Lublin, 27 września 2005 r.
RIO-II-60/47/2005
Pani Urszula Kalińska
Dyrektor
Gminnej Biblioteki Publicznej w Wysokiem
Pan Henryk Romanek
Wójt gminy Wysokie
Szanowna Pani Dyrektor,
Szanowny Panie Wójcie,
W dniach od 20 do 27 lipca 2005 r. inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie – Renata Kotowska i Anna Osypiuk – przeprowadzili kontrolę gospodarki finansowej Gminnej Biblioteki Publicznej w Wysokiem. Protokół podpisano 28 lipca 2005 r.
Wyniki przeprowadzonej kontroli pozwalają stwierdzić, że gospodarka finansowa kontrolowanej jednostki prowadzona jest na ogół zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Poniżej podaję stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz wnioski, co do sposobu ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).
W załączeniu do wystąpienia pokontrolnego wskazano osoby odpowiedzialne za stwierdzone nieprawidłowości.
1. Nieprawidłowe opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, polegające na:
a) niekompletnym opracowaniu zakładowego planu kont przez:
- nieokreślenie zasad powiązania kont ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej,
- nieokreśleniu zasad ewidencji materiałów oraz
- nieujęcie w wykazie kont księgi głównej konta 310 „Materiały”,
b) niekompletnym sporządzeniu wykazu ksiąg rachunkowych przez:
- niezamieszczenie w wykazie ksiąg rachunkowych zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych, a także
- nieokreślenie dla ksiąg rachunkowych prowadzonych komputerowo struktury zbiorów, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
c) niesporządzeniu opisu systemu przetwarzania danych oraz opisu systemu informatycznego i programowych zasad ochrony danych,
d) nieokreśleniu wersji stosowanego oprogramowania komputerowego i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.
Opracować w sposób kompletny i zgodny z potrzebami jednostki dokumentację opisującą przyjęte w Gminnej Bibliotece Publicznej zasady (politykę) rachunkowości, zgodnie z wymaganiami określonymi w przepisach art. 10 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.). W tym celu:
a) określić zasady powiązania kont ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej,
b) określić metodę prowadzenia ewidencji materiałów, mając na uwadze rzeczywisty sposób prowadzenia tej ewidencji; w przypadku kontynuowania stosowanej praktyki, polegającej na ujmowaniu zakupionych materiałów bezpośrednio w koszty na dzień ich zakupu, przestrzegać obowiązku ujmowania nie później niż na dzień bilansowy na koncie 310 „Materiały” wartości niezużytych materiałów, których stan na ten dzień ustalony został w drodze inwentaryzacji, pomniejszając jednocześnie koszty (konto 400 „Koszty według rodzajów”), stosownie do przepisów art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości; uzupełnić wykaz kont księgi głównej o konto 310 „Materiały”,
c) opracować w sposób kompletny wykaz ksiąg rachunkowych prowadzonych techniką ręczną, a dla ksiąg rachunkowych prowadzonych komputerowo wskazać strukturę zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, ich wzajemne powiązania oraz funkcje w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
d) sporządzić opis systemu przetwarzania danych oraz opis systemu informatycznego i programowych zasad ochrony danych,
e) określić wersję stosowanego oprogramowania komputerowego i daty rozpoczęcia jego eksploatacji oraz wykaz zbioru danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
f) sporządzić opis systemu przetwarzania danych oraz opis systemu informatycznego, zawierający wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania,
g) określić wersję stosowanego oprogramowanie komputerowego oraz datę rozpoczęcia jego eksploatacji.
Obowiązek ustalania w formie pisemnej i aktualizowania dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości spoczywa na kierowniku jednostki (w przypadku, gdy księgi rachunkowe prowadzi inna jednostka na podstawie zawartego porozumienia – obowiązek ustalenia i bieżącego aktualizowania spoczywa na kierowniku jednostki, prowadzącej księgi rachunkowe, czyli w przypadku Gminnej Biblioteki Publicznej w Wysokiem na wójcie gminy Wysokie), w związku z przepisami art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz z postanowieniami umowy Nr 1 z 15 grudnia 1998 r. zawartej pomiędzy wójtem gminy Wysokie a dyrektorem GBP w Wysokiem, dotyczącej prowadzenia rachunkowość i obsługi kasowej Gminnej Biblioteki Publicznej przez Urząd Gminy - str. 2 - 5 protokołu.
2. Nieoznaczanie niektórych ksiąg rachunkowych Gminnej Biblioteki Publicznej nazwą jednostki, której dotyczą.
Przestrzegać obowiązku trwałego oznaczania wszystkich ksiąg rachunkowych nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie komputera), stosownie do przepisów art. 13 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości – str. 6 protokołu.
3. Niezachowanie ciągłości numeracji zapisów w dzienniku (kolejno numerowano zapisy w obrębie każdego okresu sprawozdawczego – miesiąca, a nie w trakcie roku).
Zapisy w dzienniku kolejno numerować w ciągu całego roku obrotowego, stosownie do przepisów art. 14 ust. 2 ustawy o rachunkowości – str. 7 protokołu.
4. Dokonywanie zapisów w dzienniku bez wskazania rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego daty, gdy różniła się ona od daty dokonania operacji.
Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać z zachowaniem przepisów art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości i postanowień § 7 pkt 4 załącznika Nr 2 do zarządzenia Nr 2 dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Wysokiem w sprawie wprowadzenia zakładowego planu kont dla Gminnej Biblioteki Publicznej, w tym m.in. określać rodzaj i numer identyfikacyjny dowodu księgowego, stanowiącego podstawę zapisu, datę dokonania operacji gospodarczej i datę dowodu księgowego, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji gospodarczej– str. 7 protokołu.
5. Nieujmowanie na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” faktur niezapłaconych w dniu dokonania operacji gospodarczych,
Przestrzegać obowiązku wprowadzania do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, w postaci zapisu, każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, zgodnie z przepisami art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, a w związku z tym wpływające w ciągu roku rachunki i faktury z odroczonym terminem płatności ujmować na odpowiednich kontach rozrachunkowych – str. 5, 9, 10 protokołu.
6. Niesporządzanie dowodów kasowych potwierdzających przyjęcie do kasy gotówki pobranej z banku na podstawie czeków gotówkowych.
Przestrzegać obowiązku wystawiania odpowiednich – ustalonych w przepisach wewnętrznych – dowodów, potwierdzających przyjęcie do kasy gotówki pobranej z banku na podstawie czeków gotówkowych, stosownie do przepisów art. 20 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe wewnętrzne, potwierdzające dokonanie operacji wewnątrz jednostki. Uzupełnić przepisy wewnętrzne o wskazanie rodzaju dowodu księgowego, dokumentującego przyjęcie do kasy gotówki pobranej z banku na podstawie czeków gotówkowych, stosownie do wymogów art. 10 ustawy o rachunkowości - str. 12 protokołu.
7. Niezamieszczanie na dowodach księgowych, znajdujących się pod raportem kasowym oraz pod wyciągiem bankowym miesiąca księgowania i podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazanie sposobu ujęcia tych dowodów w księgach rachunkowych.
Przestrzegać obowiązku zamieszczania na wszystkich dowodach źródłowych miesiąca księgowania i podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazanie sposobu ujęcia danego dowodu w księgach rachunkowych, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości – str. 12, 13, 14 protokołu.
8. Niezgodność salda wyciągu bankowego z saldem konta syntetycznego, służącego ewidencji operacji gospodarczych na rachunku bankowym Gminnej Biblioteki Publicznej na 30 czerwca 2004 r. (przypadek).
Przestrzegać obowiązku uzgadniania sald wyciągów bankowych z saldem konta, służącego ewidencji operacji gospodarczych na rachunku bankowym Gminnej Biblioteki Publicznej, aby zapisy w księgach rachunkowych odzwierciedlały stan rzeczywisty, a zapisy w ewidencji syntetycznej i analitycznej były ze sobą zgodne, stosownie do przepisów art. 24 ust. 2 i art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości - str. 14 protokołu.
9. Ustalenie przez Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w tabeli stawek wynagrodzenia zasadniczego minimalnej stawki miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego w pierwszej kategorii zaszeregowania dla pracowników Gminnej Biblioteki Publicznej w 2004 r. w kwocie niezgodnej z przepisami rozporządzenia w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury, tj. w okresie od 1 stycznia do 19 kwietnia 2004 r. w kwocie 728 zł (zarządzenie Nr 1Dyrektora GBP z 1 kwietnia 2003 r.), a w okresie od 20 kwietnia do 31 grudnia 2004 r. w kwocie 749 zł (zarządzenie Nr 2 Dyrektora GBP z 20 kwietnia 2004 r.), podczas gdy tabela 1 zawarta w załączniku Nr 1 „Tabela stawek wynagrodzenia zasadniczego” do cytowanego rozporządzenia ustalała minimalną stawkę wynagrodzenia zasadniczego w pierwszej kategorii zaszeregowania w 2004 r. w przedziale 610 - 700 zł.
Przy ustalaniu wynagrodzeń pracowników Gminnej Biblioteki Publicznej, przestrzegać zasad ustalonych w przepisach rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury (Dz. U. Nr 45 poz. 446 z późn. zm.).
Jeżeli uważają Państwo, iż wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Wam – zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od otrzymania tego wystąpienia.
Stosownie do przepisu art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, sprawozdania z jego realizacji - w formie pisemnej i elektronicznej (plik w formacie Microsoft Word (*.doc) lub Rich Test Format (*.rtf) na adres: wkgf@lublin.rio.gov.pl lub na dyskietce) - oczekuję w terminie 30 dni od daty doręczenia Pani tego wystąpienia.
Do wiadomości:
Rada Gminy Wysokie.