Lublin, 3 stycznia 2005 r.
RIO-091/70/2004
Pan Zygmunt Ogórek
Wójt Gminy Ludwin
Szanowny Panie Wójcie,
W dniach od 16 sierpnia do 29 października 2004 roku inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie - Piotr Wojtasik, Iwona Wojtak, Anna Osypiuk i Mariusz Pilaszek - przeprowadzili kompleksową kontrolę gospodarki finansowej gminy Ludwin.
Do ustaleń kontroli, zawartych w protokole omówionym i podpisanym w dniu 4 listopada 2004 roku, zostały złożone wyjaśnienia, których treść została wzięta pod uwagę przy formułowaniu tego wystąpienia; w przypadku uwzględnienia złożonych wyjaśnień – nie wydano wniosku pokontrolnego.
Kontrolę przeprowadzono za okres od 2000 r. do pierwszego półrocza 2004 r. W wyniku kontroli stwierdzono czyny zagrożone odpowiedzialnością za naruszenie dyscypliny finansów publicznych oraz szereg nieprawidłowości, które stwarzają zagrożenie dla prawidłowego funkcjonowania kontrolowanej jednostki, w tym dla jej gospodarki finansowej. Istotne nieprawidłowości stwierdzono w zakresie prowadzenia rachunkowości, m.in. naruszenie zasady bieżącego i sprawdzalnego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Ustalenia kontroli wskazują również na nieprawidłowe funkcjonowanie kontrolowanej jednostki w zakresie realizacji dochodów podatkowych należnych od osób prawnych. W szczególności:
- nie podejmowano działań w celu zapewnienia realizacji należnych gminie podatków; z ustaleń kontroli – dokonanych na wybranych losowo próbach – wynika, że nie pobrano należnych podatków na kwotę co najmniej 127.121,72 zł;
- nie podejmowano konsekwentnych czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych, co spowodowało przedawnienie zobowiązań podatkowych na kwotę co najmniej 48.743,25zł.
Ponadto stwierdzono, że część nieprawidłowości ujawnionych w trakcie poprzedniej kontroli kompleksowej gospodarki finansowej gminy nadal występuje, mimo złożenia informacji o ich usunięciu.
Ujawnione nieprawidłowości i uchybienia są wynikiem niedostatecznej znajomości przepisów prawa oraz braku prawidłowego nadzoru ze strony kierownictwa jednostki.
Poniżej podaję stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz wnioski co do sposobu ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).
W załączniku do wystąpienia pokontrolnego wskazuję osoby odpowiedzialne za stwierdzone nieprawidłowości.
1.1. Nieokreślenie form organizacyjnych gminnych jednostek oświatowych.
Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały w sprawie określenia formy organizacyjno - prawnej gminnych szkół publicznych; stosownie do przepisów art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. h ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.); zgodnie z przepisami art. 79 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572), szkoły mogą być prowadzone zarówno w formie jednostek jak i zakładów budżetowych. Wybór formy organizacyjno-prawnej funkcjonowania szkoły decyduje o zasadach jej finansowania ze środków budżetu gminy – powinien być więc dokonany przez Radę Gminy; uchwały Rady Gminy określające formę organizacyjno – prawną szkół przedłożyć radom tych szkół, a w przypadku ich braku – radom pedagogicznym, z wnioskiem o wprowadzenie stosownych zapisów w statutach szkół, stosownie do przepisu art. 50 ust. 2 pkt 1 ustawy o systemie oświaty w związku z art. 52 ust.2 tej ustawy – str. 2 protokołu.
1.2. Nieprzeprowadzenie w gminnych jednostkach organizacyjnych kontroli przestrzegania ustalonych w nich procedur kontroli finansowej w roku 2002, a do dnia kontroli (tj. 30.10.2004 r.) nieprzeprowadzenie tej kontroli w Urzędzie Gminy.
Przestrzegać obowiązku przeprowadzania kontroli we wszystkich gminnych jednostkach organizacyjnych w zakresie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, przy czym kontrolą obejmować w każdym roku co najmniej 5 % wydatków jednostek organizacyjnych podległych wójtowi gminy, stosownie do przepisów art. 127 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 26 listopada o finansach publicznych (Dz.U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.) – str. 4-5 protokołu.
2. W zakresie rachunkowości:
2.1. Niekompletne opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady prowadzenia rachunkowości, w wyniku:
- nieokreślenia systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w zakresie ksiąg rachunkowych przeniesionych na komputerowy nośnik danych,
- nieujęcia, w sporządzonym wykazie zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, zbioru danych w zakresie ewidencji analitycznej dochodów podatkowych prowadzonej przy użyciu programu komputerowego firmy Mikrobit,
- sprzecznego określenia zasad klasyfikacji zdarzeń dotyczących operacji przepływu gotówki pomiędzy kasą a rachunkiem bankowym, przy opisie zasad funkcjonowania kont 101 „Kasa”, 130 „Rachunek bieżący jednostki budżetowej” i 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,
- nieujęcia – w wykazie stosowanych ksiąg rachunkowych – wszystkich prowadzonych ksiąg rachunkowych, tj. trzech dzienników częściowych,
- niewskazania techniki (ręcznie lub komputerowo) prowadzenia ewidencji analitycznej do kont: 011 „Środki trwałe”, 013 „Pozostałe środki trwałe”, 020 „Wartości niematerialne i prawne”, 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” i 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,
- nieokreślenia wersji stosowanego oprogramowania komputerowego i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.
Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, przez:
- określenie systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, tworzących księgi rachunkowe, przeniesionych na komputerowy nośnik danych. Złożone wyjaśnienia, nie zostały uwzględnione, bowiem „Instrukcja korzystania z programu komputerowego” zawiera zasady ochrony programowej ksiąg rachunkowych w trakcie ich sporządzania (hasła dostępu, archiwizowanie, uprawnienia), nie zawiera natomiast postanowień określających sposób ochrony nośników danych, na które przeniesiono księgi rachunkowe, np. co do miejsca i sposobu ich przechowywania, celem zapewnienia ochrony przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem, w związku z przepisami art. 71 ust. 2 ustawy o rachunkowości;
- sporządzenie wykazu zbiorów tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych (w zakresie programu firmy ........). Złożone wyjaśnienia nie zostały uwzględnione, bowiem w przepisach wewnętrznych nie określono wprost, które zbiory danych z programu ........, wchodzą w skład ksiąg rachunkowych jednostki;
- jednoznaczne określenie zasad klasyfikacji zdarzeń dotyczących operacji przepływu gotówki pomiędzy kasą urzędu a rachunkiem bankowym, przy opisie funkcjonowania kont 101 „Kasa”, 130 „Rachunek bieżący jednostki budżetowej” i 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe”;
- ujęcie, w wykazie ksiąg rachunkowych, wszystkich stosowanych w jednostce ksiąg (dzienników częściowych);
- określenie sposobu (techniki) prowadzenia ewidencji analitycznej do kont 011 „Środki trwałe”, 013 „Pozostałe środki trwałe”, 020 „Wartości niematerialne i prawne”, 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” i 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”;
- określenie wersji stosowanego oprogramowania komputerowego i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Złożone wyjaśnienie nie zostało uwzględnione – przepisy art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2002 r. – zobowiązują kierownika jednostki do aktualizowania dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, tj. do dostosowania jej postanowień do aktualnie obowiązujących przepisów prawa;
stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 2, 3 i 4 ustawy o rachunkowości.
Obowiązek opracowania i aktualizowania dokumentacji opisującej zasady rachunkowości należy do kierownika jednostki, zgodnie z przepisami art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości – str. 7 – 10 protokołu.
2.2. Niesporządzanie miesięcznych zestawień obrotów i sald kont księgi głównej Urzędu Gminy (sporządzano kilka zestawień obrotów i sald obejmujące konta księgi głównej i obroty dzienników częściowych).
Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządzać na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald, zawierające elementy określone w przepisach art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości, pamiętając, że obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych – str. 12 protokołu.
2.3. Niezamieszczanie - na wpływających do Urzędu Gminy fakturach (rachunkach) od dostawców i wykonawców - daty ich wpływu.
Przestrzegać obowiązku zamieszczania na dokumentach, w tym na fakturach i rachunkach, daty ich wpływu do Urzędu Gminy, stosownie do obowiązku wynikającego z przepisów § 6 ust. 11 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.) oraz postanowień części II.A. § 5 ust. 4 „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych” – str. 13 protokołu.
2.4. Niezachowanie obowiązku bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych Urzędu Gminy.
Księgi rachunkowe prowadzić bieżąco, stosownie do przepisów art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości, wprowadzając do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, stosownie do przepisów art. 20 ust. 1 tej ustawy– str. 13, 14, 26, 30, 35, 39, 42, 56, 68, 140 protokołu.
2.5. Niezachowanie obowiązku ewidencji operacji gospodarczych w porządku systematycznym.
Zapisów operacji gospodarczych w księdze głównej Urzędu Gminy dokonywać wyłącznie na kontach przewidzianych do stosowania w zakładowym planie kont, z zachowaniem porządku systematycznego zapisów, stosownie do przepisów art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz zasad określonych w zakładowym planie kont, z zachowaniem właściwej korespondencji kont, a w szczególności:
a) na koncie 201„Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” ewidencjonować rozrachunki z tytułu robót, usług i dostaw, ujmując wszystkie rachunki i faktury z odroczonym terminem płatności zapisem:
- wpływ rachunki lub faktury:
Wn 400 „Koszty według rodzajów”,
Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”,
- dokonanie zapłaty:
Wn 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”,
Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”;
b) operacje związane z refundacją przez Powiatowy Urząd Pracy wynagrodzeń pracowników interwencyjnych:
- naliczenie wynagrodzeń brutto:
Wn 240 „Pozostałe rozrachunki”,
Ma 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
- naliczone i pobrane składki i zaliczka na podatek dochodowy:
Wn 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
Ma 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”,
Ma 225 „Rozrachunki z budżetami”,
- odprowadzenie zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych do Urzędu Skarbowego:
Wn 225 „Rozrachunki z budżetami”,
Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,
- wypłata wynagrodzeń pracownikom interwencyjnym:
Wn 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,
- refundacja wydatków przez Powiatowy Urząd Pracy:
Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych,
Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”,
c) rozrachunki z tytułu należnej sołtysom prowizji za inkaso podatków oraz z tytułu diet radnych gminy ewidencjonować:
- naliczenie prowizji lub diety:
Wn 400 „Koszty według rodzajów”,
Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”,
- wypłata prowizji lub diety:
Wn 240 „Pozostałe rozrachunki”,
Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”;
d) pobieranie odsetek z tytułu nieterminowego odprowadzenia przez inkasenta zebranych podatków ujmować:
Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,
Ma 750 „Przychody i koszty finansowe”;
e) zaprzestać ujmowania na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne” wartości zakupionych wydawnictw wydawanych na nośnikach elektronicznych (płyty CD lub DVD); zakupy te ujmować bezpośrednio w koszty zapisem:
Wn 400 „Koszty według rodzajów”,
Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” lub Ma 101 „Kasa”;
rozważyć możliwość prowadzenia ujmowania tych składników w pozabilansowej ewidencji ilościowej;
f) przekazanie dotacji dla podmiotów spoza sektora finansów publicznych ujmować:
Wn 810 „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje”,
Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”;
g) operacje dotyczące dokonania, na wniosek podatnika, potrącenia zaległości podatkowej z wzajemnej, bezspornej i wymagalnej wierzytelności podatnika wobec gminy ewidencjonować:
- przypis podatku:
Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”
Ma 750 „Przychody i koszty finansowe”;
- wpływ faktury za dostawy lub usługi:
Wn 400 „Koszty według rodzajów”,
Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”,
- dokonanie potrącenia:
Wn 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”
Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”;
h) operacje gospodarcze dotyczące dochodów budżetu gminy (dochody z tytułu czynszu dzierżawnego, za dostawę wody i odprowadzanie ścieków) na które wystawiono faktury VAT ujmować:
- w księdze głównej Urzędu Gminy:
* przypis należności - wystawienie faktury VAT:
Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,
Ma 750 „Przychody i koszty finansowe” - naliczona należność bez podatku VAT,
Ma 225 „Rozrachunki z budżetami” - naliczony podatek VAT,
* wpływ należności:
Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,
Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,
* przelew podatku VAT do Urzędu Skarbowego:
Wn 225 „Rozrachunki z budżetami”,
Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,
- w księdze głównej budżetu gminy:
* wpływ należności:
Wn 133 „Rachunek budżetu”,
Ma 901 „Dochody budżetu” (należność bez podatku VAT),
Ma 224 „Rozrachunki budżetu” (należny podatek VAT),
* przelew podatku VAT do urzędu skarbowego:
Wn 224 „Rozrachunki budżetu”,
Ma 133 „Rachunek budżetu”;
i) operacje gospodarcze dotyczące wpłat mieszkańców na realizacje wspólnych z gminą inwestycji, ujmować:
* w księdze głównej Urzędu Gminy:
- przypis należności (na podstawie zawartych umów)
Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”
Ma 750 „Przychody i koszty finansowe”,
- wpływ środków:
Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,
Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,
* w księdze głównej budżetu gminy:
- wpływ środków:
Wn 133 „Rachunek bieżący budżetu”,
Ma 901 „Dochody budżetu”,
- zaliczenie (na wniosek podatnika) dokonanej przez mieszkańca wpłaty (nienależnej lub w zawyżonej wysokości) na jego należności podatkowe:
Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,
Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”;
j) rozliczenia z podległymi gminie jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez te jednostki dochodów budżetowych ewidencjonować wyłącznie w księdze głównej budżetu gminy;
k) operacje gospodarcze dotyczące odsetek od kredytów zaciągniętych na finansowanie inwestycji, spłacanych w trakcie trwania inwestycji ujmować:
Wn 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)”,
Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”
i równolegle:
Wn 810 „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje”,
Ma 800 „Fundusz jednostki”,
l) należności z tytułu dochodów budżetowych, których terminy płatności przypadają w latach następnych (rozłożone na raty opłaty za przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności:
- przypisane należności rozłożone na raty:
Wn 226 „Długoterminowe należności budżetowe”,
Ma 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów”,
- przeniesienie części należności długoterminowych do należności przypadających na dany rok:
Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,
Ma 226 „Długoterminowe należności budżetowe”,
oraz zapis równoległy:
Wn 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów”,
Ma 760 „Pozostałe przychody i koszty”,
- wpłata należności:
* w księdze głównej Urzędu Gminy:
Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,
Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,
* w księdze głównej budżetu gminy:
Wn 133 „Rachunek budżetu”,
Ma 901 „Dochody budżetu”;
m) operacje dotyczące wpływu do kasy dochodów budżetowych ujmować, zgodnie z rzeczywistym przebiegiem tej operacji, stosownie do przepisów art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości zapisem:
Wn 101 „Kasa”,
Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,
stosownie do zasad funkcjonowania tych kont określonych w załącznikach Nr 1 i 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych -str. 16-19, 27-31, 33, 34, 35 protokołu.
2.6. Naruszenie zasady sprawdzalności ksiąg rachunkowych, w wyniku:
- zamieszczania na dowodach księgowych – nieprawidłowych numerów identyfikacyjnych (numeracja niezgodna z zasadami określonymi w przepisach wewnętrznych) lub niepełnych numerów identyfikacyjnych (brak poszczególnych członów numeru identyfikacyjnego);
- niezamieszczania na dowodach źródłowych wyłączanych spod wyciągu bankowego do odrębnego zbioru dokumentów - numeru identyfikacyjnego;
- niepowiązania dokumentów księgowych – poleceń przelewu – z dowodami źródłowymi (rachunkami, fakturami itp.) stanowiącymi podstawę sporządzenia polecenia przelewu;
- niezapewnienia powiązania dowodów zastępczych z dowodami źródłowymi przechowywanymi w odrębnych zbiorach (nie wskazano zbioru dokumentów, w którym przechowywane są dokumenty źródłowe oraz numerów identyfikacyjnych dowodów źródłowych bądź wskazywano, na dowodach zastępczych nieprawidłowe numery identyfikacyjnych dowodów źródłowych);
- dokonywania korekty błędnych zapisów na podstawie „Polecenie księgowania”, w którym nie wskazywano numeru identyfikacyjnego dowodu źródłowego, którego korekta dotyczy;
- niezamieszczania na dowodach źródłowych pełnej adnotacji o sposobie ich ujęcia w księgach rachunkowych wraz ze wskazaniem miesiąca księgowania i podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania;
- niesporządzania dowodów zastępujących dowody źródłowe wyłączone spod wyciągu bankowe i przechowywane w odrębnych zbiorach dokumentów (dotyczy większości dowodów w zakresie dochodów pozapodatkowych);
- dokonywania łącznych zapisów w dzienniku bez sporządzenia dowodu zbiorczego.
Przestrzegać obowiązku sprawdzalnego prowadzenia ksiąg rachunkowych, zgodnie z przepisami art. 24 ust. 1 i ust. 4 ustawy o rachunkowości, w szczególności:
- dowody źródłowe, stanowiące podstawę zapisu w księgach rachunkowych oznaczać numerami identyfikacyjnymi, w sposób określony w § 2 ust. 6 obowiązującej w jednostce „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych”, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości,
- w celu umożliwienia identyfikacji dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych zapewnić: powiązanie dowodów źródłowych (rachunki, faktury itp.) ze sporządzonymi na ich podstawie poleceniami przelewu oraz wzajemne powiązanie dowodów wewnętrznych zastępujących dowody wyłączone spod wyciągu bankowego i przechowywane w odrębnych zbiorach dokumentów i tych dowodów źródłowych (np. przez wskazanie zbioru, w którym przechowywane są dokumenty źródłowe oraz wskazanie numerów identyfikacyjnych dowodów źródłowych), stosownie do przepisów art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy;
- w dowodach źródłowych korygujących poprzednie zapisy wskazywać zapis pierwotny, sposób jego ujęcia w księgach rachunkowych, uzasadnienie dokonanej korekty i sposób jej ujęcia w księgach rachunkowych, celem zapewnienia identyfikacji dowodów źródłowych i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych, stosownie do art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości,
- w przypadku wyłączenia spod wyciągów bankowych dowodów źródłowych i przechowywania ich w odrębnych zbiorach – sporządzać i załączać dowody wewnętrzne o charakterze zastępczym, potwierdzające dokonanie operacji wewnątrz jednostki, stosownie do przepisów art. 20 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości,
- przestrzegać obowiązku zamieszczania na dowodach źródłowych pełnej adnotacji o ich zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach rachunkowych, przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), wraz z popisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości i postanowień części I. § 2 ust. 7 „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych” obowiązującej w Urzędzie Gminy - w przypadku dokonywania łącznych zapisów w dzienniku – obejmujących kilka dowodów księgowych - przestrzegać zasady sporządzania zbiorczych dowodów księgowych (będących podstawą tych zapisów), w których pojedynczo wymieniać dowody źródłowe objęte danym dowodem zbiorczym, stosownie do przepisów art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Złożone wyjaśnienie nie zostało uwzględnione - powołany przepis art. 21 ust. 1 lit. a ustawy o rachunkowości odnosi się do możliwości zaniechania zamieszczania na dowodzie źródłowym danych, o których mowa w ust. 1 pkt. 5 i 6 tego artykułu (m.in. dekretacji), jeżeli dane te wynikają z techniki dokumentowania zapisów księgowych, możliwość skorzystania z tego uproszczenia odnosi się więc do techniki dokumentowania zapisów - a nie rodzaju operacji gospodarczej - typowej dla jednostki czy też nie - str. 15, 16, 20, 21, 23 - 26, 36, 38 protokołu.
2.7. Dokonywanie zapisów na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” na podstawie dowodów wewnętrznych (poleceń księgowania) oraz tzw. stornem czerwonym, skutkujące niezgodnością zapisów na tym koncie z księgowością banku.
Przestrzegać zasady dokonywania zapisów na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” wyłącznie na podstawie wyciągów bankowych, zapewniając pełną zgodność zapisów między księgowością banku i księgowością jednostki, zgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta określonymi w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. -str. 22, 28-30 protokołu.
2.8. Przypadki dokonywania jednostronnych zapisów na kontach księgi głównej budżetu gminy.
Operacje gospodarcze ujmować na kontach księgi głównej z zachowaniem zasady podwójnego zapisu, stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 30 protokołu.
2.9. Dokonywanie zwrotu kwot zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz wadium na podstawie dokumentów niesprawdzonych pod względem merytorycznym i niezatwierdzonych do wypłaty.
Przestrzegać zasady dokonywania wydatków wyłącznie na podstawie dowodów źródłowych sprawdzonych pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zatwierdzonych do wypłaty przez osoby do tego upoważnione, zgodnie z postanowieniami części. II.A. § 5 ust. 4 „Instrukcji obiegu i kontroli finansowej dokumentów” – str. 36 protokołu.
3. W zakresie gospodarki kasowej i rozrachunków:
3.1. Niezgodność sald raportów kasowych z saldem konta 101„Kasa” na dzień 30 czerwca 2003 r.
Przestrzegać obowiązku zapewnienia zgodności salda konta 101 „Kasa” z saldami wynikającymi z raportów kasowych, stosownie do przepisów art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 42 protokołu.
3.2. Wykazanie na 31 grudnia 2003 r. nierealnego salda konta 226 „Długoterminowe należności budżetowe”, w wyniku wykazania na nim należności z tytułu opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego za cały okres objęty umową użytkowania wieczystego (bezpodstawnie wykazano należności na kwotę 2.913.345,05 zł) .
Na kontach rozrachunkowych wykazywać salda realne, tj. odzwierciedlające rzeczywisty stan rozrachunków, stosownie do art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Zobowiązać skarbnika gminy do zweryfikowania salda wykazanego na koncie 226 „Długoterminowe należności budżetowe” i wyksięgowania należności z tytułu opłat rocznych za użytkowanie wieczyste gruntu za cały okres objęty umową, które to należności nie są należnościami długoterminowymi podlegającymi ewidencji na tym koncie, zapisem:
Wn 840 „Rezerwy o rozliczenia międzyokresowe przychodów”,
Ma 226 „Długoterminowe należności budżetowe”,
zgodnie z zasadami funkcjonowania tych kont, określonymi w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. – str. 45 - 46 protokołu.
3.3. Dokonywanie zwrotu kwot stanowiących zabezpieczenia należytego wykonania umowy z naruszeniem terminu określonego w umowie zawartej z wykonawcą (do dnia kontroli przetrzymywano zabezpieczenia, których termin zwrotu upłynął m.in. 19.04.2001 r., 01.07.2002 r.) oraz przypadki zwrotu kwot zabezpieczenia bez odsetek za zwłokę
Wniesione przez wykonawców robót zabezpieczenie należytego wykonania umowy w pieniądzu zwracać z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszt prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wykonawcy, w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane, zgodnie z przepisami art. 148 ust. 5 i art. 151 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.) – str. 46 - 48 protokołu.
3.4. Przypadki ujęcia zobowiązań - wynikających z przedłożonych do rozliczenia faktur za roboty, dostawy i usługi wykonane w 2003 r. - w księgach rachunkowych roku 2004.
Zobowiązania wynikające z przedłożonych do rozliczenia rachunków i faktur za zrealizowane dostawy, roboty i usługi ujmować w księgach rachunkowych (w kosztach działalności i na kontach rozrachunkowych) roku obrotowego, którego dotyczą, niezależnie od terminu ich zapłaty, stosownie do art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 48 - 49 protokołu.
4. W zakresie dochodów:
4.1. Nierzetelne sporządzenie sprawozdania Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za rok 2003, przez:
a) zawyżenie skutków obniżenia górnych stawek podatkowych w podatku od nieruchomości, na łączną kwotę 8.385,16 zł, w wyniku:
- podwójnego ujęcia powierzchni części nieruchomości należących do osób prawnych o kwotę 5.576,77 zł;
- wyliczenia i wykazania w sprawozdaniu skutków obliczonych wg ewidencji podatkowej za I kwartał 2003 r., a więc nieuwzględnienia zmian w powierzchniach w poszczególnych kategoriach nieruchomości mających miejsce w trakcie 2003 r. - w zakresie podatku od osób fizycznych o kwotę 2.808,39 zł.
b) przyjęcie do ustalenia skutków obniżenia górnych stawek podatkowych powierzchni nieruchomości ustalonych na podstawie spisu powszechnego przeprowadzonego w 1996 roku, a nie na podstawie wykazów nieruchomości (podatnicy nie złożyli takich wykazów).
Przestrzegać obowiązku rzetelnego sporządzania sprawozdania Rb-PDP „Półroczne/ roczne sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy”, w tym wykazywania w kolumnie 3. “Skutki obniżenia górnych stawek podatków obliczone za okres sprawozdawczy” tego sprawozdania kwot stanowiących różnicę pomiędzy dochodami, jakie gmina mogłaby uzyskać stosując górne stawki podatku od nieruchomości a dochodami, jakie wynikają z zastosowania niższych stawek uchwalonych przez Radę Gminy, przyjmując do wyliczenia tej różnicy - w odniesieniu do podatku od nieruchomości od budynków mieszkalnych należących do podatników będących osobami fizycznymi - podstawę opodatkowania, stanowiącą rzeczywistą sumę powierzchni budynków mieszkalnych, wykazanych w informacjach o nieruchomościach składanych organowi podatkowemu - zgodnie z obowiązkiem określonym w art. 6 ust. 6 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2002 r. Nr 9, poz. 84 z późn. zm.), stosownie do przepisu § 10 ust. 1 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej i § 7 ust. 3 „Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego”, stanowiącej załącznik Nr 2 do tego rozporządzenia. Egzekwować, od podatników będących osobami fizycznymi, obowiązek składania wykazów nieruchomości, w tym dotyczących budynków mieszkalnych.
Do obliczenia skutków obniżenia górnych stawek podatkowych za dany rok przyjmować ewidencję podatkową za cały rok kalendarzowy, którego dotyczy sprawozdanie (a nie tylko za I kwartał), uwzględniając zmiany w powierzchni poszczególnych nieruchomości, mające miejsce w trakcie roku.
Sporządzić skorygowane sprawozdanie za 2003 r. (również w formie elektronicznej) oraz przekazać je do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia; załączyć szczegółową informację o wielkościach dokonanych korekt i wskazać, że korekta dokonana została w wyniku kontroli przeprowadzonej przez RIO.
- str. 49 i 50 protokołu.
4.2. Niezachowanie zasady powszechności opodatkowania podatkiem od nieruchomości, rolnym i leśnym, należnym od osób prawnych i jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, wskutek czego zaniżono dochody gminy w 2003 r. na łączną kwotę co najmniej 58.242,50 zł; w tym nieopodatkowanie: wspólnot wsi, kościelnych osób prawnych i szkół wyższych - w zakresie gruntów niezwolnionych od podatku. Nieegzekwowanie od podatników obowiązku terminowego składania deklaracji podatkowych, w tym od podatników korzystających ze zwolnień ustawowych.
Egzekwować, od podatników będących osobami prawnymi i jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, obowiązek przedkładania, w terminie do 15 stycznia, deklaracji podatkowych: w podatku od nieruchomości – zgodnie z przepisami art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych i w podatku rolnym – zgodnie z przepisami art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 1993 r Nr 94., poz. 431 z późn. zm.) oraz w podatku leśnym - zgodnie z art. 6 ust. 5 pkt.1 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200, poz.1682 z późn. zm.). Obowiązek złożenia deklaracji, stosownie do przepisów art.6 ust.10 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, art. 6a ust. 9 ustawy o podatku rolnym i art.6 ust. 6 ustawy o podatku leśnym, egzekwować również od podatników korzystających ze zwolnień ustawowych oraz ze zwolnień zastosowanych przez Radę Gminy, w celu możliwości ustalenia podstawy opodatkowanie tym podatkiem, niezbędnej m.in. do obliczenia skutków zastosowanych zwolnień, a także skutków obniżenia górnych stawek podatku wykazywanych w sprawozdaniach budżetowych z wykonania planu dochodów i wykonania podstawowych dochodów podatkowych.
Opodatkować podatkiem rolnym grunty figurujące w ewidencji geodezyjnej jako należące do wspólnot wsi. W przypadku wspólnot nieposiadających osobowości prawnej – tzn. w przypadku, gdy osoby uprawnione do udziału we wspólnocie gruntowej nie utworzyły spółki do sprawowania zarządu nad wspólnotą, stosownie do przepisu art. 14 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 czerwca 1963 r. o zagospodarowaniu wspólnot gruntowych (Dz. U. Nr 28, poz. 169 z późn. zm.) opłacających jednocześnie podatek rolny i podatek od nieruchomości lub podatek leśny – wystawiać nakaz płatniczy łącznego zobowiązania pieniężnego na któregokolwiek ze współwłaścicieli wspólnot, zgodnie z przepisem art. 6c ust. 2 ustawy o podatku rolnym. W przypadku opodatkowania tych gruntów wyłącznie podatkiem rolnym lub podatkiem leśnym albo podatkiem od nieruchomości - decyzje ustalające wysokość zobowiązania podatkowego doręczyć wszystkim współwłaścicielom, pamiętając, że zgodnie z przepisami art. 92 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 z późn. zm.) odpowiedzialność solidarną za zobowiązania podatkowe ponoszą wyłącznie ci podatnicy, którym doręczono decyzję ustalającą wysokość zobowiązania podatkowego. Opodatkować te wspólnoty również za lata ubiegłe, uwzględniając termin przedawnienia prawa do wymierzenia zobowiązań podatkowych; termin ten został określony w przepisach art. 68 § 1 i 2 – Ordynacji podatkowej (wspólnoty nie posiadające osobowości prawnej) oraz z uwzględnieniem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego – art. 70 § 1 tej ustawy.
Egzekwować od kościelnych osób prawnych obowiązek złożenia deklaracji na podatki i opłacanie zadeklarowanych podatków. Podmioty te są zwolnione z opodatkowania podatkiem od nieruchomości, stosownie do przepisów art.55 ust.5 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w RP (Dz. U. Nr 29, poz. 154 z późn. zm.), zgodnie z którym zwolnienie obejmuje nieruchomości lub ich części przeznaczone na cele mieszkalne duchownych i członków zakonu, jeżeli: są one wpisane do rejestru zabytków, służą jako internaty przy szkołach i seminariach duchownych, domy zakonów kontemplacyjnych, domy formacyjne zakonów i domy księży emerytów (sióstr emerytek), znajdują się w budynkach kurii diecezjalnych i biskupich, zakonnych zarządów generalnych i prowincjalnych w Sekretariacie Prymasa Polski i w Sekretariacie Konferencji Episkopatu Polski oraz art.40 ust.4 ustawy z dnia 4 lipca 1991 r. o stosunku Państwa do Polskiego Autokefalicznego Kościoła Prawosławnego (Dz. U. Nr 66 poz.287 z późn. zm.), mówiącym o zwolnieniu z opodatkowania kościelnych osób prawnych z podatku od nieruchomości lub ich części, stanowiących własność tych osób lub używanych przez nie na podstawie innego tytułu prawnego na cele niemieszkalne, z wyjątkiem części zajmowanej na wykonywanie działalności gospodarczej. Natomiast należy opodatkować je podatkiem rolnym, stosownie do przepisów art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku rolnym.
Opodatkować podatkiem od nieruchomości grunty i budynki szkół wyższych, zajęte na prowadzenie działalności gospodarczej (ośrodek wypoczynkowy). Stosownie do przepisów art.7 ust.2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych zwolnione z podatku od nieruchomości są szkoły wyższe, wyższe szkoły zawodowe oraz wyższe szkoły wojskowe; zwolnienie nie dotyczy przedmiotów opodatkowania zajętych na działalność gospodarczą inną niż odpłatna działalność badawcza, artystyczna, sportowa i doświadczalna oraz z opłat licencyjnych.
Wyegzekwować, od wszystkich podatników wymienionych w protokole kontroli - po określeniu wysokości zobowiązania podatkowego na podstawie przepisów art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej - podatki należne również za lata ubiegłe, z uwzględnieniem terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych określonego w przepisach art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej - str. 51 - 54 protokołu.
4.3. Nieweryfikowanie danych zawartych w deklaracjach podatkowych w zakresie zgodności deklarowanej powierzchni gruntów z ewidencją geodezyjną, prawidłowości zastosowanych stawek podatkowych oraz poprawności rachunkowej deklaracji, wskutek czego uszczuplono dochód gminy w 2003 r. na kwotę co najmniej 59.280,05 zł. oraz pobrano nienależne podatki na kwotę 32,40zł
Dokonywać bieżącej weryfikacji deklaracji podatkowych przedkładanych przez podatników będących osobami prawnymi i jednostkami organizacyjnymi, w celu m.in. stwierdzenia zgodności zadeklarowanych powierzchni gruntów z danymi wykazanymi w ewidencji geodezyjnej oraz prawidłowości zastosowanych stawek podatkowych, stosownie do art. 272 Ordynacji podatkowej. W przypadku wątpliwości co do rzetelności tej deklaracji - wezwać podatnika do udzielenia w wyznaczonym terminie niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, stosownie do przepisów art. 274a § 2 Ordynacji podatkowej; dokonywać również kontroli podatkowych celem ustalenia podstawy opodatkowania, stosownie do przepisów art. 281 i następnych Ordynacji podatkowej. Wyegzekwować deklaracje na podatek rolny i leśny oraz na podatek od nieruchomości od podatników wymienionych w protokole kontroli. W przypadku niezłożenia deklaracji przez podatników - określić stosownymi decyzjami, po wszczęciu postępowania, wysokość zobowiązania podatkowego tych podatników, stosownie do art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej. Prowadzić również kontrolę poprawności rachunkowej deklaracji w celu uniknięcia zaniżania należnych dochodów lub dokonywania przypisu w wysokości wyższej od należnej – str. 54 - 57 protokołu.
4.4. Przypadki niezamieszczania na deklaracjach podatkowych oraz wnioskach o udzielenie ulg i zwolnień w zapłacie podatku daty ich wpływu do organu podatkowego, co uniemożliwia kontrolę terminowości składania deklaracji podatkowych oraz terminowości rozpatrywania wniosków przez organ podatkowy.
Przestrzegać obowiązku zamieszczania na deklaracjach podatkowych oraz wnioskach podatników o udzielenie ulg i zwolnień w zapłacie podatku, daty ich wpływu do organu podatkowego; obowiązek zamieszczenia adnotacji o dacie wpływu wszelkiej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji, a więc i na deklaracjach podatkowych, wynika z postanowień § 6 ust. 11 “Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych”, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319) - str. 54, 68 protokołu.
4.5. Nieprawidłowości w ewidencji księgowej podatku należnego od osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej oraz od osób fizycznych, w podatkach: rolnym, leśnym, od nieruchomości oraz od środków transportowych, w tym:
-ewidencjonowanie wpłat podatków na koncie podatników niezgodnie z datą faktycznej zapłaty (przypadki ujmowania zarówno pod datą wcześniejszą, jak i późniejszą);
-przypadki dokonywania na koncie podatnika przypisu podatku od nieruchomości należnego od osoby prawnej, pomimo niezłożenia przez niego deklaracji na ten podatek;
-przypadki niebieżącego dokonywania przypisów i odpisów na koncie podatnika (cząstkowych kwot pod różnymi datami), w przypadku złożenia przez niego deklaracji korygującej;
-przypadki dokonywania „odpisów” na koncie podatnika – niezgodnie ze złożoną deklaracją korygującą;
-przypadki zarachowywania wpłat niezgodnie ze wskazaniem zamieszczonym przez podatnika na dowodzie wpłaty.
Przestrzegać zasady dokonywania przypisu podatku stanowiącego obciążenie konta podatnika na podstawie deklaracji podatkowej, zgodnie z przepisami § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 50, poz. 511 z późn. zm.). W przypadku niezłożenia deklaracji - po wszczęciu postępowania podatkowego - organ podatkowy winien ustalić, w drodze decyzji, wysokość zobowiązania podatkowego, stosownie do przepisu art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej; decyzja ta jest podstawą do dokonania przypisu tego zobowiązania na koncie podatnika, stosownie do cytowanego na wstępie przepisu rozporządzenia.
W przypadku złożenia przez podatnika deklaracji korygującej - na bieżąco dokonywać przypisów i odpisów zobowiązań podatkowych, zgodnych z kwotą wynikającą z korekty, w myśl przyjętych zarządzeniem Wójta Gminy zasad rachunkowości.
Przestrzegać obowiązku ewidencjonowania na kontach podatników dokonanej przez nich zapłaty podatków pod datą, którą - przy zapłacie gotówką - jest dzień wpłacenia kwoty podatku w kasie organu podatkowego lub na rachunek tego organu w banku, w placówce pocztowej, w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej albo dzień pobrania podatku przez inkasenta, natomiast w obrocie bezgotówkowym - dzień obciążenia rachunku bankowego podatnika lub rachunku podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej na podstawie polecenia przelewu, stosownie do przepisów art. 60 § 1 pkt 1 i 2 Ordynacji podatkowej.
Zmniejszenia kwoty zobowiązania podatkowego wynikające z deklaracji korygującej („odpisy”) ujmować w ewidencji podatkowej zgodnie z treścią złożonej przez podatnika deklaracji, stosownie do przepisów § 4 ust. 1 pkt 1 w związku z § 2 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. Dokonać korekty błędnego księgowania “odpisu” na koncie podatnika o nr 6 w komputerowej ewidencji podatkowej, prowadzonej dla osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej.
Przestrzegać wynikającej z przepisów art.62 § 1 Ordynacji podatkowej, zasady zarachowania wpłaty podatnika zgodnie z jego wskazaniem - str. 56, 65 - 66, 73 - 74 protokołu.
4.6. Niepobieranie odsetek od zaległości podatkowych - nie pobrano należnych odsetek na kwotę 858,50 zł.
Przestrzegać obowiązku egzekwowania od podatników odsetek od zaległości podatkowych, stosownie do przepisów art. 53 § 1 w związku z § 3 Ordynacji podatkowej; w przypadku dokonania wpłaty zaległości bez należnych odsetek za zwłokę dokonywać przerachowywania wniesionych wpłat rat podatkowych proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę, stosownie do przepisów art. 55 § 2 Ordynacji podatkowej. W przypadku niedotrzymania przez podatnika odroczonych terminów płatności, określonych decyzjami w sprawie odroczenia terminu płatności, organ podatkowy jest zobowiązany naliczyć odsetki za zwłokę począwszy od dnia pierwotnego terminu płatności do dnia dokonania wpłaty, zgodnie z przepisami art. 49 Ordynacji podatkowej oraz § 6 i 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, dokonywania zaokrągleń oraz zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. Nr 240 poz. 2063) - str. 57, 64 - 65, 73 - 74 protokołu.
4.7. Niezachowanie powszechności opodatkowania podatkiem od nieruchomości należnym od osób fizycznych, w wyniku niedokonania weryfikacji danych zawartych w ewidencji działalności gospodarczej.
Przestrzegać obowiązku zapewnienia powszechności opodatkowania osób fizycznych, w tym celu prowadzić weryfikację danych z ewidencji podatkowej z danymi wynikającymi z ewidencji działalności gospodarczej, stosownie do przepisów art. 272 Ordynacji podatkowej. W przypadku niezłożenia informacji o nieruchomościach związanych z działalnością gospodarczą - wezwać podatnika (osobę, która zarejestrowała działalność gospodarczą) do jej złożenia lub do udzielenia w wyznaczonym terminie niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, stosownie do przepisów art. 274 a § 2 Ordynacji podatkowej – str. 60 - 61 protokołu.
4.8. Nieżądanie od osób fizycznych - właścicieli nieruchomości - dopełnienia obowiązku złożenia informacji o nieruchomościach oraz nieegzekwowanie obowiązku ujawnienia w tych informacjach danych odnoszących się do powierzchni posiadanych gruntów.
Egzekwować - od podatników podatku od nieruchomości, będących osobami fizycznymi - obowiązek składania informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych oraz obowiązek ujawniania w tych informacjach wszystkich posiadanych nieruchomościach, w tym posiadanych gruntach, stosownie do przepisu art. 6 ust. 6 i ust. 10 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.
Przestrzegać zasady wynikającej z przepisów art. 6 ust. 6 i 7 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, zgodnie z którą organ podatkowy dokonuje wymiaru podatku od nieruchomości w oparciu o dane wynikające ze złożonej przez podatnika informacji o nieruchomościach, pamiętając jednocześnie że - zgodnie z przepisami art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2000 r. Nr 100, poz. 1086 z późn. zm.) - podstawą wymiaru podatków są dane zawarte w ewidencji gruntów i budynków, co powoduje obowiązek zachowania zgodności danych wykazanych przez podatnika z danymi ujętymi w tej ewidencji, zaś organ podatkowy – w ramach czynności sprawdzających dokonywanych na podstawie art. 272 Ordynacji podatkowej – winien sprawdzić tę zgodność. Ustalić, stosowną decyzją, wysokość zobowiązania podatkowego podatnikom wymienionym w protokole kontroli, również za lata ubiegłe, uwzględniając termin przedawnienia prawa do wymierzania zobowiązań podatkowych określony w przepisach art. 68 § 2 Ordynacji podatkowej - str. 61-62 protokołu.
4.9. Niepodejmowanie konsekwentnych czynności zmierzających do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do podatników zalegających z uiszczaniem zobowiązań podatkowych, w tym:
– wystawianie upomnień ze znacznym opóźnieniem w stosunku do terminu płatności - podatnikom podatku od nieruchomości należnego od osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej;
– niesystematyczne wystawianie upomnień podatnikom podatku od nieruchomości należnego od osób fizycznych,
– niesystematyczne wystawianie tytułów wykonawczych na zaległości w podatku od nieruchomości, należnego od osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej
- niewystawianie w 2003 roku tytułów wykonawczych na zaległości w podatku od nieruchomości od osób fizycznych i w podatku od środków transportowych,
– dopuszczenie do przedawnienia zobowiązań podatkowych od osób fizycznych w kwocie 192,90 zł;
– niewydawanie podatnikom, którzy nieuregulowali ciążącego na nich zobowiązania podatkowego decyzji określających wysokość zobowiązania podatkowego w podatku od środków transportowych lub wydawanie tych decyzji ze znacznym opóźnieniem,
– niepodejmowanie działań zmierzających do uzyskania od urzędów skarbowych informacji o sposobie załatwienia wniosków egzekucyjnych w podatku od nieruchomości od osób fizycznych, w wyniku czego nie ma możliwości ustalenia upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych,
- dopuszczenie do przedawnienia należności z tytułu zniesionego podatku od środków transportowych od osób fizycznych w kwocie 48.550,35 zł.
Dokonywać systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych, zgodnie z przepisami § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.). W przypadku zwłoki w zapłacie zobowiązania podatkowego podejmować czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego, wystawiając upomnienie oraz – po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu – tytuł wykonawczy, stosownie do przepisów § 3 ust. 1 i § 5 ust. 1 cytowanego rozporządzenia. W przypadku niewykonania obowiązku złożenia deklaracji przez podatnika i wpłacenia należnego podatku albo w sytuacji nie wywiązania się przez podatnika z obowiązku zapłaty podatku mimo złożenia deklaracji – wszczynać postępowanie podatkowe z urzędu, w drodze postanowienia, na podstawie przepisów art. 165 § 2 Ordynacji podatkowej; po przeprowadzeniu postępowania wystawiać decyzję określającą wysokość zobowiązania podatkowego, zgodnie z przepisami art. 21 § 3 tej ustawy. Decyzja określająca wysokość zobowiązania podatkowego jest podstawą do wystawienia tytułu wykonawczego. Podstawę wystawienia tytułu wykonawczego stanowi również deklaracja złożona przez podatnika, jeżeli zostało w niej zamieszczone pouczenie, że stanowi ona podstawę do wystawienia tytułu wykonawczego i do zobowiązanego przesłano upomnienie, stosownie do przepisów art. 3 a ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2002 r. Nr 110, poz. 968 z późn. zm.).
Podjąć czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego wobec podatników posiadających zaległości podatkowe. Przy podejmowaniu tych czynności rozważać uwzględnienie przepisu art. 67 § 4 Ordynacji podatkowej, w myśl którego organ podatkowy może umorzyć zaległość podatkową z urzędu, jeżeli m.in. zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że w postępowaniu egzekucyjnym nie uzyska się kwoty przewyższającej wydatki egzekucyjne lub kwota zaległości nie przekracza pięciokrotności wartości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym.
Występować do urzędów skarbowych z wnioskiem o udzielenie informacji o sposobie załatwiania wniosków egzekucyjnych, stosownie do przepisów § 8 cytowanego rozporządzenia oraz podejmować działania w stosunku do podatników w celu zabezpieczenia zaległości podatkowej hipoteką lub zastawem skarbowym, do czego uprawnia przepis art. 34 i art. 41 Ordynacji podatkowej.
Rozważyć możliwość dochodzenia od pracownika odpowiedzialnego za dopuszczenie do przedawnienia zobowiązań podatkowych z tytułu podatku od środków transportowych w kwocie 48.550,35 zł, odszkodowania na zasadach określonych w przepisach działu piątego ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 93 z późn. zm.) - str. 59, 69-71 protokołu kontroli.
4.10. Bezpodstawne różnicowanie, przez pracowników Urzędu Gminy, stawek podatkowych w podatku od nieruchomości dla poszczególnych podatników ze względu na kryteria podmiotowe, tj. miejsce zameldowania podatnika (Rada Gminy nie wprowadziła zróżnicowanych stawek w tym zakresie).
Zaprzestać różnicowania stawek podatkowych w podatku od nieruchomości ze względu na kryteria podmiotowe tj. ze względu na miejsce zameldowania podatnika. Stosownie do przepisów art. 5 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych stawki podatkowe określa Rada Gminy. Zgodnie z przepisami art. 5 ust. 2, 3 i 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych wysokość stawek podatkowych może być różnicowana jedynie ze względu na: lokalizację, rodzaj prowadzonej działalności, rodzaj zabudowy, przeznaczenie i sposób wykorzystywania gruntu, stan techniczny oraz wiek budynków, a zatem jedynie kryteria przedmiotowe.
Dokonać weryfikacji wszystkich kont podatników podatku od nieruchomości pod kontem prawidłowości zastosowanych stawek podatkowych. Powiadomić Samorządowe Kolegium Odwoławcze o wydaniu decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego podatników, w przypadku których zastosowano stawki podatku niezgodnie z uchwałą Rady Gminy, z rażącym naruszeniem prawa, celem wszczęcia z urzędu postępowania o stwierdzenie nieważności tych decyzji, stosownie do przepisów art. 247 § 1 pkt 3, art. 248 § 1 i § 2 pkt 1 Ordynacji podatkowej – str. 61-62 protokołu.
4.11. Nieegzekwowanie - od inkasentów podatków - obowiązku terminowego dokonywania wpłat zainkasowanej gotówki na rachunek bankowy budżetu gminy. Nieprawidłowe naliczanie, bądź nienaliczanie, odsetek inkasentom z tytułu nieterminowego odprowadzania pobranych podatków. Przypadek niewypłacenia inkasentowi prowizji w wysokości 200 zł z tytułu poboru podatków.
Egzekwować od inkasentów podatków obowiązek wnoszenia na rachunek bankowy budżetu gminy zainkasowanych kwot w terminie ustalonym, stosownie do przepisów art. 47 § 4a Ordynacji podatkowej. Termin ten może być - na wniosek inkasenta, ze względu na jego ważny interes - odroczony przez organ podatkowy po przeprowadzeniu postępowania podatkowego, stosownie do przepisów art. 48 § 1 pkt 1 w związku z § 2 Ordynacji podatkowej.
Stosownie do przepisu art. 51 § 3 w związku z art. 53 § 1 Ordynacji podatkowej raty podatków nie wpłacone w terminie przez inkasenta traktuje się jak zaległość podatkową, od której należy pobrać odsetki za zwłokę. Sprawdzić terminowość wpłat dokonywanych przez pozostałych - nie objętych kontrolą - inkasentów; w przypadku stwierdzenia zwłoki – wyegzekwować należne odsetki za zwłokę.
Wypłacić inkasentowi wsi ....... zaległą prowizję w wysokości 200 zł z tytułu poboru podatków, stanowiącą 10 % wartości kwoty wpłaconej 21 marca 2003 r. na rachunek budżetu gminy - str. 66 protokołu.
4.12. Nieprawidłowości w zakresie doręczenia decyzji ustalających wysokość zobowiązania pieniężnego (nakazów płatniczych), polegające na:
- nieegzekwowaniu od podatników obowiązku potwierdzenia daty doręczenia decyzji decyzji,
- nieterminowym doręczaniu decyzji co uniemożliwiło podatnikom dokonanie zapłaty I raty w terminach określonych w przepisach materialnego prawa podatkowego,
- niezamieszczeniu na nakazach adnotacji, że w przypadku doręczenia nakazów po 1 marca 2003 r. termin płatności wynosi 14 dni od daty doręczenia nakazu,
- nieprowadzeniu postępowania wyjaśniającego w sprawie niedoręczonych decyzji.
- nieudokumentowaniu doręczenia decyzji,
- bezzasadnym dokonywaniu przypisu podatku na kontach podatników, którym nie doręczono decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego.
Przestrzegać obowiązku doręczania podatnikom decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego za potwierdzeniem przez nich daty doręczenia, stosownie do przepisów art. 152 § 1 Ordynacji podatkowej. Zobowiązać osoby, przez które organ podatkowy doręcza nakazy płatnicze, do przestrzegania tych obowiązków.
Przestrzegać obowiązku doręczania podatnikom nakazów płatniczych w terminie nie późniejszym niż na 14 dni przed ustawowym terminem płatności zobowiązania podatkowego, stosownie do przepisu art. 47 § 1 i § 2 Ordynacji podatkowej oraz zamieścić adnotację, że w przypadku doręczenia nakazu z naruszeniem tego terminu – termin płatności wynosi 14 dni od dnia doręczenia nakazu - art. 47 § 2 tej ustawy.
Podejmować czynności mające na celu wyjaśnienie przyczyn niedoręczenia decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego, w przypadku nieważności doręczenia decyzji podatnikowi, którego miejsce zamieszkania jest nieznane, występować do sądu powszechnego z wnioskami o wyznaczenie dla nich przedstawicieli, celem doręczenia im nakazów płatniczych, stosownie do przepisów art. 138 § 1 i art. 154 § 2 Ordynacji podatkowej. Ustanowienie przedstawiciela umożliwia - w przypadku osoby zobowiązanej do zapłacenia podatku - wyegzekwowanie odsetek za zwłokę od dnia upływu terminu płatności podatku do dnia zapłaty, jak również dokonanie wpisu do księgi wieczystej przysługującej gminie hipoteki przymusowej na nieruchomościach podatnika.
Wykorzystywać sposób doręczenia decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego określony w przepisach art. 150 Ordynacji podatkowej.
W przypadku ustalenia, że podatnik nie żyje, wydać – po przeprowadzeniu postępowania o stwierdzenie nabycia spadku (art. 1025 Kodeksu cywilnego) – decyzję o odpowiedzialności spadkobierców za zobowiązania podatkowe spadkodawcy, stosownie do przepisów art. 100 w związku z art. 102 Ordynacji podatkowej.
Ponadto - w sytuacji, gdy podatnik odmawia przyjęcia nakazu płatniczego doręczanego mu przez sołtysa - dokonać doręczenia tego nakazu przez pocztę. Stosownie do treści art. 153 Ordynacji podatkowej, w sytuacji gdy adresat odmawia przyjęcia pisma przesłanego mu przez pocztę - pismo zwraca się nadawcy z adnotacją o odmowie jego przyjęcia oraz datą odmowy i uznaje się, iż pismo doręczone zostało w dniu odmowy jego przyjęcia przez adresata.
Niepodjęcie konsekwentnych i efektywnych czynności - mających na celu doręczenie nakazów płatniczych –powoduje, że, w myśl przepisów art. 21 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe nie powstaje. W związku z tym, że zobowiązanie nie powstaje - nie można go przypisać na koncie podatnika w związku z przepisami § 4 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego, zgodnie z którymi podstawą dokonania przypisu jest decyzja (skutecznie doręczona) - str. 62-64 protokołu.
4.13. Nieprawidłowości przy udzielaniu ulgi „żołnierskiej” w podatku rolnym, polegające na:
- nieprawidłowym ustaleniu okresu udzielenia ulgi żołnierskiej,
- udzielaniu ulg żołnierskich bez zebrania materiału dowodowego potwierdzającego fakt, że osoby powołane do służby wojskowej (syn podatnika) bezpośrednio przed powołaniem zamieszkiwały i pracowały w gospodarstwie rolnym podatnika i nie osiągały przychodów z innych źródeł,
- bezpodstawnym wymaganiu przez organ podatkowy składania kolejnego wniosku o udzielenie ulgi żołnierskiej na następny rok podatkowy,
- załatwianiu wniosków o udzieleniu dwóch ulg żołnierskich z naruszeniem terminu załatwienia sprawy.
Przy stosowaniu ulgi „żołnierskiej” w podatku rolnym przestrzegać zasad określonych w przepisach ustawy o podatku rolnym, przy czym:
- ulgę tę stosować za okres od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu powołania do służby wojskowej do ostatniego dnia miesiąca, w którym nastąpiło faktyczne zwolnienie z tej służby, zgodnie z art. 13a ust. 3 ustawy; jednakże udzielając tej ulgi na okres od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek, zgodnie z art. 13d ust. 3 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2003 r.
- ulgę tę stosować po zebraniu materiału dowodowego potwierdzającego, że osoba powołana do odbycia służby wojskowej bezpośrednio przed powołaniem do służby zamieszkiwała i pracowała w gospodarstwie rolnym podatnika i nie osiągała przychodów z innych źródeł;
dowodem potwierdzającym okres odbywania służby wojskowej oraz istnienie przesłanek udzielenia ulgi może być oświadczenie podatnika złożone pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, stosownie do przepisów art. 180 § 2 Ordynacji podatkowej;
Sprawy podatkowe wymagające postępowania wyjaśniającego przeprowadzać bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowane - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zgodnie z art. 139 § 1 Ordynacji podatkowej. Zawiadamiać podatników o przyczynie niedotrzymywania terminu rozpatrzenia sprawy wskazując nowy termin, w myśl art. 140 § 1 Ordynacji podatkowej - str. 67 i 68 protokołu.
4.14. Niezachowanie zasady powszechności opodatkowania podatkiem od środków transportowych, co skutkowało zaniżeniem dochodów gminy w latach 1999 - 2004 na kwotę co najmniej 24.456,67 zł, z czego za 2003 r. co najmniej 9.599,17 zł; przyjęcie od Starostwa Powiatowego niekompletnych informacji o zarejestrowanych i wyrejestrowanych pojazdach w okresie za 2003 r., uniemożliwiających określenie wysokości należnego podatku od środków transportowych.
Dokonywać bieżącej weryfikacji danych zawartych w podatkowej ewidencji środków transportowych z danymi z rejestru prowadzonego przez Starostwo Powiatowe zawartymi w otrzymywanych, od organów rejestrujących pojazdy, comiesięcznych informacjach, o których mowa w przepisach § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie informacji podatkowych (Dz. U. Nr 240, poz. 2061). Od Starostwa Powiatowego egzekwować obowiązek zamieszczania w informacjach wszystkich danych, o których mowa w przepisach § 5 ust. 2 tego rozporządzenia.
Wyegzekwować - od podatników będących właścicielami środków transportowych wskazanych w załączniku do protokołu kontroli – obowiązek złożenia deklaracji na podatek od środków transportowych, stosownie do przepisów art. 9 ust. 6 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. W razie wątpliwości co do rzetelności złożonej deklaracji - wezwać podatnika do udzielenia niezbędnych wyjaśnień lub do skorygowania deklaracji, wskazując przyczyny, dla których dane zawarte w deklaracji poddaje się w wątpliwość, stosownie do art. 274 § 1 Ordynacji podatkowej.
Opodatkować właścicieli środków transportowych wykazanych w załączniku do protokołu kontroli, określając stosowną decyzją wysokość zobowiązania podatkowego, również za lata poprzednie, stosownie do przepisów art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej, uwzględniając termin przedawnienia zobowiązań podatkowych, określony w przepisach art. 70 § 1 tej ustawy; zaległości wyegzekwować wraz z należnymi odsetkami za zwłokę - str. 71 - 73 protokołu.
4.15. Nieegzekwowanie - od podatników składających deklaracje na podatek od środków transportowych - wykazywania w tych deklaracjach wszystkich danych niezbędnych do prawidłowego opodatkowania danego pojazdu (m.in. brak informacji o wyposażeniu pojazdów w katalizator i o systemie zawieszenia osi jezdnych).
Egzekwować od osób fizycznych i osób prawnych będących właścicielami środków transportowych obowiązek składania deklaracji na podatek od środków transportowych na dany rok podatkowy, sporządzonych według ustalonego wzoru i zawierających szczegółowe dane niezbędne do ustalenia właściwej stawki podatku, stosownie do przepisów art. 9 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - str. 73 protokołu.
4.16. Nieprawidłowe opodatkowanie środków transportowych – przyczep – stanowiących, łącznie z pojazdem silnikowym, zadeklarowany przez podatnika zespół pojazdów; nieudokumentowanie przesłanek zwolnień od podatku od środków transportowych przyczep wykorzystywanych wyłącznie do celów rolniczych.
Przy opodatkowaniu przyczep wchodzących w skład zespołów pojazdów stosować odpowiednie stawki określone przez Radę Gminy w zależności od dopuszczalnej masy całkowitej zespołu pojazdów, stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 5, 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych; określić – po przeprowadzeniu postępowania podatkowego - właściwą wysokość zobowiązania podatkowego podatników wymienionych w protokole kontroli, stosownie do przepisów art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej.
Przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, mające na celu potwierdzenie wykorzystywania przyczep, wymienionych w załączniku nr IV.A/16 do protokołu kontroli, wyłącznie do prowadzenia działalności rolniczej przez podatników - str. 72, 73 protokołu kontroli.
4.17. Nieprzestrzeganie obowiązujących przepisów przy ustalaniu i pobieraniu opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, przez:
- wydawanie zezwoleń mimo złożenia przez wnioskodawcę niekompletnego wniosku o wydanie zezwolenia oraz niezłożenia przez wnioskodawcę wszystkich wymaganych dokumentów;
- wydawanie zezwoleń mimo niewniesienia w całości opłaty przed wydaniem zezwolenia;
- niewydawanie decyzji stwierdzającej wygaśnięcie zezwolenia, w sytuacji gdy przedsiębiorca nie złożył oświadczenia o wartości sprzedaży napojów alkoholowych w roku poprzednim lub nie wniósł opłaty za korzystanie z zezwolenia w ustawowo określonym terminie,
- pobieranie opłat - w roku nabycia lub utraty ważności zezwolenia – w niewłaściwej wysokości (zaniżono ogółem o kwotę 222,64 zł oraz pobrano opłaty w wysokości zawyżonej ogółem o kwotę 244,87 zł).
Przy ustalaniu i pobieraniu opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2002 r. Nr 147, poz. 1231 z późn. zm.), a w szczególności:
- egzekwować, od osób ubiegających się o wydanie zezwoleń, obowiązek zamieszczania we wniosku danych określonych w przepisach art. 18 ust. 5 ustawy oraz dołączenia do wniosku dokumentów wymienionych w przepisach art. 18 ust. 6 ustawy.
W przypadku złożenia wniosku, który nie zawiera wszystkich wymaganych przepisami informacji lub niezałączenia kompletu dokumentów wzywać wnioskodawcę do usunięcia braków w terminie 7 dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpatrzenia, stosownie do przepisów art. 64 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. nr 98 poz. 1071 z późn. zm.).
- zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wydawać jedynie po uprzednim uiszczeniu przez wnioskodawcę należnej opłaty, w pełnej wysokości, stosownie przepisów art. 111 ust. 2 i 3 powołanej ustawy;
- w przypadku niezłożenia przez przedsiębiorcę oświadczenia o wartości sprzedaży napojów alkoholowych w roku poprzednim (o którym mowa w przepisie art. 111 ust. 4 ustawy) lub niedokonania opłaty w wysokości określonej w przepisach art. 111 ust. 2 i 5 w terminach, o których mowa w art. 111 ust. 7, wydawać decyzję stwierdzającą wygaśnięcie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, stosownie do przepisów art. 18 ust. 12 pkt 5 powołanej ustawy;
- w roku nabycia zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych opłaty pobierać w wysokości proporcjonalnej do okresu ważności zezwolenia, stosownie do przepisów art. 111 ust. 8 ustawy; wystąpić do przedsiębiorców, którzy wnieśli zaniżone opłaty o dokonanie wpłaty we właściwie ustalonej wysokości; w przypadku odmowy kwoty te wyegzekwować w trybie postępowania egzekucyjnego w administracji oraz dokonać zwrotu nadpłat przedsiębiorcom, którzy wnieśli opłaty w zawyżonej wysokości - str. 75 – 80 protokołu.
4.18. Nieprawidłowe prowadzenie ewidencji analitycznej dochodów z tytułu czynszu dzierżawy i najmu.
Ewidencję analityczną do konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, w zakresie dochodów z tytułu czynszów najmu i dzierżawy prowadzić według dłużników i podziałek klasyfikacji budżetowej, w sposób umożliwiający sprawowanie kontroli terminowości wpłat należności i ustalenie stanu rozrachunków z poszczególnymi najemcami, i dzierżawcami– ewentualnych zaległości i nadpłat, stosownie do zasad funkcjonowania tego konta, określonych w rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych – str. 81 protokołu.
4.19. Niepobieranie odsetek za zwłokę od nieterminowo wnoszonych wpłat z tytułu czynszu najmu, dzierżawy oraz opłat z tytułu użytkowania wieczystego gruntów (wskutek czego uszczuplono dochody gminy o co najmniej 116,69 zł); niepodejmowanie czynności zmierzających do wyegzekwowania zaległych należności z tych tytułów.
Egzekwować - od dzierżawców, najemców gruntów gminnych oraz użytkowników wieczystych - obowiązek wnoszenia opłat (czynszów) w terminach określonych odpowiednio w umowach oraz w przepisach art. 71 ust. 4 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2000 r. Nr 46, poz. 543 z późn. zm.). Od nieterminowych wpłat naliczać i egzekwować odsetki za zwłokę w wysokości określonej w umowie, a w przypadku braku uregulowania umownego – w wysokości ustawowej, stosownie do przepisu art. 481 § 1 i 2 w związku z przepisami art. 359 § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.). W stosunku do zalegających z uiszczeniem należności kierować wezwania do zapłaty, z zakreśleniem jej terminu, a po bezskutecznym upływie tego terminu rozważać kierowanie spraw na drogę postępowania sądowego, na podstawie przepisów części drugiej „Postępowanie egzekucyjne” ustawy z dnia 17 listopada 1996 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296 z późn. zm.) – str. 82-85 protokołu.
5. W zakresie wydatków budżetowych:
5.1. Nieprawidłowości dotyczące ustalania i wypłacania wynagrodzenia pracownikom Urzędu Gminy, polegające na:
- niepodawaniu w angażach stawki procentowej przyznanych dodatków do wynagrodzenia zasadniczego (dodatku funkcyjnego i specjalnego),
- nieprawidłowym ustaleniu wysokości dodatku za wieloletnią pracę, spowodowane nieprawidłowym ustaleniem terminu, od którego powinna następować zmiana stawki tego dodatku (w badanej próbie zaniżono wypłacony dodatek o łączną kwotę 1.214,96 zł),
- nieprawidłowym ustaleniu kategorii zaszeregowania.
Przy ustalaniu wynagrodzenia pracownikom Urzędu Gminy przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. Nr 33, poz. 264, z późn. zm.), w szczególności:
- przestrzegać obowiązku określania, poza kwotą dodatku funkcyjnego i specjalnego, stawki procentowej przyznanego dodatku, zgodnie z przepisami § 6 ust. 1 i § 8 ust. 1 rozporządzenia,
- jeżeli nabycie prawa do wyższej stawki dodatku za wieloletnią pracę nastąpiło w ciągu miesiąca - wyższą stawkę dodatku wypłacać począwszy od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do dodatku lub wyższej stawki dodatku, zgodnie z przepisami § 11 ust. 5 pkt 1 tego rozporządzenia. Do okresów pracy uprawniających do dodatku za wieloletnią pracę, pracownikom uprzednio zarejestrowanym w Urzędzie Pracy wliczać okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych, zgodnie z przepisami art. 79 ust. 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. Nr 99, poz. 1001), w związku z przepisami § 11 ust. 1 rozporządzenia. Dokonać prawidłowego naliczenia dodatków stażowych pracownikom wskazanym w protokole kontroli i wypłacić zaniżone kwoty tego dodatku.
- ustalić pracownikowi Urzędu Gminy – wskazanemu w protokole kontroli – kategorię zaszeregowania zgodną z określoną w „Tabeli stanowisk, kwot wynagrodzenia zasadniczego, dodatku funkcyjnego i wymagań kwalifikacyjnych oraz stanowisk, zaszeregowań i wymagań kwalifikacyjnych pracowników urzędów gmin, miast (miast na prawach powiatu)”, stanowiącą załącznik Nr 3 do tego rozporządzenia – str. 86 - 88 protokołu.
5.2. Przypadek wypłacenia nagrody jubileuszowej przed dniem nabycia do niej prawa.
Nagrody jubileuszowe wypłacać niezwłocznie po nabyciu przez pracownika prawa do tej nagrody, nie wcześniej jednak niż w dniu upływu okresu uprawniającego do niej, zgodnie z przepisami § 12 ust. 4 i 5 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 r. – str. 90 protokołu.
5.3. Niedołączenie, do akt osobowych pracowników, dokumentów związanych z przyznaniem nagród.
Sporządzać i składać do akt osobowych pracownika odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody, zgodnie z przepisami art. 105 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – str. 91 protokołu.
5.4. Przypadek nieprawidłowego ustalenia podstawy naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2003 r., w wyniku niezmniejszenia podstawy jego naliczenia o kwoty wynagrodzenia wypłaconego za dni usprawiedliwionej nieobecności w pracy (urlop szkoleniowy), co spowodowało zawyżenie dodatkowego wynagrodzenia o kwotę 255,52 zł (brutto); nieprawidłowe ustalanie współczynnika służącego do obliczania wynagrodzenia za 1 dzień urlopu.
Dodatkowe wynagrodzenie roczne wypłacać zgodnie z przepisami ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160 poz. 1080 z późn. zm.), uwzględniając składniki wynagrodzenia przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, stosownie do przepisów art. 4 ust. 1 tej ustawy. Do składników wynagrodzenia przyjmowanych za podstawę ustalenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie wliczać m.in. wynagrodzenia za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy, zgodnie z przepisami 6 pkt 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop ( Dz. U. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.). Dokonać przeliczenia wypłaconego pracownikowi dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2003 r. i wystąpić o dobrowolny zwrot nadpłaconej kwoty, w przypadku odmowy rozważyć możliwość obciążenia tą kwotą osób odpowiedzialnych za jej nieprawidłowe ustalenie, stosując zasady określone w przepisach działu piątego ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
Współczynnik służący do ustalenia wynagrodzenia za 1 dzień urlopu ustalać odrębnie w każdym roku kalendarzowym, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieląc przez 12, zgodnie z przepisami § 19 rozporządzenia - str. 93 protokołu.
5.5. Nieprzestrzeganie przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych przez:
- zawarcie w „Regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych” postanowień uzależniających wysokości świadczeń udzielonych ze środków tego funduszu od wymiaru czasu pracy,
- nieprzekazanie do 31 maja 2003 r. kwoty stanowiącej 75% równowartości odpisu,
- nieprzyznawanie świadczeń socjalnych pracownikom interwencyjnym,
- nieokreślenie, w porozumieniach o prowadzeniu wspólnej działalności socjalnej z Gminną Biblioteką Publiczną i Ośrodkiem Pomocy Społecznej, sposobu rozliczeń.
Przy prowadzeniu działalności socjalnej przestrzegać przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.), w szczególności:
- dostosować postanowienia „Regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Urzędu Gminy”, przez wykreślenie postanowień uzależniających wysokości świadczeń udzielonych ze środków tego funduszu od wymiaru czasu pracy; zgodnie z przepisami art. 8 ust. 1 przyznawanie świadczeń ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych uzależnia się wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych do korzystania ze środków funduszu,
- równowartość naliczonych i dokonanych odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na dany rok kalendarzowy przekazywać na rachunek bankowy funduszu – w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że do dnia 31 maja tego roku przekazywać kwotę stanowiącą co najmniej 75 % równowartości odpisów, stosownie do art. 6 ust. 2 ustawy,
- opieką socjalną objąć wszystkich zatrudnionych w Urzędzie Gminy pracowników, w tym pracowników interwencyjnych, zgodnie z przepisami art. 2 pkt 5 cytowanej ustawy,
- określić sposób rozliczeń z tytułu prowadzenia wspólnej działalności socjalnej z Gminną Biblioteką Publiczną i Ośrodkiem Pomocy Społecznej, stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 cytowanej ustawy - str. 94, 96 protokołu.
5.6. Nieprawidłowości przy rozliczaniu kosztów podróży służbowych pracowników, polegające na:
- niewskazywaniu, w rozliczeniu kosztów podróży służbowych odbytych prywatnym samochodem pracownika - pojemności skokowej silnika,
- rozliczeniu kosztów podróży służbowej odbytej w innych dniach, niż wskazane w poleceniu wyjazdu służbowego,
- niewskazywaniu, w poleceniach wyjazdu służbowego środka lokomocji właściwego do odbycia podróży służbowej,
- wypłaceniu należności z tytułu podróży służbowej innej osobie niż wskazana w poleceniu wyjazdu służbowego,
- wystawianiu poleceń wyjazdu służbowego i rozliczania kosztów podróży osobie niebędącej pracownikiem Urzędu Gminy (zleceniobiorcy).
Koszty podróży służbowych pracowników na obszarze kraju rozliczać zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.), w szczególności:
- w poleceniu wyjazdu służbowego wskazywać środek transportu właściwy do odbycia podróży, stosownie do przepisów § 5 ust. 1 rozporządzenia,
- rozliczać wyłącznie koszty podróży służbowych odbytych w terminie i do miejsca określonego przez pracodawcę, stosownie do przepisów § 3 rozporządzenia,
- w celu prawidłowego rozliczenia kosztów podróży służbowej odbytej samochodem prywatnym egzekwować od pracownika wskazanie w rozliczeniu tych kosztów pojemności skokowej silnika, zgodnie z przepisami § 5 ust. 3 tego rozporządzenia.
- koszty podróży służbowych wypłacać osobom wskazanym w poleceniu wyjazdu służbowego, w związku z przepisami § 3 rozporządzenia.
- przestrzegać zasady wystawiania poleceń wyjazdu służbowego wyłącznie pracownikom Urzędu Gminy, stosownie do przepisów rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. W przypadku ponoszenia przez zleceniobiorcę wydatków związanych z należytym wykonaniem zleconego zadania, w zawartej umowie zlecenia ustalać zasady dokonywania zwrotu tych wydatków, w związku z przepisami art. 742 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964r. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.) - str. 97 – 99, 104 protokołu.
5.7. Bezpodstawne wypłacanie radnemu zatrudnionemu w Urzędzie Gminy diet za udział w sesjach Rady Gminy i posiedzeniach Komisji Rozwoju Gospodarczego oraz Komisji Mienia Komunalnego i Budżetu, od początku kadencji do 28 maja 2004 r., w łącznej kwocie 2.400 zł, w sytuacji gdy radny – w wyniku niezłożenia wniosku o urlop bezpłatny - utracił mandat.
Przestrzegać przepisów art. 24b ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, stosownie do których osoba wybrana na radnego nie może wykonywać pracy w ramach stosunku pracy w urzędzie gminy, w której uzyskała mandat. Niezłożenie przez pracownika – wybranego na radnego - wniosku o urlop bezpłatny w terminie 7 dni od dnia ogłoszenia wyników wyborów, jest równoznaczne ze zrzeczeniem się mandatu, stosownie do przepisów art. 24b ust 5 cytowanej ustawy, a w tej sytuacji należało przygotować projekt uchwały Rady Gminy stwierdzającej wygaśnięcie mandatu, w związku z przepisami art. 190 ust. 2 ustawy z dnia 16 lipca 1998 r. Ordynacja wyborcza do rad gmin, rad powiatów, sejmików województw (tekst jednolity: Dz. U. z 2003 r. Nr 159, poz. 1547). Niedopełnienie tego obowiązku sankcjonowało niezgodny z prawem stan faktyczny, o czym należy powiadomić Wojewodę Lubelskiego – str. 100 i 101 protokołu.
5.8. Niezasadne wypłacanie pracownikom Urzędu Gminy diet za udział w pracach komisji przetargowej, odbywanej w godzinach pracy Urzędu.
Pracownikom Urzędu Gminy nie wypłacać diet za udział w pracach komisji przetargowej, które odbywają się w godzinach pracy urzędu, a pracownik nie korzysta w tym czasie ze zwolnienia od pracy lub urlopu wypoczynkowego, bowiem za czas ten otrzymuje on wynagrodzenie ze stosunku pracy, stosownie do przepisów art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1593 z późn. zm.) oraz art. 80 Kodeksu pracy - str. 101, 102 protokołu.
5.9. Niepotrącanie i nieprzekazywanie do właściwego urzędu skarbowego zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, od wynagrodzenia naliczonego członkom Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
Przestrzegać obowiązku wypłacania wynagrodzeń członkom Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych za udział w posiedzeniach tej komisji, po potrąceniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, zgodnie z przepisami art. 13 pkt 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.); przepisy tej ustawy nie przewidują zwolnienia przychodów z tego tytułu od podatku dochodowego. Potrącone zaliczki przekazywać do właściwego urzędu skarbowego – str. 102 protokołu.
5.10. Nieprawidłowe wypłacanie członkom OSP ekwiwalentu pieniężnego za udział w działaniach ratowniczych, w wyniku ustalania czasu udziału strażaka w tych działaniach według uznania wójta, mimo, że ze sporządzonych przez kierującego tymi działaniami „potwierdzeniach udziału w zdarzeniach” wynika inny (dłuższy) udział w działaniach; wypłacanie członkom OSP ekwiwalentu za udział w zawodach sportowo – pożarniczych strażackich organizowanych przez Powiatową Komendę Państwowej Straży Pożarnej, na podstawie „zgłoszeń drużyn”, bez potwierdzenia udziału strażaków w tych zawodach.
Ekwiwalent pieniężny za udział w działaniu ratowniczym lub szkoleniu pożarniczym organizowanym przez Państwową Straż Pożarną wypłacać członkom Ochotniczych Straży Pożarnych, za każdą godzinę udziału w działaniu ratowniczym lub szkoleniu pożarniczym, zgodnie z przepisami art. 28 ust.1 i 2 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej (Dz. U. z 2002 r. Nr 147, poz. 1229, z późn. zm.).
Złożone wyjaśnienia nie zostały uwzględnione, z uwagi na fakt, że udział poszczególnych członków OSP w działaniach ratowniczych jest dokumentowany „potwierdzeniem udziału w zdarzeniu”, zgodnie z przepisami § 15 pkt 12 „Instrukcji w sprawie zasad sporządzania i obiegu dokumentacji zdarzeń”, stanowiącej załącznik Nr 3 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 grudnia 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad organizacji krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego (Dz. U. Nr 111, poz. 1311 z późn. zm.), a zatem wójt gminy nie może dowolnie, w przepisach wewnętrznych, ustalać czasu udziału poszczególnych strażaków w działaniu ratowniczym.
Wypłacić członkom Ochotniczych Straży Pożarnych, wskazanym w protokole kontroli, nieopłacone kwoty ekwiwalentu.
W celu zapewnienia wypłacania ekwiwalentu pieniężnego członkom ochotniczych straży pożarnych faktycznie uczestniczącym w szkoleniu pożarniczym organizowanym przez Państwową Straż Pożarną - ekwiwalent ten wypłacać po uzyskaniu potwierdzenia uczestnictwa danego strażaka w tym szkoleniu, w związku z przepisami art. 35 a ust. 1 i 3 ustawy o finansach publicznych – str. 103 - 104 protokołu.
6. W zakresie zamówień publicznych:
6.1. Określenie przedmiotu zamówienia w postępowaniach na zakup i dostawę materiałów biurowych w sposób utrudniający uczciwą konkurencję, tj. przez bezzasadne wskazanie znaku towarowego (marki) objętych zamówieniem artykułów.
Określając w specyfikacji istotnych warunków zamówienia przedmiot zamówienia przestrzegać zasady zakazującej określania przedmiotu zamówienia w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję m.in. przez wskazywanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia przedmiotu zamówienia, stosownie do przepisów art. 29 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.). Określenie przedmiotu zamówienia poprzez wskazanie marki lub znaku towarów lub pochodzenia możliwe jest jedynie w sytuacjach określonych w przepisie art. 29 ust. 3 cytowanej ustawy, tj. gdy zamawiający dopuścił składanie ofert równoważnych – str. 105, 107 i 109 protokołu.
6.2. Nieprawidłowe ustalenie wartości szacunkowej zamówienia na roboty budowlane w przypadku udzielenia zamówienia na montaż, wraz z dostawą, prasy komorowej do zagęszczania osadu w gminie Ludwin, przez wskazanie wartości niższej od wartości wynikającej z prawidłowo sporządzonego kosztorysu.
Przestrzegać obowiązku ustalenia wartości zamówienia publicznego na roboty budowlane zgodnie z art. 33 ust.1 i 2 Prawa zamówień publicznych. Ustalenie wartości szacunkowej zamówienia na początku postępowania decyduje o obowiązku stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych i wyborze odpowiednich procedur postępowania. Jeżeli przedmiotem zamówienia jest wykonanie robót budowlanych to wartość zamówienia ustala się na podstawie kosztorysu inwestorskiego sporządzonego na etapie opracowania dokumentacji projektowej albo na podstawie programu funkcjonalno-użytkowego zgodnie z art. 33 ust. 1 pkt. 1 Prawa zamówień publicznych. W przypadku gdy przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych wartość zamówienia ustala się na podstawie planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym w myśl przepisów art. 33 ust. 1 pkt. 2 Prawa zamówień publicznych - str.117 protokołu.
6.3. Nieustalenie wartości szacunkowej zamówienia publicznego na zakup emulsji asfaltowej.
Przestrzegać obowiązku ustalenia wartości zamówienia publicznego zgodnie z art. 32 ustawy Prawo zamówień publicznych. Ustalenie wartości szacunkowej zamówienia jest konieczne dla ustalenia obowiązku stosowania ustawy i przestrzegania stosowania jej przepisów odpowiednio do wartości zamówienia - str.111 protokołu.
6.4. Brak potwierdzenia, że oferty zostały złożone w terminie wyznaczonym w ogłoszeniu, spowodowany niezachowaniem kopert, w których złożono oferty (dotyczy postępowania na zakup i dostawę materiałów biurowych z dnia 21.06.2004 r.).
Przestrzegać – wynikającego z przepisów art. 97 ust. 1 w związku z art. 96 ust. 1 i 2 Prawa zamówień publicznych – obowiązku dokumentowania postępowania i przechowywania tej dokumentacji w sposób gwarantujący nienaruszalność, przez okres czterech lat od dnia zakończenia postępowania; zachowanie kopert wraz z oznaczoną na nich datą wpływu oferty jest niezbędne do udokumentowania, że oferty zostały złożone w terminie, mając na uwadze art. 84 ust. 2 tej ustawy – str. 108 protokołu.
6.5. Nieodrzucenie – w postępowaniu na zakup mebli do Urzędu Gminy – oferty niespełniającej warunków określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, tj. niekompletnej, do której oferent nie przedłożył wymaganych dokumentów; niewykluczenie z udziału w postępowania – w tym samym postępowaniu, a także w postępowaniu na zakup i dostawę materiałów biurowych z dnia 21 czerwca 2004 r. - oferentów, którzy nie złożyli (lub złożyli niekompletne) - wymaganych przez specyfikację istotnych warunków zamówienia - dokumentów potwierdzających spełnianie określonych przez zamawiającego warunków oraz nieunieważnienie postępowania na zakup i dostawę materiałów biurowych z dnia 21 czerwca 2004 r., z uwagi na brak wymaganej liczby ważnych ofert.
Przestrzegać obowiązku odrzucania ofert, których treść nie odpowiada wymaganiom specyfikacji istotnych warunków zamówienia; od wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia (niezależnie od wartości zamówienia oraz trybu postępowania) w każdy trybie postępowania - żądać – w specyfikacji istotnych warunków zamówienia – złożenia oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, stosownie do przepisów art. 36 ust. 1 pkt 9 w związku z art. 44, art. 50, art. 56 ust. 3, art. 68, art. 73 i art. 76 ust. 2 Prawa zamówień publicznych.
Oferentów, którzy nie złożą takich oświadczeń, wykluczać z postępowania, a ich oferty uznać za odrzucone, stosownie do przepisów art. 24 ust. 2 pkt 3 i art. 24 ust. 4 tej ustawy. Jeżeli, w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania o cenę nie złożono co najmniej dwóch ofert niepodlegających odrzuceniu, postępowanie należy unieważnić, stosownie do przepisu art. 93 ust. 1 pkt 2 ustawy – str. 108, 110 protokołu.
6.6. Zapłacenie za dostawę materiałów biurowych ceny wyższej o 76,08 zł od ceny ofertowej.
Wynagrodzenie za zrealizowane zamówienie wypłacać w wysokości wynikającej z zawartej umowy oraz zgodnie ze złożoną ofertą. Niekorzystna dla zamawiającego zmiana treści umowy, której skutkiem jest zmiana treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru oferenta, jest – stosownie do przepisów art. 144 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych – możliwa wyłącznie wówczas, gdy konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy. Wystąpić do kontrahenta o zwrot nadpłaconej kwoty, w związku z art. 144 ust. 2 ustawy - str. 106-107 protokołu.
6.7. Brak kontrasygnaty skarbnika gminy na umowie w sprawie wykonania zmian w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego.
Umowy i inne czynności prawne skutkujące powstaniem zobowiązań pieniężnych, przedkładać skarbnikowi gminy lub osobie przez niego upoważnionej, celem ich kontrasygnaty, stosownie do art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym. Powołany przepis ma charakter bezwzględnie obowiązujący. Brak kontrasygnaty skarbnika powoduje nieskuteczność czynności prawnej – co oznacza, że czynność prawna nie jest dotknięta wadą nieważności, nie może jednak wywoływać skutków prawnych – str. 112 protokołu.
6.8. Zawarcie umowy na wykonanie zmian w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego gminy Ludwin, pomimo niewniesienia przez wykonawcę, najpóźniej w dniu podpisania umowy, zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
Przestrzegać zasad pobierania zabezpieczenia należytego wykonania umowy wynikających ze specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz z zawartej umowy. Stosownie do przepisów art. 94 ust. 2 ustawy, w przypadku gdy wykonawca, którego oferta została wybrana nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 93 ust. 1 Prawa zamówień publicznych – str. 113 protokołu.
6.9. Nienaliczenie i niepobranie kar umownych za niedotrzymanie terminu umowy dotyczącej wykonania zmian w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego gminy Ludwin.
Każdorazowo naliczać i pobierać kary umowne, w tym za niedotrzymanie przez kontrahenta terminu wykonania zamówienia publicznego. Wyliczyć należne kary umowne, stosownie do postanowień § 13 ust. 1 pkt 2 umowy z dnia 9 kwietnia 2001 r. i wezwać wykonawcę do dobrowolnej ich zapłaty, stosownie do przepisu art. 484 § 1 Kodeksu cywilnego; w przypadku odmowy spełnienia świadczenia przez wykonawcę – rozważyć możliwość wyegzekwowania kar umownych w drodze postępowania sądowego – str. 113-115 protokołu.
6.10. Nieodrzucenie oferty, dotyczącej modernizacji drogi we wsi Ludwin Kolonia, zawierającej błędy w obliczeniu ceny, czym naruszono przepis art. 27a ust. 1 pkt. 5 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych i nie unieważnienie postępowania na modernizację drogi z uwagi na wpływ mniej niż 2 ofert niepodlegających odrzuceniu, czym naruszono przepis art. 27b ust. 1 pkt. 1 ustawy.
Poprawiając omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny w sposób określony w przepisach art. 88 ust.1 lit. a Prawa zamówień publicznych, zawiadamiać o tym wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty. Odrzucać ofertę, jeśli wykonawca nie zgodzi się na poprawienie omyłki rachunkowej w obliczeniu ceny, stosownie do art. 89 ust. 1 pkt 7 ustawy. Odrzucać oferty zawierające błędy, których nie można poprawić na podstawie art. 88 ustawy i unieważniać postępowanie o udzielenie zamówienia w przypadku wystąpienia okoliczności wymienionych w art. 93 ust. 1 Prawa zamówień publicznych - str. 146 protokołu.
6.11. Nieprawidłowe sformułowanie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia w postępowaniu o montaż wraz z dostawą prasy komorowej do zagęszczania osadu w gminie Ludwin, polegające na:
- żądaniu wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w przedziale od 2 % do 10 % ceny ofertowej, bez określenia wysokości wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy;
-zamieszczeniu w treści specyfikacji wartości przedmiotu zamówienia, co mogło spowodować zawyżenie cen w składanych ofertach do wartości wskazanej przez zamawiającego i w ten sposób udzielenie zamówienia na warunkach zaproponowanych przez oferentów, które mogły być mniej konkurencyjne.
Treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia formułować zgodnie z wymaganiami określonymi w przepisach art. 36 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, wskazującego niezbędne elementy specyfikacji. Żądając wniesienia zabezpieczenia określać procentową wielkość wymaganego zabezpieczenia, pozostającą w przedziale od 2 % do 10 % ceny ofertowej, stosownie do art. 150 ust. 2 ustawy.
Kwotę, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, podawać bezpośrednio przed otwarciem ofert, zgodnie z art. 86 ust. 3 ustawy - str.118 protokołu.
6.12. Nieokreślenie w umowie (na dostawę prasy komorowej do zagęszczania osadu w gminie Ludwin), wysokości wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy i niepobranie tego zabezpieczenia od wybranego wykonawcy w postępowaniu o wartości zamówienia poniżej 60.000 euro, mimo określenia w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wymogu wniesienia takiego zabezpieczenia.
Przestrzegać obowiązku określania w umowie, a następnie pobrania od wybranego wykonawcy zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości i formie określonej przez zamawiającego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w art. 147-151 Prawa zamówień publicznych - str.119 protokołu.
6.13. Zaniżenie wartości zamówienia publicznego, związanego z dostawą i montażem wyposażenia hali sportowej w Ludwinie, w celu uniknięcia stosowania procedur udzielania zamówień określonych w ustawie o zamówieniach publicznych, dotyczących:
- publikacji ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych;
- protokołu postępowania,
- terminów,
- protestów i odwołań,
z naruszeniem art. 3 ust. 2 w związku z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych,
Zaprzestać zaniżania wartości zamówienia w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy zgodnie z zasadą określoną w przepisach art. 32 ust. 2 Prawa zamówień publicznych. Jednocześnie przestrzegać określonego w przepisie art. 32 ust. 1 tej ustawy obowiązku ustalenia wartości zamówienia z należytą starannością. Przestrzegać przepisów ustawy odpowiednich do ustalonej wartości zamówienia - str.121 protokołu.
6.14. Nieprawidłowe lub niekompletne sformułowanie treści ogłoszenia o przetargu nieograniczonym na dostawę i montaż wyposażenia hali sportowej w Ludwinie, przez:
- niepodanie informacji co do pobierania (lub niepobierania) wadium (w ogłoszeniu nie żądano wniesienia wadium, mimo że w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający określił wysokość wadium wymaganego od oferentów);
- niepodanie daty zamieszczenia ogłoszenia, co uniemożliwiło ustalenie terminu wszczęcia postępowania;
- nieokreślenie czy podany termin realizacji zamówienia jest terminem wymaganym czy pożądanym, do czego zobowiązywał art. 30 pkt 3 ustawy o zamówieniach publicznych.
W ogłoszeniu o przetargu nieograniczonym zamieszczać co najmniej informacje wymagane przepisem art. 41 Prawa zamówień publicznych. Przepisy te wymagają zamieszczenia w ogłoszeniu o przetargu informacji w zakresie m.in.: terminu realizacji zamówienia, informacji na temat wadium (jego pobierania lub niepobierania) wraz z określeniem wysokości wadium - str.122 protokołu.
6.15. Niezamieszczenie ogłoszenia o wyniku postępowania na dostawę i montaż wyposażenia hali sportowej w Ludwinie w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego oraz niezawiadomienie wszystkich uczestników postępowania o wyborze oferty, zgodnie z art. 50 ust. 1 i 2 ustawy o zamówieniach publicznych.
O wyborze oferty zawiadamiać niezwłocznie wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia, a jeżeli wartość zamówienia przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60.000 euro-również Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej Urzędu, podając nazwę (firmę) i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz jej cenę. Po zawarciu umowy w sprawie zamówienia o wartości przekraczającej równowartość 60.000 euro, przekazywać ogłoszenie o udzieleniu zamówienia Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych - stosownie do art.95 ust.1 Prawa zamówień publicznych. - str. 123 protokołu.
6.16. Dokonanie zmiany umowy na dostawę i wyposażenie hali sportowej w Ludwinie, powodującej gruntowną zmianę przedmiotu zamówienia (zmiana wartości przedmiotu zamówienia w 88,97 % w stosunku do wartości określonej w umowie), z naruszeniem art. 72 ust. 3 ustawy.
Zmiany, w wyniku których zrezygnowano ze znacznej części zamówienia sprzętu sportowego zastępując go zamówieniem innego rodzaju urządzeń sportowych, spowodowały, że udzielono zamówienia dodatkowego w trybie z wolnej ręki z naruszeniem art. 71 ust. 1 pkt 5 ustawy.
Zamawiający może odstąpić od umowy w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, zgodnie z art. 145 ustawy. Niewystąpienie jednej z wymienionych przesłanek i związku przyczynowego pomiędzy pierwszą i drugą powoduje, że odstąpienie przez zamawiającego od umowy wywoła skutki w postaci obowiązku zapłacenia kar umownych. W żadnym jednak z wymienionych przypadków, ustawa nie pozwala na udzielenie w to miejsce dodatkowego zamówienia, bez przeprowadzenia odrębnego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, co wynika z ar. 140 ust. 2 ustawy - str.124 protokołu.
6.17. Nieuzasadnione udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki na roboty dodatkowe (wykonanie dodatkowych 60 przyłączy wodociągowych) w postępowaniu o wykonanie sieci wodociągowej z przyłączami w miejscowościach: Rogóżno, Rozpłucie II, Jagodno, Rozpłucie I w gminie Ludwin, pomimo niewystąpienia wszystkich okoliczności uzasadniających zastosowanie tego trybu na podstawie art. 71 ust. 1 pkt 5 ustawy o zamówieniach publicznych, tj. wystąpienia sytuacji, której nie można było wcześniej przewidzieć.
Zamówienia na roboty dodatkowe w trybie z wolnej ręki dokonywać tylko w przypadku, jeżeli roboty dodatkowe są niezbędne do prawidłowego wykonania zamówienia podstawowego, a konieczność ich wykonania wystąpiła w wyniku zaistnienia sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia, jeżeli z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów lub wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego - stosownie do art. 67 ust.1 pkt.5 Prawa zamówień publicznych - str. 128 protokołu.
6.18. Niepotwierdzenie na piśmie zmian postanowień zawartej umowy na wykonanie sieci wodociągowej wraz z przyłączami w miejscowościach: Rogóżno, Rozpłucie II, Jagodno, Rozpłucie I, w części dotyczącej przedmiotu zamówienia - zwiększenie długości sieci o dodatkowe 232,5 mb.
Przestrzegać zasady określonej przepisami art. 77 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U.Nr 16, poz. 93 z późn.zm.), stanowiącej, że jeśli umowa została zawarta na piśmie, jej uzupełnienie, zmiana albo rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej powinno być stwierdzone pismem. Umowa w sprawie zamówienia publicznego wymaga pod rygorem nieważności zachowania formy pisemnej, chyba że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej stosownie do art. 139 ust.2 Prawa zamówień publicznych - str.130 protokołu.
6.19. Dopuszczenie do - nieuzasadnionej i niepotwierdzonej zmianą umowy - zmiany przez wykonawcę sposobu wykonania przedmiotu zamówienia, tzn. wykonanie sieci wodociągowej z przyłączami z użyciem rur niższej jakości oraz o średnicy większej niż przewidziane w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w ofercie i w zawartej umowie, skutkujące podwyższeniem wynagrodzenia wykonawcy, co najmniej o kwotę 3.095,19 zł. brutto, z naruszeniem art. 76 ustawy o zamówieniach publicznych.
Zobowiązania regulować na warunkach wynikających z zawartych na piśmie umów, zgodnie z art. 28 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych i art. 139 ust. 2 Prawa zamówień publicznych. Nie dokonywać zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy lub zmiany te są korzystne dla zamawiającego. Zaistnienie okoliczności uzasadniających zmianę umowy powinno wynikać z dokumentacji postępowania. Zmiana umowy dokonana z naruszeniem powyższego zapisu jest nieważna - art.144 Prawa zamówień publicznych - str.130 protokołu.
7. W zakresie mienia komunalnego:
7.1. Nieokreślenie przez Radę Gminy wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład tego zasobu.
Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały określającej wieloletni program gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz zasady wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. Nr 71, poz. 733 z późn. zm.) – str. 132 protokołu.
7.2. Przypadki niesporządzania wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę; niezamieszczanie w wykazach nieruchomości przeznaczonych do oddania w użytkowanie wieczyste i dzierżawę wszystkich wymaganych przepisami informacji; nieudokumentowanie faktu wywieszenia wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie Urzędu Gminy oraz podania do publicznej wiadomości informacji o ich wywieszeniu.
Przestrzegać obowiązku sporządzania i podawania do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania m.in. w dzierżawę, zgodnie z przepisami art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz.U. z 2004 r. Nr 261, poz.2603.); w wykazach nieruchomości zawierać informacje określone w przepisach art. 35 ust. 2 tej ustawy, w tym w szczególności oznaczenie nieruchomości według księgi wieczystej (pkt 1).
Dokumentować (np. w formie notatki służbowej, adnotacji bądź innego dowodu) wykonanie ustawowych czynności dotyczących oddawania nieruchomości w dzierżawę, w tym wywieszenie wykazu w siedzibie Urzędu Gminy oraz podanie do publicznej wiadomości informacji o jego wywieszeniu w sposób zwyczajowo przyjęty, mając na uwadze przepisy art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396 z późn. zm.) zgodnie z którymi samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygnięcia spraw – str. 134, 135, 138 protokołu.
7.3. Wydawanie decyzji w sprawie przekształceń prawa użytkowania wieczystego przysługującego osobom fizycznym w prawo własności na podstawie wniosków niezawierajacych kompletu danych (m.in. brak wskazania imion rodziców wnioskodawców, numeru ewidencyjnego PESEL, oznaczenia nieruchomości wg księgi wieczystej, informacji o wysokości opłaty rocznej).
Decyzje w sprawie przekształcenia prawa użytkowania wieczystego przysługującego osobom fizycznym w prawo własności wydawać na podstawie wniosków, zawierających informacje określone w § 2 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 grudnia 1997 r. w sprawie wniosku o przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności (Dz. U. Nr 157, poz. 1037) – str. 137 protokołu.
7.4. Nieprawidłowe prowadzenie ewidencji analitycznej do kont 011 „Środki trwałe”, polegające na:
- ujęciu w ewidencji składników majątkowych, których wartość jednostkowa jest niższa od wartości minimalnej określonej w obowiązujących przepisach dla tej grupy składników majątkowych (przypadki),
- niebieżącym wprowadzaniu składników majątku do ewidencji (przypadki).
Ewidencję analityczną do konta 011 „Środki trwałe” prowadzić w sposób odpowiadający wymogom określonym w przepisach ustawy o rachunkowości oraz prawidłowo opracowanym zakładowym planie kont, a w szczególności:
- na koncie 011 „Środki trwałe” i w ewidencji analitycznej prowadzonej do tego konta ujmować wyłącznie urządzenia i przedmioty, których wartość początkowa w dniu nabycia przekracza kwotę, o której mowa w przepisie art. 16f ust. 3 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.),
- przestrzegać obowiązku bieżącego – w miesiącu dokonania operacji – ujmowania operacji gospodarczych związanych z przychodem środków trwałych, stosownie do przepisów art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości - str. 139-142 protokołu.
7.5. Bezzasadne umorzenie - w 100 % - wartości niematerialnych i prawnych o wartości jednostkowej przekraczającej wielkość ustaloną w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Wartości niematerialne i prawne o wartości przekraczającej wielkość ustaloną w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (aktualnie 3.500 zł) umarzać i amortyzować stopniowo, przy zastosowaniu stawek określonych w przepisach tej ustawy, stosownie do przepisów § 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych – str. 141, 142 protokołu.
Jeżeli uważa Pan, że wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo przez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Panu – zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego.
Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdania z jego realizacji, w formie pisemnej i elektronicznej (np. na dyskietce lub na adres wkgf@lublin.rio.gov.pl) oczekuję w terminie 30 dni od daty doręczenia Panu tego wystąpienia.
Do wiadomości:
Rada Gminy w Ludwinie