Lublin, 10 grudnia 2003 r.
RIO – 091/70/2003
Szanowny Panie Wójcie,
W okresie od 28 lipca do 10 października oraz od 12 do 18 listopada 2003 r. przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie – Katarzynę Stefańską, Krystynę Dobrowolską i Anetę Siek – została przeprowadzona w Urzędzie Gminy Skierbieszów kompleksowa kontrola gospodarki finansowej gminy Skierbieszów. Do ustaleń kontroli, zawartych w protokołach omówionych i podpisanych w dniu 27 października i 18 listopada 2003 r., zastrzeżeń nie wniesiono.
Wyniki kontroli wskazują, iż w gminie, przy realizacji zadań określonych w ustawach oraz w statucie, popełniono wiele nieprawidłowości i uchybień, mających negatywny wpływ na jej gospodarkę finansową.
W zakresie księgowości stwierdzono niezachowanie obowiązujących zasad ustalonych ustawą o rachunkowości, w tym zasady dokonywania zapisów w porządku systematycznym oraz rzetelnego i bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych, a także niedokonywanie przez skarbnika gminy wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych oraz wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym.
Kontrola w zakresie rozrachunków
wykazała nieprawidłowości mające wpływ na rzetelność ksiąg rachunkowych w
okresach sprawozdawczych, w tym stwierdzono nieujęcie
w księgach rachunkowych należności gminy w kwocie 20.559,26 zł za prywatne rozmowy telefoniczne z aparatów sołeckich
oraz z telefonów komórkowych byłego członka Zarządu i przewodniczącego
Rady Gminy oraz zobowiązań z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego
pracowników za 2002 r. (ogółem w kwocie 72.329,69 zł)
i wobec kontrahentów w wysokości 177.053,33 zł,
Stwierdzono również zaciągnięcie w 2002 r. zobowiązań niemających pokrycie w planie finansowym (o kwotę 204.139,95 zł) oraz zaciągnięcie przez Zarząd Gminy kredytów krótkoterminowych na kwotę o 100.000 zł wyższą od sumy określonej przez Radę Gminy w uchwale budżetowej – nieprawidłowości te stanowią naruszenie dyscypliny finansów publicznych, stosownie do przepisów art. 138 ust. 1 pkt 7 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie sprawozdawczości stwierdzono m.in., że w sprawozdaniach Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych w 2001r. skutki udzielonych umorzeń i odroczeń w podatku rolnym wykazano w kwocie zaniżonej o 8.136,20 zł, w podatku od nieruchomości w kwocie zaniżonej o 37,90 zł, zaś w 2002r. skutki udzielonych umorzeń i odroczeń w podatku rolnym wykazano w kwocie zaniżonej o 4.814,50 zł, w podatku od nieruchomości w kwocie zaniżonej o 13.173 zł oraz nie wykazano skutków umorzeń i odroczeń w podatku od środków transportowych w kwocie 4.492 zł.
Wyniki kontroli dowodzą, że sprawy w zakresie dochodów budżetowych z tytuł podatków i opłat prowadzono na zróżnicowanym poziomie. Pozytywnie należy ocenić wymiar podatków rolnego, leśnego i od nieruchomości osób fizycznych, prowadzenie ewidencji księgowej wszystkich podatków i opłat, natomiast na ocenę negatywną zasługuje realizacja dochodów budżetowych z tytułu podatków oraz stosowanie w tym zakresie przepisów Ordynacji podatkowej. Spośród stwierdzonych nieprawidłowości zwracam Pana uwagę na najistotniejsze, których przyczyny tkwią po stronie organu podatkowego: nieterminowe doręczanie nakazów płatniczych, niepobieranie odsetek od nieterminowych wpłat podatków, niepodejmowanie konsekwentnych czynności zmierzających do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do podatników zalegających z uiszczeniem podatków, niepodejmowanie skutecznych czynności zmierzających do zabezpieczenia zobowiązań podatkowych w podatku od nieruchomości od osób prawnych.
W zakresie realizacji dochodów z majątku gminy stwierdzono dopuszczenie do przedawnienia należności budżetu gminy z tytułu opłat za dostarczaną wodę w kwocie 259,59 zł.
Kontrola wykazała szereg istotnych nieprawidłowości w zakresie wydatków środków, spośród których zwracam Pana uwagę na: przekroczenie limitu wynagrodzeń na 2002 r., nieterminowe odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy, w wyniku czego zapłacono odsetki za zwłokę w kwocie 2.527,68 zł oraz nieterminowe regulowanie rat kredytu, w wyniku czego zapłacono odsetki za zwłokę w kwocie 4.202,53 zł, bezpodstawne wypłacenie w 2002 r. radnym Rady Gminy diet w kwocie 5.659,35 zł, pomimo niezłożenia przez nich oświadczeń majątkowych, bezpodstawne wypłacenie im zwrotu kosztów podróży z miejscowości zamieszkania do miejscowości, w której znajduje się siedziba Rady Gminy w kwocie 1.142 zł oraz sfinansowanie bezpośrednio z budżetu gminy statutowej działalności podmiotu nie zaliczanego do sektora finansów publicznych w kwocie 35.018 zł. Szereg nieprawidłowości stwierdzono przy udzielaniu zamówień, w tym m.in. prowadzenie robót budowlanych - modernizacji drogi gminnej - bez uzyskania pozwolenia na budowę.
W zakresie mienia komunalnego stwierdzono nieuregulowanie formy władania nieruchomościami stanowiącymi mienie komunalne służącymi jednostkom organizacyjnym gminy do wykonywania ich statutowej działalności, niebieżące wprowadzanie składników majątkowych do ewidencji środków trwałych, nieprawidłowe klasyfikowanie składników majątkowych na poszczególne rodzaje (środki trwałe, pozostałe środki trwałe, wartości niematerialne i prawne).
Ustalenia kontroli wskazują, że zadania administracji rządowej zlecone gminie oraz zadania realizowane w ramach porozumień zostały wykonane w całości, a dotacje wykorzystane z zachowaniem zasad gospodarki finansowej określonych w ustawie o finansach publicznych; nie sporządzono jednak, wymaganego przepisami prawa, planu finansowego tych zadań.
W trakcie kontroli część ujawnionych w jej wyniku nieprawidłowości została wyeliminowana – po udzieleniu stosownego instruktażu przez inspektorów kontroli; nieprawidłowości te nie zostały wykazane w tym wystąpieniu.
Poniżej podaję pozostałe stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz wnioski co do sposobu ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).
W załączniku do wystąpienia pokontrolnego wskazano osoby odpowiedzialne za stwierdzone nieprawidłowości.
1. W zakresie ustaleń ogólno –
organizacyjnych:
1.1. Nieokreślenie formy organizacyjno – prawnej
szkół podstawowych, zespołu szkoły podstawowej i gimnazjum.
Opracować i przedłożyć Radzie Gminy
projekt uchwały w sprawie określenia formy organizacyjno – prawnej gminnych
jednostek oświatowych, stosownie do przepisów art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. h ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie
gminnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 142,
poz. nr 1591 z późn. zm.);
zgodnie z przepisami art. 79 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o
systemie oświaty (tekst jednolity: Dz. U. z 1996 r. Nr
67, poz. 329 z późn. zm.)
szkoły mogą być prowadzone zarówno w formie jednostek budżetowych jak i
zakładów budżetowych.
Poinformować rady szkół, a w przypadku
ich braku rady pedagogiczne, szkół podstawowych w Sulmicach,
Lipinie Starej i Dębowcu, zespołu szkoły podstawowej w Skierbieszowie
oraz publicznego gimnazjum w Skierbieszowie
o obowiązku wprowadzenia zmian do statutów tych placówek oświatowych,
polegających na określeniu formy organizacyjno – prawnej tych jednostek;
zgodnie z przepisami art. 50 ust. 2 pkt 1 tej
ustawy statut szkoły uchwala rada szkoły lub, w przypadku jej braku, rada
pedagogiczna (art. 52 ust. 2 tej ustawy) – 4 protokołu.
1.2. Niewpisanie
do „Rejestru instytucji kultury” Gminnego Ośrodka Kultury w Skierbieszowie, utworzonego uchwałą Rady Gminy Nr IX/48/99
oraz finansowanie jego działalności jako zadania Urzędu Gminy.
Dokonać wpisu do „Rejestru instytucji
kultury” Gminnego Ośrodka Kultury w Skierbieszowie,
utworzonego jako instytucję kultury, stosownie do przepisów art. 14 ust. 1 i 3
ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu
działalności kulturalnej (tekst jednolity: Dz. U. z
2001 r. Nr 13, poz. 123 z późn. zm.).
Zaprzestać finansowania działalności Gminnego Ośrodka
Kultury na zasadach przewidzianych dla jednostek budżetowych; zasady gospodarki
finansowej instytucji kultury określone zostały w przepisach rozdziału 3
cytowanej ustawy; w myśl tych przepisów instytucje kultury pokrywają koszty
bieżącej działalności i zobowiązania z uzyskiwanych przychodów, którymi są
między innymi dotacje z budżetu, w wysokości ustalonej przez organizatora,
zgodnie z przepisami art. 28 tej ustawy - str. 5 protokołu.
1.3. Niedokonanie
aktualizacji regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy w Skierbieszowie,
w związku ze zmianą kompetencji wójta gminy, wprowadzoną przepisami ustawy z
dnia 20 czerwca 2002 r. o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta
miasta.
Wprowadzić zmiany w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy w Skierbieszowie, uwzględniając zadania wójta gminy, wynikające z przepisów ustawy z dnia 20 czerwca 2002 r. o bezpośrednim wyborze wójt, burmistrza i prezydenta miasta (Dz. U. Nr 113, poz. 984 ze zm.), stosownie do przepisów art. 33 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym – str. 4, 5 protokołu.
1.4. Nieprzeprowadzanie w
2002 r. kontroli gminnych jednostek organizacyjnych.
Przestrzegać obowiązku przeprowadzania kontroli w podległych i nadzorowanych jednostkach organizacyjnych – w zakresie przestrzegania procedur kontroli finansowej oraz przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, przy czym kontrolą obejmować w każdym roku co najmniej 5% wydatków jednostek organizacyjnych podległych wójtowi gminy, stosownie do przepisów art. 127 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.).
Ustalić procedury kontroli podległych i nadzorowanych jednostek organizacyjnych gminy, dotyczące m.in. trybu przeprowadzania kontroli, sposobu dokumentowania czynności kontrolnych oraz prowadzenia postępowania pokontrolnego, celem zapewnienia prawidłowego i efektywnego funkcjonowania tej kontroli – str. 7, 8 protokołu.
2. W zakresie księgowości i
sprawozdawczości:
2.1. Niekompletne opracowanie dokumentacji
opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości, poprzez:
- nieokreślenie zasad wyceny aktywów i
pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, w zakresie, w jakim ustawa
pozostawia jednostce prawo wyboru,
- nieokreślenie roku obrotowego
i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
- nieokreślenie zasad funkcjonowania kont 130D „Rachunek bieżący
jednostek budżetowych – dochody” i 130J2 „Rachunek bieżący jednostek
budżetowych – wydatki”.
Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości o określenie:
- roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
- zasad wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru,
- zasad klasyfikacji zdarzeń na kontach „130D” i „130J2”,
stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 1, 2 i 3 a ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 964 z późn. zm.).
Ustalenie i bieżące aktualizowanie dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości należy do kierownika, stosownie do przepisów art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości - str. 9, 21 protokołu.
2.2. Przypadki dokonywania
zapisów w księgach rachunkowych na podstawie dowodów źródłowych niesprawdzonych
pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym.
Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać na podstawie dowodów źródłowych sprawdzonych pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym, w związku z przepisem art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości; dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących tych operacji należy do obowiązków skarbnika gminy, stosownie do przepisów art. 35 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy o finansach publicznych, a dowodem dokonania tej kontroli jest podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji, obok podpisu pracownika dokonującego merytorycznej kontroli operacji, zgodnie z art. 35 ust. 3 tej ustawy – str. 19, 23 protokołu.
2.3. Niezamieszczanie,
na dowodach źródłowych, numerów identyfikacyjnych oraz adnotacji o sposobie ich
ujęcia w księgach rachunkowych.
Przestrzegać obowiązku oznaczania dowodów źródłowych - znajdujących się pod wyciągiem bankowym i raportem kasowym - numerem identyfikacyjnym oraz zamieszczania na wszystkich dowodach księgowej adnotacji określającej sposób ujęcia każdego dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), poprzez wskazanie symboli kont księgi głównej na których ma zostać ujęta operacja i sposób jej ujęcia według szczegółowej klasyfikacji budżetowej, wprowadzonej rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634), wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt 1 i 6 ustawy o rachunkowości – str. 10, 23 protokołu.
2.4. Niezamieszczanie - na rachunkach i fakturach oraz deklaracjach podatkowych - daty ich
wpływu do Urzędu Gminy.
Przestrzegać zasady zamieszczania - na każdej wpływającej do Urzędu Gminy na nośniku papierowym korespondencji - pieczątki wpływu, określającej datę otrzymania, stosownie do postanowień § 6. ust. 11 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.) – str. 10, 55, 56 protokołu.
2.5. Niezachowanie zgodności narastających od początku roku obrotów dziennika z narastającymi od początku roku obrotowego obrotami zestawienia obrotów i sald.
Ewidencję księgową prowadzić w sposób zapewniający zgodność narastających od początku roku obrotowego obrotów dziennika z narastającymi od początku roku obrotowego obrotami zestawienia obrotów i sald, stosownie do przepisów art. 18 ust. 1– str. 13 protokołu.
2.6. Niezachowanie zasady dokonywania zapisów
operacji gospodarczych w porządku systematycznym.
Przestrzegać obowiązku dokonywania zapisów operacji gospodarczych w porządku systematycznym, stosownie do przepisów art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w szczególności:
a) operacje dotyczące wpływu w grudniu części oświatowej subwencji ogólnej na styczeń następnego roku ujmować na kontach księgi głównej budżetu:
- wpływ subwencji:
Wn 133 „Rachunek budżetu”,
Ma 909 „Rozliczenia międzyokresowe”,
- przeksięgowanie tej subwencji na dochody budżetu gminy w roku następnym:
Wn 909 „Rozliczenia międzyokresowe”,
Ma 901 „Dochody budżetu”,
b) rozliczenia z budżetem państwa z tytułu pobierania opłat za wydawanie dowodów osobistych ujmować także w księgach rachunkowych Urzędu Gminy, na kontach:
- wpływ opłaty za wydane dowody:
Wn 130 „Rachunek bieżący jednostki budżetowej” (subkonto dochodów),
Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”,
- przekazanie środków na rachunek bankowy Urzędu Wojewódzkiego
Wn 240 „Pozostałe rozrachunki”,
Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” (subkonto dochodów),
c) ewidencję księgową operacji związanych z refundacją wynagrodzeń pracowników interwencyjnych z Powiatowego Urzędu Pracy (PUP) ujmować:
· w księdze głównej budżetu gminy:
- wypłata wynagrodzeń pracownikom interwencyjnym:
Wn 224 „Rozrachunki budżetu”,
Ma 133 „Rachunek budżetu”,
- refundacja wydatku przez Powiatowy Urząd Pracy:
Ma 224 „Rozrachunki budżetu”,
· w księdze głównej Urzędu Gminy:
- refundacja wydatku przez PUP:
Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” (subkonto wydatków),
Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”,
- naliczenie wynagrodzeń oraz należnych podatków i składek:
Wn 240 „Pozostałe rozrachunki”,
Ma 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
Ma 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”,
- naliczenie zaliczki na podatek dochodowy:
Wn 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
Ma 225 „Rozrachunki z budżetami”,
- wypłata wynagrodzeń, przekazanie należnych podatków i składek:
Wn 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
Ma 225 „Rozrachunki z budżetami”,
Wn 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”,
Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” (subkonto wydatków).
d) wpływ z tytułu wadiów wniesionych przez uczestników przetargów, ujmować w ewidencji księgowej Urzędu Gminy:
Wn 139 „Inne rachunki bankowe”,
Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”,
- zwrot wadium ujmować:
Wn 240 „Pozostałe rozrachunki”,
Ma 139 „Inne rachunki bankowe”,
e) operacje dotyczące naliczenia przez bank odsetek od kredytu oraz zapłaty odsetek od kredytu, ujmować w księdze głównej budżetu gminy:
· naliczenie przez bank odsetek od kredytu:
Wn 902 „Wydatki budżetu”,
Ma 134 „Kredyty bankowe”,
· zapłata odsetek od kredytów:
Wn 134 „Kredyty bankowe”,
Ma 133 „Rachunek budżetu”,
f) operacje dotyczące kredytu udzielonego przez bank na rachunku budżetu oraz bezgotówkowego kredytu ujmować:
Wn 902 „Wydatki budżetu”,
Ma 133/1 „Zaciągnięty kredyt w rachunku budżetu lub nieprzekazany na rachunek bieżący budżetu”,
- spłata kredytów:
Wn 133/1 „Zaciągnięty kredyt w rachunku budżetu lub nieprzekazany na rachunek bieżący budżetu”,
Ma 133 „Rachunek bieżący budżetu”,
g) nieodpłatne otrzymanie środka trwałego, częściowo umorzonego, ewidencjonować:
- wartość środka (wynikająca z decyzji o przekazaniu):
Wn 011 „Środki trwałe”,
Ma 800 „Fundusz jednostki”,
- wartość dotychczasowego umorzenia:
Wn 800 „Fundusz jednostki”,
Ma 071 „Umorzenie środków trwałych”,
h) zakup środków trwałych ujmować:
Wn 011 „Środki trwałe”,
Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,
i równolegle:
Wn 810 „Dotacje budżetowe i środki z budżetu na inwestycje”,
Ma 800 „Fundusz jednostki”,
- naliczone za rok obrotowy umorzenie środków trwałych:
Wn 401 „Amortyzacja”,
Ma 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”
i zapisem równoległym:
Wn 800„Fundusz jednostki”,
Ma 761 „Pokrycie amortyzacji”,
- wyksięgowanie dotychczasowego umorzenia sprzedawanych środków trwałych ujmować;
Wn 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”
Ma 011 „Środki trwałe”,
i) zakup wartości niematerialnych i prawnych umarzanych stopniowo ujmować:
Wn 020 „Wartości niematerialne i prawne’,
Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,
a ich umorzenie:
Wn 401 „Amortyzacja”,
Ma 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”,
i jednocześnie:
Wn 800 „Fundusz jednostki”,
Ma 761 „Pokrycie amortyzacji”,
j) ustaloną, w wyniku inwentaryzacji na koniec roku, wartość materiałów, ewidencjonować:
Wn 310 „Materiały”,
Ma 400 „Koszty według rodzajów”,
stosownie do zasad funkcjonowania tych kont, określonych w załącznikach Nr 1 i do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153 poz. 1752) – str. 11, 12, 25, 26, 33, 103, 104, 105, 107, 109 protokołu oraz str. 2 protokołu kontroli uzupełniającej.
2.7. Nieprawidłowości przy sporządzaniu
sprawozdań budżetowych, polegające na:
- niesporządzaniu
w 2002r. wymaganych przepisami miesięcznych sprawozdań jednostkowych Urzędu
Gminy,
- nieegzekwowaniu
- od kierowników szkół podstawowych, gimnazjum i Gminnego Zespołu Oświaty -
obowiązku sporządzania jednostkowych sprawozdań Rb – 28S „Miesięczne/roczne
sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych”, Rb – Z „Kwartalne
sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i
poręczeń” i Rb – N „Kwartalne sprawozdanie o stanie należności” (sporządzano
sprawozdania łączne dla tych jednostek, na nieobowiązującym druku),
-
nieegzekwowaniu - od kierownika Gminnego Ośrodka
Pomocy Społecznej - obowiązku sporządzania miesięcznych sprawozdań Rb – 28S i
kwartalnych Rb – Z (sporządzano sprawozdania kwartalne o wydatkach na
nieobowiązującym druku, niezawierającym pełnego
zakresu informacji),
-
sporządzeniu zbiorczych sprawozdań z wykonania planu dochodów i z wykonania
planu wydatków na podstawie ksiąg rachunkowych prowadzonych w Urzędzie Gminy,
- nierzetelnym sporządzeniu sprawozdania z wykonania planu wydatków
(Rb-28S) za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2002 r., poprzez nieujęcie w nim zobowiązań – stanowiących zobowiązania
wymagalne – wykazanych na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i
dostawcami” w kwocie 703.493,69 zł i na koncie 229
„Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” w kwocie 59.831,83 zł.
Przestrzegać obowiązku sporządzania przez wójta gminy jednostkowych sprawozdań budżetowych Rb – 27S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego”, Rb–28S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego”, Rb-27ZZ „Kwartalne sprawozdanie z wykonania planu dochodów związanych z realizacja zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami”, Rb-Z „Kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń”, Rb-N „Kwartalne sprawozdanie o stanie należności”, Rb-NDS „Kwartalne sprawozdanie o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego”, Rb-PDP „Półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy”, Rb-50 „Kwartalne sprawozdanie o dotacjach/wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami”,
stosownie do obowiązku wynikającego z przepisów § 4 ust. 1 pkt 2 lit. a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279 z późn. zm.).
Wymienione sprawozdania jednostkowe sporządzać na podstawie ksiąg rachunkowych jednostki, wykazując w nich dane zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, stosownie do przepisów § 8 ust. 1 pkt 1 i § 10 ust. 2 tego rozporządzenia.
W sprawozdaniu Rb-28 S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego”, w kolumnie „Zobowiązania ogółem”, wykazywać wszystkie bezsporne zobowiązania niespłacone do końca okresu sprawozdawczego, zaś w kolumnie „Zobowiązania wymagalne” wykazywać zobowiązania których termin zapłaty minął przed upływem okresu sprawozdawczego, a nie są ani przedawnione ani umorzone, stosownie do przepisów § 8 ust. 2 pkt 4 i 5 „Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego”, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
Egzekwować od kierowników jednostek organizacyjnych gminy - Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, Szkół Podstawowych, Gimnazjum, Gminnego Zespołu Oświaty i Gminnego Ośrodka Kultury - obowiązek sporządzania i przedkładania wójtowi gminy jednostkowych sprawozdań budżetowych Rb-28 S, Rb-Z i Rb-N, sporządzonych według wzoru określonego w – odpowiednio – załączniku Nr 16, 18 i 19 do powołanego rozporządzenia oraz od kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej kwartalnych sprawozdań Rb-50, stosownie do przepisów § 4 ust. 1 pkt 2 lit. b i § 14 ust. 1 rozporządzenia.
Przestrzegać zasady sporządzania sprawozdań zbiorczych, sprawozdań jednostkowych, na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek podległych oraz sprawozdania jednostkowego Urzędu Gminy i gminy, zgodnie z przepisami § 8 ust. 1 pkt 3 cytowanego rozporządzenia - str. 14, 15, 17, 29 protokołu.
3. W zakresie gospodarki
pieniężnej i rozrachunków:
3.1. Nieprawidłowości w
gospodarce kasowej, polegające na:
- niezałączaniu do raportów kasowych -
przechowywanych w odrębnych zbiorach - dokumentów źródłowych dotyczących
wypłaty wynagrodzeń,
- sporządzaniu raportów kasowych za okresy dłuższe, niż ustalono w
przepisach wewnętrznych,
- przypadkach braku potwierdzenia odbioru gotówki z kasy na dowodach
źródłowych będących podstawą wypłaty gotówki z kasy.
Egzekwować od kasjera Urzędu
Gminy obowiązek:
- załączania do raportów kasowych kompletu dowodów źródłowych, potwierdzających dokonanie operacji gospodarczych objętych raportem; w przypadku przechowywania dowodów w odrębnych zbiorach – sporządzać (określony w przepisach wewnętrznych) i załączać do raportu kasowego dowód wewnętrzny, potwierdzający dokonanie operacji wewnątrz jednostki, stosownie do przepisów art. 20 ust. 2 pkt 3 tej ustawy,
- sporządzania raportów kasowych za okresy nie dłuższe niż określone w części III pkt 9 „Instrukcji kontroli wewnętrznej, obiegu dowodów finansowo-księgowych oraz zakładowego planu kont”, wprowadzonej Zarządzeniem nr 6A/03 Wójta Gminy z dnia 17 lutego 2003 r.,
- przestrzegania zasady wypłacania gotówki z kasy za pokwitowaniem przez odbierającego gotówkę, wraz z podaniem daty, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt 4 i 5 ustawy o rachunkowości – str. 18 protokołu.
3.2. Niewskazanie przez Radę Gminy banku do prowadzenia
obsługi bankowej budżetu. Prowadzenie
obsługi budżetu gminy na podstawie umów zawartych na czas nieoznaczony.
Obsługę bankową budżetu gminy powierzyć bankowi wybranemu przez Radę
Gminy, w trybie określonym w przepisach ustawy o zamówieniach publicznych,
stosownie do przepisów art. 134 ust.1 ustawy o finansach publicznych.
Dokonać zmian umów rachunków bankowych zawartych z Bankiem Spółdzielczym w Skierbieszowie i (…), na zasadach w nich określonych, poprzez ustalenie nie dłuższego niż trzyletni terminu ich obowiązywania, celem doprowadzenia do zgodności z przepisami art. 73 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 z późn. zm.); umowy na okres dłuższy niż trzyletni zawierać po uzyskaniu wcześniejszej zgody Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, stosownie do przepisu art. 73 tej ustawy – str. 20 protokołu.
3.3. Występowanie skarbnika gminy jako strony
umowy na prowadzenie rachunku bankowego.
Przestrzegać kompetencji wójta gminy do wyrażania woli w imieniu gminy, stosownie do przepisów art. 31 i art. 46 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym; kontrasygnata skarbnika (lub osoby przez niego upoważnionej) potrzebna jest do skuteczności czynności prawnej mogącej spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, zgodnie z przepisami art. 46 ust. 3 tej ustawy – str. 20 protokołu.
3.4. Nieprzeprowadzenie
inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania na dzień 31.12.2002r.
Przeprowadzać na dzień 31 grudnia roku obrotowego inwentaryzację wszystkich druków ścisłego zarachowania, stosownie do postanowień pkt IV ppkt 7 „Instrukcji kontroli wewnętrznej, obiegu dowodów finansowo-księgowych oraz zakładowego planu kont” – str. 25 protokołu.
3.5. Wykazanie
w księgach rachunkowych na dzień 31.12.2002 r.
nierzetelnego stanu rozrachunków, w wyniku nieujęcia:
- należności gminy w kwocie 20.559,26 zł za prywatne rozmowy telefoniczne z aparatów sołeckich
oraz telefonów komórkowych byłego członka Zarządu Gminy i przewodniczącego
Rady Gminy,
- zobowiązań z tytułu dodatkowego
wynagrodzenia rocznego pracowników za 2002 r. (ogółem w kwocie 72.329,69 zł) oraz wobec kontrahentów w wysokości 177.053,33 zł,
- na
kontach rozrachunkowych przedkładanych do rozliczenia faktur,
-
wszystkich przypadających na rok 2002 kosztów.
Niepodjęcie
skutecznych działań mających na celu wyegzekwowanie należności za prywatne
rozmowy telefoniczne.
Księgi rachunkowe prowadzić rzetelnie, tak aby zapisy w nich dokonane odzwierciedlały stan
rzeczywisty, zgodnie z przepisami art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
Przestrzegać zasady wynikającej z przepisów art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie
z którą w księgach rachunkowych jednostki należy ujmować wszystkie osiągnięte i
przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane
z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od
terminu ich zapłaty.
Zobowiązania wobec pracowników z tytułu
należnego im dodatkowego wynagrodzenia rocznego - wypłacanego na podstawie
ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym
pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160, poz. 1080 z późn. zm.) - ujmować w księgach
rachunkowych roku za który przysługuje im ta należność, na kontach księgi
głównej Urzędu:
Wn 400 „Koszty według rodzajów”,
Ma 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
225 „Rozrachunki z budżetami”, 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”;
wpływające w ciągu roku rachunki i faktury z odroczonym
terminem płatności ujmować na odpowiednim koncie rozrachunkowym,
stosownie do zasad funkcjonowania tych kont,
określonych w załączniku Nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów
publicznych.
Podjąć skuteczne czynności zmierzające do wyegzekwowania należnych gminie środków za prywatne rozmowy telefoniczne z aparatów sołeckich i telefonów komórkowych – str. 28 protokołu.
3.6. Zaciągnięcie w 2002 r.
zobowiązań ponad kwotę ustaloną w planie finansowym (o 204.139,95 zł); nieprawidłowe planowanie wydatków, skutkujące
istnieniem na koniec 2002 r. zobowiązań wymagalnych.
Przestrzegać zasady zaciągania zobowiązań w granicach kwot określonych planem finansowym, stosownie do przepisów art. 132 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którymi kierownik jednostki budżetowej jednostki samorządu terytorialnego może, w celu realizacji zadań, zaciągać zobowiązania pieniężne do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki.
Przekroczenie zakresu upoważnienia do zaciągania zobowiązań stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych, zgodnie z przepisami art. 138 ust. 1 pkt 7 tej ustawy. Przy opracowywaniu planu finansowego uwzględniać wszystkie istniejące zobowiązania jednostki, mając na uwadze przepisy art. 28 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, nakazujące dokonywanie wydatków w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań – str. 29, 30, 31 protokołu oraz str. 4-6 protokołu kontroli uzupełniającej.
3.7. Zaciągnięcie przez Zarząd
Gminy w 2002 r. kredytów krótkoterminowych przewyższających o 100.000 zł maksymalną wysokość kredytów i pożyczek określoną przez
Radę Gminy.
Przestrzegać zasady zaciągania pożyczek i kredytów krótkoterminowych do wysokości określonej przez Radę Gminy, stosownie do przepisów art. 18 ust. 2 pkt p lit. d ustawy o samorządzie gminnym i art. 49 ust. 1 ustawy o finansach publicznych – str. 33, 34 protokołu.
3.8. Nieterminowe uregulowanie w 2002 r. czwartej
raty kredytu zaciągniętego w(…), skutkujące zapłaceniem przez gminę w odsetek
za zwłokę w kwocie 4.202,53 zł.
Przestrzegać obowiązku regulowania zaciągniętych zobowiązań w terminach wynikających z zawartych umów, nie dopuszczając do powstawania zaległości skutkujących zapłaceniem odsetek za zwłokę; zgodnie z przepisami art. 28 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych wydatki publiczne powinny być regulowane w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań – str. 34 protokołu.
3.9. Nieprzeprowadzenie na koniec 2002 r. inwentaryzacji należności
i zobowiązań.
Przestrzegać obowiązku przeprowadzania na ostatni dzień roku obrotowego inwentaryzacji:
- należności - drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,
- należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych oraz innych aktywów i pasywów, których stan rzeczywisty nie jest ustalany drogą spisu z natury lub potwierdzenia przez kontrahenta salda należności – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej ich wartości,
stosownie do przepisów art. 26 ust. 1 pkt. 2 i 3 ustawy o rachunkowości – str. 31 protokołu.
4. W zakresie wykonania
budżetu:
4.1. Nierzetelne sporządzenie sprawozdań Rb-PDP „Półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu podstawowych dochodów podatkowych” oraz Rb – 27S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego” za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2001r. oraz za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2002r., poprzez wykazanie:
- w 2001r. skutków obniżenia
górnych stawek podatku rolnego w kwocie zaniżonej o 805,70 zł, zaś podatku
od nieruchomości w kwocie zaniżonej o 152 zł,
- w 2001r. skutków udzielonych
umorzeń i odroczeń w podatku rolnym w kwocie zaniżonej o 8.136,20 zł, w podatku od nieruchomości w kwocie zaniżonej o 37,90
zł,
- w 2002r. skutków udzielonych
umorzeń i odroczeń w podatku rolnym w kwocie zaniżonej o 4.814,50 zł, w podatku od nieruchomości w kwocie zaniżonej o 13.173 zł,
- niewykazanie
skutków umorzeń i odroczeń w podatku od środków transportowych w kwocie
4.492 zł.
W sprawozdaniu Rb-PDP
„Półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych
gminy” oraz Rb – 27 S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu
dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego” w kolumnie „Skutki
obniżenia górnych stawek podatków za okres sprawozdawczy” wykazywać kwoty
stanowiące różnicę pomiędzy dochodami, jakie gmina mogłaby uzyskać stosując
górne stawki podatków, a dochodami, jakie uzyskała stosując niższe stawki
uchwalone przez Radę Gminy, stosownie do przepisów § 3 ust. 1 pkt 9 i § 7 ust. 3 „Instrukcji sporządzania sprawozdań
budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego” stanowiącej
załącznik Nr 2 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. W
kolumnie „Skutki obniżenia górnych stawek podatków za okres sprawozdawczy”
ujmować kwoty stanowiące rzeczywiste skutki udzielonych przez gminę ulg,
odroczeń, umorzeń, zwolnień podatków i opłat, stanowiących dochód gminy,
stosownie do przepisów § 3 ust. 1 pkt 10 w związku z
przepisami § 7 ust. 3 „Instrukcji w sprawie sporządzania sprawozdań budżetowych
w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego.
Rzetelność sporządzania sprawozdawczości w tym zakresie ma wpływ na wysokość przyznanej gminie subwencji wyrównawczej. Zaniżenie w sprawozdaniu skutków udzielonych ulg i uzyskanie na tej podstawie większej subwencji wyrównawczej naraża gminę na zmniejszenie i wstrzymanie wypłat kolejnej raty przekazywanej jej subwencji oraz poniesienie kosztów odsetek w wysokości ustalonej dla zaległości podatkowych - art. 42 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada o dochodach jednostek samorządu terytorialnego w latach 1999 - 2003 (Dz. U. Nr 150, poz. 983 ze zm.).
Sporządzić skorygowane sprawozdania za I półrocze 2001 r. i 2002 r. oraz przekazać je - również w formie elektronicznej - Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Lublinie Oddział Zamiejscowy w Zamościu, w terminie 14 dni od daty otrzymania tego wystąpienia; załączyć szczegółową informację o wielkości dokonanych korekt i wskazać, że korekta została dokonana w wyniku kontroli przeprowadzonej przez RIO - str. 36 - 39 protokołu.
4.2. Przypadki nieegzekwowania od właścicieli nieruchomości dopełnienia obowiązku złożenia wykazów nieruchomości oraz nieegzekwowanie obowiązku ujawnienia w wykazach nieruchomości składanych przez podatników będących osobami fizycznymi, danych odnoszących się do budynków mieszkalnych oraz bezskuteczne egzekwowanie - od podatnika będącego osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, do której niezbędne jest wykorzystywanie nieruchomości - obowiązku złożenia wykazu nieruchomości, co w konsekwencji powoduje niezachowanie powszechności opodatkowania podatkiem od nieruchomości należnym od osób fizycznych.
Egzekwować - od podatników podatku od nieruchomości, będących osobami fizycznymi - obowiązek składania informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych oraz obowiązek ujawniania w tych informacjach wszystkich posiadanych nieruchomości, w tym, budynków mieszkalnych, stosownie do przepisu art. 6 ust. 6 ustawy z dnia 12 stycznia 1991r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity: Dz. U. Z 2002 r. Nr 9, poz. 84 ze zm.); zgodnie z cytowanymi przepisami podatnicy winni złożyć stosowne informacje w terminie 14 dni od dnia wystąpienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku w podatku od nieruchomości. W przypadku niezłożenia wykazu przeprowadzać u podatników prowadzących działalność gospodarczą kontrole, celem określenia wysokości należnego podatku, zgodnie z przepisami art. 281 Ordynacji podatkowej.
Przestrzegać zasady wynikającej z przepisów art. 6 ust. 6 i 7 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, że organ podatkowy dokonuje wymiaru podatku od nieruchomości w oparciu o dane wynikające ze złożonego przez podatnika wykazu nieruchomości.
Opodatkować podatkiem od nieruchomości za rok 2003, według stawki określonej dla podatku od nieruchomości związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, osobę wymienioną w protokole kontroli i ujętą w rejestrze działalności gospodarczej - po przeprowadzeniu postępowania podatkowego - str. 43, 44 protokołu.
4.3. Nieterminowe doręczanie
decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego.
Przestrzegać obowiązku doręczania podatnikom nakazów płatniczych w terminie nie późniejszym niż 14 dni przed ustawowym terminem płatności zobowiązania podatkowego, stosownie do przepisów art. 47 § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 z późn. zm.). W przypadku niedotrzymania tego terminu należy podawać w decyzji informację, że termin płatności wynosi 14 dni od dnia jej doręczenia, zgodnie z przepisami art. 47 § 1 tej ustawy - str. 45 protokołu.
4.4. Dokumentowanie wpłat zobowiązania pieniężnego i opłaty targowej u inkasenta kwitariuszem przychodowym K-103, nie zatwierdzonym do stosowania przez Zarząd Gminy.
Zatwierdzić do stosowania - zarządzeniem wójta gminy - kwitariusze przychodowe K-103 do dokumentowania wpłat w zakresie zobowiązania pieniężnego i opłaty targowej, stosownie do przepisów § 4 ust. 2 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 50, poz. 511 ze zm.) - str. 46, 62 protokołu.
4.5. Niepodejmowanie konsekwentnych czynności
zmierzających do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do podatników
zalegających z uiszczeniem zobowiązań podatkowych, w tym:
- niewystawianie
upomnień w przypadku zwłoki w zapłacie zobowiązania podatkowego,
- niewystawianie
tytułów wykonawczych na zaległości podatkowe od osób fizycznych i na
zaległości podatkowe od osób prawnych,
- niedokonanie
wpisu do księgi wieczystej hipoteki przymusowej, przysługującej gminie z mocy
prawa z tytułu zaległości podatkowych w podatku od nieruchomości od osób prawnych;
oraz
- nieprowadzenie
ewidencji wystawionych upomnień.
Podejmować konsekwentne czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do osób posiadających zaległości podatkowe. Obowiązek podejmowania czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych, w przypadku uchylania się zobowiązanych do od wykonania obowiązku, wynika z przepisów art. 6 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity: Dz. U z 2000 r. Nr 110, poz. 968 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.). Prowadzić systematyczną kontrolę terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych, zgodnie z § 2 cytowanego rozporządzenia. W przypadku zwłoki w zapłacie zobowiązania podatkowego wystawić upomnienia, stosownie do przepisu § 3 tego rozporządzenia. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego w upomnieniu terminu płatności wystawić tytuły wykonawcze i kierować je do właściwego miejscowo urzędu skarbowego systematycznie i bez zwłoki, stosownie do przepisów art. 15 § 1 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz § 3 ust. 1, § 6 ust. 1 i § 7 ust. 4 cytowanego rozporządzenia.
Podjąć czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego wobec podatników posiadających zaległości podatkowe, nie dopuszczając do przedawnienia zobowiązań podatkowych - termin przedawnienia zobowiązań podatkowych jest określony w przepisach art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej.
Wystąpić do właściwego sądu z wnioskiem o wpisanie przysługującej gminie, z mocy prawa, hipoteki przymusowej z tytułu zaległości podatkowych w podatku od nieruchomości należnych od podatnika o numerze konta 011 za okres od 2000 r. do 2002 r. i od podatnika o numerze konta 014 za okres od 1994 r. do 1996 r. - stosownie do przepisów art. 35 § 3 Ordynacji podatkowej; zabezpieczone hipoteką należności gminy nie ulegną przedawnieniu - art. 70 § 8 Ordynacji podatkowej.
Zaprowadzić ewidencję wystawionych upomnień zgodnie z przepisami cytowanego rozporządzenia, według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do rozporządzenia, wprowadzonego przepisem § 3 ust. 3 tego rozporządzenia - str. 47, 51-54, 57, 58, 60, 61 protokołu.
4.6. Niepobieranie przez organ podatkowy i inkasentów podatków odsetek za zwłokę od nieterminowych wpłat należności podatkowych, nierozliczanie wpłaconych przez podatników zaległości podatkowych na należne odsetki za zwłokę i na należność główną.
Egzekwować należne odsetki za zwłokę od podatników nieterminowo regulujących zobowiązania podatkowe, stosownie do przepisów art. 53 § 1 Ordynacji podatkowej. Zobowiązać inkasentów podatków do naliczania i pobierania odsetek za zwłokę w regulowaniu zobowiązań podatkowych, stosownie do przepisów art. 53 § 3 tej ustawy.
Odsetki za zwłokę naliczać według zasad określonych w przepisach § 2 i następnych rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, dokonywania zaokrągleń oraz zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. Nr 240, poz. 2063).
Jeżeli dokonana przez podatnika wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę - wpłatę tę zaliczać proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę, w stosunku, w jakim w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę, stosownie do przepisów art. 55 § 2 Ordynacji podatkowej. Dokonać rozliczenia wszystkich wpłat zaległości podatkowych w sposób określony przepisami art. 55 § 2 tej ustawy; pozostałą kwotę zaległości wyegzekwować od podatników wraz z odsetkami za zwłokę - str. 47, 56, 60 protokołu.
4.7. Nieegzekwowanie - od inkasentów podatków - obowiązku terminowego dokonywania wpłat zainkasowanej gotówki na rachunek bankowy budżetu gminy oraz niepobieranie od nich odsetek za zwłokę od nieterminowych wpłat zainkasowanych kwot podatków.
Egzekwować od inkasentów podatków obowiązek terminowego wnoszenia na rachunek bankowy budżetu gminy zainkasowanych kwot oraz pobierać odsetki za zwłokę od rat podatków nie wpłaconych przez nich w terminie, stosownie do przepisu art. 51 § 3 w związku z art. 53 § 1 Ordynacji podatkowej, bowiem raty podatków nie wpłacone przez inkasenta w terminie traktuje się jako zaległość podatkową, od której należy pobrać odsetki za zwłokę; stosownie do przepisu art. 47 § 4a Ordynacji podatkowej terminem płatności dla inkasentów jest dzień następujący po ostatnim dniu, w którym - zgodnie z przepisami prawa podatkowego - powinna nastąpić zapłata podatku, chyba że Rada Gminy ustali termin późniejszy.
Dokonać rozliczenia kwot wpłaconych przez inkasentów objętych kontrolą, zgodnie z przepisami art. 55 § 2 Ordynacji podatkowej oraz wyegzekwować pozostałą kwotę zaległości wraz z odsetkami za zwłokę. Sprawdzić terminowość wpłat przez pozostałych - nie objętych kontrolą - inkasentów; w przypadku stwierdzenia zwłoki postąpić w wyżej opisany sposób - str. 48, 49 protokołu.
4.8. Nieprawidłowości przy udzielaniu w 2002 roku ulg i zwolnień ustawowych określonych w ustawie o podatku rolnym, polegające na:
- nieprzestrzeganiu ustawowych
terminów stosowania ulgi w podatku rolnym z tytułu odbywania służby wojskowej
przez członków rodzin podatników podatku rolnego,
- udzielaniu ulgi z tytułu
odbywania służby wojskowej bez potwierdzenia faktu, że osoby powołane do służby
wojskowej zamieszkiwały w tych gospodarstwach oraz czy nie osiągały przychodów
z innych źródeł,
- wydaniu decyzji o przyznaniu
zwolnienia od podatku rolnego gruntów nabytych w drodze kupna na
utworzenie nowego lub powiększenie już istniejącego gospodarstwa rolnego,
pomimo braku materiału dowodowego świadczącego o tym, że grunty zostały nabyte
od osoby obcej.
Przy udzielaniu ulg i zwolnień w podatku rolnym przestrzegać przepisów ustawy o podatku rolnym, przy czym:
- przestrzegać zasady, zgodnie z którą ulga w podatku rolnym z tytułu odbywania służby wojskowej przez podatników podatku rolnego lub członków ich rodzin przysługuje za okres od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik lub członek jego rodziny został powołany do odbycia służby wojskowej, do końca miesiąca w którym nastąpiło zwolnienie z tej służby, stosownie do przepisów art. 13 a ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (tekst jednolity: Dz. U. z 1993 r. Nr 94, poz. 431 ze zm.), pamiętając jednakże iż - zgodnie z przepisami art. 13 d ust. 3 ustawy o podatku rolnym, w brzmieniu ustalonym przepisem art. 1 pkt 9 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o zmianie ustawy o podatku rolnym (Dz. U. Nr 200, poz. 1680) - zwolnienia i ulgi udzielane na wniosek podatnika, a do nich należy ulga „żołnierska” w podatku rolnym, stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik złożył wniosek - przepisy te weszły w życie z dniem 1 stycznia 2003 r.; ponadto ulg tych udzielać po udokumentowaniu, że osoba powołana do odbycia zasadniczej służby wojskowej bezpośrednio przed powołaniem zamieszkiwała w tym gospodarstwie oraz nie osiągała przychodów z innych źródeł, stosownie do art. 13a ust. 2 tej ustawy; dowodem może być oświadczenie podatnika, złożone zgodnie z przepisami art. 180 § 2 Ordynacji podatkowej - na jego wniosek i pod rygorem odpowiedzialności za fałszywe zeznania,
- przed udzieleniem zwolnienia z tytułu nabycia gruntów na utworzenie nowego lub powiększenie już istniejącego gospodarstwa udokumentować fakt, że grunty zostały nabyte od osoby nie będącej małżonkiem, krewnym w linii prostej lub jego małżonkiem, pasierbem, zięciem lub synową sprzedawcy gruntów, stosownie do przepisów art. 12 ust. 5 ustawy o podatku rolnym - str. 49, 50 protokołu.
4.9. Nieprawidłowości w ewidencji księgowej podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości należnego od osób prawnych i jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej, w tym:
- niewskazywanie
na koncie podatnika numeru dowodu księgowego na podstawie
którego dokonano zapisu,
- przypadki ewidencjonowania
wpłat podatków na koncie podatników niezgodnie z datą faktycznej zapłaty.
Przy dokonywaniu zapisów na koncie podatnika wskazywać numer dowodu księgowego, na podstawie którego zapisu dokonano, stosownie do obowiązku określonego w przepisach art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości.
Przestrzegać obowiązku ewidencjonowania na kontach podatników dokonanej przez nich zapłaty podatków pod datą wpływu podatku na rachunek bankowy budżetu gminy oraz pod datą faktycznego obciążenia rachunku bankowego podatnika, wskazaną na poleceniu przelewu, stosownie do przepisów art. 60 § 1 pkt 1 i 2 Ordynacji podatkowej - str. 55 protokołu.
4.10. Przypadki
nieegzekwowania - od osób prawnych i jednostek
organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej,
będących podatnikami podatku rolnego - obowiązku terminowego składania
deklaracji podatkowych.
Egzekwować - od podatników będących osobami prawnymi i jednostkami organizacyjnymi nie posiadającymi osobowości prawnej - obowiązek przedkładania deklaracji na podatek rolny w terminie określonym w przepisach art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy o podatku rolnym - str. 55 protokołu.
4.11. Wypłacanie wynagrodzenia za
inkaso opłaty targowej dokonywane przez pracowników Urzędu Gminy zatrudnionych
na stanowisku insp. ds.
rozwoju gospodarczego i gospodarki mieniem komunalnym oraz na stanowisku
konserwatora oczyszczalni ścieków – dokonywane w godzinach pracy Urzędu Gminy.
Zaprzestać wypłacania wynagrodzenia za inkaso opłaty targowej dokonywane w godzinach pracy Urzędu Gminy przez osobę zatrudnioną w tym Urzędzie, bądź odpowiednio zmienić warunki zatrudnienia tej osoby, jako, że zgodnie z przepisem art. 80 Kodeksu pracy, wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonywaną, a w związku z tym, że pobór opłaty targowej dokonywany jest w godzinach pracy Urzędu Gminy - osoba ta nie świadczy pracy w pełnym wymiarze czasu, a co za tym idzie nie przysługuje jej wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę za czas nieobecności w pracy przeznaczony na pobór opłaty targowej.
Rozważyć jedną z następujących możliwości:
- dokonać zmiany czasu pracy konserwatora oczyszczalni ścieków, w celu dalszego wykonywania funkcji inkasenta opłaty targowej,
- włączyć czynności związane z inkasem opłaty targowej do zakresu czynności pracownika, ewentualnie zwiększając wynagrodzenie za pracę,
- zaproponować Radzie Gminy wyznaczenie innej osoby, nie zatrudnionej w Urzędzie Gminy, jako inkasenta opłaty targowej - str. 63 protokołu.
4.12. Prowadzenie ewidencji
analitycznej do konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” w sposób
uniemożliwiający ustalenie stanu rozrachunków z poszczególnymi dłużnikami
(najemcami i dzierżawcami).
Ewidencję analityczną do konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” prowadzić w sposób umożliwiający ustalenie stanu rozrachunków z poszczególnymi najemcami i dzierżawcami i według podziałek klasyfikacji budżetowej, zgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta, określonymi w załączniku Nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych – str. 66 protokołu.
4.13. Przypadki niepobierania odsetek za zwłokę od nieterminowych wpłat czynszu najmu lokali użytkowych oraz odbiorców wody dostarczanej z wodociągów gminnych oraz dokonania rozliczenia za dostarczoną wodę za okresy dłuższe niż określone w zawartych umowach; niepodejmowanie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych w stosunku do dłużników zalegających z uiszczeniem należności za dostarczoną wodę, co spowodowało dopuszczenie do przedawnienia należności gminy z tego tytułu w kwocie 259,59 zł oraz bezpodstawne kierowanie - do podmiotów mających zobowiązania wobec gminy wynikające ze stosunków cywilnoprawnych - upomnień w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
Egzekwować,
od najemców lokali i odbiorców wody, obowiązek wnoszenia należnych gminie
czynszów i opłat w terminach wynikających z zawartych umów; w przypadku
nieokreślenia w umowie najmu terminu płatności – czynsz powinien być płacony z góry, a mianowicie: gdy
najem ma trwać nie dłużej niż miesiąc - za cały czas najmu, a gdy najem ma
trwać dłużej niż miesiąc albo gdy umowa była zawarta na czas nie oznaczony -
miesięcznie, do dziesiątego dnia miesiąca, zgodnie z przepisami art. 669 §
2 ustawy
z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.). Od nieterminowych
wpłat naliczać i pobierać odsetki w wysokości określonej w umowie, a w
przypadku braku uregulowań umownych – w wysokości ustawowej, stosownie do
przepisów art. 481 2, w związku z art. 359 1 Kodeksu
cywilnego.
Naliczyć i pobrać odsetki za zwłokę we
wszystkich przypadkach nieterminowego wniesienia czynszów najmu i należności za
dostarczaną wodę.
Rozliczeń za dostarczoną wodę dokonywać w okresach określonych w § 3 ust. 1 zawartych umów.
Zaprzestać kierowania, do podmiotów mających
zobowiązania wobec gminy wynikające ze stosunków cywilnoprawnych, upomnień w
trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Do dłużników
kierować wezwania do zapłaty, z zakreśleniem jej terminu. Po bezskutecznym
upływie zakreślonego w wezwaniu terminu zapłaty - rozważać kierowanie
sprawy na drogę postępowania sądowego, na podstawie przepisów części drugiej
„Postępowanie egzekucyjne” ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks
postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296 z późn.
zm.). Rozważyć możliwość dochodzenia od pracownika
odpowiedzialnego za dopuszczenie do przedawnienia roszczeń gminy za dostarczoną
wodę w kwocie 259,59 zł, odszkodowania na zasadach określonych w przepisach
działu piątego ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst
jednolity: Dz. U. z 1998 r. Nr, 21, poz. 93
z poźn. zm.) -
str. 68, 70 - 72 protokołu kontroli.
4.14. Niepobieranie
opłaty skarbowej od podań w sprawie wydania zezwolenia na sprzedaż napojów
alkoholowych, od podań i załączników do podań w sprawie wydania decyzji
o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu oraz od wydanych decyzji
o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu, podlegających tej opłacie;
niezamieszczanie na decyzjach niepodlegających
opłacie skarbowej stosownej adnotacji ze wskazaniem podstawy prawnej.
Pobierać opłatę skarbową od podań i załączników do podań wniesionych w sprawach wydania zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych oraz decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu, stosownie do przepisów art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 9 września 2000 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. Nr 86, poz. 960 ze zm.).
Jeżeli czynność urzędowa nie podlega opłacie skarbowej lub jest od niej zwolniona - zamieszczać stosowną adnotację wraz ze wskazaniem podstawy prawnej wyłączenia lub zwolnienia, stosownie do przepisów § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 grudnia 2000r. w sprawie sposobu pobierania, zapłaty i zwrotu opłaty skarbowej oraz sposobu prowadzenia rejestrów tej opłaty (Dz. U. Nr 110, poz. 1176 z późn. zm.).
Określić decyzją wysokość zobowiązania podatkowego (opłaty skarbowej) osobom, które nie uiściły tej opłaty, stosownie do przepisów art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej, w związku z przepisami art. 4 ust. 1 i art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy o opłacie skarbowej; zaległą opłatę wyegzekwować z odsetkami za zwłokę - str. 73 protokołu.
4.15. Nieprzestrzeganie obowiązujących przepisów przy wydawaniu zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych oraz przy pobieraniu opłat za korzystanie z tych zezwoleń, w wyniku:
- niewydawanie decyzji stwierdzającej
wygaśnięcie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych z mocy prawa, w
przypadku niewniesienia przez przedsiębiorcę tej opłaty
w terminie ustawowym,
- przypadek wydania zezwolenia
przed uiszczeniem opłaty,
- pobieranie od przedsiębiorców
opłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych w
nieprawidłowo ustalonej wysokości.
Przy ustalaniu i pobieraniu opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych przestrzegać zasad określonych w przepisach ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 147, poz. 1231 z późn. zm.), w tym:
- wydawać decyzje stwierdzające wygaśnięcie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych w przypadkach niewniesienia opłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych w terminach określonych w przepisach art. 111 ust. 7 tej ustawy, stosownie do przepisów art. 18 ust. 12 pkt 5 w związku z art. 162 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.),
- egzekwować - od przedsiębiorców rozpoczynających działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży napojów alkoholowych - obowiązek wniesienia opłaty przed wydaniem zezwolenia, stosownie do przepisów art. 111 ust. 2 ustawy,
- opłatę za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych pobierać w wysokości określonej w przepisach art. 111 ust. 2 i 5 tej ustawy - str. 74 protokołu.
4.16. Przekroczenie w 2002 r.
wielkości wynagrodzeń z 2001 r., co stanowiło naruszenie obowiązujących
przepisów.
Przy dokonywaniu wydatków
przestrzegać przepisów art. 28 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którymi wydatki winny być dokonywane zgodnie
z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów. Wypłacenie w 2002 r.
wynagrodzeń w wielkości przekraczającej wielkość wynagrodzeń z 2001 r.
stanowiło naruszenie przepisów art. 3 ust. 1 pkt 2
ustawy z dnia 21 grudnia 2001 r. o zmianie ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w
państwowej sferze budżetowej oraz zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 154, poz.
1799), zgodnie z którymi w 2002 r. wielkość
wynagrodzeń w samorządowych jednostkach budżetowych nie może przekroczyć
wielkości wynagrodzeń z 2001 r. – str. 75, 76,77 protokołu.
4.17. Nieterminowe odprowadzenie
składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy, w wyniku czego zapłacono odsetki w kwocie 2.527,68 zł.
Przestrzegać obowiązku opłacania składek na
ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy za dany miesiąc nie
później niż do 5 dnia następnego miesiąca, stosownie do przepisów art. 47 ust.
1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o
systemie ubezpieczeń społecznych (DZ. U. Nr 137, poz. 887 ze zm.) - str. 78
protokołu.
4.18. Nieprzestrzeganie przepisów
ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych poprzez:
- zaniżenie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń
socjalnych za 2002 r. o kwotę 3.481 zł w związku z nieskorygowaniem w końcu roku planowanej przeciętnej liczby
zatrudnionych do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, przyjęciem do
naliczenia odpisu zaniżonej kwoty na jednego zatrudnionego oraz nienaliczeniem odpisu na pracowników zatrudnionych w ramach
prac interwencyjnych,
- nieprzekazanie do 31 maja oraz do 30 września 2002 r. na
rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych odpowiednio 75 % i
100% równowartości naliczonych odpisów na ten fundusz,
- nieróżnicowanie przyznawanych świadczeń ze środków funduszu
w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do
korzystania z funduszu,
- nieprawidłowe opracowanie "Regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Urzędu Gminy Skierbieszów", w wyniku zawarcia w nim ustaleń dotyczących źródła zwiększenia funduszu i preferencji przy korzystaniu ze świadczeń funduszu niezgodnych z ustawą oraz nieustalenie w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zasad różnicowania świadczeń.
Prowadzenie wspólnej
działalności socjalnej z Gminnym Ośrodkiem Kultury i Gminnym Ośrodkiem
Pomocy Społecznej bez zawarcia stosownej umowy.
Przy prowadzeniu działalności socjalnej
przestrzegać przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu
świadczeń socjalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 1996
r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.),
w szczególności:
- odpis
na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych naliczać w stosunku do przeciętnej
liczby zatrudnionych, stosownie do przepisów art. 5 ust. 1 tej ustawy; podstawę
naliczenia odpisu powinna stanowić przeciętna, planowana w roku kalendarzowym,
liczba osób zatrudnionych w zakładzie pracy, skorygowana w końcu roku do
faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych, obejmująca zarówno pracowników
zatrudnionych na czas nieokreślony jak i określony - jak ma to miejsce w
przypadku pracowników interwencyjnych, stosownie do przepisów § 1
rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w
sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia
odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 168 z późn. zm.). Do naliczenia odpisu przyjmować kwotę stanowiącą 37,5%
przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim
lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego
okresu stanowiło kwotę wyższą, zgodnie z art. 5 ust. 2 tej ustawy.
Skorygować odpis na zakładowy fundusz
świadczeń socjalnych za 2002 r. i przekazać na rachunek funduszu kwotę 3.481 zł.
- równowartość naliczonych i dokonanych odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na dany rok kalendarzowy przekazywać na rachunek bankowy funduszu – w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że do dnia 31 maja tego roku przekazywać kwotę stanowiącą co najmniej 75 % równowartości odpisów, stosownie do przepisów art. 6 ust. 2 ustawy,
- przyznawanie świadczeń ze środków funduszu uzależniać od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych do korzystania z funduszu, zgodnie z przepisami art. 8 ust. 1 tej ustawy,
- dostosować postanowienia "Regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Urzędu Gminy Skierbieszów" do przepisów ustawy, w szczególności:
- do przepisów art. 7 ust. 1 ustawy, poprzez wykreślenie z niego źródła zwiększenia środków Funduszu o nie wykorzystane środki z Zakładowego Funduszu Nagród,
- do przepisów art. 8 ust. 1 ustawy, poprzez określenie zasad przyznania ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu z uwzględnieniem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu; zawarte w obowiązującym Regulaminie postanowienia dotyczące preferencji przy przyznawaniu świadczeń z Funduszu - polegające na tym, że „przy przyznawaniu świadczeń, usług, dopłat i pomocy z Funduszu należy uwzględnić w pierwszej kolejności: osoby będące kombatantami, osoby o wysokim stażu pracy, osoby zaawansowane wiekowo, osoby najdłużej nie korzystające z Funduszu” - są sprzeczne z tymi przepisami.
Wspólną działalność socjalną z Gminnym Ośrodkiem Kultury i Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej prowadzić na podstawie umowy w sprawie prowadzenia wspólnej działalności socjalnej, określającej m.in. przedmiot działalności i zasady jej prowadzenia oraz sposób dokonywania rozliczeń, stosownie do przepisów art. 9 ustawy – str. 79, 80, 81 protokołu.
4.19. Wypłacanie diet sołtysom za udział w sesjach
Rady Gminy w zaniżonej wysokości.
Diety dla sołtysów za udział w sesji Rady
Gminy wypłacać zgodnie z postanowieniami Rady Gminy zawartymi w uchwale Nr
X/65/99 z dnia 29 grudnia 1999 r. w sprawie ustalenia sołtysom diet oraz zwrotu
kosztów podróży, tj. w wysokości 250% diety pracowniczej przysługującej
przy podróżach służbowych na terenie kraju; dokonać wyrównania
niedopłaconych kwot diet – str. 82 protokołu.
4.20. Wypłacenie radnym diet w
okresie sierpień – październik 2002 r., pomimo niezłożenia
przez nich oświadczeń majątkowych na dwa miesiące przed terminem wyborów oraz
bezpodstawne wypłacenie diet radnym za udział w pracach komisji powołanej do
odbioru zadania pn. „Modernizacja oświetlenia ulicznego” i za wyjazd do Urzędu
Marszałkowskiego w Lublinie w celu podpisania umowy (ogółem nienależnie
wypłacono diety w wysokości 5.659,35 zł).
Przy wypłacaniu diet radnym przestrzegać przepisów art.
24 k ust. 1 pkt 1 ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którymi niezłożenie
oświadczeń o stanie majątkowym w terminach określonych w art. 24h ust. 4 tej
ustawy powoduje utratę diety do czasu złożenia oświadczenia.
Diety radnym i koszty podróży służbowych wypłacać na
zasadach określonych przez Radę Gminy w stosownej uchwale, zgodnie z przepisami
art. 25 ust. 4 ustawy o samorządzie gminnym i rozporządzenia Ministra
Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 r. w sprawie sposobu ustalania należności z
tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. Nr 66, poz. 800
z późn. zm.);
postanowienia uchwały Rady Gminy Nr IX/55/99 przewidywały wypłatę diet
wyłącznie za udział w sesji Rady lub posiedzeniu komisji Rady, a w związku z
tym wypłacenie diet za uczestnictwo w komisji powołanej do odbioru inwestycji i
wyjazd w celu podpisania umowy nie miało podstaw prawnych.
Wystąpić do radnych Rady Gminy poprzedniej kadencji o dobrowolny zwrot
nienależnie pobranych diet; w przypadku odmowy - rozważyć możliwość
wyegzekwowania nienależnie pobranych diet od osób odpowiedzialnych za ich
wypłacenie, stosując zasady określone w przepisach działu piątego ustawy z dnia
26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz. U. z
1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.)
– str. 82, 83, 84 protokołu.
4.21. Nieprawidłowości przy
rozliczaniu kosztów podróży służbowych pracowników polegające na:
- niewskazywaniu,
w poleceniach wyjazdu służbowego, miejscowości rozpoczęcia i zakończenia
podróży służbowej oraz środka lokomocji właściwego do odbycia podróży
służbowej,
- rozliczeniu kosztów
wyjazdu służbowego, pomimo niewskazania terminu
wyjazdu oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej,
- wypłaceniu diety w
zaniżonej wysokości,
- niewskazywaniu
- w poleceniach wyjazdu służbowego odbywanych prywatnym samochodem pracownika -
pojemności skokowej silnika,
- bezpodstawnym wypłaceniu
diet i zwrotu kosztów podróży służbowej osobom nie będącym
pracownikami Urzędu Gminy, tj. sędziom meczów piłkarskich, na podstawie
delegacji wystawionych przez ZOZPN,
- rozliczaniu kosztów
podróży na podstawie poleceń wyjazdu służbowego niesprawdzonych pod względem
merytorycznym.
Koszty podróży służbowych
pracowników na obszarze kraju rozliczać zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra
Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości
oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w
państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży
służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990), w szczególności:
- w poleceniu wyjazdu służbowego wskazywać miejscowość rozpoczęcia i
zakończenia podróży służbowej oraz środek transportu właściwy do jej odbycia,
stosownie do przepisów § 2 i § 5 ust. 1 rozporządzenia,
- rozliczać wyłącznie koszty podróży służbowych odbytych w terminie i
do miejsca określonego przez pracodawcę, stosownie do przepisów § 3
rozporządzenia, na podstawie rozliczeń poleceń wyjazdu służbowego wypełnionych
zgodnie z treścią rubryk przyjętego do stosowania formularza polecenia wyjazdy
służbowego,
- należności z tytułu diet obliczać zgodnie z przepisami § 4 ust. 2
rozporządzenia,
- w celu prawidłowego rozliczenia kosztów podróży służbowej odbytej
samochodem prywatnym egzekwować od pracownika wskazanie w rozliczeniu tych
kosztów pojemności skokowej silnika, zgodnie z przepisami § 5 ust. 3 tego
rozporządzenia.
- zaprzestać wypłacania diet sędziom i asystentom za sędziowanie meczów
piłkarskich na podstawie delegacji wystawionej przez Okręgowy Związek Piłki
Nożnej, zawierającej rozliczenie kosztów.
- koszty podróży służbowych wypłacać na podstawie sprawdzonych pod
względem merytorycznym poleceń wyjazdu służbowego, stosownie do postanowień
zawartych w pkt 10 załącznika nr 1 „Instrukcji
kontroli wewnętrznej, obiegu dowodów finansowo – księgowych oraz zakładowego
planu kont” – str. 85, 86 protokołu.
4.22. Nieprawidłowe rozliczanie kosztów podróży
służbowych radnych gminy poprzez:
- wystawianie poleceń
wyjazdu służbowego radnym gminy przez sekretarza gminy, z naruszeniem
kompetencji przewodniczącego i wiceprzewodniczącego Rady,
- wypłacenie radnym
odbywającym podróż służbową diet w zaniżonej wysokości.
Koszty podróży służbowych radnych gminy rozliczać zgodnie z zasadami określonymi w przepisach rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 r. w sprawie sposobu ustalenia należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. Nr 66, poz. 800 ze zm.), w szczególności:
- przestrzegać zasady zlecania podróży służbowych
radnym przez przewodniczącego Rady Gminy, a przewodniczącemu przez
wiceprzewodniczącego wskazanego przez Radę, stosownie do przepisów 2 rozporządzenia,
- należności radnych gminy z tytułu diety związanej z odbywanymi podróżami służbowymi, ustalać - zgodnie z przepisami § 4 ust. 1 rozporządzenia - jako 1% nieprzekraczalnej wysokości diety przysługującej radnemu z tytułu wykonywania mandatu, o której mowa w art. 25 ust. 6 ustawy o samorządzie gminnym, tj. 1% równowartości półtorakrotności kwoty bazowej określonej w ustawie budżetowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 grudnia 1999 r. o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 110, poz. 1255 z późn. zm.); radnym wymienionym w protokole wyrównać diety wypłacone w zaniżonej wysokości;
– str. 86 protokołu.
4.23. Niepotrącanie i nieprzekazywanie do właściwego urzędu skarbowego zaliczek
na podatek dochodowy od naliczonego w 2002 r. wynagrodzenia członkom Gminnej
Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
Przestrzegać
obowiązku wypłacania wynagrodzeń członkom Gminnej Komisji Rozwiązywania
Problemów Alkoholowych za udział w posiedzeniu tej komisji, po potrąceniu
zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, zgodnie z przepisami
art. 13 pkt 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o
podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.); przepisy tej ustawy nie przewidują
zwolnienia przychodów z tego tytułu od podatku dochodowego; potrącone zaliczki
przekazywać do właściwego urzędu skarbowego – str. 88 protokołu.
4.24. Finansowanie ze środków
budżetu gminy działalności statutowej Klubu Sportowego (…) w roku 2002
wydatkowano na ten cel 35.018 zł.).
Zaprzestać
finansowania z budżetu gminy zakupu m.in. sprzętu sportowego, usług, opłacania
składek członkowskich dla podmiotu niezliczonego do sektora finansów
publicznych. Klub sportowy jest formą organizacyjną, która – jako podmiot nie zaliczany do sektora finansów publicznych – może
otrzymywać z budżetu gminy dotacje, zgodnie z przepisami art. 118 ust. 1
ustawy o finansach publicznych. Udzielenie dotacji z budżetu polega na
przekazaniu określonej w budżecie kwoty na rzecz wybranego podmiotu, wyłącznie
na realizację zadań własnych gminy oraz w trybie i na zasadach
ustalonych przez gminę na podstawie przepisu art. 118 ust. 3 ustawy
o finansach publicznych – str. 88, 89 protokołu.
4.25. Nieprzestrzeganie przepisów
ustawy o zamówieniach publicznych, poprzez:
- nieudokumentowanie faktów: wywieszenia
ogłoszenia o przetargu (wykonanie remontu drogi gminnej nr ewid.
124 w m. Iłowiec – Zakole) oraz o wyniku postępowania
przetargowego (wykonanie usługi zabudowy samochodu ciężarowego JELCZ 325 asen dla OSP w Skierbieszowie,
wykonanie remontu drogi gminnej nr ewid. 124 w m. Iłowiec – Zakole, modernizacja wodociągu grupowego w m.
Dębowiec) w siedzibie zamawiającego w miejscu publicznie dostępnym,
zawiadomienia wszystkich dostawców lub wykonawców biorących udział w
postępowaniu o zamówienie na wykonanie remontu drogi gminnej nr ewid. 124 w m. Iłowiec - Zakole o
wyborze najkorzystniejszej oferty oraz zawiadomienia wykonawcy, który wygrał
przetarg o miejscu i terminie zawarcia umowy,
- nieprzesłanie
Ministerstwu Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowych z
przeprowadzonego postępowania dotyczącego udzielenia zamówienia na wykonanie
modernizacji wodociągu grupowego w m. Dębowiec i remontu drogi gminnej nr ewid. 124 w m. Iłowiec – Zakole
oraz kopii najkorzystniejszej oferty,
- nieopublikowanie w
Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania na wybór
wykonawcy modernizacji wodociągu grupowego w m. Dębowiec,
- nieopisanie lub niedostateczne opisanie przyjętych kryteriów wyboru ofert oraz opisanie sposobu obliczania wartości ofert według tych kryteriów w sposób uniemożliwiający obiektywną ocenę ofert i wybór najkorzystniejszej z nich oraz bezpodstawne ustalenie jednym z kryteriów wyboru oferty wiarygodności ekonomicznej.
Przy udzielaniu zamówień publicznych
przestrzegać przepisów ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach
publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 72,
poz. 664 ze zm.), w szczególności:
- dokumentować wykonanie obowiązków wynikających z art. 29 ust. 1 oraz art. 50 ust. 1, 2 i 4 ustawy, przechowując tę dokumentację, stosownie do przepisów art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396 z późn. zm.), zgodnie z którymi samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowanie, ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej w nich oraz nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw,
- przekazywać do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji informacje cenowe z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz kopię oferty najkorzystniejszej, stosownie do przepisów art. 25 ust. 4 ustawy o zamówieniach publicznych,
- przestrzegać obowiązku przesłania - do publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych, niezwłocznie po zawarciu umowy - ogłoszenia o wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, stosownie do przepisów art. 14d ust. 1 ustawy,
- w przypadku stosowania przy ocenie i wyborze najkorzystniejszej oferty, innych niż cena kryteriów, stosownie do przepisów art. 27d ust. 1 i art. 35 ust. 1 pkt 6 ustawy – opisywać w specyfikacji istotnych warunków zamówienia sposób ich stosowania, podając przy użyciu jakich obiektywnych mierników ekonomicznych będą one mierzone.
Wyeliminuje to praktyki przyjmowania wartości
ofert w oparciu o subiektywną ocenę członków komisji przetargowej, zamiast o
obiektywne wartości gwarantujące jednakowe traktowanie wszystkich podmiotów
ubiegających się o zamówienie publiczne, zgodnie z zasadą postępowania
określoną przepisem art. 16 ustawy.
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty
stosować kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia; zaprzestać stosowania
do oceny ofert, kryteriów dotyczących właściwości dostawcy lub wykonawcy,
zgodnie z przepisami art. 27d ust. 2 i art. 2 pkt 8
ustawy – str. 90, 94, 95, 97, 98 protokołu.
4.26. Ustalenie - w umowie z
wykonawcą wybranym do realizacji zadania p.n. „Zabudowa samochodu JELCZ 325 asen” - dłuższego okresu wykonania przedmiotu umowy niż
proponowany w ofercie wykonawcy.
Umowy z wykonawcami wybranymi do realizacji
zamówień publicznych zawierać na warunkach określonych przez zamawiającego w
dokumentacji określającej zasady postępowania, w tym termin wykonania
przedmiotu umowy ustalać zgodnie z proponowanym w ofercie wykonawcy,
stosownie do przepisów art. 76 ustawy o zamówieniach publicznych – str. 91
protokołu.
4.27. Brak
kontrasygnaty skarbnika gminy na umowach w sprawie zamówień publicznych.
Umowy i inne czynności prawne skutkujące powstaniem zobowiązań pieniężnych przedkładać skarbnikowi gminy lub osobie przez niego upoważnionej, w celu uzyskania kontrasygnaty, stosownie do przepisów art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym. Powołany przepis ma charakter bezwzględnie obowiązujący. Brak kontrasygnaty skarbnika powoduje nieskuteczność czynności prawnej – co oznacza, że czynność prawna nie jest dotknięta wadą nieważności, nie może jednak wywoływać skutków prawnych - str. 91, 95, 98 protokołu.
4.28.
Nieprawidłowości w zakresie
ustalania wartości zrealizowanych zadań inwestycyjnych i ewidencjonowania
poniesionych nakładów inwestycyjnych:
- nieprawidłowe prowadzenie ewidencji
analitycznej do konta 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)”,
- ujmowanie poniesionych nakładów na
realizację zadania inwestycyjnego na koncie 080 „Inwestycje (środki trwałe w
budowie)” i na koncie 400 „Koszty według rodzajów”, w wyniku
czego wykazany w ewidencji księgowej stan poniesionych kosztów
inwestycji nie odzwierciedla stanu faktycznego kosztów związanych z realizacją
inwestycji, np. budowa wodociągu Dębowiec,
-
ewidencjonowanie na koncie 080 „Inwestycje (środki trwałe w
budowie)” nakładów poniesionych na realizację zadań nie będących zadaniami
inwestycyjnymi; np. wydatków na remont dróg,
- nieprzyjęcie na
stan środków trwałych zrealizowanych inwestycji, mimo przekazania ich w
użytkowanie protokołami odbioru końcowego i przekazania w użytkowanie, np.
budowa wodociągu Kalinówka,
budowa drogi Kalinówka.
Ewidencję poniesionych nakładów inwestycyjnych prowadzić w sposób zapewniający prawidłowe ustalenie poniesionych kosztów, stosownie do przepisów art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości i art. 17 ust. 1 pkt 6 tej ustawy oraz zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)”, określonymi w rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Do kosztów inwestycji zaliczać wszystkie koszty bezpośrednio związane z inwestycją, a w szczególności koszty dokumentacji projektowej inwestycji, pomiarów geodezyjnych, uzgodnienia lokalizacji, koszty związane z publikacją ogłoszeń o przetargu, wartość robót wykonanych przez mieszkańców w czynie społecznym wynikającą z kosztorysu powykonawczego i protokołu odbioru robót, wartość nadzoru inwestorskiego oraz naliczone za czas trwania inwestycji odsetki, prowizje i różnice kursowe od pożyczek, kredytów, przedpłat i zobowiązań służących sfinansowaniu zakupu lub budowy środków trwałych.
Zaprzestać ujmowania na koncie 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)” nakładów poniesionych na sfinansowanie zadań nie będących zadaniami inwestycyjnymi.
Dokonać szczegółowej analizy zapisów na kontach 011 „Środki trwałe” i 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)” księgi głównej oraz ewidencji analitycznej, ich powiązania z dokumentacją źródłową, a także zapisów na kontach przeciwstawnych, po czym ustalić prawidłową wartość poniesionych nakładów inwestycyjnych i uzyskanych w wyniku inwestycji środków trwałych oraz, które z inwestycji rozpoczętych zostały zakończone i w odniesieniu do tych pozycji dokonać stosownych rozliczeń w celu ustalenia ich wartości i przeksięgowania na konto 011 „Środki trwałe” księgi głównej.
Zaprzestać ewidencjonowania kosztów inwestycji na koncie 400 „Koszty według rodzajów”. Operacje gospodarcze związane z finansowaniem inwestycji realizowane z rachunku budżetu gminy i rozliczenia z tytułu wykonanych inwestycji ujmować:
· naliczenie wynagrodzenia wykonawcy (na
podstawie wystawionej faktury):
- w księdze głównej Urzędu:
Wn 080 „Inwestycje”,
Ma 201 „Rozrachunki z
odbiorcami i dostawcami”,
· zapłata wynagrodzenia:
- w księdze głównej Urzędu:
Wn 201„Rozrachunki z
odbiorcami i dostawcami”,
Ma 130 „Rachunek bieżący
jednostek budżetowych”,
zapis równoległy:
Wn 810 „Dotacje budżetowe oraz
środki na inwestycje”,
Ma 800 „Fundusz jednostki”
(konto analityczne dotyczące funduszu inwestycyjnego)
- w księdze głównej budżetu:
Wn 902 „Wydatki budżetu”,
Ma 133 „Rachunek budżetu”,
· przeniesienie wartości zrealizowanego
zadania inwestycyjnego:
Wn 011 „Środki trwałe”,
Ma 080 „Inwestycje (środki
trwałe w budowie)”
i równoległe przeniesienie (analityka)
funduszu inwestycyjnego na fundusz środków trwałych:
Wn 800 „Fundusz jednostki”
(fundusz inwestycyjny),
Ma 800 „Fundusz jednostki”
(fundusz środków trwałych),
stosownie do zasad funkcjonowania
kont określonych w rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowości
oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
Obiekty wytworzone w wyniku działalności inwestycyjnej rozliczać i ujmować w ewidencji księgowej środków trwałych na bieżąco, w miesiącu przekazania tych obiektów do użytkowania, na podstawie dowodów potwierdzających dokonanie tej operacji, stosownie do przepisów art. 20 ust. 1 i ust. 2 oraz art. 24 ustawy o rachunkowości – str. 92, 93, 94 protokołu.
4.29. Naruszenie postanowień
umowy z dnia 21.11.2000 r. zawartej z wykonawcą
zadania p.n. „Modernizacja wodociągu grupowego w m. Dębowiec” przy podpisywaniu
w dniu 26.10.2001 r. aneksu do tej umowy, poprzez niezałączenie harmonogramu robót przesuniętych do wykonania
w terminie do 30.06.2002 r. oraz niewskazanie
przyczyn tej zmiany.
Przy wprowadzaniu zmian do
umowy, polegających na wydłużeniu terminu realizacji zamówienia, przestrzegać
postanowień umownych, zgodnie z którymi należało do
podpisanego aneksu załączyć harmonogram robót przesuniętych do wykonania na rok
2002 oraz podać przyczynę tej zmiany – str. 96 protokołu.
4.30. Prowadzenie robót budowlanych - modernizacji drogi gminnej w m.
Iłowiec – Zakole na odcinku w km 0+000 do km 0 + 196 , tj.
robót polegających na przebudowie drogi – bez zgłoszenia wykonania tych robót
do Starostwa Powiatowego. Nieprawidłowe zakwalifikowanie robót budowlanych jako
remont drogi gminnej, podczas gdy faktycznie była to modernizacja (przebudowa)
drogi gminnej, polegająca m.in. na położeniu nawierzchni z emulsji asfaltowej i
kruszywa łamanego.
Roboty budowlane, których wykonanie nie
wymaga pozwolenia na budowę, a polegające na przebudowie lub remoncie dróg,
rozpoczynać po upływie terminu 30 dni od dnia doręczenia zgłoszenia ich
wykonania do właściwego organu (starostwa powiatowego), jeżeli organ ten nie
wniesie w tym terminie, w drodze decyzji, sprzeciwu, stosownie do przepisów
art. 30 ust. 1 pkt 2 i ust. 5 w związku z art. 29
ust. 2 pkt 12 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo
budowlane (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 105,
poz. 1126 ze zm.). Udzielenie zamówienia bez uzyskania wymaganej decyzji
administracyjnej jest przesłanką do stwierdzenia nieważności umowy, stosownie
do art. 72 ust. 2 pkt 2 ustawy o zamówieniach
publicznych. Roboty budowlane kwalifikować jako remonty tylko wówczas, gdy
polegają one na odtworzeniu stanu pierwotnego (z możliwością stosowania wyrobów
budowlanych innych niż użyto w stanie pierwotnym), pamiętając o tym, że
prace polegające na przebudowie obiektu budowlanego są robotami budowlanymi,
stosownie do przepisów art. 3 pkt 8 ustawy - Prawo
budowlane – str. 97 protokołu.
4.31. Niewykluczenie
z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie modernizacji
drogi gminnej nr ewid. 124 w
m. Iłowiec – Zakole uczestników postępowania, którzy nie złożyli dokumentów
wymaganych instrukcją dla oferentów; nieunieważnienie
postępowania przetargowego w sytuacji, gdy na przetarg wpłynęły mniej niż dwie
oferty nie podlegające odrzuceniu.
Dokonując ceny i porównania ofert
złożonych przez wykonawców – ściśle przestrzegać wcześniej ustalonych warunków
ich przygotowania, oceny i porównania. Wykluczać z postępowania - zgodnie z
art. 19 ust. 1 pkt 7 i 8 ustawy o zamówieniach
publicznych - oferentów, którzy nie spełniają wymaganych warunków lub nie
złożyli wymaganych oświadczeń albo nie spełniają wymagań określonych
w ustawie, w „Instrukcji dla oferentów” (pełniącej funkcję
specyfikacji istotnych warunków zamówienia), w ogłoszeniu lub w zaproszeniu do
składania ofert, a w szczególności nie wnieśli wadium. Unieważniać postępowanie
w przypadku, gdy w postępowaniu prowadzonym w trybie innym niż tryb zamówienia
z wolnej ręki wpłynęły mniej niż dwie oferty nie podlegające
odrzuceniu, zgodnie z art. 27b ust. 1 pkt 1 ustawy –
str. 97, 98 protokołu.
4.32. Niepobranie
zabezpieczenia należytego wykonania umowy od wykonawcy modernizacji drogi
gminnej nr ewid. 124 w m.
Iłowiec – Zakole – zamówienia o szacunkowej wartości poniżej 30.000 euro – mimo takiego wymogu
określonego przez zamawiającego w „Instrukcji dla oferentów”.
Przy
udzielaniu zamówień publicznych o wartości poniżej 30.000 euro przestrzegać obowiązku pobierania od wybranego
wykonawcy zabezpieczenia należytego wykonania umowy, w wysokości określonej przez
zamawiającego w dokumentacji określającej zasady i warunki postępowania,
stosownie do przepisów art. 75 ustawy o zamówieniach publicznych – str. 98
protokołu.
5. W zakresie mienia
komunalnego:
5.1. Nieprzekazanie
jednostkom organizacyjnym gminy w drodze decyzji, w trwały zarząd,
nieruchomości komunalnych niezbędnych do wykonywania ich zadań statutowych.
Przekazać jednostkom organizacyjnym gminy, w drodze decyzji, w trwały zarząd, nieruchomości komunalne niezbędne do wykonywania ich zadań statutowych, stosownie do przepisów określonych w art. 43 oraz art. 44 i art. 45 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 46, poz. 543 z późn.) – str. 99 protokołu.
5.2. Podawanie do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży oraz ogłoszeń o przetargach przez sekretarza gminy, z naruszeniem kompetencji zarządu gminy (wójta gminy).
Przestrzegać kompetencji wójta gminy do podawania do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży oraz ogłoszeń o przetargu, stosownie do przepisów art. 35 ust. 1, art. 38 ust. 1 i 2 w związku z art. 4 pkt 9 ustawy o gospodarce nieruchomościami – str. 102 protokołu.
5.3. Niezgodność zapisów na koncie 011 „Środki trwałe” z zapisami ewidencji analitycznej prowadzonej do tego konta; nieprawidłowe ujęcie: na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” wartości programów komputerowych, a na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne” wartości kserokopiarki.
Zapewnić zgodność danych wykazanych w księdze głównej na kontach 011 „Środki trwałe”, 013 „Pozostałe środki trwałe w używaniu” i 020 „Wartości niematerialne i prawne” z ewidencją analityczną prowadzoną do tych kont, stosownie do przepisów art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Wyksięgować z konta 013 „Pozostałe środki trwałe” kwotę 756,40 zł, stanowiącą wartość programu komputerowego i ująć ją na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne” oraz wyksięgować z konta 020 kwotę 5.002 zł, stanowiącą wartość kserokopiarki i ująć ją na koncie 011 „Środki trwałe”, zgodnie z zasadami funkcjonowania tych kont określonymi w załączniku Nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych – str. 103, 106, 107 protokołu.
5.4. Nienadanie środkom trwałym symboli Klasyfikacji Środków
Trwałych.
Uzupełnić ewidencję analityczną środków trwałych, poprzez nadanie poszczególnym środkom trwałym symboli klasyfikacji środków trwałych określonej w załączniku do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 112, poz. 1317 z późn. zm.), stosownie do obowiązku wynikającego z przepisów art. 40 ust. 3 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. Nr 88, poz. 439 z późn. zm.) – str. 103 protokołu.
5.5. Nieujmowanie na bieżąco operacji gospodarczych dotyczących przychodu środków trwałych.
Ewidencję środków trwałych prowadzić rzetelnie, tak, aby zapisy w niej dokonane odzwierciedlały stan rzeczywisty, stosownie do obowiązku wynikającego z przepisów art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Operacje gospodarcze dotyczące zmiany stanu środków trwałych (w związku z nabyciem lub sprzedażą) ujmować na koncie 011 „Środki trwałe” i w ewidencji analitycznej prowadzonej do tego do konta na bieżąco, stosownie do przepisów art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego należy ujmować wszystkie operacje, które nastąpiły w tym okresie – str. 92, 104, 106 protokołu.
5.6. Nieprawidłowości
w zakresie umarzania środków trwałych i pozostałych środków trwałych w
używaniu, polegające na :
- nienaliczaniu umorzenia środków trwałych nabytych w ciągu
roku,
- zastosowaniu nieprawidłowych stawek umorzeniowych,
- rozpoczęciu dokonywania odpisów umorzeniowych
przyjętego na stan środka trwałego przed jego oddaniem do użytkowania.
Odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych od środków trwałych dokonywać, stosując stawki określone w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych lub stawki ustalone przez wójta gminy, zgodnie z przepisami § 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
Odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych środków trwałych dokonywać drogą systematycznego, planowego rozłożenia jego wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji, przy czym rozpoczęcie amortyzacji następuje nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania, a jej zakończenie - nie później niż z chwilą zrównania wartości odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych z jego wartością początkową lub przeznaczenia go do likwidacji, sprzedaży bądź stwierdzenia jego niedoboru - zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Termin rozpoczęcia i zakończenia dokonywania odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych i częstotliwość ich dokonywania należy ustalić w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, w związku z przepisami art. 32 ust. 1 i art. 33 ust. 1 ustawy rachunkowości oraz przepisami § 8 ust. 1 wymienionego rozporządzenia – str. 105, 106 protokołu.
5.7. Nieprawidłowe sfinansowanie zakupu kserokopiarki o wartości 5.002,00 zł ze środków na wydatki bieżące i zaklasyfikowanie wydatku w § 4210 – „Zakup materiałów i wyposażenia”.
Wydatki na zakupy inwestycyjne planować i realizować ze środków przeznaczonych na wydatki majątkowe, stosownie do przepisów art. 124 ust. 1 pkt 2 b ustawy o finansach publicznych i ujmować w § 6060 „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych”, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634 z późn. zm.) – str. 107 protokołu.
6. W zakresie zadań
zleconych i realizowanych w ramach porozumień:
6.1. Nieopracowanie planu
finansowego zadań z zakresu administracji rządowej zleconych gminie oraz innych
zadań zleconych gminie ustawami.
Przestrzegać obowiązku opracowywania planu finansowego zadań z zakresu administracji rządowej zleconych gminie, przyjmując jako podstawę dla tego planu kwotę dotacji przyznanych na ten cel w danym roku budżetowym oraz wielkość dochodów związanych z realizacją tych zadań, które podlegają przekazaniu do budżetu państwa, stosownie do wymogów określonych w przepisach art. 126 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych i § 3 ust. 2 i ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 listopada 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad, trybu i terminów opracowywania planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami oraz przekazywania jednostkom samorządu terytorialnego dotacji celowych na realizację tych zadań (Dz. U. Nr 100, poz. 1077 z późn. zm.) – str. 110 protokołu.
Ponadto, w trakcie kontroli
doraźnej, przeprowadzonej w dniach 1 i 4 sierpnia, 2003 r. stwierdzono:
6.2. Niezgodne z przeznaczeniem wykorzystanie w
2002 r. środków gminnego funduszu ochrony środowiska w wysokości 26.346 zł (zapłacono opłatę za korzystanie ze środowiska – pobór
wody).
Przestrzegać zasady dokonywania wydatków ze
środków gminnego funduszu ochrony środowiska na cele określone w planie
finansowym tego funduszu, zgodne z przepisami art. 406 ustawy z dnia 27
kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska (Dz. U. Nr 62, poz. 627 z późn. zm.), stosownie do przepisów
art. 22 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Opłaty za korzystanie ze
środowiska są przychodami funduszu (art. 401 ust. 1 Prawa o ochronie
środowiska), natomiast przepisy art. 406, w którym określono przeznaczenie
środków funduszu, nie przewidują tego rodzaju wydatków, a w związku z
tym opłata za korzystanie ze środowiska stanowi wydatek budżetu gminy – str. 1
protokołu kontroli doraźnej.
Jeżeli uważa Pan, że wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Panu – zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego.
Stosownie
do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych
sprawozdania z jego realizacji, w formie pisemnej i elektronicznej (np. na
dyskietce) oczekuję w terminie 30 dni od daty doręczenia Panu tego wystąpienia.
Marek Poniatowski
Do wiadomości:
Rada
Gminy w Skierbieszowie