Lublin, 1 lipca 2002 r.

 

RIO – 091/59/2002

 

 

 

Pan Henryk Pawłowski

Przewodniczący Zarządu Gminy

w Puławach

 

 

Szanowny Panie Przewodniczący,

 

            W dniach od 9 stycznia do 19 marca 2002 roku inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie - pp. Andrzej Benisz, Marek Matejuk i Tomasz Stolat - przeprowadzili kontrolę gospodarki finansowej gminy. Do ustaleń kontroli, zawartych w protokole omówionym i podpisanym w dniu 5 kwietnia 2002 roku, zastrzeżeń nie wniesiono.

              Z ustaleń kontroli wynika m.in., że księgi rachunkowe jednostki prowadzone są w sposób nieprawidłowy, tj.  bez zachowania zasady systematyki zapisów księgowych, w tym także i przeksięgowań mających na celu ustalenie wyniku finansowego i stanu funduszu jednostki. W sprawozdaniu z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy zaniżono wysokość skutków obniżenia górnych stawek podatków oraz umorzenia i rozłożenia na raty podatków. We wniosku o przyznanie części subwencji rekompensującej utracone dochody z tytułu ustawowych ulg i zwolnień określonych w ustawie o lasach wykazano zaniżone skutki zwolnień z podatku leśnego lasów z drzewostanem w wieku do 40 lat.

              Nie zachowano zasady powszechności opodatkowania podatkiem rolnym, podatkiem od nieruchomości i środków transportowych. Grunty będące własnością przedsiębiorców opodatkowywano według stawek określonych dla gruntów pozostałych. Skutkiem tych  nieprawidłowości występujących w latach 1997 - 2001 gmina Puławy nie uzyskała dochodów w kwocie 288.804,70 zł. (nie uwzględniając należnych odsetek za zwłokę), a przedawnieniu uległy należności podatkowe na kwotę 27.654,60 zł; w trakcie kontroli podjęto czynności zmierzające do opodatkowania gruntów rolnych i nieruchomości.

            Dotychczas Rada Gminy nie podjęła uchwał w sprawie opłaty targowej i opłat za świadczenia udzielane przez przedszkole gminne.

            W zakresie zamówień publicznych - badaniem objęto pięć postępowań - stwierdzono, że nieprawidłowo opisywano kryteria oceny ofert, a ponadto - w jednym przypadku - dokonano oceny ofert m.in. na podstawie kryterium nie określonego w zaproszeniu do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne. W postępowaniu o zamówienie publiczne związane z budową instalacji pompy ciepła dokonano wyboru oferty, pomimo iż postępowanie należało unieważnić ze względu na fakt, że jedna z dwóch złożonych ofert podlegała odrzuceniu.

            W sposób nierzetelny sporządzona została informacja o stanie mienia komunalnego, co w dużym stopniu utrudnia ustalenie aktualnego, rzeczywistego stanu poszczególnych składników majątku gminy. Stwierdzono także nieprawidłowości przy przetargach na sprzedaż nieruchomości gminnych polegające m.in. na organizowaniu drugiego i trzeciego przetargu (w jednym przypadku także czwartego) w przypadku kiedy pierwszy przetarg nie zakończył się z wynikiem negatywnym. Ponadto, w toku kontroli prawidłowości realizacji przez gminę dochodów z majątku ustalono, że w wielu przypadkach w sposób nieprawidłowy ustalono wysokość opłat rocznych należnych od wieczystych użytkowników czy też egzekwowano w nieprawidłowej wysokości należne odsetki.

Inną istotną nieprawidłowością, mającą wpływ na wysokość osiąganych dochodów, było ustalenie przez Radę Gminy, w uchwałach zmieniających miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego, zerowej stawki procentowej służącej do naliczenia tzw. opłat planistycznych, co spowodowało – jak stwierdzono w toku kontroli – nieustalenie przez wójta gminy tych opłat w 20 przypadkach sprzedaży nieruchomości, dla których uprzednio dokonano zmian w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego, zmieniając ich przeznaczenie z upraw polowych na budownictwo jednorodzinne.

W toku kontroli ustalono, że w latach 1999-2001 wójt gminy wydał 88 decyzji zatwierdzających podział nieruchomości, a Zarząd Gminy nie ustalił z tego tytułu opłat adiacenckich. Kontrolą objęto 47 decyzji dotyczących nieruchomości o łącznej powierzchni szacunkowej około 41 611 m2. Przyjmując, na podstawie informacji uzyskanej od rzeczoznawcy majątkowego, że cena 1 m2 nieruchomości przewidzianej pod budownictwo jednorodzinne w wyniku jej podziału wzrasta o około 10 zł oraz że opłata zostałaby ustalona w wysokości 30 % wzrostu wartości nieruchomości (maksymalna stawka może wynosić 50 %), ewentualne dochody z tego tytułu wyniosłyby około 120.000 zł.

 

            Poniżej podaję stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz wnioski co do sposobu ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).

 

1.         W zakresie danych ogólno – organizacyjnych:

 

1.1.   Nieudzielenie, przez Zarząd Gminy dyrektorom: Szkoły Podstawowej w Zarzeczu, Publicznego Przedszkola w Górze Puławskiej i Gimnazjum w Gołębiu pełnomocnictwa do jednoosobowego działania.

Opracować i przedłożyć Zarządowi Gminy projekt uchwały w sprawie udzielenia kierownikom pełnomocnictwa do jednoosobowego działania, zgodnie z przepisami art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z
2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) – str. 2 protokołu.

 

1.2.   Nienadanie przez Radę Gminy pierwszych statutów: Gminnemu Przedszkolu w Gołębiu i Przedszkolu Publicznemu w Górze Puławskiej, szkołom podstawowym; ustalenie w statucie, przyjętym przez radę pedagogiczną Gminnego Przedszkola w Gołębiu, innej formy organizacyjnej od określonej w stosownej uchwale przez Radę Gminy oraz nieokreślenie formy organizacyjnej jednostki w statutach, przyjętych przez rady pedagogiczne pozostałych placówek oświatowych .

Przedłożyć Radzie Gminy projekty uchwał w sprawie nadania statutu Gminnemu Przedszkolu w Gołębiu oraz nadania statutów pozostałym placówkom oświatowym. Stosownie do przepisów art. 58 ust.6 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jednolity: Dz. U. z 1996 r. Nr 67, poz. 329 z późn. zm.) organ zakładający szkołę lub placówkę, w tym przypadku Rada Gminy, podpisuje akt założycielski i nadaje pierwszy statut. Określając w statutach formę organizacyjną Gminnego Przedszkola w Gołębiu, uwzględnić postanowienia uchwały Rady Gminy w Puławach Nr V/35/99 z dnia 5 marca 1999 r. w sprawie likwidacji zakładów budżetowych i utworzenia jednostek budżetowych, zgodnie z którymi z dniem 31 marca 1999 r. wyżej wymienione przedszkole stało się jednostką budżetową gminy Puławy - str. 3 protokołu.

 

1.3.   Gromadzenie przez  szkoły podstawowe w Gołębiu i Górze Puławskiej środków  finansowych pochodzących z odpłatności za świadczone usługi na rachunku środków specjalnych mimo braku stosownej uchwały Rady Gminy.

               Przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały w sprawie wskazania źródeł stanowiących przychody środków specjalnych przy szkołach podstawowych w Gołębiu i Górze Puławskiej oraz cele na które są one przeznaczone stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt 1 oraz ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 155 poz. 1014 z późn. zm.) - str. 4 protokołu.

 

1.4.   Niedostosowanie postanowień regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy do rzeczywiście realizowanych przez tę jednostkę zadań; przypisanie referatom i pracownikom zadań nie należących do ich kompetencji lub należących do wyłącznej kompetencji Rady Gminy i Zarządu Gminy.

Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały zmieniającej uchwałę Nr VII/42/94 z dnia 14 listopada 1994 r. w sprawie zatwierdzenia regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy, w związku z przepisami art. 33 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym, dostosowując postanowienia tego regulaminu w zakresie zadań referatów i poszczególnych pracowników do rzeczywistych zadań przez nich realizowanych, zgodnie z kompetencjami wynikającymi z przepisów prawa. Referatom i pracownikom nie przypisywać zadań należących do kompetencji Rady Gminy lub Zarządu Gminy - str. 5 protokołu.

 

2.         W zakresie gospodarki pieniężnej i rozrachunków:

 

2.1.      Nieprawidłowe ujmowanie w raportach kasowych operacji związanych z zakupem i sprzedażą znaków opłaty skarbowej, poprzez ujmowanie stanu tych znaków, a nie gotówki za ich sprzedaż, co spowodowało iż  - na koniec kilku miesięcy 2001r. wystąpiła niezgodność sald wszystkich raportów kasowych prowadzonych w jednostce z saldem konta 101 „Kasa”.

Operacje gospodarcze związane z obrotem znakami opłaty skarbowej ujmować w raportach kasowych według stanu gotówki za sprzedane znaki, w następujący sposób:

- zakup znaków – jako rozchód gotówki w raportach kasowych,

- sprzedaż znaków – jako przychód gotówki w raportach.

Przestrzeganie tych zasad umożliwi ustalenie prawidłowego stanu ewidencyjnego:

- wartości nie sprzedanych znaków skarbowych, co wykaże saldo konta 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,

- stanu gotówki w kasie za sprzedane znaki skarbowe, co wykaże raport kasowy tych znaków,

oraz umożliwi zachowanie zgodności sald raportów kasowych z saldem konta 101 „Kasa” na koniec poszczególnych miesięcy roku obrotowego, tj. zachowanie zgodności ewidencji analitycznej z syntetyczną, stosownie do przepisu art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591 z późn. zm.) – str. 7, 15 protokołu.

 

2.2.      Nieprzestrzeganie, określonych w  przepisach wewnętrznych:

-         częstotliwości przeprowadzania kontroli kasy,

-     obowiązku dokonywania kontroli przekazywanych raportów kasowych,

oraz nieprawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji kasy na koniec 2001 roku.

Przestrzegać postanowień obowiązującej w Urzędzie Gminy „Instrukcji gospodarki kasowej” wprowadzonej zarządzeniem Wójta Gminy Nr 4/98 z dnia 27 lutego 1998 r., w tym:

-     przestrzegać częstotliwości przeprowadzania kontroli kasy przeprowadzając je - co najmniej raz na kwartał, stosownie do postanowień § 6 tej instrukcji,

-         przestrzegać obowiązku dokonywania przez pracownika księgowości kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej raportów kasowych przekazywanych z kasy wraz z załączonymi dowodami, stosownie do postanowień § 5 ust. 4 tej instrukcji.

Inwentaryzację aktywów pieniężnych w kasie dokonywaną na ostatni dzień każdego roku obrotowego, przeprowadzać zgodnie z przepisem art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, tj. drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic – str. 8, 9 protokołu.

 

2.3.      Niezamieszczanie na dowodach księgowych pełnej adnotacji o ich zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach rachunkowych.

Na dowodach księgowych zamieszczać pełną adnotację o ich zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach rachunkowych, poprzez wskazanie symboli kont księgi głównej, na których ma zostać ujęta operacja gospodarcza wykazana w dowodzie źródłowym i klasyfikacji budżetowej tej operacji, ze wskazaniem miesiąca księgowania wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości – str. 9, 14 protokołu.

 

2.4.      Wypłacanie gotówki z kasy przed sprawdzeniem dokumentów i ich zatwierdzeniem do wypłaty, bez wskazania daty jej odbioru oraz niezachowanie terminów odprowadzania wpłat gotówkowych przyjętych do  kasy na rachunek bankowy budżetu gminy.

Zobowiązać kasjera Urzędu do przestrzegania zasady wypłacania gotówki z kasy:

- wyłącznie na podstawie dokumentów sprawdzonych pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym oraz zatwierdzonych do wypłaty przez osoby do tego upoważnione, stosownie do postanowień § 5 ust. 3 Instrukcji gospodarki kasowej,

- za pokwitowaniem, z wpisaniem daty odbioru gotówki przez osobę ją odbierającą, zgodnie z przepisami art. 21 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości oraz do przestrzegania - ustalonego w § 4 ust. 4 Instrukcji gospodarki kasowej - terminu odprowadzania wpłat gotówkowych do kasy na rachunek bankowy, tj. następnego dnia po przyjęciu wpłaty do kasy – str. 9-11, 13 protokołu.

 

2.5.      Niezałączanie - do raportów kasowych oraz do wyciągów bankowych - dowodów źródłowych potwierdzających odprowadzenie gotówki z kasy na rachunek budżetu gminy (bankowe dowody wpłat) oraz ich niepowiązanie z dowodami zbiorczymi (wyciągi bankowe i noty księgowe załączane do raportów kasowych), co uniemożliwiało stwierdzenie poprawności dokonywanych zapisów oraz sprawdzalność ksiąg rachunkowych.

Niezałączanie do wyciągów bankowych dokumentów źródłowych stwierdzających dokonanie operacji gospodarczej, niesporządzanie wewnętrznych dowodów księgowych zastępujących wyłączone spod wyciągu bankowego oraz nieoznaczanie dowodów księgowych załączanych do wyciągów bankowych w sposób umożliwiający ich powiązanie z dokonanymi na jego podstawie zapisami.

Załączanie do raportów kasowych dochodów niekompletnych dowodów zbiorczych:

- po stronie rozchodowej – noty księgowe na kwoty odprowadzane z kasy do banku, bez wskazania pojedynczych dowodów źródłowych – bankowych dowodów wpłat,

- po stronie przychodowej – zestawienia wpłat nie zawierające podpisu wystawcy dowodu.

Zobowiązać kasjera Urzędu do sporządzania i załączania do raportów kasowych dowodów księgowych potwierdzających operacje gotówką, w tym odprowadzanie na rachunek bankowy budżetu gminy gotówki przyjętej do kasy;

- w przypadku przechowywania dowodu w odrębnych zbiorach sporządzać i załączać do raportu kasowego, bądź do wyciągu bankowego dowód wewnętrzny, potwierdzający dokonanie operacji wewnątrz jednostki, stosownie do przepisu art. 20 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości,

- w przypadku sporządzania do raportów kasowych zbiorczych dowodów księgowych, przestrzegać zasady pojedynczego wymieniania w nich dowodów źródłowych, stosownie do przepisu art. 20 ust. 3 pkt 1 tej ustawy.

Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać w sposób pozwalający na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych, w celu zachowania zasady sprawdzalności ksiąg rachunkowych i umożliwienia stwierdzenia poprawności dokonanych w nich zapisów, stosownie do przepisu art. 24 ust. 4 pkt 1 cytowanej ustawy.

Zobowiązać ponadto kasjera do umieszczania podpisu na zbiorczych zestawieniach wpłat załączanych do raportów kasowych dochodów, stosownie do przepisu art. 21 ust. 1 pkt 5 tej ustawy.

Oznaczać numerami dowody księgowe załączane do wyciągów bankowych, celem ich powiązania z zapisami księgowymi dokonanymi na ich podstawie oraz zapewnienia identyfikacji dowodu, stosownie do przepisu art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy - str. 12, 14-15 protokołu.

2.6.      Nieegzekwowanie od sołtysów obowiązku rzetelnego rozliczania pobranych druków świadectw miejsca pochodzenia zwierząt, co powodowało:

- odprowadzanie do kasy kwot różnych od zebranych,

- nierozliczanie kopii brakujących druków,

- niewskazywanie w świadectwach ilości sztuk zwierząt, od czego uzależniona była wysokość opłaty za świadectwo,

- pobieranie opłaty w wysokościach niezgodnych z obowiązującą uchwałą Rady Gminy

            oraz nieegzekwowanie od sołtysów obowiązku terminowego rozliczania się z zebranych wpłat za świadectwa miejsca pochodzenia zwierząt, w wyniku czego:

- dopuszczono do nieuzasadnionego przetrzymywania przez te osoby gotówki pobranej z tego tytułu;

- w księgach rachunkowych Urzędu Gminy nie ujęto wszystkich przypadających na jej rzecz przychodów dotyczących danego roku obrotowego.

Zobowiązać osoby, z którymi zawierane są umowy na sprzedaż druków świadectw miejsca pochodzenia zwierząt, do:

- rzetelnego rozliczania się z gotówki zebranej za wydane świadectwa miejsca pochodzenia zwierząt,

- prawidłowego – zgodnie z treścią rubryk formularzy – wystawiania świadectw,  poprzez wskazywanie ilości sztuk zwierząt, na które opiewają świadectwa,

- pobierania opłat za świadectwa w wysokościach zgodnych z uchwałą Rady Gminy.

- terminowego rozliczania się z pobranych druków świadectw,

-         przestrzegania obowiązku odprowadzania pobranych z tego tytułu opłat najpóźniej do 7 dni po zakończeniu kwitariusza, nie rzadziej niż co pół roku, stosownie do postanowień § 2 ust. 2 zawieranych z tymi osobami umów, co zapewni ujęcie zrealizowanych dochodów za sprzedaż świadectw w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego, którego dotyczą, najpóźniej do końca roku obrotowego, stosownie do przepisu art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 17-18 protokołu.

 

3.                  W zakresie wykonania budżetu:

 

3.1.      Niezachowanie zasady powszechności opodatkowania podatkiem od nieruchomości oraz podatkiem rolnym m.in. w związku z nieegzekwowaniem od podatników obowiązku przedkładania wykazów nieruchomości i deklaracji na podatki, w wyniku czego gmina nie uzyskała w latach 1997-2001 należnych dochodów na łączną kwotę 208,317,704 zł.

 

Egzekwować, od podatników będących osobami fizycznymi i prawnymi, którzy nie przedłożyli wykazów nieruchomości i deklaracji na podatek, obowiązek ich złożenia, stosownie do przepisów art. 6 ust. 6 i ust. 8 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 9, poz. 84) oraz art. 6a ust.8  ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (tekst jednolity Dz. U. z 1993 r. Nr 94, poz. 431 z późn. zm.). W przypadku niezłożenia wykazów lub deklaracji, bądź wykazania w nich nierzetelnych danych, dokonywać czynności kontrolnych w celu określenia wysokości należnego podatku, stosownie do przepisów art. 281 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 z późn. zm.). Opodatkować - po przeprowadzeniu postępowania zgodnie z zasadami określonymi w Ordynacji podatkowej - podatkiem od nieruchomości i rolnym podatników będących osobami fizycznymi, wymienionych w protokole kontroli, z uwzględnieniem przedawnienia prawa do wymierzenia podatku, którego okres został określony w przepisach art. 68 § 1 i § 2 Ordynacji podatkowej oraz określić wysokość zaległości podatkowej podatnikom będącym osobami prawnymi z uwzględnieniem terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych, określonego w przepisach art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej; dokonać weryfikacji danych zawartych w ewidencji gruntów z danymi ujętymi w ewidencji podatkowej, a po jej przeprowadzeniu wymierzyć stosowne podatki osobom fizycznym bądź określić wysokość zaległości osób prawnych we wszystkich przypadkach nieopodatkowanych nieruchomości i gospodarstw rolnych - str. 20- 24 protokołu.

 

3.2.      Przypadki opodatkowania podatkiem rolnym gruntów  nie stanowiących gospodarstwa rolnego; nieprzeprowadzanie weryfikacji informacji składanych przez 175 osób fizycznych będących właścicielami nieruchomości na terenie gminy, które wraz z użytkami rolnymi na terenie innych gmin tworzą gospodarstwo rolne i w związku z tym zostały opodatkowane podatkiem rolnym.

Z opodatkowania podatkiem rolnym wyłączyć nieruchomości nie stanowiące gospodarstwa rolnego, w świetle przepisów art. 1 ust. 2 ustawy o podatku rolnym, zgodnie z którym gospodarstwem rolnym dla celów podatku rolnego jest obszar użytków rolnych, gruntów pod stawami oraz sklasyfikowanych w operatach geodezyjnych jako użytki rolne, gruntów pod zabudowaniami związanymi z prowadzeniem tego gospodarstwa o łącznej powierzchni przekraczającej 1 ha fizyczny lub o powierzchni użytków rolnych przekraczających 1 ha przeliczeniowy. Dokonywać okresowej weryfikacji informacji przedkładanych przez osoby fizyczne o własności lub posiadaniu użytków rolnych na terenie innych gmin i stanowiących podstawę do opodatkowania ich nieruchomości na terenie gminy Puławy podatkiem rolnym. Opodatkować podatkiem od nieruchomości grunty opodatkowane dotychczas podatkiem rolnym, a nie stanowiące gospodarstwa rolnego w rozumieniu art. 1 ust. 2 cytowanej ustawy, na podstawie art. 3 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - str. 25 - 26 i 29 protokołu.

 

3.3.      Nieopodatkowanie, właścicieli lokali mieszkalnych podatkiem od nieruchomości od gruntów, działki zabudowanej budynkiem mieszkalnym z wyodrębnioną własnością lokali.

            Opodatkować właścicieli lokali mieszkalnych podatkiem od nieruchomości od gruntów stanowiących działkę zabudowaną budynkiem mieszkalnym z wyodrębnioną własnością lokali, stosownie do przepisów art. 2 ust. 5 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, jeżeli w nieruchomości ustanowiona jest odrębna własność lokali, obowiązek podatkowy w podatku od nieruchomości od gruntu oraz części budynku stanowiącego współwłasność ciąży na współwłaścicielach lokali w zakresie odpowiadającym częściom ułamkowym wynikającym ze stosunku powierzchni użytkowej lokalu do powierzchni użytkowej całego budynku - str. 26 - 27 protokółu.

 

3.4.      Przeniesienie obowiązku podatkowego w podatku od nieruchomości z zarządcy nieruchomości stanowiącej własność Skarbu Państwa na posiadacza zależnego.

Zaniechać przenoszenia obowiązku podatkowego z osoby prawnej będącej zarządcą nieruchomości stanowiącej własność Skarbu Państwa na osobę fizyczną będącą posiadaczem zależnym. Stosownie do przepisu art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych obowiązek podatkowy ciąży na zarządcy nieruchomości stanowiącej własność Skarbu Państwa – str. 27 - 30 protokołu.

 

3.5.   Niedokonywanie okresowej weryfikacji danych wykazywanych przez osoby fizyczne i osoby prawne w wykazach nieruchomości lub w deklaracjach na podatek od nieruchomości w zakresie:

- stosowania stawek podatkowych, w odniesieniu do gruntów i budynków, dla innego rodzaju działalności niż działalność gospodarcza, podczas gdy sposób wykorzystywania nieruchomości wskazywał na jego gospodarczy charakter,

- daty powstania obowiązku podatkowego,

- budowli i ich części związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej innej niż działalność rolnicza lub leśna.

Dokonywać weryfikacji składanych przez osoby fizyczne wykazów nieruchomości oraz przez osoby prawne i jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawne deklaracji na podatek od nieruchomości, pod kątem wykazywania budynków i budowli oraz ich części związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej innej niż działalność rolnicza lub leśna, zgodności wykazywanych w nich stawek podatkowych ze stawkami ustalonymi na dany rok podatkowy przez Radę Gminy, oraz daty powstania obowiązku podatkowego. Zwracać szczególną uwagę na fakt opodatkowania podatkiem od nieruchomości gruntów będących w posiadaniu podmiotów prowadzących działalność gospodarczą i na przyjęte przez nie stawki określone dla tego rodzaju gruntów w stosownej uchwale Rady Gminy, zgodnie z przepisami art. 5 ust. 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Za datę powstania obowiązku podatkowego przyjmować pierwszy dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające powstanie tego obowiązku, stosownie do przepisów art. 6 ust. 1 wyżej wymienionej ustawy. W razie wątpliwości co do rzetelności złożonego wykazu lub deklaracji wezwać podatnika do udzielenia niezbędnych wyjaśnień lub do uzupełnienia wykazu lub deklaracji, wyznaczając odpowiedni termin oraz wskazując przyczyny, ze względu na które dane zawarte w wykazie lub deklaracji poddaje się w wątpliwość, stosownie do przepisów art. 186 § 2 Ordynacji podatkowej.

Opodatkować - po wznowieniu postępowania na podstawie art. 240 § 1 pkt 5 Ordynacji podatkowej - podatkiem od nieruchomości podatników będących osobami fizycznymi oraz określić wysokość zaległości podatnikom będącym osobami prawnymi wymienionymi w protokole kontroli, z uwzględnieniem przedawnienia prawa do wymierzenia podatku, którego okres został określony w przepisach art. 68 § 1 i § 2 Ordynacji podatkowej oraz przedawnienia zobowiązań podatkowych – art. 70 § 1 tej ustawy; podobnie postąpić – po dokonaniu weryfikacji wszystkich złożonych wykazów nieruchomości i deklaracji na podatek od nieruchomości  we wszystkich przypadkach nierzetelnego ich sporządzania, a w konsekwencji nieprawidłowego opodatkowania - str. 30 - 34 protokołu.

 

3.6.      Udzielanie ulg w podatku rolnym z tytułu odbywania służby wojskowej przez członka rodziny podatnika bez potwierdzenia faktu, że osoby powołane do służby wojskowej pracowały bezpośrednio przed powołaniem w gospodarstwie rolnym podatników oraz nie osiągały przychodów z innych źródeł.

Przy ustalaniu prawa do ulgi w podatku rolnym - z tytułu odbywania służby wojskowej przez członka rodziny podatnika - przestrzegać zasad określonych w przepisach art. 13a ustawy o podatku rolnym, a w szczególności zebrać materiał dowodowy potwierdzający, że osoba powołana do odbywania służby wojskowej bezpośrednio przed powołaniem pracowała w gospodarstwie rolnym podatnika oraz nie osiągała przychodów z innych źródeł; w przypadku braku wątpliwości co do tych faktów dowodem może być oświadczenie podatnika złożone na zasadach określonych w przepisach art.180 § 2 Ordynacji podatkowej - str. 34 protokołu.

 

3.7.      Niepodejmowanie konsekwentnych czynności zmierzających do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do podatników podatku rolnego, od nieruchomości oraz podatku od środków transportowych zalegających z uiszczeniem zobowiązań podatkowych, w wyniku czego dopuszczono do przedawnienia zobowiązań podatkowych na kwotę 27.654,60 zł.

Podejmować konsekwentne czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do osób posiadających zaległości podatkowe. Obowiązek prowadzenia postępowania egzekucyjnego wynika z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity Dz. U. z 1991 r. Nr 36, poz. 101 z późn. zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541), ustalającego m.in. tryb postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych w administracji oraz określającego rodzaj należności pieniężnych, których egzekucja może być wszczęta bez uprzedniego doręczenia, w tym m.in. w sytuacji gdy  zobowiązany ma ustawowy obowiązek obliczenia i uiszczenia należności pieniężnej bez wezwania. W decyzjach określających wysokość zaległości podatkowej określać kwotę zaległości podatkowej oraz kwotę należnych odsetek na dzień wystawienia decyzji, zgodnie z przepisem art. 21 § 4 w związku z art. 53 § 4 Ordynacji podatkowej - str. 36 - 37 protokołu.

 

3.8.      Udzielanie podatnikom, ubiegającym się o umorzenie podatku, ulg w podatku rolnym z tytułu klęski żywiołowej; podejmowanie decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowych bez zebrania materiału dowodowego, wskazującego na przeprowadzenie przez organ podatkowy wnikliwego postępowania wyjaśniającego, mającego na celu ustalenie, czy zachodzą ważne okoliczności uzasadniające zastosowanie umorzeń lub udzielenie ulgi z tytułu klęski żywiołowej.

Ulgę w podatku rolnym z tytułu klęski żywiołowej przyznawać na wniosek podatnika, stosownie do przepisów art. 13d ust. 1 ustawy o podatku rolnym, oraz po przeprowadzeniu postępowania podatkowego w sposób umożliwiający ustalenie czy występują przesłanki do udzielenia ulgi lub czy występują przesłanki udzielenia umorzenia zaległości podatkowych określone w przepisach art. 67 § 1 Ordynacji podatkowej. Decyzje w tych sprawach są decyzjami opartymi na swobodnym uznaniu, jednak powinny być poprzedzone zebraniem materiału dowodowego, pozwalającego na ocenę stanu faktycznego, na podstawie którego można uznać, że wystąpiły ustawowe przesłanki do zastosowania ulgi lub umorzenia, zarówno z punktu widzenia ważnego interesu podatnika, tj. że w wyniku wystąpienia klęski żywiołowej podatnik nie jest w stanie zaległości podatkowych uregulować, np. wskutek utraty majątku lub możliwości zarobkowania, jak i interesu publicznego - zapłata zaległości podatkowej spowodowałaby konieczności sięgania przez podatnika do środków pomocy państwa, gdyż nie będzie on w stanie zaspakajać swoich potrzeb materialnych. Przy podejmowaniu decyzji o przyznawaniu ulg z tytułu klęski żywiołowej uwzględniać wysokość otrzymanego odszkodowania z tytułu ubezpieczenia, stosownie do przepisów art. 13c ust. 2 ustawy o podatku rolnym - str. 38 - 39 protokołu.  

 

3.9.      Niezachowanie powszechności opodatkowania podatkiem od środków transportowych oraz niedokonywanie aktualizacji ewidencji pojazdów w oparciu o dane z rejestru pojazdów prowadzonego przez starostwo powiatowe, w wyniku czego zaniżono w latach 1997-2001 należne gminie dochody o kwotę 75.448,80 zł.

W celu zapewnienia powszechności opodatkowania podatkiem od środków transportowych dokonywać okresowej weryfikacji danych zawartych w podatkowej ewidencji środków transportowych z danymi rejestru prowadzonego przez starostwo powiatowe. Określić decyzją wysokość zaległości w tym podatku należnym od osób wymienionych w protokole kontroli, stosownie do przepisów art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej, uwzględniając terminy przedawnienia określone w przepisach art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej; zaległości wyegzekwować wraz z należnymi odsetkami za zwłokę - str. 39 - 40 protokołu.

 

3.10.    Nieokreślenie stosowną decyzją wysokości zaległości podatkowej w podatku od środków transportowych podatnikom, którzy nie uregulowali podatku od środków transportowych według stawek określonych przez Radę Gminy, w wyniku czego należne gminie dochody zostały zaniżone o kwotę 5.038,20 zł. 

Określić wysokość zaległości podatnikom, którzy uregulowali ten podatek w zaniżonej wysokości, stosownie do przepisów art. 21 § 3 i 4 Ordynacji podatkowej oraz wyegzekwować go wraz z należnymi odsetkami. Do określenia wysokości zaległości podatkowych podatku od środków transportowych stosować stawki określone przez Radę Gminy na dany rok podatkowy - str. 40 - 41 protokołu.

 

3.11.    Nieprawidłowe ustalenie daty powstania obowiązku podatkowego, oraz pobranie opłaty prolongacyjnej w sytuacji, gdy podatnik nie dotrzymał terminu płatności jednej z rat na jakie została rozłożona zapłata zaległości podatkowej, co spowodowało wygaśnięcie decyzji w części dotyczącej tej raty, a w związku z tym konieczność pobrania odsetek za zwłokę oraz nieuzasadnienie faktyczne decyzji o umorzeniu odsetek za zwłokę w prowadzonym postępowaniu o rozłożenie na raty zaległości w podatku od środków transportowych i umorzenie odsetek za zwłokę.

Przestrzegać zasady, zgodnie z którą obowiązek podatkowy w podatku od środków transportowych powstaje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek transportowy został zarejestrowany lub wpisany do rejestru, a w przypadku nabycia środka transportowego zarejestrowanego lub wpisanego do rejestru - od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek transportowy został nabyty, stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. W przypadku, gdy podatnik nie dotrzyma któregokolwiek terminu płatności raty podatku określonego w decyzji o rozłożeniu na raty, decyzja ta wygasa z mocy prawa w części dotyczącej raty niezapłaconej w terminie, zgodnie z przepisami art. 259 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej; nie pobierać w tym wypadku opłaty prolongacyjnej; zgodnie z przepisami § 17 ust.2 rozporządzenia  Ministra Finansów z dnia 4 maja 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 40, poz. 463) opłata prolongacyjna jest naliczana do dnia upływu rozłożonej na raty zapłaty podatku, i gdy podatnik spełnił warunek terminowej zapłaty raty podatku, zaś zgodnie z przepisami § 18 tego rozporządzenia w przypadku wygaśnięcia decyzji o rozłożeniu na raty zaległości podatkowej, kwota odsetek za zwłokę jest pomniejszona o zapłaconą część opłaty prolongacyjnej. W decyzjach podatkowych zamieszczać wszystkie elementy wyszczególnione w przepisach art. 210 § 1 Ordynacji podatkowej, a w szczególności uzasadnienie faktyczne, polegające na wskazaniu faktów, które organ podatkowy uznał za udowodnione, dowodów którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności - str. 42 - 43 protokołu.

 

3.12.    Nieustalenie przez Radę Gminy stawek opłaty targowej oraz opłat za świadczenia udzielane przez przedszkola gminne.

Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały w sprawie wysokości dziennych stawek opłat targowych, określenia inkasentów tej opłaty oraz wysokości wynagrodzenia za inkaso, stosownie do przepisów art. 19 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, a także uchwały w sprawie określenia opłat za świadczenia udzielane przez przedszkola gminne; zgodnie z  przepisami art.14 ust. 5 ustawy z dnia 7 września 1991r. o systemie oświaty (tekst jednolity: Dz. U. z 1996 r. Nr 67, poz. 329 z późn. zm.) organem kompetentnym do ustalania opłat za pobyt dzieci w przedszkolu jest rada gminy - str. 5 i 43 – 44, 70 protokołu.

 

3.13.    Prowadzenie wspólnej działalności socjalnej z Grupą Utrzymania i Eksploatacji Wodociągów i Kanalizacji – jednostką budżetową gminy - bez zawarcia umowy.

Wspólną działalność socjalną z Grupą Utrzymania i Eksploatacji Wodociągów, lub innymi pracodawcami, prowadzić wyłącznie na podstawie umów określających m.in. przedmiot działalności i zasady jej prowadzenia, stosownie do przepisów art. 9 ustawy z dnia 4 marca 19994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.) - str.75 - 76 protokołu.

 

3.14.    Zaniżenie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w związku z nieskorygowaniem w końcu roku planowanej przeciętnej liczby zatrudnionych do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych; dokonanie dodatkowego odpisu, niezależnie od podstawowego, na emeryta będącego pracownikiem Urzędu Gminy zatrudnionym na czas określony.

Dokonywać na koniec roku korekty naliczonego funduszu świadczeń socjalnych, uwzględniając dane o rzeczywistym stanie zatrudnienia, zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 168 z późn. zm.). Dodatkowych odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych dokonywać tylko w przypadkach określonych w art. 5 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. W związku z zaniżeniem w 2001 r. wysokości odpisu  na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych o kwotę 206,88 zł, odprowadzić na rachunek funduszu wyliczoną kwotę, mając na uwadze, że związkom zawodowym przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o przekazanie należnych środków na ten fundusz, stosownie do przepisów art. 8 ust. 3 cytowanej ustawy - str. 76 protokołu.

 

3.15.    Wydatkowanie środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych - na świadczenia udzielane osobom uprawnionym do korzystania z funduszu - niezgodnie z „Regulaminem” i przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Wydatkowania środków z funduszu dokonywać wyłącznie w oparciu o postanowienia § 5 zarządzenia Nr 7 Wójta Gminy w Puławach z dnia 3 września
1996 r. w sprawie regulaminu gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych pracowników Urzędu Gminy, Gminnej Biblioteki Publicznej i Gminnego Ośrodka Kultury oraz przepisami art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, uzależniając przyznawanie ulgowych usług i świadczeń od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu - str. 76 - 77 protokołu.

 

3.16.    Nieprawidłowe sformułowanie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych na:

- wykonanie kanalizacji sanitarnej w Gołębiu,

- budowę instalacji pompy ciepła do ogrzewania budynku szkoły w Zarzeczu,

poprzez:         

a) żądanie od oferentów przedłożenia określonych dokumentów w formie oryginału lub poświadczonych za zgodność przez upoważnioną do tego instytucję lub notariusza,

b) ustalenie, że wadium „może ulec przepadkowi”, a nie - że takiemu przepadkowi bezwzględnie podlega,

c) ograniczenie formy wnoszenia zabezpieczenia należytego wykonania umowy do bezwarunkowej gwarancji bankowej.

Ponadto, w postępowaniu na wykonanie kanalizacji sanitarnej w Gołębiu:

d) ustalenie okresu obowiązywania wadium na 28 dni ponad okres ważności oferty,

e) nieprawidłowe określenie przypadku utraty wadium – gdy oferent odmówi podpisania umowy „w określonym czasie”, a nie „na warunkach określonych w ofercie”,

f) różne określenie formy i zasad wnoszenia zabezpieczenia w specyfikacji i we wzorze umowy, stanowiącym załącznik specyfikacji,

- budowę instalacji pompy ciepła do ogrzewania budynku szkoły w Zarzeczu:

g) żądanie od oferentów przedłożenia informacji, których nie przewidywały obowiązujące przepisy, m.in.: dokumentów określających pozycję finansową oferenta za 2 lata, opinii biegłego rewidenta, informacji z ostatnich 5 lat na temat doświadczenia, prowadzonych sporów sądowych,

h) nieopisanie innych niż cena kryteriów wyboru oferty oraz przyjęcie do oceny ofert kryterium „doświadczenie i przygotowanie fachowe”, w takim zakresie w jakim stanowiło warunek udziału w postępowaniu.

Treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia formułować zgodnie z zasadami określonymi w przepisach ustawy z dnia 10 czerwca 1994r. o zamówieniach publicznych (Dz. U. Nr 119, poz. 773 z późn. zm.) oraz w aktach wykonawczych do tej ustawy, a w szczególności:

a)   od dostawców i wykonawców żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie potwierdzonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy przedstawiona kserokopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości, a zamawiający nie może sprawdzić jej prawdziwości w inny sposób; w pozostałych przypadkach dopuszczać do dalszego postępowania dokumenty przedstawione w formie kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez dostawcę lub wykonawcę, stosownie do przepisów § 1 ust. 5 i 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 listopada 2001r. w sprawie dokumentów, jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków uprawniających do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne (Dz. U. Nr 133, poz. 1484),

b)   zaprzestać stosowania zwrotu o „możliwości przepadku wadium”, wskazując w specyfikacjach w sposób jednoznaczny, że dostawca lub wykonawca, którego oferta została wybrana - traci wadium wraz z odsetkami na rzecz zamawiającego w przypadkach określonych przepisem art. 42 ust. 5 pkt 1-3 ustawy o zamówieniach publicznych, m.in. w przypadku gdy odmówił podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie (pkt 1 przepisu), a nie – gdy odmówi podpisania umowy „w określonym czasie”,

c)   zaprzestać ograniczania prawa dostawców lub wykonawców do wyboru formy wnoszenia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, które może być wnoszone w formach określonych przepisem art. 75 ust. 3 ustawy, ponadto formy i zasady wnoszenia zabezpieczenia określać w jednakowy sposób na każdym etapie postępowania i we wszystkich dokumentach, w tym: w specyfikacji, w załącznikach do niej oraz w zawieranej umowie,

d)   okres obowiązywania wadium określać na czas nie dłuższy niż okres związania ofertą, który – zgodnie z przepisem art. 40 ust. 1 cytowanej ustawy – nie może być dłuższy niż 45 dni, przestrzegając obowiązku niezwłocznego zwrotu wadium po upływie tego terminu, stosownie do przepisu art. 42 ust. 1 pkt 1 ustawy, chyba, że - na prośbę zamawiającego - dostawcy lub wykonawcy wyrażą zgodę na przedłużenie okresu związania ofertą, a tym samym na przedłużenie okresu ważności wadium, co jest dopuszczalne w myśl przepisów art. 40 ust. 2-4 tej ustawy,

e)   przestrzegać, określonej przepisem art. 22 ust. 1 ustawy, zasady żądania od dostawców i wykonawców wyłącznie dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania. Zaprzestać żądania dokumentów, których nie przewidują przepisy cytowanego wyżej rozporządzenia Rady Ministrów,

f)    w przypadku stosowania przy ocenie i wyborze najkorzystniejszej oferty, innych niż cena kryteriów, stosownie do przepisu art. 35 ust. 1 pkt 6 ustawy - opisywać sposób ich stosowania, podając przy użyciu jakich obiektywnych mierników ekonomicznych będą one mierzone. Zaprzestać stosowania do oceny kryteriów wyboru ofert (np. kryterium doświadczenia) informacji, będących warunkiem udziału w postępowaniu. Kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć właściwości dostawcy lub wykonawcy, stosownie do art. 27 d ust. 2 ustawy - str. 84, 86, 93-95 protokołu.

 

3.17.    Nieprawidłowe dokonanie wyboru oferty w postępowaniu na opracowanie dokumentacji projektowo - kosztorysowej budowy instalacji pompy ciepła, poprzez:

a)   zastosowanie przy ocenie ofert w kryterium „cena” dodatkowego podkryterium - „przewidywany koszt realizacji zadania” - którego nie określono w zaproszeniu do udziału w postępowaniu, a które zadecydowało o wyborze oferty,

b)   przyjęcie do oceny ofert kryterium „doświadczenie”, stanowiącego jeden z warunków udziału oferentów w postępowaniu oraz nieopisanie tego kryterium, w wyniku czego członkom komisji przetargowej przyznano prawo do swobodnej oceny ofert i nie jest możliwe ustalenie na jakiej podstawie wszystkim oferentom przyznano w tym kryterium maksymalną liczbę punktów.

Dokonywać wyboru najkorzystniejszej oferty spośród ofert nie odrzuconych, wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert, określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszeniu do udziału w postępowaniu albo zaproszeniu do składania ofert, stosownie do przepisu art. 27d ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych.

Zaprzestać stosowania przy ocenie ofert dodatkowych podkryteriów w ramach przyjętych kryteriów, o ile nie zostało to wcześniej określone przez zamawiającego w jednym ze wskazanych wyżej dokumentów przetargowych. W przypadku, gdy jedynym kryterium oceny ofert jest cena, jako najkorzystniejszą ofertę - zgodnie z przepisem art. 2 ust. 1 pkt 8 ustawy - wybierać ofertę z najniższą ceną.

W przypadku stosowania przy ocenie i wyborze najkorzystniejszej oferty, innych niż cena kryteriów, stosownie do przepisu art. 35 ust. 1 pkt 6 ustawy - opisywać sposób ich stosowania, podając przy użyciu jakich obiektywnych mierników ekonomicznych będą one mierzone. Wyeliminuje to praktyki przyjmowania wartości ofert w oparciu o subiektywną ocenę członków komisji przetargowej, zamiast o obiektywne wielkości gwarantujące zasadę jednakowego traktowania oferentów, zgodnie z art. 16 ustawy - str. 90-92 protokołu.

 

3.18.    Dokonywanie oceny oferty, którą w postępowaniu na budowę instalacji pompy ciepła odrzucono na etapie oceny spełniania wymaganych warunków.

Nie rozpatrywać i nie dokonywać oceny ofert złożonych przez dostawców lub wykonawców, podlegających wykluczeniu z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 19 ust. 1 pkt 7 i 8 i ust. 3 ustawy o zamówieniach publicznych oraz tych, które odrzucono na podstawie art. 27a ust. 1 tej ustawy - str. 93 protokołu.

 

3.19.    Nieodrzucenie oferty wykonawcy, który nie spełniał kryteriów kwalifikacyjnych oraz obowiązujących oferentów wymagań określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w postępowaniu na budowę instalacji pompy ciepła. Wykonawca nr 2 w złożonej ofercie nie zawarł:

- dowodów potwierdzających wielkość posiadanego kapitału obrotowego, tj. czy spełnia wymóg dysponowania aktywami płynnymi i kredytami w wysokości co najmniej 200 tys. zł,

- referencji potwierdzających doświadczenie,

- wykazu personelu wraz z informacjami - wymaganymi we wzorze wykazu, stanowiącym załącznik do specyfikacji,

- nazw banków, do których zamawiający mógł zwrócić się o referencje,

- ponadto nie wskazał, czy dysponuje wymaganym w kryteriach kwalifikacyjnych - „wibratorem powierzchniowym”,

Nieunieważnienie postępowania o udzielenie tego zamówienia, w sytuacji gdy nie wpłynęły dwie oferty nie  podlegające odrzuceniu.

Dokonując oceny złożonych ofert przestrzegać postanowień określonych obecnie przepisem art. 19 ust. 1 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych, wykluczając z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dostawców lub wykonawców, którzy nie złożyli wymaganych oświadczeń lub nie spełnili innych wymagań określonych w ustawie lub specyfikacji istotnych warunków zamówienia (poprzednio obowiązujący przepis art. 27a pkt 2 zobowiązywał zamawiającego do odrzucenia oferty).

Unieważniać postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone w innym trybie niż zamówienie z wolnej ręki, w przypadku, gdy na przetarg nie wpłynęły dwie oferty nie podlegające odrzuceniu, stosownie do przepisu art. 27 b ust. 1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych - str. 96-97 protokołu.

 

3.20.    Niezawarcie na piśmie umowy o wykonanie dodatkowych robót budowlanych związanych z budową instalacji pompy ciepła do ogrzewania budynku szkoły w Zarzeczu.

Przestrzegać, pod rygorem nieważności, obowiązku zawierania w formie pisemnej wszystkich umów w sprawach zamówień publicznych, stosownie do przepisu art. 74 ustawy o zamówieniach publicznych oraz przepisu art. 648 § 1 Kodeksu Cywilnego, wymagającego stwierdzenia pismem wszystkich umów o roboty budowlane – str. 99 protokołu.

 

3.21.    Dokonanie oceny ofert według kryterium „rozwiązania techniczne oraz jakość użytych podzespołów”, w postępowaniu na dostawę zestawu hydroforowego, na podstawie ilości pomp w zestawie, pomimo że specyfikacja istotnych warunków zamówienia nie przewidywała takiej podstawy ustalenia wartości ofert, w wyniku czego nie jest możliwe ustalenie, czy dokonano wyboru oferty najkorzystniejszej.

Przestrzegać zasady dokonywania wyboru najkorzystniejszej oferty wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w zaproszeniu do udziału w postępowaniu albo w zaproszeniu do składania ofert, stosownie do przepisu art. 27d ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych.

Zaprzestać dokonywania oceny ofert na podstawie kryteriów, których wcześniej nie określono w dokumentacji przetargowej – str. 102 protokołu.

 

3.22.    Przyjęcie, w specyfikacji istotnych warunków zamówienia na dostawę urządzenia wysokociśnieniowego, nieprawidłowych założeń, że „za każde kryterium można uzyskać maksymalną liczbę punktów 10”, gdy znaczenie przyjętych kryteriów oceny ofert (95% dla ceny i 5% dla gwarancji) uniemożliwiało przyznanie w każdym z nich równej ilości punktów.

W rezultacie dokonano nieprawidłowej oceny złożonych ofert według obu kryteriów – bez stosowania ich znaczenia procentowego; pomimo tego dokonano wyboru oferty najkorzystniejszej.

            Przestrzegać zasady dokonywania wyboru najkorzystniejszej oferty, wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert, określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszeniu do udziału w postępowaniu albo zaproszeniu do składania ofert, stosownie do przepisu art. 27d ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych.

Dokonując oceny ofert według ustalonych kryteriów, stosować przyjęte wcześniej, znaczenie tych kryteriów, stosownie do przepisu art. 35 ust. 1 pkt 6 ustawy – str. 104-105 protokołu.

 

3.23.    Brak kontrasygnaty skarbnika gminy na umowach zawartych z dostawcami zestawu hydroforowego i urządzenia wysokociśnieniowego.

Umowy i inne czynności prawne skutkujące powstaniem zobowiązań pieniężnych, przedkładać skarbnikowi gminy lub osobie przez niego upoważnionej, celem ich kontrasygnaty, stosownie do art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym. Powołany przepis ma charakter bezwzględnie obowiązujący. Brak kontrasygnaty skarbnika powoduje nieskuteczność czynności prawnej - co oznacza, że czynność prawna nie jest dotknięta wadą nieważności, nie może jednak wywoływać skutków prawnych – str. 102, 106 protokołu.

 

3.24.    Nieprzestrzeganie przez Zarząd Gminy postanowień uchwały Rady Gminy w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych, sposobu jej rozliczania oraz sposobu kontroli wykonywania zleconego zadania, poprzez:

- niepodawanie do publicznej wiadomości zakresu zadań, na które mogą być tym podmiotom przyznane dotacje z budżetu gminy,

- niesporządzanie protokołu z czynności dotyczących wstępnego wyboru ofert oraz niedokonywanie przez właściwy wydział Urzędu Gminy oceny złożonych ofert,.

- nieprzedstawianie propozycji dotyczących wysokości dotacji na poszczególne zadania właściwym komisjom Rady Gminy,

- nieopublikowanie przez Zarząd Gminy zadań i kwot dotacji ustalonych w budżecie.

Przy udzielaniu dotacji przestrzegać zasad wynikających z ustawy o finansach publicznych oraz zasad określonych uchwałą Rady Gminy Nr XIII/92/99 z dnia 26 listopada 1999r. w sprawie określenia trybu postępowania o udzielenie dotacji podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych, sposobu jej rozliczenia oraz sposobu kontroli wykonania zleconego zadania, w szczególności zobowiązać Zarząd Gminy do:

-          podawania do publicznej wiadomości zakresu zadań, zlecanych podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych i nie działającym w celu osiągnięcia zysku, na które mogą być przyznane dotacje z budżetu gminy, stosownie do przepisów § 3 uchwały,

-          sporządzania protokołu z czynności dotyczących wstępnego wyboru ofert, stosownie do przepisu § 4 ust. 9 uchwały,

-          przedstawiania propozycji dotyczących wysokości dotacji na poszczególne zadania do zaopiniowania właściwym komisjom Rady Gminy, stosownie do przepisu § 4 ust. 10 uchwały,

-          publikowania - po podjęciu uchwały budżetowej - w sposób zwyczajowo przyjęty, zadań i kwot dotacji ustalonych w budżecie gminy, stosownie do przepisu § 5 ust. 1 uchwały.

Przestrzegać ponadto obowiązku dokonywania oceny złożonych ofert przez właściwy wydział Urzędu Gminy, stosownie do przepisu § 4 ust. 3 pkt 6 uchwały.

- str. 107-108 protokołu.

 

3.25.    Niedokonywanie przez Zarząd Gminy - wbrew § 8 uchwały Rady Gminy oraz § 4 zawieranych umów - kontroli prawidłowości realizacji zleconych zadań pomimo tego, iż rozliczenia przedkładane przez podmioty którym udzielono dotacji, nie spełniały wymogów określonych w uchwale Rady Gminy i w zawieranych umowach, tj. nie zawierały zestawienia poniesionych kosztów i opisu zrealizowanego zadania.

Poprzez brak kontroli nie było możliwe ustalenie, czy przekazane dotacje zostały wykorzystane na cele zgodne z ich przeznaczeniem.

W celu ustalenia, czy dotacje udzielone z budżetu gminy podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych i nie działającym w celu osiągnięcia zysku, zostały wykorzystane na cele zgodne z ich przeznaczeniem:

- przestrzegać obowiązku dokonywania przez Zarząd Gminy kontroli prawidłowości realizacji zleconych zadań, stosownie do przepisów § 8 uchwały Rady Gminy oraz postanowień § 4 umów zawieranych z tymi podmiotami,

- zobowiązać podmioty, którym udzielane są dotacje, do przedkładania rozliczeń i sprawozdań z realizacji dofinansowanych zadań, zawierających zestawienie poniesionych kosztów oraz opis zrealizowanego zadania, stosownie do przepisów § 7 ust. 3 uchwały Rady Gminy oraz postanowień określonych w § 5 zawieranych umów; dokonywać rozliczenia dotacji przyznanych wymienionym w protokole kontrahentom - str. 111 protokołu.

 

3.26.    Przekazanie dla Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Puławach dotacji w wysokości 10.000zł (z czego wykorzystano 4.596,33zł) na remont dachu w Ośrodku Zdrowia w Gołębiu (własność gminy Puławy) niezgodnie z umową  użyczenia tego budynku dla SP ZOZ, zgodnie z którą - koszty z tytułu korzystania z nieruchomości i napraw ponosić miał podmiot biorący tę nieruchomość do używania.

Zaprzestać przekazywania dla SP ZOZ w Puławach dotacji na remont budynku stanowiącego własność gminy, w którym zlokalizowany jest Wiejski Ośrodek Zdrowia w Gołębiu, stosując się do postanowień § 4 i 5 umowy użyczenia tego budynku dla SP ZOZ z dnia 10 listopada 1999r., zgodnie z którymi wszelkie koszty z tytułu korzystania z tej nieruchomości oraz dokonywania napraw przez czas trwania umowy obciążać powinny biorącego do używania, tj. SP ZOZ w Puławach, a nie użyczającego - gminę Puławy oraz mając na uwadze art. 55 ustawy z dnia 30 sierpnia 1991 r. o zakładach opieki zdrowotnej (Dz. U. Nr 63, poz. 315 z późn. zm.) określających zakres dopuszczalnych dotacji budżetowych – str. 112 protokołu.

 

4.         W zakresie mienia komunalnego i gospodarki składnikami majątkowymi:

 

4.1.      Nieustalenie przez Radę Gminy stawek procentowych opłat adiacenckich z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanej budową urządzeń infrastruktury technicznej oraz podziałem nieruchomości, będących podstawą ustalania i pobierania tych opłat.

Przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały ustalającej wysokość stawek procentowych opłat adiacenckich z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowany budową urządzeń infrastruktury technicznej oraz wzrostu wartości nieruchomości związanego z podziałem nieruchomości, stanowiących podstawę ustalania opłat adiacenckich z tych tytułów. Ustalać opłaty adiacenckiej w drodze decyzji Zarządu Gminy, każdorazowo w przypadku zaistnienia okoliczności określonych w art. 145 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 46, poz. 543 z późn. zm.) oraz rozważyć ustalanie opłaty adiacenckie w każdym przypadku zaistnienia okoliczności określonych w art. 98 ust. 4 cytowanej ustawy - str. 44, 45, 46, 47, 48 protokołu.

 

4.2.      Ustalenie przez Radę Gminy w uchwałach Nr VI/37/99 z 26.03.1999 r. i Nr VII/40/99 z 23.04.1999 r. w sprawie zmian w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego zerowej stawki opłaty z tytułu wzrostu nieruchomości związanej ze zmianą miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego.

Zaprzestać ustalania stawki „0” służącej do naliczania opłat z tytułu wzrostu wartości nieruchomości wskutek zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, mając na uwadze treść art. 36 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. o zagospodarowaniu przestrzennym (tekst jednolity: Dz. U. z 1999 r. Nr 15, poz. 139 z późn. zm.), z którego wynika, że jeżeli wartość nieruchomości w związku z uchwaleniem planu lub jego zmiany uległa obniżeniu, właściciel lub wieczysty użytkownik może zawsze żądać odpowiedniego odszkodowania (art. 36 ust. 1 i 2), a jeżeli wartość nieruchomości wzrosła, a właściciel lub wieczysty użytkownik zbywa tę nieruchomość - wójt pobiera procentowo określoną opłatę od wzrostu jej wartości
(ust. 3). Ustanowienie stawki „0” od wzrostu wartości nieruchomości uniemożliwia pobranie tej opłaty, co zakłóca tę równowagę; stanowi to w istocie zwolnienie z tej opłaty, czego nie przewidują przepisy ww. ustawy. Prezentowane stanowisko podzieliło Ministerstwo Finansów w piśmie Nr STI- 4800 - 600/01 z dnia 20.08.2001 r. skierowanym do prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie - str. 48, 49 protokołu.

 

4.3.      Przypadki dokonywania przez Zarząd Gminy sprzedaży nieruchomości gminnych w oparciu o uchwały w sprawie określenia zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania, a także użyczania na okres dłuższy niż 3 lata - pomimo nieokreślenia w tych uchwałach zasad obciążania i zbywania nieruchomości.

Przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały uchylającej uchwały Nr XLIV/287/98 z 18 czerwca 1998 r. i Nr XIII/96/99 z 16 listopada 1999 r. przenoszące w całości na Zarząd Gminy uprawnienie (stanowiące niezbywalną kompetencję Rady Gminy) w zakresie nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości gminnych oraz ich wydzierżawiania, a także użyczania na okres dłuższy niż 3 lata. W obowiązującym stanie prawnym Rada Gminy może stosownie do przepisów art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a ustawy o samorządzie gminnym podjąć uchwałę, w której określi zasady nabycia i obciążenia nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawienia lub najmu na okres dłuższy niż trzy lata, a jej wykonanie powierzy Zarządowi Gminy. Uchwała powinna określać w sposób szczegółowy zasady obowiązujące przy nabywaniu i obciążaniu oraz wydzierżawianiu lub wynajmowaniu na okres dłuższy niż 3 lata komunalnych nieruchomości gruntowych - str. 49, 50, 51, 52 protokołu.

 

4.4.      Nieprzestrzeganie obowiązujących przepisów przy zbyciu nieruchomości komunalnej w drodze bezprzetargowej, poprzez:

- niezawiadomienie najemcy lokalu o przeznaczeniu nieruchomości do zbycia oraz o przysługującym mu pierwszeństwie w jej nabyciu,

- niewyegzekwowanie od osoby, której przysługiwało prawo pierwszeństwa, obowiązku złożenia oświadczenia o wyrażeniu zgody na cenę ustaloną w sposób określony w ustawie,

- prowadzenie przez Zarząd Gminy z najemcą negocjacji bonifikaty od ceny nieruchomości, w sytuacji, kiedy Rada Gminy nie podjęła stosownej uchwały w której wyraziłaby zgodę na udzielenie bonifikaty.

Przy sprzedaży nieruchomości gminnych w drodze bezprzetargowej przestrzegać zasad określonych w przepisach ustawy o gospodarce nieruchomościami, w szczególności:

- przestrzegać obowiązku zawiadomienia osoby uprawnionej do nabycia lokalu (najemcy) o przeznaczeniu nieruchomości do zbycia oraz przysługującym mu pierwszeństwie w nabyciu tej nieruchomości, pod warunkiem złożenia wniosków o nabycie w terminie określonym w zawiadomieniu (nie krótszym niż 21 dni), stosownie do przepisu art. 34 ust. 4 ustawy,

- przestrzegać aby osoby, które chcą skorzystać z pierwszeństwa w zakupie nieruchomości, złożyły oświadczenie, że wyrażają zgodę na cenę ustaloną w sposób określony w ustawie, stosownie do przepisu ust. 5 cytowanego powyżej przepisu art. 34 ustawy,

- bonifikaty od ceny nieruchomości udzielać wyłącznie w sytuacji, kiedy Rada Gminy wyrazi zgodę na udzielenie bonifikaty, stosownie do przepisu art. 68 ustawy,

- str. 53, 54 protokołu.

 

4.5.      Nieprawidłowe sporządzenie wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę, poprzez niewskazanie terminów wnoszenia czynszów oraz zasad jego aktualizacji; określanie w wykazach nieruchomości na rzecz kogo nieruchomość została przeznaczona do oddania w dzierżawę (dot. dotychczasowych dzierżawców).

W sporządzanych i podawanych do publicznej wiadomości wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, do oddania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, najem lub dzierżawę - zamieszczać wszystkie wymagane informacje, w tym terminy wnoszenia czynszów oraz zasady ich aktualizacji, stosownie do przepisu art. 35 ust. 2 pkt 9 i 10 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

Zaprzestać określenia w wykazach na rzecz kogo nieruchomość została przeznaczona do wydzierżawiona. Przepisy ustawy o gospodarce nieruchomościami, nie przewidują uprawnień (pierwszeństwa) dla dotychczasowych dzierżawców, w przypadku, kiedy umowa ulega rozwiązaniu w wyniku upływu czasu na jaki została zawarta. W przypadku kiedy nieruchomość zostanie przeznaczona do ponownego wydzierżawienia, a zainteresowanie zawarciem umowy wyraża kilka osób (w tym dotychczasowy dzierżawca) - dzierżawca powinien zostać wyłoniony w drodze przeprowadzonego przetargu - str. 60 protokołu.

 

4.6.      Nieprzestrzeganie postanowień umów zawartych z najemcami lokali użytkowych i dzierżawcami nieruchomości gruntowych związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej w zakresie obowiązku wystawiania i przesyłania faktur, w wyniku czego dzierżawcy i najemcy dokonują  wpłat należnego czynszu w terminach dowolnych, ustalonych przez siebie.

Przestrzegać postanowień zawartych z najemcami lokali użytkowych i dzierżawcami nieruchomości gruntowych związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej umów w zakresie wystawiania i przesyłania faktur, co w przypadku nieterminowych wpłat czynszu umożliwi egzekwowanie należnych odsetek - str. 61, 63, 65 protokołu.

 

4.7.      Prowadzenie ewidencji dochodów z tytułu najmu i dzierżawy w sposób uniemożliwiający ustalenie tytułu, z jakiego dokonywane są wpłaty oraz wskazania terminów, w jakich powinny być dokonywane wpłaty.

Ewidencję analityczną z powyższych tytułów prowadzić w sposób staranny i czytelny umożliwiający ustalenie tytułu, z jakiego dokonywane są wpłaty, terminowość dokonywanych wpłat oraz ustalenie stanu należności i zobowiązań, stosownie do przyjętych zasad funkcjonowania konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, tj. zasad określonych w załączniku Nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - str. 65 protokołu.

 

4.8.      Pobieranie odsetek od dzierżawców (jeden przypadek) i użytkowników wieczystych w nieprawidłowo ustalonej wysokości.

Egzekwować od dzierżawców i użytkowników wieczystych obowiązek terminowego wnoszenia czynszu dzierżawnego i opłat rocznych z tytułu ustanowienia użytkowania wieczystego - w przypadku użytkowników wieczystych w terminie do 31 marca danego roku - lub w przypadku określenia w umowie o ustanowienie użytkowania wieczystego wcześniejszego terminu, w terminie określonym umową; od nieterminowych wpłat naliczać i pobierać odsetki w wysokości określonej umową, zaś w przypadku braku umownego uregulowania wysokości odsetek - naliczać je w wysokości ustawowej, stosownie do przepisów art. 481 § 1 w związku z art. 359 § 1 i 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.). Pobrać odsetki za zwłokę – w prawidłowo ustalonej wysokości - od osób wymienionych w protokole kontroli - str. 65, 66, 69 protokołu.

 

4.9.      Wzywanie do zapłaty zaległości osób zalegających z zapłatą czynszu dzierżawnego, czynszu najmu oraz opłat rocznych z tytułu ustanowienia wieczystego użytkowania poprzez doręczenie upomnień, przypadki pobrania kosztów upomnienia.

Zaprzestać doręczania upomnień wzywających do zapłaty zaległości z tytułu czynszu dzierżawnego oraz pobierania kosztów doręczania upomnień na podstawie przepisów wykonawczych do ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Do osób zalegających ze spłatą należności kierować wezwania do zapłaty, pamiętając, że do dłużników będących stronami stosunków cywilnoprawnych należy stosować drogę postępowania sądowego oraz egzekucję sądową, stosownie do przepisów ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 269 z późn. zm.). Przepisy części II księgi II, Kodeksu postępowania cywilnego regulujące tryb postępowania zmierzającego do wyegzekwowania zaległych należności z tytułów cywilno - prawnych, nie przewidują możliwości obciążania osób zalegających ze spłatą należności kosztami upomnienia - str.65, 66 i 69 protokołu.

 

4.10.    Nieokreślenie przez Radę Gminy zasad gospodarowania zasobem mieszkaniowym gminy, co naruszało obowiązujące do 9 lipca 2001 r. przepisy art. 5 ust. 3 ustawy z dnia 2 lipca 1994 r. o najmie lokali i dodatkach mieszkaniowych (tekst jednolity: Dz. U. z 1998 r. Nr 120, poz. 787), niepodjęcie po 9 lipca 2001 r. uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy; pobieranie od 2001 r. stawek czynszu ustalonych przez Radę Gminy uchwałą z dnia 28 grudnia 2000 r.

Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, w tym zasad i kryteriów wynajmowania lokali, których najem jest związany ze stosunkiem pracy, stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. Nr 71, poz. 733). Przy ustalaniu stawek czynszu przestrzegać przepisów art. 8 ust. 1 tej ustawy, zgodnie z którymi zarząd gminy ustala te stawki w oparciu o uchwałę, o której mowa w art. 21 ust. 2 pkt 4 tej ustawy, określającą politykę czynszową gminy - str. 66, 67 protokołu.

 

4.11.    Nieprawidłowe ustalanie wysokości opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego.

Opłaty z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości ustalać według stawki procentowej od aktualnej wyceny dokonanej przez rzeczoznawcę majątkowego, stosownie do przepisów art. 72 ust. 1 w związku z art. 67 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami - str. 69, 70 protokołu.

 

4.12.    Pobieranie od przedsiębiorców nieprawidłowo naliczonych opłat za korzystanie z udzielonych im zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych w roku nabycia tego zezwolenia.

W roku nabycia lub utraty ważności zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych pobierać od przedsiębiorców opłaty za korzystanie z tych zezwoleń w wysokości proporcjonalnej do okresu ważności zezwolenia, stosownie do przepisów art. 111 ust. 5 ustawy z dnia 26 października 1982r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. Nr 35, poz. 230 z późn. zm.).

Opłaty naliczać w wysokości proporcjonalnej do ilości dni, (a nie tygodni czy miesięcy), przez jakie będzie obowiązywać to zezwolenie w roku nabycia lub utraty jego ważności – str. 72 protokołu.

 

4.13.    Niewykazanie - w informacji o stanie mienia komunalnego, sporządzonej do projektu budżetu gminy na 2002 r. - wszystkich danych dotyczących majątku gminy.

Sporządzać rzetelną informację o stanie mienia komunalnego - w oparciu rzetelnie prowadzoną ewidencję majątku gminy, ujmując aktualny stan poszczególnych składników mienia znajdującego się w zasobach gminy oraz sposób jego zagospodarowania, z uwzględnieniem ilościowej i wartościowej struktury składników rzeczowych i finansowych mienia - przedkładanej Radzie Gminy w myśl przepisów art. 52 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym, oraz stosownie do przepisów art. 120 ustawy o finansach publicznych - str. 114 protokołu.

4.14.    Nieprawidłowe (niezgodne z przepisami wewnętrznymi) prowadzenie ewidencji analitycznej środków trwałych, poprzez:

- niewskazywanie osób lub komórek organizacyjnych, w których znajdują się poszczególne środki trwałe,

- wskazywanie tylko roku ich nabycia (w przypadku części środków trwałych),

- niewskazywanie dowodu, na podstawie którego dokonano ujęcia w ewidencji,

- nienadawanie poszczególnym środkom trwałym numerów inwentarzowych, co uniemożliwia ich identyfikację.

Księgę środków trwałych prowadzić w sposób pozwalający na ustalenie osób i komórek organizacyjnych, w których znajdują się poszczególne środki trwałe, wskazując dokładną datę ujęcia w ewidencji oraz dowód, na podstawie którego dokonano ujęcia, a także nadawać poszczególnym środkom trwałym numery inwentarzowe w celu umożliwienia ich identyfikacji, stosownie do zasad przyjętych w zakładowym planie kont oraz zasad funkcjonowania konta 011 "Środki trwałe", określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego i niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz zgodnie z przepisami art. 23 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości - str. 117 protokołu.

 

4.15.    Nieprawidłowe zakwalifikowanie - do środków trwałych - składników majątkowych o wartości niższej od wartości minimalnej określonej w przepisach wewnętrznych, tj. wartości określonej w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych; przypadki ujmowania w księdze środków trwałych pod jedną pozycją składników majątkowych, pomimo, że składały się z kilku odrębnych obiektów.

Na koncie 011 „Środki trwałe” ujmować wyłącznie urządzenia i przedmioty, których wartość początkowa w dniu nabycia przekracza kwotę o której mowa w przepisie art. 16f ust. 3 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.). Wyksięgować z konta 011 „Środki trwałe” kwotę stanowiącą wartość początkową tych składników oraz z konta 071 „umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” kwotę dotychczasowego umorzenia; zaksięgować w pełnej kwocie wartość wyżej wymienionych składników majątku na kontach 013 „pozostałe środki trwałe w używaniu” i 072 „umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”. W przypadku, gdy kierownik jednostki zadecyduje, że urządzenia zostały nabyte w celu ulepszenia już istniejących środków trwałych - wartość początkową tych środków trwałych zwiększyć w księdze inwentarzowej o wartość tych składników, stosownie do zasad określonych w przepisach art. 16 g ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Ewidencję środków trwałych prowadzić według poszczególnych obiektów - przyjmując za odrębny obiekt składniki majątku zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KTŚ) (Dz. U. Nr 112, poz. 1317) - a nie ich zbiorów, tak aby każdy obiekt był wyodrębniony w księdze środków trwałych - str. 117, 120 protokołu.

 

4.16.    Niebieżące dokonywanie zapisów operacji gospodarczych związanych z zakupem środków trwałych na koncie 011 „Środki trwałe”.

Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać w miesiącu dokonania operacji gospodarczych, stosownie do art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości - str. 118 protokołu.

 

4.17.    Przypadki stosowania niewłaściwych stawek przy dokonywaniu odpisów umorzeniowych oraz przypadki niedokonywania umorzeń środków trwałych w roku ich przyjęcia do ewidencji.

Umorzenie środków trwałych naliczać zgodnie ze stawkami określonymi w załączniku do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, stosownie do przyjętych uregulowań wewnętrznych lub też ze stawkami ustalonymi przez Zarząd Gminy, zgodnie z przepisem § 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - str. 119 protokołu.

Odpisów umorzeniowych dokonywać zgodnie z przyjętymi uregulowaniami wewnętrznymi, przestrzegając zasady, że odpisów tych dokonuje się od wartości początkowych wprowadzonych do ewidencji środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych drogą systematycznego planowanego rozłożenia wartości początkowej środków trwałych na ustalony okres amortyzacji, przy czym rozpoczęcie amortyzacji następuje nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania, a jej zakończenie nie później niż z chwilą zrównania wartości odpisów amortyzacyjnych z jego wartością początkową lub przeznaczenia go do likwidacji, sprzedaży bądź potwierdzenia niedoboru - zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy o rachunkowości w brzmieniu nadanym przepisami art. 1 pkt 23 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. (Dz. U. Nr 113, poz. 1186); termin rozpoczęcia i zakończenia dokonywania odpisów umorzeniowych i amortyzacyjnych należy ustalić w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości – art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości - str. 119, 120 protokołu.

 

4.18.    Nieodpłatne (bezumowne) przekazanie linii energetycznej o wartości 3.716,30 zł oraz opraw oświetleniowych o wartości 1.650 zł na rzecz Zakładu Energetycznego.

Zgodnie z przepisami art. 7 ust. 4 ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. - Prawo energetyczne (Dz. U. Nr 54, poz. 348 z późn. zm.)  przedsiębiorstwa energetyczne zajmujące się przesyłaniem i dystrybucją energii elektrycznej są obowiązane zapewniać realizację i finansowanie budowy i rozbudowy sieci, w tym na potrzeby przyłączeń podmiotów ubiegających się o przyłączenie, na warunkach określonych w przepisach, o których mowa w art. 9 i 46, oraz w założeniach, o których mowa w art. 19. Za przyłączenie do sieci przewidzianej w założeniach, o których mowa w art. 19, pobiera się opłatę określoną na podstawie ustalonych w taryfie stawek opłat za przyłączenie do sieci. Ponadto, stosownie do przepisu art. 7 ust. 1 ustawy przedsiębiorstwa energetyczne zajmujące się przesyłaniem i dystrybucją paliw gazowych, energii elektrycznej lub ciepła obowiązane są do zawarcia umowy o przyłączenie do sieci.

Rozważyć możliwość wystąpienia z wnioskiem do Zakładu Energetycznego o zwrot kosztów przekazanych urządzeń, a w przypadku jego nieuwzględnienia - do Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów z wnioskiem o uznanie praktyki stosowanej przez Zakład Energetyczny (w wyniku której doszło do przekazania urządzeń) za ograniczającą konkurencję i nakazanie zaniechania jej stosowania, stosownie do przepisów art. 9 w związku z art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 15 grudnia 2000 roku o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. Nr 122 poz. 1319 z późn. zm.). W przypadku nadużywania pozycji dominującej, czynności prawne będące tego przejawem są w całości lub w odpowiedniej części nieważne na mocy art. 8 ust. 3 cytowanej ustawy. Nieodpłatne przejęcie przez Zakład zrealizowanych przez gminę inwestycji doprowadziło do uzyskania przez nie nieuzasadnionych korzyści majątkowych. Wybudowane przez gminę urządzenia stanowiły część składową nieruchomości, na której zostały wybudowane (art. 49 K.c.). Z chwilą podłączenia urządzeń do zakładów i rozpoczęcia ich eksploatacji wywarło to skutki w sferze prawa własności. Urządzenia te, stosownie do art. 49 i 191 K.c., stały się własnością tych Zakładów. W tej sytuacji istnieje możliwość dochodzenia od tych Zakładów roszczeń z tytułu bezpodstawnego wzbogacenia na podstawie art. 405 i nast. Kodeksu cywilnego – str. 120 protokołu.

 

4.19.    Ewidencjonowanie zakupów paliwa do pojazdów będących własnością gminy oraz jego zużycia, w sposób niezgodny z zasadami ustalonymi w przepisach wewnętrznych.

Przestrzegać obowiązku prowadzenia ewidencji księgowej zakupywanych materiałów, w tym paliwa, wyłącznie na zasadach określonych w zakładowym planie kont; w przypadku przyjęcia metody prowadzenia ewidencji analitycznej polegającej na odpisywaniu ich zakupu w koszty co najmniej na koniec roku obrotowego wartości niezużytego paliwa, którego ilość ustalono w wyniku przeprowadzonego spisu z natury, ujmować na koncie 310 „Materiały”, korygując odpowiednio koszty, stosownie do przepisów art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości - str.  121, 122 protokołu.

 

4.20.    Nieudokumentowanie przeprowadzenia inwentaryzacji gruntów oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Przestrzegać zasady dokumentowania faktu przeprowadzenia i wyników inwentaryzacji, stosownie do przepisów art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości; sposób dokumentowania przeprowadzenia  i wyników inwentaryzacji składników majątku jednostki oraz sposób, w który mają być inwentaryzowane grunty, a także budynki i budowle należy również określić w tej dokumentacji, stosownie do przepisów § 5 ust. 7 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - str. 123-124 protokołu.

 

5.         W zakresie rozliczeń finansowych jednostki samorządu terytorialnego z jednostkami budżetowymi:

 

5.1.      Nieprzedkładanie przez kierowników jednostek budżetowych, za wyjątkiem kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, projektów planów finansowych i niezawiadamianie, (w tym także przez kierownika GOPS),  Zarządu Gminy o dokonywanych zmianach planów finansowych w przypadku zmian planu dochodów i wydatków wprowadzanych w toku wykonywania budżetu; nieprzestrzeganie przez skarbnika gminy kompetencji Zarządu Gminy przy przekazywaniu podległym jednostkom informacji niezbędnych do opracowania ich planów finansowych.

                        Zobowiązać kierowników gminnych jednostek budżetowych do przekazywania Zarządowi Gminy projektów planów finansowych, zatwierdzonych przez nich, nie później niż do dnia 22 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy, stosownie do przepisów § 2 ust.4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. Nr 122, poz. 1333) celem stwierdzenia zgodności tych projektów z projektem uchwały budżetowej, a także do informowania Zarządu o dokonanych zmianach planów dochodów i wydatków wprowadzanych w toku wykonywania budżetu w terminie 7 dni od dnia dokonania zmiany, zgodnie z § 9 ust.4 wyżej wymienionego rozporządzenia. Przestrzegać kompetencji Zarządu Gminy przy przekazywaniu podległym jednostkom informacji niezbędnych do opracowania ich planów finansowych - o kwotach dochodów i wydatków tych jednostek, stosownie do przepisów art. 125 ust. 1 i art. 126 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 155, poz. 1014 z późn. zm.) - str. 126 protokołu

 

6.         W zakresie księgowości i sprawozdawczości budżetowej:

 

6.1.      Prowadzenie wspólnej ewidencji księgowej (syntetycznej i analitycznej) Urzędu Gminy oraz Grupy Utrzymania i Eksploatacji Wodociągów i Kanalizacji – jednostki budżetowej gminy; prowadzenie przez Urząd Gminy ksiąg rachunkowych tej jednostki pomimo braku formalnego powierzenia ich prowadzenia przez kierownika tej jednostki.

                        Zaprowadzić odrębną ewidencję księgową Urzędu Gminy oraz jednostki budżetowej p.n. Grupy Utrzymania i Eksploatacji Wodociągów i Kanalizacji, w sposób zapewniający rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego każdej z wymienionych jednostek, stosownie do przepisów art. 4 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości; prowadzenie ksiąg rachunkowych  Grupy Utrzymania i Eksploatacji Wodociągów i Kanalizacji winno być powierzone Urzędowi Gminy, w sposób formalny, np. poprzez wprowadzenie stosownych zapisów w regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy, regulujących kwestie prowadzenia przez Urząd Gminy ksiąg rachunkowych innych jednostek organizacyjnych gminy – z zachowaniem kompetencji Rady Gminy, określonych w przepisach art. 33 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym - str. 127, 129 protokołu.

 

6.2.      Niezachowanie zasady prowadzenia zapisów operacji gospodarczych w porządku systematycznym.

                        Przestrzegać obowiązku dokonywania zapisów operacji gospodarczych w porządku systematycznym, zgodnie z ustaleniami prawidłowo opracowanego zakładowego planu kont, stosownie do przepisów art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości,  a w szczególności:

a)   wpływ subwencji i dotacji na rachunek budżetu gminy ewidencjonować wyłącznie w księdze głównej budżetu gminy.

 

b) operacje gospodarcze dotyczące rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez te jednostki dochodów i wydatków budżetowych ewidencjonować wyłącznie w księdze głównej budżetu na kontach:

-    wpływ dochodów budżetowych zrealizowanych przez jednostki budżetowe na rachunek budżetu gminy:

                  Wn 133           „Rachunek budżetu”,

                  Ma 222           „Rozliczenie dochodów budżetowych”,

-    rozliczenie zrealizowanych przez jednostki budżetowe dochodów na podstawie sprawozdań jednostkowych o dochodach budżetowych:

                  Wn 222           „Rozliczenie dochodów budżetowych”,

                  Ma 901           „Dochody budżetu”,

-    przekazanie środków finansowych dla jednostki budżetowej:

                  Wn 223           „Rozliczenie wydatków budżetowych”,

                  Ma 133           „Rachunek budżetu”,

-    rozliczenie wydatków przez jednostki budżetowe na podstawie sprawozdań o wydatkach budżetowych:

                  Wn 902           „Wydatki budżetu”,

                  Ma 223           „Rozliczenie wydatków budżetowych”;

 

            c)         wpływ środków na fundusz ochrony środowiska ujmować:

                        Wn 135 „Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia”,

                        Ma 853 „Fundusze pozabudżetowe”,

Rozchody gminnego funduszu ochrony środowiska gromadzić na odrębnym rachunku bankowym, zgodnie z przepisami art. 403 ust. 2 ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. o Prawo ochrony środowiska (Dz. U. Nr 62, poz. 677 z późn. zm.);

 

d)         wydatki inwestycyjne realizowane przez Urząd Gminy nie posiadający wyodrębnionego rachunku, ewidencjonować w jego księdze na kontach:

-    faktury za wykonane roboty i usługi:

Wn 080           „Inwestycje (środki trwałe w budowie)”,

Ma 201           „Rozliczenia z dostawcami i odbiorcami”,

-    uregulowanie zobowiązań za wykonane roboty i usługi:

Wn 201           „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”,

Ma 130           „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

i zapis równoległy:

Wn 810           „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje”,

Ma 800           „Fundusz jednostki”,

oraz w księdze głównej budżetu:

Wn 902           „Wydatki budżetowe”,

Ma 133           „Rachunek budżetu”,

-    przyjęcie środka trwałego:

Wn 011           „Środki trwałe”,

Ma 080           „Inwestycje (środki trwałe w budowie)”

i równoległe przeniesienie funduszu inwestycyjnego na fundusz środków trwałych w ewidencji analitycznej:

Wn 800           „Fundusz jednostki”,

Ma 800           „Fundusz jednostki”:

 

e) środki przekazane z rachunku budżetu na rachunek lokat terminowych ewidencjonować  wyłącznie w księdze głównej budżetu:

Wn 133/1  „Rachunek budżetu”,

Ma 133     „Rachunek budżetu/lokaty”,

natomiast zamknięcie lokaty terminowej:

Wn 133     „Rachunek budżetu,

Ma 133/1  „Rachunek budżetu/lokaty”,

-    naliczone przez bank odsetki na wyodrębnionym rachunku bankowym  ewidencjonować:

Wn 133/1        „Rachunek budżetu/lokaty”,

Ma 901           „Dochody budżetu”,

-    a ich wpływ na rachunek budżetu gminy:

Wn 133           „Rachunek budżetu”,

Ma 133/1        „Rachunek budżetu/lokaty”,

oraz w księdze głównej Urzędu Gminy

Wn 130           „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

Ma 750           „Przychody i koszty finansowe”;

 

f)          ewidencję należnego i naliczonego podatku VAT należy prowadzić w księdze głównej Urzędu Gminy na kontach:

1/         podatek należny:

-    faktura sprzedaży (brutto):

Wn 221           „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

Ma 750           „Przychody i koszty finansowe”,

-    podatek należny VAT:

Wn 750           „Przychody i koszty finansowe”,

Ma 225           „Rozrachunki z budżetami”,

-    wpłata odbiorcy za fakturę (brutto):

Wn 130           „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

Ma 221           „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

-    przekazanie podatku należnego do urzędu skarbowego:

Wn 225           „Rozrachunki z budżetami”,

Ma 130           „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

2/         podatek naliczony:

-    faktura zakupu (netto)

Wn Zespół 3 „Materiały i tworzywa”,

lub 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie”,

Ma Zespół 2 „Rozrachunki i roszczenia”,

-    podatek naliczony w fakturze zakupu:

Wn 225           „Rozrachunki z budżetami” ,

Ma Zespół 2 „Rozrachunki i roszczenia”,

-    przelew za fakturę (brutto):

Wn Zespół 2    „Rozrachunki i roszczenia”,

Ma 130           „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

3/         rozliczenia VAT:

-    przekazanie podatku naliczonego do urzędu skarbowego :

Wn 225           „Rozrachunki z budżetami” ,

Ma 130           „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

-    zwrot podatku przez urząd skarbowy:

Wn 130           „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

Ma 225           „Rozrachunki z budżetami”,

            z jednoczesnym technicznym zapisem ujemnym po obu stronach subkont do konta 130

oraz na kontach księgi głównej budżetu gminy:

-    przelew podatku VAT do urzędu skarbowego:

Wn 240           „Pozostałe rozrachunki”,

Ma 133           „Rachunek budżetu”,

-    zwrot podatku VAT przez urząd skarbowy:

Wn 133           „Rachunek budżetu”,

Ma 240           „Pozostałe rozrachunki”;

 

g)   w celu zapewnienia czystości obrotów stron Wn i Ma konta 130 zwrot wydatków ewidencjonować:

- na kontach księgi głównej urzędu gminy:

zwrot wydatku Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

Ma 400 „Koszty według rodzajów”,

oraz techniczny zapis ujemny na subkontach prowadzonych do konta 130,

- na kontach księgi głównej budżetu gminy:

zwrot wydatku Wn 133 „Rachunek budżetu”,

Ma 902 „Wydatki budżetu”,

stosownie do zasad funkcjonowania tych kont, określonych w załączniku Nr 1 i 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont do budżetu państwa , budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz jednostek sektora finansów publicznych;

h)   stan zaległości i nadpłat w podatkach realizowanych przez Urząd Gminy ustalać na podstawie prawidłowo prowadzonej ewidencji na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, ujmując:

* po stronie Wn tego konta:

-     przypisy należności - w korespondencji ze stroną Ma konta 750 „Przychody i koszty finansowe”,

* po stronie Ma:

-     odpisy należności - w korespondencji ze stroną Wn konta 750 „Przychody i koszty finansowe”,

-     wpłaty dokonane przelewem albo za pośrednictwem poczty - w korespondencji ze stroną Wn konta 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

-     wpłaty dokonane do kasy Urzędu - w korespondencji ze stroną Wn konta 101 „Kasa”,

-     zapłatę dokonaną przez przeniesienie własności rzeczy lub praw majątkowych na rzecz jednostki samorządu terytorialnego, o czym mowa w art. 66 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej - w korespondencji ze stroną Wn konta 011 „Środki trwałe” i konta 020 „Wartości niematerialne i prawne”,

-     zapłatę dokonaną przez potrącenie, o którym mowa w art. 65 § 1 Ordynacji podatkowej - w korespondencji ze stroną Wn konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

-     zapłatę dokonaną za pośrednictwem banku, który obciążył rachunek bankowy podatnika z tytułu zapłaty podatku, ale nie przekazał tych środków na rachunek bankowy Urzędu – w korespondencji ze stroną Wn konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

zgodnie z przepisami § 13 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 50, poz. 511 z późn. zm.).          Ponadto, stosownie do przepisów § 9 ust.3 tego rozporządzenia, dane o operacjach gospodarczych powinny być zapisywane w dzienniku w porządku chronologicznym, dzień po dniu - str. 129 – 136 protokołu.

 

6.3.      Niekompletne sporządzanie zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej poprzez nieustalenie, na koniec każdego miesiąca, obrotów kont księgi głównej za okres sprawozdawczy oraz sald na koniec roku obrotowego i sumy sald na koniec roku obrotowego, a także niesporządzenie zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.

Sporządzać za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec każdego miesiąca, w terminie umożliwiającym sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań budżetowych najpóźniej do 10 dnia następnego miesiąca,  zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej na koniec okresu sprawozdawczego oraz sald na koniec roku obrotowego oraz sumy sald na koniec roku obrotowego, a na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych, stosownie do przepisów art. 18 ust.1 i 2 ustawy o rachunkowości, w związku z przepisami art. 24 ust. 5 pkt 1 i 2 tej ustawy - str. 135 protokołu.

 

6.4.      Niezamieszczanie na dowodach księgowych numeru pozycji księgowej pod jaką dany dowód został ujęty w księdze głównej oraz sposobu ich ujęcia na odpowiednich kontach księgi głównej.

Na dowodach księgowych zamieszczać adnotację wskazującą sposób ujęcia dowodu na odpowiednich kontach księgi głównej oraz numer pozycji księgowej pod jaką dany dowód został ujęty w księdze głównej, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt 6 i art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości - str. 135 protokołu.

 

6.5.      Poprawianie stwierdzonych błędów w zapisach księgowych poprzez zamazywanie ich treści korektorem.   

Ujawnione przed zamknięciem ksiąg rachunkowych błędy w zapisach księgowych korygowaći poprawiać przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki, z określeniem daty jej dokonania, stosownie do przepisów art. 25 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości; błędy stwierdzone po zamknięciu ksiąg korygować poprzez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korektę błędnych zapisów dokonywaną tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi – art. 25 ust. 1 pkt 2 i ust. 3 tej ustawy - str. 135 protokołu.

 

6.6.      Nieprawidłowe dokonywanie przeksięgowań, w tym:

- niedokonanie przeksięgowań na kontach księgi głównej Urzędu Gminy - jednostki budżetowej, w wyniku czego salda niektórych kont wykazane w bilansie zamknięcia 2000 r. nie są zgodne z saldami tych kont wykazanymi w bilansie otwarcia 2001 r.,

- przenoszenie „per salda” konta 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” oraz salda konta 810 „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje” na konto 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy jednostki”,

            - nieprzeksięgowanie wyniku finansowego jednostki na fundusz jednostki,

            Zdarzenia, w tym także operacje gospodarcze dotyczące dokonywanych na koniec roku przeksięgowań, ujmować w księgach rachunkowych zgodnie z przepisami art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Wykazane w księgach rachunkowych na dzień zamknięcia stany aktywów i pasywów ujmować w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych, stosownie do przepisów art. 5 ust. 1 wyżej wymienionej ustawy. Przestrzegać obowiązujących zasad dokonywania przeksięgowań sald poszczególnych kont, przy czym:

- salda konta 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”, w zakresie wydatków i dochodów, przeksięgować na odpowiednią stronę konta 800 „Fundusz jednostki” na podstawie okresowych sprawozdań o dochodach i wydatkach,

- saldo konta 810 „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje” przeksięgować w końcu roku obrotowego na konto 800 „Fundusz jednostki”,

- saldo konta 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy” przeksięgowywać na konto 800 „Fundusz jednostki” pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego,

stosownie do zasad funkcjonowania tych kont, określonych w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów  z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - str. 136 - 137 protokołu.

 

6.7.      Niesporządzanie przez kierowników jednostek budżetowych gminy, za wyjątkiem kierownika GOPS, jednostkowych sprawozdań z wykonania planu dochodów i wydatków. 

                        Zobowiązać kierowników gminnych jednostek budżetowych, w tym Urzędu Gminy, do przestrzegania obowiązku sporządzania i przedkładania Zarządowi Gminy, jednostkowych sprawozdań Rb-27 S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego” i Rb-28 S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego”, zgodnie z przepisami § 4 ust. 1 pkt 2 lit a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279) - str. 138 protokołu.

 

6.8.      Wykazanie w sprawozdaniu z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy sporządzonym za I półrocze 2001 r. skutków obniżenia górnych stawek podatków zaniżonych o kwotę 2.932 zł oraz niewykazanie wszystkich skutków udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń (zaniżono je o kwotę 27.400 zł). 

                        Sprawozdanie Rb – PDP „Półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy” – sporządzać na podstawie danych księgowości podatkowej, wykazując rzeczywiste skutki obniżenia górnych stawek podatków i udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń, stosownie do postanowień § 3 ust. 1 pkt 9 i 10 „Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego”, stanowiącej załącznik Nr 2 do rozporządzenia  Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279)

                        Rzetelność sporządzania sprawozdawczości w tym zakresie ma wpływ na wysokość przyznanej gminie subwencji wyrównawczej. Zaniżenie skutków udzielanych ulg w sprawozdaniu i uzyskanie na tej podstawie większej subwencji wyrównawczej naraża gminę na zmniejszenie lub wstrzymanie wypłat kolejnej raty przekazywanej jej subwencji oraz poniesienie kosztów odsetek w wysokości ustalonej dla zaległości podatkowych - art. 42 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego w latach 1999-2002 (Dz. U. Nr 150, poz. 983 z późn. zm.). Natomiast zawyżenie skutków udzielonych ulg i zwolnień powoduje przyznanie gminie niższej subwencji. Skorygować sprawozdanie za I półrocze 2001 r. oraz przekazać je do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie, wraz z informacją o błędnym wykazaniu skutków o których mowa wyżej, w terminie 14 dni od daty otrzymania tego wystąpienia - str. 139 - 141 protokołu.

 

6.9.      Wykazanie we „Wniosku o przyznanie subwencji rekompensującej utracone dochody z tytułu ustawowych ulg i zwolnień określonych w ustawie o lasach", skutków zwolnień z podatku leśnego lasów z drzewostanem w wieku do 40 lat przyjmując za podstawę powierzchnię lasów wyrażoną w hektarach fizycznych, mimo iż dla tych lasów sporządzone zostały uproszczone plany urządzenia lasów.

                        We wnioskach o przyznanie części subwencji rekompensującej utracone dochody z tytułu ustawowych zwolnień i ulg w zakresie podatku leśnego wykazywać kwoty wynikające z ulg i zwolnień, o których mowa w art. 62 ust. 1 ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 56, poz. 679 z późn. zm.), przyjmując do obliczenia tych skutków powierzchnię lasów z drzewostanem w wieku do 40 lat, wyrażoną w hektarach przeliczeniowych, zgodnie z przepisami §1 pkt 2 lit. b rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 lutego 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad obliczania i trybu przekazywania gminom kwoty rekompensującej dochody utracone z tytułu ustawowych ulg i zwolnień (Dz. U. Nr 13, poz. 118 z późn. zm.) oraz przepisami art. 64 ust. 1 ustawy o lasach. Sporządzić korektę wniosku za 2001 r. oraz przekazać ją do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w terminie 14 dni od dnia doręczenia tego wystąpienia - str. 141 protokołu.

 

Przekazując to wystąpienie do realizacji wyrażam nadzieję, że stwierdzone w czasie kontroli nieprawidłowości zostaną wyeliminowane oraz, że zostaną podjęte odpowiednie działania zmierzające do usunięcia źródeł ich powstania i do usprawnienia pracy na poszczególnych stanowiskach.

Jeżeli uważa Pan, iż wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Panu - zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych - prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego.

Stosownie do przepisu art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdania z jego realizacji oczekuję w terminie 30 dni od daty doręczenia Panu tego wystąpienia.

 

 

 

 

 

 

 

Marek Poniatowski

Do wiadomości:

Rada Gminy Puławy