Lublin, 5 czerwca 2003 r.

RIO-091/11/2003

Pan Waldemar Pietrak

Wójt Gminy Wąwolnica

Szanowny Panie Wójcie,

W okresie od 16 stycznia do 20 marca 2003 r. przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie – Urszulę Dudek, Michała Jedlińskiego, Waldemara Szychiewicza i Piotra Wojtasika – została przeprowadzona kompleksowa kontrola gospodarki finansowej gminy Wąwolnica. Kontrolą objęto rok 2002 i lata poprzednie w zakresie spraw, których skutki finansowe zaistniały w 2002 r. i w 2003 r. Do ustaleń kontroli, zawartych w protokole podpisanym 4 kwietnia 2003 r., zastrzeżeń nie wniesiono.

Kontrola ujawniła szereg nieprawidłowości, które stwarzają zagrożenie dla prawidłowego funkcjonowania gospodarki finansowej kontrolowanej jednostki. W zakresie objętym kontrolą ujawniono czyny, które mogą skutkować odpowiedzialnością z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Przyczynami stwierdzonych w toku kontroli nieprawidłowości jest m.in. brak właściwie zorganizowanego systemu kontroli wewnętrznej, nieznajomość obowiązujących przepisów prawa w zakresie rachunkowości i finansów publicznych. Szczególne zaniepokojenie budzi fakt niewykonania części wniosków pokontrolnych przekazanych kontrolowanej jednostce pismem prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej z dnia 21 czerwca 1999 r. (pismo nr RIO-091/50/99). Wskazane wydaje się podjęcie działań w zakresie szkolenia pracowników oraz wzmocnienie nadzoru ze strony wójta i skarbnika gminy.

Najistotniejsze nieprawidłowości stwierdzone w zakresie prowadzenia rachunkowości dotyczyły naruszenia zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, m.in. zasady: sprawdzalności ksiąg rachunkowych (dokonywania zapisów w porządku chronologicznym i systematycznym) i bieżącego prowadzenia ksiąg.

W wyniku kontroli stwierdzono, że wójt gminy, będąc odpowiedzialnym za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej, nie ustalił procedur kontroli finansowej dotyczącej procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Prawidłowo opracowane procedury kontroli pozwalają na usprawnienie procesów decyzyjnych w tym obszarze, w szczególności zmniejszają ryzyko podejmowania błędnych decyzji, i mogą wyeliminować większość stwierdzonych w toku kontroli nieprawidłowości.

W zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków i opłat stwierdzono nieustalenie prawidłowej podstawy opodatkowania podatkiem leśnym dla lasów, posiadających plan urządzenia lasu. Ponadto stwierdzono opodatkowanie lasów z drzewostanem do lat 40, tj. lasów ustawowo zwolnionych z podatku leśnego. Stwierdzono również przypadki nieterminowego doręczania nakazów płatniczych.

W zakresie wydatków szczególną uwagę zwrócić należy na prawidłowość stosowania przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, gdyż ustalenia kontroli w tym zakresie wskazują na nieprzestrzeganie tych przepisów. Stwierdzono bowiem liczne naruszenia zasad, trybu i procedur udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza równowartości 30.000 EURO. Natomiast przy realizacji zadań o większej wartości (budowa kanalizacji sanitarnej i oczyszczalni ścieków) nieprawidłowości nie stwierdzono, przy czym zaznaczyć należy, iż postępowania te były prowadzone przy udziale podmiotów zewnętrznych, którym zlecono przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień.

Kontrola ujawniła ponadto, że w 2002 r. Zarząd Gminy nie wywiązał się z ustawowego obowiązku przeprowadzenia kontroli przestrzegania przez gminne jednostki organizacyjne procedur kontroli wydatków.

Część stwierdzonych nieprawidłowości została wyeliminowana w trakcie kontroli – po udzieleniu przez kontrolujących stosownego instruktażu.

Poniżej podaję stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz sposób ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).

W załączniku do wystąpienia pokontrolnego wskazano osoby odpowiedzialne za stwierdzone nieprawidłowości.

1. W zakresie ustaleń ogólno-organizacyjnych:

1.1. Nieokreślenie formy organizacyjno prawnej gimnazjum, trzech szkół podstawowych i przedszkola samorządowego.

Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały w sprawie określenia formy organizacyjno-prawnej gminnych jednostek oświatowych, stosownie do przepisów art. 18 ust. 2 pkt 9 lit h ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tj. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.); zgodnie z przepisami art. 79 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jednolity z 1996 r Dz. U. Nr 67, poz. 329 z późn. zm.), szkoły mogą być prowadzone zarówno w formie jednostek budżetowych jak i zakładów budżetowych. Poinformować rady szkół, a w przypadku ich braku - rady pedagogiczne, o obowiązku wprowadzenia zmian do statutów wszystkich placówek oświatowych, polegającym na określeniu formy organizacyjno - prawnej tych jednostek, zgodnie z przepisami art. 50 ust. 2 pkt 1 ustawy o systemie oświaty - statut szkoły uchwala rada szkoły lub, w przypadku jej braku, rada pedagogiczna (art. 52 ust. 2 tej ustawy) - str. 2-3 protokołu.

1.2. Nieustalenie procedur kontroli finansowej.

Opracować w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, stosownie do przepisu art. 35a ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148); kontrola ta dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, stosownie do przepisów art. 35 a ust. 1 tej ustawy; przy opracowywaniu procedur kontroli należy uwzględnić Standardy kontroli finansowej opublikowane w Dzienniku Urzędowym Ministerstwa Finansów Nr 3 z 2003 r. – str. 4-5 protokołu.

Ponadto uaktualnić zakresy czynności pracowników, ujmując w nich wszystkie powierzone obowiązki w zakresie egzekwowania poszczególnych należności z tytułu dochodów z mienia komunalnego (z tytułu czynszu dzierżawy, najmu, opłat za użytkowanie wieczyste, opłat za wodę i odprowadzanie ścieków) w celu umożliwienia sprawowania nadzoru nad prawidłowością wywiązywania się pracowników z powierzonych im obowiązków oraz sprecyzować określone w regulaminie organizacyjnym obowiązki zastępcy wójta w zakresie sprawowania merytorycznego nadzoru nad stanowiskiem ds. gospodarki gruntami i mienia komunalnego. Wyniki kontroli wskazują na konieczność sprawowania czynności nadzorczych w zakresie egzekwowania należności z tytułu opłat za wodę i odprowadzanie ścieków, celem niedopuszczenia do przedawnienia należności z tytułu tych opłat – str. 80 protokołu.

1.3. Nieprzeprowadzenie przez Zarząd Gminy w 2002 roku kontroli gminnych jednostek organizacyjnych.

Przestrzegać obowiązku przeprowadzania w gminnych jednostkach organizacyjnych kontroli finansowej, w zakresie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, przy czym kontrolą obejmować w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych wójtowi gminy jednostek organizacyjnych, stosownie do przepisów art. 127 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148). – str. 4 protokołu.

2. W zakresie prowadzenia księgowości i sprawozdawczości:

2.1. Prowadzenie przez Urząd Gminy ksiąg rachunkowych Gminnej Biblioteki Publicznej i Gminnego Domu Kultury, pomimo braku formalnego uregulowania tej kwestii.

Przestrzegać zasady prowadzenia przez Urząd Gminy ksiąg rachunkowych gminnych jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, po uprzednim zawarciu porozumienia w sprawie powierzenia prowadzenia ksiąg rachunkowych danej jednostki, po przyjęciu przez wójta gminy odpowiedzialności za rachunkowość tych jednostek bądź za określone obowiązki w tym zakresie, stosownie do przepisów art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694) – str. 23 protokołu.

2.2. Nieprawidłowe i niekompletne opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady (politykę) rachunkowości, polegające na:

- nieujęciu w wykazie kont księgi głównej wszystkich stosowanych w ewidencji księgowej kont, w tym w ewidencji budżetu konta: 133/1, 133/2, 133/3 (rachunki bankowe lokat terminowych), 962 „Wynik na pozostałych operacjach”, 240 „Pozostałe rozrachunki”, 960 „Skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu”, 961”Niedobór lub nadwyżka budżetu”,

- nieujęciu - w wykazie kont księgi głównej - kont niezbędnych dla prawidłowego prowadzenia ewidencji syntetycznej, w tym w ewidencji budżetu konta 260 „Zobowiązania finansowe”; w ewidencji Urzędu Gminy (jednostki) – kont: 401 „Amortyzacja”, 761 „Pokrycie amortyzacji”, 290 „Odpisy aktualizujące należności”

i kont pozabilansowych:

998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego”,

999 „Zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat”,

- nieokreśleniu zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, w szczególności do kont: 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, 011 „Środki trwałe”, 013 „Pozostałe środki trwałe”, 020 „Wartości niematerialne i prawne”, 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”,

- nieujęciu w wykazie ksiąg rachunkowych dzienników częściowych prowadzonych dla operacji gospodarczych w zakresie działalności socjalnej, sum depozytowych oraz funduszu ochrony środowiska i gospodarki wodnej, a także niesporządzenie - przy prowadzonej komputerowo ewidencji podatkowej oraz ewidencji opłat za wodę i odprowadzanie ścieków – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

- nieokreśleniu zasad funkcjonowania konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

- zasad wyceny aktywów i pasywów,

oraz na nieokreśleniu w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości sposobu inwentaryzacji gruntów, budynków i budowli.

Dokonać aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte w Urzędzie Gminy zasady (politykę) rachunkowości, w tym dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych; w tym celu:

- ująć w wykazie kont księgi głównej – zawartym w zakładowym planie kont - konta niezbędne dla prawidłowego prowadzenia ewidencji syntetycznej, wymienione w załącznikach nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Finansów 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752), w tym:

- w budżecie: konto 962 „Wynik na pozostałych operacjach”, 240 „Pozostałe rozrachunki”, 960 „Skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu”, 961 „Niedobór lub nadwyżka budżetu”, 260 „Zobowiązania finansowe”,

- w jednostce: 290 „Odpisy aktualizujące należności”, 401 „Amortyzacja”, 761 „Pokrycie amortyzacji” i konta pozabilansowe: 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego”, 999 „Zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat”,

pamiętając, że - stosownie do przepisów § 12 ust. 1 pkt. 1 i 5 tego rozporządzenia - konta podane w planach kont stanowiących załączniki nr 1 i nr 2 do rozporządzenia należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce, a zakładowy plan kont winien zapewnić możliwość sporządzenia obowiązujących jednostkę sprawozdań,

- ustalić w zakładowym planie kont zasady prowadzenia ewidencji operacji gospodarczych na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, wskazując m.in., że na tym koncie należy ewidencjonować przypisy i odpisy oraz wpłaty i zwroty, stosownie do zasad funkcjonowania tego konta, ustalonych w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. oraz przepisów § 13 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 50, poz. 511 z późn. zm.),

- określić zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o rachunkowości, uwzględniając zasady określone w przepisach załącznika Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych,

- uzupełnić wykaz ksiąg rachunkowych o księgi rachunkowe nie ujęte w tym wykazie, a stosowane w jednostce, w szczególności o dzienniki częściowe prowadzone dla operacji gospodarczych dokonywanych w zakresie działalności socjalnej, sum depozytowych oraz funduszu ochrony środowiska i gospodarki wodnej, stosownie do art. 10 ust. 1 pkt.3 lit. b,

- sporządzić - dla komputerowej ewidencji podatkowej oraz ewidencji opłat za wodę i odprowadzanie ścieków - wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych. Opracować w dokumentacji opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a także określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, a także systemu ochrony danych i ich zbiorów, tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, stosownie do art. 10 ust. 1 pkt. 3 lit. b, c i pkt. 4 ustawy o rachunkowości.

- określić metody wyceny aktywów i pasywów w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru, w tym datę rozpoczęcia i zakończenia dokonywania odpisów umorzeniowych i amortyzacyjnych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 2, w związku z przepisami art. 32 ust. 1 tej ustawy,

- określić metody inwentaryzacji gruntów, budynków i budowli, stosownie do przepisów § 5 ust. 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r.

Za aktualizację dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości odpowiada wójt gminy, zgodnie z przepisem art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości – str. 6, 7, 8, 15, 20, 69, 107 protokołu.

2.3. Niewyprowadzenie dziennika i kont księgi głównej budżetu gminy za lata 1992-1998, zaś dziennika i księgi głównej Urzędu Gminy za lata 1992-1999, dzienników częściowych za lata 1992-1997, a następnie otwarcie dziennika i księgi głównej budżetu na dzień 1 stycznia 1999 a Urzędu Gminy na dzień 1 stycznia 2000 (pomimo nieodtworzenia ksiąg rachunkowych dla lat poprzednich oraz nieprzeprowadzenia inwentaryzacji wszystkich aktywów i pasywów), a w konsekwencji niewykonanie wniosku pokontrolnego zawartego w pkt. 2.2. wystąpienia pokontrolnego skierowanego do przewodniczącego Zarządu Gminy w Wąwolnicy w dniu 21.06.1999 roku w wyniku kontroli kompleksowej,

- nieprowadzenie następujących ksiąg rachunkowych:

- zestawień obrotów i sald kont księgi głównej Urzędu Gminy,

- zestawień obrotów i sald kont księgi głównej budżetu,

- zestawień sald kont ksiąg pomocniczych,

- niesporządzanie na koniec miesięcy zestawień obrotów dzienników częściowych,

- prowadzenie kont ksiąg pomocniczych dla rozrachunków tylko przez część roku 2000 (np. do konta 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” ewidencję analityczną prowadzono do dnia 31 sierpnia 2000 r.).

Przestrzegać obowiązku prowadzenia wszystkich ksiąg rachunkowych, o których mowa w przepisach art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w szczególności:

- dziennika Urzędu Gminy i budżetu gminy, zawierających chronologiczne ujęcie zdarzeń jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, zgodnie z art. 14 ust. 1 i 2 tej ustawy,

- księgi głównej Urzędu Gminy i budżetu gminy, których konta zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym; na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zdarzeń zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, zgodnie z art. 15 ust. 1 tej ustawy,

- kont ksiąg pomocniczych, zawierających zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej, stosownie do przepisów art. 16 ust. 1 i art. 17 ustawy o rachunkowości; pamiętając, że zapisy na tych kontach mają być uzgodnione z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

Zweryfikować ewidencję księgową poprzez przeprowadzenie inwentaryzacji wszystkich aktywów i pasywów, z zastosowaniem rozdziału 3 ustawy o rachunkowości. Fakt przeprowadzenia inwentaryzacji udokumentować. Takie rozwiązanie powinno umożliwić sprawdzenie poprawności sporządzonych sprawozdań budżetowych, określenie sytuacji majątkowej gminy, ustalenie stanu należności i zobowiązań, funduszy, a także środków pieniężnych na rachunkach bankowych, a tym samym uwiarygodnić stan aktywów i pasywów wnikający z założonych ksiąg rachunkowych przewidzianych przepisami ustawy o rachunkowości.

Księgi rachunkowe roku obrotowego zamykać na dzień kończący rok obrotowy, zgodnie z art. 12 ust. 2 pkt 1 cytowanej ustawy. Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, zgodnie z art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości.

Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej budżetu oraz na kontach księgi głównej Urzędu Gminy sporządzać na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zastawienia obrotów i sald, zawierające:

- symbole lub nazwy kont,

- salda na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego,

- sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego,

stosownie do przepisów art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych.

Przestrzegać obowiązku sporządzania, co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, zestawień sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, zgodnie z art. 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

W przypadku stosowania dzienników częściowych, grupujących zdarzenia według ich rodzajów, sporządzać zestawienia obrotów tych dzienników, stosownie do przepisów art. 14 ust. 3 ustawy o rachunkowości.

Sporządzić ww. księgi za lata 1992-1999.

Dopuszczenie do nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy o rachunkowości, stosownie do art. 77 ustawy o rachunkowości, stanowi czyn zagrożony karą grzywny, karą pozbawienia wolności do lat 2 albo obu tym karom łącznie.

Przestrzegać, wynikającego z przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, obowiązku zawiadamiania izby o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub o przyczynach ich niewykonania, mając na uwadze przepisy art. 27 tej ustawy, stosownie do których niezgodne z prawdą informowanie o wykonaniu wniosków pokontrolnych jest zagrożone karą grzywny.

– str. 8 – 15, 20 protokołu.

2.4. Nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych polegające na:

- nieprzestrzeganiu zasad poprawiania stwierdzonych błędów w zapisach dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez zamazywanie korektorem, poprawianie cyfr długopisem w sposób niepozwalający na odczytanie dokonanego błędnego zapisu, bądź skreślanie bez podpisania poprawki i umieszczenia daty jej dokonania,

- dokonywanie zapisów w księgach rachunkowych z pozostawieniem miejsc pozwalających na późniejsze dopiski czy zmiany (pozostawianie kilku pustych linijek na każdej stronie w „dzienniku- księga główna”),

- sumowaniu obrotów dziennika narastająco od początku roku bez wyodrębnienia obrotów w poszczególnych miesiącach,

- nienumerowaniu zapisów w dzienniku oraz przypadkach ujmowania w dzienniku zdarzeń nieuporządkowanych chronologicznie,

- dokonywaniu zapisów w dzienniku bez określenia treści dokonanej operacji,

- dokonywaniu zapisów w księgach rachunkowych, w tym w dzienniku, w ewidencji analitycznej prowadzonej do kont rozrachunkowych, księgach inwentarzowych bez wskazania rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu, a także przypadki ujmowania dowodów w dzienniku pod innym numerem księgowym (identyfikacyjnym) niż numer księgowy zamieszczony na - ujmowanym w dzienniku - dowodzie księgowym, czym naruszano zasadę sprawdzalności ksiąg rachunkowych,

- niebieżącym wprowadzaniu - do księgi głównej oraz do ewidencji analitycznej - operacji gospodarczych związanych z przychodem środków trwałych uzyskanych w wyniku zakupu.

Stwierdzone błędy w zapisach dokonanych w księgach rachunkowych poprawiać z zachowaniem zasad określonych w przepisach art. 25 ust. 1 ustawy o rachunkowości, przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty (poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca), lub przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi.

Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski czy zmiany, stosownie do art. 23 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Przestrzegać obowiązku prowadzenia dziennika zgodnie z przepisami art. 14 ustawy o rachunkowości. Dziennik powinien zawierać chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, zgodnie z art. 14 ust. 1 tej ustawy. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów liczone w sposób ciągły, stosownie do art. 14 ust. 2 tej ustawy.

Zapisów we wszystkich księgach rachunkowych dokonywać zgodnie z wymogami przepisów art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości, a w szczególności zamieszczać w nich zrozumiały tekst, skrót lub kod operacji oraz numer identyfikacyjny dowodu księgowego; pamiętając, że sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi, zgodnie z art. 14 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Operacje gospodarcze związane z przychodem środków trwałych wprowadzać do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, w którym przychód nastąpił, stosownie do przepisów art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

– str. 13, 15, 16, 71, 75, 108, 109 protokołu

2.5. Niezamieszczanie na bankowych dowodach źródłowych numerów identyfikacyjnych zapewniających ich powiązanie z wyciągami bankowymi, do których zostały załączone.

Niezamieszczanie na dowodach księgowych, na podstawie których dokonano zapisu w księgach rachunkowych, adnotacji o ich zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach rachunkowych wraz ze wskazaniem miesiąca księgowania i podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Na bankowych dowodach źródłowych zamieszczać numer umożliwiający ich powiązanie z odpowiednimi wyciągami bankowymi, które stanowiły podstawę zapisów w księgach rachunkowych, celem zapewnienia identyfikacji dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych, stosownie do art. 24 ust. 4 pkt. 1 ustawy o rachunkowości.

Na dowodach księgowych zamieszczać adnotację o ich zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach rachunkowych, przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu źródłowego w księgach rachunkowych (dekretacja), wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, stosownie do przepisu art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości. Można zaniechać zamieszczania na dowodach księgowych tych danych wyłącznie w przypadku, gdy wynikają one z techniki dokumentowania zapisów księgowych, zgodnie z przepisem art. 21 ust. 1a tej ustawy – str. 17, 18 protokołu.

2.6. Nieprawidłowe prowadzenie ewidencji analitycznej, a w szczególności:

- w ewidencji księgowej budżetu - do kont: 224 „Rozrachunki budżetu”, 240 „Pozostałe rozrachunki”,

- w ewidencji księgowej Urzędu Gminy - do kont: 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, 225 „Rozrachunki z budżetami”, 240 „Pozostałe rozrachunki”, poprzez prowadzenie jej w sposób uniemożliwiający ustalenie stanu poszczególnych grup rozrachunków oraz należności i zobowiązań w podziale według poszczególnych kontrahentów,

- w ewidencji analitycznej dochodów z majątku gminy (konto 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”), w sposób uniemożliwiający kontrolę terminowości wpłat należności i ustalenie stanu zaległości i nadpłat poszczególnych dzierżawców (najemców),

- do konta 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)” dla zadań związanych z budową dróg (poprzez prowadzenie tej ewidencji łącznie dla kilku dróg w sposób uniemożliwiający ustalenie o kosztów wytworzenia poszczególnych dróg).

Nieprowadzenie ewidencji analitycznej do konta 810 “Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje”.

Ewidencję analityczną do kont rozrachunkowych prowadzić zgodnie z zasadami określonymi w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r., a w szczególności;

- w ewidencji budżetu:

- do konta 224 „Rozrachunki budżetu”- w sposób umożliwiający ustalenie stanu należności i zobowiązań według poszczególnych tytułów oraz według poszczególnych budżetów,

- do konta 240 „Pozostałe rozrachunki” – w sposób umożliwiający ustalenie stanu rozrachunków według poszczególnych tytułów oraz według rozrachunków,

- w ewidencji Urzędu Gminy:

- do konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” - w sposób umożliwiający ustalenie stanu należności i zobowiązań według poszczególnych kontrahentów,

- do konta 225 „Rozrachunki z budżetami” - w sposób umożliwiający ustalenie stanu należności i zobowiązań według każdego z tytułów rozrachunków z budżetem odrębnie,

- do konta 240 „Pozostałe rozrachunki” – w sposób umożliwiający ustalenie rozrachunków, roszczeń i rozliczeń z poszczególnych tytułów.

Na kontach dzierżawców i najemców (imiennych kartotekach) – ewidencji analitycznej do konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” – dokonywać, na początku roku lub w momencie zawarcia umowy, przypisu czynszu przypadającego do zapłaty na dany rok, w celu umożliwienia prawidłowego ustalenia terminowości wpłat oraz stanu zaległości i nadpłat poszczególnych dzierżawców (najemców), stosownie do zasad prowadzenia ewidencji analitycznej do tego konta określonych w przepisach rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.

Ewidencję analityczną do konta 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)” prowadzić w sposób umożliwiający ustalenie ogółu kosztów wytworzenia poszczególnych inwestycji, a w szczególności dla zadań związanych z budową dróg (każdej z dróg lub jej odcinków), poniesionych w czasie od dnia rozpoczęcia inwestycji do dnia bilansowego lub przyjęcia powstałych w wyniku inwestycji środków trwałych do używania, stosownie do zasad prowadzenia ewidencji analitycznej do tego konta określonych w przepisach rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz przepisów art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości.

Zaprowadzić ewidencję analityczną do konta 810 „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje” według jednostek, którym dotację przekazano oraz przeznaczenia dotacji, według podziałek klasyfikacji budżetowej, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. – str. 19, 33, 34, 71, 72, 75, 76 protokołu.

2.7. Niezachowanie zasady ewidencjonowania operacji gospodarczych w porządku systematycznym. Nieewidencjonowanie na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” księgi głównej należności z tytułu dochodów budżetowych, których termin płatności przypada na dany rok budżetowy (np. podatków, czynszu, dzierżawy, opłat za wodę i odprowadzanie ścieków), nieujmowanie w księgach rachunkowych należności długoterminowych.

Przestrzegać obowiązku dokonywania, na kontach księgi głównej, zapisów o zdarzeniach w ujęciu systematycznym, zgodnie z ustaleniami prawidłowo opracowanego zakładowego planu kont, stosownie do przepisów art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości z zachowaniem zasad funkcjonowania poszczególnych kont określonych w załączniku Nr 1 i 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, a w szczególności:

a) na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” na bieżąco ewidencjonować należności z tytułu dochodów budżetowych, w tym z tytułu podatków, dochodów budżetowych z mienia komunalnego (np. z tytułu czynszów dzierżawy, najmu, opłat za użytkowanie wieczyste (których termin płatności przypada na dany rok budżetowy), opłat za wodę i odprowadzanie ścieków); możliwe jest dokonywanie na tym koncie na koniec okresów sprawozdawczych zapisów dotyczących należności podatkowych, na podstawie sprawozdań z ewidencji podatkowej (zaległości i nadpłaty), stosownie do zasad funkcjonowania tego konta określonych w załączniku Nr 2 do cytowanego rozporządzenia w związku z przepisami art. 20 ust. 1 oraz art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości, pamiętając o obowiązku zapewnienia zgodności zapisów na tym koncie z prowadzoną do niego ewidencją analityczną, zgodnie z przepisami art. 16 ust. 1 tej ustawy;

dochody realizowane przez Urząd Gminy ewidencjonować:

- przypis należności:

Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

Ma 750 „Przychody i koszty finansowe”,

- wpływ należności:

Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

b) zaciągnięte pożyczki ujmować w księdze głównej budżetu gminy na kontach:

- wpływ pożyczki na rachunek bieżący budżetu gminy:

Wn 133 „Rachunek budżetu”,

Ma 260 „Zobowiązania finansowe”,

- spłata pożyczki:

Wn 260 „Zobowiązania finansowe”,

Ma 133 „Rachunek budżetu”,

zaprowadzić w ewidencji budżetu konto 260 „Zobowiązania finansowe” (po uprzednim wprowadzeniu go do zakładowego planu kont), na którym na stronie Wn należy zaksięgować stan zaciągniętych zobowiązań finansowych, w tym pozostającą do spłaty pożyczkę z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska,

c) zaprowadzić w ewidencji Urzędu Gminy konto 290 „Odpisy aktualizujące należności” (po uprzednim wprowadzeniu go do zakładowego planu kont), służące do ewidencji odsetek od należności przypisanych a nie wpłaconych, naliczanych na koniec każdego kwartału, zgodnie z wymogami § 7 ust. 2 cytowanego rozporządzenia.

Odsetki od zaległości z tytułu dochodów budżetowych ujmować na kontach księgi głównej Urzędu Gminy następująco:

- naliczone odsetki na koniec kwartału:

Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

Ma 290 „Odpisy aktualizujące należności”,

- wyksięgowanie odsetek na początku następnego kwartału:

Wn 290 „Odpisy aktualizujące należności”,

Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

d) zaprowadzić ewidencję rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez te jednostki dochodów budżetowych na koncie 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” księgi głównej budżetu, ujmując:

- dochody budżetowe zrealizowane przez jednostki budżetowe w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań jednostek budżetowych zapisem:

Wn 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”,

Ma 901 „Dochody budżetu”,

- przelewy dochodów budżetowych na rachunek budżetu, dokonane przez jednostki budżetowe zapisem:

Wn 133 „Rachunek budżetu”,

Ma 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”,

stosownie do zasad funkcjonowania tych kont ustalonych w załączniku Nr 1,

e) należności długoterminowe, a w szczególności należności których termin zapłaty (ustalony np. w decyzji, w umowie) - np. należności za sprzedane na raty nieruchomości gruntowe i lokale mieszkalne - przypada na lata następujące po roku, w którym dokonywane są księgowania, ewidencjonować na koncie 226 „Należności długoterminowe”, stosownie do przepisów cytowanego rozporządzenia:

- przypis należności rozłożonych na raty, dokonywany w momencie ich powstania:

Wn 226 „Należności długoterminowe”,

Ma 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów”,

- przeniesienie na początku roku części należności długoterminowych do należności przypadających na dany rok:

Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

Ma 226 „Należności długoterminowe”,

oraz zapis równoległy

Wn 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów”,

Ma 760 „Pozostałe przychody i koszty”,

– str. 20, 21, 22, 35, 71-72, 78, 134, 135 protokołu.

2.8. Niewyegzekwowanie - od dyrektorów szkół podstawowych oraz gimnazjum - obowiązku sporządzania i przedkładania zarządowi gminy jednostkowych sprawozdań tych jednostek

Zobowiązać dyrektorów szkół podstawowych oraz gimnazjum, do przestrzegania obowiązku sporządzania i przedkładania wójtowi gminy, wszystkich sprawozdań jednostkowych, o których mowa w przepisach § 4 ust. 1 pkt 2 lit b rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279) – str. 23 protokołu.

2.9. Nierzetelne sporządzenie sprawozdania z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy za I półrocze 2002 r., poprzez:

- niewykazanie skutków wprowadzonych przez Radę Gminy uchwałą Nr XXX/214/2001 z dnia 29 listopada 2001 r. tj. zwolnień w podatku od nieruchomości dotyczących: budynków i gruntów zajętych przez ochotnicze straże pożarne; budynków gospodarskich i inwentarskich należących do emerytów i rencistów, którzy przekazali gospodarstwa rolne na rzecz Skarbu Państwa z wyjątkiem związanych z działalnością gospodarczą; budynków lub ich części oraz gruntów związanych z działalnością gospodarczą w zakresie usług kowalskich i szewskich; budynków lub ich części oraz gruntów będących własnością gminy Wąwolnica, z wyjątkiem będących w posiadaniu innych osób (fizycznych i prawnych) oraz zajętych na zbiorniki wodne retencyjne,

- wykazanie zaniżonych skutków obniżenia górnych stawek podatkowych w podatku od nieruchomości poprzez pominięcie przy ustalaniu tych skutków nieruchomości zwolnionych od podatku powyższą uchwałą Rady Gminy.

W sprawozdaniach Rb-PDP „Półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy” w kolumnie „Skutki obniżenia górnych stawek podatkowych” ujmować kwoty stanowiące rzeczywiste skutki obniżenia górnych stawek podatkowych, będące różnicą pomiędzy górną stawką podatkową a stawką przyjętą w uchwale Rady Gminy, przemnożoną przez podstawę opodatkowania, a w kolumnie „Skutki udzielonych przez gminę: zwolnień, odroczeń, umorzeń (...) wykazywać kwoty, stanowiące skutki wynikające ze zwolnień z podatku od nieruchomości wprowadzonych uchwałą Rady Gminy, stosownie do przepisów § 3 ust. 1 pkt 9, 10 w związku z przepisami § 7 ust. 3 „Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego”, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

Rzetelność sporządzania sprawozdania Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy za okres od początku roku do dnia 30 czerwca roku budżetowego ma wpływ na ustalenie przez Ministerstwo Finansów wysokości subwencji wyrównawczej dla gminy (lub ustalenie wpłat do budżetu państwa), stosownie do przepisów art. 42 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego w latach 1999-2003 (Dz. U. Nr 150, poz. 983 z późn. zm.).

Przekazać, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia, do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie informację o błędnym wyliczeniu, wraz ze skorygowanymi sprawozdaniami (sporządzonymi również w formie elektronicznej) oraz szczegółową informację o wielkościach dokonanych korekt, ze wskazaniem, że korekta dokonana została w wyniku kontroli przeprowadzonej przez RIO - str. 38-39 protokołu.

2.10. Nieprawidłowości dotyczące sporządzania sprawozdań z wykonania planu dochodów budżetowych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2001 r. oraz za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2002 r., w tym:

- ujmowanie w tych sprawozdaniach dochodów gminy z tytułu zniesionego podatku transportowego łącznie z dochodami z tytułu podatku od środków transportowych (w § 034 „Podatek od środków transportowych”),

- niewyodrębnienie w tych sprawozdaniach danych dotyczących dochodów z tytułu podatku leśnego od osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej i wykazywanie ich łącznie z dochodami z tytułu podatku rolnego od osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej (w § 032 „Podatek rolny”).

Dane o dochodach budżetowych z tytułu podatków, opłat oraz innych niepodatkowych należności budżetowych, pobieranych przez gminę wykazywać w sprawozdaniach jednostkowych na podstawie danych księgowości podatkowej, stosownie do przepisów § 3 ust. 1 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik Nr 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, a w szczególności:

- wpływy z tytułu zniesionego podatku transportowego wykazywać w § 056 „Zaległości z podatków zniesionych”,

- wpływy z dochodów z tytułu podatku leśnego od osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej – w dziale 756, rozdziale 75615 „Wpływy z podatku rolnego, podatku leśnego, podatku od czynności cywilnoprawnych oraz podatków i opłat lokalnych od osób prawnych i innych jednostek organizacyjnych” w § 033 „Podatek leśny”, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634) - str. 43 i 61-62 protokołu.

3. W zakresie gospodarki pieniężnej i rozrachunków:

3.1. Ustalenie w części I rozdziale III ust. 14 i części II rozdziale I ust. 4 Instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych (obowiązującej w Urzędzie Gminy) dwóch różnych terminów odprowadzania - na rachunek bankowy - gotówki pobranej na kwitariusze przychodowe K-103.

Dokonać zmian w obowiązującej w Urzędzie Gminy w Wąwolnicy Instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych, polegających na ustaleniu jednego terminu odprowadzania do banku gotówki z kasy Urzędu Gminy, przyjętej na kwitariusze przychodowe, celem ujednolicenia obowiązujących w jednostce zasad oraz zapewnienia prawidłowo prowadzonej gospodarki kasowej – str. 26 protokołu.

3.2. Prowadzenie obsługi bankowej budżetu gminy przez dwa banki.

Przestrzegać zasady powierzania obsługi bankowej budżetu gminy jednemu bankowi stosownie do przepisów art. 134 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Rozwiązać umowę na prowadzenie rachunku bankowego w banku PKO BP S.A. w Puławach, utworzonego na okres przejściowy – str. 27, 28 protokołu.

3.3. Ujęcie w księgach rachunkowych roku 2001 oraz roku 2000 kosztów jednostki dotyczących roku poprzedniego.

Nieujmowanie w księgach rachunkowych danego okresu sprawozdawczego wszystkich operacji gospodarczych, które w nim nastąpiły, w szczególności dotyczy to należności i zobowiązań podlegających ewidencji na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”.

W księgach rachunkowych ujmować wszystkie koszty dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty, stosownie do przepisów art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Przestrzegać zasady wprowadzania do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, w postaci zapisu, każdego zdarzenia, które nastąpiło w danym okresie sprawozdawczym, a w szczególności polegającego na powstaniu rozrachunku z kontrahentem (zobowiązania lub należności), bez względu na termin płatności wynikający z treści rozrachunku, tj. w przypadkach, w których otrzymanie faktury nie jest równoczesne z zapłatą, stosownie do przepisów art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

– str. 31-33, 35 protokołu.

3.4. Nieumieszczanie - na wpływających do Urzędu Gminy - fakturach (rachunkach) od dostawców i wykonawców daty ich wpływu.

Zobowiązać pracownika sekretariatu do nanoszenia pieczątki wpływu, określającej datę otrzymania i numer ewidencyjny rejestru kancelaryjnego, na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji, stosownie do przepisów § 6 ust. 11 Załącznika do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. 112, poz. 1319) – str. 36 protokołu.

3.5. Nieprzeprowadzenie inwentaryzacji należności i zobowiązań na dzień 31 grudnia 1999r., na dzień 31 grudnia 2000 r. oraz na dzień 31 grudnia 2001 r.

Przestrzegać obowiązku przeprowadzania na ostatni dzień roku obrotowego inwentaryzacji należności od kontrahentów prowadzących księgi rachunkowe drogą uzyskania od nich potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu należności oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, natomiast inwentaryzację należności i zobowiązań wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych, wobec pracowników, z tytułów publicznoprawnych, metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich realnej wartości, stosownie do przepisów art. 26 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy o rachunkowości. Metodą weryfikacji należy inwentaryzować również należności od kontrahentów prowadzących księgi rachunkowe, o ile nie zostanie uzyskane potwierdzenie ich salda przez kontrahenta – art. 26 ust. 1 pkt 3 cytowanej ustawy.

Ustalić w przepisach wewnętrznych sposób dokumentowania przeprowadzania inwentaryzacji drogą weryfikacji, w związku z przepisami art. 27 ust. 1 tej ustawy – str. 37, 11, 13 protokołu.

3.6. Przypadki nieterminowego regulowania zobowiązań.

Zobowiązania wobec kontrahentów regulować w terminach wynikających z przepisów prawa i zawartych umów, nie dopuszczając do powstania zaległości mogących skutkować płaceniem odsetek za zwłokę – str. 35, 36 protokołu kontroli.

4.1. W zakresie dochodów budżetowych:

4.1.1. Dokonanie wymiaru podatku od nieruchomości, podatku leśnego i podatku rolnego parafii rzymsko - katolickiej posiadającej osobowość prawną w drodze decyzji wójta.

Poinformować parafie rzymsko-katolickie, posiadające – stosownie do przepisów art. 7 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 29, poz. 154 z późn. zm.) – osobowość prawną i będące podatnikami podatku od nieruchomości, podatku leśnego lub podatku rolnego, o obowiązku składania deklaracji podatkowych i opłacania zadeklarowanego podatku; zaprzestać wymierzania im tego podatku w drodze decyzji mając na uwadze przepisy art. 6 ust. 9 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 9 poz. 84 z późn. zm.); art. 6 ust. 5 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200 poz. 1682 z późn. zm.) oraz art. 6a ust. 8 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (tekst jednolity: Dz. U. z 1993 r. nr 94 poz. 431 z późn. zm.) - str. 44-45 protokołu.

4.1.2. Nieegzekwowanie - od podatników podatku od nieruchomości prowadzących działalność gospodarczą - obowiązku składania stosownych informacji w przypadku wystąpienia okoliczności mających wpływ na powstanie obowiązku opodatkowania, co skutkowało nieopodatkowaniem podatkiem od nieruchomości - od nieruchomości zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej.

Od podatników będących osobami fizycznymi egzekwować obowiązek składania wykazów nieruchomości, w terminie 14 dni od dnia wystąpienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku w podatku od nieruchomości, stosownie do przepisów art. 6 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych; w przypadku niezłożenia wykazów, żądać od podatników złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyny niezłożenia wykazu i wezwać do jego złożenia, stosownie do przepisów art. 274a § 1 Ordynacji podatkowej; wszcząć z urzędu postępowanie podatkowe na podstawie przepisów art. 165 § 1 i 2 Ordynacji podatkowej, w wyniku którego wydać – z uwzględnieniem terminu przedawnienia prawa do wymierzania podatków - decyzję ustalającą wysokość zobowiązania podatkowego określonego w przepisach art. 68 § 2 Ordynacji podatkowej podatnikom wymienionym na stronie 45 protokołu kontroli – str. 45 protokołu.

4.1.3. Nieterminowe doręczanie nakazów płatniczych (decyzji) ustalających wysokość zobowiązania podatkowego oraz nieoznaczanie daty doręczenia decyzji.

Przestrzegać obowiązku doręczania podatnikom nakazów płatniczych w terminie nie późniejszym niż 14 dni przed ustawowym terminem płatności zobowiązania podatkowego, stosownie do przepisów art. 47 § 2 Ordynacji podatkowej. W przypadku niedotrzymania tego terminu należy podawać w decyzji informację, że termin płatności wynosi 14 dni od dnia jej doręczenia, zgodnie z przepisami art. 47 § 1 tej ustawy. Egzekwować od osób odbierających decyzje obowiązek oznaczania daty dokonania doręczenia, stosownie do przepisów art. 152 § 1 Ordynacji podatkowej - str. 49-50 protokołu.

4.1.4. Przypadki niepobierania odsetek za zwłokę od podatników nieterminowo regulujących zobowiązania podatkowe, przypadki niedokonywania przerachowania wniesionej przez podatnika wpłaty niepokrywającej kwoty należności głównej i odsetek za zwłokę.

Egzekwować należne odsetki od podatników nieterminowo regulujących zobowiązania podatkowe, stosownie do przepisów art. 53 § 1 Ordynacji podatkowej. Odsetki naliczać według zasad i stawek określonych w § 2 i następnych rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, dokonywania zaokrągleń oraz zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. Nr 240, poz. 2063). W przypadkach, gdy dokonana przez podatnika wpłata nie pokrywa w całości kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zaliczać proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości wraz z odsetkami za zwłokę, w stosunku, w jakim w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę, zgodnie z przepisami art. 55 § 2 Ordynacji podatkowej. Dokonać rozliczenia wszystkich wpłat zaległości podatkowych wniesionych bez odsetek za zwłokę - str. 47, 51-52, 60-61 protokołu.

4.1.5. Udzielanie ulg w podatku rolnym z tytułu odbywania służby wojskowej przez członka rodziny podatnika bez potwierdzenia faktu, że osoby powołane do służby wojskowej pracowały bezpośrednio w danym gospodarstwie rolnym, zamieszkiwały i nie osiągały przychodów z innych źródeł oraz nieprzestrzeganie ustawowych terminów udzielania zwolnienia od podatku rolnego gruntów nabytych w drodze kupna na utworzenie nowego lub powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego oraz przypadki udzielania tych ulg, bez dokonania ustaleń, czy grunty stanowiące przedmiot zwolnienia zostały nabyte od osób obcych.

Przy ustalaniu ulg w podatku rolnym przestrzegać przepisów ustawy o podatku rolnym przy czym:

- przy naliczaniu ulgi z tytułu odbywania służby wojskowej przez członka rodziny podatnika - przestrzegać zasad określonych w przepisach art. 13a ustawy o podatku rolnym, a w szczególności zbierać materiał dowodowy potwierdzający, że osoba powołana do odbywania służby wojskowej bezpośrednio przed powołaniem pracowała i zamieszkiwała w gospodarstwie rolnym podatnika oraz nie osiągała przychodów z innych źródeł;

- zwolnienia z tytułu nabycia gruntów na utworzenie nowego lub powiększenie już istniejącego gospodarstwa udzielać na okres 5 lat, licząc okres zwolnienia od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa wieczystego użytkowania, ustanowiono prawo wieczystego użytkowania gruntów lub objęto grunty w trwałe zagospodarowanie w drodze umowy, zgodnie z przepisami art. 12 ust. 1 pkt 4 i ust. 3 ustawy o podatku rolnym; zwolnienie to stosować od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek o jego udzielenie, stosownie do przepisów art. 13d ust. 3 cytowanej ustawy; dokumentować fakt, że grunty zostały nabyte od osoby, nie będącej małżonkiem, krewnym w linii prostej, pasierbem, zięciem lub synową sprzedawcy gruntów, stosownie do przepisów art. 12 ust. 4 ustawy;

dowodem w powyższych sprawach może być m.in. oświadczenie podatnika złożone na jego wniosek pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, stosownie do przepisów art. 180 § 2 Ordynacji podatkowej; udokumentować fakt istnienia przesłanek do udzielenia przedmiotowych ulg w podatku rolnym; w przypadku stwierdzenia, iż brak było podstaw do ich udzielenia zawiadomić Samorządowe Kolegium Odwoławcze o podjęciu decyzji z rażącym naruszeniem prawa, celem wszczęcia postępowania o ich unieważnienie, zgodnie z przepisami art. 247 § 1 pkt 3, art. 248 § 2 pkt 1 Ordynacji podatkowej – str. 53 - 54 protokołu.

4.1.6. Nieprawidłowości przy wydawaniu decyzji w sprawie przyznania ulg w zapłacie podatków, polegające na:

- przypadkach nieterminowego wydawaniu decyzji,

- rozstrzyganiu spraw w sprawie udzielenia ulg w podatku od środków transportowych bez wydania stosownej decyzji spełniającej wymagania formalne;

- niezamieszczaniu w decyzjach uzasadnienia faktycznego;

- podejmowaniu decyzji m.in. w sprawie ulg w zapłacie podatku od środków transportowych oraz decyzji dotyczących umorzenia odsetek za zwłokę bez przeprowadzenia postępowania, mającego na celu ustalenie czy zachodzą okoliczności uzasadniające udzielenie tej ulgi w zapłacie;

- wydawaniu decyzji nierozstrzygających sprawy w całym zakresie wynikającym z wniosku podatnika lub niezgodnie z treścią tego wniosku;

- przypadku wydawania decyzji o umorzeniu należności nie stanowiących zaległości podatkowych;

- przypadku udzielenia ulgi w zapłacie podatku podatnikowi będącemu przedsiębiorcą, bez odebrania oświadczenia o wysokości pomocy publicznej udzielonej przedsiębiorcy w okresie 3 lat poprzedzających wydanie decyzji.

Przy załatwianiu spraw podatkowych, w tym spraw o udzielenie ulg w zapłacie podatków, przestrzegać przepisów Ordynacji podatkowej, przy czym:

- sprawy podatkowe wymagające przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego załatwiać bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca, stosownie do przepisów art. 139 1 Ordynacji podatkowej, a sprawy szczególnie skomplikowane – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania; w przypadku niezałatwienia sprawy we właściwym terminie zawiadomić stronę, podając przyczynę niedotrzymania terminu i wskazując nowy termin załatwienia sprawy, zgodnie z art. 140 1 tej ustawy,

- w decyzjach zamieszczać uzasadnienie faktyczne, polegające na wskazaniu faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, stosownie do przepisów art. 210 § 4 tej ustawy; zgodnie z przepisami art. 210 § 5 tej ustawy nie można odstąpić od uzasadnienia decyzji, na podstawie której przyznano ulgę w zapłacie podatku,

- sprawy podatkowe rozstrzygać decyzją administracyjną, stosownie do przepisów art. 207 Ordynacji podatkowej, spełniającą wymogi określone w przepisach art. 210 tej ustawy, a decyzję taką w formie pisemnej doręczać stronie, stosownie do przepisów art. 211 Ordynacji podatkowej,

- przestrzegać zasady podejmowania decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowych i odsetek za zwłokę po przeprowadzeniu wnikliwego postępowania wyjaśniającego, mającego na celu ustalenie czy zachodzą przesłanki do umorzenia zaległości podatkowych, określone w przepisach art. 67 § 1 Ordynacji podatkowej; decyzje w tych sprawach są decyzjami opartymi na swobodnym uznaniu, jednak powinny być poprzedzone zebraniem odpowiedniego materiału dowodowego, pozwalającego na wnikliwą i obiektywną ocenę stanu faktycznego. W przypadku wydania decyzji o rozłożeniu zapłaty podatku na raty, rozłożeniu na raty zapłaty zaległości podatkowych i odroczeniu terminu płatności podatków lub odroczeniu zapłaty zaległości podatkowej - zebrać materiał dowodowy wskazujący na ważny interes podatnika, uzasadniający rozłożenie i odroczenie, stosownie do art. 48 § 1 pkt 1 i 2 tej ustawy. Właściwa ocena występowania, bądź braku występowania, ustawowych przesłanek do zastosowania umorzenia, odroczenia i rozłożenia na raty może być dokonana po wszechstronnym i wnikliwym rozważeniu dowodów i okoliczności występujących w sprawie, poprzedzać zaś ją powinno wyczerpujące zebranie materiału dowodowego oraz dokładne wyjaśnienie wszystkich okoliczności faktycznych. Umorzenia, odroczenia i rozłożenia na raty są instytucjami nadzwyczajnymi i mogą mieć miejsce w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub publicznym, bowiem zasadą jest płacenie podatków.

Decyzje w sprawach udzielania ulg podatkowych wydawane na wniosek podatnika, stosownie do przepisów art. 207 § 2 Ordynacji podatkowej, winny rozstrzygać sprawę, co do jej istoty; oznacza to, iż decyzja podatkowa winna odnosić się do wszystkich wniosków merytorycznych oraz odpowiadać zakresowi wniosków zawartych w podaniu podatnika.

Decyzje w sprawie umorzenia należności podatkowych podejmować jedynie w stosunku do należności, które stanowią zaległości podatkowe; stosownie do przepisów art. 67 1 Ordynacji podatkowej, organ podatkowy może na wniosek podatnika umorzyć jedynie zaległości podatkowe, odsetki za zwłokę lub opłatę prolongacyjną. Natomiast należności nie stanowiące zaległości podatkowych mogą być, stosownie do przepisów art. 48 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej, przez organ podatkowy na wniosek podatnika rozłożone na raty lub można odroczyć termin ich płatności. W przypadku złożenia przez podatnika wniosku o zaniechanie poboru podatku lub też wniosku o umorzenie należności podatkowych - złożonego przed terminem płatności podatku - organ podatkowy, stosownie do przepisów art. 165a § 1 Ordynacji podatkowej, winien wydać postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania.

Przy umarzaniu zaległości podatkowych i odsetek za zwłokę, odroczeniu terminu płatności, rozkładaniu na raty zapłaty podatku oraz odraczaniu lub rozkładaniu na raty zapłaty zaległości podatkowej podatnikom będącym przedsiębiorcami, przestrzegać zasad ustalonych w przepisach ustawy z dnia 27 lipca 2002 r. o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców (Dz. U. Nr 141, poz. 1177) oraz wydanych na jej podstawie aktach wykonawczych, stosownie do przepisów art. 48 § 3 i art. 67 § 1a Ordynacji podatkowej, a w szczególności żądać od przedsiębiorców ubiegających się o pomoc przedłożenia informacji dotyczących pomocy udzielonej im w okresie trzech kolejnych lat poprzedzających dzień złożenia wniosku o udzielenie pomocy, stosownie do przepisów art. 44 ust. 1 cytowanej ustawy o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców. Do czasu przekazania przez przedsiębiorcę tych informacji nie wszczynać postępowania w sprawie udzielenia ulgi, stosownie do przepisów art. 44 ust. 1 in fine cytowanej ustawy.

- str. 54-56, 61 i 63 protokołu.

4.1.7. Ustalenie nieprawidłowej podstawy opodatkowania podatkiem leśnym, tj. powierzchni lasów w hektarach fizycznych dla lasów, posiadających uproszczony plan urządzenia lasu, co spowodowało zaniżenie dochodów budżetowych gminy w latach 1997–2002, należnych z tytułu podatku leśnego oraz naruszało przepisy art. 64 ust. 1 ustawy o lasach obowiązujące do 31 grudnia 2002 r.

We wszystkich przypadkach, w których stwierdzono nieprawidłowe, tj. z naruszeniem obowiązującego do dnia 31 grudnia 2002 r. przepisu art. 64 ust. 1 ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 56, poz. 679 z późn. zm.), ustalenie podstawy opodatkowania podatkiem leśnym – po wznowieniu postępowania zgodnie z przepisami art. 240 § 1 pkt 5 oraz art. 241 § 1 i art. 244 § 1 Ordynacji podatkowej – ustalić wysokość należnego podatku, przyjmując za podstawę opodatkowania lasów, które posiadają uproszczony plan urządzenia lasu, liczbę hektarów przeliczeniowych ustalonych na podstawie powierzchni głównych gatunków drzew w drzewostanie i klas bonitacji drzewostanu dla głównych gatunków drzew, wynikających z uproszczonego planu urządzenia lasu; zobowiązanie to wymierzyć za lata ubiegłe z uwzględnieniem terminu przedawnionego prawa do wymierzenia zobowiązania podatkowego, określonego w przepisach art. 68 § 1 Ordynacji podatkowej lub rozważyć możliwość dochodzenia kwoty stanowiącej różnicę między podatkiem należnym a naliczonym nieprawidłowo od pracownika za to odpowiedzialnego, stosując zasady określone w przepisach działu piątego Kodeksu pracy - str. 58-59 protokołu.

4.1.8. Opodatkowanie podatkiem leśnym lasów z drzewostanem w wieku do 40 lat będących własnością osób fizycznych, podczas gdy lasy te stosownie do przepisów art. 62 ust. 1 pkt. 1 ustawy o lasach – obowiązujących do 31 grudnia 2002 r., zwolnione były z tego podatku.

Zaprzestać opodatkowywania podatkiem leśnym lasów z drzewostanem w wieku do 40 lat stanowiących własność osób fizycznych, gdyż lasy te stosownie do przepisów art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku leśnym są zwolnione z podatku leśnego - str. 59 protokołu.

4.1.9. Nieokreślenie stosowną decyzją wysokości zaległości podatkowej w podatku od środków transportowych podatnikom, którzy nie dokonali wpłaty podatku w terminie.

Przestrzegać zasady określania stosowną decyzją wysokości zobowiązania podatkowego w podatku od środków transportowych należnego od podatników, którzy nie uregulowali podatku w ustawowo zakreślonym terminie, stosownie do przepisów art. 21 § 3 i § 4 Ordynacji podatkowej. Określić – z uwzględnieniem określonego w przepisach art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych – wysokość zobowiązań dla podatników, którzy nie uregulowali w 2002 r. tego podatku bądź uregulowali go w zaniżonej wysokości oraz wyegzekwować ją wraz z należnymi odsetkami - str. 62 protokołu.

4.1.10. Nieprzedłożenie Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Lublinie uchwał Rady Gminy dotyczących opłaty targowej (z dnia 29 czerwca 2000 r. Nr XXIX/132/2000 oraz z dnia 15 listopada 2001 r. Nr XXIX/205/2001) i opłaty administracyjnej (z dnia 9 września 2000 r. Nr XXIX/209/2001).

Nieustalenie przez Radę Gminy – w tych uchwałach - wysokości wynagrodzenia inkasenta z tytułu pobierania opłaty targowej oraz sposobu i terminów płatności opłaty targowej.

Ustalenie przez Radę Gminy Wąwolnica opłaty targowej za „wjazd pustym wozem, ciągnikiem, samochodem na teren targowiska” oraz nierozliczanie inkasenta (……….) opłaty targowej z opłat, które ma on pobierać, na mocy uchwał Rady Gminy Wąwolnica.

Przestrzegać obowiązku przedkładania Regionalnej Izbie Obrachunkowej uchwał objętych nadzorem Izby w ciągu 7 dni od daty podjęcia uchwały, stosownie do przepisów art. 90 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym. Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały określającej wysokość wynagrodzenia inkasenta z tytułu pobierania opłaty targowej, określającej sposób i terminy płatności opłaty targowej zgodnie z art. 19 pkt 1 i 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.

Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały, w którym ustalona zostanie opłata targowa wyłącznie za zdarzenia określone w art. 15 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.

W oparciu o postanowienia podjętych uchwał dokonać zmian umowy zawartej w dniu 3 października 2002 r. z dzierżawcą targowiska, będącym jednocześnie inkasentem opłaty targowej, polegających na precyzyjnym ustaleniu sposobu poboru tej opłaty; egzekwować od inkasenta opłaty targowej obowiązek jej wnoszenia w terminie określonym w przepisach art. 47 § 4a Ordynacji podatkowej, pamiętając że stosownie do przepisów art. 15 ust. 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych stanowią, opłatę targową pobiera się niezależnie od należności przewidzianych w odrębnych przepisach za korzystanie z urządzeń oraz za inne usługi świadczone przez prowadzącego targowisko.

Na podstawie przepisów art. 30 § 2 i § 4 ustawy Ordynacja podatkowa, wydać decyzję o odpowiedzialności podatkowej inkasenta, w której określić wysokość niepobranej lub pobranej, a nie wpłaconej opłaty targowej.

Ponadto celem zapewnienia prawidłowej gospodarki w zakresie gromadzenia środków publicznych, w tym m.in. dochodów z tytułu opłaty targowej, ustalić w przepisach wewnętrznych osoby odpowiedzialne za rozliczanie inkasentów opłaty targowej oraz wskazać procedury kontroli finansowej tego zagadnienia, w związku z przepisami art. 35a ustawy o finansach publicznych - str. 64, 65, 66 protokołu.

4.1.11. Ustalenie przez Radę Gminy stawki procentowej służącej do naliczenia opłat z tytułu wzrostu wartości nieruchomości będącej skutkiem zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego w uchwale Nr XXXIII/228/02 w wysokości 0%.

Przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały zmieniającej uchwałę Rady Gminy Nr XXXIII/228/02 dotyczącej zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, ustalającej stawkę procentową (inną niż „0”) służącą do naliczenia opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości, stosownie do przepisów art. 10 ust. 3 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. o zagospodarowaniu przestrzennym (tekst jednolity: Dz. U. z 1999 r. Nr 15, poz. 139 z późn. zm.). Jeżeli wartość działki wzrośnie - w związku z uchwaleniem planu lub jego zmiany, a właściciel lub użytkownik wieczysty zbędzie tę nieruchomość - wójt pobiera procentowo określoną opłatę od wzrostu jej wartości (art. 36 ust. 3). Ustanowienie przez Radę Gminy stawki „0” jest naruszeniem obowiązku rady gminy określonego w cytowanym przepisie, jest ono bowiem równoznaczne z zaniechaniem pobierania opłaty w tym zakresie, czego przepisy ustawy o zagospodarowaniu przestrzennym nie przewidują – str. 68 protokołu.

4.1.12. Nieprawidłowa klasyfikacja dochodów z majątku gminy.

Dochody z majątku gminy z tytułu czynszu najmu i dzierżawy klasyfikować w dziale 700 „Gospodarka mieszkaniowa”, rozdziale 70005 „Gospodarka gruntami i nieruchomościami” w § 075 „Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa i jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze”, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów – str. 70 protokołu.

4.1.13. Umorzenie przez Zarząd Gminy w 2002 r. należności z tytułu czynszu dzierżawy w łącznej kwocie 10.200 zł oraz odsetek za zwłokę od nieterminowych wpłat czynszu dzierżawy w łącznej kwocie 741,05 zł, pomimo braku stosownego upoważnienia Rady Gminy.

Rozważyć opracowanie i przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu umarzania wierzytelności pieniężnych jednostek organizacyjnych gminy z tytułu należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy – Ordynacja podatkowa, udzielania innych ulg w spłacaniu tych należności oraz wskazania organów do tego uprawnionych, stosownie do przepisów art. 34a ustawy o finansach publicznych.

Do czasu podjęcia przez Radę Gminy takiej uchwały zaprzestać dokonywania umarzania należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy – Ordynacja podatkowa – str. 73 protokołu.

4.1.14. Niesporządzanie i niepodawanie do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę.

Sporządzać wykazy nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę i podawać do publicznej wiadomości przez wywieszenie w siedzibie Urzędu Gminy na okres 21 dni, a ponadto podawać informacje o wywieszeniu tego wykazu, poprzez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, stosownie do przepisów art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity: Dz. U. z 2000  r. Nr 46, poz. 543 z późn. zm.) – str. 72 protokołu.

4.1.15. Nieokreślenie przez Radę Gminy wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład tego zasobu; pobieranie od października 2000 r. do dnia kontroli - czynszu najmu z zastosowaniem stawek określonych w uchwale Rady Gminy z 2000 r.

Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały określającej wieloletni program gospodarowania zasobem mieszkaniowym gminy oraz zasady wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. Nr 71, poz. 733 z późn. zm.); określenie przez Radę m.in. zasad polityki czynszowej (art. 21 ust. 2 pkt 4) umożliwi wójtowi gminy ustalenie stawek czynszu w lokalach stanowiących mieszkaniowy zasób gminy, stosownie do przepisów art. 8 pkt 1 tej ustawy - str.75 protokołu.

4.1.16. Nieokreślenie przez Radę Gminy regulaminu dostarczania wody i odprowadzania ścieków oraz planu rozwoju i modernizacji urządzeń wodociągowych i urządzeń kanalizacyjnych;.

Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt regulaminu dostarczania wody i odprowadzania ścieków, określającego prawa i obowiązki dostawcy i odbiorców usług oraz planu rozwoju i modernizacji urządzeń wodociągowych i urządzeń kanalizacyjnych, stosownie do przepisów art. 19 ust. 1 i 2 oraz art. 21 ust. 4 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. Nr 72, poz. 747 z późn. zm.) – str. 78,79 protokołu.

4.1.17. Niepodejmowanie czynności zmierzających do wyegzekwowania zaległych należności z tytułu opłat za wodę i odprowadzanie ścieków, co skutkowało przedawnieniem należności z tego tytułu na kwotę 2.508,01zł.

Egzekwować od odbiorców wody obowiązek wnoszenia należności z tego tytułu w terminach wynikających z zawartych umów. W celu nie dopuszczenia do przedawnienia należności budżetowych podejmować konsekwentne czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległych należności - po bezskutecznym upływie terminu wyznaczonego w wezwaniu do zapłaty, rozważyć możliwość skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego - str. 80, 81 protokołu.

4.1.18. Nieuregulowanie prawnej formy władania nieruchomościami, służącymi jednostkom organizacyjnym gminy nie posiadającym osobowości prawnej (szkołom) do wykonania ich statutowej działalności.

Uregulować formę władania nieruchomościami będącymi w dyspozycji szkół, stosownie do przepisów art. 18 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

Jednostkom organizacyjnym gminy nie posiadającym osobowości prawnej przekazać – na ich wniosek – w trwały zarząd nieruchomości będące własnością gminy, niezbędne do wykonywania przez te jednostki ich statutowej działalności, stosownie do przepisów art. 43 ustawy o gospodarce nieruchomościami – str. 81 protokołu.

4.1.19. Nieustalenie przez Radę Gminy stawek procentowych opłat adiacenckich z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego budową urządzeń infrastruktury technicznej, będących podstawą ustalania i pobierania tych opłat.

Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały ustalającej wysokość stawek procentowych opłat z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego budową urządzeń infrastruktury technicznej, stosownie do przepisów art. 146 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Z art. 144 ust. 1 tej ustawy wynika, że właściciele nieruchomości i niektórzy użytkownicy wieczyści uczestniczą w kosztach budowy urządzeń infrastruktury technicznej, poprzez wnoszenie na rzecz gminy opłat adiacenckich. Z kategorycznego sformułowania tego przepisu wynika, że istnieje obowiązek podjęcia takiej uchwały, a uchwalona stawka nie może być stawką zerową - ustalenie zerowej stawki stanowiłoby faktycznie zaniechanie opłat adiacenckich oraz zwolnienie właścicieli i użytkowników wieczystych nieruchomości z obowiązku wynikającego z cytowanych przepisów.

Opłatę adiacencką można ustalić w terminie do 3 lat od dnia urządzenia lub modernizacji drogi albo stworzenia warunków do podłączenia nieruchomości do poszczególnych urządzeń infrastruktury technicznej, w wysokości nie większej niż 50% różnicy pomiędzy wartością tej nieruchomości przed zrealizowaniem inwestycji a jej wartością zwiększoną w wyniku zrealizowanej przez gminę inwestycji, zgodnie z art. 145 i art. 146 cytowanej ustawy. Nieustalenie tych opłat w okresie 3 lat od dnia stworzenia wyżej wskazanych warunków sprawia, że nie można dochodzić od właścicieli nieruchomości i użytkowników wieczystych, określonego w przepisach art. 144 ust. 2 tej ustawy , obowiązku wnoszenia tych opłat; prowadzi to do zaniechania ustalania i poboru dochodów, jakie można uzyskać z tytułu opłat adiacenckich - str. 81 protokołu.

4.2. W zakresie wydatków budżetowych:

4.2.1. Wypłacanie dodatku służbowego wójtowi gminy w wysokości 85% (do listopada 2002 r.) i zastępcy wójta w wysokości 70% (do grudnia 2002 r.) wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego, na podstawie nieobowiązujących z dniem 31 sierpnia 2000 r. przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1990 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (tekst jednolity: Dz. U. z 1993 r. Nr 111, poz. 493 z późn. zm.).

Przy ustalaniu wynagrodzeń i dodatkowych składników wynagrodzenia, przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. Nr 33, poz. 264). Ustalić wysokość dodatków służbowych pobranych przez wójta gminy i zastępcę wójta, z naruszeniem obowiązujących od 1 sierpnia 2000 r. do 10 lutego 2003 r. przepisów § 7 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. Nr 61, poz. 707 z póź. zm.) i rozważyć możliwość wystąpienia do tych pracowników o dobrowolny zwrot nienależnie pobranych kwot dodatków; w przypadku odmowy - kwoty nadpłaconych dodatków - ponad dopuszczalną wysokość dodatku specjalnego przysługującą od dnia 1 sierpnia 2000 r. wyegzekwować od osób, które dokonały kontroli finansowej operacji związanych z naliczeniem i wypłaceniem dodatków, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach działu piątego Kodeksu Pracy – str. 83, 84 protokołu.

4.2.2. Niedokonanie korekty odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w końcu roku w stosunku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych. Nieprzestrzeganie określonych w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zasad gospodarowania środkami tego funduszu, poprzez:

- nieopracowanie planu rocznego działalności socjalnej na rok 2002,

- nieokreślenie maksymalnej kwoty dopłat do poszczególnych działalności socjalnych,

- nieróżnicowanie wysokości świadczeń przyznawanych pracownikom ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Przestrzegać obowiązku dokonywania korekty odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, stosownie do przepisów § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 168 z późn. zm.).

Przestrzegać zasad gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych określonych w postanowieniach „Regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych” obowiązującego od 1 stycznia 1999 r., w szczególności:

- opracowywać (w terminie do 15 lutego) rocznego planu działalności socjalnej, zgodnie z postanowieniami § 11 regulaminu,

- określać maksymalną kwotę dopłat, do poszczególnych działalności zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zgodnie z postanowieniami § 9 tego regulaminu,

- przy przyznawaniu świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przestrzegać obowiązku uwzględniania sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych do korzystania ze środków funduszu, stosownie do przepisów art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity. Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.) i postanowień § 8 „Regulaminu…” – str. 88, 89 protokołu.

4.2.3. Nieprawidłowe naliczenie ryczałtu na zakup opału, w wyniku przyjęcia do jego obliczenia wartości 1 kilowatogodziny ustalonej na podstawie informacji uzyskanej z zakładu Energetycznego, zamiast na podstawie rachunku za energię elektryczną za ostatni okres rozliczeniowy.

W przypadku lokali mieszkalnych nie wyposażonych w instalację doprowadzającą energię cieplną do celów ogrzewania, w instalację ciepłej wody oraz w instalację gazu przewodowego, za wydatek, stanowiący podstawę obliczania ryczałtu na zakup opału, przyjmować odpowiednio: równowartość 5 kilowatogodzin energii elektrycznej na 1 m² normatywnej powierzchni użytkowej, 20 kilowatogodzin energii elektrycznej, na każdego członka gospodarstwa i równowartość 10 kilowatogodzin energii elektrycznej w gospodarstwie jednoosobowym według, oraz równowartość 2 kilowatogodzin na każdą dodatkową osobę; do obliczenia tych wydatków przyjmować wartość kilowatogodziny energii elektrycznej według rachunku za ostatni okres rozliczeniowy, z wyłączeniem opłaty abonamentowej oraz stałych opłat miesięcznych, stosownie do przepisów § 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 2001 r. w sprawie dodatków mieszkaniowych (Dz. U. Nr 156, poz. 1817) – str. 93 protokołu.

4.2.4. Nieprawidłowości w rozliczaniu kosztów podróży służbowych polegające na:

- nieokreśleniu środka transportu właściwego do odbycia zagranicznej podróży służbowej, niewypłaceniu diet oraz kosztów przejazdów i dojazdów,

- rozliczaniu koszów podróży służbowej na podstawie poleceń wyjazdu służbowego, w których nie określono czasu wyjazdu i powrotu z podróży służbowej oraz

- nieprawidłowym obliczeniu ryczałtu za używanie samochodu niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych, przyjmując do obliczeń stawkę za 1 km dla pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³, zamiast dla samochodu o pojemności do 900 cm³.

Określać środek transportu właściwy do odbycia zagranicznej podróży służbowej oraz naliczać i wypłacać diety na pokrycie kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków, zgodnie z przepisami § 8 ust. 1 i § 4 i 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991).

W celu prawidłowego naliczenia i wypłacenia kosztów podróży służbowych - w poleceniach wyjazdu służbowego określać czas rozpoczęcia podróży służbowej (wyjazdu) i powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania, w związku z przepisami § 3 cytowanego wyżej rozporządzenia oraz przepisami § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990). Ryczałt za używanie przez pracownika w celach służbowych samochodu niebędącego własnością pracodawcy obliczać zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271), przy czym koszty te obliczać według stawek za 1 km przebiegu dla samochodu o pojemności skokowej silnika wskazanej przez pracownika w złożonym oświadczeniu, zgodnie z przepisami § 2 ust. 1 pkt 1 i § 4 ust. 1 tego rozporządzenia - str. 94, 95 protokołu.

4.2.5. Nieuzasadnione zastosowanie trybu z wolnej ręki przy zakupie usług na transport materiałów na drogi gminne oraz zakupie usług na roboty remontowe i ziemne na drogach gminnych.

W przypadku gdy wartość zamówienia przekracza równowartość kwoty 3.000 EURO, wyboru wykonawcy tego zamówienia dokonywać w trybie ustawy o zamówieniach publicznych. Wyboru trybu innego niż przetarg nieograniczony dokonywać zgodnie z przepisami ustawy o zamówieniach publicznych oraz uwzględniając przedmiot zamówienia i wszystkie okoliczności związane z jego udzieleniem. Zamówień w trybie z wolnej ręki udzielać wyłącznie wówczas, gdy zachodzą okoliczności wymienione w art. 71 ust. 1 pkt 1 – 6 ustawy o zamówieniach publicznych – str. 97-99 protokołu.

4.2.6. Zawarcie umów na usługi transportowe materiałów na drogi gminne oraz usług na roboty remontowe i ziemne na drogach gminnych na czas nieokreślony, bez wymaganej zgody Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.

Umowy o udzielenie zamówienia publicznego zawierać na czas określony nie przekraczający 3 lat, stosownie do przepisów art. 73 ustawy o zamówieniach publicznych. Zawarcie umowy na okres dłuższy niż 3 lata jest możliwe jedynie w przypadku uzyskania uprzedniej zgody Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Umowa jest nieważna w części w jakiej pozostaje sprzeczna z ustawą, stosownie do art. 58 Kodeksu cywilnego. Dokonać odpowiedniej zmiany umowy zawartej w maju 2000 r., na świadczenie usług transportu materiałów na drogi gminne oraz usług na roboty remontowe i ziemne na drogach gminnych, z podmiotami wymienionymi na 98 str. protokołu w części dotyczącej okresu jej obowiązywania, mając na uwadze, że ustawę o zamówieniach publicznych należy stosować, gdy wartość zamówienia przekracza 3.000 EURO (art. 6 ust. 1 pkt 7 ustawy), a wartość stanowi szacunkowa wartość zamówienia w przewidywanym okresie obowiązywania umowy – str. 98 protokołu.

4.2.7. Nieprawidłowe lub niekompletne sformułowanie treści ogłoszenia o przetargu nieograniczonym na modernizacje szkoły podstawowej w Karmanowicach, poprzez:

-dopuszczenie, zapisem w ogłoszeniu, do składania ofert w formie innej niż forma pisemna;

-zamieszczenie informacji o zastrzeżeniu prawa do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny;

-niewskazanie nazwy i adresu zamawiającego;

-niepodanie informacji o warunkach wymaganych od dostawców i wykonawców;

-nieokreślenie terminu realizacji zamówienia;

-nieokreślenie rodzaju zakresu i lokalizacji budowy, w tym rodzaju i ilości towarów i robót objętych zamówieniem;

-niezamieszczenie informacji co do pobierania (lub niepobierania) wadium.

W ogłoszeniu o przetargu nieograniczonym zamieszczać co najmniej informacje wymagane w art. 30 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 72 poz. 664 z późn. zm.). W przypadku zamówień o wartości poniżej 30.000 EURO, przy których nie sporządzono specyfikacji istotnych warunków zamówienia w ogłoszeniu o przetargu lub zaproszeniu do składania ofert, zamieszczać wszystkie informacje niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia postępowania. Przepisy te wymagają zamieszczania w ogłoszeniu o przetargu informacji m.in.: o warunkach wymaganych od dostawców i wykonawców, kryteriach oceny ofert, pobieraniu (lub niepobieraniu) wraz z określeniem wysokości wadium oraz zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Ogłoszenia lub zapytanie o cenę nie zawierające podstawowych informacji, takich jak np. wskazanie nazwy i adresu zamawiającego, precyzyjnego opisu przedmiotu zamówienia oraz terminu realizacji zamówienia, ograniczają potencjalnym oferentom dostęp do przetargu i nie gwarantują tym samym równego ich traktowania, co prowadzić może do naruszenia zasady równości oferentów, określonej przepisem art. 16 ustawy.

Zaprzestać zamieszczania w ogłoszeniu zapisów o dopuszczeniu do składania ofert w formie innej niż pisemna, stosownie do przepisów art. 21 ust. 4 ustawy, który dla oferty zastrzega formę pisemną pod rygorem nieważności.

Zaniechać zamieszczania w ogłoszeniu zastrzeżenia o możliwości unieważnienia przetargu bez podania przyczyn, ponieważ postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego może być unieważnione wyłącznie w przypadkach taksatywnie określonych w przepisach art. 27b ustawy. Przepis ten wymaga aby poinformować o tym uczestników postępowania, podając uzasadnienie faktyczne i prawne unieważnienia.

W każdym ogłoszeniu o przetargu lub zaproszeniu do składania ofert należy podać termin realizacji zamówienia, przy czym konieczne jest wskazanie czy termin ten jest terminem pożądanym czy wymaganym - str. 124-125 protokołu.

4.2.8. Nieudokumentowanie faktu zamieszczenia w siedzibie zamawiającego oraz w miejscu publicznie dostępnym ogłoszenia o przetargu, jak też dat zamieszczenia ogłoszenia oraz nieoznaczenie dat wpływu ofert do siedziby zamawiającego. Niezachowanie oryginałów złożonych ofert.

Dokumentować fakt wykonania obowiązków wynikających z przepisów art. 29 ust. 1, 2 i 3 ustawy o zamówieniach publicznych, przechowując tę dokumentację, stosownie do przepisów art. 6 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173 z późn. zm.), zgodnie z którymi samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą pozostającej u nich oraz nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw. Sporządzać i przechowywać dokumentację dat zamieszczenia ogłoszeń o przetargu nieograniczonym, w celu udokumentowania zachowania obowiązku publikacji ogłoszenia na co najmniej 7 dni przed terminem składania ofert (w postępowaniu o wartości poniżej 30.000 EURO), stosownie do przepisów art. 29 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych.

Na wpływających ofertach oznaczać datę ich wpływu w celu udokumentowania zachowania przez oferenta wyznaczonego terminu składania ofert. Przestrzegać obowiązku przechowywania oryginałów złożonych ofert i protokołu postępowania (dokumentacji podstawowych czynności) przez okres 3 lat od zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia w sposób gwarantujący ich nienaruszalność, stosownie do przepisów art. 26a ustawy o zamówieniach publicznych - str. 124-127 protokołu.

4.2.9. Dopuszczenie do udziału w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego – w charakterze członków komisji przetargowej osób które nie złożyły oświadczeń, że nie podlegają wyłączeniu z udziału w tym postępowaniu.

Przestrzegać gwarancji bezstronności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, poprzez wyłączenie od udziału w tym postępowaniu osób, wobec których zaistniały okoliczności wymienione w art. 20 ustawy o zamówieniach publicznych. W tym celu żądać od wszystkich osób występujących w imieniu zamawiającego składania oświadczeń pisemnych o braku lub istnieniu tych okoliczności (art. 20 ust. 2 i 3 ustawy), a osoby wobec których zaistnieją te okoliczności wyłączać z postępowania - str. 124 protokołu.

4.2.10. Nieokreślanie przedmiotu i wartości zamówienia oraz udzielanie, zainteresowanym ustnych informacji o przedmiocie zamówienia, co w sytuacji dopuszczenia do składania ofert częściowych doprowadziło do wprowadzenia oferentów w błąd, co do przedmiotu zamówienia, a tym samym do naruszenia zasady prowadzenia postępowania z zachowaniem uczciwej konkurencji.

Przed przystąpieniem do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego każdorazowo określić z należytą starannością wartość szacunkową tego zamówienia, stosownie do postanowień przepisów art. 2 ust. 1 pkt 9) ustawy o zamówieniach publicznych. Określenie wartości przedmiotu zamówienia ma decydujący wpływ na wybór trybu postępowania. Przestrzegać również obowiązku określenia przedmiotu zamówienia za pomocą obiektywnych cech technicznych i jakościowych, a w odniesieniu do robót budowlanych za pomocą dokumentacji projektowej i specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót, stosownie do postanowień przepisów art. 17 ust. 1 ustawy. W przypadku dopuszczenia do składania ofert częściowych poszczególne części zamówienia określać w sposób precyzyjny, dokonując ich rozgraniczania w celu zagwarantowania zachowanie zasady uczciwej konkurencji w postępowaniu, stosownie do postanowień przepisów art. 17 ust. 2 ustawy. Sporządzać opis przedmiotu zamówienia w sposób określony w cytowanych przepisach w celu zagwarantowania potencjalnym oferentom uzyskania takich samych informacji co do przedmiotu i warunków zamówienia, w celu zachowania zasady traktowania na równych prawach wszystkich podmiotów ubiegających się o zamówienie publiczne i prowadzenia postępowania w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji , stosownie do postanowień przepisów art. 16 ustawy o zamówieniach publicznych.

Przestrzegać - przy każdym postępowaniu o zamówienie publiczne - zasady pisemności postępowania, stosownie do przepisów art. 21 w związku z art. 15 ust. 1 cytowanej ustawy – jeżeli strony porozumiewają się w formie innej niż pisemna (np. telefonicznie lub faksem), treść przekazanej informacji niezwłocznie potwierdzać na piśmie – str. 125-126 protokołu.

4.2.11. Niezamieszczanie ogłoszeń o wynikach przetargu oraz niedopełnianie obowiązku zawiadamiania pozostałych oferentów o wyniku przetargu.

O wyniku przetargu zawiadamiać niezwłocznie pozostałych oferentów, wskazując firmę (nazwę) i siedzibę oferenta którego ofertę wybrano, wraz z ceną, ponadto ogłoszenie z tymi informacjami zamieszczać w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie Urzędu Gminy oraz w Biuletynie Zamówień Publicznych, jeżeli wartość zamówienia przekracza 30.000 EURO.

Dokumentować fakt wykonania obowiązków wynikających z art. 50 ust. 1 i 2 cytowanej ustawy, przechowując tę dokumentację, stosownie do przepisów art. 6 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173 z późn. zm.), zgodnie z którymi samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą pozostającej u nich oraz nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw – str. 127-128 protokołu.

4.2.12. Nieodrzucenie ofert, które nie spełniały wymagań określonych w ustawie o zamówieniach publicznych, tj. ofert złożonych w innej formie niż pisemna.

Przed dokonaniem oceny i porównania ofert złożonych przez wykonawców, sprawdzić, czy oferty spełniają warunki określone w ustawie. Oferty złożonych w innej formie niż pisemna, są z mocy prawa nieważne, stosownie do postanowień przepisów art. 21 ust. 4 ustawy o zamówieniach publicznych. Oferty nieważne zamawiający jest zobowiązany odrzucić, stosownie do przepisów art. 27a ust. 1 pkt 4 cytowanej ustawy – str. 126-127 protokołu.

4.2.13. Niewykluczenie z postępowania uczestników, którzy nie złożyli oświadczeń wymaganych przez przepisy ustawy o zamówieniach publicznych.

Przestrzegać obowiązku żądania – od dostawców i wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia (niezależnie od wartości zamówienia) – złożenia oświadczeń o spełnianiu warunków określonych przepisem art. 22 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych oraz o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania na mocy art. 19 tej ustawy. Oferentów, którzy nie złożą takich oświadczeń, przystępując do udziału w postępowaniu, stosownie do postanowień przepisów art. 19 ust. 1 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych, wykluczyć z udziału w tym postępowaniu, a ich ofert nie rozpatrywać (art. 19 ust. 3 ustawy) – str. 126-127 protokołu.

4.2.14. Nieprawidłowe ustalenie kwoty dodatku motywacyjnego dyrektorowi Szkoły Podstawowej w Wąwolnicy (łącznie zawyżono o kwotę 366,84 zł).

Przestrzegać zasad ustalania poszczególnych składników wynagrodzeń nauczycieli określonych w „Regulaminie wynagradzania nauczycieli” stanowiącym załącznik do uchwały Rady Gminy Wąwolnica Nr XXI/142/2000 z dnia 28 września 2000 r., w szczególności dodatek motywacyjny naliczać od wynagrodzenia zasadniczego nauczyciela, zgodnie z postanowieniami rozdziału II § 2 tego regulaminu – str. 23, 24 protokołu kontroli Zespołu Obsługi Oświaty Samorządowej w Wąwolnicy.

5. W zakresie mienia komunalnego:

5.1. Nieprawidłowości w prowadzeniu ewidencji księgowej środków trwałych i pozostałych środków trwałych polegające na:

- przypadkach niezamieszczania w księdze inwentarzowej symbolu klasyfikacji środków trwałych,

- nieujęciu w księdze inwentaryzacyjnej i na koncie 011 „Środki trwałe” zakupu kserokopiarki o wartości 12.613,58 zł (ujęto na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”,

- nieokreślaniu miejsca znajdowania się poszczególnych składników,

- ujmowaniu na koncie 011 „Środki trwałe” i w ewidencji analitycznej prowadzonej do tego konta składników majątkowych, których wartość jednostkowa nie przekracza 3.500 zł,

- nieujmowaniu na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” wszystkich składników majątkowych podlegających ewidencji na tym koncie,

- niezgodności stanu pozostałych środków trwałych wykazanego w ewidencji analitycznej do konta 013 „Pozostałe środki trwałe w używaniu” ze stanem wykazanym w księdze głównej Urzędu Gminy na tym koncie.

Księgę inwentarzową środków trwałych, stanowiącą ewidencję analityczną do konta 011 „Środki trwałe”, prowadzić tak aby stanowiła ona aktualny i rzetelny wykaz posiadanych składników majątkowych, zapewniając rzetelność ksiąg rachunkowych w rozumieniu art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości, w szczególności podawać symbole klasyfikacji środków trwałych oraz wskazywać miejsca znajdowania się poszczególnych środków trwałych i osoby za nie odpowiedzialne, stosownie do przyjętych w jednostce zasad prowadzenia ewidencji szczegółowej do konta 011 „Środki trwałe”.

Na koncie 011 „Środki trwałe” ujmować składniki majątkowe o wartości początkowej przekraczającej wielkość ustaloną w przepisach ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.). W przypadku, gdy wartość poszczególnych składników majątkowych nie przekracza kwoty określonej w tych przepisach – ujmować te składniki w ewidencji pozostałych środków trwałych i umarzać w 100 % w momencie wydania do używania, stosownie do przepisu § 5 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Wyksięgować z ewidencji analitycznej do konta 011 „Środki trwałe” te składniki majątkowe, których wartość jednostkowa nie przekracza 3.500 zł, ujmując je w księdze inwentarzowej pozostałych środków trwałych.

Przestrzegać obowiązku ujmowania na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” i w ewidencji analitycznej prowadzonej do tego konta wszystkich składników rzeczowych majątku trwałego o wartości poniżej 3.500 zł.

Stosowanie uproszczeń polegających na ujmowaniu określonych składników majątkowych tylko w ewidencji pozabilansowej możliwe jest pod warunkiem, że zasada ta zostanie ustalona w przyjętych przez jednostkę zasadach rachunkowości, w związku z przepisami art. 3 ust. 1 pkt 11 ustawy o rachunkowości, zgodnie z zasadą istotności wyrażoną w przepisach art. 4 ust. 4 tej ustawy.

Zapewnić zgodność danych wykazanych w ewidencji analitycznej prowadzonej do konta w ewidencji analitycznej do konta 013 „Pozostałe środki trwałe w używaniu” z zapisami w księdze głównej na tym koncie, stosownie do przepisów art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości; doprowadzić do zgodności dane wykazane– str. 108-113 protokołu.

5.2. Nieprowadzenie ewidencji księgowej na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne”.

Zaprowadzić ewidencję na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne”, na którym ująć wartość zakupionych licencji na programy komputerowe, stosownie do zasad funkcjonowania tego konta określonych w załączniku Nr 2 do rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - str. 113, 114 protokołu.

5.3. Nieprawidłowości przy przeprowadzaniu w 2000 r. inwentaryzacji składników majątkowych, polegające na:

- niezachowanie terminu przeprowadzenia inwentaryzacji,

- niesporządzeniu na dzień inwentaryzacji zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów (środków trwałych i pozostałych środków trwałych),

- nieobjęciu ewidencją druków ścisłego zarachowania arkuszy spisu z natury,

- dokonywaniu niedozwolonych korekt błędnych zapisów w arkuszach spisowych oraz niewykreślaniu wolnych miejsc na arkuszach spisowych,

- niespisaniu wszystkich składników majątkowych stanowiących środki trwałe,

- nierozliczeniu przeprowadzonego spisu z natury środków trwałych w tym: nieustaleniu wartości spisanych środków trwałych, niesporządzeniu zestawienia rzeczywistego stanu spisanych środków trwałych ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych, celem ustalenia różnic inwentaryzacyjnych,

- dokonaniu wyceny pozostałych środków trwałych przez osobę nieuprawnioną oraz nieprzeprowadzeniu postępowania w sprawie wyjaśnienia różnic inwentaryzacyjnych pozostałych środków trwałych (wyposażenia) oraz wyksięgowanie z ewidencji tych różnic przez tego pracownika, mimo niepodjęcia przez wójta gminy decyzji o takim sposobie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych,

- przeprowadzeniu w 2000 r. inwentaryzacji gruntów oraz środków trwałych trudnodostępnych oglądowi drogą spisu z natury zamiast w drodze weryfikacji.

Przestrzegać - ustalonych w przepisach wewnętrznych i przepisach rozdziału III ustawy o rachunkowości - zasad przeprowadzania inwentaryzacji, w tym:

- przestrzegać terminu przeprowadzenia inwentaryzacji rzeczowych składników majątku trwałego – zgodnie z przepisami art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości; terminem tym jest 31 grudnia, termin uważa się a dotrzymany jeżeli inwentaryzację rozpoczęto w kwartale kończącym rok obrotowy a zakończono do 15 stycznia roku następnego – art. 26 ust. 3 pkt 1 tej ustawy;

- na dzień inwentaryzacji sporządzać zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników majątkowych, stosownie do przepisów art. 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości;

- przestrzegać zasady dokumentowania inwentaryzacji przeprowadzonej drogą spisu z natury, na arkuszach objętych ewidencją druków ścisłego zarachowania, stosownie do postanowień rozdz. III. pkt. 6 Części III. Instrukcji obiegu i kontroli wewnętrznej dokumentów finansowo-księgowych;

- spisem z natury obejmować wszystkie składniki majątkowe, dla których zarządzono przeprowadzenie inwentaryzacji. Na arkuszach spisu z natury nie dokonywać niedozwolonych poprawek i nie pozostawiać wolnych miejsc, stosownie do postanowień pkt. 14 rozdz. III. „Instrukcji obiegu i kontroli…”;

- przestrzegać kompetencji osób dokonujących wyceny środków trwałych, zgodnie z postanowieniami pkt. 18 rozdz. III część III „Instrukcji obiegu i kontroli…” oraz obowiązku rzetelnego rozliczenia inwentaryzacji i powiązania jej wyników z zapisami księgowymi. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych wyjaśniać w terminie umożliwiającym ich rozliczenie w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji, zgodnie z przepisami art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Wyjaśnić różnice ujawnione w toku przeprowadzonej w 2000 r. inwentaryzacji pozostałych środków trwałych i podjąć decyzję o sposobie rozliczenia różnic inwetaryzacyjnych, dokonując odpowiednich korekt księgowań.

Inwentaryzację gruntów, budynków oraz budowli przeprowadzać w sposób określony w przyjętych przez jednostkę zasadach rachunkowości, stosownie do przepisów § 5 ust. 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r.

Określić sposób dokumentowania przeprowadzania inwentaryzacji drogą weryfikacji, w związku z przepisami art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 114, 115, 116, 117 protokołu.

5.4. Prowadzenie ewidencji materiałów w sposób niezgodny z przepisami wewnętrznymi - na koncie 310 „Materiały”, zamiast bezpośrednio w koszty w dniu zakupu; nieustalenie stanu niezużytych materiałów (ewidencjonowanych bezpośrednio w koszty po zakupie) na koniec 2000 r., 2001 r., 2002r. oraz niedokonanie stosownej korekty kosztów.

Ewidencję materiałów prowadzić w sposób określony w obowiązujących w jednostce przepisach wewnętrznych, poprzez odpisywanie wartości zakupionych materiałów w koszty w dniu zakupu. Rozważyć wprowadzenie zmian w przepisach wewnętrznych dostosowując ich postanowienia do faktycznych potrzeb jednostki i stosowanego sposobu ewidencjonowania w jednostce materiałów, poprzez wskazanie rodzaju materiałów podlegających ewidencji na koncie 310 „Materiały”.

Przestrzegać obowiązku przeprowadzania na koniec każdego roku obrotowego inwentaryzacji materiałów, których wartość odpisano w koszty w momencie zakupu i skorygowania kosztów o wartość zinwentaryzowanych materiałów, zgodnie z przepisami art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości – str. 117, 118 protokołu.

5.5. Ewidencjonowanie w księgach inwentarzowych szkół oraz w ewidencji syntetycznej gruntów pod szkołami stanowiących własność gminy.

Wyksięgować z ewidencji księgowej Zespołu i szkół grunty, stanowiące mienie komunalne, które winny być ewidencjonowane jedynie w księgach rachunkowych Urzędu Gminy, w związku z przepisami art. 3 ust. 1 pkt. 15 ustawy o rachunkowości oraz § 2 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - str. 34 protokołu kontroli Zespołu Obsługi Oświaty Samorządowej.

6. W zakresie dotacji:

6.1. Nieujęcie w planie finansowym zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminie - dochodów z tytułu opłat za wydanie dowodów osobistych.

W planie finansowym zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminie ujmować dochody związane z realizacją tych zadań, które podlegają przekazaniu do budżetu państwa, w szczegółowości dział, rozdział i paragraf klasyfikacji dochodów, zgodnie z przepisami art. 124 ust. 1 pkt 9 i art. 126 ust.1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych oraz § 3 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 listopada 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad, trybu i terminów opracowywania planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami oraz przekazywania jednostkom samorządu terytorialnego dotacji celowych na realizację tych zadań (Dz. U. Nr 100, poz. 1077 z późn. zm.) - str. 119 protokołu.

6.2. Dokonanie wypłat diet dla członków gminnej i obwodowych komisji wyborczych, bez pisemnego potwierdzenia przez przewodniczącego odpowiedniej komisji wyborczej.

Przestrzegać obowiązku wypłacania zryczałtowanych diet dla członków komisji wyborczych na podstawie pisemnego potwierdzenia przewodniczącego bądź, z jego upoważnienia, zastępcy przewodniczącego właściwej komisji wyborczej, stosownie do przepisów § 4 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 22 sierpnia 2002 r. w sprawie diet, zwrotu kosztów podróży i zryczałtowanych diet przysługujących członkom komisji wyborczych oraz osobom wchodzącym w skład inspekcji Państwowej Komisji Wyborczej i inspekcji komisarzy wyborczych, powołanych do przeprowadzenia wyborów do rad gmin, rad powiatów i sejmików województw (Dz. U. Nr 134, poz. 1135) - str. 122 protokołu.

7. W zakresie rozliczeń finansowych jednostki samorządu terytorialnego z jej jednostkami organizacyjnymi.

7.1. Opracowanie i zatwierdzenie planów finansowych szkół podstawowych, gimnazjum oraz przedszkola przez Dyrektora Zespołu Obsługi Oświaty Samorządowej, z naruszeniem kompetencji kierowników tych jednostek.

Przestrzegać zasad i trybu opracowania planów finansowych jednostek organizacyjnych gmin określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. Nr 122, poz. 1333); zgodnie z przepisami § 2 ust. 4 i § 3 ust. 3 oraz § 30 ust. 2 i 5 tego rozporządzenia projekty planów finansowych jednostek budżetowych sporządza i zatwierdza kierownik jednostki budżetowej oraz zakładu budżetowego; plan finansowy, po dostarczeniu projektu do uchwały budżetowej – zgodnie z przepisami art. 126 ust. 2 cytowanej ustawy – zatwierdza również kierownik jednostki.

Egzekwować od kierownika przedszkola w Wąwolnicy (zakładu budżetowego) obowiązek uwzględniania w planie finansowym kwot planowanego stanu środków obrotowych oraz rozliczeń z budżetem, stosownie do przepisów art. 19 ust. 6 ustawy o finansach publicznych - str. 132, 133, 135 protokołu.

Jeżeli uważa Pan, że wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Panu – zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego.

Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdania z jego realizacji – w formie pisemnej i elektronicznej (np. na dyskietce) - oczekuję w terminie 30 dni od daty doręczenia Panu tego wystąpienia.

Marek Poniatowski

Do wiadomości:

Rada Gminy Wąwolnica