.
Na rachunek bankowy Starostwa Powiatowego przekazywać wszystkie środki
na realizację wydatków ujętych w planie finansowym tej jednostki, zgodnie z
przepisami art. 126 ust. 4 pkt 2 ustawy o finansach publicznych,
w tym środki na dotacje udzielone z budżetu powiatu jednostkom nie zaliczonym
do sektora finansów publicznych (w tym niepublicznym jednostkom systemu
oświaty) oraz samodzielnemu publicznemu zakładowi opieki zdrowotnej, celem
umożliwienia jednostce – Starostwo Powiatowe – realizacji planu finansowego.
Przekazanie tych dotacji ewidencjonować w księdze głównej Starostwa na kontach:
Wn 810 „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje”, Ma 130
„Rachunek bieżący jednostek budżetowych”, dokonując w końcu roku obrotowego
przeksięgowania salda konta 810 „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na
inwestycje” na konto 800 „Fundusz jednostki” a dane dotyczące wydatków z tytułu
tych dotacji ujmować w sprawozdaniu jednostkowym Rb-28S z wykonania planu
wydatków budżetowych Starostwa na podstawie danych księgowości analitycznej tej
jednostki, stosownie do przepisów § 10 ust. 2 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej
(Dz. U. Nr 24 poz. 279 z późn. zm.) oraz § 8 ust. 2 pkt 3
Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek
samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik Nr 2 do tego rozporządzenia –
strona 13-14 i 16 protokołu.
2.5. Przekazywanie
powiatowym jednostkom organizacyjnym środków na wydatki w wysokości
pomniejszanej o kwotę zrealizowanych przez te jednostki dochodów, mimo
nieuwzględnienia takiej formy rozliczeń w przepisach wewnętrznych.
Dostosować przepisy wewnętrzne, w tym zakładowy plan kont, do
faktycznych potrzeb jednostki, uzupełniając je o postanowienia dotyczące zasad
rozliczania powiatowych jednostek budżetowych ze zrealizowanych przez te
jednostki dochodów i wydatków oraz o przyjęte w związku z tym zasady
klasyfikacji zdarzeń na kontach ewidencji księgowej powiatu oraz Starostwa
Powiatowego, stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 3
lit. a w związku z art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Ustalając te zasady uwzględnić – wynikający z przepisów art. 20 ust. 1
ustawy o rachunkowości – obowiązek dokonywania przeksięgowań na koncie 222
„Rozliczenie dochodów budżetowych” i 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”, co
najmniej na koniec każdego miesiąca (w oparciu o dane wynikające z
jednostkowych miesięcznych sprawozdań Rb-27S z
wykonania planu dochodów budżetowych i Rb-28S z wykonania planu wydatków
budżetowych oraz inne informacje uzyskane od jednostek organizacyjnych) –
strona 14-15 protokołu.
2.6. Nieprowadzenie
na bieżąco ewidencji pozabilansowej planowanych dochodów i wydatków
budżetu.
Przestrzegać obowiązku bieżącego prowadzenia kont ewidencji
pozabilansowej: 991 „Planowane dochody budżetu” i 992 „Planowane wydatki
budżetu”, ujmując wszystkie dokonywane zmiany planu dochodów i wydatków budżetu
w miesiącu ich dokonania, stosownie do przepisów art. 20 ust. 1, art. 24 ust. 1
i 5 ustawy o rachunkowości oraz stosownie do zasad prowadzenia tych kont,
określonych w zakładowym planie kont budżetu powiatu – str. 15 protokołu.
3. W zakresie gospodarki pieniężnej i
rozrachunków:
3.1. Nieprzestrzeganie postanowień „Instrukcji kasowej”
w zakresie oznaczania dowodów źródłowych
załączonych do raportów kasowych oraz przeprowadzania kontroli kasy.
Załączone do raportów kasowych dowody źródłowe oznaczać numerem raportu kasowego i pozycji, pod którą zostały ujęte w raporcie oraz przeprowadzać okresowe i doraźne kontrole kasy Starostwa, zgodnie z regulaminem kontroli wewnętrznej, stosownie do postanowień § 6 pkt 9 oraz § 8 „Instrukcji kasowej”, stanowiącej załącznik nr 7 do zarządzenia nr 14/02 Starosty Lubartowskiego z dnia 31 grudnia 2002 r. – str. 19 i 20 protokołu.
3.2. Wykazanie na 31.12.2003 roku na kontach 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” i 226 „Długoterminowe należności budżetowe” nierealnych sald, wskutek wykazania na koncie 221 należności z tytułu opłat melioracyjnych w kwocie 146,62 zł zamiast w kwocie 23,70 zł (kwota 122,92 zł stanowi należności przedawnione) oraz nieujęcia w ewidencji księgowej jednostki długoterminowych należności budżetowych (zabezpieczonych hipoteką) z tytułu rozłożenia na raty niespłaconej części należności za sprzedany lokal mieszkalny.
Na kontach rozrachunkowych wykazywać salda realne,
tj. odzwierciedlające rzeczywisty stan rozrachunków, stosownie do
przepisów art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości; dokonywać rzetelnej
inwentaryzacji rozrachunków drogą potwierdzenia lub weryfikacji sald wykazanych
na kontach rozrachunkowych, stosownie do przepisów art. 26 ust. 1 pkt 3
tej ustawy. Wyksięgować z konta 221 „Należności z tytułu dochodów
budżetowych” przedawnione należności
z tytułu opłat melioracyjnych w kwocie 122,92 zł, a należności
długoterminowe, z tytułu rozłożenia na raty niespłaconej części ceny za
sprzedany lokal mieszkalny, ująć na kontach Wn 226 „Długoterminowe
należności budżetowe” Ma 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe
przychodów”. W roku budżetowym, na który przypada termin płatności
kolejnej raty, dokonywać przeniesienia na konto 221 „Należności z tytułu
dochodów budżetowych” kwoty tej raty zapisem: Wn 221 „Należności z tytułu
dochodów budżetowych”, Ma „Długoterminowe należności budżetowe” oraz
równolegle: Wn 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów”, Ma
„Przychody i koszty finansowe”, stosownie do zasad klasyfikacji zdarzeń
określonych w zakładowym planie kont jednostki oraz w przepisach załącznika nr
2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów
publicznych.
Ponadto rozważyć wystąpienie do Wojewody Lubelskiego o podjęcie decyzji w sprawie umorzenia należności pieniężnych Skarbu Państwa z tytułu opłat melioracyjnych w kwocie 23,70 zł, mając na uwadze, że należności takie mogą być umarzane w przypadku całkowitej ich nieściągalności, która następuje m. in. jeżeli zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że w postępowaniu egzekucyjnym nie uzyska się kwoty wyższej od kosztów dochodzenia i egzekucji tych należności lub postępowanie egzekucyjne okazało się nieskuteczne, stosownie do przepisów § 3 ust. 1 pkt 4 oraz § 5 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 16 stycznia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłat należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy – Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 6, poz. 54) – str. 22-23 protokołu.
3.3. Przypadki bezpodstawnego prowadzenia windykacji należności z tytułu opłat rocznych za użytkowanie wieczyste nieruchomości w trybie egzekucji administracyjnej.
Zaprzestać kierowania do dłużników z tytułu opłat rocznych za użytkowanie wieczyste nieruchomości upomnień w trybie przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Działania mające na celu wyegzekwowanie należności wynikających ze stosunków cywilnoprawnych należy podejmować i prowadzić na podstawie przepisów części drugiej księgi drugiej „Postępowanie egzekucyjne” ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296 z późn. zm.).·Do dłużników kierować wezwania do zapłaty, z zakreśleniem jej terminu. Po bezskutecznym upływie terminu zakreślonego w wezwaniu do zapłaty, niezwłocznie kierować sprawy na drogę postępowania sądowego, mając na uwadze termin przedawnienia roszczeń o świadczenia okresowe, określony w przepisach art. 118 ustawy - Kodeks cywilny – str. 22 protokołu.
4. W
zakresie wydatków budżetowych.
4.1. Nieprawidłowe opracowanie regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Starostwa Powiatowego w Lubartowie, przez:
- dopuszczenie możliwości przeznaczania środków
funduszu na działalność wykraczającą poza ustawową definicję działalności
socjalnej tj. na finansowanie zagranicznych
wycieczek turystyczno – krajoznawczych, pożegnania pracowników odchodzących na
emeryturę lub rentę;
- uzależnienie
przyznawania ulgowych usług i świadczeń oraz wysokości dopłat z funduszu
nie tylko od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych ale
również od kryteriów niewynikających z przepisów ustawy o zakładowym funduszu
świadczeń socjalnych tj. statusu osoby uprawnionej – czy jest pracownikiem czy
byłym pracownikiem Starostwa, wymiaru czasu pracy lub okresu przepracowanego w
Starostwie.
Postanowienia
„Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Starostwa Powiatowego w
Lubartowie” dostosować do przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym
funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity Dz. U. z 1996 roku Nr 70
poz. 335 z późn. zm.), zgodnie z którymi środki funduszu przeznacza się na
działalność socjalną, w rozumieniu przepisów art. 2 pkt 1 ustawy, organizowaną
na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu oraz przepisów art. 8
ust. 1 ustawy, stosownie do których przyznawanie ulgowych usług
i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji
życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej, tj. wyłącznie od kryteriów
wskazanych w tym przepisie – str. 31, 32 protokołu.
4.2. Wypłacenie
diety przewodniczącemu Rady Powiatu Lubartowskiego z naruszeniem przepisów
art. 13 ust. 3 ustawy z dnia
23 listopada 2002 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz o zmianie
niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 214, poz. 1806) w związku
z art. 25f ustawy o samorządzie powiatowym, tj. pomimo niezłożenia
przez niego, w terminie, oświadczenia o działalności gospodarczej prowadzonej
przez małżonka, wstępnych, zstępnych oraz rodzeństwo.
Przy
wypłacaniu diet radnym przestrzegać przepisów art. 25f ustawy z dnia 5
czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (tekst jednolity Dz. U. z 2001
roku Nr 142 poz. 1592 z późn. zm.), zgodnie z którymi
niezłożenie przez radnego w terminie oświadczenia o działalności
gospodarczej prowadzonej przez małżonka, wstępnych, zstępnych oraz rodzeństwo -
powoduje utratę diety do czasu złożenia oświadczenia.
Wystąpić do
przewodniczącego Rady Powiatu o dobrowolny zwrot nienależnie pobranej, w
okresie od 3.03.2003 r. do 13 marca 2003 r., diety w łącznej kwocie 446,05 zł –
strona 33, 34 protokołu.
4.3. Dopuszczenie do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na zakup artykułów biurowych członków stałej komisji przetargowej, powołanej Zarządzeniem nr 2/03 Starosty Lubartowskiego z dnia 15.01.2003 r., pomimo niezłożenia przez nich pisemnych oświadczeń o niepodleganiu wyłączeniu z udziału w postępowaniu, co naruszało przepisy art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2002 roku Nr 72 poz. 664 z późn. zm.).
Przestrzegać obowiązku zapewnienia gwarancji bezstronności i obiektywizmu w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, przez wyłączanie od udziału w postępowaniu osób, wobec których zaistniały okoliczności wymienione w przepisach art. 17 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.). W tym celu żądać - od osób wykonujących czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w imieniu zamawiającego - pisemnych oświadczeń, składanych pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy, stosownie do przepisów art. 17 ust. 2 tej ustawy – str. 35 protokołu.
4.4. Nienależyte udokumentowanie daty wpływu ofert
do siedziby zamawiającego, w wyniku niezachowania kopert zewnętrznych, w
których znajdowały się oferty w przypadku przetargów na artykuły biurowe i
tablice rejestracyjne, co naruszyło art. 26a ust. 1 ustawy o zamówieniach
publicznych.
Celem spełnienia spoczywającego na zamawiającym obowiązku dokumentowania postępowań związanych z udzielaniem zamówień publicznych przechowywać protokoły z postępowań wraz ze wszystkimi załącznikami, o których mowa w przepisach art. 96 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, w tym złożone oferty wraz z kopertami, na których znajdują się pieczęcie z datą ich wpływu do Starostwa Powiatowego, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, stosownie do przepisów art. 97 ust. 1 tej ustawy i przepisów art. 6 ust. 1 pkt 2 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396 z późn. zm.). – str. 36, 37 i 38 protokołu.
4.5. Dopuszczenie możliwości wniesienia wadium w
formie nieprzewidzianej w art. 41 ust. 4 ustawy o zamówieniach
publicznych, tj. w zastawach na papierach wartościowych emitowanych lub
gwarantowanych przez Skarb Państwa w postępowaniu o zamówienie publiczne
na zakup tablic rejestracyjnych.
Wadium ustalać w formach przewidzianych w przepisach art. 45 ust. 6 ustawy Prawo zamówień publicznych – 38 protokołu.
4.6. Nieprzedłożenie skarbnikowi powiatu - celem
uzyskania kontrasygnaty - umowy zawartej z dostawcą materiałów biurowych oraz
umów o udzielenie dotacji dla podmiotów niezaliczonych do sektora finansów
publicznych - .........., ............. i ............
Przestrzegać obowiązku uzyskania kontrasygnaty skarbnika powiatu lub osoby przez niego upoważnionej, przy umowach i innych czynnościach prawnych skutkujących powstaniem zobowiązań pieniężnych, stosownie do przepisów art. 48 ust. 3 ustawy o samorządzie powiatowym. Powołany przepis ma charakter bezwzględnie obowiązujący. Brak kontrasygnaty skarbnika powoduje nieskuteczność czynności prawnej – co oznacza, że czynność prawna nie jest dotknięta wadą nieważności, nie może jednak wywoływać skutków prawnych – str. 36, 46 protokołu.
4.7. Bezpodstawne zorganizowanie
dowożenia starosty do pracy samochodem służbowym, skutkujące ponoszeniem
nieuzasadnionych kosztów w wysokości około 27 zł dziennie, czyli około
540 zł miesięcznie.
Zaprzestać dowożenia starosty do pracy samochodem służbowym, mając na uwadze przepisy art. 28 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, stosownie do których jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków, a żadne przepisy nie przewidują możliwości ponoszenia przez powiat wydatków na dowożenie do pracy pracowników Starostwa Powiatowego. Fakt zamieszkania pracownika poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, skutkuje jedynie możliwością naliczania pracownikowi zwiększonych kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z przepisami art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity Dz. U. z 2000 roku Nr 14 poz. 176 z późn. zm.).
Rozważyć zasadność „garażowania” samochodu służbowego w miejscowości odległej o około 35 km od siedziby Starostwa, mając na uwadze fakt, że skutkuje to ponoszeniem wydatków w kwocie około 540 zł miesięcznie (około 6 500 zł w skali roku), a zgodnie z przepisami art. 28 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny – str. 40-41 protokołu.
4.8. Udzielanie dotacji na
zadania z zakresu pomocy społecznej w oparciu o postanowienia uchwały Rady
Powiatu Nr IX/73/99 z dnia 4 października 1999 roku w sprawie trybu
postępowania o udzielenie dotacji, sposobu ich rozliczania oraz sposobu
kontroli wykonania zadań własnych Powiatu Lubartowskiego zleconych podmiotom
niezaliczonym do sektora finansów publicznych i niedziałającym w celu
osiągnięcia zysku (z późniejszymi zmianami), zamiast w oparciu o przepisy
obowiązującego do dnia 30 kwietnia 2004 roku rozporządzenia Ministra Pracy i
Polityki Socjalnej z dnia 30 czerwca 2000 roku w sprawie szczegółowych
zasad i form współdziałania administracji publicznej z innymi podmiotami oraz
wzorów ofert, umów i sprawozdań z realizacji zadań pomocy społecznej (Dz. U.
Nr 55 poz. 662).
Przy udzielaniu dotacji na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej przestrzegać przepisów art. 25 i następnych ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (Dz. U. Nr 64 poz. 593 z późn. zm.), stosownie do przepisów art. 118 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, w związku z przepisami art. 3 ust. 6 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96 poz. 873 z późn. zm.) - str. 43 protokołu.
4.9. Przekazanie środków
pieniężnych w kwocie 440 131 zł - z tytułu dotacji na prowadzenie
Domu Pomocy Społecznej w Jadwinowie - podmiotowi niezaliczonemu do sektora
finansów publicznych realizującemu to zadanie, przed dniem zawarcia umowy z tym
podmiotem (środki przekazywano w okresie od 27.01.2003 roku, a umowę zawarto w
dniu 15.05.2003 roku), tj. z naruszeniem przepisów § 13
ust. 1 rozporządzenia MPiPS z dnia 30 czerwca 2000 r. w sprawie
szczegółowych zasad i form współdziałania administracji publicznej z innymi
podmiotami oraz wzorów ofert, umów i sprawozdań z realizacji zadań pomocy
społecznej, obowiązującego do dnia 30 kwietnia 2004 roku.
Środki pieniężne na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej
przekazywać podmiotom wyłonionym do realizacji zadania na podstawie
sporządzonej w formie pisemnej umowy, zawierającej elementy określone w
przepisach art. 33 ust. 2 ustawy o pomocy społecznej, stosownie do
przepisów art. 28 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych -
str. 47 protokołu.
5. W
zakresie mienia komunalnego:
5.1. Nieprawidłowości
w gospodarce materiałowej, polegające na:
- niewprowadzeniu do ksiąg rachunkowych
Starostwa konta 310 „Materiały”, przewidzianego w zakładowym planie kont do
ewidencji zapasów materiałów,
- nieokreślenie w przepisach wewnętrznych
rodzaju i obiegu dokumentacji, związanej z gospodarką paliwem zakupywanym
do samochodu służbowego, zasad rozliczania i ewidencji paliwa.
Wprowadzić do księgi głównej Starostwa konto 310 „Materiały”. Na koncie
tym ujmować zapasy materiałów oraz - nie później niż na każdy dzień bilansowy -
ustaloną w drodze inwentaryzacji wartość niezużytych materiałów
zaewidencjonowanych w koszty bezpośrednio po zakupie, stosownie do zasad
klasyfikacji zdarzeń na koncie 310 ustalonych w załączniku Nr 2 do
rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości
oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz
zasad ustalonych w pkt. 7 zarządzenia Nr 14/02 Starosty Powiatu
Lubartowskiego z dnia 31 grudnia 2002 r.
Uzupełnić przepisy wewnętrzne dotyczące procedur kontroli finansowej o
regulacje dotyczące zasad rozliczania paliwa zakupywanego do samochodów
służbowych, a także określić rodzaj i obieg dokumentów związanych z gospodarką
materiałową w tym zakresie, w tym rodzaj dowodów księgowych, będących
podstawą odpisania materiałów z ewidencji księgowej, w celu ustanowienia i
zapewnienia przestrzegania procedur kontroli finansowej, w związku z
przepisami art. 35a ust. 2 pkt 1 i ust. 3 ustawy o finansach publicznych.
- str.54 protokołu.
5.2. Nieobjęcie
inwentaryzacją, zarządzoną przez starostę powiatu na koniec 2000 r., wszystkich
składników majątkowych powiatu, tj. budynków (z jednym wyjątkiem), budowli,
gruntów, wartości niematerialnych i prawnych oraz materiałów; niezachowanie
ustawowej częstotliwości inwentaryzacji tych składników majątkowych.
Przestrzegać obowiązujących terminów, częstotliwości i sposobu
przeprowadzania inwentaryzacji składników aktywów i pasywów Starostwa
wynikających z przepisów rozdziału 3 „Inwentaryzacja” ustawy o rachunkowości
oraz postanowień „Instrukcji inwentaryzacyjnej”, stanowiącej załącznik nr 8 do
zarządzenia nr 14/02 Starosty Lubartowskiego z dnia 31.12.2002 r., w
szczególności zaś:
- grunty, budynki i budowle inwentaryzować co
najmniej raz na cztery lata, na ostatni dzień roku obrotowego, stosownie do
przepisów art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości, w sposób określony w
przyjętych przez Starostwo zasadach rachunkowości, stosownie do przepisów § 5
ust. 7 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów
publicznych;
- wartości niematerialne i prawne inwentaryzować
na ostatni dzień każdego roku obrotowego drogą porównania danych ksiąg
rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich realnej
wartości, stosownie do przepisów art. 26 ust. 1 pkt 3 i ust. 3 pkt 1
ustawy o rachunkowości;
- niezużyte materiały, których wartość odpisano w
koszty w momencie zakupu inwentaryzować na koniec każdego roku obrotowego drogą
spisu z natury, dokonując korekty kosztów o wartość stwierdzonego stanu tych
materiałów, stosownie do przepisów art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o
rachunkowości. – str. 54, 55 protokołu.
6. W
zakresie zadań zleconych z zakresu administracji rządowej:
6.1. Niewprowadzanie - do planu finansowego zadań z zakresu administracji rządowej
zleconych powiatowi oraz innych zadań zleconych powiatowi ustawami - zmian
odnoszących się do wysokości kwot dotacji wynikających z decyzji dysponentów
części budżetowych. Nieopracowanie, w pełnej szczegółowości klasyfikacji
dochodów, planu finansowego dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu
administracji rządowej zleconych powiatowi oraz innych zadań zleconych
powiatowi ustawami.
Przestrzegać obowiązku
wprowadzania przez Zarząd Powiatu zmian w planie finansowym zadań z zakresu
administracji rządowej zleconych powiatowi oraz innych zadań zleconych
powiatowi ustawami po uprzednim wprowadzeniu do budżetu powiatu zmian kwot
dotacji przeznaczonych na te cele w związku z przepisami art. 126
ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych oraz § 3 ust. 2
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 listopada 2000 r. w sprawie
szczegółowych zasad, trybu i terminów opracowywania planów finansowych zadań z
zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu
terytorialnego ustawami oraz przekazywania jednostkom samorządu terytorialnego
dotacji celowych na realizację tych zadań (Dz. U. Nr 100, poz. 1077 z
późn. zm.). Plan finansowy dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu
administracji rządowej zleconych powiatowi oraz innych zadań zleconych
powiatowi sporządzać w pełnej szczegółowości klasyfikacji dochodów, stosownie
do przepisów § 3 ust. 3 pkt 3 tego rozporządzenia – str. 56 protokołu.
Ponadto, w trakcie
kontroli gospodarki finansowej Domu Pomocy Społecznej w Lubartowie
stwierdzono nieprawidłowość z zakresu kompetencji starosty powiatu, polegającą
na nieogłoszeniu w dzienniku urzędowym miesięcznego kosztu utrzymania
mieszkańca DPS w 2003 r., do czego zobowiązywały przepisy art. 35 ust. 2i
ustawy z dnia 29 listopada 1990 r. o pomocy społecznej w brzmieniu obowiązującym
do 31 grudnia 2003 r. (tekst jednolity: Dz. U. z 1998 r. Nr 64, poz.
414 z późn. zm.). Starosta - na potwierdzenie faktu przekazania w 2003
roku do publikacji w dzienniku urzędowym ogłoszenia kosztu utrzymania
mieszkańca DPS - przedstawił do kontroli następujące dokumenty:
- pismo
dyrektora Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie, nr PCPR 8238/14/2003 z datą 12
lutego 2003 r. skierowane do starosty Powiatu Lubartowskiego z prośbą
o zamieszczenie w wojewódzkim dzienniku urzędowym średniego miesięcznego
kosztu utrzymania mieszkańca w PDPS w 2003 r.,
- ogłoszenie
Starosty Lubartowskiego z datą 20 lutego 2004 r. w sprawie średniego
miesięcznego kosztu utrzymania w powiatowym domu pomocy społecznej (dotyczy
kosztów utrzymania w 2003 roku),
- pismo
Starosty Lubartowskiego do Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego, znak PCPR
0718/25/2003 z datą 21 lutego 2003 r. z prośbą o publikację ogłoszenia w
sprawie średniego miesięcznego kosztu utrzymania mieszkańca w domach pomocy
społecznej z terenu powiatu lubartowskiego na rok 2003.
Dokumenty te nie mogły być sporządzone w 2003 r., bowiem powołany przepis podstawy prawnej przedstawionych dokumentów, tj. art. 35 ust. 13 ustawy o pomocy społecznej, nie istniał – jako jednostka redakcyjna - w dacie sporządzenia odnośnych pism. Nowe brzmienie art. 35 ustawy o pomocy społecznej – w tym m. in. dodanie ust. 13 – wprowadzone zostało przepisami art. 54 ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (opublikowanej w Dz. U. Nr 203, poz. 1966 z dnia 29 listopada 2003 roku), która weszła w życie z dniem 1.01.2004 r.; oznacza to, że wyżej wymienione dokumenty mogły być sporządzone najwcześniej po 29 listopada 2003 roku.
W związku z tym zalecam:
Przestrzegać obowiązku corocznego ustalania średniego miesięcznego
kosztu utrzymania mieszkańca w domu pomocy społecznej o zasięgu powiatowym i
ogłaszania w dzienniku urzędowym województwa lubelskiego nie później, niż
do 31 marca każdego roku, stosownie do przepisów art. 60 ust. 2
pkt 2 ustawy o pomocy społecznej. Dokumentować podejmowane czynności
zgodnie z ich faktycznym przebiegiem. Sporządzanie dokumentów potwierdzających
nieprawdę może zostać uznane za czyn polegający na poświadczeniu przez
funkcjonariusza publicznego nieprawdy co do okoliczności mającej znaczenie
prawne, tj. za przestępstwo w rozumieniu art. 271 ustawy z dnia 6 czerwca 1997
r. Kodeks karny (Dz. U. Nr 88, poz. 553 z późn. zm.) – str. 5-6 protokołu
kontroli DPS.
Jeżeli
uważa Pan, że wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które
naruszają prawo przez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie,
przysługuje Panu – zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby
Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od daty otrzymania wystąpienia
pokontrolnego.
Stosownie
do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych,
sprawozdania z jego realizacji, w formie pisemnej i elektronicznej (np. na
dyskietce) oczekuję w terminie 30 dni od daty doręczenia Panu tego wystąpienia.
Marek Poniatowski
Do wiadomości:
Rada Powiatu Lubartowskiego.