Lublin, 27 września 2004 r.

RIO – II – 60/50/2004

Pan Stanisław Kozyra

Wójt Gminy Łukowa

Szanowny Panie Wójcie,

W okresie od 26 maja do 23 lipca 2004 r. inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie – Regina Krzanowska i Grzegorz Gałan - przeprowadzili kompleksową kontrolę gospodarki finansowej gminy Łukowa.

Do ustaleń kontroli, zawartych w protokole omówionym i podpisanym 30 lipca 2004 r. zastrzeżeń nie wniesiono.

Wyniki kontroli gospodarki finansowej gminy Łukowa są ogólnie pozytywne, jednak stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia przy realizacji zadań określonych w ustawach oraz w statucie gminy, które są wynikiem niedostatecznej znajomości obowiązujących przepisów prawa oraz niewłaściwej ich interpretacji.

W zakresie spraw ogólno – organizacyjnych stwierdzono m.in. nieokreślenie formy organizacyjno – prawnej jednostek oświaty (Szkole Podstawowej w Osuchach, Łukowej i Chmielku oraz Gimnazjum w Łukowej), nieprzeprowadzenie w 2003 r. w podległych i nadzorowanych jednostkach kontroli przestrzegania procedur kontroli finansowej, mimo obowiązku określonego przepisami art. 127 ust. 2 ustawy o finansach publicznych.

W zakresie księgowości stwierdzono nieprzestrzegania przepisów ustawy o rachunkowości, w szczególności: niezachowanie porządku chronologicznego w dzienniku Urzędu Gminy, niesporządzanie miesięcznych zestawień obrotów dzienników częściowych, niezachowanie porządku systematycznego przy księgowaniu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych, niezamieszczanie na dowodach księgowych podpisu osoby odpowiedzialnej za dekretację dowodów.

Przy kontroli sprawozdań budżetowych stwierdzono nieegzekwowanie od kierowników jednostek podległych gminie obowiązku złożenia wymaganych przepisami prawa jednostkowych sprawozdań budżetowych (Rb 27 S, Rb – Z, Rb – N), a także nieprzestrzeganie przez wójta gminy obowiązku sporządzenia wymaganych sprawozdań jednostkowych (Rb – 50, Rb 27 - ZZ, Rb – Z, Rb – N), niezachowanie zasady sporządzania zbiorczych sprawozdań budżetowych na podstawie sprawozdań jednostkowych, niewykazanie w sprawozdaniu Rb – 30 Zakładu Gospodarki Wodnej w Łukowej wymaganych informacji o zobowiązaniach.

Wyniki kontroli dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych są w ogólnym wymiarze pozytywne. Kontrola stwierdziła jednakże, że organ podatkowy nie podejmował konsekwentnych czynności zmierzających do wszczęcia postępowania egzekucyjnego wobec części podatników posiadających zaległości podatkowe.

W zakresie mienia komunalnego stwierdzono nieuregulowanie stanu prawnego władania nieruchomościami stanowiącymi własność gminy przez Zakład Gospodarki Wodnej w Łukowej (zakład budżetowy) i Gminny Ośrodek Kultury w Łukowej (instytucja kultury), stwierdzono też nieprawidłowości polegające na niebieżącym ujmowaniu w księgach rachunkowych zdarzeń związanych z nabyciem i zbyciem środków trwałych.

Stwierdzono naruszenie przepisów ustawy o zamówieniach publicznych tj. zasady równego traktowania podmiotów ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego, przy udzieleniu zamówienia na wykonanie remontu generalnego kwater grobów “Ofiar Września 1939 r.” na cmentarzu w miejscowości Łukowa.

W zakresie rozliczeń finansowych jednostki samorządu terytorialnego z jej jednostkami organizacyjnymi stwierdzono nieprzestrzeganie przepisów prawa przy ustalaniu przez Zakład Gospodarki Wodnej w Łukowej – planowanego stanu środków obrotowych na koniec 2003 r. oraz nierozliczenie tej jednostki z nadwyżki środków obrotowych w sposób ustalony przepisami prawa.

Poniżej podaję stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz wnioski co do sposobu ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).

W załączniku do wystąpienia pokontrolnego wskazuję osoby odpowiedzialne za stwierdzone nieprawidłowości.

1. W zakresie ustaleń ogólno-organizacyjnych:

1.1. Niepowołanie zastępcy wójta.

Powołać zastępcę wójta, stosownie do postanowień § 37 Statutu Gminy Łukowa i przepisów art. 26a ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), w związku z przepisami art. 2 pkt 3 ustawy z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1593 z późn. zm.) – str. 4 protokołu.

1.2. Nieokreślenie formy organizacyjno-prawnej Szkole Podstawowej w Osuchach, Łukowej i Chmielku oraz Gimnazjum w Łukowej.

Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekty uchwał w sprawie określenia formy organizacyjno-prawnej Szkoły Podstawowej w Osuchach, Łukowej i Chmielku oraz Gimnazjum w Łukowej, stosownie do przepisów art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. h ustawy o samorządzie gminnym; zgodnie z przepisami art. 79 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jednolity: Dz. U. z 1996 r. Nr 67, poz. 329 z późn. zm.) - szkoły mogą być prowadzone zarówno w formie jednostek budżetowych jak i zakładów budżetowych. Wybór formy organizacyjno-prawnej funkcjonowania szkoły decyduje o zasadach jej finansowania ze środków budżetu gminy – powinien być więc dokonany przez Radę Gminy; uchwały Rady Gminy określające formę organizacyjno – prawną szkół przedłożyć radom tych szkół, a w przypadku ich braku – radom pedagogicznym, z wnioskiem o wprowadzenie stosownych zapisów w statutach szkół, stosownie do przepisów art. 50 ust. 2 pkt 1 w związku z art. 52 ust. 2 ustawy o systemie oświaty – str. 7 protokołu.

1.3. Nieprzeprowadzenie w 2003 r. kontroli przestrzegania procedur kontroli finansowej w podległych i nadzorowanych jednostkach organizacyjnych gminy.

Przestrzegać obowiązku przeprowadzania kontroli finansowej we wszystkich jednostkach organizacyjnych gminy, przy czym kontrolą w zakresie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, obejmować w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych, stosownie do przepisów art. 127 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.) – str. 7 protokołu.

1.4. Niepowierzenie na piśmie skarbnikowi gminy obowiązków i odpowiedzialności w zakresie określonym w przepisach ustawy o finansach publicznych.

Skarbnikowi gminy powierzyć obowiązki i odpowiedzialność w zakresie prowadzenia rachunkowości, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, stosownie do przepisów art. 35 ust. 1 w związku z przepisami art. 35 ust. 7 ustawy o finansach publicznych. Niepowierzenie obowiązków i odpowiedzialności w omawianym zakresie powoduje, że skarbnik gminy nie jest głównym księgowym budżetu jednostki samorządu terytorialnego w rozumieniu cytowanych przepisów.

Obowiązki i odpowiedzialność w zakresie prowadzenia rachunkowości powierzyć na piśmie, mając na uwadze przepisy art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

Uaktualnić zakres czynności skarbnika gminy wymieniając w nim zadania określone m.in. w regulaminie organizacyjnych Urzędu Gminy ustalonym przez Wójta Gminy zarządzeniem nr 3/28/04 z dnia 15 marca 2004r. oraz obowiązki w zakresie określonym przepisami art. 35 ust. 1 pkt 1 – 4 ustawy o finansach publicznych, w związku z postanowieniami zawartymi w części III A pkt 3 „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych” ogłoszonych przez Ministra Finansów Komunikatem Nr 1 z dnia 30 stycznia 2003 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 3, poz. 13) – str. 8 protokołu.

1.5. Niesporządzenie wykazu osób upoważnionych do kontroli i zatwierdzania dokumentów księgowych;

Sporządzić wykaz osób upoważnionych do sprawowania kontroli merytorycznej, rachunkowej i formalnej dokumentów oraz ich zatwierdzania do wypłaty, stosownie do obowiązku wynikającego z postanowień zawartych na str. 28 „Instrukcji obiegu i kontroli finansowej dokumentów księgowych”, wprowadzonej do stosowania zarządzeniem Wójta Gminy nr 6/2001 z dnia 30 grudnia 2001r. – str. 11 protokołu.

2. W zakresie księgowości i sprawozdawczości:

2.1. Nieprawidłowe przeksięgowanie na koniec 2003r.:

- saldo konta 902 “Wydatki budżetu” (przeniesiono na konto 962 “Wynik na pozostałych operacjach”),

- saldo konta 961 “Niedobór lub nadwyżka budżetu” oraz saldo konta 962“Wynik na pozostałych operacjach” przeniesiono na konto 960 “Skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu” na koniec roku zamiast w następnym roku, pod datą zatwierdzenia budżetu,

- saldo konta 860 “Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy” – przeniesiono na konto 800 “Fundusz jednostki” na koniec roku zamiast pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego.

Przestrzegać zasad dokonywania obowiązujących przeksięgowań, w szczególności:

- pod datą ostatniego dnia roku budżetowego saldo konta 902 „Wydatki budżetowe” przenosić na konto 961 “Niedobór lub nadwyżka budżetu”,

- w roku następnym, pod datą zatwierdzenia budżetu przenosić saldo konta 961 “Niedobór lub nadywżka budżetu” na konto 960 “Skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu” oraz koszty ujęte na koncie 962 “Wynik na pozostałych operacjach “ na stronę Wn konta 960, a przychody ujęte na koncie 962 “Wynik na pzostałych operacjach “na stronę Ma konta 960 “Skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu”,

- saldo konta 860 “Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy” przenosić w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego na konto 800 “Fundusz jednostki”,

stosownie do przepisów, określonych w załącznikach Nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 175) – str. 12, 13, 14 protokołu.

2.2. Niezachowanie porządku chronologicznego w dzienniku Urzędu Gminy oraz niesporządzanie miesięcznych zestawień obrotów dzienników częściowych.

Przestrzegać obowiązku chronologicznego ujmowania zdarzeń w dzienniku Urzędu Gminy, stosownie do przepisów art. 14 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Przy stosowaniu dzienników częściowych, grupujących zdarzenia według rodzajów, sporządzać zestawienia obrotów dzienników za dany okres sprawozdawczy, stosownie do przepisów art. 14 ust. 3 ustawy o rachunkowości – str. 14, 15 protokołu.

2.3. Niezachowanie obowiązku prowadzenia w księdze głównej budżetu i Urzędu Gminy zapisów o zdarzeniach gospodarczych w porządku systematycznym, w tym:

- nieprowadzenie ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez te jednostki dochodów budżetowych na koncie 222 “Rozliczenie dochodów budżetowych” księgi głównej budżetu gminy,

- nieprawidłowe księgowanie operacji gospodarczych dotyczących przekazania środków pieniężnych z rachunku budżetu na rachunek bankowy wydatków Urzędu Gminy oraz operacji dotyczących przekazywania podatku od towarów i usług (VAT) do Urzędu Skarbowego,

- nieprawidłowe ujmowanie operacji związanych z naliczeniem odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

Przestrzegać obowiązku dokonywania - na kontach księgi głównej - zapisów o zdarzeniach w ujęciu systematycznym, stosownie do przepisów art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości, a w szczególności:

a) ewidencję rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez te jednostki dochodów budżetowych prowadzić na koncie 222 “Rozliczenie dochodów budżetowych” księgi głównej budżetu gminy, ujmując:

- na stronie Wn konta 222 – dochody budżetowe zrealizowane przez jednostki budżetowe w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań jednostek budżetowych Rb – 27 S “Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych”, w korespondencji z kontem 901 “Dochody budżetu”,

- na stronie Ma konta 222 – przelewy dochodów budżetowych na rachunek budżetu gminy, dokonane przez jednostki budżetowe, w korespondencji z kontem 133 “Rachunek budżetu”,

b) operacje dotyczące przekazania środków pieniężnych z rachunku budżetu gminy na wyodrębniony rachunek bankowy wydatków Urzędu Gminy należy ujmować w księdze głównej Urzędu Gminy jako:

Wn 130/JW „Rachunek bieżący jednostek budżetowych – wydatki”,

Ma 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”,

c) przekazanie podatku od towarów i usług (VAT) do Urzędu Skarbowego należy ujmować:

* w księdze głównej budżetu gminy:

Wn 901 „Dochody budżetu”,

Ma 133 „Rachunek budżetu”,

* w księdze głównej Urzędu Gminy:

Wn 225 „Rozrachunki z budżetami”

Ma 130/JD „Rachunek bieżący jednostek budżetowych – dochody” (pomniejszając dochody w paragrafie zgodnym z tytułem należności budżetowych, od których VAT naliczono),

d) naliczenie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych i przekazanie środków pieniężnych na rachunek bankowy funduszu ujmować w księgach rachunkowych Urzędu Gminy:

- naliczenie odpisu podstawowego na fundusz:

Wn 400 „Koszty według rodzajów”

Ma 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”

- przekazanie z rachunku bieżącego na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych środków, stanowiących naliczony odpis podstawowy:

Wn 135 „Rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych”

Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”

- korekta odpisu:

Wn 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”

Ma 400 „Koszty według rodzajów”,

stosownie do zasad funkcjonowania tych kont określonych w załączniku Nr 1 i 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych – str. 16, 33, 34, 35, 36, 74,75 protokołu.

2.4. Niezamieszczanie na dowodach księgowych podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych.

Przestrzegać obowiązku zamieszczania na dowodach księgowych podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazanie sposobu ujęcia dowodu w ksiegach rachunkowych (dekretacja), stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) – str. 17 protokołu.

2.5. Nieprawidłowości w zakresie sporządzania sprawozdań budżetowych, polegające na:

- niesporządzaniu jednostkowych sprawozdań z wykonania planu dochodów budżetowych przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Łukowej,

- niesporządzaniu przez kierowników jednostek organizacyjnych podległych gminie sprawozdań jednostkowych o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń oraz o stanie należności,

- niesporządzaniu przez wójta gminy sprawozdań jednostkowych o dotacjach/wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, o stanie zobowiązań i należności.

Niezachowanie zasady sporządzania zbiorczych sprawozdań budżetowych na podstawie sprawozdań jednostkowych.

Przestrzegać obowiązku sporządzania sprawozdań budżetowych wymaganych przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279 z późn. zm.), w szczególności:

- egzekwować od kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Łukowej, obowiązek sporządzania i przedkładania wójtowi gminy jednostkowych sprawozdań miesięcznych Rb 27-S z wykonania planu dochodów budżetowych, stosownie do przepisów § 4 ust. 1 pkt 2 lit. b rozporządzenia oraz przepisów § 2 ust. 3 „Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego” stanowiącej załącznik Nr 2 do tego rozporządzenia,

- egzekwować od kierowników jednostek organizacyjnych podległych gminie, obowiązek sporządzania i przedkładania wójtowi gminy jednostkowych sprawozdań kwartalnych: Rb – Z - o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, Rb – N - o stanie należności, stosownie do przepisów § 4 ust. 1 pkt 2 lit. b oraz lit. e rozporządzenia;

- przestrzegać obowiązku sporządzania przez wójta gminy sprawozdań jednostkowych Urzędu Gminy, w tym sprawozdania Rb – 50 „Kwartalne/roczne sprawozdanie o dotacjach/wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej” oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, Rb 27 – ZZ „Kwartalne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami”, Rb – Z „Kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń”, Rb – N „Kwartalne sprawozdanie o stanie należności”, gminy - jednostki samorządu terytorialnego i Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej, wymaganych przepisami § 4 ust. 1 pkt 2 lit. b rozporządzenia.

Przestrzegać obowiązku sporządzania zbiorczych sprawozdań budżetowych Rb – 50 i Rb – 27 ZZ na podstawie sprawozdań jednostkowych, stosownie do przepisów § 8 ust. 1 pkt 3 cytowanego rozporządzenia oraz przepisów § 22 i § 6 ust. 1 załącznika nr 2 do tego rozporządzenia - str. 17, 18, 91, 92, 96, 97 protokołu.

2.6. Niewykazanie w sprawozdaniu z wykonania planów finansowych zakładów budżetowych złożonym przez kierownika Zakładu Gospodarki Wodnej w Łukowej za 2003 r. w kolumnie „zobowiązania” danych o nieopłaconych kosztach i nieponiesionych wydatkach z tytułu obowiązkowych obciążeń.

Egzekwować od kierownika Zakładu Gospodarki Wodnej w Łukowej obowiązek rzetelnego sporządzania sprawozdań, zgodnie z przepisami § 10 ust. 1 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, w szczególności wykazywania w sprawozdaniu jednostkowym Rb – 30 „Półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania planów finansowych zakładów budżetowych” – w części „Koszty i inne obciążenia” w kolumnie 15 „zobowiązania” – nieopłaconych kosztów i nieponiesionych wydatków z tytułu obowiązkowych obciążeń, stosownie do przepisów § 12 ust. 3 pkt 2 załącznika Nr 1 oraz § 23 ust. 1 załącznika Nr 2 do tego rozporządzenia – str. 103, 104 protokołu.

3. W zakresie gospodarki pieniężnej i rozrachunków:

3.1. Nieprzestrzeganie zasad gospodarki kasowej określonych w instrukcji kasowej, w tym:

- niesporządzanie raportów kasowych dotyczących sprzedaży blankietów wekslowych,

- niesporządzanie raportów kasowych na koniec miesiąca,

- niezachowanie obowiązku wpisywania w raporcie kasowym każdego dowodu wypłaty indywidualnie,

- niezachowanie obowiązku przekazywania raportów kasowych wraz z dowodami do księgowości za pokwitowaniem,

- niesporządzanie oraz niezałączanie do raportu kasowego dowodów potwierdzających przyjęcie do kasy gotówki pobranej z banku oraz gotówki uzyskanej ze sprzedaży znaków opłaty skarbowej,

- przypadki (dwa na 74 zbadane dowody źródłowe) dokonania wypłaty gotówki z kasy na podstawie dowodów źródłowych niesprawdzonych pod względem merytorycznym, formalno – rachunkowym i niezatwierdzonych do wypłaty,

- niewpisywanie na pokwitowaniu odbioru gotówki z kasy - kwoty (cyfrą i słownie) i daty odbioru gotówki oraz przypadki braku podpisu odbierającego gotówkę z kasy.

Przestrzegać zasad gospodarki kasowej określonych w „Instrukcji kasowej”, wprowadzonej do stosowania zarządzeniem Wójta Gminy Nr 2/2000 z dnia 20 maja 2000 r., w szczególności egzekwować od kasjera obowiązek:

- sporządzania raportów kasowych dotyczących sprzedaży blankietów wekslowych, stosownie do postanowień zawartych w § 4 pkt 8 Instrukcji,

- sporządzania raportów kasowych zawsze na koniec miesiąca, stosownie do postanowień zawartych w § 4 pkt 7 instrukcji kasowej, oraz przepisów art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości,

- wpisywania w raporcie kasowym każdego dowodu indywidualnie, stosownie do postanowień § 4 pkt 7 Instrukcji,

- przekazywania raportów kasowych wraz z dowodami do księgowości za pokwitowaniem, stosownie do postanowień § 4 pkt 6 Instrukcji,

- sporządzania i załączania do raportu kasowego dowodów wpłat KP (Kasa Przyjmie), ustalonych przez wójta gminy do dokumentowania przyjęcia do kasy gotówki pobranej z banku oraz gotówki uzyskanej ze sprzedaży znaków opłaty skarbowej, stosownie do postanowień § 4 ust. 1 i 2 Instrukcji,

- dokonywania wypłaty gotówki z kasy na podstawie dowodów źródłowych sprawdzonych pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym i zatwierdzonych do wypłaty przez upoważnione osoby, stosownie do postanowień § 4 ust. 3 Instrukcji,

- wpisywania na dowodzie odbioru gotówki z kasy - kwoty (cyfrą i słownie) i daty odbioru gotówki oraz żądania od odbierających gotówkę z kasy pokwitowania jej odbioru, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości, mając na uwadze fakt, że podpis ten jest dowodem odbioru gotówki, a do czasu niepotwierdzenia odbioru gotówki przez osoby właściwe do jej odbioru, rozchody gotówki z kasy obciążają kasjera, zgodnie z postanowieniami § 4 ust. 3 Instrukcji kasowej – str. 20 - 26 protokołu.

3.2. Prowadzenie ewidencji księgowej operacji kasowych na kontach 101 /BR „Kasa – budżet, raporty kasowe” i 101/J „Kasa znaki skarbowe” nieprzewidzianych do stosowania w zakładowym planie kont.

Ująć w wykazie kont księgi głównej Urzędu Gminy fatycznie stosowane w ewidencji księgowej konta 101/BR „Kasa – budżet, raporty kasowe” i 101/J „Kasa – znaki skarbowe” oraz określić zasady ich funkcjonowania, zgodnie z przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit a ustawy o rachunkowości i § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. – str. 26 protokołu.

3.3. Nieprzestrzeganie obowiązku ujmowania w księdze głównej Urzędu Gminy na koncie 101 „Kasa” operacji rozchodu gotówki z kasy w okresie sprawozdawczym, w którym zdarzenie nastąpiło (ujmowano w następnym miesiącu po miesiącu, w którym operacji wypłaty gotówki z kasy dokonano, pod datą przyjęcia do kasy gotówki podjętej z rachunku bankowego na uzupełnienie tzw. pogotowia kasowego”).

Przestrzegać obowiązku ujmowania w księdze głównej Urzędu Gminy na koncie 101 „Kasa” operacji rozchodu gotówki z kasy w okresie sprawozdawczym, w którym zdarzenie to nastąpiło, stosownie do przepisów art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 27 protokołu.

3.4. Nieujęcie na koncie 137 „Rachunek środków pomocowych” księgi głównej budżetu gminy środków pomocowych otrzymanych na finansowanie budowy drogi gminnej Chmielek – Szrajówka w kwocie 347.815,61 zł (środki te wydzielono na wyodrębnionym rachunku bankowym, którego ewidencję prowadzono pozabilansowo).

Przestrzegać obowiązku ujmowania na koncie 137 „Rachunek środków pomocowych” środków pieniężnych otrzymanych w ramach realizacji zadań z funduszy pomocowych, dla których istnieje konieczność wydzielenia tych środków na odrębnym rachunku bankowym, stosownie do zasad funkcjonowania tego konta określonych w załączniku Nr 1 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych – str. 32 protokołu.

3.5. Nieprowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 130/JD „Rachunek bieżący jednostek budżetowych – dochody” według podziałek klasyfikacji budżetowej dochodów.

Przestrzegać obowiązku prowadzenia ewidencji szczegółowej do konta 130/JD „Rachunek bieżący jednostek budżetowych – dochody” według podziałek klasyfikacji budżetowej dochodów, stosownie do zasad funkcjonowania tego konta określonych w zakładowym planie kont.

Prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 130/JD według podziałek klasyfikacji budżetowej dochodów zapewni informacje, w zakresie kasowo zrealizowanych dochodów budżetowych, niezbędne do sporządzenia jednostkowych sprawozdań budżetowych, w związku z przepisami § 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej - str. 36, 97 protokołu.

3.6. Udokumentowanie przeprowadzenia inwentaryzacji rozrachunków w sposób niezgodny z ustalonym w instrukcji inwentaryzacyjnej.

Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji rozrachunków drogą weryfikacji dokumentować protokołem weryfikacji, w którym należy ujmować stan rozrachunków przed weryfikacją i po jej dokonaniu oraz ewentualne różnice, stosownie do postanowień „Instrukcji w sprawie zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji aktywów i pasywów jednostki”, stanowiącej załącznik nr 3 do zarządzenia wójta gminy nr 6/2001 z dnia 30 grudnia 2001r. w sprawie przyjęcia zasad prowadzenia rachunkowości (polityki finansowej) dla budżetu gminy i jednostek budżetowych – str. 37 protokołu.

3.7. Nieprawidłowości w ewidencji księgowej rozrachunków, polegające na wykazaniu na 31 grudnia 2003 r.:

- na koncie 225 „Rozrachunki z budżetami” księgi głównej Urzędu Gminy nierealnego salda zobowiązania w kwocie 47.547 zł (kwota ta stanowi należność od Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego za oświetlenie uliczne i konserwację urządzeń oświetleniowych),

- na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” księgi głównej Urzędu Gminy zobowiązania w kwocie 55.853,89 zł z tytułu wniesionego zabezpieczenia należytego wykonania umów w formie polis ubezpieczeniowych.

Na kontach rozrachunkowych wykazywać salda realne, tj. odzwierciedlające rzeczywisty stan rozrachunków, stosownie do przepisów art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości, w szczególności:

Przestrzegać zasad ujmowania zdarzeń na kontach rozrachunkowych Urzędu Gminy, a w szczególności:

a) operacje gospodarcze dotyczące wydatków poniesionych z budżetu gminy za oświetlenie uliczne i konserwację urządzeń oświetleniowych, podlegających refundacji od Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego ujmować:

- wpływ faktury za oświetlenie:

Wn 400 „Koszty według rodzajów”,

Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”,

- zapłata za fakturę:

Wn 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”,

Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki budżetowej”,

- należność od Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego z tytułu refundacji wydatków:

Wn 225 „Rozrachunki z budżetami” (konto analityczne LUW),

Ma 400 „Koszty według rodzajów”,

- wpływ środków od Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego z tytułu refundacji wydatków za oświetlenie:

Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

Ma 225 „Rozrachunki z budżetami” (konto analityczne LUW),

- zaprzestać wykazywania na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” zobowiązań z tytułu wniesionego przez wykonawców zabezpieczenia należytego wykonania umów w formie polis ubezpieczeniowych; polisy ubezpieczeniowe (a także weksle gwarancyjne) przyjęte w celu zabezpieczenia ryzyka do czasu ewentualnego wystąpienia okoliczności, dla powstania których zabezpieczenia te wystawiono nie przedstawiają wartości i powinny być ujmowane w ewidencji pozabilansowej; wyksięgować z konta 240 „Pozostałe rozrachunki” kwotę zabezpieczenia należytego wykonania umowy wniesionego w formie polis ubezpieczeniowych,

stosownie do zasad funkcjonowania tych kont określonych w załączniku Nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych- str. 38, 39 protokołu.

3.8. Przypadki nieterminowego regulowania zobowiązań, skutkujące zapłaceniem przez gminę odsetek za zwłokę (na 57 sprawdzonych rachunków i faktur nieterminowo uregulowano zobowiązania w 4-ch przypadkach, w wyniku czego zapłacono odsetki za zwłokę w kwocie 25,95 zł).

Przestrzegać obowiązku regulowania zaciągniętych zobowiązań z tytułu robót, dostaw i usług w terminach wynikających z zawartych umów, stosownie do przepisów art. 28 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych nie dopuszczając do powstania zaległości skutkujących naliczeniem odsetek za zwłokę – str. 39, 40 protokołu.

4.1. W zakresie dochodów budżetowych:

4.1.1. Nieprzeprowadzenie postępowania wyjaśniającego w sprawie niedoręczonych decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego; dokonywanie na kontach podatników przypisu podatku, pomimo niedoręczenia im decyzji ustalających wysokość tego zobowiązania.

Przypisu należnego podatku na kontach podatników (osób fizycznych) dokonywać na podstawie skutecznie doręczonej decyzji wymiarowej, stosownie do przepisu § 2 ust. 1 pkt 11 i § 4 ust. 1 pkt. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 50, poz. 511 z późn. zm.), w związku przepisami art. 21 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 z późn. zm.).

Przeprowadzić postępowanie wyjaśniające w zakresie niedoręczonych decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego. W przypadku stwierdzenia, że podatnik nie żyje, ustalić osobę, na której spoczywa obowiązek podatkowy – ustalając – bądź spadkobierców podatnika, bądź samoistnych posiadaczy przedmiotu opodatkowania.

Ustalić spadkobierców nieżyjących podatników występując do właściwego sądu z pozwem o przeprowadzenie postępowania o stwierdzenie nabycia spadku, stosownie do przepisów art. 1025 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.). Po przeprowadzeniu postępowania podatkowego określić odpowiedzialność spadkobiercy za zobowiązania podatkowe spadkodawcy, stosownie do przepisów art. 100 w związku z art. 102 § 1 Ordynacji podatkowej; w przypadku ustalenia, że przedmiot opodatkowania znajduje się w posiadaniu samoistnym, wydać decyzję ustalającą wysokość zobowiązania podatkowego posiadacza samoistnego, na którym - zgodnie z przepisami materialnego prawa podatkowego - ciąży obowiązek podatkowy z uwzględnieniem przedawnienia prawa do wymierzania zobowiązań podatkowych, zgodnie z przepisami art. 68 § 1 tej ustawy.

Występować do sądu powszechnego z wnioskami o wyznaczenie przedstawicieli dla podatników, których miejsce pobytu jest nieznane, celem doręczenia im nakazów płatniczych, stosownie do przepisów art. 138 § 1 i art. 154 § 2 Ordynacji podatkowej.

Niepodjęcie konsekwentnych i efektywnych czynności, mających na celu doręczenie nakazów płatniczych, powoduje, że - w myśl przepisów art. 21 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej - zobowiązanie podatkowe nie powstaje – str. 44, 45 protokołu.

4.1.2. Przypadki nieegzekwowania od podatników podatku rolnego obowiązku złożenia informacji o gruntach w przypadku zaistnienia zmian w ich stanie.

Od podatników, będących osobami fizycznymi zobowiązanymi do składania informacji o gruntach, egzekwować obowiązek składania informacji o zmianie powierzchni gruntów, powodującej podwyższenie lub obniżenie kwoty należnego podatku rolnego, w terminie 14 dni od dnia wystąpienia zmian, stosownie do przepisów art. 6a ust. 5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (tekst jednolity: Dz. U. z 1993 r. Nr 94, poz. 431 z późn. zm.) – str. 45 protokołu.

4.1.3. Niedokonywanie bieżącej weryfikacji:

- informacji o gruntach składanych przez osoby fizyczne, skutkiem, czego wystąpiły przypadki, w których informacje te nie zawierają kompletnych danych,

- informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych składanych przez najemców lokali użytkowych stanowiących własność gminy, skutkiem, czego występuje niezgodność w zakresie powierzchni lokalu związanej z prowadzeniem działalności gospodarczej wykazanej przez przedsiębiorcę o nr konta ... w złożonej informacji, a zawartą z nim umową najmu lokalu,

- deklaracji podatkowych składanych przez podatników podatku:

a) od nieruchomości, skutkiem, czego jest niewykazanie w deklaracji na podatek od nieruchomości złożonej przez Zakład Gospodarki Wodnej budynku lub jego części związanego z prowadzeniem działalności gospodarczej,

b) rolnego, skutkiem, czego występują niezgodności powierzchni gruntów rolnych figurujących w ewidencji geodezyjnej z powierzchnią gruntów rolnych wykazanych w deklaracjach na podatek rolny złożonych przez podatników o nr kont ... i ...,

c) leśnego, skutkiem, czego występuje niezgodność pomiędzy powierzchnią lasów zadeklarowaną przez podatnika o nr konta ... w deklaracji na podatek leśny, a powierzchnią lasów wynikającą z ewidencji geodezyjnej (w deklaracji wykazano o 404 ha więcej).

Przestrzegać zasady dokonywania czynności sprawdzających przedkładane deklaracje podatkowe, stosownie do przepisów art. 272 Ordynacji podatkowej. Egzekwować od osób fizycznych, podatników podatku rolnego, obowiązek zamieszczania w informacji o gruntach, wszystkich informacji zawartych w stosownym formularzu, zgodnie z przepisami art. 6a ust. 5 ustawy o podatku rolnym.

Zapewnić zgodność danych zawartych w ewidencji podatkowej z danymi ewidencji geodezyjnej gruntów, w celu ustalenia prawidłowej podstawy opodatkowania podatkiem rolnym i leśnym, stosownie do przepisów art. 4 ust. 2 ustawy o podatku rolnym oraz art. 3 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200, poz. 1682 z późn. zm.), zgodnie bowiem z przepisem art. 21 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. – Prawo geodezyjne i kartograficzne (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 100, poz. 1086 z późn. zm.) dane zawarte w ewidencji gruntów i budynków stanowią podstawę wymiaru podatków.

Dokonać weryfikacji informacji i deklaracji złożonych przez wymienionych w protokole podatników podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku leśnego, w celu stwierdzenia czy dane zawarte w deklaracjach podatników na 2003 r. i lata poprzednie są zgodne ze stanem faktycznym w zakresie wykazanych przez nich powierzchni poszczególnych gruntów lub budynków; w przypadku ustalenia, że wysokość zobowiązania winna być inna niż wykazana w deklaracji - wydać decyzję określającą wysokość zobowiązania podatkowego, stosownie do przepisów art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej, mając na uwadze okres przedawnienia określony w art. 70 § 1 tej ustawy; w przypadku stwierdzenia nadpłaty rozliczyć w sposób określony w przepisach art. 76 cytowanej ustawy – str. 43, 45, 52, 53, 54, 55 protokołu.

4.1.4. Niezamieszczanie w decyzjach w sprawie umorzenia zaległości podatkowej uzasadnienia faktycznego.

W decyzjach o umorzeniu zaległości podatkowych zamieszczać uzasadnienie faktyczne, polegające na wskazaniu faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, zgodnie z przepisami art. 210 § § 1 pkt 6 i § 4 Ordynacji podatkowej; zgodnie z przepisami art. 210 § 5 tej ustawy można odstąpić od uzasadnienia decyzji, gdy uwzględnia ona w całości żądanie strony; nie dotyczy to jednak decyzji na podstawie, której przyznano ulgę w zapłacie podatku, a taką jest umorzenie zaległości podatkowej – str. 48 protokołu.

4.1.5. Niepodejmowanie konsekwentnych czynności zmierzających do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do wszystkich podatników zalegających z uiszczaniem zobowiązań podatkowych - niewystawianie tytułów wykonawczych na zaległości podatkowe oraz wystawianie upomnień po znacznym upływie terminów płatności podatków; niewystępowanie do Urzędu Skarbowego z wnioskami o udzielenie informacji o sposobie załatwienia złożonych wniosków egzekucyjnych, od których złożenia upłynął znaczny upływ czasu.

Podejmować konsekwentne czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do osób posiadających zaległości podatkowe. Obowiązek podejmowania czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych wynika z przepisów art. 6 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 110, poz. 968 z późn. zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.).

Prowadzić systematyczną kontrolę terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych, zgodnie z § 2 cytowanego rozporządzenia. W przypadku zwłoki w zapłacie zobowiązania podatkowego wystawiać upomnienia, stosownie do przepisów § 3 rozporządzenia. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego w upomnieniu terminu płatności wystawiać tytuły wykonawcze i kierować je do właściwego miejscowo urzędu skarbowego systematycznie i bez zwłoki, stosownie do przepisów art. 15 § 1 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz § 3 ust. 1 § 6 ust. 1 i § 7 ust. 4 cytowanego rozporządzenia. Występować do Urzędu Skarbowego o udzielenie informacji o sposobie załatwienia wniosków egzekucyjnych, dotyczących zaległości w podatkach, stosownie do przepisu § 8 tego rozporządzenia. Podjąć czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego wobec podatników posiadających zaległości podatkowe, nie dopuszczając do ich przedawnienia; termin przedawnienia zobowiązań podatkowych został określony w przepisach art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej. Przy podejmowaniu tych czynności rozważać uwzględnienie przepisu art. 67 § 4 Ordynacji podatkowej, w myśl, którego organ podatkowy może umorzyć zaległość podatkową z urzędu, jeżeli m.in. zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że w postępowaniu egzekucyjnym nie uzyska się kwoty przewyższającej wydatki egzekucyjne – str. 51, 52, 53, 57 protokołu.

4.1.6. Nieprawidłowe sporządzenie sprawozdania Rb-PDP Półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 r., przez wykazanie w nim zaniżonych o kwotę 9.000 zł skutków obniżenia górnych stawek podatku od nieruchomości, w wyniku błędu rachunkowego przy ich obliczaniu.

Przestrzegać obowiązku wykazywania w sprawozdaniu Rb-PDP „Półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy”, w kolumnie „Skutki obniżenia górnych stawek podatków za okres sprawozdawczy” – kwot, stanowiących różnicę pomiędzy dochodami, jakie gmina mogłaby osiągnąć stosując górne stawki podatków, a dochodami, jakie uzyskała, stosując niższe stawki uchwalone przez radę gminy, stosownie do przepisów § 3 ust. 1 pkt 9 oraz § 7 ust. 3 „Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego”, stanowiącej załącznik Nr 2 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

Sporządzić skorygowane sprawozdanie za 2003 r. oraz przekazać je do Regionalnej Izby Obrachunkowej Oddział Zamiejscowy w Zamościu (w formie pisemnej i elektronicznej) w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia; załączyć szczegółową informację o wielkościach dokonanych korekt i wskazać, że korekta została dokonana w wyniku kontroli przeprowadzonej przez RIO – str. 59 protokołu.

4.1.7. Niewpisywanie na dowodach wpłaty opłaty targowej - daty jej przyjęcia.

Zobowiązać inkasenta opłaty do wpisywania na dowodach wpłaty opłaty targowej daty przyjęcia wpłaty, w związku z przepisami § 5 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego – str. 63 protokołu.

4.1.8. Przypadki niewydawania decyzji stwierdzających wygaśnięcie z mocy prawa zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, w związku z niedokonaniem opłaty za korzystanie z tych zezwoleń w terminach ustawowych.

W przypadku niedokonania przez przedsiębircę opłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych w terminach określonych w przepisach art. 11¹ ust. 7 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 147, poz. 1231 z późn. zm.), wydawać decyzje stwierdzające wygaśnięcie tych zezwoleń, stosownie do przepisów art. 18 ust. 12 pkt 5 tej ustawy w związku z przepisami art. 162 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) – str. 64 protokołu.

4.1.9. Sprzedaż nieruchomości gruntowych wchodzących w skład gminnego zasobu nieruchomości (działki gruntu o nr ewidencyjnych ..., ..., ..., ...) z naruszeniem zasad ustalonych w obowiązujących przepisach, w tym:

- niepodanie do publicznej wiadomości informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży,

- bezpodstawne zamieszczenie w ogłoszeniu o przetargu informacji o prawie unieważnienia przetargu bez podania przyczyn,

- nieprawidłowe wyznaczenie terminu wpłaty wadium.

Przestrzegać obowiązku podawania do publicznej wiadomości informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty, stosownie do przepisów art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 46, poz. 543 z późn. zm.).

W ogłoszeniach o przetargu na sprzedaż nieruchomości podawać informacje o prawie odwołania przetargu lub unieważnienia przetargu jedynie z uzasadnionych przyczyn, stosownie do przepisów § 2 ust. 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 31 stycznia 1998 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycia nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. Nr 9, poz. 30 z późn. zm.).

Termin wnoszenia wadium przez osoby przystępujące do przetargu ustalać na co najmniej 3 dni przed dniem otwarcia przetargu, stosownie do przepisów § 4 ust. 2 cytowanego rozporządzenia – str. 65 protokołu.

4.1.10. Nienaliczanie i niepobieranie odsetek za zwłokę od nieterminowych wpłat dokonanych przez najemców lokali użytkowych.

Egzekwować od najemców lokali użytkowych obowiązek wnoszenia czynszów w terminach wynikających z zawartych umów. Od nieterminowych wpłat naliczać i pobierać odsetki w wysokości ustalonej w umowie, a w przypadku braku uregulowań umownych – w wysokości ustawowej, stosownie do przepisu art. 481 § 1 i § 2 w związku z przepisami art. 359 1§ 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 94 z późn. zm.) – str. 66, 67 protokołu.

4.1.11. Dokonywanie zapisów w ewidencji analitycznej dochodów z tytułu użytkowania wieczystego bez wskazania numeru dowodu księgowego na podstawie, którego dokonano zapisu.

Dokonując zapisów w ewidencji szczegółowej dochodów z tytułu użytkowania wieczystego wskazywać numer dowodu księgowego na podstawie, którego dokonano zapisu, stosownie do obowiązku określonego w przepisach art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości - str. 66 protokołu.

4.1.12. Ustalenie przez Radę Gminy w uchwale Nr IX/37/03 z dnia 10 października 2003 r. w sprawie miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego gminy Łukowa zerowej stawki procentowej służącej do naliczenia opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości, przeznaczonych pod budownictwo zagrodowe, mieszkaniowe i usługi.

Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały zmieniającej uchwałę Rady Gminy Nr IX/37/03 z dnia 10 października 2003 r. w sprawie miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego gminy Łukowa, przez ustalenie stawek procentowych (innych niż „0”) służących do naliczenia opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości, przeznaczonych pod budownictwo zagrodowe, mieszkaniowe i usługi, będącej skutkiem zmiany planu (§ 19 uchwały), stosownie do przepisów art. 15 ust. 2 pkt 12 ustawy z dnia 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (Dz. U. Nr 80, poz. 717 z późn. zm.) Stawki te są obligatoryjnym elementem regulacji miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego. Jeżeli wartość działki wzrosła – w związku z uchwaleniem planu lub jego zmianą, a właściciel lub użytkownik wieczysty sprzedaje tę nieruchomość – burmistrz pobiera procentowo określoną opłatę od wzrostu jej wartości (art. 36 ust. 4 tej ustawy). Ustanowienie przez Radę Gminy stawek „0” jest naruszeniem obowiązku Rady określonego w cytowanym przepisie, jest ono bowiem równoznaczne z zaniechaniem pobierania opłaty w tym zakresie, czego przepis nie przewiduje – str. 68, 69 protokołu.

Ponadto, rozważyć dokonanie aktualizacji wysokości opłat rocznych za oddane w użytkowanie wieczyste nieruchomości, stosownie do przepisów art. 77 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami – str. 66 protokołu.

4.2. W zakresie wydatków budżetowych:

4.2.1. Niepodawanie – przy przyznawaniu dodatków do wynagrodzenia zasadniczego pracownikom Urzędu Gminy – kwoty dodatku funkcyjnego; nieprzyznanie wójtowi gminy dodatku specjalnego za okres od rozpoczęcia kadencji do 31 grudnia 2002 r.

Przy ustalaniu wynagrodzenia pracownikom Urzędu Gminy określać, poza stawką procentową również kwoty przyznanego dodatku funkcyjnego, zgodnie z przepisami § 6 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z 11 lutego 2003 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. Nr 33, poz. 264 z późn. zm.).

Poinformować Radę Gminy o obowiązku przyznania wójtowi gminy dodatku specjalnego za okres od rozpoczęcia kadencji do 31 grudnia 2002, przysługującego na podstawie wówczas obowiązujących przepisów § 7 ust. 1 a rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. Nr 61, poz. 707 z późn. zm.) i wyrównać zaniżone wynagrodzenie za ten okres – str. 70, 71 protokołu.

4.2.2. Naliczenie i wypłacenie dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2003 r. pracownikom Urzędu Gminy w nieprawidłowej wysokości, w wyniku niezmniejszenia podstawy jego naliczenia o kwoty wynagrodzenia wypłaconego za dni usprawiedliwionej nieobecności w pracy ( w badanej próbie zawyżono o kwotę ogółem 28,98 zł brutto).

Dodatkowe wynagrodzenie roczne wypłacać zgodnie z przepisami ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160 poz. 1080 z późn. zm.), uwzględniając składniki wynagrodzenia przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, stosownie do przepisów art. 4 ust. 1 tej ustawy. Do składników wynagrodzenia przyjmowanych za podstawę ustalenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie wliczać wynagrodzenia za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy np. z tytułu opieki na dzieckiem czy urlopu okolicznościowego, zgodnie z przepisami 6 pkt 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop ( Dz. U. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.). Dokonać przeliczenia wypłaconego pracownikom dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2003 r. Wystąpić do pracowników, którym zawyżono dodatkowe wynagrodzenie roczne, o dobrowolny zwrot nadpłaconej kwoty, w przypadku odmowy rozważyć możliwość obciążenia tą kwotą osób odpowiedzialnych za jej nieprawidłowe ustalenie, stosując zasady określone w przepisach działu piątego ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) - str. 71 - 72 protokołu.

4.2.3. Nieprzestrzeganie przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, przez:

- nieterminowe odprowadzenie na rachunek bankowy, kwoty stanowiącej równowartość naliczonego odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych,

- niezróżnicowanie świadczeń przyznawanych pracownikom Urzędu Gminy, od sytuacji życiowej i materialnej osoby uprawnionej.

Przy prowadzeniu działalności socjalnej przestrzegać przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.), a w szczególności:

- równowartość naliczonych i dokonanych odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na dany rok kalendarzowy przekazywać na rachunek bankowy funduszu w terminie do 30 września tego roku, z tym, że do 31 maja tego roku przekazywać kwotę stanowiącą, co najmniej 75% równowartości odpisów, stosownie do przepisów art. 6 ust. 2 ustawy,

- przyznawanie świadczeń ze środków funduszu uzależniać wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu, zgodnie z przepisami art. 8 ust. 1 tej ustawy – str. 75 - 76 protokołu.

4.2.4. Wystawianie poleceń wyjazdu służbowego wójtowi gminy, przez przewodniczącego Rady Gminy bez stosownego upoważnienia.

Przestrzegać zasady, zgodnie z którą czynności z zakresu prawa pracy (w tym delegowanie do odbycia podróży służbowej) wobec wójta gminy wykonuje Rada Gminy lub – w zakresie ustalonym przez Radę w odrębnej uchwale – jej przewodniczący, stosownie do przepisów art. 4 pkt 1 ustawy z dnia 22 marca1990 r. o pracownikach samorządowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1593 z późn. zm.).

Rozważyć opracowanie i przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały upoważniającej przewodniczącego Rady Gminy do podejmowania w odniesieniu do wójta gminy czynności z zakresu prawa pracy – str. 77 protokołu.

4.2.5. Brak kontrasygnaty skarbnika gminy na umowie w sprawie zamówienia publicznego na modernizację budynku szkoły podstawowej i sali gimnastycznej w Łukowej.

Przestrzegać obowiązku uzyskania kontrasygnaty skarbnika gminy (lub osoby przez niego upoważnionej) czynności prawnych, w szczególności umów, mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, stosownie do przepisu art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) – str. 79 protokołu.

5. W zakresie mienia komunalnego:

5.1. Nieuregulowanie stanu prawnego władania nieruchomościami stanowiącymi własność gminy przez Zakład Gospodarki Wodnej w Łukowej (zakład budżetowy) oraz Gminny Ośrodek Kultury w Łukowej (instytucja kultury).

Uregulować formę władania nieruchomościami stanowiącymi własność gminy przez Zakład Gospodarki Wodnej w Łukowej (zakład budżetowy), przekazując (w drodze decyzji wójta gminy) nieruchomości niezbędne do prowadzenia jego statutowej działalności, w trwały zarząd, stosownie do przepisów art. 43 ust. 1 i ust. 5 oraz art. 45 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Podjąć działania zmierzające do uregulowania formy władania nieruchomością (działka nr 2631/5 o pow. 0,47 ha zabudowana w obrębie wsi Łukowa) przez Gminny Ośrodek Kultury w Łukowej, przyjmując jedną z form określonych przepisami art. 13 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami – str. 80, 81 protokołu.

5.2. Przypadki, niezachowania obowiązku bieżącego ujęcia w księgach rachunkowych operacji gospodarczych związanych z przychodem i rozchodem środków trwałych

Operacje gospodarcze dotyczące przychodu i rozchodu środków trwałych ujmować na koncie 011 „Środki trwałe” (i w ewidencji analitycznej prowadzonej do tego do konta) na bieżąco – w miesiącu, w którym te operacje miały miejsce, stosownie do przepisów art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 84 protokołu.

5.3. Zastosowanie nieprawidłowej stawki umorzeniowej (amortyzacyjnej) dla budynku mieszkalnego „Agronomówki” (stosowano stawkę 2,5% zamiast 1,5%); jednorazowe umorzenie programu komputerowego w wartości początkowej 7.388,64 zł w miesiącu oddania do użytkowania.

Przestrzegać zasady dokonywania odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych o wartości przekraczającej wielkość ustaloną w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych (aktualnie 3.500 zł), przy zastosowaniu rocznych stawek określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, określonych w załączniku do ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), zgodnie z przepisami § 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r.; dla budynku mieszkalnego „Agronomówki” (grupa 1, podgrupa 11 rodzaj 110) stosować stawkę amortyzacyjną 1,5%, stosownie do przepisów zawartych w poz. 02 załącznika nr 1 „Wykaz rocznych stawek amortyzacyjnych” do tej ustawy; skorygować wartość odpisów środka trwałego i programu komputerowego – str. 86, 87 protokołu.

6. W zakresie zadań zleconych i realizowanych w ramach porozumień:

6.1. Nieprawidłowe opracowanie planu finansowego zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminie ustawami, w wyniku nieujęcia w nim wielkości planowanych dochodów związanych z realizacją zadań zleconych, podlegających przekazaniu do budżetu państwa.

Plan finansowy zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminie ustawami, opracowywać zgodnie z przepisami art. 126 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych i § 3 ust. 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 listopada 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad, trybu i terminów opracowywania planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami oraz przekazywania jednostkom samorządu terytorialnego dotacji celowych na realizację tych zadań ( Dz. U. Nr 100, poz. 1077 z późn. zm.), ujmując w nim także wielkość dochodów związanych z realizacją tych zadań, które podlegają przekazaniu do budżetu państwa - str. 90 protokołu.

6.2. Przypadki nieterminowego odprowadzenia do Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego pobranych przez gminę dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostce samorządu terytorialnego ustawami.

Przestrzegać obowiązku odprowadzania do Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego pobranych dochodów budżetowych związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostce samorządu terytorialnego ustawami, pomniejszonych o dochody przysługujące gminie z tytułu wykonywania tych zadań, w terminach określonych przepisami § 7 ust. 2 i 3 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad, trybu i terminów opracowywania planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami oraz przekazywania jednostkom samorządu terytorialnego dotacji celowych na realizację tych zadań. Dochody te przekazywać do Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego wraz z należnymi odsetkami z tytułu nieterminowo regulowanych należności, stanowiących dochód budżetu państwa, stosownie do przepisów § 7 ust. 4 tego rozporządzenia – str. 98 protokołu.

6.3. Naruszenie zasady równego traktowania podmiotów ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie remontu generalnego kwater grobów Ofiar Września 1939r. na cmentarzu w miejscowości Łukowa, określonej przepisami art. 16 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych, przez przyznanie członkom komisji przetargowej prawa swobodnej oceny ofert za kryterium doświadczenie i przygotowanie fachowe oferenta, skutkujące wystąpieniem rozbieżności w punktacji tego kryterium.

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego przygotowywać i przeprowadzać w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, stosownie do przepisów art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.).

Nie dopuszczać do subiektywnej oceny ofert przez członków komisji przetargowej, dlatego też w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamieszczać - stosownie do obowiązku wynikającego z przepisów art. 36 ust. 1 pkt 18 tej ustawy - opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert, gwarantujący jednolity sposób porównania ofert dla dokonania ich oceny. Ustalając wartość punktową poszczególnych ofert członkowie komisji przetargowej powinni być obligowani do ich obliczenia ściśle według zasad określonych w specyfikacji. Dopuszczenie do stosowania przez nich własnych zasad ustalania wartości punktowej oferty, narusza art. 91 ust. 1 ustawy nakazujący stosowanie kryteriów oceny ofert określonych w specyfikacji i art. 7 ust. 1 ustawy zobowiązujący do równego traktowania wykonawców i przeprowadzenia postępowania w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji - str. 100 protokołu.

7. W zakresie rozliczeń finansowych jednostki samorządu terytorialnego z jej jednostkami organizacyjnymi:

7.1. Ustalenie przez Zakład Gospodarki Wodnej w Łukowej planowanego stanu środków obrotowych na koniec 2003r. w wysokości przekraczającej 1/6 rocznych planowanych na 2004r. kosztów wynagrodzeń i pochodnych od wynagrodzeń o kwotę 2.847 zł.

Zobowiązać kierownika Zakładu Gospodarki Wodnej w Łukowej do prawidłowego ustalania planowanego stanu środków obrotowych, czyli aktywów bieżących netto działalności zakładu budżetowego, na koniec roku w wysokości nieprzekraczającej 1/6 rocznych planowanych na rok następny kosztów wynagrodzeń i pochodnych od wynagrodzeń, stosownie do przepisów § 33 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. Nr 122, poz. 1333) – str. 103 protokołu.

7.2. Nierozliczenie Zakładu Gospodarki Wodnej w Łukowej z budżetem gminy z tytułu nadwyżki środków obrotowych za 2003r.

Rozliczyć Zakład Gospodarki Wodnej w Łukowej z nadwyżki środków obrotowych za 2003 r., potrącając kwoty należne budżetowi gminy z przysługującej zakładowi dotacji, stosownie do przepisów § 34 ust. 4 i 6 oraz § 36 ust. 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych– str. 104 protokołu.

Jeżeli uważa Pan, że wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Panu – zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od otrzymania tego wystąpienia.

Stosownie do przepisu art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, sprawozdania z jego realizacji oczekuję – w formie pisemnej i elektronicznej (np. na dyskietce) – w terminie 30 dni od daty doręczenia Panu tego wystąpienia.

Do wiadomości:

Rada Gminy w Łukowej