Lublin, 17 listopada 2003 r.

RIO- 091/56/2003

Pan Franciszek Kwiecień

Wójt Gminy Trzydnik Duży

Szanowny Panie Wójcie,

W dniach od 29 maja do 2 września 2003 r. inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie - Joanna Przednowek, Agnieszka Pyszniak, Ewa Olech i Tomasz Stolat - przeprowadzili kompleksową kontrolę gospodarki finansowej gminy Trzydnik Duży. Do ustaleń kontroli, zawartych w protokole omówionym i podpisanym w dniu 21 października 2003 r., zastrzeżeń nie wniesiono.

Kontrolę przeprowadzono za rok 2002 oraz za lata poprzednie w zakresie spraw, dla których skutki finansowe powstały w tym roku.

Kontrola nie ujawniła nieprawidłowości o charakterze przestępstw gospodarczych, czy też mających istotny wpływ na gospodarkę finansową gminy.

Wyniki kontroli większości zagadnień pozwalają stwierdzić, że kontrolowana jednostka w sposób prawidłowy i zgodny z prawem realizuje swoje zadania określone w ustawach oraz w statucie, niemniej kontrola wykazała pewne nieprawidłowości i uchybienia, które są wynikiem niedostatecznej znajomości bądź błędnej interpretacji obowiązujących przepisów prawnych.

Nieprawidłowości w zakresie realizacji podatkowych dochodów budżetowych gminy skutkowały pozyskaniem dochodów w zaniżonej wysokości w związku z niezachowaniem powszechności opodatkowania podatkiem rolnym, leśnym i od nieruchomości, a w szczególności podatkiem od środków transportowych.

Stwierdzono też niekonsekwentne prowadzenie postępowania zmierzającego do zastosowania czynności mających na celu wszczęcie postępowania egzekucyjnego w stosunku do podatników zalegających z uiszczeniem zobowiązań podatkowych.

Zadania z zakresu administracji rządowej oraz zadania realizowane w ramach porozumień zostały wykonane w całości, a dotacje wykorzystane z zachowaniem zasad gospodarki finansowej wynikających z obowiązujących przepisów prawnych.

Część z ujawnionych nieprawidłowości i uchybień została usunięta w trakcie kontroli, po udzieleniu przez kontrolujących stosownego instruktażu.

Poniżej podaję stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz sposób ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).

W załączniku do wystąpienia pokontrolnego wskazano osoby odpowiedzialne za stwierdzone nieprawidłowości.

1 Ustalenia ogólno – organizacyjne:

1.1. Niepowołanie skarbnika gminy przez Radę Gminy (osoba pełniąca obowiązki skarbnika gminy zatrudniana jest od dnia 25 października 2001 r. na podstawie umów o pracę zawieranych przez wójta gminy na czas określony).

Wystąpić do Rady Gminy z wnioskiem o powołanie skarbnika gminy, stosownie do przepisów art. 18 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) w związku z art. 2 pkt 3 ustawy z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1593 z późn. zm.); w przypadku niepowołania przez Radę Gminy osoby pełniącej obowiązki skarbnika na to stanowisko - rozwiązać umowę o pracę, jako niezgodną z powołanymi przepisami prawa – str. 2 protokołu.

1.2. Nieegzekwowanie przez wójta gminy obowiązku przeprowadzania, przez osoby upoważnione, kontroli wewnętrznej w Urzędzie Gminy w Trzydniku Dużym.

Egzekwować od pracowników upoważnionych do przeprowadzania kontroli wewnętrznej postanowieniami § 5 Regulaminu kontroli wewnętrznej w Urzędzie Gminy w Trzydniku Dużym, stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 11/2002 Wójta Gminy Trzydnik Duży z dnia 30 sierpnia 2002 r. obowiązek dokonywania tej kontroli w Urzędzie Gminy; wyniki kontroli dokumentować protokołami, stosownie do postanowień § 14 Regulaminu.

Ponadto, celem zapewnienia możliwości sprawowania kontroli finansowej:

- uzupełnić przepisy regulujące obieg dokumentów finansowo – księgowych o określenie terminów przekazywania dokumentów do poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu tak, aby wyeliminować ryzyko przekazywania ich do zaksięgowania z opóźnieniem uniemożliwiającym wprowadzenie do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym oraz zasady obiegu dokumentów dotyczących gospodarowania majątkiem gminy, w tym umów dzierżawy,

- sporządzić wykaz osób upoważnionych do przeprowadzania kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej dowodów księgowych,

- określić rodzaj dokumentu potwierdzającego przyjęcie do kasy gotówki pobranej z banku,

- dokonać aktualizacji zakresów czynności pracowników zatrudnionych na poszczególnych stanowiskach, poprzez ujęcie w nich zadań faktycznie wykonywanych przez tych pracowników,

- określić zasady gospodarki drukami ścisłego zarachowania,

w związku z przepisami art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.) – str. 5-6, 10, 14, 21, 25-26 i 75 protokołu.

2. W zakresie księgowości i sprawozdawczości budżetowej:

2.1. Nienadawanie dowodom księgowym numeru identyfikacyjnego.

Przestrzegać obowiązku nadawania wszystkim dowodom księgowym numeru identyfikacyjnego w sposób umożliwiający identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt 1 i art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) - str. 7, 8 protokołu.

2.2. Niebieżące ujmowanie w ewidencji księgowej operacji gospodarczych dotyczących naliczanych w ciągu roku przez bank odsetek od lokat terminowych.

Przestrzegać obowiązku ewidencjonowania operacji gospodarczych na bieżąco, wprowadzając do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie - stosownie do przepisów art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości - str. 8 protokołu.

2.3. Nieokreślenie - w opisie systemu informatycznego stosowanego do ewidencji podatków - programowych zasad ochrony danych.

Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, poprzez zamieszczenie w opisie systemu informatycznego programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 lit. c ustawy o rachunkowości.

Ustalanie i aktualizowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości należy – zgodnie z przepisami art. 10 ust. 2 tej ustawy – do obowiązków wójta gminy – str. 29, 30 protokołu.

3. Gospodarka pieniężna i rozrachunki:

3.1. Niezałączanie - do raportów kasowych i wyciągów bankowych - dokumentów zastępujących przechowywane w odrębnych zbiorach dokumenty źródłowe dotyczące wypłaty wynagrodzeń (listy płac, wpłaty podatków i opłat za wodę).

Przestrzegać obowiązku załączania do raportów kasowych i wyciągów bankowych kompletu dowodów źródłowych potwierdzających dokonanie operacji gospodarczych objętych raportem i wyciągiem; w przypadku przechowywania dowodów w odrębnych zbiorach – sporządzać i załączać do raportu kasowego dowód wewnętrzny, potwierdzający dokonanie operacji wewnątrz jednostki, stosownie do przepisów art. 20 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości – str.11, 13 protokołu.

3.2. Niezamieszczanie na listach wypłat wynagrodzeń daty odbioru gotówki przez osoby, którym ją wypłacono.

Przestrzegać zasady wypłacania gotówki z kasy z podaniem daty, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości - str.11 protokołu.

3.3. Niezgodność stanu gotówki w kasie ze stanem ewidencyjnym - niedobór w kwocie 74,75 zł i nadwyżka znaków skarbowych na kwotę 74,70 zł.

Egzekwować od kasjera Urzędu obowiązek zapewnienia zgodności stanu rzeczywistego gotówki w kasie ze stanem ewidencyjnym oraz ujmowania w raportach na bieżąco operacji gospodarczych związanych ze sprzedażą i przychodem znaków opłaty skarbowej, stosownie do przepisów art. 24 ust. 2 i ust. 4 pkt 3 ustawy o rachunkowości - str. 12 protokołu.

3.4. Niewskazanie przez Radę Gminy banku do prowadzenia obsługi bankowej budżetu.

Umowę o obsługę budżetu gminy zawierać z bankiem wybranym przez Radę Gminy w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych. W tym celu przedstawić Radzie Gminy projekt odpowiedniej uchwały określającej zasady przeprowadzenia postępowania, a następnie projekt uchwały o dokonaniu wyboru banku, który złożył w tym postępowaniu najkorzystniejszą ofertę - str. 13 protokołu.

3.5. Niezamieszczanie na dowodach księgowych pełnej adnotacji o ich zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach rachunkowych, wraz ze wskazaniem miesiąca księgowania i podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Przestrzegać obowiązku zamieszczania na dowodach księgowych pełnej adnotacji o sposobie ich zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych, przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu źródłowego w księgach rachunkowych (dekretacja), wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, stosownie do przepisu art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości – str.13 protokołu.

3.6. Nieprawidłowe ewidencjonowanie na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” operacji gospodarczych, dotyczących wpływu dochodów z tytułu opłat za wodę dostarczaną z komunalnych urządzeń wodociągowych oraz nieprowadzenie ewidencji analitycznej do tego konta; wykazanie na koncie 226 „Długoterminowe należności budżetowe” nierealnego salda należności z tytułu poniesionych przez dzierżawców lokalu gminnego nakładów finansowych na remont tego lokalu.

Zaprzestać ujmowania operacji gospodarczych dotyczących wpływu dochodów z tytułu opłat za wodę na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”. Przypisane na dany rok budżetowy należności z tytułu dochodów budżetowych, w tym z tytułu świadczonych usług za dostarczaną wodę ujmować na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” po stronie Wn, w korespondencji ze stroną Ma konta 750 „Przychody i koszty finansowe”.

Wyksięgować z konta 226 „Długoterminowe należności budżetowe” wartość poniesionych przez dzierżawcę nakładów finansowych na remont lokalu gminnego, zapisem:

Ma 226 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

Wn 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów”.

Pozostającą do odliczenia kwotę nakładów poniesionych na remont lokalu od należnego gminie czynszu dzierżawy – zgodnie z zawartą umową - ująć w księgach zapisem:

Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

Wn 400 „Koszty według rodzajów”,

stosownie do zasad funkcjonowania tych kont, określonych w załączniku Nr 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752) oraz w zakładowym planie kont – str. 16-17, protokołu.

3.7. Niepodejmowanie czynności zmierzających do wyegzekwowania:

- od sołtysów, wymienionych pod poz. 42, 43, 44 i 45 załącznika nr III/5 do protokołu kontroli, zwrotu wydatków dokonanych w 1997 r. za rozmowy telefoniczne z aparatów sołeckich, co spowodowało przedawnienie należności w kwocie 753,61 zł,

- od pracowników - wymienionych pod poz. 4 i 7 załącznika nr III/7 do protokołu kontroli - zwrotu kosztów za rozmowy telefoniczne przeprowadzone z telefonu Urzędu Gminy w łącznej kwocie 653,74 zł,

- od podmiotu wskazanego pod poz. 14 załącznika nr III/5 do protokołu kontroli - zaległości w kwocie 78,05 zł, której termin płatności upłynął w dniu 22 maja 2001 r.

Podejmować konsekwentne czynności zmierzające do wyegzekwowania od dłużników należności gminy, nie dopuszczając do ich przedawnienia; okres przedawnienia określony został w przepisach art. 118 Kodeksu cywilnego. Dopuszczenie do przedawnienia należności stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych określone w przepisach art. 138 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych.

Egzekwować od pracowników obowiązek systematycznego dokonywania zwrotu opłat za rozmowy przeprowadzone z telefonu Urzędu Gminy - wystąpić do osób wskazanych w protokole o zwrot należności z tego tytułu – str. 16, 18 i 19 protokołu.

4. W zakresie wykonania budżetu:

4.1. Przypadki nienaliczania i niepobierania oraz pobierania w nieprawidłowej wysokości (zawyżonej lub zaniżonej) odsetek za zwłokę od wpłat czynszu, dokonywanych przez dzierżawców gruntów gminnych po terminie płatności ustalonym w umowie. Bezpodstawne kierowanie, do podmiotów mających zobowiązania wobec gminy, wynikające ze stosunków cywilnoprawnych upomnień w trybie przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz niepodejmowanie konsekwentnych czynności zmierzających do wyegzekwowanie zaległości z tytułu czynszu od najemcy lokalu mieszkalnego, wskazanego pod poz. 19 załącznika nr IV/1 do protokołu kontroli i odbiorców wody, co spowodowało dopuszczenie do przedawnienia należności za dostarczanie wody na łączną kwotę 1.394,80 zł.

Egzekwować - od dzierżawców nieruchomości gminnych, najemców lokali mieszkalnych i odbiorców wody - obowiązek wnoszenia należności z tych tytułów w terminach określonych w zawartych umowach; w przypadku zwłoki w regulowaniu należności - naliczać i egzekwować odsetki w wysokości określonej w umowie, a w przypadku braku uregulowania umownego w wysokości ustawowej, stosownie do przepisu art. 481 § 1 i 2 w związku z przepisami art. 359 § 2 Kodeksu cywilnego. Zaprzestać kierowania, do podmiotów mających zobowiązania wobec gminy wynikające ze stosunków cywilnoprawnych, upomnień w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Do dłużników kierować wezwania do zapłaty, z zakreśleniem jej terminu. Po bezskutecznym upływie zakreślonego w wezwaniu terminu zapłaty, rozważać kierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego, na podstawie przepisów części drugiej „Postępowanie egzekucyjne” ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296 z późn. zm.), nie dopuszczając do przedawnienia należności z tytułu dochodów budżetowych, mając na uwadze, że dopuszczenie do przedawnienia należności stanowi czyn zagrożony odpowiedzialnością za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, zgodnie z przepisami art. 138 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych;

– str. 20, 22, 24, 25, 49 protokołu.

4.2. Przypadek nieprawidłowego naliczenia należnego gminie czynszu z tytułu najmu garażu, w wyniku przyjęcia do jego wyliczenia powierzchni garażu większej niż wynikająca z postanowień umowy (ogółem zawyżono o kwotę 128,44 zł).

Czynsz najmu naliczać zgodnie z postanowieniami zawartych umów. Dokonać zwrotu najemcy garażu wskazanemu pod poz. 16 zał. nr IV/1 do protokołu kontroli kwoty 128,44 zł, w związku z nieprawidłowym naliczaniem wysokości czynszu w okresie od lipca 2001 r. do sierpnia 2003 r. włącznie – str. 23 protokołu.

4.3. Nieustalenie przez Radę Gminy wysokości stawek procentowych opłat adiacenckich z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego jej podziałem oraz budową urządzeń infrastruktury technicznej.

W przypadku zaistnienia okoliczności określonych w przepisach art. 98 ust. 4 i art. 145 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 46, poz. 543 z późn. zm.) ustalać opłatę adiacencką, po uprzednim ustaleniu, że nastąpiła zmiana wartości nieruchomości i określeniu przez Radę Gminy, w drodze uchwały, wysokości stawki procentowej tej opłaty.

Z przepisów art. 98 ust. 4 ustawy wynika, że jeżeli w wyniku podziału nieruchomości wzrośnie jej wartość, wójt może ustalić w drodze decyzji opłatę adiacencką z tego tytułu, natomiast art. 144 ust. 1 tej ustawy stanowi, że właściciele nieruchomości i niektórzy użytkownicy wieczyści uczestniczą w kosztach budowy urządzeń infrastruktury technicznej, poprzez wnoszenie na rzecz gminy opłat adiacenckich.

Opłatę adiacencką można ustalić w terminie do 3 lat od dnia zaistnienia okoliczności określonych w art. 145 ust. 1 i art. 98 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami, stosownie do przepisów art. 145 ust. 2 tej ustawy, w wysokości nie większej niż 50% różnicy pomiędzy wartością tej nieruchomości przed podziałem lub zrealizowaniem inwestycji, a jej wartością zwiększoną w wyniku podziału lub zrealizowanej przez gminę inwestycji, zgodnie z art. 98 ust. 4 i z art. 146 ust. 2 cytowanej ustawy; na poczet opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego budową urządzeń infrastruktury technicznej należy zaliczyć wartość świadczeń wniesionych przez właściciela lub użytkownika wieczystego nieruchomości w gotówce lub naturze na rzecz budowy poszczególnych urządzeń infrastruktury technicznej, stosownie do art. 148 ust. 4 tej ustawy. Nieustalenie opłat adiacenckich pozbawia gminę należnych jej dochodów– str. 27-28 protokołu.

4.4. Niezachowanie zasady powszechności opodatkowania podatkiem rolnym, leśnym i od nieruchomości w przypadku podatników będących osobami fizycznymi i osobami prawnymi (jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej), w tym w przypadku części gruntów będących we współwłasności osób fizycznych i Skarbu Państwa, gdzie podatek wymierzono wyłącznie współwłaścicielom będącym osobami fizycznymi, od części ustalonej stosownie do posiadanego w tej współwłasności udziału.

Nieprawidłowe ustalanie podstawy opodatkowania podatkiem rolnym, leśnym i od nieruchomości, będące wynikiem:

- braku zgodności danych wynikających z ewidencji podatkowej z danymi wynikającymi z ewidencji geodezyjnej (nieweryfikowania danych w składanych przez osoby prawne deklaracjach),

- przyjęcia w przypadku podatników będących osobami fizycznymi posiadającymi samodzielnie grunty (użytki rolne, grunty leśne) części gruntów będących we współposiadaniu lub współwłasności tych podatników (w wielkości stosownej do posiadanego udziału), w wyniku czego grunty będące we współwłasności nie stanowiły odrębnego przedmiotu opodatkowania.

Stosowanie stawek podatkowych innych niż ustalone dla gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Ustalić wysokość podatku od nieruchomości i rolnego należnego od osób fizycznych, których grunty nie były opodatkowane, wymienionych w protokole kontroli (poza dzierżawcą nieruchomości komunalnej) oraz od pozostałych podatników, których gruntów lub budynków nieopodatkowano – uprzednio przeprowadzić weryfikację danych zawartych w ewidencji podatkowej z ewidencją geodezyjną - dokonując wymiaru podatków również za lata poprzednie z uwzględnieniem przedawnienia prawa do wymierzania podatku, zgodnie z przepisami art. 68 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 z późn. zm.) oraz ustalić w sposób prawidłowy wysokość zobowiązania podatkowego podatnikom, których grunty zostały opodatkowane w sposób wadliwy, w związku z nieprawidłowym ustaleniem podstawy opodatkowania, po wznowieniu postępowania, na podstawie przepisów art. 240 § 1 pkt 5 w związku z przepisami art. 243 § 1 i 244 § 1 Ordynacji podatkowej, również z uwzględnieniem terminu przedawnienia prawa do wymierzania podatków.

Dokonywać bieżącej weryfikacji danych zawartych w ewidencji podatkowej podatników będących osobami fizycznymi oraz przedkładanych przez podatników będących osobami prawnymi i jednostkami organizacyjnymi nie posiadającymi osobowości prawnej deklaracji podatkowych, w celu m.in. stwierdzenia zgodności zadeklarowanych powierzchni gruntów z danymi wykazanymi w ewidencji geodezyjnej (co pozwoli na ustalenie prawidłowej podstawy opodatkowania) oraz prawidłowości zastosowanych stawek podatkowych, stosownie do przepisów art. 272 pkt 3 Ordynacji podatkowej. W razie wątpliwości co do rzetelności złożonej deklaracji - wezwać podatnika do udzielenia w wyznaczonym terminie niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, stosownie do przepisów art. 274 a § 1 Ordynacji podatkowej. Jeżeli wymaga tego postępowanie dowodowe – prowadzonego z urzędu postępowania – wzywać podatnika do udzielenia niezbędnych wyjaśnień, zeznań lub do dokonania określonej czynności osobiście, przez pełnomocnika lub na piśmie, stosownie do przepisów art. 155 § 1 Ordynacji podatkowej; dokonywać również kontroli podatkowych, celem ustalenia podstawy opodatkowania, stosownie do przepisów art. 281 i następnych Ordynacji podatkowej. Jeżeli w postępowaniu podatkowym okaże się, że podatnik - mimo ciążącego na nim obowiązku – nie zapłacił w całości lub w części podatku, nie złożył deklaracji albo wysokość zobowiązania podatkowego jest inna niż wykazana w deklaracji, określać - w drodze stosownej decyzji – wysokość zobowiązania podatkowego, zgodnie z przepisem art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej; określić wysokość zobowiązania podatkowego podatników wymienionych w protokole kontroli – również za lata ubiegłe, z uwzględnieniem terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych określonego w przepisach art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej.

Nieruchomości, w tym gospodarstwa rolne lub lasy stanowiące współwłasność dwóch lub więcej podmiotów, które stanowią - stosownie do przepisów art. 3 ust. 4 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r., Nr 9, poz. 84 z późn. zm.), art. 3 ust. 5 i 6 ustawy z dnia 15 listopada 1984 o podatku rolnym (tekst jednolity: Dz. U. z 1993 r., Nr 94, poz. 431 z późn. zm.) i art. 2 ust. 4 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200, poz. 1682 z późn. zm.) - odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem od nieruchomości, rolnym i leśnym, opodatkowywać – w przypadku, gdy współwłaścicielami są tylko osoby fizyczne – decyzją wójta gminy obejmującą cały przedmiot opodatkowania, wystawioną na wszystkich współwłaścicieli, jeżeli zobowiązanie nie jest wymierzone w formie łącznego zobowiązania pieniężnego lub któremukolwiek ze współwłaścicieli - w przypadku ustalenia łącznego zobowiązania pieniężnego. Po 1 stycznia 2003 r. stosować zasadę, zgodnie z którą jeżeli grunty stanowią współwłasność lub znajdują się we współposiadaniu osób fizycznych oraz osób prawnych, jednostek organizacyjnych, w tym spółek – osoby fizyczne składają deklarację, odpowiednio na podatek rolny, leśny lub od nieruchomości oraz opłacają podatek na zasadach obowiązujących osoby prawne – zgodnie z przepisami: art. 6 a ust. 10 ustawy o podatku rolnym, art. 6 ust. 7 ustawy o podatku leśnym, art. 6 ust. 11 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych – str. 30-39 protokołu.

4.5. Niewyegzekwowanie – od osób fizycznych rozpoczynających prowadzenie działalności gospodarczej - obowiązku złożenia wykazu nieruchomości (informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych). Nieegzekwowanie – w 2003 roku - obowiązku składania deklaracji podatkowych na podatek od nieruchomości od podatników korzystających ze zwolnień.

Egzekwować - od osób fizycznych rozpoczynających prowadzenie działalności gospodarczej lub osób, w których nieruchomościach ma być prowadzona ta działalność, - obowiązek złożenia informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych, zgodnie z przepisami art. 6 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.

W przypadku niezłożenia tej informacji – podjąć z urzędu kontrolę podatkową, celem m.in. ustalenia podstawy opodatkowania, zgodnie z przepisami art. 281 i następnych Ordynacji podatkowej. Po przeprowadzeniu postępowania wydać decyzję ustalającą wysokość zobowiązania podatkowego z uwzględnieniem terminu przedawnienia prawa do wymierzania podatków – określonego w przepisach art. 68 § 2 cytowanej ustawy.

Wyegzekwować od podatników będących osobami prawnymi, korzystającymi ze zwolnień wynikających z ustawy – wymienionych w załączniku do protokołu kontroli – obowiązek składania deklaracji na podatek od nieruchomości, stosownie do przepisu art. 6 ust. 10 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych – str. 32 protokołu.

4.6. Doręczanie nakazów płatniczych w terminie późniejszym niż 14 dni przed ustawowo zakreślonym terminem płatności podatku; nieegzekwowanie od podatników obowiązku potwierdzania otrzymania nakazu płatniczego. Nieprowadzenie postępowania wyjaśniającego w zakresie niedoręczonych decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego. Dokonywanie przypisu należności na kontach podatników, którym nie doręczono nakazu.

Przestrzegać obowiązku doręczania podatnikom nakazów płatniczych, na co najmniej 14 dni przed terminem płatności pierwszej raty podatku, stosownie do przepisów art. 47 § 2 Ordynacji podatkowej.

Zobowiązać sołtysów, za pośrednictwem których doręczane są podatnikom nakazy płatnicze, do egzekwowania od podatników obowiązku potwierdzania doręczenia pisma własnoręcznym podpisem, ze wskazaniem daty doręczenia decyzji, stosownie do przepisów art. 152 § 1 Ordynacji podatkowej. W sytuacji, gdy podatnik odmawia przyjęcia nakazu płatniczego doręczanego mu przez sołtysa, dokonać doręczenia tego nakazu przez pocztę, a stosownie do treści art. 153 ustawy Ordynacja podatkowa, w sytuacji gdy adresat odmawia przyjęcia pisma przesłanego mu przez pocztę, pismo to zwraca się nadawcy, z adnotacją o odmowie jego przyjęcia oraz datą odmowy i uznaje się, że pismo doręczone zostało w dniu odmowy jego przyjęcia przez adresata.

Prowadzić postępowanie wyjaśniające w zakresie niedoręczonych nakazów.

W przypadku ustalenia, że podatnik nie żyje, wydać - po przeprowadzeniu postępowania o stwierdzenie nabycia spadku (art. 1025 Kodeksu cywilnego) – decyzję o odpowiedzialności spadkobierców za zobowiązania podatkowe spadkodawcy, stosownie do przepisów art. 100 w związku z art. 102 Ordynacji podatkowej.

Rozważyć wystąpienie do sądu z wnioskiem o wyznaczenie przedstawiciela dla podatnika nieznanego z miejsca pobytu, stosownie do przepisów art. 154 § 2 w związku z art. 138 § 1 Ordynacji podatkowej. Ustanowienie przedstawiciela umożliwia, w przypadku osoby zobowiązanej do zapłacenia podatku, wyegzekwowanie odsetek za zwłokę od dnia upływu terminu płatności do dnia terminu zapłaty.

Niepodjęcie szybkich i efektywnych działań mających na celu doręczenie nakazów płatniczych powoduje, że zobowiązanie podatkowe nie powstaje - art. 21 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej, natomiast jeżeli decyzja ustalająca zobowiązanie podatkowe została doręczona po upływie 3 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy – obowiązek ten ulega przedawnieniu, stosownie do przepisu art. 68 § 1 tej ustawy.

Przestrzegać zasady, że zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem doręczenia decyzji organu podatkowego ustalającej wysokość tego zobowiązania, stosownie do przepisu art. 21 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej; skutecznie doręczona decyzja jest podstawą dokonania przypisu na koncie podatnika, stosownie do przepisów § 4 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 50, poz. 511 z późn. zm.) – str. 39, 40 protokołu.

4.7. Nieprawidłowości przy udzielaniu ulg w zapłacie podatków, polegające na:

- wydawaniu decyzji w sprawach umorzenia zaległości podatkowych, rozkładających na raty zaległości podatkowe i odraczających termin płatności podatku, bez dostatecznego uzasadnienia faktycznego i prawnego,

- przypadkach wydawania decyzji po upływie miesiąca od dnia złożenia przez podatnika wniosku o udzielenie ulgi, w sytuacji kiedy podatnik nie został poinformowany o nowym, wyznaczonym terminie załatwienia sprawy,

- podejmowaniu decyzji przez zastępcę wójta, który działał bez stosownego upoważnienia.

Przestrzegać zasady zamieszczania w decyzjach o przyznaniu ulgi w zapłacie podatku uzasadnienia faktycznego, polegającego na wskazaniu faktów, które organ podatkowy uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę i przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności oraz uzasadnienia prawnego, które zawiera podstawę prawną decyzji - zgodnie z przepisami art. 210 § 1 pkt. 6 Ordynacji podatkowej. Stosownie do przepisów art. 210 § 5 tej ustawy nie można odstąpić od uzasadniania decyzji, na podstawie której przyznano ulgę w zapłacie podatku – a taką ulgą, w rozumieniu przepisów Ordynacji podatkowej, jest umorzenie zaległości, rozłożenie na raty płatności podatku i odroczenie terminu płatności podatku.

Sprawy podatkowe załatwiać niezwłocznie; w przypadku konieczności przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego – nie później niż w ciągu miesiąca od dnia wszczęcia postępowania, stosownie do przepisów art. 125 § 2 i art. 139 § 1 Ordynacji podatkowej. W przypadku niezałatwienia sprawy w terminie – zawiadomić stronę, podając przyczyny niedotrzymania terminu i wskazując nowy termin załatwienia sprawy, stosownie do przepisu art. 140 § 1 ustawy.

Przestrzegać zasady wydawania decyzji w prawach podatkowych wyłącznie przez organ podatkowy - wójta gminy lub przez pracownika posiadającego stosowne upoważnienie - stosownie do przepisów art. 13 § 1 pkt 1 w związku z art. 143 § 1 Ordynacji podatkowej – str. 40, 41 protokołu.

4.8. Nieegzekwowanie od inkasentów podatków obowiązku terminowego dokonywania wpłat zainkasowanej gotówki na rachunek budżetu gminy.

Dokonywanie przez inkasentów poboru podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości za pokwitowaniem na wydrukach komputerowych, które nie zostały zatwierdzone do stosowania przez wójta gminy.

Zobowiązać inkasentów do terminowego wnoszenia na rachunek bankowy budżetu gminy zainkasowanych kwot; stosownie do przepisu art. 47 § 4a Ordynacji podatkowej terminem płatności dla inkasentów jest dzień następujący po ostatnim dniu, w którym, zgodnie z przepisami prawa podatkowego powinna nastąpić zapłata podatku, chyba że rada gminy wyznaczy termin późniejszy; zgodnie z art. 51 § 3 w związku z art. 53 § 1 Ordynacji podatkowej raty podatków nie wpłacone w terminie przez inkasenta traktuje się jako zaległość podatkową, od której należy pobrać odsetki za zwłokę.

Zatwierdzić stosowane w gminie, sporządzane komputerowo, dowody wpłat podatków, stosownie do przepisów §4 ust. 2 pkt 6 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego - str. 41, 42 protokołu.

4.9. Niepobieranie odsetek za zwłokę od osób prawnych – podatników podatku od nieruchomości - nieterminowo regulujących zobowiązania podatkowe oraz niedokonywanie proporcjonalnego zaliczenia wpłaty, dokonanej po upływie terminu płatności, na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz odsetek za zwłokę.

Egzekwować należne odsetki za zwłokę od podatników nieterminowo regulujących zobowiązania podatkowe, stosownie do przepisów art. 53 § 1 Ordynacji podatkowej. W przypadku, gdy dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę zaliczać proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości wraz z odsetkami za zwłokę w stosunku, w jakim w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę, zgodnie z przepisami art. 55 § 2 Ordynacji podatkowej; dokonywać tego rozliczenia we wszystkich przypadkach wniesienia zaległości podatkowej bez odsetek za zwłokę – str. 43 protokołu.

4.10. Niepodejmowanie konsekwentnych czynności zmierzających do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do podatników zalegających z uiszczeniem zobowiązań podatkowych, polegające na nieprowadzeniu systematycznej kontroli zobowiązań pieniężnych, wskutek czego dopuszczono do przedawnienia zobowiązań w podatku rolnym, leśnym i od nieruchomości od osób fizycznych w wysokości 52.140,10 zł. Nieprawidłowe prowadzenie ewidencji wysłanych upomnień.

Podejmować konsekwentne czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do osób posiadających zaległości podatkowe. Obowiązek podejmowania czynności zmierzających do zastosowania czynności egzekucyjnych w przypadku uchylania się zobowiązanych od wykonania zobowiązania podatkowego wynika z przepisów art. 6 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity: Dz. U. z 2002r. Nr 110, poz. 968 z późn. zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.). Prowadzić systematyczną kontrolę terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych, zgodnie z § 2 tego rozporządzenia.

Przestrzegać zasady wystawiania tytułów wykonawczych po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu płatności i kierować je do właściwego miejscowo urzędu skarbowego systematycznie i bez zbędnej zwłoki, stosownie do przepisów art. 15 § 1 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz § 3 ust. 1, § 6 ust. 1 i § 7 ust. 4 cytowanego rozporządzenia.

Podjąć czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego wobec podatników posiadających zaległości podatkowe, nie dopuszczając do przedawnienia zobowiązań podatkowych, stosownie do przepisu art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej. Przy podejmowaniu tych czynności rozważać uwzględnienie przepisu art. 67 § 4 Ordynacji podatkowej, w myśl którego organ podatkowy może umorzyć zaległość podatkową z urzędu, jeżeli m.in. zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że w postępowaniu egzekucyjnym nie uzyska się kwoty przewyższającej wydatki egzekucyjne lub kwota zaległości podatkowej nie przekracza pięciokrotności wartości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym.

Zaprowadzić ewidencję wysłanych upomnień, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do cytowanego wyżej rozporządzenia w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, pamiętając, że ewidencja ta powinna zawierać numer ewidencyjny upomnienia, datę wystawienia upomnienia, numer konta zobowiązanego, nazwisko i imię lub nazwę zobowiązanego, adres zamieszkania lub siedzibę, datę doręczenia upomnienia oraz kwotę należności, jej rodzaj i okres, którego dotyczy. Stosować wzór upomnienia określony w załączniku Nr 1 do rozporządzenia – str. 43, 44, 45 protokołu.

4.11. Niezachowanie zasady powszechności opodatkowania podatkiem od środków transportowych; nieokreślanie stosowną decyzją wysokości zobowiązania podatkowego w podatku od środków transportowych podatnikom, którzy nie uregulowali podatku w terminie.

Nieegzekwowanie od posiadaczy środków transportowych obowiązku złożenia deklaracji na podatek od środków transportowych.

W celu zapewnienia powszechności opodatkowania podatkiem od środków transportowych dokonywać okresowej weryfikacji danych zawartych w podatkowej ewidencji środków transportowych z danymi z rejestru prowadzonego przez Starostwo Powiatowe, ujętymi w informacji sporządzonej zgodnie z przepisami § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie informacji podatkowych (Dz. U. Nr 240, poz. 2061). Ustalić - w oparciu o dane z rejestru pojazdów - podatników, na których w latach poprzednich ciążył obowiązek w podatku od środków transportowych, a którzy nie wywiązali się z tego obowiązku. Określić decyzją wysokość zobowiązania podatkowego w tym podatku należnym od osób, które nie uregulowały go w ustawowo zakreślonym terminie lub uregulowały go w zaniżonej wysokości, stosownie do przepisów art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej, uwzględniając termin przedawnienia zobowiązania podatkowego określony w przepisach art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej; zaległości wyegzekwować wraz z należnymi odsetkami.

Egzekwować od właścicieli środków transportowych obowiązek przedkładania deklaracji o zaistnieniu okoliczności mających wpływ na powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego, sporządzonej na formularzu według ustalonego wzoru, w terminie 14 dni od zaistnienia okoliczności, zgodnie z przepisami art. 9 ust. 5 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych – str. 46, 47 protokołu.

4.12. Nieprawidłowe prowadzenie ewidencji księgowej podatku od środków transportowych.

Ewidencję księgową podatku od środków transportowych prowadzić w sposób umożliwiający ustalenie terminu dokonywania wpłat oraz stanu rozrachunków z podatnikami stosownie do § 9 ust. 6 pkt 1 oraz § 13 ust. 1 a i 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego – str. 46, 47 protokołu.

4.13. Nieustalenie taryfy za zbiorowe zaopatrzenie w wodę na rok 2002.

Przestrzegać obowiązku określania przez Radę Gminy taryfy, tj. zestawienia cen i stawek opłat za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i odprowadzanie ścieków i warunków ich stosowania, na 1 rok, stosownie do przepisów art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. Nr 72, poz. 747 z późn. zm.); przy ustalaniu taryf kierować się zasadami określonymi w przepisach art. 20 ust. 2, 3, i 4 tej ustawy oraz w przepisach rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 12 marca 2002 r. w sprawie określania taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków (Dz. U. Nr 26, poz. 257). Wniosek o zatwierdzenie taryf, sporządzony według wzoru stanowiącego załącznik do cytowanego rozporządzenia, przedstawić Radzie Gminy w terminie 70 dni przed planowaną datą wejścia taryf w życie, stosownie do przepisów art. 24 ust. 2 cytowanej ustawy – str. 48, 49 protokołu.

4.14. Przypadki nieprawidłowości związanych z rozliczaniem kosztów podróży służbowych, polegające na:

- delegowaniu pracowników do odbycia podróży służbowej przez zastępcę wójta, który nie posiadał stosownego upoważnienia,

- rozliczaniu kosztów podróży służbowej odbytej w terminie innym niż termin określony w poleceniu wyjazdu służbowego,

- niewypłacaniu pracownikom ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej.

Koszty podroży służbowych pracowników rozliczać zgodnie z zasadami określonymi przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990), w szczególności:

- przestrzegać kompetencji wójta gminy jako pracodawcy do określenia miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, zgodnie z przepisami § 2 rozporządzenia,

- rozliczać koszty podróży służbowej odbytej w terminie i miejscu określonym (w poleceniu wyjazdu służbowego) przez pracodawcę, stosownie do przepisu § 3 tego rozporządzenia,

- za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży wypłacać pracownikom ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety, zgodnie z przepisami § 6 ust. 1 rozporządzenia,

– str. 49, 50 protokołu.

4.15. Przekroczenie w 2002 r. wielkości wynagrodzeń z 2001 r., co stanowiło naruszenie obowiązujących przepisów.

Przy dokonywaniu wydatków przestrzegać przepisów art. 28 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którymi wydatki winny być dokonywane zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków.

Wypłacenie w 2002 r. wynagrodzeń w wysokości przekraczającej wielkość wynagrodzeń z 2001 r. stanowiło naruszenie przepisów art. 3 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 21 grudnia 2001 r. o zmianie ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 154, poz. 1799), zgodnie z którymi w 2002 r. wielkość wynagrodzeń w samorządowych jednostkach budżetowych nie może przekroczyć wielkości wynagrodzeń z 2001 r. – str. 52, 53 protokołu.

4.16. Nieprawidłowe sformułowanie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia przy realizacji zamówień publicznych o wartości przekraczającej 30.000 euro, na budowę hali sportowej w Trzydniku Dużym oraz na dostawę wyposażenia hali wraz z montażem, poprzez zawarcie informacji dopuszczających wnoszenie wadium i zabezpieczenie należytego wykonania umowy tylko w pieniądzu.

Przy sporządzaniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia o wartości przekraczającej równowartość kwoty 30.000 euro przestrzegać zasad ustalonych w art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 z późn. zm.), w szczególności nie zawierać informacji ograniczających prawo wykonawcy do wyboru formy wnoszenia wadium i zabezpieczenia należytego wykonania umowy, gdyż jest to sprzeczne odpowiednio z przepisami art. 41 ust. 4 i art. 75 ust. 3 tej ustawy.

Przepis art. 41 ust. 4 ustawy dopuszcza możliwość wnoszenia wadium w pieniądzu, poręczeniach lub gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych, wekslach z poręczeniem wekslowym banku, a za zgodą zamawiającego również w czekach potwierdzonych. Natomiast przepis art. 75 ust. 3 ustawy dopuszcza możliwość wnoszenia należytego zabezpieczenia umowy w pieniądzu, poręczeniach bankowych, gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych, a za zgodą zamawiającego również w wekslach z poręczeniem wekslowym banku, oraz przez ustanowienie zastawu rejestrowego, na zasadach określonych w odrębnych przepisach – str. 56 i 63 protokołu.

4.17. Niewykluczenie z udziału w postępowaniu na budowę hali w Trzydniku Dużym oferenta, który nie złożył wymaganego oświadczenia o niepozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. – Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi (Dz. U. Nr 118, poz.754 z późn. zm.), z innymi uczestnikami postępowania lub zamawiającym albo osobami biorącymi udział w postępowaniu.

Przestrzegać zasady, że niezłożenie przez oferenta, w terminie określonym przez zamawiającego, oświadczenia o niepozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji z innymi uczestnikami postępowania lub zamawiającym albo osobami biorącymi udział w postępowaniu po stronie zamawiającego lub złożenie oświadczenia o pozostawaniu w takim stosunku – wyklucza wykonawcę postępowania, stosownie do przepisu art. 22 ust. 7 ustawy o zamówieniach publicznych – str. 57 protokołu.

4.18. Udzielenie zamówienia na roboty dodatkowe związane z budową hali sportowej w Trzydniku Dużym w trybie z wolnej ręki, bez zatwierdzenia zastosowania tego trybu przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, w sytuacji, kiedy wartość tego zamówienia przekraczała równowartość kwoty 20.000 euro.

Jeżeli wartość zamówienia przekracza równowartość kwoty 30.000 euro (po zmianie ustawy z dniem 20 października 2003 r.), tryb zamówienia z wolnej ręki stosować tylko po uzyskaniu zatwierdzenia tego trybu przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, stosownie do przepisu art.71 ust.1a ustawy o zamówieniach publicznych. Udzielenie zamówienia publicznego bez uzyskania wymaganej decyzji administracyjnej stanowi jedną z przesłanek nieważności umowy, określoną przepisem art. 72 ust. 2 pkt 2 tej ustawy – str. 58 protokołu.

4.19. Niewniesienie przez oferenta, w dniu podpisania umowy na budowę hali sportowej w Trzydniku Dużym, kwoty stanowiącej 30% zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Przestrzegać zasady, zgodnie z którą w przypadku postępowań o roboty budowlane, których wartość przekracza równowartość kwoty 130.000 euro, a okres realizacji zamówienia jest dłuższy niż rok, zabezpieczenie może być tworzone poprzez potrącenia z faktur częściowych, ale pod warunkiem, że wykonawca wniesie co najmniej 30% kwoty zabezpieczenia w dniu podpisania umowy, stosownie do przepisu § 6 ust. 1 i 2 rozporządzenia z 16 lipca 2002 r. Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne (Dz. U. Nr 115, poz. 1002). Jeżeli oferent, którego oferta została wybrana, nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy - wybierać tę spośród pozostałych ofert, która uzyskała najwyższą liczbę punktów, chyba że złożono tylko dwie ważne oferty lub upłynął termin związania ofertą, zgodnie z przepisem art. 27c ustawy o zamówieniach publicznych – str. 59 protokołu.

4.20. Niesporządzenie kosztorysu inwestorskiego na część robót budowlanych składających się na przedmiot zamówienia w postępowaniu na remont mostu w Łychowie Gościeradowskim.

Przestrzegać obowiązku sporządzania kosztorysu inwestorskiego w odniesieniu do robót budowlanych, a w przypadku zmiany przedmiotu zamówienia - powodującej zmianę jego wartości szacunkowej, dokonywania odpowiedniej korekty tego kosztorysu, stosownie do przepisów art. 35 ust. 2 i 2a ustawy o zamówieniach publicznych. Prawidłowe ustalenie wartości szacunkowej zamówienia niezbędne jest do:

- wyboru właściwej procedury udzielania zamówienia publicznego,

- ustalenia prawidłowej kwoty wadium przetargowego,

- ustalenia obowiązku stosowania zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz preferencji krajowych – str.60 protokołu.

4.21. Nieprawidłowe sformułowanie treści ogłoszenia o przetargu nieograniczonym na wykonanie remontu mostu w Łychowie Gościeradowskim, poprzez niepodanie informacji o ustalonych przez zamawiającego kryteriach oceny ofert.

W ogłoszeniu o przetargu nieograniczonym zawierać co najmniej informacje określone w przepisie art. 30 ustawy o zamówieniach publicznych, w tym informację o kryteriach oceny ofert – str.61 protokołu.

4.22. Nieudokumentowanie zamieszczenia w siedzibie zamawiającego, w miejscu publicznie dostępnym, ogłoszenia o przetargu i ogłoszenia o wyniku postępowania przetargowego na remont mostu w Łychowie Gościeradowskim.

Dokumentować wykonanie obowiązków wynikających z przepisów art. 29 ust.2 i art. 50 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych, przechowując tę dokumentację, stosownie do przepisów art. 6 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173 z późn. zm.), zgodnie z którymi samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą pozostającej u nich oraz nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw – str. 61, 62 protokołu.

4.23. Nieprzeprowadzenie geodezyjnej inwentaryzacji powykonawczej remontu mostu.

W przypadku obiektów budowlanych wymagających pozwolenia na budowę, po jej zakończeniu przeprowadzać geodezyjną inwentaryzację powykonawczą, obejmującą położenie ich na gruncie, stosownie do przepisów art.43 ust.1 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. nr 106, poz. 1126 z późn. zm.) – str. 62 protokołu.

4.24. Dokonanie zwrotu wadiów wniesionych w pieniądzu przez oferentów uczestniczących w postępowaniu przetargowym na wyposażenie hali sportowej wraz z montażem - bez odsetek wynikających z umowy rachunku, na którym były one przechowywane.

Wadium wnoszone przez oferentów w pieniądzu zwracać wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek dostawcy lub wykonawcy, stosownie do art. 42 ust. 3 ustawy o zamówieniach publicznych – str. 65 protokołu.

5. Mienie komunalne:

5.1. Niekompletne sporządzanie wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży (nieruchomości gruntowe i lokale mieszkalne) oraz nieudokumentowanie wywieszania wykazów w siedzibie Urzędu Gminy i podania do publicznej wiadomości informacji o wywieszeniu wykazu.

W sporządzanych wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży zamieszczać informacje określone w przepisach art. 35 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, w tym informację o oznaczeniu nieruchomości według księgi wieczystej, o cenie nieruchomości oraz o terminie do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w jej nabyciu – pkt 1, 6 i 12 powołanego przepisu.

Dokumentować (np. w formie notatki służbowej, adnotacji bądź innego dowodu) fakt wywieszenia wykazów na okres 21 dni w siedzibie Urzędu i podania do publicznej wiadomości informacji o ich wywieszeniu w sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, stosownie do przepisów art. 35 ust. 1 ustawy; zgodnie z przepisami art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 171 poz. 1396 z późn. zm.), samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygnięcia spraw – str. 67-69 protokołu.

5.2. Nieprawidłowe sporządzenie ogłoszenia o ustnym przetargu nieograniczonym na sprzedaż działki nr 206/4 oraz ogłoszenia o pisemnym przetargu ofertowym i ustnym przetargu nieograniczonym na sprzedaż działki nr 206/5, poprzez:

- niezamieszczenie wszystkich wymaganych przepisami informacji,

- bezpodstawne zastrzeżenie możliwości unieważnienia przetargu bez podania przyczyn,

- ustalenie terminu do składania ofert zakupu i terminu do wniesienia wadium w dniu przetargu, na pół godziny przed jego rozpoczęciem.

Przy sprzedaży nieruchomości komunalnych przestrzegać zasad określonych w przepisach ustawy o gospodarce nieruchomościami i rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. Nr 9, poz. 30 z późn. zm.), w szczególności:

- w ogłoszeniu o przetargu zamieszczać wszystkie informacje określone przepisami art. 35 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz przepisami § 12 i § 16 rozporządzenia oraz podawać informację o prawie unieważnienia przetargu jedynie z uzasadnionych przyczyn, stosownie do przepisów określonych w § 2 ust. 4 rozporządzenia;

- termin składania ofert na pisemny przetarg nieograniczony ustalać na co najmniej 3 dni przed wyznaczonym terminem przetargu, zgodnie z przepisami § 17 ust. 2 rozporządzenia;

- termin wnoszenia wadium przez osoby przystępujące do przetargu ustalać na co najmniej 3 dni przed dniem otwarcia przetargu, stosownie do § 4 ust. 2 rozporządzenia – str. 68 protokołu.

5.3. Nieustalenie przez Radę Gminy wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz nieujęcie, w uchwale określającej zasady wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, wszystkich wymaganych przepisami prawa regulacji.

Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały określającej wieloletni program gospodarowania zasobem mieszkaniowym gminy, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, zasobie mieszkaniowym gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. Nr 71, poz. 733 z późn. zm.) oraz projekt zmian w uchwale Nr XLV/211/2002 z dnia 9 października 2002 r. w sprawie zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, poprzez zawarcie w niej postanowień dotyczących wysokości dochodu gospodarstwa domowego uzasadniającego oddanie w najem lokalu na czas nieoznaczony i lokalu socjalnego, warunków zamieszkiwania kwalifikujących wnioskodawcę do ich poprawy, warunków dokonywania zamiany lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy oraz zamiany pomiędzy najemcami lokali należących do tego zasobu a osobami zajmującymi lokale w innych zasobach, zasad postępowania w stosunku do osób, które pozostały w lokalu opuszczonym przez najemcę lub w lokalu, w którego najem nie wstąpiły po śmierci najemcy, kryteriów oddawania w najem lokali o powierzchni użytkowej przekraczającej 80 m² (jeżeli takie lokale znajdują się w zasobie gminy), stosownie do przepisów art. 21 ust. 3 pkt 1, 2, 4, 6 i 7 cytowanej ustawy – str. 70-71 protokołu.

5.4. Nieustalenie wysokości czynszu najmu trzech lokali socjalnych oraz przypadek bezumownego oddania w najem lokalu socjalnego.

W przypadku oddawania w najem lokali (także socjalnych) wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy przestrzegać obowiązku zawierania umów i ustalania w nich wysokości czynszu, stosownie do przepisów art. 5 ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, mając na uwadze, że zaniechanie ustalenia należności jednostki samorządu terytorialnego z tytułu udostępnienia składników majątkowych będących jej własnością jest działaniem na szkodę gminy, poprzez pozbawienie jej należnych wpływów z gospodarowania majątkiem i stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych, określone w art. 138 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. Przepisy ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego nie przewidują możliwości nieodpłatnego najmu lokali mieszkalnych; osoby w trudnej sytuacji materialnej mogą ubiegać się o przyznanie dodatku mieszkaniowego, w trybie przewidzianym ustawą z dnia 21 czerwca 2001 r. o dodatkach mieszkaniowych (Dz. U. Nr 71, poz. 734 z późn. zm.).

Jeżeli osoba wskazana pod poz. 11 załącznika nr V/1 do protokołu kontroli spełnia przesłanki określone w uchwale Rady Gminy w sprawie zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, uprawniające do oddania w najem dotychczas zajmowanego lokalu socjalnego - zawrzeć stosowną umowę – str. 71-72 protokołu.

5.5. Nieprawidłowe prowadzenie ewidencji analitycznej środków trwałych, poprzez:

- nieprowadzenie ewidencji w podziale na „rodzaje i nazwy komórek organizacyjnych, którym powierzono środki trwałe”,

- dokonywanie w niej zapisów w sposób nietrwały (ołówkiem),

- przypadki ujmowania w ewidencji jako jednego środka trwałego składników majątkowych składających się z kilku odrębnych obiektów,

- ujęcie w tej ewidencji wartości zmodernizowanych dróg, w sytuacji kiedy drogi te nie stanowią własności gminy (modernizacje realizowane były w drodze porozumień z innymi jednostkami samorządu terytorialnego),

- niewskazywanie rodzaju i numeru dowodów źródłowych, na podstawie których dokonano zapisu w tej ewidencji,

- dokonywanie przekreśleń i poprawek – bez daty i podpisu osoby ich dokonującej.

Ewidencję analityczną do konta 011 „Środki trwałe” prowadzić tak, aby stanowiła ona aktualny i rzetelny wykaz posiadanych składników majątkowych (środków trwałych), zapewniając rzetelność ksiąg rachunkowych w rozumieniu art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości, w szczególności:

- wskazywać rodzaje i nazwy komórek organizacyjnych, którym powierzono poszczególne środki trwałe, zgodnie z przyjętymi uregulowaniami wewnętrznymi,

- dokonywać zapisów w sposób trwały, zgodnie z przepisami art. 23 ust. 1 ustawy o rachunkowości,

- ewidencję tę prowadzić według poszczególnych obiektów - przyjmując za odrębny obiekt każdy składnik majątku, zgodnie z komentarzem zawartym w załączniku do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KTŚ) (Dz. U. Nr 112, poz. 1317 z późn. zm.),

- wyksięgować z tej ewidencji wartość dróg nie będących własnością gminy, w celu odzwierciedlenia stanu rzeczywistego w prowadzonych księgach rachunkowych, stosownie do przepisów art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości,

- wskazywać dowody księgowe, na podstawie których dokonano zapisów w tej ewidencji, stosownie do przepisów art. 23 ust. 2 pkt 2 tej ustawy,

- stwierdzone błędy w zapisach poprawiać przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty, stosownie do przepisów art. 25 ust. 1 pkt 1 tej ustawy;

- str. 76, 77 protokołu.

Jeżeli uważa Pan, iż wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Panu – zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od otrzymania tego wystąpienia.

Stosownie do przepisu art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.), sprawozdania z jego realizacji – w formie pisemnej i elektronicznej (np. na dyskietce) – oczekuję w terminie 30 dni od daty doręczenia Panu tego wystąpienia.

Marek Poniatowski

Do wiadomości:

Rada Gminy w Trzydniku Dużym.