Lublin, 12 marca 2004 r.

RIO – 091/102/2003

Pan Henryk Smolarz

Wójt Gminy Niemce

Szanowny Panie Wójcie,

W dniach od 27 października 2003 do 7 stycznia 2004 r. inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie – Stanisław Ligęza, Anna Smalec oraz Michał Jedliński – przeprowadzili kontrolę gospodarki finansowej gminy Niemce.

Do ustaleń kontroli, zawartych w protokole podpisanym w dniu 9 stycznia 2004r., zastrzeżeń nie wniesiono.

Wyniki kontroli wskazują, że jednostka realizując swoje zadania określone w ustawach oraz w statucie, popełniła wiele nieprawidłowości i uchybień, które stwarzają zagrożenie dla prawidłowego funkcjonowania, w tym dla jej gospodarki finansowej. W toku kontroli ujawniono czyny zagrożone odpowiedzialnością za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Gmina zaciągnęła kredyt - w banku wybranym bez stosowania ustawy o zamówieniach publicznych - a następnie przekazała te pieniądze na rachunek lokat w banku Spółdzielczym ....................... Płacone odsetki od kredytu przewyższają kwotę odsetek uzyskanych z lokat, co wskazuje na dokonywanie wydatków publicznych ze szkodą dla majątku gminy.

W zakresie sprawozdawczości kontrola wykazała nierzetelne sporządzenie sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za 2002r. i I półrocze 2003 r., m.in. przez niewykazanie w nich skutków zwolnienia od podatku od nieruchomości wprowadzonych uchwałą Rady Gminy.

Pozytywnie należy ocenić realizację dochodów budżetowych gminy z tytułu podatków rolnego, leśnego i od nieruchomości należnych od osób fizycznych. W toku kontroli stwierdzono jednak znaczne kwoty zaległości z lat 1991 – 2002  oraz niepodejmowanie działań zmierzających do zabezpieczenia należności przez wpis przysługującej gminie hipoteki do ksiąg wieczystych, co zapewniłoby nieprzedawnianie się zaległości podatkowych.

Na uwagę zasługuje również fakt nieprawidłowego prowadzenia ewidencji analitycznej dochodów z majątku gminy z tytułu użytkowania wieczystego oraz najmu i dzierżawy.

W zakresie wydatków bieżących i majątkowych wystąpiło szereg nieprawidłowości, w tym ponoszenie wydatków na cele nie będące zadaniami publicznymi, nieprawidłowe naliczanie dodatków mieszkaniowych oraz przypadki nieprawidłowego ustalenia i wypłacenia wynagrodzeń.

Poniżej podaję stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz wnioski co do sposobu ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).

W załączniku do wystąpienia pokontrolnego wskazuję osoby odpowiedzialne za stwierdzone nieprawidłowości.

1. W zakresie ustaleń ogólnoorganizacyjnych:

1.1. Nieokreślenie formy organizacyjnej gminnych jednostek oświatowych: Zespołu Szkół w ...................., Zespołu Szkół w .............., Zespołu Placówek Oświatowych w ................

Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały określającej formę organizacyjno-prawną: Zespołu Szkół w ............... i w ............ oraz Zespołu Placówek Oświatowych w ..................., stosownie do przepisów art. 79 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jednolity: Dz. U. z 1996 r. Nr 67 poz. 329 z późn. zm.), zgodnie z którymi szkoły mogą być prowadzone zarówno w formie jednostek budżetowych jak i zakładów budżetowych. Poinformować rady tych szkół, a w przypadku ich braku – rady pedagogiczne, o obowiązku wprowadzenia zmian do statutów szkół polegających na określeniu formy organizacyjno-prawnej tych jednostek; zgodnie z przepisami art. 50 ust. 2 pkt 1 w związku z przepisami art. 52 ust. 2 tej ustawy – statut szkoły uchwala rada szkoły, a w przypadku jej braku - rada pedagogiczna – str. 2 protokołu.

1.2. Niedokonanie stosownych zmian w regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy w związku z likwidacją niektórych stanowisk pracy oraz z wejściem w życie przepisów ustawy o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta.

Opracować i opublikować - w formie zarządzenia wójta gminy - regulamin organizacyjny, stosownie do przepisów art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 142 poz. 1591 z późn. zm.). – str. 3 protokołu.

1.3. Nieprzeprowadzenie w 2002 roku kontroli wszystkich gminnych jednostek organizacyjnych.

Przestrzegać obowiązku przeprowadzania kontroli w jednostkach podległych i nadzorowanych w zakresie realizacji procedur kontroli finansowej, dotyczącej procesów gromadzenia środków publicznych, rozdysponowania tych środków oraz gospodarowania mieniem, przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, obejmując kontrolą w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek, stosownie do przepisów art. 127 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2003r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.) – str. 4, 38 protokołu.

2. W zakresie księgowości i sprawozdawczości budżetowej:

2.1. Niekompletne opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, w tym:

- nieustalenie wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych oraz systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych lub innych dokumentów stanowiących podstawę zapisów w księgach rachunkowych,

- ujęcie, w wykazie kont księgi głównej, kont służących do ewidencji operacji gospodarczych nie występujących w jednostce, w szczególności kont 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” w sytuacji, gdy jednostka nie posiada odrębnego rachunku bankowego.

Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości, wprowadzoną zarządzeniem Nr 49 Wójta Gminy Niemce z dnia 1 września 2003 r., przez:

- sporządzenie wykazu zbioru danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, z określeniem ich struktury (z uwzględnieniem istniejącej w Urzędzie Gminy w Niemcach praktyki stosowania dzienników częściowych, grupujących zdarzenia według ich rodzajów), wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, sporządzenie systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów, zgodnie z wymogami art. 10 ust 1 pkt. 3 lit. b i pkt. 4 oraz w związku z art. 14 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.),

- wykreślenie z planu kont kont służących do ewidencji operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce, w tym kont 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”, na których ewidencjonuje się operacje związane z rozliczeniem z budżetem środków stanowiących zrealizowane przez jednostkę dochody budżetowe bądź środków otrzymanych na realizację wydatków budżetowych, w związku z przepisami § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad prowadzenia rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752) oraz zasadami funkcjonowania tych kont, określonymi w załączniku do tego rozporządzenia.

Ustalenie i bieżące aktualizowanie dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości należy do obowiązków kierownika jednostki, stosownie do przepisów art. 10 ust. 2 tej ustawy – str. 6, 7 protokołu.

2.2. Niesporządzenie wydruków ksiąg rachunkowych za rok 2002 prowadzonych przy użyciu komputera oraz nieprzeniesienie ich treści na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

Przestrzegać obowiązku sporządzania wydruku ksiąg rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera lub przenoszenia ich treści na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych - co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą, zgodnie z przepisami art. 74 ust. 2 pkt 1 i ust. 3 ustawy o rachunkowości - ustalony przez kierownika jednostki w przepisach wewnętrznych, pod warunkiem posiadania urządzeń technicznych umożliwiających ochronę danych, (nie później niż na koniec roku obrotowego), stosownie do przepisów art. 13 ust. 6 tej ustawy.

Przechowywanie ksiąg rachunkowych na nośnikach komputerowych może być stosowane pod warunkiem zapewnienia możliwości odtworzenia ksiąg rachunkowych w formie wydruków - art. 72 ust. 3 ustawy - str. 7 protokołu.

2.3. Dokonywanie zapisów na koncie 133 „Rachunek budżetu” i na koncie 132 „Rachunek środków inwestycyjnych” bez dowodu bankowego oraz tzw. stornem czerwonym, skutkujące niezgodnością zapisów na tych kontach z księgowością banku.

Nieprawidłowe dokonywanie zapisów na kontach 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”, w tym nieujmowanie na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” wszystkich operacji gospodarczych dotyczących Urzędu Gminy, objętych wyciągiem bankowym.

Przestrzegać obowiązków dokonywania zapisów na koncie 133 „Rachunek budżetu” wyłącznie na podstawie dowodów bankowych, zapewniając pełną zgodność zapisów między księgowością banku i jednostki (po stronie Wn ujmować wpływy środków na rachunek bankowy natomiast po stronie Ma ujmować wypłaty środków z rachunku bankowego), ujmując wszystkie operacje gospodarcze objęte wyciągiem bankowym.

Prowadzić bieżącą ewidencję stanu środków oraz obrotów związanych z wydatkami i dochodami realizowanymi przez Urząd Gminy na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”. W sytuacji, gdy Urząd Gminy nie posiada wyodrębnionego rachunku bankowego na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” należy zaewidencjonować każdą operację dotyczącą Urzędu Gminy związaną z wykonywaniem planu finansowego Urzędu ujętą na koncie 133 „Rachunek budżetu”.

W odniesieniu do konta 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” obowiązuje zasada czystości obrotów, co oznacza, że do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat, korekt - wprowadza się dodatkowo techniczny zapis ujemny, zgodnie z zasadami funkcjonowania tych kont, określonymi w załącznikach Nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych – str. 8, 9, 10, 11 protokołu.

2.4. Nieprzestrzeganie obowiązujących zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, przez:

- dokonywanie zapisów operacji gospodarczych bez określenia ich treści (opisu),

- dokonywanie zapisów w dziennikach częściowych bez zamieszczenia w nich danych pozwalających na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu,

– dokonywanie zapisów w księgach rachunkowych bez sporządzenia dowodu księgowego,

- nieprawidłowe prowadzenie ewidencji analitycznej dochodów z majątku gminy, polegające na niewprowadzeniu na konta poszczególnych kontrahentów sald początkowych roku 2002 r. oraz należności z tytułu dochodów z majątku, co uniemożliwiło przedstawienie w księgach rachunkowych stanu zaległości poszczególnych osób na koniec 2002r.

Przestrzegać zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, określonych w przepisach rozdziału 2 ustawy o rachunkowości, a w szczególności:

- zapisów operacji gospodarczych dokonywać z podaniem co najmniej zrozumiałego tekstu, skrótu lub kodu opisu operacji; w przypadku zastosowania skrótów lub kodów podać (w przepisach wewnętrznych) objaśnienia ich treści, stosownie do przepisów art. 23 ust. 2 pkt 3 tej ustawy;

- zapisów w dziennikach częściowych dokonywać w sposób umożliwiający ustalenie w nich danych osoby odpowiedzialnej za treść zapisu, stosownie do art. 14 ust. 4 tej ustawy,

- zapisów w księgach rachunkowych dokonywać wyłącznie na podstawie dowodów księgowych stwierdzających dokonanie operacji gospodarczej, stosownie do przepisów art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, zapewniając odzwierciedlenie w księgach rachunkowych stanu rzeczywistego, zgodnie z zasadą rzetelności ksiąg rachunkowych wyrażoną w przepisach art. 4 ust 1 i art. 24 ust. 2 tej ustawy,

- ewidencję analityczną dochodów z majątku gminy zaprowadzić w sposób zapewniający ustalenie stanu rozrachunków z poszczególnymi najemcami, dzierżawcami, użytkownikami wieczystymi i odbiorcami, ustalenie ewentualnych zaległości i nadpłat, kontrolę terminowości wpłat należności, zgodnie z art. 17 ust 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości; przestrzegać zasady prowadzenia zapisów na kontach ksiąg pomocniczych jako uszczegółowienia zapisów kont księgi głównej, ewidencję analityczną przynajmniej na koniec roku obrotowego uzgadniać z ewidencją syntetyczną, stosownie do przepisów art. 16 ust 1 tej ustawy,

- str.7, 11, 15, 20, 21, 22, 55, 57 protokołu.

2.5. Niezachowanie zasady prowadzenia zapisów o zdarzeniach w ujęciu chronologicznym i systematycznym, przez nieprawidłowe ewidencjonowanie operacji gospodarczych dotyczących:

- inwestycji prowadzonych przez gminę:

- subwencji oświatowej otrzymanej w grudniu 2002 na styczeń 2003r.,

- dochodów z tytułu udziału w podatku dochodowym od osób prawnych oraz dochodów z tytułu podatków i opłat pobieranych na rzecz gminy przez urzędy skarbowe, w tym: nieujmowanie na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” na koniec okresów sprawozdawczych zaległości i nadpłat wykazanych w sprawozdaniach przedkładanych przez urzędy skarbowe,

- zaliczek udzielonych pracownikom,

- przyjmowania do kasy i odprowadzenia do banku gotówki z tytułu dochodów nieprzypisanych,

- zapłaconych odsetek od pożyczek i kredytów,

- rozliczeń z b. Agencją Własności Rolnej Skarbu Państwa z tytułu sprzedaży nieruchomości rolnych należących do Agencji,

- rozliczeń z Giełdą Rolno - Spożywczą w ........... i Polskim Związkiem Motorowym w .............. z tytułu inkasa opłaty targowej.

Przestrzegać obowiązku dokonywania zapisów operacji gospodarczych w porządku chronologicznym i systematycznym, stosownie do przepisów art. 15 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości, (jednostka Urząd Gminy nie posiada wyodrębnionego rachunku bankowego) w szczególności:

a) operacje gospodarcze związane z finansowaniem inwestycji ujmować:

– naliczenie wynagrodzenia wykonawcy (na podstawie wystawionej faktury):

w księdze głównej Urzędu:

Wn 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)”,

Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”,

– zapłata wynagrodzenia:

Wn 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”,

Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

i zapis równoległy:

Wn 810 „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje”,

Ma 800 „Fundusz zasadniczy jednostki”,

* w księdze głównej budżetu:

Wn 902 „Wydatki budżetu”,

Ma 133 „Rachunek budżetu”,

b) operacje dotyczące wpływu subwencji ujmować wyłącznie w księdze głównej budżetu gminy, przy czym:

- subwencję oświatową otrzymaną przez gminę w grudniu na styczeń następnego roku ujmować w księdze głównej budżetu gminy:

Wn 133 „Rachunek budżetu”,

Ma 909 „Rozliczenia międzyokresowe”,

dokonując przeksięgowania otrzymanej subwencji na dochody budżetu gminy w roku następnym jako:

Wn 909 „Rozliczenia międzyokresowe”,

Ma 901 „Dochody budżetu”,

c) operacje gospodarcze związane z wpływem na rachunek budżetu gminy dochodów z tytułu udziału w podatku dochodowym od osób prawnych oraz z tytułu podatków i opłat pobieranych na rzecz gminy przez urzędy skarbowe ewidencjonować:

- w księdze głównej budżetu gminy:

- wpływ środków:

Wn 133 „Rachunek budżetu”,

Ma 224 „Rozrachunki budżetu”,

- w księdze głównej Urzędu Gminy:

Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” (subkonto dochody),

Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” (urząd skarbowy),

- na koniec okresów sprawozdawczych na podstawie sprawozdań przedkładanych przez urzędy skarbowe wykazane:

- dochody wykonane:

Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” (urząd skarbowy),

Ma 750 „Przychody i koszty finansowe”,

- zaległości:

Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

Ma 750 „Przychody i koszty finansowe”,

- nadpłaty:

Wn 750 „Przychody i koszty finansowe”,

Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

- w księdze głównej budżetu gminy zrealizowane przez urzędy skarbowe na podstawie złożonych sprawozdań jednostkowych:

Wn 224 „Rozrachunki budżetu”,

Ma 901 „Dochody budżetu”,

d) operacje gospodarcze dotyczące zaliczek wypłaconych pracownikom z rachunku bankowego Urzędu Gminy ujmować na kontach księgi głównej Urzędu Gminy:

– wypłata zaliczki:

Wn 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,

Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

– rozliczenie zaliczki (na podstawie rachunków, faktur):

Wn 400 „Koszty według rodzajów”,

Ma 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,

– zwrot niewykorzystanej przez pracownika zaliczki na rachunek bankowy:

Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

Ma 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.

• w księdze głównej budżetu gminy:

- wpłata zaliczki

Wn 902 „Wydatki budżetu”,

Ma 133 „Rachunek budżetu”,

- zwrot niewykorzystanej przez pracownika zaliczki na rachunek bankowy:

Wn 133 „Wydatki budżetu”,

Ma 902 „Wydatki budżetu”.

e) operacje gospodarcze związane z przyjęciem do kasy i odprowadzeniem z kasy na rachunek bankowy gotówki z tytułu podatkowych i niepodatkowych dochodów budżetowych:

• w księdze głównej Urzędu Gminy:

- wpływ należności do kasy:

Wn 101 „Kasa”,

Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” (należności przypisane) lub 750 „Przychody i koszty finansowe” (należności nieprzypisane),

- odprowadzenie przyjętej do kasy gotówki na rachunek bankowy:

Wn 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,

Ma 101 „Kasa”,

- wpływ dochodów na rachunek bankowy:

Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

Ma 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,

• w księdze głównej budżetu gminy:

Wn 133 „Rachunek budżetu”

Ma 901 „Dochody budżetu”.

f) operacje gospodarcze związane ze spłatą odsetek od kredytów i pożyczek (spłacanych po zakończeniu inwestycji lub zaciągniętych na działalność bieżącą):

w księdze głównej budżetu gminy:

Wn 902 „Wydatki budżetu”,

Ma 133 „Rachunek budżetu”,

• w księdze głównej Urzędu Gminy:

Wn 750 „Przychody i koszty finansowe”,

Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

g) rozliczenia z Agencją Nieruchomości Rolnych z tytułu, np. sprzedaży w jej imieniu gruntów, ujmować:

• w księdze Urzędu Gminy:

- naliczenie należności:

Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” (konto analityczne dla nabywcy nieruchomości),

Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” (konto analityczne dla ANR),

- pobrana w imieniu ANR kwota za sprzedaną nieruchomość:

Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” (konto analityczne dla nabywcy nieruchomości),

i jednocześnie w księdze głównej budżetu gminy:

Wn 133 „Rachunek budżetu”,

Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” – kwota zapłaty po potrąceniu prowizji,

Ma 901 „Dochody budżetu” – kwota prowizji.

• w księdze głównej Urzędu Gminy naliczenie należnej prowizji:

Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” (konto analityczne dla ANR),

Ma 750 „Przychody i koszty finansowe”,

- odprowadzenie pobranych kwot na rachunek ANR po potrąceniu prowizji):

Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” (konto analityczne dla ANR),

Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

i w księdze głównej budżetu gminy:

Wn 240 „Pozostałe rozrachunki”,

Ma 133 „Rachunek budżetu”,

h) rozliczenia pomiędzy Giełdą Rolno - Spożywczą w ............. a Urzędem Gminy oraz Polskim Związkiem Motorowym w ............... a Urzędem Gminy z tytułu inkasa opłaty targowej:

• w budżecie gminy:

- wpływ na rachunek bankowy dochodów z tytułu opłaty targowej:

Wn 133 „Rachunek budżetu”,

Ma 901 „Dochody budżetu” - (kwota po potrąceniu kosztów inkasa opłaty targowej),

- na podstawie dowodu wewnętrznego potrącona prowizja:

Wn 902 „Wydatki budżetu”,

Ma 901 „Dochody budżetu”.

• w jednostce Urzędzie Gminy:

- faktura za dany miesiąc za zrealizowaną opłatę targową ( w pełnej kwocie):

Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

Ma 750 „Przychody i koszty finansowe”,

- prowizja za inkaso od zrealizowanej opłaty targowej:

Wn 400 „ Koszty według rodzajów”,

Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”,

- wpływ dochodów netto z tytułu opłaty targowej:

Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

oraz na podstawie dowodu wewnętrznego ujmować:

- wartość prowizji z tytułu inkasa opłaty targowej:

Wn 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”,

Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

- wysokość dochodów z tytułu pobranej opłaty targowej w wysokości równej prowizji za inkaso:

Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

stosownie do zasad funkcjonowania tych kont, określonych w załącznikach Nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. – str. 12, 14 - 17, 19 protokołu.

2.6. Nierozliczenie z kontrahentami, którzy wnieśli wadia, zabezpieczenia należytego wykonania umów, odsetek od środków pieniężnych zgromadzonych na rachunku bankowym; przypadki prowadzenia ewidencji analitycznej do konta 240 „Pozostałe rozrachunki” w sposób uniemożliwiający ustalenie stanu rozliczeń z poszczególnymi kontrahentami, którzy wnieśli wadia, zabezpieczenia należytego wykonania umowy; zwrot wadiów, zabezpieczeń należytego wykonania umowy bez należnych odsetek wynikających z umowy rachunku bankowego.

Rozliczać z kontrahentami, na bieżąco i zgodnie z ustaleniami umownymi, odsetki od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych, stanowiących wadia i zabezpieczenia należytego wykonania umów; dokonując zwrotu wadium uiszczanego przez przystępujących do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy, przestrzegać terminów i zasad jego zwrotu określonych w przepisach - odpowiednio - art. 46 ust. 4 i art. 148 ust. 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177), tj. jeżeli wadium wniesiono w pieniądzu - zwracać je wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek wykonawcy.

W przypadku braku możliwości ustalenia kontrahentów, którym należało zwrócić odsetki wraz z sumą główną, podjąć decyzję o ich przekazaniu na dochody budżetu – z rachunku sum depozytowych na rachunek bieżący budżetu, stosownie do przepisów art. 4 ust. 1 pkt 10 ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 203, poz. 1966). Przestrzegać obowiązku prowadzenia ewidencji analitycznej do konta 240 „Pozostałe rozrachunki” w sposób zapewniający ustalenie rozliczeń zabezpieczenia należytego wykonania umowy, z poszczególnymi osobami, które je wniosły, zgodnie z zasadami zawartymi w załączniku Nr 2 do rozporządzeń Ministra Finansów z 18 grudnia 2001 r. – str. 12-14 protokołu.

2.7. Nieujęcie na koncie 011 „Środki trwałe” księgi głównej Urzędu Gminy wartości zakończonej inwestycji – zbiornika retencyjnego.

Zwiększyć wartość środków trwałych o kwotę 29.964 zł, stanowiącą wartość zrealizowanych inwestycji „zbiornik retencyjny”, ujmując:

Wn 011 „Środki trwałe”,

Ma 080 „Inwestycje”,

stosownie do zasad funkcjonowania tych kont, określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia z dnia 18 grudnia 2001 r. – str. 19 protokołu.

2.8. Nieujawnienie w księgach rachunkowych - odpowiednio lat 2001 i 2002 - wszystkich obciążających jednostkę przychodów i kosztów dotyczących tych lat.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przestrzegać zasad określonych w przepisach ustawy o rachunkowości, w szczególności w księgach rachunkowych jednostki ujmować wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz, przychody i obciążające ją koszty dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty, stosownie do przepisu art. 6 ust. 1 tej ustawy – str. 17, 18, 34, 35 protokołu.

2.9. Nieterminowe sporządzenie bilansu łącznego jednostek budżetowych (sporządzono 8 maja 2002 r.).

Przestrzegać obowiązku sporządzania bilansu łącznego w terminie zapewniającym przekazanie tego bilansu do Regionalnej Izby Obrachunkowej do dnia 30 kwietnia roku następnego, stosownie do przepisów § 19 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. – str. 2 protokołu.

2.10. Nieprawidłowości w zakresie zasad sporządzania sprawozdań budżetowych, polegające na:

– niesporządzeniu przez wójta gminy jednostkowych sprawozdań z wykonania planu dochodów budżetowych oraz z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego realizowanych przez Urząd Gminy za rok 2002,

– niewykazaniu, w sprawozdaniu Rb-PDP za okres od początku roku do 31 grudnia 2002r. oraz za I półrocze 2003, skutków zwolnień od podatku od nieruchomości mieszkań należących do osób zameldowanych na stałe na terenie gminy Niemce.

Przestrzegać obowiązku sporządzania przez wójta gminy jednostkowych sprawozdań budżetowych Rb – 27S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego” realizowanych przez Urząd Gminy, Rb–28S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego” realizowanych przez Urząd Gminy, stosownie do przepisów § 4 ust. 1 pkt 2 lit. b rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279 z późn. zm.), pamiętając, że należy je sporządzać w sposób rzetelny i prawidłowy, ujmując w nich dane wynikające z prawidłowo prowadzonej ewidencji księgowej, stosownie do przepisów § 10 ust. 2 tego rozporządzenia.

Sprawozdanie Rb-PDP „Półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy” sporządzać rzetelnie, stosownie do przepisów § 10 ust. 1 cytowanego rozporządzenia, a w szczególności w kolumnie „Skutki udzielonych przez gminę: ulg, odroczeń, umorzeń...” ujmować skutki finansowe wynikające ze zwolnień i ulg w podatkach i opłatach wprowadzonych przepisami uchwał rad gmin, wydanymi na podstawie ustawowych upoważnień; wykazywane w tej kolumnie skutki ulg powinny wynikać z decyzji właściwych organów gminy, zgodnie z przepisami § 7 ust. 3 w związku z § 3 ust. 1 pkt 10 załącznika Nr 2 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Rzetelność sporządzania sprawozdawczości w tym zakresie na wpływ na wysokość przyznanej gminie subwencji wyrównawczej.

Skorygowane sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy za I półrocze 2002 i 2003 r., sporządzone według zasad określonych w rozporządzeniu w sprawie sprawozdawczości budżetowej przekazać Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie wraz z informacją o błędnym wyliczeniu, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia; sprawozdanie sporządzić i przesłać również w formie elektronicznej – str. 25 i 46 protokołu.

3. W zakresie gospodarki pieniężnej i rozrachunków:

3.1. Nieprawidłowości w gospodarce kasowej, polegające na:

- dokonywaniu w raporcie kasowym zapisów operacji gospodarczych niezgodnie ze sporządzonymi dowodami zbiorczymi i dowodami wpłat do banku, tj. zapisywaniu w raportach kasowych wartości operacji gospodarczych innej niż wykazana w dowodach zbiorczych i dowodach wpłat do banku,

- dokonywaniu w raportach kasowych zapisów dotyczących operacji odprowadzenia gotówki do banku, na podstawie kserokopii dowodów wpłat, które nie zostały określone w przepisach wewnętrznych jako dowody kasowe,

- ujmowaniu zapisem czerwonym na stronie przychodowej raportu operacji dotyczących odprowadzenia do banku środków np. niewypłaconych diet,

- niezałączaniu do raportów kasowych dowodów zastępujących przechowywane w odrębnych zbiorach listy płac,

- niezachowaniu zasady bieżącego sporządzania raportów kasowych.

Egzekwować od kasjera Urzędu Gminy obowiązek:

– dokonywania zapisów w raportach kasowych na podstawie dowodów księgowych i ujmowania w raportach kasowych operacji gotówkowych w kwotach wynikających z dowodów księgowych, zgodnie z przepisami art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, w tym przypadku operacji dotyczących odprowadzenia gotówki z kasy do banku, na podstawie dowodów księgowych, ustalonych w przepisach wewnętrznych; w przypadku sporządzania zbiorczych dowodów księgowych służących do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, w księgach rachunkowych dokonywać zapisów w oparciu o te dowody,

- załączania do raportów kasowych dowodów źródłowych dokumentujących operacje zawarte w raporcie kasowym, a w przypadku przechowywania dowodów źródłowych w odrębnych zbiorach (np. listy płac) sporządzania dowodów wewnętrznych, o charakterze zastępczym, potwierdzających dokonanie operacji wewnątrz jednostki, stosownie do przepisów art. 20 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości,

- ujmowania po stronie przychodów raportu kasowego operacji dotyczących przychodu gotówki do kasy, zaś po stronie rozchodów raportu - rozchodu gotówki z kasy,

- bieżącego sporządzania raportów kasowych, przez ujmowanie w nich operacji gotówką w tym samym dniu, w którym operacji tych dokonano oraz zgodnie z faktycznym przebiegiem operacji gospodarczej, stosownie do przepisów art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości - str. 29, 30, 31 protokołu.

3.2. Nieprawidłowości dotyczące dokumentów źródłowych:

- niezamieszczanie na dowodach źródłowych znajdujących się pod raportem kasowym i wyciągiem bankowym adnotacji o ich zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach rachunkowych lub zamieszczanie adnotacji niepełnej - niewskazanie miesiąca księgowania i podpisu osoby odpowiedzialnej za to wskazanie;

- nieoznaczanie dowodów źródłowych numerem identyfikacyjnym;

- nieprawidłowe oraz nierzetelne sporządzanie zbiorczych dowodów księgowych.

Przestrzegać obowiązku zamieszczania na dowodach księgowych adnotacji o ich zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach rachunkowych, ze wskazaniem miesiąca księgowania wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości. Nadawać numer identyfikacyjny dowodom księgowym, w sposób pozwalający na ich identyfikację i sprawdzenie sposobu ich zapisania na wszystkich etapach przetwarzania danych, zgodnie z przepisami art. 21 ust. 1 pkt 1 w związku z art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości.

W przypadku sporządzania dowodów zbiorczych przestrzegać zasad określonych w przepisach art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi dowody źródłowe winny być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione oraz w przepisach art. 22 ust. 1 tej ustawy, stosownie do których dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji - str.8, 30 31 i 32 protokołu.

3.3. Przypadki wypłaty gotówki z kasy na podstawie dokumentów niesprawdzonych pod względem merytorycznym bądź sprawdzonych przez osoby niebędące pracownikami Urzędu Gminy, niesprawdzonych pod względem formalno-rachunkowym oraz – w nielicznych przypadkach – niezatwierdzonych do wypłaty.

Egzekwować od kasjera Urzędu przestrzeganie zasady wypłacania gotówki z kasy wyłącznie na podstawie dowodów rozchodowych sprawdzonych przez upoważnione osoby pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zatwierdzonych do wypłaty, zgodnie z Instrukcją obiegu i kontroli finansowej dokumentów, wprowadzonej zarządzeniem nr 49/2003 Wójta Gminy Niemce z dnia 1 września 2003 r.– str. 73-75 protokołu.

3.4. Powierzenie prowadzenia obsługi bankowej budżetu gminy bez przeprowadzenia postępowania w trybie ustawy o zamówieniach publicznych, zawarcie umowy rachunku bankowego oraz umowy o sprzedaż energii elektrycznej na czas nieokreślony, bez zgody Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.

Obsługę bankową budżetu gminy powierzyć bankowi wybranemu przez Radę Gminy, w trybie określonym w przepisach ustawy z dnia 19 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177), stosownie do przepisów art. 134 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

Wybranie – przez Radę Gminy – banku do obsługi budżetu obejmuje rozstrzygnięcie wszystkich kwestii mających wpływ na dokonanie wyboru, co wymaga podjęcia dwóch uchwał. W pierwszej Rada powinna określić warunki wymagane od uczestników postępowania, tryb postępowania, kryteria wyboru ofert i istotne postanowienia umowy oraz zlecić przeprowadzenie postępowania wójtowi gminy. Na podstawie wyników tego postępowania Rada Gminy podejmuje uchwałę o wyborze banku.

Umowy w sprawach zamówień publicznych zawierać na czas oznaczony, stosownie do przepisów art. 142 Prawa zamówień publicznych. Umowy, których przedmiotem są świadczenia okresowe lub ciągłe, zawierać na okres dłuższy niż trzy lata po uzyskaniu zgody Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, wyrażonej w drodze decyzji administracyjnej, udzielonej przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, przy czym zgody tej nie wymaga zawarcie umowy rachunku bankowego na okres nie przekraczający 5 lat, stosownie do przepisów art. 142 ust. 2 i ust. 4 pkt 2 tej ustawy.

Natomiast zgodnie z art. 143 ust. 1 pkt 2 Prawa zamówień publicznych, od 2 marca 2004r. umowy, których przedmiotem są dostawy energii elektrycznej z sieci elektroenergetycznej, mogą być zawierane na czas nieoznaczony - str. 32, 99 protokołu.

3.5. Niezamieszczanie na fakturach wpływających do Urzędu Gminy daty ich wpływu.

Przestrzegać obowiązku zamieszczania na fakturach, rachunkach i innych dokumentach daty ich wpływu do Urzędu Gminy; obowiązek zamieszczenia adnotacji o dacie wpływu - na wszelkiej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji, a więc i na fakturach - wynika z postanowień § 6 ust. 11 „Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych”, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.) – str. 33 protokołu.

3.6. Nieprzestrzeganie postanowień umowy zawartej z inkasentem opłaty targowej w zakresie zasad wydawania inkasentowi druków ścisłego zarachowania, co uniemożliwiło gminie Niemce sprawowanie kontroli nad prawidłowością rozliczania inkasenta (Polski Związek Motorowy w ...............) z pobranej opłaty targowej na giełdzie samochodowej w ..................; nieobjęcie ewidencją druków ścisłego zarachowania sprzedawanych przez inkasenta biletów opłaty targowej.

Rozliczeń inkasenta opłaty targowej dokonywać zgodnie z zasadami określonymi w zawartej z nim umowie, tj. druki biletów opłaty targowej wydawać po zakupieniu ich przez Urząd Gminy i po wcześniejszym zaewidencjonowaniu ich przychodu w książce druków ścisłego zarachowania (druk K -210); w książce tej ujmować również rozchód biletów opłaty targowej; dokonywać rozliczeń rachunkowo - kasowych inkasenta biletów opłaty targowej, stosownie do postanowień § 3 ust. 5 w związku z § 6 ust 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 50 poz. 511 z późn. zm.) – str. 35 i 36 protokołu.

3.7. Nieprzeprowadzenie na 31 grudnia 2002 r. inwentaryzacji należności i zobowiązań Urzędu Gminy.

Przestrzegać obowiązku przeprowadzania na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzacji należności, drogą uzyskania od kontrahentów, prowadzących księgi rachunkowe na zasadach określonych w ustawie o rachunkowości, potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu należności, zaś stan zobowiązań, należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz rozliczeń z pracownikami, z tytułów publicznoprawnych oraz innych aktywów i pasywów, których stan rzeczywisty nie jest ustalany w drodze potwierdzenia salda przez kontrahenta, drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich realnej wartości, stosownie do przepisów art. 26 ust 1 pkt 2 i 3 tej ustawy, przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji odpowiednio dokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych, zgodnie z art. 27 ust. 1 tej ustawy – str. 37 protokołu.

Ponadto ustalić procedury kontroli finansowej dotyczącej procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowania mieniem, stosownie do obowiązku określonego w przepisie art. 35a ust. 3 w związku z przepisami art. 35a ust. 1 i ust. 2 pkt 1 i 3 ustawy o finansach publicznych; przy opracowywaniu procedur kontroli należy uwzględnić Standardy kontroli finansowej opublikowane w Dzienniku Urzędowym Ministerstwa Finansów Nr 3 z 2003 r. – str. 36 protokołu.

3.8. Zaciągnięcie w dniu 3 września 2001r. kredytu w Banku Inicjatyw Społeczno - Ekonomicznych Oddział w ................ w wysokości 1 mln zł, którego przewidywane koszty obsługi na dzień zawarcia umowy przekraczały równowartość 30.000 euro (tylko w latach 2001-2003 wydatki z tytułu prowizji i odsetek wyniosły 203.907 zł), z pominięciem procedur wynikających z ustawy o zamówieniach publicznych. Wykorzystanie kredytu na cele niezgodne z uchwałą Rady Gminy, z umownym przeznaczeniem kredytu oraz z przepisami ustawy o finansach publicznych, w wyniku zdeponowania kwoty kredytu na rachunku lokat, co skutkowało nieoszczędnym wydatkowaniem środków publicznych - uzyskane z lokat odsetki nie pokrywały kosztów obsługi kredytu (w 2003 r. różnica na niekorzyść gminy stanowiła kwotę 83.376 zł).

Przy zaciąganiu zobowiązań finansowych obciążających budżet gminy wydatkami przekraczającymi równowartość kwoty 6.000 euro stosować przepisy ustawy zamówieniach dnia 29 stycznia 2004r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.  U. Nr 19, poz. 177), udzielając zamówień publicznych wyłącznie wykonawcom wybranym zgodnie zamówieniach przepisami tej ustawy, stosownie do przepisów art. 7 ust. 3 w związku z art. 4 pkt 8 ustawy. Zamawiającego obligowały do tego – obowiązujące w dniu zaciągnięcia kredytu – przepisy art. 12a w związku z art. 3 ustawy z dnia 10 czerwca 1994r. o zamówieniach publicznych

Wartością zamówienia publicznego w tym przypadku powinny być koszty obsługi kredytu bankowego, a więc – zgodnie z art. 2 pkt 4 i 8 obowiązującej wówczas ustawy – ustalona z należytą starannością wartość opłacanych przez zamawiającego usług bankowych, tj. prowizji, opłat, odsetek i innych podobnych świadczeń (od 2 marca 2004r. – art. 34 ust. 4 Prawa zamówień publicznych).

Zamówienia publicznego na udzielenie kredytu należało udzielić po przeprowadzeniu postępowania w trybie przetargu nieograniczonego, ponieważ - ustalona z należyta starannością - wartość zamówienia, przekraczała kwotę 30.000 EURO stosownie do przepisów art. 15 ust 1 w związku z art. 14 ust. 1 i art. 2 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych. Kredyty zaciągać i wykorzystywać zgodnie ze wskazaniami Rady Gminy, wyłącznie na cele określone w przepisach art. 48 ust 1 ustawy o finansach publicznych.

Zaciągnięcie kredytu poprzedzać analizą sytuacji finansowej gminy i celowości zaciągnięcia zobowiązania, zgodnie z art. 35a ust 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. Przestrzegać zasady dokonywania wydatków publicznych w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów stosownie do przepisów art. 28 ust 1 pkt 3 oraz art. 92 pkt 3 w związku z art. 129 ust. 1 ustawy możliwość finansach publicznych.

Poinformować Bank, że umowa nie może być kontynuowana z uwagi na jej nieważność, wynikającą z przepisów art. 72 ust 2 pkt 3 ustawy o zamówieniach publicznych w związku z art. 58 § 1 Kodeksu cywilnego. Wynikająca z tych przepisów bezwzględna nieważność czynności prawnych oznacza, że zawarta umowa nie spowodowała żadnych skutków w sferze cywilnoprawnej i nie powinna być realizowana - 37, 38 protokołu.

4. W zakresie wykonania budżetu – dochody budżetowe:

4.1. Niedokonywanie czynności sprawdzających deklaracje składane przez osoby prawne – podatników podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności stanu faktycznego z przedstawionymi dokumentami.

Dokonywać czynności sprawdzających składanych przez osoby prawne deklaracji na podatek rolny, leśny i od nieruchomości, zgodnie z przepisami art. 272 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137 poz. 926 z późn. zm.). Sprawdzenia dokonywać m.in. w oparciu o dane z ewidencji gruntów i budynków, które są podstawą do naliczenia podatków, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 100, poz. 1086 z późn. zm.).

W razie wystąpienia niezgodności pomiędzy danymi z ewidencji gruntów i budynków, a złożonymi deklaracjami - organ podatkowy może wezwać podatnika do złożenia, w wyznaczonym terminie, niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, wskazując przyczyny poddania w wątpliwość rzetelności danych w niej zawartych, zgodnie z art. 274a § 2 Ordynacji podatkowej; wyjaśnić wszystkie przypadki niezgodności między ewidencją geodezyjną a deklaracjami składanymi przez podatników, zapewniając właściwe ustalenie podstawy opodatkowania - str. 42 protokołu.

4.2. Nieprawidłowości w opodatkowaniu osób fizycznych podatkami: rolnym, leśnym i od nieruchomości, polegające na:

- podejmowaniu decyzji wymiarowych jedynie w stosunku do jednego ze współwłaścicieli gruntów rolnych,

- podejmowaniu decyzji wymiarowych, w przypadku lasów stanowiących współwłasność, na poszczególnych współwłaścicieli w częściach wynikających z ich udziałów we współwłasności.

Wydawać decyzje wymiarowe w stosunku do wszystkich osób posiadających wspólnie gospodarstwo rolne, w przypadku gruntów stanowiących współwłasność, w związku z art. 3 ust. 5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (t.j. Dz. U. z 1993 r. Nr 94, poz. 431 z późn. zm.) oraz art. 92 § 1 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którymi solidarną odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe ponoszą ci podatnicy, którym doręczono decyzje wymiarowe.

Wydawać decyzje wymiarowe w stosunku do wszystkich współwłaścicieli lasów, obejmując w nich całą współwłasność; zgodnie z przepisami art. 2 ust. 4 ustawy z dnia 30 października 2003 r. o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200, poz. 1682 z późn. zm.), jeżeli las jest współwłasnością, znajduje się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, stanowi wówczas odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem leśnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach lub posiadaczach, a za zobowiązania podatkowe od całości współwłasności odpowiadają solidarnie ci podatnicy, którym doręczono decyzje wymiarowe – str. 47, 48 protokołu.

4.3. Doręczanie nakazów płatniczych bez oznaczeniu daty doręczenia nakazu płatniczego i bez podania informacji, w doręczonych nieterminowo nakazach płatniczych, że termin płatności wynosi 14 dni od dnia otrzymania decyzji.

Przestrzegać obowiązku doręczania nakazów płatniczych z oznaczeniem daty doręczenia przez odbierającego, zgodnie z przepisami art. 152 § 1 Ordynacji podatkowej; oznaczenie daty doręczenia jest niezbędne w celu prawidłowego ustalenia terminu płatności raty podatkowej.

W doręczanych nieterminowo nakazach płatniczych podawać informację, że termin płatności raty podatku wynosi 14 dni od dnia otrzymania nakazu lub decyzji, zgodnie z przepisami art. 47 § 2 Ordynacji podatkowej – str. 49 protokołu.

4.4. Niepobieranie od inkasentów odsetek za zwłokę w odprowadzeniu pobranego podatku na rachunek budżetu gminy.

W przypadku nieterminowego odprowadzenia przez inkasentów pobranych kwot podatku pobierać od nich odsetki za zwłokę, obliczone zgodnie z przepisami § 2 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, dokonywania zaokrągleń oraz informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. Nr 240 poz. 2063); w przypadku uiszczenia wpłaty bez odsetek za zwłokę dokonywać rozliczenia wpłaconej kwoty na odsetki i należność główną w sposób wskazany w przepisach art. 55 § 2 Ordynacji podatkowej; dokonać takiego rozliczenia wszystkich wpłat wniesionych przez inkasentów bez odsetek za zwłokę– str. 50 protokołu.

4.5. Niepodejmowanie działań w stosunku do II Urzędu Skarbowego w Lublinie zmierzających do uzyskania informacji o sposobie załatwienia wniosków egzekucyjnych, co doprowadziło, w badanej próbie, do przedawnienia kwoty 1069,10 zł należności podatkowych.

Występować do urzędów skarbowych - na podstawie przepisów § 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.) - z wnioskiem o udzielenie informacji o sposobie załatwienia wniosku egzekucyjnego. Rozważyć możliwość składania skarg na przewlekłość postępowania egzekucyjnego do czego uprawniają wierzyciela przepisy art. 54 § 2 ustawy z dnia 17 czerwca 1996 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 110, poz. 968 z późn. zm.). Podejmować działania zmierzające do zabezpieczenia należności z tytułu zaległości podatkowych hipoteką przymusową, stosując przepisy art. 34 i następnych Ordynacji podatkowej – str. 52 protokołu.

4.6. Niepobieranie opłaty skarbowej od złożonych podań o zastosowanie ulgi żołnierskiej w zapłacie podatku rolnego.

Pobierać opłatę skarbową od złożonych podań o zastosowanie ulgi żołnierskiej w zapłacie podatku rolnego, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 9 września 2000 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. Nr 86 poz. 960) w wysokości określonej w części I pkt 1 załącznika do ustawy – str. 54 protokołu.

4.7. Nieprawidłowa klasyfikacja budżetowa dochodów z tytułu dzierżawy i opłaty skarbowej.

Dochody z tytułu dzierżawy gruntów zaliczać do § 0750 „Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa lub jednostek samorządu terytorialnego oraz innych umów o podobnym charakterze”, a z tytułu opłaty skarbowej do § 0410 „Wpływy z opłaty skarbowej”, zgodnie z klasyfikacją dochodów wprowadzoną przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68 poz. 634 z późn. zm.) – str. 55, 56 protokołu.

4.8. Niepobieranie odsetek za zwłokę od nieterminowo wnoszonych opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego i czynszów dzierżawy oraz niepodejmowanie czynności zmierzających do wyegzekwowania zaległych należności.

Egzekwować od użytkowników wieczystych obowiązek wnoszenia opłat w terminie określonym w przepisach art. 71 ust. 4 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 46, poz. 543 z późn. zm.), a od dzierżawców gruntu w terminach wynikających z zawartych umów. Od nieterminowych wpłat naliczać i pobierać odsetki w wysokości w wynikającej z zawartych umów, a w przypadku braku uregulowań umownych, w wysokości ustawowej, stosownie do przepisów art. 481 2 w związku z art. 359 1 ustawy Kodeks cywilny. W stosunku do zalegających z uiszczeniem należności kierować wezwania do zapłaty, z zakreśleniem jej terminu, a po bezskutecznym upływie tego terminu rozważać kierowanie spraw na drogę postępowania sądowego, na podstawie przepisów części drugiej „Postępowanie egzekucyjne” ustawy z dnia 17 listopada 1996 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296 z późn. zm.); wyegzekwować od osób nieterminowo regulujących w latach ubiegłych należności, z uwzględnieniem okresu przedawnienia wynikającego z przepisów art. 118 Kodeksu cywilnego – str. 56, 57 protokołu.

4.9. Udzielenie przez Zarząd Gminy zwolnienia dzierżawcy z czynszu dzierżawnego za okres od 1 lipca 2001 r. do 31 grudnia 2002 r., łącznie na kwotę 6.588,00 zł oraz rozłożenie na raty należności za przyłącze wodociągowe przez wójta gminy, pomimo braku stosownego upoważnienia.

Rozważyć opracowanie i przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu umarzania wierzytelności pieniężnych jednostek organizacyjnych gminy z tytułu należności pieniężnych, w tym czynszów najmu nieruchomości komunalnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy – Ordynacja podatkowa, udzielania innych ulg w spłacaniu tych należności oraz wskazania organów do tego uprawnionych, stosownie do przepisów art. 34a ustawy o finansach publicznych.

Do czasu podjęcia przez Radę Gminy takiej uchwały zaprzestać umarzania należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy – Ordynacja podatkowa – str. 57, 58 i 82 protokołu.

5. W zakresie wykonania budżetu – wydatki:

5.1. Nieprawidłowości przy ustalaniu wynagrodzeń, polegające na:

- naliczeniu i wypłaceniu pracownikowi Urzędu Gminy podwójnego wynagrodzenia za grudzień 2002 r. (ustalonego w związku z zatrudnieniem go od 5 grudnia jako pełniącego obowiązki skarbnika gminy i jednocześnie wynagrodzenia za pracę na poprzednim stanowisku - inspektora d/s księgowości budżetowej),

- przyznaniu pracownikowi Urzędu Gminy w 2001 i 2002 r. dodatku specjalnego w nieprawidłowej wysokości, z naruszeniem przepisów § 7 ust. 1a rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. Nr 61, poz. 707 z późn. zm.),

- bezpodstawne przyznanie zastępcy wójta gminy w 2001 i 2002 r. nagród z zakładowego funduszu nagród, łącznie w kwocie 4 860 zł

oraz

- nieprawidłowe ustalenie wysokości ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, w związku z przyjęciem do jego naliczenia niewłaściwej liczby dni (byłemu wójtowi wypłacono za 23 zamiast za 24) oraz nieprawidłowym ustaleniem współczynnika służącego do jego obliczenia.

W przypadku zmiany stanowiska pracy i ustaleniu pracownikowi nowego, stosownego do zajmowanego stanowiska wynagrodzenia, zgodnie z przepisami art. 20 ust.1 ustawy z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1593 z późn. zm.), wynagrodzenie to jest wynagrodzeniem do wypłaty (nie ma podstaw do wypłacenia pracownikowi jednocześnie wynagrodzenia ustalonego na poprzednio i obecnie zajmowanym stanowisku).

Przy ustalaniu pracownikom dodatku specjalnego, przestrzegać przepisów § 8 ust. 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. Nr 33, poz. 264), zgodnie z którymi kwota dodatku nie może przekroczyć 40 % wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego łącznie.

Wystąpić do pracownika wskazanego w poz. 9 załącznika Nr IV/21 do protokołu kontroli o dobrowolny zwrot kwot nienależnie wypłaconego dodatku specjalnego oraz do byłego zastępcy wójta o zwrot nagród pobranych w 2001 i 2002 r., z naruszeniem przepisów art. 20 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych; w przypadku odmowy rozważyć możliwość wyegzekwowania od osób odpowiedzialnych za nieprawidłowe naliczenie i wypłacenie wynagrodzenia oraz przyznanie nagrody, stosując zasady określone w przepisach działu piątego Kodeksu pracy.

Wysokość ekwiwalentu pieniężnego za nie wykorzystany urlop wypoczynkowy ustalać zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.) w szczególności: współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu ustalać odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosować przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel i świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieląc przez 12, stosownie do przepisów § 19 rozporządzenia. Ustalając liczbę dni niewykorzystanego urlopu przestrzegać przepisów art. 155¹ § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którymi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, pracownikowi przysługuje urlop w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy. Przy ustalaniu urlopu wypoczynkowego w wymiarze proporcjonalnym, kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi, a niepełny kalendarzowy miesiąc zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca, zgodnie z przepisami § 1 ust. 1 i 2 cytowanego rozporządzenia.

Ustalić i wypłacić prawidłową kwotę ekwiwalentu pieniężnego za urlop należny byłemu wójtowi gminy i pracownikowi wskazanemu w protokole kontroli – str. 58, 59, 60 protokołu.

5.3. Przekroczenie w 2002 r. wielkości wynagrodzeń z 2001 r. o kwotę 55 961 zł.

Przy dokonywaniu wydatków przestrzegać przepisów art. 28 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którymi wydatki winny być dokonywane zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków.

Wypłacenie w 2002 r. wynagrodzeń przekraczających wielkość wynagrodzeń z 2001 r., stanowiło naruszenie przepisów art. 3 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 21 grudnia 2001 r. o zmianie ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 154, poz. 1799), zgodnie z którymi w 2002 r. wielkość wynagrodzeń w samorządowych jednostkach budżetowych nie może przekroczyć wielkości wynagrodzeń z 2001 r. – str. 61, 62 protokołu.

5.4. Nieprzestrzeganie przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, przez:

- nieprzekazanie do 31 maja 2002r. na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych 75% a do 30 września 100% równowartości naliczonych odpisów na ten fundusz,

- zaniżenie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych za 2002 r. o kwotę 658,57 zł, w związku z nieskorygowaniem w końcu roku planowanej przeciętnej liczby zatrudnionych do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych.

Przy prowadzeniu działalności socjalnej przestrzegać przepisów ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.), w szczególności:

- równowartość naliczonych i dokonanych odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na dany rok kalendarzowy przekazywać na rachunek bankowy funduszu w terminie do 30 września tego roku, z tym że do 31 maja tego roku przekazywać kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów, stosownie do przepisów art. 6 ust. 2 tej ustawy,

- odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych naliczać w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych, stosownie do przepisów art. 5 ust. 1 tej ustawy; podstawę naliczenia odpisu powinna stanowić przeciętna, planowana w roku kalendarzowym, liczba osób zatrudnionych w zakładzie pracy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych, stosownie do przepisów § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 168 z późn. zm.); skorygować naliczenie odpisu na funduszu za 2002 r. i przekazać na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych kwotę 658,57 zł – str. 63 protokołu.

5.5. Zawarcie z pracownikiem Urzędu Gminy umowy zlecenia na wykonanie prac, znajdujących się w zakresie czynności tego pracownika.

Przestrzegać zasady dokonywania wydatków w sposób celowy i oszczędny, stosownie do przepisów art. 28 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych; do obowiązków pracownika samorządowego, zgodnie z przepisami art. 15 ust. 2 pkt 1 ustawy o pracownikach samorządowych, należy m.in. sumienne wykonywanie zadań urzędu, z którymi to zadaniami pracodawca zaznajomił go określając zakres obowiązków, stosownie do wymogów art. 94 pkt 1 Kodeksu pracy, a w związku z tym bezpodstawne było zawarcie umowy zlecenia oraz wypłacenia wynagrodzenia za wykonanie zadań znajdujących się w zakresie czynności pracownika, za wykonanie których otrzymał on wynagrodzenie. W przypadku okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań, kierownik urzędu może przyznać pracownikowi dodatek specjalny, o czym stanowią przepisy § 8 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędów marszałkowskich (Dz. U. Nr 33, poz. 264) – str. 63, 64 protokołu.

5.6. Nieprawidłowości przy naliczaniu dodatków mieszkaniowych, polegające na:

- przyjmowaniu do ich naliczenia nieprawidłowo ustalonego dochodu wnioskodawcy, w wyniku nieodliczenia kosztów uzyskania przychodów, składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe oraz jednorazowych świadczeń pieniężnych z pomocy społecznej,

- przyjmowaniu do podstawy obliczenia dodatku nieprawidłowej wysokości wydatków obliczonych w formie ryczałtu (90 % zamiast w 100%) lub nieprzyjmowaniu do tej podstawy tych wydatków,

- przyjęciu do obliczenia wydatku na zakup opału nieprawidłowej ceny energii elektrycznej,

oraz

- wypłacaniu zarządcy budynku pełnej kwoty dodatku mieszkaniowego (łącznie z ryczałtem na zakup opału),

- przyjęciu od wnioskodawcy niepodpisanej deklaracji o dochodach.

Przy obliczaniu wysokości dodatku mieszkaniowego przestrzegać przepisów ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o dodatkach mieszkaniowych (Dz. U. Nr 71, poz. 734 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 2001 r. w sprawie dodatków mieszkaniowych (Dz. U. Nr 156, poz. 1817), a w szczególności:

- do naliczenia dodatku przyjmować dochody wnioskodawcy, tj. wszelkie przychody po odliczeniu kosztów ich uzyskania oraz po odliczeniu składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, określonych w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych; do dochodu wnioskodawcy nie wliczać jednorazowych świadczeń pieniężnych z pomocy społecznej, zgodnie z przepisami art. 3 ust. 3 ustawy,

- przy obliczaniu wysokości dodatku mieszkaniowego wydatki wnioskodawcy obliczone w formie ryczałtu na zakup opału (w przypadku lokali mieszkalnych niewyposażonych w instalację doprowadzającą energię cieplną do celów ogrzewania, instalację ciepłej wody lub w instalację gazu przewodowego) przyjmować w pełnej wysokości, wynikającej z obliczenia równowartości (odpowiednio 5, 20 i 10) kilowatogodzin energii elektrycznej według rachunku za ostatni okres rozliczeniowy, z wyłączeniem opłaty abonamentowej oraz stałych opłat miesięcznych zgodnie z przepisami § 3 rozporządzenia

- do rąk wnioskodawcy wypłacać ryczałt na zakup, w wysokości ustalonej w sposób określony w przepisach § 4 rozporządzenia,

- przyjmować od wnioskodawców podpisane deklaracje o wysokości dochodów, mając na uwadze fakt, że podpis wnioskodawcy poświadcza (pod rygorem odpowiedzialności karnej) prawdziwość danych zamieszczonych w deklaracji, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik Nr 2 do rozporządzenia.

Dokonać przeliczenia dodatków mieszkaniowych przyznanych w 2002 r., celem ustalenia prawidłowych ich wysokości. Wystąpić do osób, które pobrały dodatki mieszkaniowe w nieprawidłowej wysokości o wyrażenie zgody na zmianę decyzji, stosownie do przepisów art. 155 ustawy z dnia 15 czerwca 1960r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2000r. Nr 98 poz. 1071 z późn. zm.) oraz, stosownie do tych przepisów, dokonać zmiany decyzji, na podstawie których przyznano te dodatki – str. 65, 66 protokołu.

5.7. Przyjmowanie od pracowników oświadczeń - o używaniu samochodu prywatnego do celów służbowych - niezawierających pełnego zakresu informacji, niezbędnych do prawidłowego ustalenia wysokości przysługującego pracownikowi ryczałtu.

W celu prawidłowego ustalenia wysokości przysługującego pracownikom zwrotu kosztów z tytułu używania do celów służbowych pojazdów prywatnych, egzekwować od nich kompletnie wypełnione oświadczenia o używaniu pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu, tj. zawierające dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych, zgodnie z przepisami § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271) – str. 66, 67 protokołu.

5.8. Dokonywanie wydatków niezgodnych z zakresem zadań własnych gminy, w wyniku:

- udzielenia dotacji Społecznemu Komitetowi Budowy Gazociągu .................. oraz Społecznemu Komitetowi Gazyfikacji ................................... na dofinansowanie budowy gazociągów, których inwestorami był Zakład Gazowniczy .....................,

- dofinansowania zakupu sprzętu sportowego dla mieszkańca gminy Niemce - członka sekcji kolarskiej Miejskiego Klubu Sportowego ..............................,

- udzielenia dotacji Parafii p.w. .............................................. na zakup kostki brukowej na wykonanie chodnika na cmentarzu parafialnym,

- finansowania zakupów „materiału biologicznego rodzin pszczelich” na rzecz ................. Koła Pszczelarzy,

- zakupu m.in. artykułów spożywczych dla Koła Gospodyń Wiejskich, sesje sołtysów i sesje objazdowe,

- finansowania kosztów transportu wycieczek agroturystycznych Koła Gospodyń Wiejskich, rolników i uczestników pielgrzymek.

Zaprzestać finansowania zadań, które wykraczają poza katalog zadań własnych gminy określony w przepisach art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 roku Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.); przepisy tej ustawy nie przewidują możliwości dofinansowania potrzeb indywidualnych podmiotów, czy też wąskiej grupy osób (czy to członka klubu sportowego, czy wycieczki kilkunastu rolników), zadaniem gminy jest bowiem zaspokajanie zbiorowych potrzeb wspólnoty samorządowej. Dokonanie wydatków ze środków pochodzących z budżetu gminy na rzecz Kościoła nie ma podstaw prawnych, gdyż budowa chodnika na cmentarzu parafialnym nie należy do zadań własnych gminy wynikających z powołanych przepisów, nie znajdują również uzasadnienia w przepisach art. 43 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 29, poz. 154 z późn. zm.), z którego wynika, że inwestycje sakralne i kościelne są finansowane ze środków własnych kościelnych osób prawnych (parafii). Finansowanie budowy sieci gazowej należy natomiast do obowiązków przedsiębiorstwa zajmującego się przesyłaniem i dystrybucją paliw gazowych, zgodnie z przepisami art. 7 ust. 4 ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. Prawo energetyczne (tekst jednolity: Dz. U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1504 z późn. zm.) – str. 68 – 76 protokołu.

5.9. Naruszenie, w 2002 i 2003 r., zasad finansowania z budżetu gminy jednostek spoza sektora finansów publicznych, polegające na:

- finansowaniu innych niż kultura fizyczna zadań (wbrew woli Rady Gminy wyrażonej w uchwale w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji podmiotom nie zaliczanym do sektora finansów publicznych),

- nieprzestrzeganiu postanowień uchwały Rady Gminy w sprawie określenia trybu postępowania o udzielenie dotacji podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych przy udzieleniu dotacji Miejskiemu Klubowi Sportowemu ................ i Klubowi Biegacza w ................ oraz Klubowi Biegacza w ................ (ten wydatek nieprawidłowo zakwalifikowano do § 4300 „Zakup usług pozostałych”),

- udzieleniu, w 2002 r., dotacji Gminnemu Klubowi Sportowemu ............ z naruszeniem niektórych zasad określonych przez Radę Gminy w powołanej uchwale

oraz

- zawarciu umów z ..................... i porozumień ze Społecznym Komitetem Gazyfikacji ................................ oraz Społecznym Komitetem Budowy Gazociągu ...................., w sprawie dotacji, przed ujęciem tych wydatków w budżecie gminy,

- zawarciu z Parafią Rzymskokatolicką w .................. umowy o dotację z przeznaczeniem na cel inny niż wskazany przez Zarząd Gminy w uchwale w sprawie zmiany budżetu gminy.

Przestrzegać zasady udzielania dotacji z budżetu gminy, na realizację zadań publicznych, podmiotom nie zaliczanym do sektora finansów publicznych, zgodnie z przepisami określonymi w rozdziale drugim ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873), a w przypadku innych zadań publicznych niż określone w tej ustawie – zgodnie z zasadami określonymi przez Radę Gminy, stosownie do przepisów art. 118 ust. 2 pkt 2 ustawy o finansach publicznych.

Wydatki z tytułu dotacji kwalifikować do właściwych paragrafów klasyfikacji budżetowej, zgodnie z załącznikiem Nr 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634 z późn. zm.).

Przestrzegać zasady zaciągania zobowiązań pieniężnych (a więc i zawierania umów czy porozumień w sprawie dotacji) do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki, zgodnie z przepisem art. 132 ustawy o finansach publicznych oraz dokonywania wydatków zgodnie z planowanym przeznaczeniem, stosownie do przepisu art. 92 pkt 3 tej ustawy – str. 69-73 protokołu.

5.10. Brak kontrasygnaty skarbnika gminy na umowach i porozumieniach w sprawie udzielenia dotacji, umowie w sprawie zamówienia publicznego na modernizację kotłowni oraz pożyczki z WFOŚiGW.

Przestrzegać obowiązku przedkładania skarbnikowi gminy – celem kontrasygnaty – umów i innych czynności prawnych, mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, stosownie do przepisów art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym – str. 68, 69, 70, 71, 83, 84 protokołu.

5.11. Zawieranie umów-zlecenia na odśnieżanie dróg gminnych z oferentami, którzy nie zostali wyłonieni w drodze przetargu, pomimo niewyczerpania w pełni możliwości wykorzystania wykonawców, z którymi zawarto umowy na odśnieżanie w wyniku przeprowadzenia postępowania przetargowego.

Zamówień publicznych udzielać wyłącznie wykonawcom wybranym zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 1777), stosownie do art. 7 ust. 3 tej ustawy (do 2 marca 2004r. obowiązek ten wynikał z przepisu art. 12a ustawy z dnia 10 czerwca 1994r. o zamówieniach publicznych) - str. 77 protokołu.

5.12. Nieprawidłowe opracowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia, polegające na:

- bezpodstawnym żądaniu przedłożenia przez oferentów - w postępowaniu na dostawę piasku - kserokopii dowodów rejestracyjnych lub innych dowodów potwierdzających własność sprzętu potrzebnego do realizacji zamówienia, a gdy sprzęt nie jest jego własnością - kserokopii umowy przedwstępnej potwierdzającej dzierżawę, wynajem lub inną formę dostępności,

- nieopisaniu - w specyfikacji dotyczącej modernizacji kotłowni - sposobu udzielania wyjaśnień dotyczących specyfikacji, niezawarciu oświadczenia, czy zamierza się zwołać zebranie wykonawców ani informacji o trybie otwarcia i oceny ofert.

W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego przestrzegać zasady żądania, jako potwierdzenia spełniania warunków wymaganych od dostawców i wykonawców, jedynie dokumentów wyszczególnionych w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 czerwca 2002r. w sprawie dokumentów, jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków uprawniających do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne (Dz. U. Nr 91, poz. 817), stosownie do przepisu art. 226 ustawy – Prawo zamówień publicznych; potwierdzeniem posiadania odpowiedniego potencjału technicznego może być – zgodnie z przepisem § 2 ust. 1 pkt 2 tego rozporządzenia – jedynie wykaz niezbędnych do wykonania zamówienia narzędzi i urządzeń, jakimi dysponuje dostawca lub wykonawca.

W specyfikacji istotnych warunków zamówienia ujmować wszystkie elementy wymagane przepisem art. 36 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych - str. 77, 78, 79, 82 protokołu.

5.13. Bezpodstawne i niezgodne z postanowieniami specyfikacji istotnych warunków zamówienia, odrzucenie dwóch ofert z I przetargu na wykonanie kanalizacji sanitarnej w Niemcach - III etap, skutkujące unieważnieniem pierwszego postępowania o udzielenie tego zamówienia.

Przestrzegać zasady odrzucania ofert z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, wyłącznie po zaistnieniu jednej z przesłanek określonych przepisem art. 89 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177), a wykluczania wykonawców z postępowania - uznając ich oferty za odrzucone - po zaistnieniu jednej z przesłanek wymienionych w art. 24 ust. 1 i 2 tej ustawy (do dnia 2 marca 2004r., przesłanek odrzucenia ofert i wykluczenia wykonawców określonych przepisami - odpowiednio - art. 27a ust. 1 i art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 10 czerwca 1994r. o zamówieniach publicznych).

W I przetargu na „Wykonanie kanalizacji sanitarnej w Niemcach - III etap” bezpodstawnie odrzucono oferty wykonawców nr 3 i 6 uznając, iż oferenci nie spełnili warunku postawionego w pkt. 3.10. specyfikacji istotnych warunków zamówienia, tj. - zdaniem zamawiającego - nie wykazali, że dysponują niezbędnym doświadczeniem. Za spełnianie tego warunku należało uznać każdego oferenta, który przedłożył wykaz wykonanych minimum 3 sieci kanalizacji sanitarnej, z których jedna miałaby wartość co najmniej 1mln zł, a na potwierdzenie należytego ich wykonania, oferent przedłożył 3 referencje dotyczące tych robót.

Oferent nr 3 wykazał wykonanie 21 robót obejmujących kanalizację, co poparł 12 referencjami, przy czym referencjami potwierdzona była każda z 5 robót o wartości powyżej 1 mln zł, oferent nr 6 wykazał (odpowiednio) – 4 roboty, w tym 1 za 1 mln zł i załączył 3 referencje, a więc oferenci wykazali, że spełniają wymagane warunki, zgodnie z art. 24 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych. Oferenci nie mieli obowiązku potwierdzania referencjami każdej wykonanej roboty wykazanej powyżej wymaganego minimum (tj. roboty 4-tej, 5-tej itd.). Każda robota wykazana powyżej tego minimum, jak też każda dodatkowa (powyżej minimum) referencja - nie mogły i nie powinny mieć żadnego wpływu na ocenę spełnienia lub niespełnienia tego warunku (a mogły jedynie świadczyć o jego spełnieniu w stopniu ponad wymagalnym).

Podstawą do odrzucenia tych ofert nie mógł być też zapis w punkcie 14 wykazu dokumentów wymaganych od oferenta – załączniku do specyfikacji, tj. „referencje do wszystkich zdań wymienionych w wykazie”, zapis ten nie był też – jak błędnie wskazano w protokole kontroli – niezgodny z cytowanym warunkiem udziału w postępowaniu. Oferenci nie mieli bowiem obowiązku potwierdzania referencjami nadobowiązkowo wykonanych i wykazanych robót. Postępowanie takie jest niedopuszczalne, gdyż prowadziłoby do sytuacji, kiedy odrzuceniu podlegałaby oferta złożona przez wykonawcę, który – przy wymogu wykazania co najmniej 3 robót i potwierdzenia ich referencjami – złożyłby wykaz np. 100 robót (czy w jakiejkolwiek innej ilości powyżej 3), z czego np. „tylko” 99 (czy jakiejkolwiek inna ilość powyżej 3) potwierdzonych referencjami – str. 78-79 protokołu.

5.14. Niepoinformowanie jednego z oferentów - w postępowaniu o udzielenie zamówienia na budowę III etapu kanalizacji - o faktycznym i prawnym uzasadnieniu odrzucenia jego oferty.

Przestrzegać obowiązku równoczesnego zawiadamiania wszystkich wykonawców o odrzuceniu ich ofert, wraz z faktycznym i prawnym uzasadnieniem tej decyzji, stosownie do przepisu art. 89 ust. 2 ustawy – Prawo zamówień publicznych (do 2 marca 2004r. obowiązek ten wynikał z art. 27a ust. 2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych) – str. 79 protokołu.

5.15. Niesporządzenie, w postępowaniu o udzielenie zamówienia na budowę III etapu kanalizacji, kompletnej dokumentacji przetargowej. Nieprzesłanie - ministrowi właściwemu do spraw budownictwa, gospodarki przestrzennej i mieszkaniowej - informacji cenowych z postępowania na budowę kanalizacji i postępowania na modernizację kotłowni oraz kopii ofert najkorzystniejszych.

Przestrzegać obowiązku sporządzania protokołu postępowania i zawiadamiania o wyborze oferty wszystkich wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia, przechowując tę dokumentację przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia w sposób gwarantujący jej nienaruszalność, stosownie do przepisów art. 96 ust. 1 i art. 92 w związku z art. 97 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych (do 2 marca 2004r. – art. 25 ust. 1, art. 26a ust. 1 i art. 50 ustawy o zamówieniach publicznych).

Od dnia 2 marca 2004 r. – jeżeli wartość zamówienia przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60.000 euro – przestrzegać obowiązku zawiadamiania Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych:

- o wyborze oferty - za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej Urzędu, podając nazwę (firmę) i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz jej cenę - zgodnie z przepisem art. 92 Prawa zamówień publicznych,

- o zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego - niezwłocznie przekazując Prezesowi ogłoszenie o udzieleniu tego zamówienia - zgodnie z przepisem art. 95 ust. 1 tej ustawy.

– str. 79, 83 protokołu.

5.16. Nieprawidłowości związane z uczestnictwem Społecznego Komitetu Budowy Kanalizacji w Niemcach w wykonaniu III etapu kanalizacji, polegające na:

- nieujęciu w kosztach inwestycji kosztów dokumentacji projektowej w wysokości 36.295 zł, poniesionych przez Komitet, a następnie rozliczonych w ramach opłat za przyłącza,

- realizacji opłat za przyłącza oraz prowadzeniu ewidencji tych opłat (i zaległości z tego tytułu) wyłącznie przez Komitet,

- niezawarciu umów o podłączenie do sieci kanalizacyjnej.

Zwiększyć wartość sieci kanalizacji sanitarnej o poniesione przez Społeczny Komitet Budowy Kanalizacji, koszty dokumentacji projektowej, celem prawidłowego ustalenia kosztów wytworzenia środka trwałego, zgodnie z art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości oraz zachowania zasady rzetelności ksiąg rachunkowych, określonej przepisem art. 24 ust. 2 tej ustawy.

Zaprzestać korzystania z pomocy Społecznego Komitetu w zakresie poboru i ewidencji opłat za przyłącza do sieci kanalizacyjnej. Zobowiązać pracowników Urzędu Gminy do dokonywania tych czynności (obowiązki w tym zakresie przypisać zakresem czynności) oraz do sprawowania kontroli nad stanem zaległości z tytułu opłat za przyłącza. Opłaty te - jako dochody z majątku gminy zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 4 ustawy o dochodach jednostek samorządu terytorialnego - są środkami publicznymi w rozumieniu art. 3 ust. 2 pkt 2 lit. b ustawy o finansach publicznych i – zgodnie z przepisem art. 35a ust. 2 tej ustawy – ich pobieranie i gromadzenie winno być przedmiotem kontroli finansowej prowadzonej w Urzędzie Gminy.

Z osobami zgłaszającymi chęć podłączenia do sieci kanalizacyjnej zawierać umowy o podłączenie, w których określać: wysokość opłaty, termin płatności, zasady płatności odsetek za zwłokę, sposób postępowania w przypadku zalegania z wnoszeniem opłat. W przypadku zalegania z opłatami wystawiać wezwanie do zapłaty, a w razie bezskuteczności wezwania – kierować sprawę na drogę postępowania sądowego. Obecne rozwiązanie nie pozwala gminie na dochodzenie należności z tytułu opłat za przyłącza – str. 81 protokołu.

5.17. Naruszenie kompetencji Rady Gminy przez obniżenie - przez zastępcę wójta gminy oraz pracownika Urzędu Gminy - ustalonej przez Radę wysokości opłaty za podłączenie do sieci kanalizacyjnej.

Przestrzegać zasad pobierania odpłatności za podłączenie nieruchomości do gminnej sieci kanalizacji w wysokości określonej uchwałą nr XXVIII/184/2000 Rady Gminy z dnia 27 grudnia 2000 r., stosownie do przepisu art. 4 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 20 grudnia 1996r. o gospodarce komunalnej (Dz. U. z 1997r. Nr 9, poz. 43 z późn. zm.). Zgodnie z przepisem art. 4 ust. 2 tej ustawy, Rada Gminy może powierzyć uprawnienia m.in. do ustalania wysokości cen i opłat za usługi komunalne o charakterze użyteczności publicznej jedynie organowi wykonawczemu gminy, tj. wójtowi gminy.

Wyegzekwować wniesienie opłaty za podłączenie do sieci kanalizacji sanitarnej od właścicieli pawilonów handlowych, którym dokonano nieprawidłowego obniżenia tej opłaty – w prawidłowej wysokości określonej przez Radę Gminy. W przypadku odmowy rozważyć możliwość obciążenia kwotą różnicy, osób odpowiedzialnych za bezprawne obniżenie wysokości tej opłaty, stosując zasady określone w przepisach działu piątego Kodeksu pracy - str. 81-82 protokołu.

5.18. Niezgodność ceny specyfikacji istotnych warunków zamówienia, pomiędzy ogłoszeniem zamieszczonym w Biuletynie Zamówień Publicznych a ogłoszeniem zamieszczonym w siedzibie zamawiającego.

Niezależnie od sposobu podania do publicznej wiadomości, wszędzie zamieszczać ogłoszenie o przetargu tej samej treści, zgodnie z przepisami art. 40 ust. 6 pkt 2 w związku z art. 41 ustawy – Prawo zamówień publicznych– str. 82 protokołu.

5.19. Udokumentowanie postępowania dotyczącego modernizacji kotłowni protokołem i załącznikami według nieaktualnego wzoru.

W postępowaniu, którego wartość przekracza równowartość kwoty 30 000 euro, sporządzać protokół postępowania o zamówienie publiczne – oraz załączniki do tego protokołu - na formularzu według wzoru ustalonego rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 5 czerwca 2003 r. w sprawie wzoru protokołu postępowania o zamówienie publiczne oraz dodatkowych wymagań, którym musi odpowiadać protokół (Dz. U. Nr 116, poz. 1101), stosując je do czasu wydania przez Prezesa Rady Ministrów stosownych rozporządzeń na podstawie art. 96 ust. 5 Prawa zamówień publicznych, stosownie do przepisu art. 226 tej ustawy – str. 82-83 protokołu.

5.20. Zawyżenie kar umownych naliczonych wykonawcy inwestycji (modernizacja kotłowni) z tytułu opóźnienia w zakończeniu robót, na skutek nieuwzględnienia opóźnienia spowodowanego nieterminowym przekazaniem placu budowy przez zamawiającego, łącznie w kwocie 1 834,42 zł.

Przestrzegać postanowień zawieranych umów w zakresie terminu przekazywania wykonawcy placu budowy. Opóźnienia w przekazaniu placu budowy mogą skutkować przedłużeniem terminu realizacji inwestycji, a jeśli wynikły one z winy zamawiającego – również płatnością odsetek za zwłokę, jeśli umowa tak stanowi.

W opisanym przypadku, przy naliczaniu kar umownych za opóźnienie w zakończeniu inwestycji, należało uwzględnić opóźnienie powstałe z winy zamawiającego w wyniku nieterminowego przekazania placu budowy, naliczając kary umowne jedynie za okres pozostałego opóźnienia w zakończeniu budowy, powstałego z winy wykonawcy. Zwrócić wykonawcy nienależnie pobraną kwotę kar umownych – str. 83 protokołu.

6. W zakresie mienia komunalnego:

6.1 Zawarcie umowy dzierżawy nieruchomości na okres dłuższy niż trzy lata, bez zgody Rady Gminy.

Rozważyć możliwość opracowania i przedłożenia Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążenia nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż trzy lata, stosownie do przepisów art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a ustawy o samorządzie gminnym.

Do czasu podjęcia takiej uchwały umowy najmu lub dzierżawy nieruchomości na okres powyżej trzech lat zawierać po uzyskaniu zgody Rady Gminy- str. 88 protokołu.

6.2. Nieuregulowanie prawnej formy władania nieruchomościami, służącymi jednostkom organizacyjnym gminy do wykonywania ich statutowej działalności.

Uregulować formę władania nieruchomościami będącymi w posiadaniu jednostek organizacyjnych gminy, stosownie do przepisów art. 18 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Placówkom oświatowym, Gminnemu Ośrodkowi Pomocy Społecznej w ................ oraz Zakładowi Gospodarki Komunalnej w .............. przekazać w trwały zarząd, w drodze decyzji, nieruchomości będące własnością gminy, niezbędne do wykonywania przez te jednostki ich statutowej działalności, stosownie do przepisów art. 45 ust. 1 tej ustawy - str. 88 protokołu.

6.3. Ustalenie – przez Radę Gminy - w uchwałach w sprawie zmian miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego gminy – zerowej stawki procentowej służącej do naliczenia opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości.

Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały zmieniającej uchwałę w sprawie uchwalenia miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego gminy Niemce, ustalając stawkę procentową (inną niż „0”) służącą do naliczenia opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości, będącej skutkiem zmiany planu, stosownie do przepisów art. 15 ust. 2 pkt 12 ustawy z dnia 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (Dz. U. Nr 80, poz. 717). Stawki te są obligatoryjnym elementem regulacji miejscowych planów zagospodarowania. Ustanowienie przez Radę Gminy stawki „0” jest naruszeniem obowiązku Rady określonego w cytowanym przepisie, jest ono bowiem równoznaczne z zaniechaniem pobierania opłaty w tym zakresie, czego przepis nie przewiduje – str. 89 protokołu.

6.4. Nieprawidłowe prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 011 „Środki trwałe” oraz 013 „Pozostałe środki trwałe”, przez:

- ujmowanie w księdze środków trwałych pod jedną pozycją składników majątkowych - gruntów, mimo że składają się one z kilku odrębnych obiektów (bez wyodrębnienia poszczególnych działek),

- ujęcie na koncie 011 „Środki trwałe” wartości licencji na programy komputerowe,

- nieokreślenie miejsca znajdowania się poszczególnych składników oraz osób za nie odpowiedzialnych,

- ujęcie w ewidencji pozostałych środków trwałych wartości składników majątkowych podlegających ewidencji na koncie 011 „Środki trwałe”

oraz

niezgodność stanu wykazanego na 31 grudnia 2002 r. na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” ze stanem wynikającym z ewidencji analitycznej prowadzonej do tego konta.

Księgę inwentarzową środków trwałych, stanowiącą ewidencję analityczną do konta 011 „Środki trwałe” oraz księgę inwentarzową pozostałych środków trwałych stanowiącą ewidencję analityczną do konta 013 - „Pozostałe środki trwałe”, prowadzić tak aby stanowiła ona aktualny wykaz posiadanych składników majątkowych, zapewniając rzetelność ksiąg rachunkowych w rozumieniu art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości, a w szczególności:

- nieruchomości - grunty - stanowiące własność gminy ujmować ilościowo i wartościowo w księdze inwentarzowej środków trwałych, ewidencjonując każdą działkę stanowiącą odrębną nieruchomość w oddzielnej pozycji; zgodnie z przepisami zawartymi w części „Objaśnienia wstępne” rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KTŚ) (Dz. U. Nr 112, poz. 1317z późn. zm.); ewidencja analityczna gruntów może być prowadzona w innym niż księga inwentarzowa urządzeniu, np. w rejestrze gruntów prowadzonym przez geodetę gminnego – pod warunkiem, że zasada taka zostanie określona w zakładowym planie kont wraz z określeniem sposobu powiązania jej zapisów z kontami księgi głównej oraz, że w ewidencji tej ujęta będzie wartość poszczególnych działek gruntów, stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o rachunkowości,

- programy komputerowe zakupione jako licencje na potrzeby gminy, ujmować w księdze głównej Urzędu Gminy na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne” zgodnie z przepisami art. 3 ust 1 pkt.14 ustawy o rachunkowości, oraz stosownie do zasad funkcjonowania tego konta, określonych w zakładowym planie kont; wyksięgować wartość programów komputerowych z konta 011 „Środki trwałe” i ująć ją na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne”,

- wskazywać miejsca znajdowania się pozostałych środków trwałych i osoby za nie odpowiedzialne, stosownie do zasad prowadzenia ewidencji szczegółowej przyjętych w zakładowym planie kont do konta 013 „Pozostałe środki trwałe”,

- na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” (i w ewidencji analitycznej) ujmować wyłącznie urządzenia i przedmioty, których wartość początkowa w dniu oddania do używania nie przekracza kwoty, o której mowa w przepisie art. 16 f ust. 3 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), zgodnie z przepisami § 5 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Wyksięgować z konta 013 „Pozostałe środki trwałe” wartość zestawu komputerowego i dwóch motopomp ująć ją na koncie 011 „Środki trwałe”.

- zapewnić zgodność danych wykazanych w księdze głównej na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” z ewidencją analityczną prowadzona do tego konta, stosownie do przepisów art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

– str. 90, 91 i 92 protokołu.

6.5. Nieprowadzenie ewidencji analitycznej do konta 020 „Wartości niematerialne i prawne”.

Zaprowadzić i prowadzić ewidencję analityczną do konta 020 „Wartości niematerialne i prawne”, w sposób umożliwiający należyte obliczenie umorzenia wartości niematerialnych i prawnych, podział według ich tytułów lub osób odpowiedzialnych, zgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta określonymi w załączniku Nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - str. 93 protokołu.

6.6. Nieprawidłowości przy przeprowadzaniu inwentaryzacji, polegające na:

- niezachowaniu częstotliwości przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych (nieprzeprowadzono inwentaryzacji od 1996 r. do 2002 r.),

- nieobjęciu inwentaryzacją przeprowadzoną w 2002 r. wszystkich środków trwałych (gruntów, budynków i budowli),

- nieprawidłowym rozliczeniu różnic inwentaryzacyjnych ujawnionych w toku inwentaryzacji przeprowadzonej w 2002 r.(rozliczono w księgach rachunkowych roku 2003 zamiast roku 2002, w którym przypadał termin inwentaryzacji).

Przestrzegać obowiązku przeprowadzania na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzacji:

- środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,

- środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony oraz gruntów – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników,

zgodnie z przepisami art. 26 ust. 1 pkt 1 i 3 ustawy o rachunkowości, przy czym grunty, budynki i budowle inwentaryzować w sposób określony w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, stosownie do przepisów § 5 ust. 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r.

Wskazany termin i częstotliwość uważa się za dotrzymany, jeżeli inwentaryzację środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie znajdujących się na terenie strzeżonym – przeprowadzono raz w ciągu czterech lat, stosownie do przepisów art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości.

Przestrzegać obowiązku wyjaśniania i rozliczania ujawnionych w toku inwentaryzacji różnic między stanem rzeczywistym majątku jednostki a stanem wykazanym w księgach rachunkowych, w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji, stosownie do przepisów art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości – str. 95, 96 protokołu.

7. W zakresie zadań zleconych i realizowanych w ramach porozumień:

7.1. Niedokonywanie zmian w planie finansowym zadań z zakresu administracji rządowej zleconych gminie oraz innych zadań zleconych gminie ustawami, w związku ze zmianami kwot dotacji. Przypadki nieterminowego odprowadzania do budżetu państwa dochodów związanych z realizacją przez gminę zadań z zakresu administracji rządowej.

Przestrzegać obowiązku aktualizowania planu finansowego zadań z zakresu administracji rządowej zleconych gminie, przyjmując jako podstawę dla tego planu kwotę dotacji – po uwzględnieniu zmian – przyznanych na ten cel w danym roku budżetowym oraz wielkość dochodów związanych z realizacją tych zadań, które podlegają przekazaniu do budżetu państwa, stosownie do wymogów określonych w przepisach art. 126 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych i § 3 ust. 2 i ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 listopada 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad, trybu i terminów opracowywania planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami oraz przekazywania jednostkom samorządu terytorialnego dotacji celowych na realizację tych zadań (Dz. U. Nr 100, poz. 1077 z późn. zm.).Pobrane dochody związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostce samorządu terytorialnego ustawami odprowadzać na rachunek bieżący budżetu państwa w terminie ustalonym w 7 ust. 2 i 3 cytowanego rozporządzenia. Dochody przekazywać wraz z należnymi odsetkami z tytułu nieterminowego regulowania należności, zgodnie z 7 ust. 4 cytowanego rozporządzenia – str. 102, 103 protokołu.

8. W zakresie rozliczenia finansowego jednostki samorządu terytorialnego z jej jednostkami organizacyjnymi:

8.1. Niewprowadzanie zmian w planach finansowych poszczególnych jednostek organizacyjnych gminy, mimo dokonywanych zmian w budżecie gminy.

Poinformować kierowników jednostek organizacyjnych gminy o obowiązku dokonywania zmian w planach finansowych ich jednostek, spowodowanych zmianami planu dochodów i wydatków wprowadzonych w toku wykonywania budżetu gminy, stosownie do przepisów § 9 ust. 1 i 2 oraz § 31 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. Nr 122, poz. 1333) – str. 104 protokołu.

Jeżeli uważa Pan, że wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Panu – zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego.

Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdania z jego realizacji, w formie pisemnej i elektronicznej (np. na dyskietce) oczekuję w terminie 30 dni od daty doręczenia Panu tego wystąpienia.

Marek Poniatowski

Do wiadomości:

Rada Gminy w Niemcach.