Różanka dnia 29.06.2004 r

Nasz Znak: DPS/IV/F-3020/ /2004

Pan Marek Poniatowski

Prezes Regionalnej

Izby Obrachunkowej

w Lublinie

Zalecenie wydane po przeprowadzonej kontroli kompleksowej gospodarki finansowej Domu Pomocy Społecznej w Różance zawarte w piśmie Znak RIO-II-60/6a/2004 z 28 maja 2004 r otrzymaliśmy w dniu 2.06.2004 r.

W celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień wydałem Zarządzenie wewnętrzne :

- nr 5/2004 z 8.06.2004 r w sprawie obowiązujących zasad bezpiecznego przechowywania środków pieniężnych i przedmiotów wartościowych mieszkańców DPS.

- nr 6/2004 z 9.06.2004 r w sprawie sposobu realizacji zaleceń po przeprowadzonej kompleksowej kontroli gospodarki finansowej przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Lublinie.

- nr 7/2004 z 25.06.2004 w sprawie uzupełnienia zasad rachunkowości oraz sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych.

Odpowiedzialnych pracowników zobowiązałem do zapoznania się z ustaleniami zawartymi w protokole oraz wydanymi zaleceniami a także do wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień.

Realizacja wniosków Regionalnej Izby Obrachunkowej przedstawia się następująco:

1. W zakresie księgowości i sprawozdawczości budżetowej.

1.1 Uzupełniono przepisy wewnętrzne o postanowienie regulujące zasady

prowadzenia depozytu środków pieniężnych i przedmiotów wartościowych

stanowiących własność mieszkańców DPS. Stosownie do wytycznych

Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 15 września 2000 r.

opracowano instrukcję bezpiecznego przechowywania środków

pieniężnych i przedmiotów wartościowych należących do mieszkańców.

Określono w niej zasady ewidencji depozytów mieszkańców oraz osoby

odpowiedzialne za przestrzeganie tych zasad.

- 2 -

1.2 Uzupełniono zasady rachunkowości oraz zasady sporządzania obiegu i kontroli

dokumentów ustalając właściwe powiązania dowodów źródłowych z zapisami w księgach rachunkowych. Dokumenty księgowe są układane chronologicznie. Poszczególne dokumenty są numerowane w danym m-cu od 1 – do n. Numery te są zgodne z numerami nadanymi przez program komputerowy FK. Jest to czynione od momentu stwierdzenia tych uchybień przez kontrolującego.

1.3 Zestawienie obrotów i sald zawierające:

- symbole lub nazwy kont

- salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres

sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na

koniec okresu sprawozdawczego.

- sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres

sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na

koniec okresu sprawozdawczego będzie sporządzana właściwie stosownie

do art. 18 ust 1 ustawy o rachunkowości. Program komputerowy FK

pozwala na sporządzanie tego zestawienia w różnych konfiguracjach.

Sporządzono nowe zestawienie począwszy od 1.I.2004 r.

1.4 Ewidencja księgowa prowadzona będzie na bieżąco. Ujmowane będą

wszystkie zdarzenia gospodarcze, które nastąpiły w okresie sprawozdawczym.

Stwierdzone uchybienia w czasie kontroli nie powtórzą się w przyszłości. Zapisy na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” dokonywany będzie wyłącznie na podstawie wyciągów bankowych.

Zrealizowane dochody budżetowe będą odprowadzane na rachunek budżetu powiatu nie później niż do 10-tego miesiąca następującego po m-cu w którym je uzyskano.

1.5 Stosownie do art. 20 ust 3 pkt 1 Ustawy o rachunkowości w przypadku

dokonywania łącznych zapisów zbioru dokumentów źródłowych – w dowodzie zbiorczym będą wymieniane dowody źródłowe objęte dowodem zbiorczym.

2. W zakresie gospodarki pieniężnej i rozrachunków.

2.1 Raporty kasowe począwszy od 1 kwietnia br. są sporządzane za okresy

dwutygodniowe stosownie do postanowień instrukcji kasowej.

2.2 Czeki gotówkowe pobrane w banku zostały ujęte w prowadzonej

ewidencji druków ścisłego zarachowania.

- 3 -

3. W zakresie gospodarki składnikami majątkowymi.

3.1 Ewidencję środków trwałych (w księdze środków trwałych) uzupełniono o dane dotyczące:

- numeru dowodu źródłowego będącego podstawą zapisu,

- osoby i komórki organizacyjnej której powierzono środki trwałe.

Częściowym usprawiedliwieniem jest fakt niewielkiej liczby dowodów zakupu nowych środków trwałych oraz to, że coroczna inwentaryzacja środków trwałych sporządzana była z podziałem na osoby materialnie odpowiedzialne za poszczególne środki trwałe.

3.2 Dokonano korekty naliczenia umorzenia wykazanego w protokóle z

kontroli. Korekta ta została uwzględniona w bilansie sporządzonym na dzień 31.XII.2003 r.

Do wiadomości

STAROSTA POWIATU WŁODAWSKIEGO