Lublin, 21 maja 2004 r.

RIO – II - 60/30/2004

Pani Maria Tarczyńska

Dyrektor Domu Pomocy Społecznej

w Matczynie

Szanowna Pani Dyrektor,

W dniach od 16 do 29 marca 2004 roku inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie – Dariusz Kowalski i Renata Stangryciuk – przeprowadzili kompleksową kontrolę gospodarki finansowej Domu Pomocy Społecznej w Matczynie.

Do ustaleń kontroli zawartych w protokole podpisanym i omówionym w dniu 2 kwietnia 2004 r. zastrzeżeń nie wniesiono.

Wyniki przeprowadzonej kontroli pozwalają stwierdzić, że gospodarka finansowa jednostki prowadzona jest prawidłowo, z zachowaniem obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa. Stwierdzone w toku kontroli nieprawidłowości nie miały wpływu na prowadzenie gospodarki finansowej.

Poniżej podaję stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz wnioski co do sposobu ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).

1. W zakresie rachunkowości i sprawozdawczości:

1.1. Niekompletne opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, w wyniku:

- nieokreślenia okresów sprawozdawczych, wchodzących w skład roku obrotowego,

- nieokreślenia metod wyceny pasywów i aktywów, w zakresie w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru,

- nieujęcia w wykazie kont księgi głównej wszystkich stosowanych kont, nieokreślenia przyjętych zasad księgowania operacji gospodarczych na poszczególnych kontach księgi głównej, zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.

Wprowadzanie zmian do zakładowego planu kont przez głównego księgowego jednostki.

Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, przez:

- określenie okresów sprawozdawczych, wchodzących w skład roku obrotowego,

- określenie zasad wyceny aktywów i pasywów, w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru,

- ujęcie w wykazie kont księgi głównej wszystkich stosowanych kont (w tym m.in. 021 „Pozostałe wartości niematerialne i prawne”, 761 „Pokrycie amortyzacji”, 135 – 1 „Rachunek środków na działalność socjalną”), określenie w nim przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń na poszczególnych kontach syntetycznych, zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,

stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 1, 2 i 3 lit. a i b ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

Przestrzegać kompetencji kierownika jednostki do ustalenia i aktualizowania tej dokumentacji, w tym zakładowego planu kont, zgodnie z przepisami art. 10 ust. 2 tej ustawy – str. 5, 6, 9 protokołu.

1.2. Nieprzestrzeganie zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym:

- niezamieszczanie na dowodach księgowych, znajdujących się pod wyciągiem bankowym, adnotacji o ich zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach rachunkowych,

- nieprawidłowe ewidencjonowanie wydatku - prowizji bankowej oraz ujmowania wszystkich operacji gospodarczych ujętych w wyciągach bankowych do konta 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” z danego miesiąca - pod jedną pozycją, na podstawie polecenia księgowania oraz ujmowanie środków otrzymanych na funkcjonowanie Powiatowego Ośrodka Wsparcia na koncie 853 „Fundusze Pozabudżetowe – POW”,

- dokonywanie korekty błędnych zapisów w księgach rachunkowych zapisami „czerwono – czarnymi” i po tej samej stronie kont korespondujących,

- dokonywanie przeksięgowań i zapisów stornujących na podstawie poleceń księgowania, w których nie wskazywano zapisu pierwotnego i pozycji czy dokumentów będących przedmiotem zapisu stornującego,

- oznaczanie dowodów źródłowych znajdujących się pod wyciągiem bankowym tym samym numerem identyfikacyjnym.

Przestrzegać zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych określonych w przepisach rozdziału drugiego ustawy o rachunkowości, w szczególności:

- na dowodach księgowych zamieszczać adnotację o ich zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, stosownie do przepisów art. 21 ust.1 pkt 6 tej ustawy,

- zapisów operacji gospodarczych występujących w jednostce dokonywać z zachowaniem porządku systematycznego, stosownie do przepisów art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w tym:

- wydatki z tytułu prowizji bankowej ujmować:

Wn 400 „Koszty według rodzajów”,

Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

zapisów na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” dokonywać wyłącznie na podstawie wyciągów bankowych, zapewniając pełną zgodność zapisów pomiędzy księgowością banku i księgowością jednostki,

- wpływ środków finansowych na funkcjonowanie Powiatowego Ośrodka Wsparcia ujmować:

Wn 132 „Rachunek środków Ośrodka Wsparcia”,

Ma 750 „Przychody i koszty finansowe”,

zgodnie z zasadami funkcjonowania tych kont, określonymi w prawidłowo opracowanym zakładowym planie kont i w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752),

- stwierdzone błędy w zapisach poprawiać przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi, stosownie do przepisów art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości; dowody księgowe korygujące poprzednie zapisy winny wskazywać zapis pierwotny i sposób jego ujęcia w księgach rachunkowych oraz uzasadnienie dokonanej korekty i sposób wprowadzenia zapisu korygującego, wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za dokonanie tych wskazań, stosownie do przepisu art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości,

- dowodom źródłowym ujętym pod wyciągiem bankowym nadawać odrębny numer identyfikacyjny, celem zapewnienia identyfikacji dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych, stosownie do przepisów art. 24 ust. 4 pkt 1 tej ustawy – str. 8 – 12 protokołu.

1.3. Przeksięgowanie wyniku finansowego za rok 2002 na fundusz jednostki pod datą 31 grudnia 2003 r. zamiast pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego.

Przestrzegać obowiązku dokonywania przeniesienia wyniku finansowego jednostki budżetowej za dany rok - saldo konta 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy” na konto 800 „Fundusz jednostki” w roku następnym, pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego, stosownie do zasad funkcjonowania tych kont ustalonych w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. – str. 11 protokołu.

1.4. Wykazanie w sprawozdaniu Rb-27S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego” danych w zakresie zaległości niezgodnych z ewidencją analityczną (zaniżono o kwotę 698,15 zł).

Przestrzegać obowiązku wykazywania w sprawozdaniu Rb-27S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego” danych zgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, zgodnie z przepisami § 10 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279 z późn. zm.) – str. 12, 20 protokołu.

2. W zakresie realizacji planu finansowego:

2.1. Niepobieranie odsetek za zwłokę od nieterminowo regulowanych należności z tytułu odpłatności za pobyt w Domu Pomocy Społecznej.

Egzekwować od mieszkańców Domu Pomocy Społecznej obowiązek uiszczania należności z tytułu odpłatności za pobyt w terminach wynikających z decyzji ustalających te odpłaty lub też w związku ze stosowaną praktyką - rozważyć możliwość wystąpienia do kierownika Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Lublinie o ustalenie w decyzjach innego terminu płatności, odpowiadającego możliwościom finansowym zobowiązanego do ich uiszczenia – str. 19 protokołu.

2.2. Niepobieranie odsetek za zwłokę od nieterminowych wpłat czynszu najmu lokali mieszkalnych.

Egzekwować od najemców lokali mieszkalnych obowiązek wnoszenia czynszów w terminach określonych w umowach; od nieterminowych wpłat naliczać i pobierać odsetki za zwłokę w wysokości określonej w zawartych umowach najmu, a w przypadku braku uregulowania umownego – w wysokości ustawowej, stosownie do przepisu art. 481 § 1 i 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.). Naliczyć i pobrać odsetki za zwłokę od osób wymienionych w protokole kontroli – str. 20 protokołu.

2.3. Nieprzestrzeganie przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych przez:

- nieprzekazanie do 31 maja oraz do 30 września 2002 r. na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych odpowiednio 75 % i 100 % równowartości naliczonych odpisów na ten fundusz,

- przyznawanie świadczeń ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych bez uwzględnienia sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych do korzystania ze środków tego funduszu oraz na cele niemieszczące się w ustawowej definicji działalności socjalnej,

- zawarcie w „Regulaminie Dysponowania i Korzystania z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych” postanowień niezgodnych z ustawą, w tym możliwości wydatkowania środków na cele niezwiązane z działalnością socjalną, tj. przeznaczenie środków funduszu na pożegnanie pracowników odchodzących na emeryturę, zakup wieńców, kwiatów lub wiązanek z powodu pogrzebu pracownika, ustalenie możliwości dofinansowania zagranicznych wczasów turystycznych, kolonii letnich i obozów młodzieżowych zakupionych indywidualnie przez osoby uprawnione oraz uzależniających wysokości świadczeń udzielanych ze środków tego funduszu od wymiaru czasu pracy.

Przy prowadzeniu działalności socjalnej przestrzegać przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.), w szczególności:

- równowartość naliczonych i dokonanych odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na dany rok kalendarzowy przekazywać na rachunek bankowy funduszu – w terminie do 30 września tego roku, z tym że do 31 maja tego roku przekazywać kwotę stanowiącą co najmniej 75 % równowartości odpisów, stosownie do przepisów art. 6 ust. 2 tej ustawy.

Dostosować postanowienia „Regulaminu Dysponowania i Korzystania z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych” do obowiązującego od 1 stycznia 2003 r. przepisu art. 8 ust. 2a ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz zmienionego z tym dniem przepisu art. 2 pkt 1 tej ustawy, zgodnie z którymi – usługi i świadczenia socjalne w zakresie różnych form wypoczynku, a także dopłaty z funduszu do takich usług lub świadczeń, mogą być finansowane z funduszu, jeżeli są świadczone wyłącznie na terenie kraju. Przyznawanie świadczeń ze środków funduszu uzależniać wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych do korzystania z funduszu, zgodnie z przepisami art. 8 ust. 1 tej ustawy.

Przestrzegać obowiązku dokonywania wydatków ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wyłącznie na działalność socjalną, której zakres został określony w przepisach art. 2 pkt 1 tej ustawy – str. 25, 26, 28 protokołu.

Jeżeli uważa Pani, że wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo przez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Panu – zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego.

Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdania z jego realizacji, w formie pisemnej i elektronicznej (np. na dyskietce), oczekuję w terminie 30 dni od daty doręczenia Pani tego wystąpienia.

Marek Poniatowski

Do wiadomości:

Starosta Powiatu Lubelskiego