Lublin, 24 stycznia 2003 r.

RIO – 091/116/2002

Pani Alicja Dorosz

Dyrektor Szkoły Podstawowej

W Rejowcu Fabrycznym

Szanowna Pani Dyrektor,

W dniach od 18 do 22 listopada 2002 r. Aneta Chmielowiec – inspektor Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie – przeprowadziła doraźną kontrolę gospodarki finansowej Szkoły Podstawowej. Do ustaleń kontroli, zawartych w protokole omówionym i podpisanym w dniu 22 listopada 2002 r., nie wniesiono zastrzeżeń.

W zakresie objętym kontrolą stwierdzono nieprawidłowości polegające na braku systemu kontroli wewnętrznej nad prawidłowością wnoszonych przez uczniów opłat za obiady.

Poniżej podaję nieprawidłowości i uchybienia ujawnione w trakcie kontroli oraz wnioski co do sposobów ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).

1.1. Prowadzenie rozliczeń należności za obiady wydane ze stołówki szkolnej w sposób niezapeweniający należytej kontroli nad powiązaniem ilości wydanych bloczków obiadowych, zapłaconą kwotą a ilością wydanych obiadów; niewprowadzanie do ksiąg rachunkowych operacji gospodarczej dotyczącej naliczenia, na koniec każdego miesiąca, kwoty należnej od Miejskiego Przedszkola za wydane obiady.

W celu zapewnienia kontroli nad prawidłowością dokonywanych rozliczeń za obiady ze stołówki szkolnej, a także zapewnienia prawidłowego funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej w tym zakresie, uzupełnić Zarządzenie Nr 5/2000 Dyrektora Szkoły Podstawowej im. M. Reja w Rejowcu Fabrycznym z dnia 20 grudnia 2000 r. w sprawie Instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo – księgowych, o postanowienia:

– określające obieg dowodów księgowych i obieg informacji pomiędzy stanowiskami pracy w zakresie ustalania miesięcznej należności za obiady, tj. pomiędzy stanowiskiem zaangażowanym w wydawanie miesięcznych bloczków obiadowych, ustalaniem ilości dzieci korzystających w danym dniu ze stołówki, z uwzględnieniem odpisów w związku z nieobecnością ucznia na obiedzie oraz przyjmowaniem zwróconych bloczków a osobą przyjmującą miesięczną wpłatę od ucznia;

– wskazujące osoby odpowiedzialne za ustalanie wysokości miesięcznej odpłatności za obiady dla każdego ucznia oraz za przechowywanie zwróconych bloczków za obiady za dzień, w którym uczeń nie korzystał ze stołówki.

Ustalenie procedur kontroli procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych należy do obowiązków kierownika jednostki, zgodnie z przepisami art. 35 a ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 155, poz. 1014 z późn. zm.)

Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadzać każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, stosownie do art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Operacje gospodarcze dotyczące rozliczeń Szkoły Podstawowej i Miejskiego Przedszkola za obiady wydane ze stołówki szkolnej ewidencjonować:

–wystawienie noty obciążeniowej na rzecz Miejskiego Przedszkola:

Wn 240 „Pozostałe rozrachunki”,

Ma 400 „Koszty według rodzajów”,

–wpływ środków od Miejskiego Przedszkola:

Wn 131 „Rachunki bieżące”,

Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”,

stosownie do zasad funkcjonowania kont, określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 153, poz. 1752) – str. 2, 4, 5, 6 protokołu.

1.2. Przyjmowanie wpłat za obiady na „kwitariusze przychodowo – ewidencyjne opłat” (będące drukami ścisłego zarachowania), przez osobę, prowadzącą równocześnie ewidencję tych kwitariuszy – w książce druków ścisłego zarachowania; nieoznaczanie – na pokwitowaniach z kwitariuszy – daty przyjęcia gotówki do kasy, a także miesiąca, którego dana wpłata dotyczyła;

– nieprzestrzeganie ustalonego w przepisach wewnętrznych terminu odprowadzania gotówki przyjętej do kasy Szkoły Podstawowej z tytułu opłat za obiady.

Prowadzenie ewidencji wydanych i przyjmowanych kwitariuszy „przychodowo – ewidencyjnych opłat” w książce druków ścisłego zarachowania powierzyć innej osobie, niż osoba dokumentująca tym kwitariuszem pobranie opłaty za obiady, celem zapewnienia możliwości sprawowania kontroli finansowej w zakresie badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, w związku z przepisami art. 35 a ust. 2 pkt 2 ustawy o finansach publicznych. Organizacja przyjmowania i wydawania druków ścisłego zarachowania, jako jeden z elementów procedur kontroli finansowej, powinna być określona w przepisach wewnętrznych, zgodnie z obowiązkiem wynikającym z przepisów art. 35a ust. 3 ustawy o finansach publicznych. W tym celu dokonać zmiany zapisu pkt. 2 cz. IV „Gospodarka drukami ścisłego zarachowania” Instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo – księgowych określonych Zarządzeniem Nr 5/2000 Dyrektora Szkoły Podstawowej im. M. Reja w Rejowcu Fabrycznym z dnia 20 grudnia 2000 r., zgodnie z którym ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzą pracownicy, którym powierzono druki. Zapis ten faktycznie uniemożliwia realizację obowiązku sprawowania pełnej kontroli finansowej w zakresie przyjmowania i rozliczania wpłaconych opłat za obiady na pokwitowania z kwitariuszy.

Zobowiązać osobę pełniącą funkcję kasjera do:

– wpisywania na pokwitowaniach z kwitariuszy „przychodowo – ewidencyjnych opłat” daty przyjęcia wpłaty do kasy, a także miesiąca, którego dana wpłata dotyczy, zgodnie z treścią rubryk blankietów kwitariuszy, w związku z przepisami art. 21 ust. 1 pkt. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694);

– codziennego odprowadzania na rachunek środków specjalnych gotówki przyjętej do kasy z tytułu opłat za obiady, stosownie do postanowień pkt 5 lit. d cz. III „Gospodarka pieniężna Zarządzenia Nr 5/2000 Dyrektora Szkoły Podstawowej im. M. Reja w Rejowcu Fabrycznym z dnia 20 grudnia 2000 r. w sprawie instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo – księgowych albo rozważyć zmianę tego zapisu, mając na celu jego dostosowanie do potrzeb jednostki – str. 6, 7 protokołu.

Jeżeli uważa Pan, że wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Panu – zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego.

Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdania z jego realizacji oczekuję w terminie 30 dni od daty doręczenia Panu tego wystąpienia.

Marek Poniatowski

Do wiadomości:

1. Burmistrz Miasta Rejowiec Fabryczny.