Lublin, 26  sierpnia 2002 r.

 

RIO-091/74/2002

 

 

 

                                                                             Pan Zygmunt Babkiewicz

                                                                             Przewodniczący Zarządu Gminy

                                                                             w Sosnowicy

 

 

Szanowny Panie Przewodniczący,

 

            W dniach od 11 kwietnia do 27 czerwca 2002 r. inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie - Ewa Kuźma-Pilipczuk i Piotr Wojtasik - przeprowadzili kontrolę gospodarki finansowej gminy Sosnowica. Do ustaleń kontroli, zawartych w protokole omówionym i podpisanym w dniu 28 czerwca 2002 r. zastrzeżeń nie wniesiono.

 

            Wyniki przeprowadzonej kontroli pozwalają stwierdzić, że gospodarka finansowa gminy Sosnowica prowadzona jest w sposób względnie poprawny, w większości przypadków zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W szczególności pozytywnie ocenić należy przestrzeganie - poza nielicznymi wyjątkami - zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, określonych w ustawie o rachunkowości, a także prawidłowe funkcjonowanie Urzędu Gminy w zakresie obrotu pieniężnego, ustalania należności i zobowiązań budżetu gminy i Urzędu Gminy, gospodarki składnikami majątkowymi oraz dokonywania wydatków bieżących.

       Stwierdzone w toku kontroli nieprawidłowości - mogące mieć wpływ na wysokość poniesionych kosztów na realizowane zadania- dotyczą w głównej mierze nieprzestrzegania obowiązujących zasad, wynikających z przepisów ustawy o zamówieniach publicznych przy realizacji modernizacji drogi Lipniak - Pieszowola oraz budowy „oczyszczalni ścieków po byłym PGR Turno”, polegające m. in. na nieprawidłowym opracowaniu specyfikacji istotnych warunków zamówień oraz treści ogłoszenia o przetargu, zawieranie w umowach ustaleń niezgodnych z przepisami oraz warunkami postępowania określonymi w tej specyfikacji, nieprawidłowe pobieranie zabezpieczenia należytego wykonania umowy, a także dokonywanie zmian postanowień umowy niekorzystnych dla gminy. Nie sporządzono również harmonogramu rzeczowo-finansowego do zawartego aneksu do umowy na budowę oczyszczalni ścieków, określającego terminy zakończenia poszczególnych etapów realizacji zamówienia, wskutek czego pozbawiono gminę możliwości naliczania kar umownych za niedotrzymanie terminów realizacji kolejnych etapów zamówienia. Ponadto stwierdzono udzielenie zamówienia z wolnej ręki na roboty dodatkowe przy modernizacji drogi, poprzez zawarcie aneksu do umowy o wartości przekraczającej znacznie 20 % wartości uprzedniego zamówienia oraz nieokreślenie w tym aneksie całego zakresu robót objętych zamówieniem.

            Zwracają również uwagę nieprawidłowości w zakresie realizacji dochodów budżetowych gminy, w szczególności niezachowanie powszechności opodatkowania podatkiem od nieruchomości, podatkiem leśnym i podatkiem od środków transportowych oraz nieweryfikowanie danych w przedkładanych przez podatników deklaracjach, co spowodowało uszczuplenie budżetu gminy na łączną kwotę 32.798,10 zł. Ponadto nieustalono prawidłowej podstawy opodatkowania podatkiem leśnym dla lasów, posiadających plan urządzenia lasu, co było przyczyną - jak wykazała przeprowadzona symulacja na wybranej próbie podatników - zaniżenia dochodów budżetowych gminy, należnych z tytułu tego podatku.

 

            Ujawnione nieprawidłowości są wynikiem nieprzestrzegania obowiązujących przepisów prawa, spowodowanego m in. niedostateczną ich znajomością, co wskazuje na konieczność podjęcia działań w zakresie szkolenia pracowników (w szczególności odpowiedzialnych za stosowanie zasad i procedur obowiązujących przy udzielaniu zamówień publicznych) oraz wzmożenia nadzoru ze strony wójta i skarbnika gminy, a także zwrócenia należytej uwagi na wykorzystanie wszystkich istniejących źródeł dochodu budżetu gminy. Ponadto wydaje się konieczne wdrożenie przyjętych od 2002 r. zasad przeprowadzania wewnętrznych kontroli doraźnych, problemowych i sprawdzających, co może zapobiec powstaniu nieprawidłowości z uwagi na wczesne wykrycie ewentualnych źródeł ich powstania.

            Część z ujawnionych nieprawidłowości została usunięta w trakcie kontroli, po udzieleniu przez kontrolujących stosownego instruktażu.

 

            Poniżej podaję stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz wnioski co do sposobu ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz.U. z 2001 r. nr 55, poz. 577 z późn.zm.).

 

 

 

1.         W zakresie ustaleń ogólnoorganizacyjnych.

 

1.1.      Nieujęcie w Statucie Gminy jednostki organizacyjnej jaką jest Urząd Gminy oraz niedokonanie zmian w Statucie Gminy w związku z likwidacją Szkoły Podstawowej w Zienkach.

Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały w sprawie dokonania zmian w załączniku do Statutu Gminy, zawierającej aktualny wykaz jednostek organizacyjnych gminy, stosownie do przepisów art. 18 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 142 poz. 1591) - str. 3 i 4 protokołu.

 

1.2.      Nieokreślenie formy organizacyjnej gminnej jednostki organizacyjnej – Zespołu Szkół Publicznych  w Sosnowicy.

Przygotować projekt uchwały Rady Gminy określajacej formę organizacyjno-prawną Zespołu Szkół Publicznych w Sosnowicy, mając na uwadze przepisy art. 79 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jednolity: Dz. U. z 1996 r. Nr 67 poz. 329 z późn. zm.), zgodnie z którymi szkoły mogą być prowadzone zarówno w formie jednostek budżetowych jak i zakładów budżetowych Poinformować Rady Szkół, wchodzących w skład Zespołu Szkół Publicznych w Sosnowicy, bądź Radę Szkoły, w przypadku jej powołania dla wszystkich placówek oświatowych objętych zespołem, lub w przypadku jej braku – radę pedagogiczną, o obowiązku wprowadzenia zmian do statutu Zespołu Szkół Publicznych w Sosnowicy, polegających na określeniu formy organizacyjno - prawnej tej jednostki. Zgodnie z przepisami art. 50 ust. 2 pkt 1 ustawy – statut szkoły uchwala rada szkoły lub, w przypadku jej braku, rada pedagogiczna (art. 52 ust. 2 tej ustawy) - str. 3 protokołu.

 

1.3.      Nieprzestrzeganie postanowień Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy m.in. poprzez zatrudnienie w Urzędzie pracowników na ponad 28 etatach, podczas gdy w Regulaminie Organizacyjnym ustalono 17 etatów.

Przestrzegać postanowień Regulaminu Organizacyjnego w zakresie m.in. liczby etatów pracowników Urzędu Gminy bądź opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały w sprawie zmiany regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy, stosownie do przepisów art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.). Przy opracowaniu zmian regulaminu uwzględnić wszystkie zadania realizowane przez Urząd Gminy. Zadania te przypisać poszczególnym komórkom organizacyjnym i stanowiskom pracy –  str. 4, 5 protokołu.

 

1.4.      Niewykonanie uchwały Rady Gminy Nr VI/31/99 z dnia 25.02.1999 r. w sprawie utworzenia Zespołu Szkół Publicznych w Sosnowicy.

Przestrzegać postanowień Rady Gminy w sprawie utworzenia Zespołu Szkół Publicznych w Sosnowicy. W szczególności zobowiązać dyrektora Zespołu do:

 - prowadzenia ksiąg rachunkowych tego Zespołu jako jednej jednostki organizacyjnej gminy, w sposób zapewniający rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego tej jednostki, stosownie do przepisów art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694),

 - sporządzania wymaganych sprawozdań tej jednostki, w tym sprawozdań budżetowych z wykonania planu dochodów i realizacji wydatków budżetowych dla całej jednostki – Zespołu Szkół na podstawie ksiąg rachunkowych tej jednostki, zgodnie z przepisami § 8 ust. 1 pkt 1, § 4 ust. 1 pkt 2 lit. "b" rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279).

W przypadku uznania, iż połączenie jednostek oświatowych w jeden zespół jest niepotrzebne, przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały unieważniającej uprzednio podjętą uchwałę w sprawie utworzenia Zespołu Szkół Publicznych w Sosnowicy - str. 3 - 4 protokołu.

 

1.5. Nieustalenie - w opracowanych przepisach wewnętrznych - rodzaju stosowanych wewnętrznych dowodów księgowych, stanowiących podstawę do zaksięgowania operacji gospodarczych zapisem zbiorczym, dowodów wystawianych w celu skorygowania dowodów własnych bądź zewnętrznych oraz służących do wystornowania zapisu bądź dokonania przeksięgowania, rodzaju i obiegu dokumentów, związanych z gospodarką materiałową, w tym rodzaju dowodów księgowych, będących podstawą zaksięgowania operacji gospodarczych związanych z rozchodem materiałów (np. ich zużyciem), a także nieokreślenie w tych regulacjach zasad postępowania i sporządzania dokumentacji działań związanych z udzielaniem zamówień publicznych, w tym dokonywania zakupów w trybie z wolnej ręki i zapytania o cenę - o której mowa w przepisach art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2002 r. nr 72, poz. 664.), zasad i terminów rozliczania się z gotówki pobranej na podstawie druków ścisłego zarachowania oraz zasad udzielania i rozliczania zaliczek dla pracowników.

            Uzupełnić Instrukcję obiegu i kontroli dokumentów, stanowiącą załącznik do zarządzenia nr 6/98 Wójta Gminy Sosnowica z dnia 31 sierpnia 1998 r. w sprawie ustalenia instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w Urzędzie Gminy Sosnowica, o wskazane regulacje, lub ująć je w opracowanych procedurach kontroli finansowej w zakresie procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, wprowadzonych zarządzeniem nr 9/01 Wójta Gminy Sosnowica z dnia 31 grudnia 2001 r. w sprawie kontroli wewnętrznej oraz procedury postępowania w trakcie kontroli zewnętrznej w Urzędzie Gminy Sosnowica, na podstawie przepisów art. 35a ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz.U. z 1998 r. nr 155, poz. 1014 z późn.zm.). - str. 9, 19, 27 i 191 protokołu.

 

2.         W zakresie rachunkowości i sprawozdawczości.

 

2.1.      Nieokreślenie w zakładowym planie kont zasad księgowania operacji gospodarczych na kontach syntetycznych, sposobu prowadzenia ewidencji analitycznej dochodów z majątku, gruntów komunalnych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych, nieokreślenie zasad powiązania kont ksiąg pomocniczych (ksiąg inwentarzowych) z kontami księgi głównej oraz niewprowadzenie do zakładowego planu kont kont zastosowanych w bilansie otwarcia roku 2002.

            Uzupełnić zakładowy plan kont o określenie zasad klasyfikacji zdarzeń, zasad powiązania kont ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej, a także sposobu prowadzenia ewidencji analitycznej dochodów z majątku gminy (w ramach ewidencji szczegółowej do konta 221 "Należności z tytułu dochodów budżetowych"), gruntów komunalnych (w ramach ewidencji szczegółowej do konta 011 "Środki trwałe"), wartości niematerialnych i prawnych (w ramach ewidencji szczegółowej do konta 020 "Wartości niematerialne i prawne") oraz zbiorów bibliotecznych (w ramach ewidencji szczegółowej do konta 014 "Zbiory biblioteczne", np. tak jak uregulowano to w przepisach rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 5 listopada 1999 r. w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. Nr 93, poz. 1077 z późn. zm.), stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 3a ustawy o rachunkowości; z uwzględnieniem zasad określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. nr 153, poz. 1752); do ustalenia w formie pisemnej powyższej dokumentacji oraz do jej aktualizacji zobowiązany jest kierownik jednostki, stosownie do przepisów art. 10 ust. 2 tej ustawy. Ewidencja analityczna gruntów może być prowadzona w innym, niż księga inwentarzowa urządzeniu, np. w rejestrze gruntów komunalnych, prowadzonym w referacie geodezji i gospodarki gruntami pod warunkiem, że zasada taka zostanie określona w zakładowym planie kont oraz, że ewidencja ta będzie prowadzona w ujęciu ilościowo-wartościowym - stosownie do regulacji wewnętrznych, dotyczących ewidencji środków trwałych, a także spełniać będzie wymogi ksiąg rachunkowych, określone w przepisach art. 13 ust.4 ustawy o rachunkowości. Wprowadzić do zakładowego planu kont konta 133/A, 260, 909 i 961 zastosowane w bilansie otwarcia roku 2002 - str. 7, 8, 183 i 188 protokołu.

 

2.2.      Niedostosowanie programu komputerowego, używanego w ewidencji księgowej, do wymogów obowiązujących przepisów, poprzez numeracji i wymaganych cech zapisów w dzienniku.

        Dostosować używany w ewidencji księgowej budżetu i jednostki program komputerowy, do wymogów określonych w obowiązujących przepisach, w sposób zapewniający numerację zapisów w dzienniku, określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego, stanowiącego podstawę zapisu oraz treści operacji gospodarczej, której dotyczy, stosownie do przepisów art. 14 ust. 2 i art. 23 ust. 2 pkt 2 i 3 ustawy o rachunkowości - str. 11 protokołu.

 

2.3.      Stosowanie - jako podstawy zapisów w księgach rachunkowych - wewnętrznych dowodów zbiorczych, nieokreślonych w przepisach wewnętrznych, oraz niezamieszczanie na tych dowodach wskazań co do miesiąca księgowania, a także podpisu osoby wskazującej sposób ich ujęcia w księgach rachunkowych. Oznaczanie dowodów źródłowych, załączonych do wyciągu bankowego tym samym numerem identyfikacyjnym.

            W przypadku stosowania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, określić w przepisach wewnętrznych rodzaj dowodu księgowego, stanowiącego podstawę do ujęcia zapisu zbiorczego w księgach rachunkowych. Zamieszczać na dowodach źródłowych wskazanie miesiąca księgowania wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości. Nadawać odrębny numer identyfikacyjny dowodom księgowym, stanowiącym podstawę zapisów w ewidencji księgowej, w sposób umożliwiający ich identyfikację oraz dokonanie sprawdzenia poprawności zapisania tych dowodów w księgach rachunkowych, w celu zapewnienia ich sprawdzalności, stosownie do przepisów art. 24 ust. 4 pkt 1 i art. 21 ust. 1 pkt 1 tej ustawy. - str. 12 protokołu.

 

2.4.      Poprawianie błędów w dowodach wewnętrznych w sposób niedozwolony, poprzez zamazywanie korektorem lub pisanie cyfr jednej na drugiej.

       Stwierdzone błędy w dowodach wewnętrznych poprawiać wyłącznie przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, stosownie do przepisów art. 22 ust. 3 ustawy o rachunkowości. - str. 12 protokołu.

 

2.5. Przypadki niezachowania zasady prowadzenia zapisów niektórych operacji gospodarczych w porządku systematycznym.

       Przestrzegać obowiązku dokonywania zapisów o zdarzeniach na kontach księgi głównej w ujęciu systematycznym, zgodnie z zasadami klasyfikacji zdarzeń przyjętymi w zakładowym planie kont, stosownie do przepisów art. 15 ust. 1 w związku z art. 10 ust. 1 pkt 3a ustawy o rachunkowości, a w szczególności:

a) potrącenia z tytułu składek na dobrowolne ubezpieczenia grupowe, składek na kasę zapomogowo - pożyczkową i zwrotu pożyczek do tej kasy oraz składek na związki zawodowe ujmować w ewidencji jednostki na koncie 240 "Pozostałe rozrachunki";

b) wadia wpłacane do kasy Urzędu Gminy przez uczestników przetargów na sprzedaż nieruchomości Agencji Własności Rolnej Skarbu Państwa ujmować w ewidencji jednostki na koncie 240 "Pozostałe rozrachunki", natomiast wadia wpłacane na rachunek bankowy przez uczestników przetargów na dzierżawę działek gminnych ujmować na koncie 139 "Inne rachunki bankowe";

c)  przeniesienie części należności długoterminowych, z tytułu rozłożenia na raty ceny zakupu lokali mieszkalnych, do należności przypadających na dany rok ujmować na koncie 760 "Pozostałe przychody i koszty", które wprowadzić do ksiąg rachunkowych Urzędu Gminy;

d) przeniesienia wyniku finansowego jednostki, wykazanego na koncie 860 "Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy" na konto 800 "Fundusz jednostki" dokonywać w roku następnym, pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego,

stosownie do zasad funkcjonowania tych kont, określonych w zakładowym planie kont oraz w przepisach załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. nr 153, poz. 1752). - str. 13-14 protokołu.

 

2.7. Niebieżące prowadzenie ksiąg rachunkowych poprzez zaksięgowanie kwoty dokonywanych zmian planowanych dochodów i wydatków budżetu pod datą 31 grudnia 2001 r.

            Księgi rachunkowe prowadzić na bieżąco, stosownie do przepisów art. 24 ust. 1 i 5 ustawy o rachunkowości, operacje gospodarcze ujmować na kontach księgi głównej w okresie sprawozdawczym ich dokonania, zgodnie z przepisami art. 20 ust. 1 cytowanej ustawy - str. 28 protokołu.

 

3.         W zakresie gospodarki pieniężnej i rozrachunków.

 

3.1.      Nieterminowe regulowanie zaciągniętych zobowiązań wobec wykonawców.

Przestrzegać obowiązku regulowania zaciągniętych zobowiązań pieniężnych z tytułu wykonanych robót, dostaw i usług w terminach wynikających z zawartych umów bądź z przepisów prawa, nie dopuszczając do powstania zaległości, które mogą skutkować naliczaniem odsetek za zwłokę, co pozostaje w sprzeczności z określonymi w przepisach art. 28 ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 155, poz. 1014 ze zm.) zasadami wydatkowania środków publicznych, w szczególności z zasadą wydatkowania środków publicznych w sposób oszczędny oraz w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Uregulować zobowiązania wobec wykonawcy wymienionego w protokole kontroli za roboty przy budowie kanalizacji w wysokości 20.513,29 zł, których termin płatności upłynął w dniu 31 stycznia 2002 r.

Dopuszczenie się zwłoki w regulowaniu zobowiązań jednostki sektora finansów publicznych powodującej uszczuplenie środków publicznych wskutek zapłaty odsetek za opóźnienie w zapłacie stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych określone w art. 138 ust. 1 pkt 11 cytowanej ustawy o finansach publicznych.

W przypadku naliczenia przez wykonawcę kanalizacji odsetek i ich zapłaty, o fakcie tym niezwłocznie zawiadomić właściwego rzecznika dyscypliny finansów publicznych, stosownie do obowiązku wynikającego z art. 165 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Zaniechanie tego obowiązku rodzi odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych określone w art. 138 ust. 1 pkt 15 tej ustawy – str. 26 protokołu.

 

3.2.      Niepodejmowanie czynności zmierzających do wyegzekwowania od sołtysów należności za rozmowy telefoniczne z tzw. telefonów wiejskich.

            Przeprowadzać konsekwentne postępowanie zmierzające do egzekwowania zaległych należności z powyższego tytułu, wystosowując do dłużników wezwania do zapłaty. Po bezskutecznym upływie terminu, zakreślonego w wystosowanym wezwaniu, kierować sprawy na drogę postępowania sądowego. Rozważyć możliwość opracowania przepisów wewnętrznych, regulujących sposób rozliczania się sołtysów z należności za rozmowy telefoniczne z telefonów wiejskich, lub zawrzeć z sołtysami stosowne umowy, w których określić terminy dokonywania wpłat tych należności oraz wprowadzić sankcje za zwłokę w zapłacie w postaci odsetek umownych bądź ustawowych, na podstawie przepisów art. 481 § 1 i 2, w związku z art. 359 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn.zm.) - str. 26 protokołu.

 

4.         W zakresie wykonania budżetu.

 

4.1. W zakresie dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych.

 

4.1.1.   Nieprawidłowe sporządzenie wniosków o przyznanie części subwencji rekompensującej utracone dochody z tytułu ustawowych ulg i zwolnień określonych w ustawie o podatku rolnym,  ustawie o lasach i ustawie o jednostkach badawczo-rozwojowych w 2001 r., poprzez:

–    wykazanie wyższych, o kwotę 5.591 zł, niż wynikające z deklaracji podatkowych, skutków zwolnień ustawowych w podatku leśnym,

-     bezpodstawne wykazanie zwolnień w podatku rolnym i w podatku od nieruchomości przysługujących na podstawie innych ustaw niż ustawa o jednostkach badawczo - rozwojowych, co spowodowało bezpodstawne wykazanie we wnioskach  zwolnień na łączną kwotę 3.033 zł

–    wykazanie nieprawidłowych danych dotyczących ulg żołnierskich w podatku rolnym, poprzez wykazanie udzielonych ulg w kwocie niższej o 24,10 zł, niż wynikająca z decyzji i rejestru przypisów i odpisów.

We wnioskach o przyznanie części subwencji rekompensującej utracone dochody z tytułu ustawowych ulg i zwolnień w podatku rolnym, leśnym i od nieruchomości ujmować kwoty stanowiące rzeczywiste skutki zwolnień ustawowych w tych podatkach, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 lutego 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad obliczania i trybu przekazywania gminom kwoty, rekompensującej dochody utracone z  tytułu ustawowych ulg i zwolnień (Dz. U. Nr 13, poz. 118 z późn. zm.), a w szczególności:

–    kwotę zwolnień ustawowych w podatku leśnym wykazywać zgodnie z kwotą, wynikającą z deklaracji podatkowych na dany rok podatkowy;

–    we wniosku o przyznanie części subwencji rekompensującej utracone dochody z tytułu ustawowych ulg i zwolnień określonych w ustawie o jednostkach badawczo-rozwojowych - stosownie do przepisów § 1 pkt 2 cytowanego rozporządzenia - wykazywać jedynie kwoty wynikające z ulg i zwolnień, o których mowa w przepisach art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 25 lipca 1985 r. o jednostkach badawczo-rozwojowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 33 poz. 388 z późn. zm.) tj. ulg i zwolnień przysługujących jedynie jednostkom badawczo-rozwojowym,

–    kwotę ulg żołnierskich w podatku rolnym wykazywać z uwzględnieniem ulg zastosowanych w roku, na który sporządzany jest wniosek.

Zaniżenie wykazanych we wniosku skutków ustawowych ulg i zwolnień prowadzi do utracenia przez gminę należnych jej dochodów, zaś zawyżenie tych skutków i otrzymanie wyższej subwencji naraża gminę na zmniejszenie lub wstrzymanie wypłaty kolejnej raty subwencji ogólnej oraz poniesienie kosztów odsetek w wysokości ustalonej dla zaległości podatkowych (§ 5 ust. 3 cytowanego rozporządzenia).

Korekty wniosków o przyznanie części subwencji rekompensującej utracone dochody z tytułu ustawowych ulg i zwolnień w podatku rolnym, w ustawie o lasach i ustawie o jednostkach badawczo– rozwojowych w roku 2001, sporządzone według zasad w cytowanym rozporządzeniu, przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Lublinie wraz z informacją o błędnym wyliczeniu, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia - str. 30,31 protokołu.

 

4.1.2.   Nierzetelne sporządzenie sprawozdania Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia roku 2001, poprzez wykazanie zaniżonych skutków udzielonych zwolnień w podatku od nieruchomości o kwotę 206,54 zł.

            W sprawozdaniach Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych ujmować kwoty stanowiące rzeczywiste skutki udzielonych przez gminę zwolnień, wynikające z uchwał Rady Gminy oraz decyzji właściwych organów gminy, zgodne z rejestrami przypisów i odpisów, stosownie do przepisów § 3 ust. 1 pkt 10 w związku z przepisami § 7 ust. 3 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279).

Rzetelność sporządzania sprawozdawczości w tym zakresie ma wpływ na wysokość przyznanej gminie subwencji wyrównawczej. Zaniżenie w sprawozdaniu skutków udzielonych ulg i zwolnień uzyskanie na tej podstawie większej subwencji wyrównawczej naraża gminę na zmniejszenie i wstrzymanie wypłat kolejnej raty przekazywanej jej subwencji oraz poniesienie kosztów odsetek w wysokości ustalonej dla zaległości podatkowych – art. 42 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego w latach 1999 – 2002 (Dz. U. Nr 150, poz. 983 z późn. zm.). Skorygowane sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy za rok 2001, sporządzone według zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej przekazać do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie wraz z informacją o błędnym wyliczeniu, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia - str. 29 protokołu.

 

4.1.3.   Wykazywanie w sprawozdaniach budżetowych dochodów z tytułu podatku od środków transportowych od osób prawnych łącznie z tym podatkiem należnym od osób fizycznych.

Dochody z podatku od środków transportowych od osób prawnych i jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej, klasyfikować i ujmować sprawozdaniach o dochodach budżetowych w rozdziale 75615 „Wpływy z podatku rolnego, leśnego, podatku od czynności cywilnoprawnych oraz podatków i opłat lokalnych od osób prawnych i innych jednostek organizacyjnych” § 034 „Podatek od środków transportowych”, natomiast dochody z podatku od środków transportowych od osób fizycznych ujmować odpowiednio w § 034 rozdziale 75616 „Wpływy z podatku rolnego, leśnego, podatku od czynności cywilnoprawnych oraz podatków i opłat lokalnych od osób fizycznych”, stosownie do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 59, poz. 688 z późn. zm.) - str. 76 protokołu.

 

4.1.4.  Niezachowanie zasady powszechności opodatkowania podatkiem od nieruchomości i podatkiem leśnym wobec osób prawnych i jednostek organizacyjnych nie mających osobowości prawnej; nieweryfikowanie danych zawartych w deklaracjach podatkowych przedkładanych przez podatników podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku leśnego w zakresie zgodności deklarowanej powierzchni gruntów z ewidencją geodezyjną oraz w zakresie zastosowanych stawek podatkowych, co spowodowało uszczuplenie dochodów gminy (łącznie dla wszystkich podatków):

a)   z powodu niezachowania powszechności opodatkowania o kwotę: 5.768,35 zł

b)   z powodu nieweryfikowania zgodności danych wykazanych w deklaracjach z danymi z ewidencji geodezyjnej o kwotę:  7.966,76 zł

c)   z powodu nieweryfikowania zastosowanych stawek podatkowych o kwotę: 11.201,50 zł

Przestrzegać obowiązku dokonywania czynności sprawdzających deklaracji przedkładanych przez podatników podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku leśnego, stosownie do przepisów art. 272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137 poz. 926 z późn. zm.). Kontrolą objąć zgodność zadeklarowanych powierzchni gruntów z danymi wykazanymi w ewidencji geodezyjnej.

Deklaracje na podatek od nieruchomości – składane przez osoby prawne i jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej – weryfikować pod kątem zgodności wykazanych w nich stawek podatkowych ze stawkami ustalonymi na dany rok podatkowy przez Radę Gminy. Zwracać szczególną uwagę na fakt opodatkowania podatkiem od nieruchomości gruntów będących w posiadaniu podmiotów prowadzących działalność gospodarczą i na stosowane przez nie stawki, określone dla tego rodzaju gruntów w stosownej uchwale Rady Gminy, zgodnie z przepisami art. 5 ust. 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 9 poz. 84).

W przypadku niezłożenia deklaracji lub wykazania w nich nierzetelnych danych, zażądać dopełnienia tego obowiązku albo wezwać podatnika do udzielenia niezbędnych wyjaśnień lub dokonywać kontroli celem ustalenia podstawy opodatkowania, stosownie do przepisów art. 186 oraz art. 281 i następnych ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 9, poz. 31, z późn. zm.). Wyegzekwować od podatników wymienionych na stronach 35-37 protokołu deklaracje na podatek od nieruchomości, a od podatników wymienionych na stronie 71 deklaracje na podatek leśny - str. 34 - 44, 54 - 57, 71 - 73 protokołu.

 

4.1.5.   Nieegzekwowanie – od osób prawnych i jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej, będących podatnikami podatku od nieruchomości, zwolnionymi z podatku z mocy ustawy lub odpowiednią uchwałą Rady Gminy – obowiązku składania deklaracji podatkowych.

Egzekwować od podatników będących osobami prawnymi bądź jednostkami organizacyjnymi nie posiadającymi osobowości prawnej, obowiązek składania deklaracji na podatek od nieruchomości stosownie do postanowień przepisów art. 6 ust. 8 cytowanej wyżej ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - str. 35-37 protokołu.

 

4.1.6.   Przeniesienie obowiązku podatkowego w podatku od nieruchomości z gminy na nie- podlegających temu podatkowi najemców niewyodrębnionych lokali znajdujących się w budynkach stanowiących własność gminy.

Przestrzegać zasady, zgodnie z którą gmina składa deklaracje podatkowe i płaci podatek od wynajętych, nie stanowiących odrębnej nieruchomości, lokali znajdujących się w budynkach komunalnych, stosownie do przepisów art. 2 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - str. 37-38 protokołu.

 

4.1.7.   Nieopodatkowanie podatkiem od nieruchomości  osób będących współwłaścicielami w częściach ułamkowych nieruchomości zabudowanych budynkami mieszkalnymi, w których ustanowiono na rzecz tych osób odrębne prawo własności lokali mieszkalnych, co spowodowało uszczuplenie dochodów gminy, na kwotę co najmniej 1.848,40 zł.

Jeżeli w nieruchomości ustanowiona jest odrębna własność lokali, obowiązek podatkowy w podatku od nieruchomości, należny od gruntu oraz części budynku stanowiących współwłasność, ciąży na właścicielach lokali w zakresie odpowiadającym częściom ułamkowym wynikającym ze stosunku powierzchni użytkowej lokalu do powierzchni użytkowej całego budynku, stosownie do przepisów art. 2 ust. 5 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. nr 9 poz. 84) - str. 37, 41-42, 51 protokołu.

 

4.1.8.   Nieopodatkowanie podatkiem rolnym i  leśnym gruntów wspólnot wsi nie mających osobowości prawnej, co spowodowało uszczuplenie dochodów gminy w 2001 roku o kwotę 3.013,15 zł

Opodatkować grunty figurujące w ewidencji geodezyjnej jako należące do wspólnot wsi nie posiadających osobowości prawnej (tzn. w przypadku, gdy osoby uprawnione do udziału we wspólnocie gruntowej nie utworzyły spółki do sprawowania zarządu nad wspólnotą na podstawie przepisów art. 14 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 czerwca 1963 r. o zagospodarowaniu wspólnot gruntowych - Dz. U. Nr 28, poz. 169 z późn. zm.), wystawiając nakaz płatniczy łącznego zobowiązania pieniężnego na któregokolwiek ze współwłaścicieli wspólnot, stosownie do przepisów art. 3 ust. 6 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (tekst jednolity: Dz. U. z 1993 r. Nr 94 poz. 431 z późn. zm.) oraz § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 grudnia 1999 r. w sprawie łącznego zobowiązania pieniężnego (Dz. U. Nr 105, poz. 1200) - - str. 54-56 i 71-72 protokołu.

 

4.1.9. Zastosowanie nieprawidłowej podstawy opodatkowania podatkiem leśnym, tj. powierzchni lasów w hektarach fizycznych dla lasów, posiadających uproszczony plan urządzenia lasu, co spowodowało zaniżenie dochodów budżetowych gminy w latach 1996-2001, należnych z tytułu podatku leśnego.

            Przestrzegać obowiązku stosowania prawidłowej podstawy opodatkowania podatkiem leśnym lasów, które posiadają uproszczony plan urządzenia lasu, tj. liczby hektarów przeliczeniowych ustalonej na podstawie powierzchni głównych gatunków drzew, wynikających z uproszczonego planu urządzenia lasu, stosownie do przepisów art. 64 ust. 1 ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 56, poz. 679 z późn. zm.) - str. 74-75 protokołu.

 

4.1.10. Dokonywanie przypisu – na kontach podatników – podatku od środków transportowych za cały rok podatkowy.

Przypisu podatku od środków transportowych, będącego należnością nie przypisaną, dokonywać na podstawie:

–    dowodu wpłaty dokonanej w terminie płatności, równocześnie z zaewidencjonowaniem tej wpłaty na koncie podatnika, stosownie do przepisów § 4 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 50 poz. 511 z późn. zm.),

–    decyzji określającej wysokość zaległości podatkowej w tym podatku, wydanej – zgodnie z przepisami art. 21 § 3 w związku z przepisami art. 21 § 4 Ordynacji podatkowej – w przypadku, gdy podatnik nie wywiązał się w terminie z ciążącego na nim obowiązku, stosownie do przepisu § 4 ust. 1 pkt  2 cytowanego rozporządzenia.

- str. 78 protokołu.

 

4.1.11. Nieprowadzenie ewidencji środków transportowych dla celów podatku od środków transportowych.

            Zaprowadzić ewidencję środków transportowych prowadzoną dla celów podatku od środków transportowych. W ewidencji zawrzeć wszystkie dane mające wpływ na identyfikację pojazdu i jego właściciela, datę powstania i wygaśnięcia obowiązku podatkowego oraz wysokość podatku, stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - str. 77 protokołu.

 

4.1.12. Niedokonywanie weryfikacji danych, zawartych w wykazie pojazdów objętych podatkiem od środków transportowych, sporządzonym przez Wydział Komunikacji Starostwa Powiatowego w Parczewie z danymi przyjętymi przez podatników do obliczenia i zapłaty należnego gminie podatku, co spowodowało zaniżenie należnych gminie dochodów na kwotę co najmniej 2.999,94 zł.

            Dokonywać na bieżąco weryfikacji danych przyjętych przez podatników obliczenia i zapłaty podatku od środków transportowych z danymi z Wydziału Komunikacji Starostwa Powiatowego w Parczewie. Celem zachowania powszechności opodatkowania dokonywać okresowej weryfikacji danych zawartych w ewidencji podatkowej z danymi ujętymi w ewidencji pojazdów prowadzonej w Starostwie Powiatowym.

Ustalić, w oparciu o dane z rejestru pojazdów, podatników, na których w latach poprzednich ciążył obowiązek w podatku od środków transportowych, a którzy nie wywiązali się z tego obowiązku. Określić decyzją wysokość zaległości w tym podatku należnym od osób, które nie uregulowały go w ustawowo zakreślonym terminie lub uregulowały go w zaniżonej wysokości, stosownie do przepisów art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej, uwzględniając termin przedawnienia określony w przepisach art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej; zaległości wyegzekwować wraz z należnymi odsetkami za zwłokę - str. 78-80 protokołu.

 

4.1.13. Podejmowanie decyzji w sprawie odroczenia terminu płatności podatku oraz umorzenia podatku lub odsetek za zwłokę bez zebrania materiału dowodowego wskazującego na przeprowadzenie przez organ podatkowy wnikliwego postępowania wyjaśniającego, mającego na celu ustalenie czy zachodzą okoliczności uzasadniające udzielenie tej ulgi w zapłacie podatku (37,70% wydanych decyzji)

Przestrzegać zasady podejmowania decyzji w sprawach odroczenia terminu płatności  podatku oraz umorzenia zaległości lub odsetek za zwłokę po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego, mającego na celu ustalenie czy zachodzą przesłanki do odroczenia terminu płatności oraz umorzenia podatku lub odsetek za zwłokę, określone w przepisach art. 48 § 1 lub art. 67 § 1 Ordynacji podatkowej. Decyzje w tych sprawach są decyzjami opartymi na swobodnym uznaniu, jednak powinny być poprzedzone zebraniem odpowiedniego materiału dowodowego, pozwalającego na wnikliwą i obiektywną ocenę stanu faktycznego. Właściwa ocena istnienia bądź braku ustawowych przesłanek do zastosowania odroczenia terminu poboru podatku, umorzenia odsetek może być dokonana po wszechstronnym i wnikliwym rozważeniu dowodów i okoliczności występujących w sprawie, poprzedzać zaś ją powinno wyczerpujące zebranie materiału dowodowego oraz dokładne wyjaśnienie wszystkich okoliczności faktycznych. Orzecznictwo sądów dotyczące podejmowania decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowych (na podstawie art. 67 § 1 Ordynacji podatkowej) za ważny interes podatnika uważa sytuację, w której z powodu nadzwyczajnych, losowych przypadków podatnik nie jest w stanie zaległości podatkowych uregulować, np. wskutek utraty majątku lub możliwości zarobkowania. Natomiast interes publiczny to sytuacja, gdy zapłata zaległości podatkowej spowoduje konieczność sięgania przez podatnika do środków pomocy państwa, gdyż nie będzie on w stanie zaspakajać swoich potrzeb materialnych. Umorzenie zaległości podatkowych jest instytucją nadzwyczajną i może mieć miejsce w wypadkach uzasadnionych ważnymi interesami podatnika lub publicznym, albowiem zasadą jest płacenie podatków. To oznacza, że umorzenie podatku stosuje się w wypadkach wyjątkowych, w przypadku znacznego ograniczenia możliwości płatniczych podatnika spowodowanego zdarzeniami losowymi (wyrok NSA z 22.04.1999 r. SA/Sz 850/98 niepublikowane). Umorzenie zaległości podatkowej jest szczególnego rodzaju ulgą podatkową, stanowiącą odstępstwo od zasady równości i powszechności opodatkowania, a zatem jej stosowanie może mieć miejsce w okolicznościach nadzwyczajnych, z reguły od podatnika niezależnych - str. 48-49, 66-67, 82 protokołu.

 

4.1.14. Bezpodstawne wydawanie decyzji w sprawie zaniechania poboru podatku.

Nie podejmować decyzji w sprawie zaniechania poboru podatku; zgodnie z przepisami art. 22 Ordynacji podatkowej, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2001 r. wprowadzonym przepisami art. 5 pkt 1 ustawy z dnia 8 grudnia 2000 r. o zmianie m.in. Ordynacji podatkowej (Dz. U. Nr 122, poz. 1315) – uprawnienia takie przysługują wyłącznie Ministrowi Finansów - str. 49-50 i 66 protokołu

 

4.1.15. Przypadki odstępowania od uzasadnienia faktycznego decyzji o udzieleniu ulgi w zapłacie podatku (11,48% wydanych decyzji).

W decyzjach o udzieleniu ulgi w zapłacie podatku zamieszczać wszystkie elementy wymienione w art. 210 § 1 Ordynacji podatkowej, a w szczególności uzasadnienie faktyczne polegające na wskazaniu faktów, które organ podatkowy uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności. Zgodnie z przepisami art. 210 § 5 tej ustawy można odstąpić od uzasadnienia decyzji, gdy uwzględnia ona w całości żądanie strony; nie dotyczy to jednak decyzji wydanej na skutek odwołania lub na podstawie której przyznano ulgę w zapłacie podatku - str. 49, 67 i 82 protokołu.

 

4.1.16. Odraczanie terminu płatności podatku po upływie ustawowo zakreślonego terminu jego płatności (dotyczy 100% decyzji wydanych na wniosek podatnika w sprawie odroczenia terminu płatności).

Decyzje o odroczeniu terminu płatności podatku podejmować przed upływem ustawowo zakreślonego terminu jego płatności; podatek nie zapłacony w ustawowo zakreślonym terminie staje się zaległością podatkową, od której należy naliczyć odsetki oraz którą, na wniosek podatnika, można umorzyć lub jej zapłatę, wraz z odsetkami za zwłokę, rozłożyć na raty bez ograniczenia kwoty oraz zakresu spłaty, stosownie do przepisów art. 48 i art. 53 § 1 Ordynacji podatkowej oraz § 2 ust. 1 pkt 2 i 3 lit. b rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 maja 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy – Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 40 poz. 463) - str. 49 protokołu.

 

4.1.17. Niezamieszczanie – na podaniach oraz deklaracjach na podatki wpływających do Urzędu Gminy – pieczątki wpływu, określającej datę otrzymania (dotyczy ok. 40% wszystkich podań i ok. 15% deklaracji).

Przestrzegać zasady zamieszczania na każdej wpływającej do Urzędu Gminy na nośniku papierowym korespondencji – w tym również na podaniach w sprawach podatkowych i na deklaracjach podatkowych – pieczątki wpływu, określającej datę otrzymania, stosownie do postanowień § 6 ust. 11 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319). Data doręczenia żądania podatnika organowi podatkowemu jest datą wszczęcia postępowania, stosownie do przepisów art. 165 § 3 Ordynacji podatkowej, stąd też ważne jest jej określenie  - str. 43, 64, 67 i 81 protokołu.

 

4.1.18 Doręczanie decyzji określających wysokość zobowiązań podatkowych bez pokwitowania daty jej odbioru przez osobę uprawnioną.

Przestrzegać obowiązku doręczania podatnikom decyzji określających wysokość zobowiązań podatkowych za potwierdzeniem odbioru – podpisem i datą otrzymania przez podatnika, stosownie do przepisów art. 144 i 152 § 1 Ordynacji podatkowej, pamiętając, iż zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem doręczenia decyzji ustalającej jego wysokość – art. 21 § 1 pkt 2 tej ustawy; zobowiązać osoby, przez które organ podatkowy doręcza pisma, w tym nakazy płatnicze, do przestrzegania tego obowiązku - str. 59 protokołu

 

4.1.19 Przypadki zastosowania ulg żołnierskich w niewłaściwym okresie.

Ulgi żołnierskie dla członków rodzin przyznawać w wysokości 40% podatku rolnego należnego w okresie od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym żołnierz rozpoczął pełnienie tej służby do końca miesiąca w którym nastąpiło zwolnienie z tej służby, stosownie do art. 13 a ust. 2 i 3 ustawy o podatku rolnym - str. 65 protokołu

 

4.1.20. Przypadki nieterminowego wydawania decyzji w sprawach podatkowych (18,03%  wydanych decyzji).

Sprawy podatkowe załatwiać niezwłocznie, a w przypadku konieczności przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego – nie później niż w ciągu miesiąca od dnia wszczęcia postępowania, stosownie do przepisów art. 125 § 2 i art. 139 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W przypadku niezałatwienia sprawy w terminie – zawiadomić stronę podając przyczyny niedotrzymania terminu i wskazując nowy termin załatwienia sprawy, stosownie do przepisów art. 140 § 1 cytowanej ustawy  - str. 49, 63, 65 i 67 protokołu.

 

4.1.21. Bezzasadne przedkładanie do zaopiniowania Zarządowi Gminy podań podatników w sprawie udzielenia ulg w zapłacie podatków (100% wydanych decyzji).

Zaprzestać przedkładania do zaopiniowania Zarządowi Gminy podań podatników w sprawie udzielenia ulg w zapłacie podatków. Przepisy Ordynacji podatkowej nie przewidują uprawnienia zarządu gminy do opiniowania wniosków podatnika o udzielenie ulg w zapłacie podatku, m.in. poprzez umorzenie zaległości podatkowej lub odsetek, odraczanie terminu płatności itp.; decyzje w tych sprawach należą do wyłącznej kompetencji przewodniczącego zarządu gminy – jako organu pierwszej instancji, stosownie do przepisów art. 13 § 1 ust. 1w związku z przepisami art. 67 § 1 tej ustawy. Ponadto z przepisów art. 293 § 1 i art. 294 § 1 Ordynacji podatkowej wynika, iż dane zawarte w dokumentach składanych przez podatników są objęte tajemnicą skarbową, zaś członkowie zarządu gminy nie są wymienieni w kręgu podmiotów, którym można udostępnić akta dotyczące toczącego się postępowania podatkowego - str. 49 i 67 protokołu.

 

4.1.22. Przypadki niepobierania odsetek za zwłokę od podatników nieterminowo regulujących podatki oraz niedokonania przerachowania wniesionej przez podatnika wpłaty niepokrywajacej kwoty należności głównej i odsetek za zwłokę.

Egzekwować należne odsetki od podatników nieterminowo regulujących zobowiązania podatkowe, stosownie do przepisów art. 53 § 1 Ordynacji podatkowej. Odsetki naliczać według zasad i stawek określonych w rozdziale 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 maja 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 40, poz. 463). W przypadkach, gdy dokonana przez podatnika wpłata nie pokrywa w całości kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zaliczać proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości wraz z odsetkami za zwłokę w stosunku, w jakim w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę, zgodnie z przepisami art. 55 § 2 Ordynacji podatkowej. Dokonać rozliczenia wszystkich wpłat zaległości podatkowych wniesionych bez odsetek. Przy naliczaniu i pobieraniu odsetek od nieterminowych wpłat należności podatkowych przestrzegać przepisów art. 54 § 1 pkt 5 Ordynacji podatkowej, wprowadzonych art. 1 pkt 22 lit. a ustawy o zmianie ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którymi nie pobiera się odsetek w przypadku, gdy ich wysokość nie przekracza 2 zł, ale wyłącznie w przypadkach zaległości stanowiących dochody budżetu państwa - str. 45, 47, 58, 60 i 74 protokołu.

 

4.1.23. Niepodejmowanie konsekwentnych czynności zmierzających do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do podatników zalegających z uiszczaniem zobowiązań podatkowych lub podejmowanie tych czynności ze znacznym opóźnieniem. Niewystawianie tytułów wykonawczych po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu.

Dokonywać systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych, zgodnie z przepisami § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541). W przypadku zwłoki w zapłacie zobowiązania podatkowego, podejmować czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego, wystawiając upomnienie oraz - po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu - tytuł wykonawczy, stosownie do przepisów § 3 ust. 1 i § 5 ust. 1 cytowanego rozporządzenia, nie dopuszczając do przedawnienia zobowiązań podatkowych. Termin przedawnienia zobowiązań podatkowych został określony w przepisach art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej; bieg przedawnienia zostaje przerwany przez pierwszą czynność egzekucyjną organu egzekucyjnego (doręczenie zobowiązanemu odpisu tytułu wykonawczego, zaopatrzonego w klauzulę wykonalności) – art. 70 § 3 Ordynacji podatkowej. Występować do Urzędu Skarbowego o udzielenie informacji o sposobie załatwienia wniosków egzekucyjnych, dotyczących  zaległości w podatkach, stosownie do przepisu § 8 cytowanego rozporządzenia  - str. 45-47 i 61, 62, 69, 70 protokołu.

 

4.1.24. Nieprowadzenie ewidencji wystawionych upomnień.

Prowadzić ewidencję wystawionych upomnień zgodnie z przepisami § 4 ust. 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137 poz. 1541), według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do rozporządzenia, wprowadzonego przepisem) § 4 ust. 3 tego rozporządzenia. Upomnienia sporządzać w dwóch egzemplarzach, z których jeden przechowywać w aktach sprawy, stosownie do przepisu § 4 ust. 1 cytowanego rozporządzenia - str. 69 protokołu.

 

4.1.25. Pobranie opłaty za korzystanie z zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w nieprawidłowej wysokości w przypadku wszystkich punktów sprzedaży napojów alkoholowych, w których wartość sprzedaży tych napojów przekroczyła w roku poprzednim wartość określoną w przepisach.

Przy pobieraniu opłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. Nr 35, poz. 230 z późn. zm.), przy czym przestrzegać obowiązku pobierania podwyższonej o 50% opłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych od podmiotów, których wartość sprzedaży napojów alkoholowych przekroczyła równowartość 10.000 EURO, stosownie do przepisów art. 111 ust. 3 pkt 1 cytowanej ustawy. Wezwać przedsiębiorców, którzy wnieśli zaniżoną opłatę za rok 2001, do jej uregulowania w wysokości wyliczonej zgodnie z obowiązującymi przepisami. Znowelizowane przepisy art. 111 ust. 3 ustawy, obowiązujące od dnia 28 czerwca 2001 r., obligują do podwyższenia opłaty w przypadku gdy wartość sprzedaży wyrobów alkoholowych w roku poprzednim przekroczyła określoną równowartość EURO ustaloną przy zastosowaniu kursu kupna walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia 31 grudnia tego roku; przy czym, jeżeli wartość ta przekroczyła:

a)             równowartość 10.000 EURO – opłatę podwyższa się o 50%,

b)             równowartość 30.000 EURO – opłatę podwyższa się o 100%,

c)             równowartość 60.000 EURO – opłatę podwyższa się o 300%,

d)             równowartość 100.000 EURO – opłatę podwyższa się o 500%,

- str. 83-86 protokołu.

 

4.2. W zakresie dochodów z majątku.

 

4.2.1.   Naruszenie zasad ustalonych w obowiązujących przepisach dotyczących sporządzania i podawania do publicznej wiadomości wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, poprzez:

–       niezamieszczanie w wykazach nieruchomości wszystkich, przeznaczonych do sprzedaży nieruchomości,

–       niesporządzanie i niepodawanie do publicznej wiadomości wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży przed każdym „pierwszym” przetargiem na sprzedaż danej nieruchomości,

–       niezamieszczenie w wykazach wszystkich wymaganych przepisami informacji,

–       sporządzanie i podawanie do publicznej wiadomości wykazów, przed podjęciem przez Radę Gminy uchwały w sprawie sprzedaży nieruchomości umieszczonych na tym wykazie,

–       nieudokumentowanie faktu podania do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży oraz faktu podania do publicznej wiadomości, w sposób zwyczajowo przyjęty, informacji o wywieszeniu w Urzędzie – wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży,

Przy sprzedaży nieruchomości komunalnych przestrzegać zasad sporządzania i podawania do publicznej wiadomości wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, określonych w przepisie art. 35 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 46 poz. 543 z późn. zm.), w szczególności:

–    w wykazach umieszczać wszystkie nieruchomości przeznaczone do sprzedaży,

–    w sytuacji kiedy nieruchomość po raz kolejny jest wystawiana na sprzedaż w drodze przetargu, a poprzedni przetarg nie odbył się, zachodzi konieczność potraktowania ponownego przetargu jako pierwszego przetargu na sprzedaż danej nieruchomości z obowiązkiem zachowania ustawowych procedur. Stosownie do przepisów art. 35 ust. 1 cytowanej ustawy, należy więc sporządzić i podać do publicznej  wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży,

–    w wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży zamieszczać wszystkie informacje określone w przepisach art. 35 ust. 2 cytowanej ustawy,

–    wykazy nieruchomości sporządzać i podawać do publicznej wiadomości po podjęciu przez Radę Gminy uchwały w sprawie zbycia nieruchomości ujętych na tym wykazie, stosownie do przepisów art. 35 ust. 1 cytowanej ustawy,

–        dokumentować (np. w formie notatki służbowej, adnotacji bądź innego dowodu) wykonanie ustawowych czynności dotyczących wywieszenie na tablicy ogłoszeń znajdującej się w siedzibie Urzędu – wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży oraz podanie do publicznej wiadomości, w sposób zwyczajowo przyjęty, informacji o wywieszeniu w Urzędzie wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, w celach dowodowych, stosownie do przepisów art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami i zgodnie z przepisami art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. Nr 38, poz. 173 z późn zm.), w myśl których samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygnięcia spraw

–        str. 92-93 protokołu.

 

4.2.2.   Sprzedaż nieruchomości gruntowych z naruszeniem zasad ustalonych w obowiązujących przepisach, w tym:

–       nieuzasadnione zastosowanie bezprzetargowego trybu sprzedaży nieruchomości, tj. sprzedaży w drodze rokowań,

–       nieterminowe zawiadomienie przez Zarząd Gminy osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży,

Przy sprzedaży nieruchomości komunalnych przestrzegać zasad określonych w przepisach ustawy o gospodarce nieruchomościami i rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. Nr 9 poz. 30), przy czym:

-bezprzetargowy tryb sprzedaży nieruchomości stosować jedynie w przypadkach określonych w przepisach art. 37 ust. 2 i 3 oraz art. 39 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Przestrzegać zasady, iż drugi przetarg na zbycie nieruchomości stanowiących mienie komunalne – z obniżeniem ceny wywoławczej – przeprowadzać można jedynie w sytuacji, gdy pierwszy przetarg zakończył się wynikiem negatywnym, tj. gdy żaden z jego uczestników nie zaoferował postąpienia ponad cenę wywoławczą albo żaden z uczestników przetargu pisemnego nie zaoferował ceny wyższej od wywoławczej, zgodnie z przepisami art. 39 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami i § 10 ust. 1 cytowanego rozporządzenia; w sytuacji, gdy drugi przetarg zakończy się wynikiem negatywnym, nie ma obowiązku przeprowadzania dalszych przetargów i nieruchomość może być zbyta w drodze rokowań, za cenę ustaloną w tych rokowaniach, zgodnie z art. 39 ust. 2 tej ustawy. W przypadku, gdy do pierwszego przetargu nie przystąpił żaden oferent – tj. przetarg nie odbył się - należy ogłosić i przeprowadzić ponownie pierwszy przetarg.

-przestrzegać obowiązku zawiadamiania osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy w terminie 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, stosownie do przepisu art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami - str. 94-95 protokołu.

 

4.2.3.   Stosowanie niewłaściwej stawki oprocentowania rozłożonej na raty ceny sprzedanych w trybie bezprzetargowym mieszkań komunalnych, wynikające z nieprecyzyjnych zapisów w uchwale Rady Gminy.

Przestrzegać obowiązku jednoznacznego i wyraźnego określania przez Radę Gminy wysokości oprocentowania rozłożonej na raty ceny nieruchomości sprzedawanej w drodze bezprzetargowej. W przypadku nieokreślenia wysokości oprocentowania lub określenia tej wysokości w sposób niejednoznaczny, stosować stopy procentowe równe stopie redyskonta weksli stosowanej przez Narodowy Bank Polski, stosownie do przepisów art. 70 ust. 2, 3 i 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami - str. 95-96 protokołu.

 

4.2.4.   Dokonywanie zmiany wysokości regulowanego czynszu najmu lokali mieszkalnych aneksem do umów, zamiast poprzez powiadamianie najemców o tej zmianie.

Przestrzegać obowiązku dokonywania zmian wysokości czynszu lub innych opłat na zasadach określonych w przepisach art. 9 i art. 28 ust. 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. Nr 71 poz. 733) oraz przepisach art. 6851 ustawy z dnia z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16 poz. 93 z późn. zm.) - str. 100 protokołu.

 

4.2.5.   Podejmowanie przez wójta gminy decyzji w sprawie umorzenia odsetek od nieterminowej wpłaty czynszu dzierżawnego w oparciu o przepisy art. 359 Kodeksu cywilnego, nie dające podstaw do umarzania należności jednostek organizacyjnych gminy wynikających z umów cywilno–prawnych oraz bezpodstawne podejmowanie przez wójta gminy decyzji w sprawie odroczenia terminu płatności opłaty rocznej za użytkowanie wieczyste gruntów gminnych w oparciu o przepisy art. 71 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami, nie dające podstaw do odraczania terminu płatności opłat rocznych.

Zaprzestać wydawania przez wójta gminy decyzji w sprawie umorzenia odsetek od nieterminowej wpłaty czynszu dzierżawnego w oparciu o przepisy art. 359 Kodeksu cywilnego, nie dające podstaw do umarzania należności jednostek organizacyjnych gminy wynikających z umów cywilno–prawnych.

Zaprzestać wydawania decyzji w sprawie odroczenia terminu płatności opłaty rocznej za użytkowanie wieczyste gruntów gminnych w oparciu o przepisy art. 71 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Stosownie do tego przepisu właściwy organ, na wniosek użytkownika wieczystego, może ustalić inny termin zapłaty – niż określony tym przepisem, lecz nieprzekraczający danego roku kalendarzowego; oznacza to uprawnienie zarządu gminy do generalnego ustalenia innego terminu wnoszenia opłaty przez cały okres użytkowania, a nie do odraczania terminu płatności za dany rok.

Rozważyć opracowanie i przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu umarzania wierzytelności pieniężnych jednostek organizacyjnych gminy z tytułu należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy – Ordynacja podatkowa, udzielania innych ulg w spłacaniu tych należności oraz wskazania organów do tego uprawnionych, stosownie do przepisów art. 34a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 155 poz. 1014 z późn. zm.) - str. 98, 104 protokołu.

 

4.2.6.   Przypadki nienaliczania i niepobierania odsetek za zwłokę, od niektórych dzierżawców gruntów gminnych oraz najemców lokali mieszkalnych dokonujących wpłat po ustalonym w umowie terminie płatności. Bezpodstawne kierowanie do podmiotów mających zobowiązania wobec gminy wynikające ze stosunków cywilno–prawnych upomnień w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

Wszczynać postępowanie, zmierzające do wyegzekwowania odsetek za zwłokę od wszystkich, dokonywanych po ustalonym w umowie terminie płatności, wpłat: czynszu dzierżawnego i czynszu za najem. Odsetki naliczać w wysokości określonej w umowach, a w przypadku braku uregulowania umownego – w wysokości ustawowej, stosownie do przepisu art. 481 § 1 i 2 w związku z przepisami art. 359 § 2 Kodeksu cywilnego. Zaprzestać kierowania, do podmiotów mających zobowiązania wobec gminy wynikające ze stosunków cywilno–prawnych, upomnień w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Działania zmierzające do wyegzekwowania zaległych należności z tytułów cywilno–prawnych prowadzić stosownie do przepisów części drugiej księgi drugiej ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43 poz. 296 z późn. zm.), regulujących tryb postępowania przy dochodzeniu należności wynikających ze stosunków cywilno–prawnych- str. 98, 100-101 i 104 protokołu.

 

4.2.7.   Niezamieszczanie w umowach najmu lokali mieszkalnych opisu wynajmowanych lokali pod kątem wyposażenia w urządzenia i instalacje, mającego wpływ na wysokość czynszu.

            W umowach najmu lokali mieszkalnych precyzyjnie określać przedmiot najmu w zakresie wyposażenia w urządzenia techniczne i instalacje oraz ich stan, tj. czynników podwyższających lub obniżających wartość użytkową lokali, mających wpływ na wysokość stawek czynszu, ustalonych na podstawie przepisów art. 7 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. Nr 71, poz. 733) - str. 100 protokołu.

 

4.2.8.   Nieustalenie, przez Radę Gminy, stawki procentowej służącej do naliczenia opłat z tytułu wzrostu wartości nieruchomości będącej skutkiem zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego dla terenów przewidzianych pod usługi oraz ustalenie stawki zerowej (0%) dla gruntów komunalnych oraz terenów przeznaczonych pod budownictwo jednorodzinne.

Przestrzegać zasady ustalania w uchwałach Rady Gminy w sprawie uchwalenia lub zmiany miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego obowiązujących na obszarze gminy, stawki procentowej - innej niż 0% - służącej do naliczenia opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości będącej skutkiem zmiany planu dla wszystkich terenów, stosownie do przepisów art. 10 ust. 3 i art. 36 ust. 3 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. o zagospodarowaniu przestrzennym (tekst jednolity: Dz. U. z 1999 r. Nr 15, poz. 139 z późn. zm.). Stawki te są obligatoryjnym elementem regulacji miejscowych planów zagospodarowania. Nieustalenie stawki lub ustanowienie przez Radę Gminy stawki „0” jest naruszeniem obowiązku rady gminy określonego w cytowanym przepisie, jest ono bowiem równoznaczne z zaniechaniem pobierania opłat w tym zakresie, czego przepis nie przewiduje - str. 109 i 112,113 protokołu.

 

4.2.9.   Wszczęcie postępowania w celu ustalenia opłat z tytułu wzrostu wartości nieruchomości będącej skutkiem zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego – w przypadkach, w których ustalono stawki służące naliczeniu tych opłat - ze znacznym opóźnieniem w stosunku do daty otrzymania wypisów z aktów notarialnych oraz daty zbycia nieruchomości objętych zmianą planu zagospodarowania przestrzennego.

Postępowanie zmierzające do ustalenia opłat z tytułu wzrostu wartości nieruchomości będącej skutkiem zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego wszczynać, stosownie do postanowień przepisów art. 36 ust. 9 ustawy o zagospodarowaniu przestrzennym, bezzwłocznie po otrzymaniu wypisu z aktu notarialnego - umowy zbycia nieruchomości objętej zmianą miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego.

W przypadku powzięcia wiadomości o zbyciu nieruchomości objętej zmianą miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego w inny sposób niż poprzez otrzymanie wypisu z aktu notarialnego (np. poprzez zawiadomienie o zmianie w ewidencji geodezyjnej) podejmować czynności mające na celu uzyskanie tego wypisu, a następnie niezwłocznie wszczynać postępowanie zmierzające do ustalenia i pobrania opłaty, o której mowa w przepisach art. 36 ust. 3 cytowanej ustawy.

Stosownie do postanowień przepisów art. 36 ust. 9 i ust. 12 oraz ust. 7 w związku z ust. 6 ustawy o zagospodarowaniu przestrzennym, opłatę ustalać w drodze decyzji wójta gminy w terminie do 5 lat od dnia, w którym miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego lub jego zmiana stały się obowiązujące, na podstawie określenia wzrostu wartości nieruchomości sporządzonych przez rzeczoznawcę majątkowego, zgodnie z wymogami przepisów art. 67 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity Dz. U. z 2000 r. nr 46 poz. 543 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 lipca 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad wyceny nieruchomości oraz zasad i trybu sporządzania operatu szacunkowego (Dz. U. Nr 98 poz. 612) - str. 111-112 protokołu.

 

4.3. W zakresie wydatków budżetowych.

 

4.3.1 Nieodtworzenie umów o pracę, które uległy zniszczeniu w wyniku pożaru, jaki miał miejsce w 1993 r.

Odtworzyć umowy o pracę pracowników opierając się na istniejących dokumentach oraz na zeznaniach świadków. Zgodnie z przepisami art. 2 ust. 4 ustawy o pracownikach samorządowych pracownicy samorządowi zatrudniani są na podstawie umów o pracę, art. 31 cytowanej ustawy zawiera odwołanie do Kodeksu pracy, stosownie do przepisów art. 29 § 1 Kodeksu pracy umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie, z wyraźnym określeniem rodzaju i warunków umowy, a w szczególności powinna określać rodzaj pracy i miejsce jej wykonywania oraz termin rozpoczęcia pracy i wynagrodzenie odpowiadające rodzajowi pracy. Ponadto przepisy § 6 ust. 2 pkt 2 lit. "a" rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286) określają, iż w części B akt osobowych pracownika winna znajdować się umowa o pracę –  str. 120, 121 protokołu.

 

4.3.2.   Zaniżenie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych za 2001 r. o kwotę 1.724,00 zł, w związku z nieskorygowaniem w końcu roku planowanej przeciętnej liczby osób zatrudnionych do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych oraz nieodprowadzenie do dnia 31 maja przez Ośrodek Pomocy Społecznej na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych 75% kwoty odpisu na ten fundusz.

Dokonywać na koniec roku korekty naliczonego funduszu świadczeń socjalnych uwzględniając dane o rzeczywistym stanie zatrudnienia, zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 168 z późn. zm.).

Przestrzegać przepisów art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.), stosownie do których 75% całości odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych należy odprowadzać do 31 maja każdego roku –  str. 126– 127 protokołu.

 

4.3.3.   Nieprzestrzeganie przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, poprzez wydatkowanie środków z naruszeniem przepisów art. 8 ust. 1 ustawy oraz § 5 ust. 2 Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Urzędu Gminy Sosnowica.

Wydatkowania środków z funduszu dokonywać wyłącznie w oparciu o postanowienia regulaminu oraz o przepisy art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, uzależniając przyznawanie ulgowych usług i świadczeń jedynie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu –  str. 127– 129 protokołu.

 

4.3.4.   Nieokreślenie zasad ustalania diet Przewodniczącemu Rady Gminy Sosnowica.

Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały w sprawie zmiany uchwały –  Nr XXX/212/97 z dnia 27 czerwca 1997 r. w sprawie ustalenia diety dla Przewodniczącego Rady Gminy Sosnowica –  określającej zasady ustalania diety Przewodniczącemu Rady Gminy. W przypadku ustalenia zryczałtowanej diety miesięcznej, określić zasady dokonywania potrąceń tej diety, w sytuacji, gdy Przewodniczący Rady Gminy nie bierze udziału w pracach Rady Gminy, mając na uwadze fakt, że diety mają charakter rekompensacyjny, a brak zasad ustalenia ich wysokości (potrąceń) powoduje, iż przyjmują one charakter stałego wynagrodzenia niezależnego od udziału w pracach Rady i jej organów, co jest sprzeczne z przepisem art. 25 ust. 4 w związku z przepisem art. 24 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U z 2001 Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) –  str. 130 protokołu.

 

4.3.5.   Przypadek nieprzestrzegania, przez kasjera jednostki, obowiązku rzetelnego sporządzania raportów kasowych , poprzez ujęcie w raporcie kasowym operacji gospodarczej w kwocie niezgodnej z wynikającą z pokwitowań odbioru gotówki, w wyniku nieprawidłowego sporządzenia listy wypłat diet dla członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych zawierającej błędy rachunkowe.

Zobowiązać kasjera do rzetelnego sporządzania raportów kasowych, w sposób odzwierciedlający rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej, stosownie do przepisów art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości, tj. do ujmowania w nich rozchodu gotówki w kwotach zgodnych z wysokością kwot faktycznie wypłaconych –  potwierdzonych przez osoby odbierające gotówkę. Na listach wypłat diet za udział w pracach Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych wykazywać jedynie osoby uprawnione do ich pobrania, zapewniając poprawność formalną i rachunkową tych list –  str. 137 –  138 protokołu.

 

4.3.6.   Przyjęcie, w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę oleju opałowego na sezon grzewczy 2000/2001, prowadzonym w trybie zapytania o cenę, kryterium „warunki płatności”, jako drugiego – obok ceny –  kryterium oceny ofert.

Prowadząc postępowanie w trybie zapytania o cenę przestrzegać zasady, iż jedynym kryterium wyboru oferty jest w tym postępowaniu cena, a zamówienie publiczne zostaje udzielone dostawcy lub wykonawcy oferującemu najniższą cenę, stosownie do przepisów art. 67 i art. 69 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 72 poz. 664) –  str. 140 protokołu.

 

4.3.7.   Dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę oleju opałowego na sezon grzewczy 2000/2001 dostawców, którzy nie złożyli oświadczeń, o których mowa w art. 22 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych oraz dostawców, których oferty nie spełniały wymagań określonych w zaproszeniu do składania ofert.

Przestrzegać obowiązku wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dostawców lub wykonawców, którzy nie złożyli wymaganych oświadczeń lub nie spełnili innych wymagań określonych w ustawie, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w ogłoszeniu lub zaproszeniu do składania ofert, stosownie do postanowień art. 19 ust. 1 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych –  str. 141 protokołu.

 

4.3.8.   Nieprawidłowe opracowanie specyfikacji istotnych warunków zamówień na: "Modernizację drogi Pieszowola –  Lipniak" oraz "Budowę oczyszczalni ścieków wraz z siecią kanalizacyjną po byłym PGR Turno", poprzez:

–    nieopisanie lub niedostateczne opisanie przyjętych kryteriów oceny ofert;

–    nieopisanie sposobu obliczania wartości ofert według tych kryteriów, pozwalającego na ich obiektywną ocenę,

–    ustalenie w niej sposobu punktowania ofert w sposób nie gwarantujący traktowania na równych prawach wszystkich podmiotów ubiegających się o zamówienie publiczne i prowadzenie postępowania o udzielenia zamówienia w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji.

Przestrzegać obowiązku zamieszczania – w specyfikacji istotnych warunków zamówienia – wszystkich elementów określonych w przepisach art. 35 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych, a w szczególności w specyfikacji istotnych warunków zamówienia albo w zaproszeniu do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zamieszczać opis wszelkich innych niż cena kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, oraz sposobu obliczenia ceny oferty, w szczególności przestrzegać, aby:

–    w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamieszczać opis kryteriów oraz sposób obliczania wartości oferty według tych kryteriów, pozwalający na ich obiektywną ocenę i wybór najkorzystniejszej oferty, zgodnie z art. 2 pkt 8, art. 48 (obecnie art. 27 d ust. 1) i art. 49 zachowując zasady określone w art. 16 ustawy o zamówieniach publicznych,

–    w przypadku stosowania – przy ocenie i wyborze najkorzystniejszej oferty – innych, poza ceną, kryteriów – opisywać sposób ich stosowania, podając przy użyciu jakich obiektywnych mierników będą one mierzone. Ustawa nie precyzuje jaki opis kryteriów jest wymagany, ponieważ chodzi tu o kryterium oceny oferty w celu jej porównania z innymi ofertami. Opis więc powinien zawierać wszystkie informacje niezbędne do oceny każdej oferty i porównania jej z innymi ofertami. Należy określać jednolity sposób porównania ofert dla dokonania ich oceny oraz określać punktacje odpowiednią dla rzeczywistej wartości ofert gwarantującą obiektywną ocenę ofert w celu ich porównania,

–    ustalony sposób punktowania ofert nie pozwalał członkom komisji przetargowej na przyznawanie punktów według swobodnego (subiektywnego) ich uznania.

Przestrzeganie tych reguł pozwoli:

–    stworzyć gwarancję równego traktowania wszystkich podmiotów ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego oraz prowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji, w myśl zasad, o których mowa w art. 16 ustawy o zamówieniach publicznych,

–    dokonać wyboru oferty według wcześniej – w specyfikacji istotnych warunków zamówienia – ustalonych zasad i kryteriów, czyli w sposób nakazany przepisem art. 27d ust. 1)  ustawy o zamówieniach publicznych.

–  str. 146 – 147, 161 i 163 – 164 protokołu.

 

4.3.9.   Nieprawidłowe sformułowanie treści ogłoszenia o przetargu nieograniczonym na "Modernizację drogi Pieszowola –  Lipniak", poprzez:

–    niepodanie zakresu robót budowlanych,

–    nieokreślenie, czy termin realizacji zamówienia jest terminem pożądanym, czy wymaganym,

–    niepodanie informacji o warunkach wymaganych od dostawców i wykonawców.

W ogłoszeniu o przetargu nieograniczonym zamieszczać wszystkie informacje określone w art. 30 ustawy o zamówieniach publicznych, w szczególności:

–    w przypadku zamówień na roboty budowlane określać zakres budowy,

–    wskazywać, czy określony w ogłoszeniu termin realizacji zamówienia jest terminem pożądanym czy wymaganym,

–    podawać informacje o warunkach wymaganych od dostawców i wykonawców,

– str. 147 protokołu.

 

4.3.10. Przyjęcie, w postępowaniu na wybór wykonawcy modernizacji drogi Pieszowola– Lipniak, wadium wniesionego w formie gwarancji ubezpieczeniowej opiewającej na kwotę niższą niż określona w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Od dostawców lub wykonawców przystępujących do przetargu pobierać wadium w kwocie określonej w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w granicach przewidzianych w przepisach art. 41 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych. Nie wniesienie przez dostawcę lub wykonawcę wadium stanowi bezwzględną przesłankę wykluczenia takiego dostawcy lub wykonawcy z postępowania na podstawie art. 19 ust. 1 pkt 8 ustawy – str. 148 protokołu.

 

4.3.11. Dokonanie oceny ofert niezgodnie z zasadami ustalonymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia poprzez ustalenie wartości oferty według przyjętego kryterium w inny sposób nie opisany w specyfikacji, dokonując subiektywnej oceny wartości ofert.Przestrzegać zasady, iż przy dokonywaniu wyboru oferty stosuje się wyłącznie zasady i kryteria określone w zaproszeniu do udziału w postępowaniu albo w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, stosownie do przepisów art. 27d ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych. Kryteria oceny ofert oraz sposób ustalania punktowania ofert ustalać w sposób uniemożliwiający członkom komisji przetargowej na przyznawanie punktów według swobodnego (subiektywnego) ich uznania, wskutek czego zachowane zostaną gwarancje równego traktowania wszystkich podmiotów ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzić w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji, w myśl zasad, o których mowa w art. 16 ustawy o zamówieniach publicznych – str. 149– 150 i 164– 166 protokołu.

 

4.3.12  Prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wybór wykonawcy budowy oczyszczalni ścieków i sieci kanalizacyjnej o wartości przekraczającej kwotę 200.000 EURO w trybie przetargu dwustopniowego bez zatwierdzenia zastosowania tego trybu przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.

Przestrzegać zasady ustalonej w art. 14 ust. 3 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którą zastosowanie trybu innego niż przetarg nieograniczony przy zamówieniach publicznych, których wartość przekracza kwotę 200.000 EURO wymaga zatwierdzenia przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych

 – str. 162 protokołu.

 

4.3.14. Zawarcie z wybranym wykonawcą umowy o udzielenie zamówienia publicznego na budowę oczyszczalni, pomimo niewniesienia przez niego wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Jeżeli oferent, którego oferta została wybrana, nie wnosi wymaganego zabezpieczenia, złożono więcej niż dwie ważne oferty i nie upłynął termin związania wykonawcy ofertą (art. 40 ust. 1) – wybierać tę spośród pozostałych ofert, która uzyskała najwyższą liczbę punktów, stosownie do przepisu art. 27c ustawy o zamówieniach publicznych – str. 167 –168 protokołu.

 

4.3.15. Wyrażenie zgody na tworzenie ustalonej kwoty zabezpieczenia należytego wykonania umowy z potrąceń z faktur za częściowo wykonane roboty, mimo że w dacie zawarcia umowy wykonawca nie wniósł co najmniej 30% kwoty tego zabezpieczenia i ustalenie wniesienia tej kwoty (30%) w formie potrącenia z pierwszej faktury oraz niedopełnienie obowiązku przekazywania na rachunek bankowy potrącanych z faktur kwot zabezpieczenia w dniu zapłaty faktury.

Zabezpieczenie należytego wykonania umowy ustalać i pobierać zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 r. w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne (Dz. U. Nr 115, poz. 1002). W przypadku, gdy cena ofertowa przekracza równowartość w złotych kwoty 130.000 EURO, a okres realizacji zamówienia jest dłuższy niż rok, zabezpieczenie wnoszone w pieniądzu może być za zgodą zamawiającego tworzone poprzez potrącenia z faktur za częściowo wykonane usługi lub roboty budowlane, pod warunkiem, że w dniu zawarcia umowy wykonawca wpłaci na rachunek bankowy wskazany przez zamawiającego co najmniej 30% kwoty zabezpieczenia, gdy przedmiotem zamówienia są roboty budowlane lub co najmniej 10% kwoty zabezpieczenia, gdy przedmiotem zamówienia są usługi, stosownie do przepisów § 6 ust. 1 i 2 cytowanego rozporządzenia.

Przestrzegać obowiązku wpłacania kwot zabezpieczenia potrącanych z faktur na rachunek bankowy w tym samym dniu, w którym następuje zapłata faktury, zgodnie z przepisami § 6 ust. 3 rozporządzenia.

– str. 167 –169, 172– 174 protokołu.

 

4.3.17. Zawarcie porozumień z podwykonawcami robót związanych z budową oczyszczalni prowadzących do dokonania niekorzystnych dla zamawiającego zmian postanowień umowy w zakresie terminów płatności za faktury.

Przestrzegać zakazu dokonywania zmian postanowień umowy, niekorzystnych dla zamawiającego, jeżeli przy ich uwzględnieniu należałoby zmienić treść oferty, na podstawie której dokonano wyboru oferenta, stosownie do przepisów art. 76 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych – str. 170– 171 protokołu.

 

4.3.18. Niesporządzenie harmonogramu rzeczowo – finansowego do zawartego aneksu do umowy z 5 stycznia 2001 r. dotyczącej budowy oczyszczalni ścieków wraz siecią kanalizacyjną, przesuwającego termin wykonania zamówienia, zawierającego nowe terminy zakończenia poszczególnych etapów realizacji zamówienia. W § 9 ust. 4 umowy strony postanowiły, że rozliczenie za elementy robót będzie się odbywało fakturami wystawionymi po ukończeniu i odbiorze, zgodnie z załączonym harmonogramem rzeczowo – finansowym. Wskutek tego pozbawiono gminę możliwości naliczania kar umownych  za niedotrzymanie terminów realizacji poszczególnych etapów zamówienia.

Przy zawieraniu umów lub dokonywaniu ich zmian przestrzegać zasady określania wszystkich istotnych dla zamawiającego postanowień w formie pisemnej, stosownie do przepisów art. 74 ustawy o zamówieniach publicznych – str. 169 protokołu.

 

4.3.19. Nienaliczanie i niepobieranie kar umownych  za niedotrzymanie terminów realizacji poszczególnych etapów zamówienia od wykonawcy zadania pn. „Budowa oczyszczalni ścieków i sieci kanalizacyjnej po byłym PGR Turno”.

Każdorazowo naliczać i pobierać kary umowne, w tym za niedotrzymanie przez kontrahenta terminu wykonania zamówienia publicznego.

Wezwać wykonawcę oczyszczalni ścieków do zapłaty kar umownych, zgodnie z postanowieniami § 16 pkt 1 umowy zawartej z wykonawcą; w przypadku odmowy spełnienia świadczenia przez wykonawcę – rozważyć możliwość wyegzekwowania kar umownych w drodze postępowania sądowego, stosownie do przepisu art. 484 § 1 Kodeksu cywilnego. Należności te stanowią dochody gminy, co wynika z art. 4 pkt 10 ustawy o dochodach jednostek samorządu terytorialnego w latach 1999–2002 i powinny być ustalane i pobierane stosownie do art. 92 pkt 2 ustawy o finansach publicznych – str. 170 protokołu.

 

4.3.20. Przekroczenie przez Zarząd Gminy zakresu upoważnień do zaciągania zobowiązań obciążających budżet gminy poprzez udzielenie zamówienia na "Budowę oczyszczalni ścieków i sieci kanalizacyjnej po byłym PGR Turno", w momencie kiedy w budżecie gminy nie przewidziano środków na realizację tego zadania.

Przestrzegać zasady zaciągania zobowiązań, w tym w zakresie podejmowania inwestycji, w granicach ustalonych przez Radę Gminy w budżecie. Wydatków dokonywać w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny, stosownie do postanowień przepisów art. 92 pkt 3 w związku z art. 129 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 155 poz. 1014 z późn. zm.) –  str. 175 protokołu.

 

4.3.21. Udzielenie zamówień publicznych w trybie z wolnej ręki na roboty dodatkowe związane z modernizacją drogi Pieszowola– Lipniak o wartości przekraczającej łącznie 145% wartości zamówienia podstawowego oraz nieprowadzenie dokumentacji podstawowych czynności związanych z tym postępowaniem.

Przestrzegać zasady udzielania zamówień publicznych z wolnej ręki wyłącznie w przypadkach, gdy zachodzi jedna z okoliczności wskazanych w przepisie art. 71 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych. Udzielenie temu samemu wykonawcy zamówień publicznych dodatkowych z wolnej ręki dopuszczalne jest wyłącznie w sytuacji, gdy wartość zamówień dodatkowych nie przekracza łącznie 20% wartości zamówienia podstawowego, a wykonanie dodatkowego zamówienia stało się konieczne na skutek sytuacji, których nie można było wcześniej przewidzieć albo gdy z przyczyn technicznych lub gospodarczych zamówienia dodatkowego nie można oddzielić od zamówienia podstawowego, stosownie do postanowień art. 71 ust. 1 pkt 5 ustawy – str. 150– 156 protokołu.

 

4.3.22. Nieprzestrzeganie postanowień uchwały Rady Gminy w sprawie określenia trybu postępowania o udzielenie dotacji podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych, sposobu jej rozliczania oraz sposobu kontroli wykonywania zleconego zadania, poprzez:

 –  niedotrzymanie terminu wyboru ofert, składanych przez te podmioty,

 – ujęcie zadań i kwot dotacji w budżecie gminy przed zakończeniem postępowania o udzielenie dotacji oraz przy braku zaopiniowania złożonych ofert przez właściwe komisje Rady Gminy

–   nieokreślenie w umowach o udzielenie dotacji trybu kontroli wykonywania zadania

            Przy udzielaniu dotacji przestrzegać zasad wynikających z ustawy o finansach publicznych oraz określonych uchwałą nr XIII/64/94 Rady Gminy Sosnowica z dnia 29 listopada 1999 r. w sprawie określenia trybu postępowania o udzielenie dotacji na realizację zadań publicznych podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych, sposobu jej rozliczenia oraz sposobu kontroli wykonania zadania; w szczególności postanowień § 11 tej uchwały, zgodnie z którymi podstawę ujęcia  zadań i kwot dotacji na ich finansowanie w projekcie budżetu lub w projekcie uchwały w sprawie zmian w budżecie stanowią pozytywnie zaopiniowane –  przez właściwe komisje Rady Gminy –  oferty złożone przez te podmioty.

  W umowach o udzielenie dotacji, zawieranych z podmiotami nie zaliczonymi do sektora finansów publicznych, określać tryb kontroli wykonania zadania, stosownie do przepisów art. 71 ust. 2 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. –  str.177– 178 protokołu.

 

4.3.23. Niedokonanie przez Zarząd Gminy kontroli prawidłowości wykorzystania dotacji na cele publiczne, udzielonej z budżetu gminy podmiotom nie zaliczanym do sektora finansów publicznych.

            Przestrzegać obowiązku dokonywania przez Zarząd Gminy kontroli prawidłowości wykorzystania dotacji udzielonych podmiotom nie zaliczanym do sektora finansów publicznych i nie działających w celu osiągnięcia zysku, w zakresie zgodności z umową, udokumentowania wydatków oraz przeznaczenia i wykorzystania środków otrzymanych z budżetu gminy, stosownie do postanowień § 8 ust. 1, 2, 3 i 4 cytowanej w punkcie 4.3.22. wystąpienia uchwały nr XIII/64/99 Rady Gminy Sosnowica z dnia 29 listopada 1999 r. –  tr. 179 protokołu.

 

5.         W zakresie mienia komunalnego.

 

5.1. Niezamieszczanie w księdze inwentarzowej środków trwałych daty oraz numeru dowodu źródłowego, na podstawie którego dokonano zapisu oraz nieokreślenie miejsca znajdowania się poszczególnych składników oraz osób za nie odpowiedzialnych.

            Ewidencję analityczną do konta 011 "Środki trwałe" prowadzić w sposób umożliwiający identyfikację zapisów w niej dokonanych, m.in. poprzez wskazanie daty oraz numeru dowodu źródłowego będącego podstawą zapisu, stosownie do przepisów art. 23 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości; wskazywać miejsca znajdowania się poszczególnych środków trwałych i osoby za nie odpowiedzialne, którym je powierzono, stosownie do przyjętych w jednostce zasad prowadzenia ewidencji szczegółowej do konta 011 „Środki trwałe” - str. 184 protokołu.

 

5.2. Nieprawidłowe prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 011 "Środki trwałe" w zakresie ewidencji gruntów stanowiących własność gminy, poprzez niedokonywanie w księgach rachunkowych zmian w stanie gruntów, stanowiących mienie komunalne, w związku z ich zbyciem bądź nabyciem oraz niezachowanie chronologii zapisów.

            Ewidencję szczegółową do konta 011 "Środki trwałe" w zakresie ewidencji gruntów gminnych, prowadzić na bieżąco, w sposób określony w prawidłowo opracowanym zakładowym planie kont, wprowadzając każdą nabytą nieruchomość oraz ewidencjonując każdy ich rozchód, zachowując chronologię zapisów, stosownie do przepisów art. 15 ust. 2 w związku z przepisami art. 16 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zapewniając rzetelność ksiąg rachunkowych, w rozumieniu przepisów art. 24 ust. 2 tej ustawy. - str. 184 - 185 protokołu.

 

5.3. Niebieżące księgowanie operacji gospodarczych związanych z przychodem i rozchodem środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych w używaniu.

            Operacje gospodarcze, związane z przychodem i rozchodem środków trwałych ujmować na kontach księgi głównej oraz w ewidencji analitycznej na bieżąco, stosownie do przepisów art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. - str. 185, 186, 188 protokołu.

 

5.4. Nieprzestrzeganie obowiązujących w Urzędzie Gminy przepisów wewnętrznych dotyczących zasad i trybu przeprowadzanych spisów z natury, poprzez:

 -   pozostawianie nieuzupełnionych wierszy na arkuszach spisu z natury,

 - nieprzeprowadzanie przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej kontroli spisu z natury,

 -   niepobieranie przed rozpoczęciem spisu z natury pisemnych oświadczeń osób materialnie odpowiedzialnych za spisywane składniki majątkowe, o przekazaniu celem ujęcia w ewidencji księgowej wszystkich dowodów księgowych, dotyczących przychodu i rozchodu tych składników,

 -   korygowanie błędnych zapisów na arkuszach spisu z natury przy użyciu korektora,

 -   niezamieszczanie adnotacji o numerze pozycji, na której spis zakończono.

            Przy dokonywaniu inwentaryzacji składników majątkowych drogą spisu z natury, przestrzegać zasad prawidłowego dokumentowania przeprowadzonych spisów, ustalonych w Instrukcji w sprawie zasad i trybu przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji, stanowiącej załącznik do zarządzenia nr 11/99 Wójta Gminy Sosnowica z dnia 20 grudnia 1999 r., w szczególności:

 -     nie pozostawiać nieuzupełnionych wierszy na arkuszach spisowych oraz zamieszczać adnotację "Spis zakończono na pozycji...", zgodnie z § 17 ust. 2a i § 18 tej Instrukcji,

 -     przestrzegać obowiązku przeprowadzania przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej wyrywkowej kontroli spisu z natury i dokonywania potwierdzenia faktu przeprowadzenia takiej kontroli stosowną adnotacją na arkuszach spisu z natury, zgodnie z § 11 tej Instrukcji,

 -     przed rozpoczęciem spisu z natury pobierać pisemne oświadczenia od osób materialnie odpowiedzialnych za spisywane składniki majątkowe, że wszystkie dowody księgowe dotyczące przychodu i rozchodu tych składników zostały przekazane celem ich ujęcia w ewidencji księgowej, zgodnie z § 12 cytowanej Instrukcji,

-         błędy na arkuszach spisu z natury poprawiać poprzez skreślenie nieprawidłowego zapisu z zachowaniem jego czytelności i wpisaniu zapisu prawidłowego, zamieszczając przy każdej poprawce podpis członka komisji inwentaryzacyjnej i osoby materialnie odpowiedzialnej,

zgodnie z § 17 Instrukcji  – str. 194 - 195 protokołu.

 

6.         W zakresie zadań zleconych i realizowanych w ramach porozumień.

 

6.1. Dokonanie wypłaty zryczałtowanych diet dla członków obwodowych komisji wyborczych, pomimo braku pisemnego potwierdzenia przez przewodniczącego komisji, faktu ich udziału w czynnościach związanych z przeprowadzeniem głosowania oraz ustaleniem wyników głosowania i wyborów.

            Przestrzegać zasady dokonywania wypłaty zryczałtowanych diet dla członków obwodowych komisji wyborczych, po uzyskaniu pisemnego potwierdzenia przez przewodniczącego komisji faktu udziału w czynnościach związanych z przeprowadzeniem głosowania oraz ustaleniem wyników głosowania i wyborów, stosownie do przepisów § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2001 r. w sprawie należności pieniężnych przysługujących członkom komisji wyborczych w wyborach do Sejmu i do Senatu oraz trybu udzielania im dni wolnych od pracy (Dz. U. Nr 81 poz. 887) - str. 198 protokołu.

 

7.         W zakresie rozliczeń finansowych jednostki samorządu terytorialnego z jej jednostkami organizacyjnymi.

 

7.1.      Nieopracowanie planów finansowych przez kierowników gminnych jednostek budżetowych.

            Zobowiązać kierowników gminnych jednostek budżetowych, w tym wójta gminy, do przestrzegania obowiązku sporządzania planów finansowych na dany rok budżetowy, stanowiących podstawę ich gospodarki finansowej, stosownie do przepisów art. 18 ust. 6 ustawy o finansach publicznych, z zachowaniem procedury i terminów określonych w przepisach art. 125 ust. 2 i art. 126 ust. 2 tej ustawy oraz w przepisach § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz.U. nr 122, poz. 1333). - str. 201 protokołu.

 

7.2. Nieopracowanie przez Zarząd Gminy harmonogramu realizacji dochodów i wydatków budżetu gminy na rok 2001 r.

            Przestrzegać obowiązku opracowywania przez Zarząd Gminy harmonogramu realizacji dochodów i wydatków budżetu gminy oraz realizowania wydatków zgodnie z opracowanym harmonogramem, stosownie do przepisów art. 29 ust. 2 i 4 ustawy o finansach publicznych. - str. 201 protokołu.

 

 

            Ponadto rozważyć możliwość ustalenia opłaty adiacenckiej w drodze decyzji Zarządu Gminy, w związku ze wzrostem wartości nieruchomości w wyniku realizacji budowy urządzeń infrastruktury technicznej.

W przypadku zaistnienia okoliczności określonych w art. 145 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, (tj. po urządzeniu lub modernizacji drogi, stworzeniu warunków do podłączenia do poszczególnych urządzeń infrastruktury technicznej), Zarząd Gminy powinien ustalić opłatę adiacencką po uprzednim określeniu przez Radę Gminy, w drodze uchwały, wysokości stawki procentowej tej opłaty, stosownie do przepisów art. 146 ust. 2 cytowanej ustawy. Z art. 144 ust. 1 tej ustawy wynika, że właściciele nieruchomości i użytkownicy wieczyści uczestniczą w kosztach budowy urządzeń infrastruktury technicznej przez wnoszenie na rzecz gminy opłat adiacenckich. Z kategorycznego sformułowania tego przepisu wynika, że istnieje obowiązek podjęcia powyższej uchwały, a przyjęta stawka nie może być stawką zerową. Wówczas bowiem trudno byłoby mówić o „uczestniczeniu” w kosztach budowy. Wprawdzie ustawodawca nie wprowadził progu stawki procentowej, jednak ustalenie stawki zerowej stanowiłoby faktycznie zaniechanie opłat adiacenckich i zwolnienie właścicieli i użytkowników wieczystych nieruchomości z obowiązku wynikającego z art. 144 ust. 1 ustawy. Opłatę adiacencką można ustalić w terminie do 3 lat od dnia urządzenia lub modernizacji drogi albo od stworzenia warunków do podłączenia nieruchomości do poszczególnych urządzeń infrastruktury technicznej, w wysokości nie większej niż 50% różnicy między wartością tej nieruchomości przed zrealizowaniem inwestycji, a jej wartością zwiększoną w wyniku zrealizowanej przez gminę inwestycji, zgodnie z art. 145 i 146 cytowanej ustawy. Nieustalenie tych opłat w okresie do 3 lat od dnia stworzenia wyżej wskazanych warunków sprawia, że nie można dochodzić od właścicieli nieruchomości i użytkowników wieczystych, określonych w przepisach art. 144 ust. 2, obowiązku wnoszenia tych opłat, a tym samym prowadzi to do zmniejszenia dochodów, jakie można uzyskać z tytułu opłat adiacenckich - str. 113-116 protokołu.

 

            Przekazując to wystąpienie do realizacji wyrażam nadzieję, że stwierdzone w czasie kontroli nieprawidłowości zostaną wyeliminowane, oraz że zostaną podjęte odpowiednie działania, zmierzające do usunięcia źródeł ich powstania i do usprawnienia pracy na poszczególnych stanowiskach.

 

            Jeżeli uważa Pan, iż wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Panu - zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych - prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego.

 

            Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz.U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577), sprawozdania z jego realizacji oczekuję w terminie 30 dni od daty doręczenia Panu niniejszego wystąpienia.

 

 

 

 

 

 

Do wiadomości:

Rada Gminy w Sosnowicy.