Lublin, 19 grudnia 2002 r.

RIO – 091/105/2002

Pan Marian Wójtowicz

Wójt Gminy Zakrzew

Szanowny Panie Wójcie,

W dniach od 23 lipca do 18 października 2002 r. inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie – Ewa Antoniak, Katarzyna Bańka–Wójcik, Iwona Wojtak i Marek Matejuk – przeprowadzili kontrolę kompleksową gospodarki finansowej gminy Zakrzew.

Do ustaleń kontroli, zawartych w protokole podpisanym w dniu 18 października 2002 roku, zastrzeżeń nie wniesiono.

Kontrola wykazała, że jednostka w toku realizacji przypisanych jej ustawami bądź porozumieniami zadań dopuściła do powstania szeregu nieprawidłowości, zarówno w zakresie realizacji dochodów i wydatków, jak w zakresie ewidencji księgowej. Na szczególną uwagę zasługują nieprawidłowości:

a) w zakresie realizacji dochodów:

- nieprzestrzeganie zasady powszechności opodatkowania podatkami: rolnym i leśnym,

- dokonywanie wymiaru podatków w oparciu o dane niezgodne z ewidencją geodezyjną,

- niewystawianie podatnikom będącym osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi nie mającymi osobowości prawnej decyzji określających wysokość zaległości podatkowych,

- umarzanie odsetek za zwłokę w zapłacie podatku bez przeprowadzenia postępowania mającego na celu ustalenie, czy zachodziły okoliczności uzasadniające zastosowanie ulg w zapłacie,

- niepobieranie opłaty targowej,

- zaniechanie pobierania czynszu najmu na kwotę 5 624,64 zł oraz nieustalenie i niepobieranie czynszu dzierżawnego od…………………………..,

b) w zakresie realizacji wydatków:

- zaniżenie ustalonych wynagrodzeń pracownikom Urzędu Gminy na łączną kwotę 6 122,40 zł,

- wypłacenie nienależnego dodatku służbowego na kwotę 24 596,50zł,

- bezpodstawny zwrot sołtysom kosztów podróży służbowych,

- niewypłacenie ekwiwalentów pieniężnych członkom OSP za udział w szkoleniach pożarniczych na łączną kwotę 28 953,60zł oraz nienależne wypłacenie diet na kwotę 9.090 zł,

finansowanie działalności statutowej podmiotów spoza sektora finansów publicznych (klubu sportowego i orkiestry) z naruszeniem zasad udzielania dotacji jednostkom nie zaliczanym do sektora finansów publicznych,

- dopuszczenie do swobodnej oceny ofert przez członków komisji przetargowej, w oparciu o zasady nieokreślone w specyfikacji oraz błędne zliczenie przyznanych punktów, skutkujące wyborem oferty na budowę wodociągu grupowego droższej o kwotę 8 578,51zł w stosunku do oferty najkorzystniejszej,

c) w zakresie ewidencji księgowej:

- stosowanie błędnej klasyfikacji budżetowej wydatków ponoszonych z budżetu na orkiestrę oraz niektórych wydatków związanych z funkcjonowaniem ochotniczych straży pożarnych,

- naruszenie zasad rachunkowości, w tym zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, zasad okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów oraz zasad ustalania wyniku finansowego,

- niesporządzenie na dzień 31 grudnia 2001 r. sprawozdania finansowego Urzędu Gminy,

- wykazanie w sprawozdaniach z wykonania planu wydatków budżetowych (Rb–28S) oraz w sprawozdaniu o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych (Rb–Z), sporządzonych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2001 - danych niezgodnych z ewidencją księgową (nie wykazano kwoty zobowiązań wymagalnych na dzień 31.12.2001),

- niewykazanie w sprawozdaniach z wykonania planu dochodów budżetowych (Rb–27S), sporządzonych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2001 oraz za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2002, zaległości na koniec okresu sprawozdawczego z tytułu czynszu dzierżawy, podatku od środków transportowych oraz opłat za wodę,

- nieprowadzenie ewidencji nieruchomości stanowiących mienie gminy, nierzetelne sporządzenie informacji o stanie mienia komunalnego

- nieustalenie zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy.

Charakter ujawnionych nieprawidłowości wskazuje na niewystarczającą znajomość przepisów prawa oraz na niedostateczny nadzór kierownictwa jednostki nad procesami związanymi z realizacją zadań gminny. Wskazane wydaje się podjęcie działań w zakresie szkolenia pracowników oraz wzmocnienie nadzoru ze strony wójta i skarbnika gminy.

Część stwierdzonych nieprawidłowości została wyeliminowana w trakcie kontroli – po udzieleniu przez kontrolujących stosownego instruktażu.

Poniżej podaję stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz wnioski co do sposobu ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).

1. W zakresie danych ogólno–organizacyjnych:

1.1. Nieujęcie w statucie gminy Zakrzew wszystkich jednostek organizacyjnych gminy, w szczególności: Szkoły Podstawowej w Dębinie, Szkoły Podstawowej w Zakrzewie oraz Gimnazjum w Tarnawce; ujęcie w wykazie jednostek organizacyjnych gminy Biblioteki Publicznej Gminy Zakrzew Filia w Dębinie – nie będącej wyodrębnioną jednostką organizacyjną gminy.

Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały w sprawie zmian w statucie gminy, w szczególności w załączniku nr 2 do statutu, polegających na:

- uzupełnieniu wykazu jednostek organizacyjnych gminy o jednostki w tym wykazie nie ujęte, w szczególności o Szkołę Podstawową w Dębinie, Szkołę Podstawową w Zakrzewie oraz o Gimnazjum w Tarnawatce ,

- wykreśleniu z wykazu jednostek organizacyjnych gminy Biblioteki Publicznej Gminy Zakrzew Filia w Dębinie ,

stosownie do przepisów art. 18 ust. 2 pkt 1 w związku z art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.)– str. 2, 3, 4 protokołu.

1.2. Prowadzenie rejestru instytucji kultury dla Biblioteki Publicznej Gminy Zakrzew, której formę organizacyjno – prawną Rada Gminy określiła jako jednostkę budżetową.

W związku z ustaleniem przez Radę Gminy w Zakrzewie zapisem § 17 statutu Biblioteki Publicznej Gminy Zakrzew, nadanego przez Radę Gminy uchwałą Nr XVII/75/92 z dnia 6 sierpnia 1992 roku i zmienionego uchwałą Nr V/18/99 z dnia 3 lutego 1999 roku zasad prowadzenia gospodarki finansowej Biblioteki Publicznej Gminy Zakrzew jak dla jednostki budżetowej wykreślić tę jednostkę z rejestru instytucji kultury. Zgodnie z przepisami art. 14 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 roku, Nr 13, poz. 123 z późn. zm.) rejestr instytucji kultury gmina obowiązana jest prowadzić wyłącznie dla samorządowych instytucji kultury, które z chwilą wpisania ich do księgi rejestrowej uzyskują osobowość prawną i obowiązane są do prowadzenia gospodarki finansowej na zasadach określonych w rozdziale 3 w/w ustawy. Albo – w przypadku zamiaru prowadzenia tej biblioteki jako instytucji kultury – opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały będącej aktem o utworzeniu instytucji kultury oraz projekt uchwały wprowadzającej stosowne zmiany w statucie Biblioteki Publicznej Gminy Zakrzew m.in. w zakresie zasad prowadzenia gospodarki finansowej, zgodnie z przepisami art. 11 i 13 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej – str. 3, 4 protokołu.

1.3. Nieopracowanie harmonogramu realizacji w 2001 roku dochodów i wydatków budżetu, opracowanie harmonogramu realizacji dochodów i wydatków na 2002 rok dopiero w trakcie kontroli.

Przestrzegać obowiązku opracowania harmonogramu realizacji dochodów i wydatków budżetu oraz dokonywania wydatków zgodnie z tym harmonogramem, stosownie do przepisów art. 29 ust. 2 i ust. 4 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 155, poz. 1014 z późn. zm.) – str. 6 protokołu.

1.4. Brak udokumentowania faktu przeprowadzania kontroli finansowych, w tym kontroli przewidzianych regulaminem organizacyjnym Urzędu Gminy.

Zapewnić przestrzeganie ustalonych procedur kontroli finansowej oraz przeprowadzanie wstępnej oceny: celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków; badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym; pobierania i gromadzenia środków publicznych; zaciągania zobowiązań finansowych oraz dokonywania wydatków ze środków publicznych; udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych - stosownie do przepisów art. 35a ust. 2 w związku z art. 28a ustawy o finansach publicznych

Zobowiązać osoby wyznaczone do przeprowadzenia kontroli wewnętrznej w Urzędzie Gminy, w tym skarbnika gminy - na którym spoczywa, zgodnie z regulacjami zawartymi w § 27 regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy obowiązek przeprowadzania kontroli gospodarki finansowej jednostek budżetowych – do sporządzania pisemnej dokumentacji z przeprowadzanych kontroli, w tym protokołu kontroli, zgodnie z regulacjami zawartymi w § 30 ust. 2 regulaminu organizacyjnego, stanowiącego załącznik do uchwały Nr XXV/89/01 Rady Gminy w Zakrzewie z dnia 19 lutego 2001 r. – str.7, 8 protokołu.

1. W zakresie księgowości i sprawozdawczości:

2.1. Nieprawidłowe opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości w zakresie określenia sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, polegające na:

- niekompletnym ustaleniu w zakładowym planie kont dla budżetu wykazu kont księgi głównej poprzez pominięcie następujących kont:

260 „Zobowiązania finansowe”,

960 „Skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu”,

961 „Niedobór lub nadwyżka budżetu”,

962 „Wynik na pozostałych operacjach,

- pominięciu w wykazie kont księgi głównej Urzędu Gminy następujących kont:

226 „Długoterminowe należności budżetowe”,

401 „Amortyzacja”,

- oraz pominięciu kont pozabilansowych:

998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego”,

999 „Zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat”,

- nieokreśleniu zasad klasyfikacji zdarzeń na kontach księgi głównej budżetu oraz nieokreśleniu tych zasad dla niektórych kont księgi głównej Urzędu Gminy, w szczególności dla kont: 080 „Inwestycje”, 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”, 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”, 240 „Pozostałe rozrachunki”, 750 „Przychody i koszty finansowe”, 800 „Fundusz jednostki” oraz 851 ”Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”,

- nieokreśleniu w zakładowym planie kont zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych do kont księgi głównej budżetu,

- nieokreśleniu zasad powiązania kont ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej.

- pominięciu w wykazie ksiąg rachunkowych prowadzonych w Urzędzie Gminy następujących ksiąg rachunkowych:

– zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej budżetu,

– zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej Urzędu Gminy,

– zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych.

Dokonać aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte w Urzędzie Gminy zasady (politykę) rachunkowości, w tym dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych. W tym celu:

- uzupełnić wykaz kont księgi głównej budżetu o konta: 260 „Zobowiązania finansowe”, 960 „Skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu”, 961 „Niedobór lub nadwyżka budżetu”, 962 „Wynik na pozostałych operacjach”;

- uzupełnić wykaz kont księgi głównej Urzędu Gminy o konta: 226 „Długoterminowe należności budżetowe”, 401 „Amortyzacja”, 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” i 999 „Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat”;

stosownie do obowiązujących jednostkę zasad rachunkowości, ustalonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752), a w szczególności w § 12 ust. 1 pkt. 1 i 5, zgodnie z którymi zakładowy plan kont winien zapewnić możliwość sporządzenia obowiązujących jednostkę sprawozdań, a konta podane w planach kont stanowiących załączniki nr 1 i nr 2 do rozporządzenia, należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych nie występujących w jednostce.

- określić zasady księgowania operacji gospodarczych na kontach księgi głównej budżetu oraz na kontach księgi głównej Urzędu Gminy – w zakresie nieuregulowanym w aktualnie obowiązującym zakładowym planie kont, stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 roku, Nr 76, poz. 694);

- ustalić zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych do kont księgi głównej budżetu oraz określić zasady powiązania tych kont z kontami księgi głównej, stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o rachunkowości.

Ponadto uzupełnić wykaz ksiąg rachunkowych, stanowiący załącznik nr 3 do zarządzenia nr 9/99 Wójta Gminy z dnia 29 grudnia 1999 roku w sprawie wprowadzenia zakładowego planu kont, o księgi rachunkowe nie ujęte w wykazie, w szczególności dotyczy to:

- zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej budżetu,

- zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej Urzędu Gminy,

- zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych,

stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b ustawy o rachunkowości, w związku z art. 13 ust. 1 pkt 4 tej ustawy, zgodnie z którymi księgi rachunkowe obejmują również zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych.

Za aktualizację dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości odpowiada wójt gminy, zgodnie z przepisem art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości – str. 11, 12, 13, 14 protokołu.

2.2. Niekompletne prowadzenie w Urzędzie Gminy w latach obrotowych: 1999, 2000, 2001 oraz w roku obrotowym 2002 (do dnia 29 września 2002) następujących ksiąg rachunkowych:

a) dziennika oraz księgi głównej Urzędu Gminy, poprzez nieprowadzenie ewidencji:

- stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń stanu środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

- zmniejszeń wartości początkowej z tytułu umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających stopniowemu umorzeniu,

- zmniejszeń wartości początkowej z tytułu umorzenia pozostałych środków trwałych,

obrotów gotówką w kasie Urzędu Gminy – z wyjątkiem obrotów środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,

- obrotów na rachunku bankowym bieżącym budżetu – w zakresie dotyczącym działalności bieżącej Urzędu Gminy,

- środków pieniężnych w drodze, zakupionych znaków opłaty skarbowej oraz weksli przeznaczonych do sprzedaży,

- rozrachunków i roszczeń z odbiorcami i dostawcami z tytułu dostaw, robót i usług,

- należności z tytułu dochodów budżetowych, których termin płatności przypada na dany rok budżetowy,

- rozrachunków z urzędami skarbowymi z tytułu wynikających z funkcji płatnika potrąceń na podatek dochodowy od osób fizycznych,

- należności z tytułu dochodów budżetowych, których termin zapłaty przypada na lata następne po roku, w którym dokonywane są księgowania,

- rozrachunków z tytułu składek na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych i Fundusz Pracy,

- rozrachunków z pracownikami i innymi osobami fizycznymi z tytułu wypłat pieniężnych zaliczanych do wynagrodzeń wynikających z umów o pracę, umów zleceń, umów o dzieło oraz wypłat zasiłków pokrywanych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, a naliczonych na listach wynagrodzeń,

- należności i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia,

poniesionych kosztów prostych w układzie rodzajowym,

- przychodów i kosztów operacji finansowych oraz pozostałych przychodów i kosztów,

- zmniejszeń i zwiększeń funduszu jednostki,

- przekazanych środków na inwestycje,

- stanu środków na rachunkach lokat terminowych

b) kont ksiąg pomocniczych, w szczególności w zakresie:

- rozrachunków z kontrahentami z tytułu dostaw, robót i usługi,

- kosztów według rodzajów,

c) zestawień obrotów i sald kont księgi głównej budżetu,

d) zestawień obrotów i sald kont księgi głównej Urzędu Gminy,

e) zestawień sald kont ksiąg pomocniczych,

oraz

- niezamknięcie dziennika częściowego i kont księgi głównej roku 2001 – pod nazwą „Wodociąg Zakrzew” oraz nieotwarcie dzienników częściowych grupujących zdarzenia według rodzajów; w szczególności dotyczy to:

- dziennika częściowego pod nazwą „Telefonizacja” – nie dokonano otwarcia ksiąg rachunkowych roku 1998,

- dziennika częściowego lokaty terminowej pod nazwą „Wodociąg Karolin” – nie otwarto ksiąg rachunkowych od roku 2001,

- dziennika częściowego lokaty terminowej pod nazwą „Droga Karolin” – nie otwarto ksiąg rachunkowych od roku 2000,

- dziennika częściowego i kont księgi głównej pod nazwą „Droga Targowisko” – nie otwarto ksiąg rachunkowych od roku 2000,

- dziennika częściowego i kont księgi głównej pod nazwą „Droga Tarnawka” – nie otwarto ksiąg rachunkowych od roku 2000,

- dziennika częściowego i kont księgi głównej pod nazwą „Centralne ogrzewanie Urząd Gminy”– nie otwarto ksiąg rachunkowych od 2001 roku,

- dziennika częściowego i kont księgi głównej pod nazwą „Droga Ponikwy” – nie otwarto ksiąg rachunkowych od roku 2001.

Niedokonywanie po dniu 31 maja 2002 r. (do czasu kontroli tj. 29 sierpnia 2002 r.) zapisów w dzienniku i na kontach księgi głównej budżetu gminy.

Niesporządzenie na dzień 31 grudnia 2001 roku sprawozdania finansowego pod nazwą bilans jednostki Urząd Gminy.

Przestrzegać obowiązku prowadzenia wszystkich ksiąg rachunkowych o których mowa w przepisach art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w szczególności:

- dziennika Urzędu Gminy i budżetu gminy, zawierającego chronologiczne ujęcie zdarzeń jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym (zgodnie z art. 14 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości),

- księgi głównej Urzędu Gminy i budżetu gminy, zawierającej zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym, na kontach przewidzianych w zakładowym planie kont. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zdarzeń zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu (zgodnie z art. 15 ustawy o rachunkowości),

- ksiąg pomocniczych, w szczególności dla rozrachunków z kontrahentami oraz dla kosztów. Zapisy w księgach pomocniczych mają być uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej, a salda oraz zapisy mają być uzgodnione z saldami i zapisami na kontach księgi głównej (zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości),

Wprowadzić do ksiąg rachunkowych lat 1998, 1999, 2001 i 2002, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tych latach oraz dokonać zamknięcia ksiąg na koniec poszczególnych lat, a także ich otwarcia na początek lat następnych.

Księgi rachunkowe roku obrotowego zamykać na dzień kończący rok obrotowy, zgodnie z art. 12 ust. 2 pkt 1 w/w ustawy. Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, zgodnie z art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości.

W sytuacji, gdy Urząd Gminy nie posiada wyodrębnionego rachunku bieżącego – realizuje swoje wydatki bezpośrednio z rachunku budżetu i wpłaca pobrane dochody bezpośrednio na ten rachunek (konto 133 „Rachunek budżetu”), swoje wydatki i dochody ujmuje w ewidencji księgowej jednostki Urząd Gminy, dokonując zapisów na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”, jako zapisów wtórnych operacji ujętych na koncie 133 „Rachunek budżetu”.

Otwarcia ksiąg rachunkowych roku następnego dokonywać na początek każdego roku obrotowego, stosownie do przepisów art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy.

Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej budżetu oraz na kontach księgi głównej Urzędu Gminy sporządzać na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zastawienia obrotów i sald, zawierające:

- symbole lub nazwy kont,

- salda na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego,

- sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego,

stosownie do przepisów art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Przestrzegać obowiązku sporządzania, co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, zestawień sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, zgodnie z art. 18 ust. 2 w/w ustawy o rachunkowości.

W przypadku stosowania dzienników częściowych, grupujących zdarzenia według ich rodzajów, sporządzać zestawienia obrotów tych dzienników, stosownie do przepisów art. 14 ust. 3 ustawy o rachunkowości.

Na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych Urzędu Gminy, to jest na 31 grudnia roku obrotowego sporządzać, na podstawie ksiąg rachunkowych Urzędu Gminy, sprawozdanie finansowe – bilans jednostkowy Urzędu Gminy, zgodnie z przepisami § 14 ust. 1 i ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752).

Dopuszczenie do nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy o rachunkowości oraz niesporządzanie sprawozdania finansowego stanowi, w myśl art. 77 ustawy o rachunkowości, czyn zagrożony karą grzywny, karą pozbawienia wolności do lat 2 albo obu tym karom łącznie.

– str. 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 28, 31, 32, 44 protokołu.

2.3. Naruszenie zasady rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych budżetu oraz ksiąg rachunkowych Urzędu Gminy, spowodowane, m.in:

- zaksięgowaniem w dzienniku i na kontach księgi głównej budżetu roku 2001 – pod datą 31 grudnia 2001 roku (poz. księg. 464 i 465) operacji gospodarczych nie mających odzwierciedlenia w dowodach źródłowych,

- nieujęciem w roku obrotowym 2001 w prowadzonych dziennikach częściowych i kontach księgi głównej Urzędu Gminy:

- operacji przelewów środków z likwidowanych rachunków w banku PKO BP S.A. (z rachunku zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, z rachunku funduszu ochrony środowiska i gospodarki wodnej, z rachunku inwestycji „wodociąg Zakrzew”) na rachunki otwarte w Rejonowym Banku Spółdzielczym w Bychawie,

- wpływu środków finansowych przelanych w dniach 20 listopada i 13 grudnia 2001 roku z rachunku bankowego inwestycji „Wodociąg Zakrzew” na rachunek na rachunek lokaty terminowej w Rejonowym Banku Spółdzielczym nieujęci Bychawie,

- nieujęciem w roku obrotowym 2002 (do dnia 28 sierpnia 2002 roku) w prowadzonych dziennikach częściowych i na kontach księgi głównej Urzędu Gminy:

- obrotów na rachunku bankowym zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wg wyciągów bankowych od nr 14 z dnia 17.06.2002 do nr 17 z dnia 30.06.2002,

- obrotów na rachunku bankowym inwestycji pod nazwą budowa wodociągu Zakrzew wg wyciągów bankowych od nr 1 z dnia 31.0102001 do nr 7 z 15.06.2002,

- obrotów na rachunku bankowym inwestycji „droga w Debinie” wg wyciągu bankowego z rachunku inwestycyjnego o nr 7 z dnia 25.06.2002.

Zaliczenie do zdarzeń gospodarczych roku 2001 operacji zaksięgowanych w księgach rachunkowych budżetu pod datą 3, 9, 14, 16 i 21 stycznia 2002 roku.

Przestrzegać zasady dokonywania zapisów w księgach rachunkowych wyłącznie na podstawie dowodów księgowych stwierdzających dokonanie operacji gospodarczych, stosownie do przepisów art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadzać, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które w tym okresie nastąpiło, zgodnie z art. 20 ust. 1 tej ustawy.

W księgach rachunkowych roku obrotowego ujmować wszystkie osiągnięte, przypadające na rzecz jednostki, przychody i obciążające jednostkę koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty, stosownie do art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

W przypadku likwidacji rachunków bankowych i wiążących się z tym przelewów środków ze zlikwidowanych rachunków na rachunki bankowe w innym banku - operacje z tym związane księgować w dzienniku i na kontach księgi głównej za pośrednictwem konta 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”, księgując:

- przelew środków z likwidowanego rachunku bankowego (pod datą wyciągu bankowego z likwidowanego rachunku) – Wn 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne” Ma 135 „Rachunki środków funduszu specjalnego przeznaczenia” lub Ma 132 „Rachunki środków inwestycyjnych” (o ile w zakładowym planie kont ustalono, że jest to subkonto do konta 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”),

- wpływ środków na rachunek bankowy (pod datą wyciągu bankowego z rachunku, na który wpłynęły środki) – Wn 135 „Rachunek środków funduszu specjalnego przeznaczenia” lub Wn 132 „Rachunki środków inwestycyjnych” (subkonto do konta 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”), Ma 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”

zgodnie z opisem kont zawartym w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752) – str. 26, 27, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 278. 279 protokołu.

2.4. Nieprzestrzeganie ustalonych przepisami ustawy o rachunkowości zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, w szczególności:

- brak oznaczenia ksiąg rachunkowych nazwą jednostki oraz brak wyraźnego oznaczenia co do roku obrotowego,

- brak ciągłości numeracji zapisów w dzienniku oraz w księdze głównej budżetu w roku obrotowym 2001 i 2002,

- niezachowanie chronologii zapisów w dzienniku i księdze głównej budżetu roku obrotowego 2001 i 2002.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przestrzegać zasad ustalonych przepisami cytowanej wyżej ustawy o rachunkowości, w szczególności księgi rachunkowe oznaczać trwale nazwą jednostki której dotyczą oraz wyraźnie oznaczać co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia, stosownie do art. 13 ust. 4 pkt 1 i 2 ustawy.

Zgodnie z zasadą sprawdzalności ksiąg rachunkowych, wyrażoną w art. 24 ust. 4 pkt 2 w/w ustawy, w dzienniku oraz w księdze głównej zapisów dokonywać z zachowaniem chronologii, a poszczególne zapisy kolejno numerować, zgodnie z przepisami art. 14 ust. 1 i 2 oraz art. 15 cytowanej wyżej ustawy o rachunkowości – str. 17, 18, 19, 20, 26 protokołu.

2.5. Brak wskazania - w miesięcznych rejestrach wpłat podatkowych, stanowiących ewidencję analityczną dochodów budżetu oraz w księgach inwentarzowych środków trwałych - dat dokonania zapisu, dat dokonania operacji oraz brak określenia cech dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu w księgach rachunkowych.

W celu zapewnienia sprawdzalności ksiąg rachunkowych, przestrzegać obowiązku zawierania w zapisach księgowych wszystkich elementów wyszczególnionych w przepisach art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości, w tym daty dokonania operacji gospodarczej oraz określenia rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz daty dowodu, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji. Zgodnie z art. 24 ust. 4 pkt 1 tej ustawy księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli udokumentowanie zapisów w księgach rachunkowych pozwala na identyfikację dowodów księgowych i sposobu ich zapisania w księgach na wszystkich etapach przetwarzania danych – str. 34, 36 protokołu.

2.6. Dokonywanie zapisów w księgach rachunkowych na podstawie dowodów nie spełniających cech dowodu księgowego, w szczególności nie zawierających wskazania do ujęcia dowodu w księgach rachunkowych oraz nie zawierających podpisu osoby odpowiedzialnej za to wskazanie.

Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać wyłącznie na podstawie dowodów księgowych, zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, zawierających wszystkie określone przepisami art. 21 ust. 1 tej ustawy cechy dowodu księgowego, w tym stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za to wskazanie, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt 6 w związku z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości – str. 33, 34, 35, 266, 267, 269 protokołu.

2.7 Przypadki dokonywania wydatków na podstawie dowodów źródłowych na których brak jest adnotacji o poddaniu ich kontroli formalno–rachunkowej.

Zobowiązać właściwego rzeczowo pracownika księgowości do poddawania dowodów źródłowych kontroli formalno–rachunkowej, polegającej na sprawdzeniu czy dokument wystawiony został na właściwym formularzu, czy zawiera wszystkie elementy dowodu, czy dokument opracowany jest czytelnie i przejrzyście oraz czy jest wolny od błędów rachunkowych, a na potwierdzenie faktu przeprowadzenia w/w czynności sprawdzających pracownik winien na dowodzie księgowym złożyć swój podpis wraz z datą przeprowadzenia kontroli – zgodnie z regulacjami zawartymi w tym zakresie w § 5 ust. 3 zarządzenia Nr 3 Wójta Gminy Zakrzew z dnia 21 grudnia 1998 roku w sprawie obiegu dowodów finansowo księgowych – str. 35 protokołu.

2.8. Księgowanie operacji gospodarczych na kontach księgi głównej Urzędu Gminy z  naruszeniem zasad ustalonych w zakładowym planie kont, a w szczególności:

- ujmowanie w księgach rachunkowych roku obrotowego 2001 rozrachunków z tytułu robót pn. „Wodociąg Zakrzew” na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”,

- księgowanie zabezpieczenia należytego wykonania umowy przechowywanego na rachunkach lokat terminowych na koncie 135 „Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia” i na koncie 853 „Fundusze pozabudżetowe”,

- wykazanie w bilansie otwarcia roku 2001 i 2002 wysokości funduszu jednostki (konto 800 „Fundusz jednostki”) i kosztów inwestycji (konto 080 „Inwestycje” – w zakresie realizowanych inwestycji” „Wodociąg Zakrzew” i „Droga Dęblin”) – w kwotach niezgodnych z wykazanymi (odpowiednio) na koniec poprzedniego roku. Niezgodności te były spowodowane pomniejszeniem wysokości funduszu jednostki o koszty inwestycji,

- prowadzenie ewidencji księgowej z tytułu zaciągniętej w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej pożyczki na koncie 260 (bez nazwy) nie przewidzianym w zakładowym planie kont, zamiast w ewidencji księgowej budżetu,

- nieprawidłowego ewidencjonowania zapłaconych odsetek od kredytów i pożyczki.

Przestrzegać obowiązku prowadzenia ewidencji księgowej wyłącznie na kontach przewidzianych w zakładowym planie kont, wprowadzonym do stosowania w Urzędzie Gminy zarządzeniem Nr 9/99 Wójta Gminy Zakrzew z dnia 29 grudnia 1999 roku, stosownie do przepisów art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi ewidencję księgową na kontach księgi głównej należy prowadzić w ujęciu systematycznym:

- rozrachunki z kontrahentami z tytułu dostaw, robót i usług ujmować koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, z podziałem na poszczególnych kontrahentów; a przekazane na rachunki bankowe środki pieniężne wniesione przez wykonawców jako zabezpieczenie należytego wykonania umów ewidencjonować na koncie 139 „Inne rachunki bankowe” – w korespondencji z kontem rozrachunkowym 240 „Pozostałe rozrachunki”, zgodnie z regulacjami zawartymi w zakładowym planie kont.

- rozliczenia kosztów inwestycji dokonywać w roku obrotowym w którym nastąpiło przyjęcie do eksploatacji środków trwałych uzyskanych w wyniku zakończenia inwestycji, a operacje z tym związane ujmować na kontach księgi głównej zapisem: Wn 011 „Środki trwałe”, Ma 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)”. Przestrzegać zasady ciągłości zapisów, zgodnie z którą wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości w otwartych na następny rok księgach rachunkowych, stosownie do art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

- ewidencję zaciągniętej pożyczki oraz jej spłatę ujmować w księgach rachunkowych budżetu gminy na koncie 260 „Zobowiązania finansowe”, po uprzednim wprowadzeniu tego konta do zakładowego planu kont; odsetki od kredytu ujmować w księdze głównej budżetu na koncie 134 „Kredyty bankowe”:

- w ewidencji księgowej budżetu gminy:

- naliczone przez bank odsetki od kredytu (albo od pożyczki):

§ Wn 909 „Rozliczenia międzyokresowe”,

§ Ma 134 „Kredyty bankowe” (w przypadku odsetek od pożyczki Ma 260 „Zobowiązania finansowe”),

- zapłata odsetek od kredytów (pożyczek):

§ Wn 134 „Kredyty bankowe” (w przypadku odsetek od pożyczki Wn 260 „Zobowiązania finansowe),

§ Ma 133 „Rachunek bieżący budżetu”,

- przeniesienie naliczonych odsetek od kredytu i od pożyczki:

§ Wn 902 „Wydatki budżetu”,

§ Ma 909 „Rozliczenia międzyokresowe”,

- w księdze głównej Urzędu Gminy:

- zapłata odsetek od kredytów (pożyczek):

§ Wn 750 „Przychody i koszty finansowe”,

§ Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

zgodnie z zasadami funkcjonowania tych kont, ustalonymi rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych – str. 28, 30, 37, 38, 39, 67, 69, 70 protokołu.

2.9. Nieujęcie w ewidencji analitycznej wydatków (kartach wydatków) Urzędu Gminy wydatków sfinansowanych bezpośrednio przez bank kredytujący zadanie inwestycyjne; wydatki te ujęto w księdze głównej budżetu gminy, w wyniku czego wystąpiła różnica w wysokości 150.000 zł pomiędzy danymi wykazanymi w sprawozdaniu Rb–28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2001r., a danymi wynikającymi z ewidencji analitycznej.

Zapewnić zgodność danych wykazanych w księdze głównej z prowadzoną ewidencją analityczną, stosownie do przepisów art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Ewidencję analityczną do konta 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” prowadzić w sposób zapewniający prawidłowe sporządzanie obowiązujących jednostkę sprawozdań budżetowych, w tym – w zakresie wydatków – sprawozdania Rb–28S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego”, stosownie do przepisów § 8 ust. 2 pkt 3 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279), ujmując w niej wszystkie dokonane wydatki bez względu na sposób ich finansowania, zgodnie z ustalonym na dany rok planem finansowym, stosownie do art. 28 ustawy o finansach publicznych – str. 234–235 protokołu.

2.10. Przypadki zastosowania nieprawidłowej klasyfikacji budżetowej dochodów.

Wpływy z tytułu zniesionego podatku od środków transportowych ujmować w § 056 „Zaległości z podatków zniesionych”, a odsetki za zwłokę od nieterminowej wpłaty należności z tytułu czynszu klasyfikować w § 092 „Pozostałe odsetki”, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 59, poz. 688 z późn. zm.) – str. 134, 257 protokołu.

2.11. Nieprowadzenie ewidencji analitycznej dochodów z tytułu czynszu dzierżawy nieruchomości gruntowych o numerach działek 343 i 345.

Zaprowadzić – na imiennej kartotece – ewidencję analityczną dochodów z tytułu czynszu dzierżawy nieruchomości gruntowych o numerach działek 343 i 345, umożliwiającą kontrolę terminowości wpłat należności, ustalenie stanu rozrachunków z dzierżawcą oraz ustalenie ewentualnych zaległości i nadpłat, zgodnie z prawidłowo opracowanym planem kont. Obowiązek wprowadzenia do zakładowego planu kont regulacji w zakresie prowadzenia ewidencji szczegółowej do konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” wynika z przepisów art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o rachunkowości. Zasady prowadzenia tej ewidencji zostały określone w przepisach załącznika Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - str. 244 protokołu.

2.12. Nieokreślenie przez Radę Gminy procedur uchwalania budżetu gminy oraz rodzajów i szczegółowości materiałów informacyjnych towarzyszących projektowi budżetu.

Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały w sprawie procedur uchwalania budżetu oraz rodzajów i szczegółowości materiałów informacyjnych towarzyszących projektowi budżetu, stosownie do przepisów art. 30 ust. 2 pkt 1 w związku z art. 53 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym – str. 40 protokołu.

2.13. Niewprowadzenie przez Zarząd Gminy stosowną uchwałą zmian – w związku ze zmianami budżetu dokonanymi w ciągu roku budżetowego 2001 oraz w I połowie roku 2002 przez Radę Gminy – do układu wykonawczego budżetu na rok budżetowy 2001 oraz do układu wykonawczego budżetu na rok budżetowy 2002 i nieprzekazanie przez Zarząd Gminy jednostce budżetowej - Bibliotece Publicznej Gminy Zakrzew informacji o zmianach kwot wydatków tych jednostek; opracowanie planu finansowego Biblioteki Publicznej Gminy Zakrzew przez Zarząd Gminy – z naruszeniem kompetencji kierownika tej jednostki.

Przestrzegać obowiązku wprowadzania zmian do układu wykonawczego w związku ze zmianami wprowadzonymi do uchwały budżetowej, stosownie do przepisów art. 126 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. W sytuacji uchwalenia uchwały budżetowej przez organ stanowiący, w szczegółowości takiej jak wymaga tego układ wykonawczy – zarówno po stronie dochodów, jak i wydatków – konieczne jest dokonanie przez wójta gminy podziału dochodów i wydatków budżetowych na jednostki organizacyjne gminy realizujące dochody i wydatki, stosownie do przepisów art. 126 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych.

Przestrzegać kompetencji kierowników jednostek do opracowania projektów planów finansowych, zgodnie z § 2 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczególnych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych tych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. Nr 122, poz. 1333 z późn. zm.). O zmianach planu dochodów i wydatków wprowadzanych w toku wykonywania budżetu, zawiadamiać jednostki budżetowe zgodnie z § 9 ust. 1 rozporządzenia – str. 41, 42 protokołu.

2.14. Nieopracowanie planu finansowego Urzędu Gminy na rok 2001 i na rok 2002.

Przestrzegać obowiązku opracowania planu finansowego Urzędu Gminy, ujmującego wszystkie wydatki budżetowe nie ujęte w planach finansowych innych jednostek budżetowych, w tym wydatki związane z funkcjonowaniem organu stanowiącego oraz wójta jako organu gminy, stosownie do przepisów art. 126 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. Plan finansowy Urzędu Gminy stanowi podstawę gospodarki finansowej tej jednostki, zgodnie z art. 18 ust. 6 tej ustawy – str. 42 protokołu.

2.15. Niesporządzanie przez kierowników jednostek budżetowych: Urzędu Gminy oraz Biblioteki Publicznej Gminy Zakrzew sprawozdań: Rb–27S z wykonania planu dochodów budżetowych, Rb–28S z wykonania planu wydatków budżetowych i  Rb–Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń.

Sporządzenie przez Zarząd Gminy zbiorczych sprawozdań – Rb–27S z wykonania planu dochodów budżetowych, Rb–28S z wykonania planu wydatków budżetowych oraz Rb–Z o stanie zobowiązań jednostki samorządu terytorialnego – za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2001 oraz za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2002 - na podstawie ewidencji księgowej Urzędu Gminy i budżetu oraz na podstawie sprawozdań sporządzanych przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej oraz Gminny Zespół Oświaty, zamiast na podstawie sprawozdań jednostkowych, sporządzanych przez wszystkie jednostki realizujące dochody i wydatki budżetu

Wykazanie w rocznym sprawozdaniu o stanie zobowiązań jednostki samorządu terytorialnego na dzień 31 grudnia 2001 r. danych niezgodnych z ewidencją księgową prowadzoną w dzienniku częściowym inwestycji pn. „Wodociąg Zakrzew” – w zakresie wysokości zobowiązań z tytułu robót na koniec okresu sprawozdawczego.

Zobowiązać kierowników wszystkich jednostek budżetowych do sporządzania sprawozdań Rb–27S z wykonania planu dochodów budżetowych, Rb–28S z wykonania planu wydatków budżetowych i kwartalnych sprawozdań o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń (Rb–Z), stosownie do przepisów § 3 pkt 12, 14 i 15 w związku z § 4 ust. 1 pkt 2 lit. b rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279). Sprawozdanie Rb–Z sporządzać również w przypadku gdy jednostka nie posiada zobowiązań podlegających wykazaniu w sprawozdaniu – należy wówczas wykazywać stan 0.

Zbiorcze sprawozdania sporządzać w szczegółowości wynikającej ze sprawozdań jednostkowych złożonych przez podległe jednostki budżetowe oraz ze sprawozdania Urzędu Gminy, stosownie do przepisów § 8 ust. 1 pkt 3 cytowanego wyżej rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

W sprawozdaniu jednostkowym o stanie zobowiązań jednostki samorządu terytorialnego jako jednostki budżetowej i jako organu wykazywać dane zgodne z prawidłowo ustalonymi stanami zobowiązań z poszczególnych tytułów wykazanymi w ewidencji księgowej, stosownie do wymogów § 8 ust. 1 pkt 1 w/w rozporządzenia – str. 44, 45, 81 protokołu.

3. W zakresie gospodarki pieniężnej i rozrachunków:

3.1. Naruszenie ustalonych przepisami wewnętrznymi zasad sporządzania raportów kasowych, polegające na nieprzestrzeganiu przez pracownika Urzędu Gminy wykonującego obowiązki kasjera obowiązku sporządzania raportów kasowych za okresy ustalone w obowiązujących w jednostce przepisach wewnętrznych oraz przypadki niebieżącego sporządzania raportów kasowych.

Zobowiązać pracownika Urzędu Gminy, wykonującego obowiązki kasjera w Urzędzie Gminy, do przestrzegania ustalonych przepisami wewnętrznymi zasad sporządzania raportów kasowych, w szczególności do:

- sporządzania raportów kasowych z dochodów za okresy nie dłuższe niż 7–dniowe, a raporty kasowe z wydatków – za okresy nie dłuższe niż 10–dniowe i na koniec miesiąca,

stosownie do regulacji zawartych w Systemie obiegu i kontroli dowodów księgowych, wprowadzonym do stosowania zarządzeniem Nr 3 Wójta Gminy z dnia 21 grudnia 1998 roku – stosownie do przepisów art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

- bieżącego ujmowania w raportach kasowych wpłat gotówką, tj. ujmowania ich w tym samym dniu, w którym wpłaty zostały dokonane, stosownie do przepisów art. 24 ust. 5 pkt 3 tej ustawy – str. 51, 52 protokołu.

3.2. Przypadki niezałączania - do raportów kasowych prowadzonych dla operacji pieniężnych związanych z przyjmowanych do kasy dochodów kompletu dokumentów stwierdzających dokonanie operacji gotówką, w tym dowodów wewnętrznych zastępujących przechowywane w odrębnych zbiorach dokumenty źródłowe dotyczące dokonanych do kasy Urzędu Gminy wpłat podatków i opłat.

Zobowiązać pracownika wykonującego obowiązki kasjera do udokumentowania operacji kasowych stosownymi dowodami księgowymi, stosownie do przepisów art. 20 ust. 2 cytowanej wyżej ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi podstawą zapisów w księgach rachunkowych są wyłącznie dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dowodami źródłowymi.

W przypadku wyłączenia spod raportów kasowych dowodów źródłowych i przechowywania ich w odrębnych zbiorach - sporządzać i załączać do raportów kasowych dowody wewnętrzne o charakterze zastępczym, potwierdzające dokonanie operacji wewnątrz jednostki, stosownie do przepisów art. 20 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości oraz zgodnie z postanowieniami § 14 ust. 12 Systemu obiegu i kontroli dowodów księgowych, wprowadzonego przez wójta gminy zarządzeniem Nr 3 z dnia 21 grudnia 1998 r. – str. 52, 53 protokołu.

3.3. Brak powiązania zapisów w raportach kasowych z dowodami źródłowymi w zakresie:

- przychodu gotówki do kasy pobranej z rachunku bankowego czekiem gotówkowym,

- rozchodu gotówki z kasy w związku z odprowadzeniem zebranej gotówki do banku.

Zobowiązać kasjera do:

- zamieszczania na dowodach kasowych KP (Kasa Przyjmie) sporządzanych w związku z przyjęciem gotówki pobranej z banku do kasy adnotacji o numerze i pozycji ujęcia dowodu w raportach kasowych,

- zamieszczania na dowodach potwierdzających dokonanie wpłaty gotówki z kasy do banku, pieczęci z numerem raportu kasowego oraz daty rozchodu gotówki z kasy,

zgodnie z ustalonymi w tym zakresie regulacjami w zarządzeniu Nr 3 Wójta Gminy w sprawie wprowadzenia systemu obiegu i kontroli dowodów księgowych oraz zgodnie z przepisami art. 24 ust. 4 pkt 1 cytowanej wyżej ustawy o rachunkowości, stosownie do których udokumentowanie zapisów w księgach rachunkowych winno pozwalać na identyfikację dowodów i sposobu ich ujęcia w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych – str. 53 protokołu.

3.4. Brak - w zbiorze dowodów źródłowych z roku obrotowego 2002 - niektórych wyciągów z rachunków bankowych:

- środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (brak wyciągów o numerach: 2 i 6),

- środków funduszu ochrony środowiska i gospodarki wodnej (brak wyciągów inwestycyjnych numerach: 1 i 5),

- środków inwestycyjnych budowy drogi w Dębinie (brak wyciągów bankowych o numerach: 3 i 6),

prowadzonych w Rejonowym Banku Spółdzielczym w Bychawie.

Przestrzegać zasad przechowywania przez okres 5 lat wszystkich dowodów księgowych, stosownie do przepisów art. 74 ust. 2 pkt 8 ustawy o rachunkowości oraz zgodnie z postanowieniami zarządzenia Nr 8 Wójta Gminy Zakrzew z dnia 29 grudnia 1998 roku w sprawie ochrony danych, przechowywania i archiwizowania dowodów księgowych (§ 5 ust. 3 lit. g zarządzenia).

Żądać od banku prowadzącego rachunki bankowe wywiązywania się z obowiązku przesyłania posiadaczowi rachunków wyciągów bankowych z rachunków z ustaleniem salda przy każdej zmianie stanu rachunku bankowego, zgodnie z przepisami art. 728 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93z późn. zm.) - w związku z zapisem § 12 Umowy rachunku bankowego Nr 736-36011-11. Pobrać z banku wymienione wyciągi bankowe, a objęte nimi zdarzenia ująć w ewidencji księgowej – str. 58, 59, 60, 62 protokołu

3.5. Prowadzenie w okresie od lipca 2001 roku do dnia kontroli obsługi bankowej budżetu za pośrednictwem dwóch banków: PKO BP S.A oraz Rejonowego Banku Spółdzielczego w Bychawie.

Przestrzegać obowiązku prowadzenia obsługi bankowej budżetu przez bank wybrany przez Radę, stosownie do przepisów art. 134 cytowanej wyżej ustawy o finansach publicznych, w związku z postanowieniami uchwały Nr XXVIII/92/01 Rady Gminy Zakrzew z dnia 27 czerwca 2001 roku. Obsługę bankową budżetu prowadzić wyłącznie za pośrednictwem Rejonowego Banku Spółdzielczego w Bychawie. Zaprzestać wykorzystywania rachunku pozostawionego w stanie czynnym w banku PKO BP S.A. do prowadzenia bieżącej obsługi bankowej budżetu – str. 54, 55, 64 protokołu.

3.6. Udzielenie umowami kredytowymi Rejonowemu Bankowi Spółdzielczemu w Bychawie zgody na dokonywanie przez Bank – w przypadku zalegania przez gminę z płatnościami rat kredytów i/lub należnych odsetek lub w przypadku złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu kredytu – spłaty tych zobowiązań ze środków na rachunku bieżącym, bez dyspozycji posiadacza rachunku w banku.

Przestrzegać wyłącznej kompetencji wójta gminy, jako organu jednostki samorządu terytorialnego, do składania oświadczeń woli w imieniu gminy w zakresie zarządu mieniem, stosownie do przepisów art. 46 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym w związku z art. 43 pkt 37 lit. a ustawy z dnia 20 czerwca 2002 r. o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta (Dz. U. Nr 113, poz. 984 z późn. zm.).

Stosownie do przepisów art. 92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych w związku z art. 30 ust. 2 pkt 4 ustawy o samorządzie gminnym wójt gminy odpowiada za przestrzeganie w toku wykonywania budżetu zasad gospodarki finansowej, w tym za dokonywanie wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny. Przekazanie kompetencji bankowi do dysponowania rachunkiem bankowym budżetu może uniemożliwić wójtowi gminy realizację celów, o których mowa w art. 92 pkt 3 tej ustawy – str. 78, 80 protokołu.

3.7. Nieprawidłowe ewidencjonowanie rozliczeń wydatków dokonywanych w ciągu roku budżetowego przez jednostki budżetowe posiadające wyodrębnione rachunki bankowe, w szczególności:

- dokonanie rozliczenia z tytułu zrealizowanych wydatków przez Gminny Zespół Oświaty szkoły podstawowe i gimnazjum oraz Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej jednorazowo, na koniec roku,

- rozliczenie wydatków Biblioteki Publicznej Gminy Zakrzew jednorazowo – na podstawie ewidencji księgowej rozrachunków z tytułu wydatków Biblioteki, prowadzonej w Rejestrze wpłat podatkowych w zakresie przelewów środków na wydatki na rachunek bankowy Biblioteki oraz w zakresie zwrotu na koniec roku niewykorzystanych środków.

Ewidencję księgową rozliczeń z tytułu wydatków budżetu wykonanych przez jednostki organizacyjne gminy prowadzić w księdze głównej budżetu na koncie 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” w sposób ustalony w załączniku Nr 1 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Na stronie Ma konta 223 okresowo ujmować, w korespondencji z kontem 902 „Wydatki budżetu” zrealizowane wydatki jednostek organizacyjnych gminy wyłącznie na podstawie sprawozdań składanych przez te jednostki – str. 66, 275 protokołu.

3.8. Przeprowadzenie inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie Urzędu Gminy przez skarbnika gminy - będącego równocześnie głównym księgowym jednostki oraz osobą odpowiedzialną za prowadzenie ewidencji księgowej Urzędu Gminy - co jest naruszeniem uregulowań wewnętrznych w tym zakresie; nieudokumentowanie faktu przeprowadzenia inwentaryzacji środków pieniężnych na rachunkach bankowych budżetu i Urzędu Gminy; niedokonanie wyjaśnienia i rozliczenia w księgach rachunkowych roku 2001 różnic pomiędzy stanem środków na rachunkach bankowych, wykazanym przez bank PKO BP S.A. oraz Rejonowy Bank Spółdzielczy w Bychawie a stanem według ksiąg rachunkowych roku obrotowego 2001.

Inwentaryzację środków pieniężnych przeprowadzać na zasadach ustalonych w Instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej zarządzeniem Nr 4 Wójta Gminy Zakrzew z dnia 22 grudnia 1998 roku oraz zgodnie z przepisami art. 26 ustawy o rachunkowości. Z zespołów przeprowadzających inwentaryzację wyłączyć skarbnika gminy, zgodnie z regulacjami zawartymi w § 2 Instrukcji inwentaryzacyjnej.

Przestrzegać obowiązku udokumentowania i powiązania wyniku inwentaryzacji środków pieniężnych na rachunkach bankowych z zapisami ksiąg rachunkowych oraz wyjaśniania i rozliczania w księgach rachunkowych roku obrotowego na który przypadał termin przeprowadzenia inwentaryzacji, ujawnionych w toku inwentaryzacji różnic między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych, stosownie do przepisu art. 27 ustawy o rachunkowości. Wyjaśnić z bankami PKO BP S.A. i Rejonowym Bankiem Spółdzielczym w Bychawie różnice pomiędzy wykazanym przez te banki stanem środków na rachunkach bankowych na 31 grudnia 2001 r. a stanem tych środków wykazanym w księgach rachunkowych Urzędu Gminy, a następnie postąpić jak opisano powyżej – str. 68, 69, 70 protokołu.

4.1. W zakresie dochodów budżetowych:

4.1.1. Prowadzenie ewidencji księgowej podatku leśnego łącznie z ewidencją księgową podatku rolnego lub podatku od nieruchomości od osób fizycznych. Nierzetelne sporządzanie sprawozdania Rb – 27 S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2001 r., polegające na niewykazywaniu w nim odrębnie w § 033 – podatek leśny, dochodów uzyskanych z podatku leśnego od osób fizycznych i zaległości w tym podatku.

Zaprowadzić ewidencję zobowiązań pieniężnych oddzielnie dla poszczególnych podziałek klasyfikacji budżetowej dochodów (rozdział 75616 – „Wpływy z podatku rolnego, leśnego, podatku od spadków i darowizn, podatku od czynności cywilnoprawnych oraz podatków i opłat lokalnych od osób fizycznych”, § 031 – podatek od nieruchomości, §032 – podatek rolny, § 033 – podatek leśny, stosownie do przepisów § 9 ust. 8 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych w jednostkach samorządu terytorialnego (Dz.U. Nr 50, poz. 511 z późn. zm.) oraz rzetelnie sporządzać na jej podstawie sprawozdania z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego, zgodnie z rzeczywistym stanem tych dochodów, stosownie do przepisów § 10 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej – str. 93, 114 protokołu.

4.1.2. Nieegzekwowanie od podatników – osób prawnych (w tym od podatników postawionych w stan upadłości), obowiązku składania deklaracji na podatki: leśny, rolny i od nieruchomości oraz deklaracji korygujących w przypadku wystąpienia okoliczności uzasadniających powstanie lub zmianę obowiązku podatkowego w terminie 14 dni od zaistnienia tych okoliczności. Nieegzekwowanie od osób fizycznych – podatników podatku od nieruchomości, (w tym prowadzących działalność gospodarczą) - obowiązku składania stosownych informacji w przypadku wystąpienia okoliczności mających wpływ na powstanie lub zmianę wysokości opodatkowania; dokonywanie wymiaru podatków w oparciu o dane niezgodne z ewidencją geodezyjną gruntów, co doprowadziło do naliczenia podatków rolnego, leśnego i od nieruchomości od osób fizycznych i prawnych w nieprawidłowej wysokości. Nieweryfikowanie danych zawartych w przedkładanych przez osoby prawne deklaracjach na podatek rolny, leśny i od nieruchomości w zakresie zgodności wykazanych w nich danych z danymi z ewidencji geodezyjnej. Niezachowanie zasady powszechności opodatkowania podatkami rolnym, leśnym i od nieruchomości należnymi od osób fizycznych i prawnych (w tym od wspólnoty wsi posiadającej osobowość prawną) w wyniku nieprzeprowadzania okresowej weryfikacji danych ujętych w ewidencji podatkowej celem ustalenia czy wszystkie osoby, na których ciąży obowiązek podatkowy zostały ujęte w ewidencji podatkowej, co spowodowało zaniżenie należnych gminie dochodów w 2001 r. co najmniej o kwotę 1.318,43 zł.

Egzekwować od podatników – osób fizycznych i prawnych, w tym od wspólnot gruntowych posiadających osobowość prawną - obowiązek składania odpowiednio wykazów nieruchomości i deklaracji na podatek rolny, leśny i od nieruchomości, a w przypadku zaistnienia zmian mających wpływ na wysokość opodatkowania - stosownych informacji i deklaracji korygujących w terminie 14 dni od zaistnienia tych zmian, stosownie do przepisów art.6a ust. 5 i 8 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r. Dz.U. Nr 94, poz. 431 z późn. zm.), art. 66 ust. 5 i 8 pkt 1 ustawy z dnia 28 września 1991 roku o lasach (tekst jednolity z 2000 r. Dz. U. Nr 56, poz. 679 z późn. zm.) i art.6 ust. 6 i 8 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 roku Dz. U. Nr 9, poz. 84).

Dokonywać weryfikacji danych ujętych w ewidencji podatkowej z powierzchnią wynikającą z ewidencji geodezyjnej, w tym odnoszących się do powierzchni i klas gruntów, zapewniając ustalenie właściwej podstawy opodatkowania, mając na uwadze przepisy art. 21 ustawy z dnia 17 maja 1989 r.– Prawo geodezyjne i kartograficzne (tekst jedn. z 2000 r. Dz.U. Nr 100 poz. 1086 z późn. zm.), zgodnie z którymi podstawą wymiaru podatków są dane ujęte w ewidencji budynków i gruntów. W przypadkach, w których zostanie stwierdzone nieprawidłowe ustalenie podstawy opodatkowania, podatnikom – osobom fizycznym ustalić właściwą wysokość należnego podatku po uprzednim wznowieniu postępowania, stosownie do przepisów art. 240 § 1 pkt 5 i art. 244 § 1 Ordynacji podatkowej, uwzględniając okres przedawnienia do wymierzenia zobowiązania podatkowego, określony w art. 68 § 1i § 2 tej ustawy. Podatników podatku od środków transportowych, osoby prawne i jednostki organizacyjne nie mające osobowości prawnej, wezwać do złożenia deklaracji korygujących na podstawie przepisów art. 186 § 1 Ordynacji podatkowej. W przypadku uchylania się od tego obowiązku, po uprzednim wszczęciu postępowania, wydać stosowną decyzję – określającą wysokość zaległości podatkowej lub stwierdzającej nadpłatę na podstawie przepisów art. 21 § 3 powoływanej ustawy, uwzględniając termin przedawnienia zobowiązań podatkowych określony w przepisach art. 70 § 1 tej ustawy. Ustalić wysokość zaległości podatkowej od gruntów figurujących w ewidencji geodezyjnej jako należące do wspólnoty gruntowej wsi, wymienionej w załączniku nr IV/A/ 2/6/ do protokołu kontroli, w pozycji IV pod numerem 1, posiadającej osobowość prawną, z uwzględnieniem prowadzonej na części nieruchomości działalności gospodarczej – str. 95, 96, 97, 98, 101, 118, 119, 120, 121, 122, 123, 124, 125, 125, 126, 131, 132, 133 protokołu.

4.1.3. Niezamieszczanie daty wpływu lub wpisywanie jej odręcznie na:

– wykazach nieruchomości i deklaracjach przedkładanych przez osoby fizyczne i prawne – podatników podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku leśnego,

– wnioskach o przyznanie ulg z tytułu odbywania służby wojskowej podatnika lub członka rodziny podatnika, inwestycyjnych i z tytułu nabycia gruntów na utworzenie nowego lub powiększenie istniejącego gospodarstwa.

Przestrzegać zasady umieszczania pieczątki wpływu na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji do Urzędu Gminy – określającej datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny z rejestru kancelaryjnego, stosownie do przepisów § 6 ust. 11 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319) – str. 97, 104, 105, 106, 126, 133 protokołu.

4.1.4. Nieujęcie, w formularzu wykazu nieruchomości, rubryki odnoszącej się do informacji o dacie rozpoczęcia działalności gospodarczej, co ma wpływ na powstanie obowiązku podatkowego lub na wysokość zobowiązania podatkowego.

Opracować wzór formularza wykazu nieruchomości stosownie do przepisów art.6 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, w sposób zapewniający uzyskanie informacji niezbędnych do dokonania prawidłowego wymiaru podatku od nieruchomości, zamieszczając w nim również rubrykę na informację o dacie rozpoczęcia działalności gospodarczej – str. 97 protokołu.

4.1.5. Ustalanie podatków w formie łącznego zobowiązania pieniężnego w przypadku gdy podatnik był wyłącznie podatnikiem podatku rolnego lub wyłącznie podatku leśnego; wystawianie nakazów zapłaty na podatek od nieruchomości obejmujących podatek leśny, podatnikom podatku od nieruchomości, będącym jednocześnie podatnikami podatku leśnego lub wyłącznie podatku leśnego.

Ustalać należny na dany rok podatkowy podatek na podstawie jednego nakazu płatniczego w formie łącznego zobowiązania pieniężnego wyłącznie podatnikom podatku rolnego, będącym równocześnie podatnikami podatku od nieruchomości lub/i podatku leśnego, stosownie do przepisów § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 grudnia 1999 r. w sprawie łącznego zobowiązania pieniężnego (Dz. U. Nr 105, poz. 1200). Osobom fizycznym będącym wyłącznie podatnikami podatku od nieruchomości lub wyłącznie podatku leśnego, wystawiać decyzje ustalające wysokość zobowiązania podatkowego odpowiednio w podatku od nieruchomości lub w podatku leśnym – str. 93, 98 protokołu oraz załącznik nr IV/A/2/3 do protokołu.

4.1.6. Nieterminowe doręczanie decyzji ustalających wysokość zobowiązań podatkowych oraz doręczanie ich za pośrednictwem poczty, bez pisemnego potwierdzenia odbioru.

Przestrzegać obowiązku doręczania podatnikom nakazów zapłaty nie później niż na 14 dni przed ustawowym terminem płatności zobowiązania podatkowego, stosownie do przepisów art. 47 § 1 Ordynacji podatkowej. Przestrzegać zasady doręczania podatnikom nakazów zapłaty za pośrednictwem poczty za zwrotnym potwierdzeniem odbioru – podpisem i datą otrzymania nakazu – w celach dowodowych, potwierdzających spełnienie przez organ podatkowy powyższego obowiązku oraz stosownie do przepisów art. 144 – Ordynacji podatkowej – str. 99, 100 protokołu.

4.1.7. Niepobieranie odsetek za zwłokę od podatników nieterminowo regulujących zobowiązania podatkowe.

Egzekwować należne odsetki od podatników nieterminowo regulujących zobowiązania podatkowe, stosownie do przepisów art. 53 § 1 Ordynacji podatkowej. Jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę – wpłatę tę zaliczać proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości oraz kwoty odsetek za zwłokę, w stosunku w jakim, w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę, stosownie do przepisów art. 55 § 2 Ordynacji podatkowej; dokonać rozliczenia wszystkich wpłat zaległości podatkowych wniesionych bez odsetek za zwłokę – str. 100, 101, 102, 127, 129 protokołu.

4.1.8. Nieegzekwowanie od inkasentów podatków obowiązku terminowego odprowadzania zainkasowanych kwot na rachunek budżetu gminy.

Egzekwować od inkasentów dokonywanie wpłat pobranych kwot podatków do kasy Urzędu Gminy lub na rachunek budżetu gminy najpóźniej do dnia następującego po ostatnim dniu, w którym – zgodnie z przepisami prawa podatkowego – powinna nastąpić zapłata podatku przez podatnika, chyba że właściwy organ jednostki samorządu terytorialnego wyznaczył termin późniejszy, stosownie do przepisów art. 47 § 4a Ordynacji podatkowej.

W przypadku naruszenia przez inkasentów terminu rozliczania się z zebranych kwot danej raty podatku – należności od inkasentów wobec budżetu gminy traktować jako zaległość podatkową, od której naliczać odsetki za zwłokę, stosownie do przepisów art. 51 § 3 i art. 53 § 1 Ordynacji podatkowej; wniesione bez odsetek za zwłokę kwoty zainkasowanych podatków rozliczyć w sposób określony w przepisach art. 55 § 2 tej ustawy; dokonać rozliczenia wszystkich, wniesionych bez odsetek za zwłokę, kwot zainkasowanych podatków – str. 103 protokołu.

4.1.9. Dokonywanie bezpodstawnych przypisów zobowiązania podatkowego na kontach podatników – osób fizycznych, którym nie doręczono skutecznie nakazów zapłaty; nieprzeprowadzanie postępowania wyjaśniającego w zakresie nie doręczonych nakazów płatniczych.

Przypisu podatków podatnikom – osobom fizycznym dokonywać na podstawie doręczonej decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego, zgodnie z art. 21 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej oraz przepisami § 2 ust. 1 pkt 11 i § 4 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego, mając na uwadze przepisy art. 68 § 1 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym zobowiązanie podatkowe nie powstaje, jeżeli decyzja ustalająca to zobowiązanie została doręczona po upływie 3 lat, licząc od końca roku kalendarzowego w którym powstał obowiązek podatkowy. Przeprowadzać postępowanie wyjaśniające w sprawie nie doręczonych nakazów płatniczych; w przypadku ustalenia, że podatnik nie żyje – ustalić spadkobierców oraz wydać decyzje o ich odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe spadkodawcy, ustalając wysokość zaległości podatkowych, stosownie do przepisów art. art. 100 i 102 Ordynacji podatkowej – str. 99, 100 protokołu.

4.1.10. Nieprawidłowości przy udzielaniu ulg żołnierskich w podatku rolnym, polegające na:

– nieprzestrzeganiu ustawowych terminów stosowania ulg,

– braku potwierdzenia faktu spełnienia łącznie wszystkich przesłanek koniecznych do zastosowania ulgi z tytułu odbywania służby wojskowej przez członka rodziny podatnika, tj.: pracy w gospodarstwie, zamieszkiwania w nim i nie osiągania dochodów z innych tytułów, bezpośrednio przed powołaniem do służby wojskowej.

Przy ustalaniu ulg w podatku rolnym z tytułu odbywania służby wojskowej przestrzegać zasad określonych w przepisach art. 13a ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (tekst jedn. Dz. U. z 1993 r. Nr 94, poz. 431 z późn. zm.), w szczególności:

– ulgi (ustalone w prawidłowej wysokości) stosować od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik lub członek jego rodziny został powołany do służby wojskowej, do końca miesiąca, w którym nastąpiło zwolnienie z tej służby, stosownie do przepisów art.13 a ust. 3 tej ustawy,

– zebrać materiał dowodowy potwierdzający, iż osoba powołana do odbycia zasadniczej służby wojskowej bezpośrednio przed powołaniem zamieszkiwała i pracowała w gospodarstwie rolnym podatnika oraz nie osiągała przychodów z innych źródeł stosownie do powołanego przepisu art. 13 a ust. 2 ustawy o podatku rolnym; zebrać materiał dowodowy potwierdzający rzeczywisty termin zakończenia służby wojskowej; dowodem może być m.in. oświadczenie podatnika, złożone pod rygorem odpowiedzialności karnej, zgodnie z przepisami art. 180 § 2 Ordynacji podatkowej,

– str. 104, 105 protokołu.

4.1.11. Nieprawidłowości przy udzielaniu zwolnień w podatku rolnym z tytułu nabycia gruntów na utworzenie nowego lub powiększenie już istniejącego gospodarstwa, polegające na:

– udzielaniu zwolnienia pomimo braku udokumentowania wszystkich przesłanek uprawniających do zwolnienia,

– nieprzestrzeganiu ustawowych terminów stosowania zwolnienia.

Przy udzielaniu zwolnienia z tytułu nabycia gruntów – przestrzegać zasad określonych w przepisach art.12 ust. 1 pkt 4, ust. 2 i 4 ustawy o podatku rolnym, w szczególności zebrać materiał dowodowy potwierdzający, iż grunty zostały nabyte od osoby obcej w rozumieniu cytowanych przepisów. Dowodem może być m.in. oświadczenie podatnika, złożone pod rygorem odpowiedzialności za fałszywe zeznania, zgodnie z przepisami art.180 § 2 Ordynacji podatkowej; zwolnienia stosować od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów – str. 106, 107 protokołu.

4.1.12. Nieokreślenie przez Radę Gminy trybu i szczegółowych warunków zwolnienia z opodatkowania podatkiem rolnym użytków rolnych, na których zaprzestano produkcji rolnej w oparciu o obowiązujący od dnia 1 stycznia 1997 r. zmieniony przepis art. 12 ust. 1 pkt 7 ustawy o podatku rolnym.

Obowiązująca uchwała Nr XV/64/92 z dnia 27 marca 1992 r. „w sprawie ustalenia i szczególnych warunków zwolnienia od podatku rolnego od gruntów – użytków rolnych, na których zaprzestano produkcji rolnej na okres nie dłuższy niż 3 lata”, została podjęta w oparciu o nieobowiązującą podstawę prawną; określone w załączniku nr 1 do tej uchwały warunki zwolnienia użytków rolnych na których zaprzestano produkcji rolnej - wykraczają poza ustawowe warunki zwolnienia.

Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały w sprawie trybu i szczegółowych warunków zwolnienia z opodatkowania podatkiem rolnym użytków rolnych, na których zaprzestano produkcji rolnej, w oparciu o obowiązujące od dnia 1 stycznia 1997 r. zmienione przepisy art. 12 ust. 1 pkt 7 ustawy o podatku rolnym. Ustalając szczegółowe warunki zwolnienia użytków rolnych z podatku rolnego mieć na uwadze wykładnię NSA (wyrok z dnia 26.10.1994 r. sygn. akt III SA 539/94), zgodnie z którą szczegółowe warunki zwolnienia użytków rolnych uchwalane przez radę gminy są to warunki konkretyzujące jedynie warunki podstawowe przewidziane w ustawie – str. 107, 108 protokołu.

4.1.13. Nieprawidłowości przy pobieraniu opłaty skarbowej, polegające na:

– niepobieraniu opłaty skarbowej od podań i załączników do podań w sprawie udzielenia ulg i zwolnień w podatku rolnym: z tytułu odbywania służby wojskowej i nabycia gruntów na utworzenie lub powiększenie istniejącego gospodarstwa,

– pobieraniu opłaty skarbowej w zaniżonej wysokości, wyłącznie od podania i niepobieraniu opłaty od załączników w sprawie udzielenia ulgi inwestycyjnej oraz z tytułu nabycia gruntów na utworzenie nowego lub powiększenie istniejącego gospodarstwa,

- niekasowaniu znaków opłaty skarbowej,

- nienależnym pobieraniu opłaty skarbowej od wniosków dotyczących umorzenia zaległości podatkowych i odsetek za zwłokę,

- niepobraniu opłaty skarbowej od wniosku o odroczenie terminu płatności raty podatku rolnego na okres dłuższy niż 6 m– cy.

Pobierać opłatę skarbową od podań (wniosków) i załączników do podań o udzielenie ulg i zwolnień w podatku rolnym z tytułu: odbywania służby wojskowej, nabycia gruntów i inwestycyjnej, stosownie do przepisów art.1 ust. 1 ustawy z dnia 9 września 2000 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. Nr 86, poz. 960 z późn. zm.); opłatę pobierać w wysokości wynikającej z części I pkt 1 i 2 załącznika do ustawy – 5 zł od podania i 0,50 zł od każdego załącznika.

Kasować znaki opłaty skarbowej, stosownie do przepisów § 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 grudnia 2000 r. w sprawie sposobu pobierania, zapłaty i zwrotu opłaty skarbowej oraz sposobu prowadzenia rejestrów tej opłaty. (Dz. U. Nr 110, poz. 1176).

Od wniosków o umorzenie zaległości podatkowych i odsetek za zwłokę nie pobierać opłaty skarbowej, stosownie do przepisów pkt. 13 zawartych w części I załącznika do ustawy o opłacie skarbowej, z których wynika, że zwolnione z tej opłaty są podania i załączniki do podań w sprawach należności, do których zastosowanie mają przepisy Ordynacji podatkowej. W przypadku wniosków o odroczenie terminu płatności podatków: rolnego, leśnego i od nieruchomości, na okres dłuższy niż 6 miesięcy, pobierać opłatę skarbową, stosownie do przepisów zawartych w pkt. 23 części I załącznika do ustawy o opłacie skarbowej, gdyż zwolnieniu z tej opłaty podlegają podania i załączniki do podań o odroczenie terminu płatności podatków rolnego, leśnego i od nieruchomości na okres do 6 miesięcy – str. 105, 106, 107, 113 protokołu.

4.1.14. Nieprzestrzeganie wymogów formalnych decyzji podatkowej i nieprzestrzeganie terminów załatwiania spraw określonych w Ordynacji podatkowej.

Sprawy podatkowe załatwiać z zachowaniem miesięcznego terminu zgodnie z przepisami art. 139 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa; W przypadku niezałatwienia sprawy w terminie zawiadomić stronę, podając przyczyny niedotrzymania terminu i wskazać nowy termin do załatwienia sprawy, stosownie do przepisów art. 140 – ustawy Ordynacja podatkowa. Sprawy podatkowe rozstrzygać decyzją administracyjną, stosownie do przepisów art. 207 Ordynacji podatkowej, spełniającą wymogi określone w przepisach art. 210 tej ustawy – str. 104, 105, 106, 128, 129, 130 protokołu.

4.1.15. Udzielanie pomocy w rozumieniu przepisów art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców (Dz. U. Nr 60, poz. 704 z późn. zm.), w tym umarzanie zaległości i odsetek za zwłokę podatnikom będącym przedsiębiorcami w rozumieniu przepisów art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 19 listopada 1999 r. Prawo działalności gospodarczej(Dz. U. Nr 101, poz. 1178, z późn. zm.), bez uzyskania od nich informacji o udzielonej im pomocy w okresie trzech kolejnych lat poprzedzających dzień złożenia wniosku, tj. z naruszeniem obowiązujących do 5 października 2002 r. przepisów art. 37 ust. 1 ustawy o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców.

Przy udzielaniu pomocy publicznej w rozumieniu przepisów art. 2 obowiązującej od dnia 6 października 2002 r. ustawy z dnia 27 lipca 2002 r. o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców (Dz. U. Nr 141, poz. 1177), stosownie do przepisów art. 44 tej ustawy, wymagać od przedsiębiorców ubiegających się o pomoc publiczną składania stosownych informacji. Do czasu przekazania informacji nie wszczynać postępowania w sprawie udzielenia pomocy – str. 110, 112, 127, 143, 144 protokołu.

4.1.16. Umarzanie zaległości podatkowych i odsetek za zwłokę osobom, na których nie spoczywał obowiązek podatkowy; egzekwowanie zaległości podatkowych od użytkowników gruntów, na których nie spoczywał obowiązek podatkowy.

Przestrzegać zasady egzekwowania obowiązku podatkowego od osób, na których zgodnie z przepisami art. 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, art. 3 ustawy o podatku rolnym i art. 61 ustawy o lasach, ciąży obowiązek podatkowy w danym podatku. W przypadku ustalenia, że użytkownik gruntów zachowuje się jak właściciel, nakazy płatnicze - po uprzednim przeprowadzeniu postępowania podatkowego - wystawiać na użytkownika jako posiadacza samoistnego. Zaległości podatkowe i odsetki za zwłokę umarzać wyłącznie na wniosek podatnika – właściciela lub posiadacza samoistnego, stosownie do przepisów art. 67 § 1 Ordynacji podatkowej. Zgodnie z przepisami art. 3 ustawy o podatku rolnym obowiązek podatkowy ciąży na dzierżawcach w przypadku wydzierżawienia gruntów wchodzących w skład gospodarstwa rolnego na podstawie umowy zawartej stosownie do przepisów o ubezpieczeniu społecznym rolników – str. 100, 101, 111, 112, 115, 116 protokołu.

4.1.17. Odraczanie terminu płatności podatku po upływie tego terminu.

Decyzje o odroczeniu terminu płatności podatku podejmować przed upływem terminu jego płatności; podatek nie zapłacony w terminie staje się zaległością podatkową, od której należy naliczyć odsetki oraz którą, na wniosek podatnika, można umorzyć lub jej zapłatę, wraz z odsetkami za zwłokę, rozłożyć na raty – stosownie do przepisów art. 48 i art.53 § 1 w związku z art. 51 § 1 Ordynacji podatkowej oraz § 2 ust. 1 pkt 2 i 3 lit. b rozporządzenia w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy – Ordynacja podatkowa. – str. 111,112 protokołu.

4.1.18. Nieprowadzenie przez organ podatkowy systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych i konsekwentnego postępowania egzekucyjnego w stosunku do podatników zalegających z uiszczaniem zobowiązań podatkowych.

Przeprowadzać systematyczną kontrolę terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych, stosownie do przepisów § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541). W przypadku zwłoki w zapłacie zobowiązania podatkowego - podejmować czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego, wystawiając upomnienie, a po bezskutecznym upływie terminu zapłaty określonego w upomnieniu, stosownie do przepisów § 5 ust. 1 cytowanego rozporządzenia, wystawiać tytuł wykonawczy. Wystawić tytuły wykonawcze podatnikom wymienionym na stronie 118 protokołu kontroli. Podejmować konsekwentnie te czynności w stosunku do wszystkich podatników posiadających zaległości podatkowe. Obowiązek prowadzenia postępowania egzekucyjnego wynika z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jedn. Dz. U. z 1999 r. Nr 96, poz. 161 z późn. zm.) i powoływanego wyżej rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji – str. 114, 115, 116, 117,118, 127, 128, 129, 130, 131, 133, 141, 142 protokołu.

4.1.19. Niepodejmowanie czynności zmierzających do uzyskania informacji z urzędu skarbowego o niezrealizowanych tytułach wykonawczych.

Zwracać się do urzędu skarbowego o udzielenie informacji o sposobie załatwienia wniosków egzekucyjnych, do czego uprawniają przepisy § 8 rozporządzenia w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji – str. 115, 118 protokołu.

4.1.20. Nieprzechowywanie kopii wszystkich wystawionych upomnień.

Upomnienia sporządzać w dwóch egzemplarzach, z których jeden przechowywać w aktach sprawy, stosownie do przepisów § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji – str. 115 protokołu.

4.1.21. Dokonanie wymiaru podatków rolnego i od nieruchomości parafiom rzymskokatolickim posiadającym osobowość prawną, w drodze decyzji wójta gminy.

Poinformować parafie rzymskokatolickie, posiadające – stosownie do przepisów art. 7 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. o stosunku państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 29, poz. 154 z późn. zm.) – osobowość prawną i będące podatnikami podatku rolnego i od nieruchomości, o obowiązku składania deklaracji podatkowych i wpłacania podatków w terminach wynikających z przepisów art.6a ust. 8 pkt 1 i 3 ustawy o podatku rolnym i art. 6 ust. 8 pkt 1 i 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Wyegzekwować od parafii złożenie deklaracji na podatki za lata ubiegłe, z uwzględnieniem terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych, określonego w przepisach art.70 § 1 Ordynacji podatkowej. W oparciu o złożone deklaracje – po przeprowadzeniu postępowania podatkowego - określić wysokość zaległości podatkowych wynikających z opodatkowania niezgodnie z danymi wynikającymi z ewidencji geodezyjnej, wydając stosowną decyzję na podstawie przepisów art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej – str. 121, 122 protokołu.

4.1.22. Niewydawanie decyzji określających wysokość zaległości podatkowej podatnikom będącym osobami prawnymi.

Określać – stosowną decyzją – wysokość zaległości podatkowej w podatkach należnych od podatników – osób prawnych, którzy nie uregulowali ich w ustawowym terminie, stosownie do przepisów art.21 § 3 Ordynacji podatkowej; w decyzjach tych określać również wysokość odsetek za zwłokę na dzień wydania decyzji, zgodnie z art.53 § 4 tej ustawy – str. 127, 128, 130, 133 protokołu.

4.1.23. Wydanie decyzji zmieniającej z urzędu wymiar podatku od nieruchomości, podatnikowi mającemu osobowość prawną, bez uprzedniego przeprowadzenia postępowania, w oparciu o uzyskaną od inspektora ds. geodezji i gospodarki gruntami informację o sprzedaży przez podatnika nieruchomości stanowiącej przedmiot opodatkowania.

W przypadku powzięcia przez organ podatkowy informacji o zmianach mających wpływ na wysokość opodatkowania podatnika, zażądać od podatnika złożenia stosownej deklaracji korygującej, na podstawie przepisów art. 186 § 1 Ordynacji podatkowej w związku z art. 6 ust. 8 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Gdy podatnik nadal uchyla się od ciążącego na nim obowiązku, na podstawie przepisów art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej, po uprzednim przeprowadzeniu postępowania, wydać decyzję określającą wysokość zaległości podatkowej lub stwierdzić nadpłatę – str. 128, 129 protokołu.

4.1.24. Niepobieranie opłaty targowej mimo występowania na terenie gminy przypadków dokonywania sprzedaży – wypełniających dyspozycję przepisów art. 15 ust 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.

Pobierać opłatę targową, stosownie do powołanych wyżej przepisów ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oraz uchwały Rady Gminy Nr XXX/106/01 z dnia 29.11.2001 r. w sprawie określenia zasad ustalania i poboru oraz terminów płatności i wysokości stawek opłaty targowej i zarządzenia jej poboru w drodze inkasa na terenie gminy, w każdym przypadku dokonywania sprzedaży na terenie gminy przez osoby fizyczne, prawne i jednostki organizacyjne nie mające osobowości prawnej, mając na uwadze ustawową definicję targowiska, którym - zgodnie z powołanym wyżej przepisem ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - są wszelkie miejsca, w których prowadzony jest handel – str. 144, 145 protokołu.

4.1.25. Niepodjęcie w latach 1998 – 2001 uchwały w sprawie gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych.

Przestrzegać obowiązku opracowywania i przedkładania Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych. Uchwały w sprawie gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych podejmować corocznie, stosownie do przepisów art. 4¹ ust. 2 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jedn. z 2002 r. Dz. U. Nr 147, poz. 1231 z późn. zm.) – str. 148 protokołu.

4.1.26. Wypłacenie ryczałtów przewodniczącemu i sekretarzowi Gminnej Komisji ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych za miesiące od września do listopada 2001 r. w sytuacji, gdy Rada Gminy uchwałą Nr XXIX/99/01 z dnia 3 września 2001 r. rozwiązała Komisję, którą następnie - stosownie do zmienionych z dniem 28 czerwca 2001 r. przepisów art. 4 ¹ ust 3 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi - powołał Zarząd Gminy uchwałą Nr 51/01 z dnia 29 listopada 2001 r.

Wystąpić do przewodniczącego i sekretarza Gminnej Komisji ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych (rozwiązanej dnia 3 września 2001 r.) o dobrowolny zwrot pobranych kwot (po 347,26 zł) z tytułu nienależnie otrzymanego wynagrodzenia w związku z zaprzestaniem funkcjonowania komisji w okresie od 3 września do 29 listopada 2001 r.; w przypadku odmowy kwoty te wyegzekwować od osób, które dokonały kontroli merytorycznej tych wydatków stosując zasady określone w przepisach działu piątego Kodeksu pracy – str. 148, 149 protokołu.

4.1.27. Podejmowanie decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowych, odsetek za zwłokę i odroczenia terminu płatności podatku bez zebrania materiału dowodowego wskazującego na przeprowadzenie przez organ podatkowy wnikliwego postępowania wyjaśniającego, mającego na celu ustalenie czy zachodzą okoliczności uzasadniające udzielanie tych ulg w zapłacie podatków; podejmowanie decyzji w sprawie ulg w zapłacie podatku od środków transportowych bez uzasadnienia prawnego, a w kilku przypadkach również bez uzasadnienia faktycznego; pozostawienie bez rozpoznania części wniosku podatników w wydawanych przez organ podatkowy decyzjach dotyczących umorzenia zaległości podatkowych i odroczenia terminu płatności podatku.

Przestrzegać zasady podejmowania decyzji w sprawach umorzenia zaległości podatkowych, odsetek za zwłokę i odroczenia terminu płatności podatku po przeprowadzeniu wnikliwego postępowania wyjaśniającego, mającego na celu ustalenie czy zachodzą przesłanki do umorzenia zaległości podatkowych, odsetek za zwłokę czy odroczenia terminu płatności podatku, określone w przepisach art. 48 §1 i 67 § 1 Ordynacji podatkowej. Decyzje w tych sprawach są decyzjami opartymi na swobodnym uznaniu, jednak powinny być poprzedzone zebraniem odpowiedniego materiału dowodowego, pozwalającego na wnikliwą i obiektywną ocenę stanu faktycznego. Przestrzegać obowiązku prowadzenia postępowania podatkowego i wydawania w jego wyniku decyzji zgodnie z wnioskiem podatnika, określającym przedmiot postępowania; pozostawienie bez rozpoznania części żądania podatnika winno być uwidocznione w decyzji wraz ze stosownym uzasadnieniem. W decyzjach podatkowych zamieszczać wszystkie elementy wymienione w art. 210 § 1, w związku z art. 210 § 4 Ordynacji podatkowej, w tym uzasadnienie faktyczne polegające na wskazaniu faktów, które organ podatkowy uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę i uzasadnienie prawne, zawierające podstawę prawną decyzji. Zgodnie z przepisami art. 210 § 5 tej ustawy można odstąpić od uzasadnienia decyzji, gdy uwzględnia ona w całości żądanie strony; nie dotyczy to jednak decyzji wydanej na skutek odwołania lub na podstawie której przyznano ulgę w zapłacie podatku – str. 109, 110, 111, 112, 142, 143 protokołu.

4.1.28. Nieprzeprowadzenie postępowania wyjaśniającego mającego na celu ustalenie czy dane wykazane przez podatnika mającego osobowość prawną w deklaracji na podatek leśny (wiek drzewostanu do 40 lat) uprawniające do zwolnienia są rzetelne, w sytuacji gdy dla lasów z terenu gminy nie sporządzono planu urządzenia lasu, a podatnik nie złożył żadnych dokumentów potwierdzających wykazany w deklaracji wiek drzewostanu.

Weryfikować składane przez podatników deklaracje, pod względem rzetelności wykazanych w nich danych, stosownie do przepisów art. 272 Ordynacji podatkowej. W razie wątpliwości co do danych wykazanych w deklaracjach, stosownie do przepisów art. 186 § 2 Ordynacji podatkowej (obowiązujących do 31 grudnia 2002 r., a po 1 stycznia 2003 r. stosownie do przepisów art. 274 § 1) wezwać podatnika do udzielenia niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, wyznaczając mu odpowiedni termin oraz wskazując przyczyny, ze względu na które dane zawarte w deklaracji organ podatkowy poddaje w wątpliwość. Zwrócić się do podatnika podatku leśnego, wymienionego na stronie 133 protokołu kontroli, o udzielenie niezbędnych wyjaśnień dotyczących danych zawartych w złożonej deklaracji na podatek leśny – str. 133,134 protokołu.

4.1.29. Nierzetelne sporządzenie sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki za okres od początku roku do 30 czerwca 2001 r. oraz sprawozdania Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy za okres od początku roku do 30 czerwca 2001 r. poprzez zaniżenie skutków obniżenia górnych stawek podatków w wyniku niewykazania w odpowiedniej kolumnie skutków obniżenia ustawowych stawek podatków w części dotyczącej nieruchomości zwolnionych od podatku od nieruchomości przez Radę Gminy oraz niewykazanie skutków zwolnień wprowadzonych przez Radę Gminy w podatku od nieruchomości.

W sprawozdaniach Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki i w sprawozdaniach Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy, sporządzanych na podstawie przepisów rozporządzenia z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279), ujmować kwoty stanowiące rzeczywiste skutki obniżenia górnych stawek podatkowych, przyjmując do obliczenia tych skutków w podatku od nieruchomości jako podstawę powierzchnię wszystkich nieruchomości wymienionych w przepisach art. 3 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, stosownie do § 3 ust. 1 pkt 9, 10 i § 7 ust. 3 „Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego”, stanowiącej załącznik nr 2 do cytowanego rozporządzenia.

Rzetelność sporządzania sprawozdawczości w tym zakresie wpływa na wysokość przyznanej gminie subwencji wyrównawczej. Zaniżenie skutków i uzyskanie większej subwencji wyrównawczej naraża gminę na zmniejszenie kolejnej raty przekazywanej gminie subwencji oraz na płacenie odsetek w wysokości ustalonej dla zaległości podatkowych, zgodnie z przepisami art. 42 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego w latach 1999 – 2002 (Dz. U. Nr 150, poz. 983 z późn. zm.). Sporządzić skorygowane sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki wg zasad określonych w cytowanej „Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych” i przekazać je do Regionalnej Izby Obrachunkowej wraz z informacją o błędnym wyliczeniu w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia – str. 89, 90, 91 protokołu.

4.1.30. Dokonywanie przypisu – na kontach poszczególnych pojazdów – w podatku od środków transportowych za cały rok podatkowy na początku 2001 r. i 2002 r.

Przypisu podatku od środków transportowych, będącego należnością nie przypisaną, dokonywać na podstawie:

– dowodu wpłaty dokonanej w terminie płatności, równocześnie z zaewidencjonowaniem tej wpłaty na koncie podatnika, stosownie do przepisów § 4 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego,

– decyzji określającej wysokość zaległości podatkowej w tym podatku, wydanej – zgodnie z przepisami art. 21 § 3 w związku z przepisami art. 21 § 4 Ordynacji podatkowej – w przypadku, gdy podatnik nie wywiązał się w terminie z ciążącego na nim obowiązku, stosownie do przepisu § 4 ust. 1 pkt 2 cytowanego rozporządzenia – str. 138 protokołu.

4.1.31. Przypadek niedokonania z urzędu zwrotu nadpłaconej kwoty podatku od środków transportowych.

Kwoty nadpłaconych podatków rozliczać w sposób zgodny z przepisami działu III „Zobowiązania podatkowe” rozdziału 9 „Nadpłata” Ordynacji podatkowej. W oparciu o te przepisy rozliczyć nadpłaconą kwotę podatku od środków transportowych – str. 139 i 140 protokołu.

4.2. W zakresie wydatków budżetowych:

4.2.1. Nieprawidłowe ustalenie wynagrodzenia pracownikom zatrudnionym w Urzędzie Gminy na stanowiskach: kierowca samochodu pożarniczego uprzywilejowanego, kierowca jednostki OSP, woźna; w okresie 3 lat wynagrodzenie tych pracowników zostało zaniżone o kwoty (odpowiednio): 907,20 zł, 907, 20 zł i 4.308,00 zł.

Pracownikom wskazanym w protokole kontroli ustalić wynagrodzenia zgodnie z tabelą miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego i tabelą stanowisk, zaszeregowań i wymagań kwalifikacyjnych pracowników, stanowiącymi załączniki nr 1 i 3 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. Nr 61, poz. 707 z późn. zm.).

Dokonać przeliczenia i wyrównania zaniżonych pracownikom wynagrodzeń za okres od 1 lipca 1999r. do 30 czerwca 2002r. w sposób wskazany w protokole kontroli, przyjmując do naliczenia wynagrodzeń odpowiednie dla kategorii zaszeregowania tych pracowników stawki wynagrodzeń zasadniczych, określone w tabelach miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego – załącznikach do rozporządzeń Rady Ministrów w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych:

– z dnia 9 lipca 1990r. (tekst jednolity Dz. U. z 1993 r. Nr 111, poz. 493 z późn. zm.), w odniesieniu do wynagrodzeń ustalonych przed dniem 1.08.2000 r., oraz

– cytowanego powyżej rozporządzenia z dnia 26 lipca 2000 r., w odniesieniu do wynagrodzeń ustalonych po dniu 1.08.2000 r.– str. 152–153 protokołu.

4.2.2. Nieprzestrzeganie przez wójta gminy woli Rady Gminy Zakrzew wyrażonej w uchwale Nr XXV/89/01 z dnia 19 lutego 2001 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Zakrzewie, poprzez zatrudnienie w Urzędzie Gminy pracownika na stanowisku „kierowca pojazdu uprzywilejowanego w ruchu”, tj. na stanowisku, którego Rada Gminy nie przewidziała w regulaminie organizacyjnym.

Przestrzegać postanowień regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy w Zakrzewie przyjętego uchwałą Nr XXV/89/01 Rady Gminy Zakrzew z dnia 19 lutego 2001 roku w zakresie struktury organizacyjnej Urzędu. Zaprzestać zatrudniania w Urzędzie Gminy pracowników na stanowiskach nieprzewidzianych w regulaminie organizacyjnym.

Stworzenie przez wójta gminy nowych, nieprzewidzianych w regulaminie stanowisk pracy, stanowiło naruszenie wyłącznych kompetencji Rady Gminy określonych przepisem art. 33 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym. W przypadku braku możliwości realizacji wszystkich zadań z zachowaniem dotychczasowej struktury organizacyjnej przewidzianej obowiązującym regulaminem – rozważyć możliwość wydania przez wójta gminy zarządzenia nadającego nowy regulamin organizacyjny urzędu gminy, stosownie do cytowanego przepisu w brzmieniu nadanym mu z dniem 27 października 2002r. przez art. 43 pkt 31 ustawy z dnia 20 czerwca 2002 r. o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta (Dz. U. Nr 113, poz. 984) – str. 153 protokołu.

4.2.3. Wypłacanie dodatku służbowego 18 pracownikom Urzędu Gminy w okresie od 1 sierpnia do 31 grudnia 2000r. na łączną kwotę 24.596,50 zł, mimo, iż obowiązujące w tym zakresie przepisy nie przewidywały takiego dodatku.

Przestrzegać zasady przyznawania i wypłacania wynagrodzeń pracownikom Urzędu Gminy według składników przewidzianych przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. Nr 61, poz. 707 z późn. zm.). Przepisy tego rozporządzenia weszły w życie z dniem 1 sierpnia 2000r. i nie przewidywały możliwości przyznania pracownikom samorządowym dodatku służbowego.

Zgodnie z przepisami § 7 ust. 1 – 4 tego rozporządzenia, kierownik urzędu może przyznać pracownikowi dodatek specjalny z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań o wysokim stopniu złożoności lub odpowiedzialności, a także ze względu na zakres wykonywanych zadań i charakter pracy, co nie dotyczy jednak pracowników zatrudnionych na stanowiskach pomocniczych i obsługi – str. 155–156 protokołu.

4.2.4. Nieprzestrzeganie postanowień regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, poprzez przyznawanie pracownikom świadczeń z funduszu:

– nie żądając - od osób ubiegających się o ich przyznanie - obowiązku składania wniosku i oświadczenia o dochodach przypadających na osobę pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, stanowiącego podstawę przyznania świadczeń,

– w jednakowej wysokości, nie uzależniając ich wysokości od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych; przypadki uzależnienia wysokości przyznanych świadczeń od wymiaru czasu pracy oraz długości okresu zatrudnienia osoby uprawnionej,

– w formie niezgodnej z regulaminem – gotówką jako refundacja wcześniej poniesionych wydatków, zamiast w formie pomocy rzeczowej.

Przy dysponowaniu środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przestrzegać zasad ustalonych w „Regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych”, przyjętym do stosowania w Urzędzie Gminy oraz przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity Dz. U. z 1996r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.), w szczególności:

– świadczenia z funduszu przyznawać na wnioski osób uprawnionych, na podstawie oświadczeń o dochodach przypadających na osobę pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, będących podstawą do przyznania świadczeń, stosownie do § 3 ust. 1–3 Regulaminu,

– zaprzestać różnicowania wysokości świadczeń udzielanych z funduszu od wymiaru czasu pracy i długości okresu zatrudnienia osób uprawnionych, stosownie do postanowień § 5 ust. 1 pkt 1 Regulaminu; przyznawanie świadczeń z funduszu uzależniać wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu, stosownie do postanowień § 3 ust. 2 Regulaminu oraz § 8 ust. 1 cytowanej ustawy;

– przestrzegać zasady przyznawania pomocy rzeczowej z funduszu w postaci zakupów artykułów gospodarstwa domowego pracownikom, u których okresowo występują trudności finansowe, w zależności od potrzeb, zgodnie z § 6 ust. 1 Regulaminu,

– świadczenia z funduszu przyznawać osobom uprawnionym w formach przewidzianych w Regulaminie, tj. w formie pomocy rzeczowej, stosownie do postanowień § 2 ust. 3 Regulaminu oraz zgodnie z zasadami opracowanego na jego podstawie, preliminarzu dochodów i wydatków funduszu.

– str. 158–161 protokołu.

4.2.5. Nieprawidłowe zakwalifikowanie świadczeń wypłaconych pracownikom gotówką z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, jako rzeczowe świadczenia okolicznościowe; niezaliczenie tych świadczeń do dochodów wchodzących w skład przychodów ze stosunku pracy oraz nieopodatkowanie części tych świadczeń podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Przestrzegać zasady opodatkowywania podatkiem dochodowym od osób fizycznych wszelkiego rodzaju dochodów osiąganych przez pracowników Urzędu Gminy, z wyjątkiem dochodów wolnych i zwolnionych od tego podatku, stosownie do przepisów art. 9 ust. 1 w związku z art. 21 i 52 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity z 2000r. Dz. U. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

Zgodnie z przepisem art. 21 ust. 1 pkt 67 cytowanej ustawy, świadczeniami zwolnionymi od podatku dochodowego od osób fizycznych są w szczególności: bony towarowe, paczki świąteczne dla dzieci, bilety na imprezy sportowe lub kulturalne sfinansowane w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych; nie zaliczają się do nich świadczenia pieniężne wypłacane pracownikom z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – str. 159–160 protokołu.

4.2.6. Dokonywanie wydatków z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych:

– na rzecz osób nie uprawnionych do korzystania z funduszu,

– na cele nie przewidziane w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Wydatków z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dokonywać wyłącznie na rzecz osób uprawnionych do korzystania ze świadczeń finansowanych z funduszu, określonych w § 5 ust. 1 Regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz na cele związane z działalnością socjalną, które przewidziano w § 6 ust. 1 Regulaminu, stosownie do przepisów art. 2 pkt 1 i 5 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; do zakresu tej działalności nie należy finansowanie wydatków związanych z uroczystościami okolicznościowymi takimi jak: Dzień Niepodległości, odejście pracownika na emeryturę, czy zakup wieńców pogrzebowych – str. 161–162 protokołu.

4.2.7. Bezpodstawne wypłacenie w 2001r. wszystkim sołtysom po 100 zł tytułem „zwrotu kosztów podróży poniesionych w ciągu całego 2001r.”, w sytuacji kiedy sołtysi nie byli obecni na żadnej sesji Rady Gminy w 2001r., ponadto Rada nie ustanowiła zasad zwrotu kosztów podróży służbowych tych osób.

Zaprzestać zwracania sołtysom kosztów podróży służbowych do czasu ustanowienia przez Radę Gminy zasad ich zwrotu, stosownie do przepisu art. 37b ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym. Rozważyć możliwość opracowania i przedłożenia Radzie Gminy projektu uchwały określającej zasady, na jakich sołtysom będzie przysługiwał zwrot kosztów podróży służbowych – str. 163 protokołu.

4.2.8. Nieprawidłowości dotyczące zawartej z wójtem gminy umowy o zwrot kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych, polegające na:

- zawarciu umowy przez Zarząd Gminy, z naruszeniem kompetencji Rady Gminy,

- zawarciu umowy w oparciu o nieaktualne przepisy,

- dokonywaniu zwrotu kosztów używania samochodu, pomimo nieskładania przez wójta pisemnych oświadczeń o używaniu pojazdu do celów służbowych.

Zwrotu kosztów używania przez pracowników do celów służbowych samochodów prywatnych dokonywać w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271), a w szczególności:

- zwrotu kosztów dokonywać na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej z pracownikiem przez pracodawcę (§ 1 ust. 1 rozporządzenia), którym dla wójta gminy – stosownie do przepisu art. 4 pkt 1 ustawy o pracownikach samorządowych – jest Rada Gminy lub - w zakresie ustalonym przez Radę w odrębnej uchwale jej przewodniczący,

- od pracowników z którymi zawarto umowy o używanie pojazdów do celów służbowych egzekwować obowiązek comiesięcznego składania pisemnego oświadczenia o używaniu pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu, zawierającego dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określającego ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych, stosownie do § 4 ust. 1 rozporządzenia; zwrotu kosztów używania pojazdów dokonywać dopiero po złożeniu przez pracowników takich oświadczeń.

– str. 164–165 protokołu.

4.2.9. Wystawianie przez sekretarza gminy poleceń wyjazdów służbowych dla członków ochotniczych straży pożarnych – osób nie będących pracownikami Urzędu Gminy, a w związku z tym dokonanie zwrotu kosztów podróży zamiast wypłacenia tym osobom należnego im ekwiwalentu, o którym mowa w przepisach o ochronie przeciwpożarowej oraz przypadki wypłacenia ekwiwalentu w nieprawidłowej (zawyżonej bądź zaniżonej) wysokości, na skutek przyjęcia do wyliczeń wysokości ekwiwalentu innej (różnej) liczby godzin udziału członków OSP w działaniu ratowniczym, niż wynikająca z kart drogowych pojazdów pożarniczych używanych w tych działaniach; niewypłacenie ekwiwalentów pieniężnych członkom ochotniczych straży pożarnych uczestniczącym w szkoleniach pożarniczych zorganizowanych przez Państwową Straż Pożarną w m. Wysokie w dniach 17.06.2001 r. i 23.06.2002 r. – łączna wysokość niewypłaconych ekwiwalentów wyniosła 28.953,60 zł.

Zaprzestać wystawiania poleceń wyjazdów służbowych dla osób nie będących pracownikami Urzędu Gminy. Przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 151, poz. 1720) określają zasady ustalania oraz wysokość należności przysługujących z tytułu podróży służbowych – pracownikom, a nie osobom przez pracodawcę nie zatrudnionym, jakimi są członkowie ochotniczych straży pożarnych.

Ponadto, o zwrocie kosztów podróży związanych z podróżą służbową przysługującym pracownikowi (a nie innym osobom) wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe, stanowi przepis art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy.

Natomiast w przypadku uczestnictwa członka ochotniczej straży pożarnej w szkoleniu pożarniczym organizowanym przez Państwową Straż Pożarną, osobie tej wypłacać z budżetu gminy ekwiwalent pieniężny, do wysokości 1/175 przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce uspołecznionej, obliczonego za poprzedni kwartał przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, za każdą godzinę udziału w szkoleniu ratowniczym, stosownie do przepisów art. 28 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity Dz. U. z 2002r. Nr 147, poz. 1229).

Ekwiwalent pieniężny należny członkom ochotniczej straży pożarnej, którzy uczestniczyli w działaniu ratowniczym, wypłacać z budżetu gminy za każdą godzinę uczestnictwa w tym działaniu, stosownie do przepisów art. 28 ust. 1 i 2 cytowanej ustawy. Wymiar (godziny) czasu uczestnictwa w akcjach ratowniczych ustalać w oparciu o dowody źródłowe (karty drogowe) – str. 165–168 protokołu.

4.2.10. Bezpodstawne wypłacanie należności w wysokości pełnych diet przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, osobom które nie były pracownikami Urzędu Gminy, co dotyczyło wypłaty diet dla:

- członków ochotniczych straży pożarnych za udział w: świętach strażaka, zjeździe związku OSP, zawodach sportowo – pożarniczych, rocznicach istnienia jednostek OSP na terenie gminy; łączna kwota nienależnie wypłaconych należności w okresie od 1.01.2001r. do 30.06.2002r. wyniosła 9.090,00zł,

Bezpodstawne dokonanie zakupów naczyń jednorazowych, kwiatów i artykułów spożywczych za łączną kwotę 909,25zł, przeznaczonych na Zjazd Gminny OSP, ze środków zaplanowanych w uchwale budżetowej na funkcjonowanie Rady Gminy (z rozdziału 75022 klasyfikacji budżetowej).

Zaprzestać wypłacania członkom ochotniczych straży pożarnych– za udział we wszelkiego rodzaju uroczystościach, zawodach, świętach i obchodach – należności „wzorowanych na dietach pracowniczych”, tj. należności w wysokości diet przysługujących pracownikom z tytułu odbywania podróży służbowej na obszarze kraju.

Należności te nie przysługiwały członkom OSP z uwagi na to, że osoby te nie były pracownikami Urzędu Gminy i przepisy rozporządzeń regulujących szczegółowe zasady ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, na podstawie których wypłacano te należności – nie miały do tych osób zastosowania; wydatki na pokrycie kosztów uczestnictwa członków Ochotniczych Straży Pożarnych w zjazdach OSP oraz wydatki związane z organizacją tych zjazdów winny być pokrywane ze środków Zarządu Gminnego OSP – str. 169–170, 175 –176 protokołu.

4.2.11. Bezpodstawne dokonywanie z budżetu gminy, ze środków przeznaczonych na ochotnicze straże pożarne (z rozdziału 75412 „Ochotnicze Straże Pożarne”), wydatków nie związanych z kosztami wyposażenia, utrzymania, wyszkolenia i zapewnienia gotowości bojowej jednostek ochrony przeciwpożarowej, a ponoszonych na:

a. utrzymanie autobusu AUTOSAN, stanowiącego własność Ochotniczej Straży Pożarnej w Zakrzewie, nieodpłatnie użyczonego Zarządowi Gminy,

b. utrzymanie samochodu Żuk A 07D, stanowiącego własność Urzędu Gminy,

w sytuacji, kiedy autobusu w żaden sposób nie wykorzystywano do celów związanych z ochroną przeciwpożarową, a Żuka wykorzystywano do tych celów w znikomym stopniu.

c. utrzymanie gminnej orkiestry strażackiej – wydatki ponoszone na: wypłaty diet dla członków orkiestry, wynagrodzenie kapelmistrza, koszty przewozu orkiestry.

Z budżetu gminy, ze środków przeznaczonych na ochotnicze straże pożarne, poza wypłatą ekwiwalentów pieniężnych członkom ochotniczych straży pożarnych uczestniczącym w działaniu ratowniczym lub szkoleniu pożarniczym organizowanym przez Państwową Straż Pożarną, dokonywać jedynie takich wydatków, które stanowią: koszty wyposażenia, utrzymania, wyszkolenia i zapewnienia gotowości bojowej ochotniczej straży pożarnej, bezpłatnego umundurowania i ubezpieczenia w instytucji ubezpieczeniowej członków ochotniczej straży pożarnej, tj. kosztów do których ponoszenia gmina jest zobowiązana na mocy przepisów art. 28 ust. 2 oraz art. 32 ust. 2 i 3 ustawy o ochronie przeciwpożarowej.

Wydatków ponoszonych na użytkowanie autobusu i Żuka oraz na utrzymanie orkiestry strażackiej, dokonywać ze środków przeznaczonych w budżecie gminy na wydatki Urzędu Gminy (w rozdziale 75023 „Urzędy Gmin (miast i miast na prawach powiatu”), zadania w zakresie kultury fizycznej i sportu (rozdział 92605 „Zadania w zakresie kultury fizycznej i sportu”), czy też na pozostałe zadania w zakresie kultury (rozdział 92105 „Pozostałe zadania w zakresie kultury”), stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 59, poz. 688 z późn. zm.) – str. 170–174, 175, 177–178, 179, 181–184 protokołu.

4.2.12. Nieopracowanie zasad dysponowania i korzystania z samochodu Żuk A07D, będącego własnością Urzędu Gminy, w wyniku czego dyspozycje wyjazdu tym samochodem wydawane były przez różne osoby, w tym także przez osoby nie będące pracownikami Urzędu Gminy, a część wyjazdów tego samochodu nie była związana z funkcjonowaniem Urzędu i miała charakter nieodpłatnego świadczenia przez Urząd Gminy usług przewozowych.

Opracować zasady dysponowania i korzystania z pojazdów służbowych będących własnością Urzędu Gminy w celu ustalenia osób uprawnionych do korzystania z tych pojazdów i wyeliminowania praktyki dowolnego dysponowania tymi pojazdami przez różne osoby, w tym osoby nie będące pracownikami Urzędu Gminy.

W związku z tym, że organem uprawnionym do gospodarowania mieniem komunalnym – zgodnie z art. 30 ust. 2 pkt 3 ustawy o samorządzie gminnym w brzmieniu obowiązującym od dnia 27 października 2002r. – jest wójt gminy (poprzednio wchodziło to w zakres zadań Zarządu Gminy, a nie Rady Gminy) – sporządzić kalkulację kosztów eksploatacji Żuka, ustalając stawkę przejazdu za 1 km, z uwzględnieniem m.in. wynagrodzenia kierowcy, amortyzacji oraz norm zużycia paliwa, co umożliwi obciążenie tak skalkulowanymi kosztami osób i podmiotów wykorzystujących ten pojazd do celów innych niż związane z funkcjonowaniem Urzędu Gminy. Kwestie powyższe uregulować w procedurach kontroli finansowej o których mowa w przepisach art. 35a ust. 3 ustawy o finansach publicznych, w części odnoszącej się do procesów gospodarowania mieniem jednostki art. 35a ust. 1 cytowanej ustawy – str. 174 protokołu.

4.2.13. Przyjęcie od pracowników zatrudnionych na stanowiskach: „kierowca pojazdu pożarniczego uprzywilejowanego” oraz „kierowca jednostki OSP w Tarnwce” deklaracji o odpowiedzialności materialnej za powierzone samochody, bez wskazania za jakie samochody pracownicy ci są odpowiedzialni.

Ustalić osoby materialnie odpowiedzialne, którym powierzono – z obowiązkiem wyliczenia się - pojazdy będące własnością lub użytkowane przez Urząd Gminy, stosownie do przepisów art. 124 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.). W deklaracjach o odpowiedzialności materialnej za powierzone pojazdy pobieranych od pracowników którym je powierzono, wskazywać dane umożliwiające identyfikację tych pojazdów (m.in. markę, nr rejestracyjny, nr silnika) w celu nie dopuszczenia do sytuacji, kiedy za jeden pojazd odpowiada równocześnie kilku pracowników lub odpowiedzialność za jeden z wykorzystywanych pojazdów nie jest przypisana żadnemu z pracowników z niego korzystających – str. 174 protokołu.

4.2.14. Finansowanie z budżetu gminy – ze środków ujętych w planie finansowym Urzędu Gminy – działalności podmiotów spoza sektora finansów publicznych, z pominięciem procedur udzielania dotacji z budżetu jednostki samorządu terytorialnego podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych:

a. klubu sportowego MIGROL – poprzez ponoszenie kosztów:

- przewozu zawodników zrzeszonych w tym klubie autobusem użyczonym Zarządowi Gminy przez OSP Zakrzew

(koszt samego tylko paliwa zużytego do przewozu zawodników KS MIGROL w okresie od sierpnia 2001r. do czerwca 2002r. wyniósł ok. 1.564,50zł, a wydatków tych dokonano ze środków przewidzianych na ochotnicze straże pożarne – z rozdz. 75412)

- wynajmu autobusu od Gminnego Zespołu Oświaty (643,76zł)

- wynagrodzenia kierowcy tych autobusów, zatrudnionego w Urzędzie Gminy,

b. orkiestry strażackiej – poprzez dokonywanie wydatków na: wypłaty diet dla członków orkiestry, wynagrodzenie kapelmistrza, koszty przewozu orkiestry, wynagrodzenia kierowcy samochodu przewożącego członków orkiestry.

Zaprzestać finansowania z budżetu gminy działalności podmiotów nie zaliczanych do sektora finansów publicznych. Przestrzegać zasady, iż zadania gminy w zakresie kultury czy też kultury fizycznej, realizowane przez kluby sportowe i inne podmioty nie zaliczane do sektora finansów publicznych, winny być finansowane w formie dotacji udzielonej na podstawie przepisów art. 118 ustawy o finansach publicznych, po przeprowadzeniu postępowania zmierzającego do wyboru najkorzystniejszej oferty realizowania tych zadań oraz po zawarciu umowy określającej szczegółowy opis zadania i termin jego wykonania, kwotę dotacji celowej z budżetu gminy i tryb płatności, tryb kontroli wykonania zadania, sposób rozliczenia udzielonej dotacji i zasady zwrotu niewykorzystanej części dotacji.

Prowadzenie działalności kulturalnej i wykonywanie zadań w zakresie kultury fizycznej, stosownie do przepisów art. 7 ust. 1 pkt 9 i 10 ustawy o samorządzie gminnym, są zadaniami własnymi gminy. Jednak w sytuacji, kiedy statut żadnej z jednostek organizacyjnych gminy nie przewiduje prowadzenia działalności kulturalnej w formie orkiestry, ani też realizacji zadań w zakresie kultury fizycznej, a zadania te realizowane są przez podmioty spoza sektora finansów publicznych nie powiązane z budżetem gminy, zlecanie tych zadań powinno odbywać się zgodnie z procedurami określonymi cytowanym przepisem art. 118 ustawy o finansach publicznych. Natomiast działalność statutowa klubów sportowych, polegająca m.in. na uczestnictwie w rozgrywkach ligowych, czy też działalność orkiestr polegająca na uczestnictwie w prywatnych uroczystościach jubileuszowych, winny być finansowane ze środków własnych tych podmiotów.

Należy opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały określającej tryb postępowania o udzielenie dotacji podmiotom - nie zaliczanym do sektora finansów publicznych i nie działających w celu osiągnięcia zysku - na realizację zadań własnych gminy, sposobu jej rozliczenia oraz sposobu kontroli wykonywania zleconego zadania, stosownie do przepisów art. 118 ust. 3 ustawy o finansach publicznych.

Dotacje dla podmiotów spoza do sektora finansów publicznych udzielać na zasadach ustalonych przez Radę Gminy w tej uchwale, która powinna określać też:

– szczegółowy opis zadania i termin jego wykonania,

– dotację należną jednostce wykonującej zadania i tryb płatności,

– tryb kontroli wykonywania zadania,

– sposób rozliczenia udzielonej dotacji i zasady zwrotu niewykorzystanej części dotacji,

stosownie do przepisów art. 118 ust. 2 w związku z art. 71 ust. 2 cytowanej ustawy

Wydatków ponoszonych na realizację zadań z zakresu kultury fizycznej i sportu, dokonywać w ramach środków zaplanowanych w uchwale budżetowej w dziale 926 „Kultura fizyczna i sport”, rozdziale 92605 „Zadania w zakresie kultury fizycznej i sportu” klasyfikacji budżetowej, wydatków na pozostałe zadania w zakresie kultury ze środków zaplanowanych w dziale 921 „Kultura i ochrona dziedzictwa narodowego”, rozdziale 92105 „Pozostałe zadania w zakresie kultury”, stosownie do przepisów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów – str. 176 –179, 180–184 protokołu.

4.2.15. Zwolnienie przez Zarząd Gminy z opłat zawodników sportowych, członków orkiestry strażackiej oraz sołtysów i członków rad sołeckich za wyjazdy autobusem m.in. na targi i dożynki, z naruszeniem kompetencji Rady Gminy.

Biorąc pod uwagę fakt, że Rada Gminy nie podjęła uchwały na podstawie art. 34a ustawy o finansach publicznych - udzielając tego zwolnienia Zarząd Gminy bezpodstawnie postanowił o udzieleniu ulg w spłacaniu należności Urzędu Gminy z tytułu opłat za wynajem autobusu. Skutkowało to tym, że przy ustalonej przez Zarząd Gminy stawce wynajmu autobusu 1,30 zł/1km i przebiegu:

- 1.788 km dotyczącym przewozów w latach 2001–2002 zawodników KS MIGROL – od klubu tego nie uzyskano dochodów w wysokości 2.324,40 zł,

- 256 km – dotyczącego wyjazdu w dniu 5.08.2001 r. zawodników LZS Zakrzew na Igrzyska LZS we Włodawie – nie uzyskano dochodów w wysokości 332,80 zł,

w sytuacji kiedy należności te pobierano od jednostek organizacyjnych gminy (szkoły, Gminny Zespół Oświaty).

Rozważyć opracowanie i przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu umarzania wierzytelności pieniężnych jednostek organizacyjnych gminy z tytułu należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy – Ordynacja podatkowa, udzielania innych ulg w spłacaniu tych należności oraz wskazania organów do tego uprawnionych, stosownie do przepisów art. 34a ustawy o finansach publicznych.

Do czasu podjęcia przez Radę Gminy takiej uchwały zaprzestać dokonywania wszelkich czynności mających znamiona udzielania ulg w spłacaniu tych należności, co w szczególności dotyczy należności Urzędu Gminy z tytułu opłat pobieranych za wynajem autobusu – str. 172, 177–179 protokołu

4.2.16. Zaliczanie wydatków nie związanych z ochroną przeciwpożarową do rozdziału 75412 „Ochotnicze Straże Pożarne” – gdzie plan ustalono w znacznej wysokości (116.488 zł) – w tym wydatków poniesionych na utrzymanie orkiestry strażackiej, które to wydatki (nie licząc kosztów przewozów orkiestry):

- w 2001r. wyniosły łącznie 4.710,21 zł, z czego tylko 375 zł ujęto w rozdziale 92105 „Pozostałe zadania w zakresie kultury”, pozostałą kwotę (4.335,21 zł) ujęto w rozdziale 75412 „Ochotnicze Straże Pożarne”,

- do 30.06.2002 r. wyniosły łącznie 2.730 zł, z czego tylko 375zł ujęto w rozdziale 92105 „Pozostałe zadania w zakresie kultury”, pozostałą kwotę (2.355 zł) ujęto w rozdziale 75412 „Ochotnicze Straże Pożarne”.

Zaprzestać dokonywania wydatków na utrzymanie i funkcjonowanie orkiestry ze środków zaplanowanych w budżecie gminy na różne cele i w różnych podziałkach klasyfikacji budżetowej. Pomimo tego, że w nazwie orkiestry znajduje się słowo „strażacka”, wydatki ponoszone na utrzymanie orkiestry, tj.: diety jej członków, wynagrodzenie kapelmistrza, czy koszty przewozu członków orkiestry, nie wchodzą w zakres kosztów wyposażenia, utrzymania, wyszkolenia i zapewnienia gotowości bojowej ochotniczej straży pożarnej.

W związku z tym – zaprzestać dokonywania tych wydatków ze środków przeznaczonych w budżecie gminy na ochotnicze straże pożarne (rozdział 75412), a przyjmując, iż są to zadania gminy realizowane w zakresie kultury na podstawie art. 7 ust. 1 pkt 9 ustawy o samorządzie gminnym – finansować je z innych środków, do wysokości kwot przeznaczonych w budżecie gminy na te cele – w dziale 921 „Kultura i ochrona dziedzictwa narodowego”, rozdział 92105 „Pozostałe zadania w zakresie kultury”- zachowując zasady klasyfikacji wydatków budżetowych określone w załącznikach do rozporządzenia w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów – str. 181 – 184 protokołu.

4.2.17. Nieprawidłowe sformułowanie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia przy realizacji zamówień publicznych o wartości przekraczającej 30.000 EURO (wykonanie wodociągu grupowego, gminnego składowiska odpadów), poprzez:

a. nieopisanie kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełniania warunków wymaganych od wykonawców,

b. nieżądanie od wykonawców dokumentów potwierdzających spełnienie warunku, o którym mowa w art. 22 ust. 2 pkt 5 ustawy o zamówieniach publicznych, tj. o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 19 tej ustawy,

c. nieokreślenie wszystkich przypadków utraty wadium przewidzianych przepisami art. 42 ust. 4 ustawy o zamówieniach publicznych (obecnie art. 42 ust. 5),

d. niedostateczne opisanie przyjętych kryteriów oceny ofert i nieopisanie sposobu obliczania wartości ofert według tych kryteriów, pozwalającego na ich obiektywną ocenę oraz dopuszczenie do indywidualnej oceny ofert opartej na swobodnej interpretacji tych kryteriów przez członków komisji przetargowej, co nie gwarantuje traktowania na równych prawach wszystkich podmiotów ubiegających się o zamówienie publiczne i prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji.

Treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia, przy zamówieniach publicznych o wartości przekraczającej równowartość kwoty 30.000 EURO, formułować zgodnie z zasadami określonymi w przepisach ustawy z dnia 10 czerwca 1994r. o zamówieniach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2002r. Nr 72, poz. 664), zawierając w niej wszystkie elementy określone w przepisach art. 35 ust. 1 tej ustawy, a w szczególności:

a. opis kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełniania warunków wymaganych od dostawców i wykonawców, o którym mowa w art. 35 ust. 1 pkt 2, sporządzając go w sposób umożliwiający jednoznaczne stwierdzenie, czy przystępujący do postępowania oferenci spełniają wymagane przez zamawiającego warunki,

b. przestrzegać, określonej przepisem art. 22 ust. 4 ustawy, zasady żądania od dostawców i wykonawców potwierdzenia spełniania wszystkich warunków, o których mowa w przepisie art. 22 ust. 2 tej ustawy, w tym również dokumentów potwierdzających spełnienie warunku określonego w art. 22 ust. 2 pkt 5, tj. o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 19 ustawy.

W celu potwierdzenia spełniania warunku określonego w art. 19 ust. 1 pkt 4 i 5 ustawy żądać od dostawców i wykonawców aktualnej informacji z Krajowego Rejestru Karnego, wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, stosownie do przepisu § 1 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 czerwca 2002r. w sprawie dokumentów, jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków uprawniających do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne (Dz. U. Nr 91, poz. 817),

c. zawierać wszelkie wymagania dotyczące m.in. wadium, stosownie do art. 35 ust. 1 pkt 11 ustawy, informując o wszystkich przypadkach utraty wadium przez dostawcę lub wykonawcę, którego oferta została wybrana, określonych przepisami art. 42 ust. 5 pkt 1–3 ustawy lub zamieszczać pouczenie odwołujące do tych przepisów,

d. zamieszczać opis wszystkich ustalonych kryteriów oceny ofert w sposób pozwalający na obiektywną ocenę i wybór najkorzystniejszej oferty według przyjętych kryteriów, zgodnie z art. 27d ust. 1 i stosownie do przepisów art. 16 i art. 35 ust. 6 ustawy o zamówieniach publicznych. Wyeliminuje to praktykę przyjmowania wartości ofert w oparciu o subiektywną ocenę członków komisji przetargowej, zamiast o obiektywne wielkości gwarantujące zasadę jednakowego traktowania oferentów.

Dotyczy to opisu sposobów oceny ofert w kryteriach „wiarygodności technicznej” i „wiarygodności finansowej” we wskazanych przetargach, gdzie zamawiający zawarł w specyfikacjach zapisy o „indywidualnej ocenie”. Członkowie komisji przetargowej nie byli więc zobligowani do oceny wartości ofert w ramach tych kryteriów według zasad ściśle określonych w specyfikacji, lecz mieli prawo stosować własne zasady oceny, co narusza art. 27d ust. 1 ustawy odnośnie do stosowania wyłącznie kryteriów określonych w specyfikacji oraz powoduje, że nie stworzono warunków do równego traktowania wszystkich podmiotów ubiegających się o udzielenie tych zamówień publicznych i prowadzenia postępowania w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji, uchybiając w ten sposób zasadzie wyrażonej art. 16 ustawy.

Przestrzegać zasady, zgodnie z którą kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć właściwości dostawcy lub wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej, stosownie do art. 27d ust. 2 ustawy – str. 188–189, 214–216 protokołu.

4.2.18. Nieodrzucenie ofert, które nie spełniały wymagań określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (w przetargu na wykonanie wodociągu grupowego):

- dwie oferty nie zawierały informacji banku, potwierdzającej wielkość posiadanych środków finansowych oraz zdolność kredytową wykonawcy,

- jedna z ofert nie zawierała informacji dotyczących wielkości posiadanych środków i schematu organizacyjnego do informacji o strukturze organizacyjnej.

Przed dokonaniem oceny i porównania ofert złożonych przez wykonawców, sprawdzić, czy oferenci spełniają warunki podmiotowe określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia albo zaproszeniu do składania ofert. Wykonawców, którzy nie spełniają wymaganych warunków albo nie złożą dokumentów potwierdzających ich spełnienie, wykluczać z postępowania, a ich ofert nie rozpatrywać, stosownie do art. 19 ust. 1 pkt 7 i ust. 3 ustawy o zamówieniach publicznych – str. 191 protokołu.

4.2.19. Dokonanie wyboru wykonawców:

a. wodociągu grupowego Zakrzew,

b. gminnego składowiska odpadów,

w oparciu o subiektywną ocenę pozostałych, poza ceną, kryteriów wyboru ofert, w wyniku niedostatecznego opisania tych kryteriów w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz wskutek przyznania członkom komisji przetargowej prawa do indywidualnej oceny ofert w oparciu o niedostatecznie opisane kryteria. Rozbieżności w punktacji poszczególnych kryteriów dla każdej ze złożonych ofert wskazują na brak obiektywizmu i wiarygodności tak dokonanej oceny – różnice w indywidualnej ocenie ofert według tych kryteriów przy wyborze wykonawcy wodociągu grupowego sięgały nawet 38 pkt (oceny od 60 do 98 pkt), a wykonawcy składowiska odpadów sięgały 5 pkt (oceny od 95 do 100pkt).

O subiektywnie dokonanych ocenach – nie opartych na zasadach określonych w specyfikacji i nie znajdujących poparcia w złożonych ofertach – świadczą też:

a. przy wyborze wykonawcy wodociągu grupowego przyznanie oferentowi nr 2, w porównaniu z oferentem nr 5:

– takiej samej ilości punktów (118,80 pkt) w kryterium „wiarygodności technicznej”

– większej ilości punktów (o 2,80 pkt) w kryterium „wiarygodności finansowej”,

w sytuacji, kiedy oferenta nr 2 (którego wybrano) w porównaniu z oferentem nr 5, charakteryzowały kilkukrotnie niższe wskaźniki przyjęte w specyfikacji do oceny wiarygodności: technicznej (liczba sprzętu, zrealizowanych obiektów i referencji) i wiarygodności finansowej (sprzedaż, zysk). Subiektywną ocenę potwierdza też fakt, że w kryterium „wiarygodności technicznej” jeden z członków komisji przyznał wszystkim ofertom jednakową, maksymalną ilość punktów (100), gdy ze złożonych ofert wynikało, że każdy z wykonawców charakteryzował się różnym poziomem wiedzy i doświadczenia technicznego. Niedokonanie wyboru oferty najkorzystniejszej wynika też z tego, że:

- nieprawidłowo zsumowano punkty przyznane wybranej ofercie przez poszczególnych członków komisji przetargowej na kartach indywidualnej oceny w kryterium „wiarygodności finansowej”,

(wynikająca z druku ZP–53 suma punktów – 120,40 pkt. była liczbą niemożliwą do uzyskania w tym kryterium, maksymalną liczbą punktów było 120,00 pkt.)

- na jednej z kart indywidualnej oceny oferty poprawiono liczbę punktów przyznanych wybranej ofercie w tym kryterium,

(poprawienie z 90 na 98 pkt. miało na celu zwiększenie łącznej oceny tej oferty do poziomu gwarantującego jej wybór (ponad 595,00 pkt.), jednak z wyżej wykazanego błędu matematycznego wynika, że było to niewystarczające)

W efekcie takiego postępowania wybrano ofertę droższą o 8.578,51 zł, a ponadto złożoną przez wykonawcę, który powinien zostać wykluczony z postępowania wobec niespełnienia wymagań określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

b) przy wyborze wykonawcy gminnego składowiska odpadów

– w kryteriach „wiarygodności technicznej” i „wiarygodności finansowej”– oferentowi nr 2 (którego wybrano), którego w porównaniu z oferentem nr 1, charakteryzowały kilku – a nawet kilkunastokrotnie niższe wskaźniki przyjęte w specyfikacji do oceny tych kryteriów (zatrudnienie, kadra, sprzęt, zrealizowane obiekty, referencje oraz sprzedaż i zysk) przyznano oceny niższe zaledwie o 1,2 pkt. i 3 pkt., czyli niewiele mniej niż znacznie lepszemu konkurentowi. Tak dokonana ocena nie pozwala stwierdzić, że wybrana oferta była najkorzystniejsza w rozumieniu art. 2 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych.

Nie dopuszczać do subiektywnej oceny ofert przez członków komisji przetargowej, wyklucza to bowiem obiektywizm i podważa wiarygodność tak dokonanej oceny, co skutkuje tym, iż postępowanie o udzielenie zamówienia nie jest prowadzone w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji i w oparciu o zasadę traktowania na równych prawach wszystkich oferentów, określoną przepisem art. 16 ustawy o zamówieniach publicznych.

Przestrzegać obowiązku przyznawania punktów wyliczonych według kryteriów oceny ofert opisanych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia przyjmując obiektywne, a nie dowolne sposoby oceny ofert.

Wybierać obiektywnie najkorzystniejszą ofertę spośród ofert złożonych przez wykonawców nie wykluczonych z postępowania wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert, określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszeniu do udziału w postępowaniu albo zaproszeniu do składania ofert, stosownie do przepisu art. 27d ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych. Przez najkorzystniejszą ofertę, w myśl art. 2 pkt 8 tej ustawy, rozumieć ofertę z najniższą ceną albo ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny oraz innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia, w szczególności kosztów eksploatacji, parametrów technicznych, funkcjonalności oraz terminu wykonania.

Dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzić w sposób rzetelny; zgodny z prawdą, mając na uwadze fakt, że jej podrabianie lub przerabianie, może – w zależności od okoliczności popełnienia tego czynu – skutkować odpowiedzialnością karną z art. 270 § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997r. – Kodeks karny (Dz. U. Nr 88, poz. 553 z późn. zm.) – str. 191–193, 217–218 protokołu.

4.2.20. Wprowadzenie zmian do umowy na wykonanie wodociągu grupowego Zakrzew, polegających na zmniejszeniu zakresu rzeczowego robót, przez działającego jednoosobowo wójta gminy.

Przy zaciąganiu zobowiązań w imieniu gminy, zawieraniu umów i dokonywaniu zmian w umowach już zawartych, przestrzegać kompetencji odpowiednich organów gminy do składania oświadczeń woli w imieniu gminy w zakresie zarządu mieniem gminy, określonych w przepisach art. 46 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym. Stosownie do przepisu art. 43 pkt 37 lit. a ustawy o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta, z dniem 27 października 2002r. zadania te weszły w zakres kompetencji wójta gminy – str. 195 protokołu.

4.2.21. Nierzetelne sporządzenie protokołu odbioru zadania Nr 1 przy realizacji zadania pn. Wykonanie wodociągu grupowego Zakrzew. Zawarte w protokole dane dotyczące ilości wykonanych robót były niezgodne ze stanem rzeczywistym wynikającym z inwentaryzacji powykonawczej; wartość odebranych robót zawyżono w ten sposób o kwotę 34.352,81zł.

W skład komisji odbioru, która sporządziła protokół, wchodzili m.in. przedstawiciele Urzędu Gminy oraz inspektor nadzoru, wyznaczony przez inwestora zastępczego.

W protokołach odbioru wykonanych robót określać ilość, zakres, rodzaj oraz wartość odbieranych prac, zgodnie ze stanem faktycznym, aby nie dopuścić do wydatku przekraczającego zobowiązanie wynikające z umowy i zakresu faktycznie wykonanych robót, stosownie do art. 28 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Dokumenty dotyczące ustaleń związanych z odbiorem robót budowlanych (w tym protokoły odbioru robót) sporządzać w sposób nie budzący wątpliwości co do ich wiarygodności, zamieszczając w nich dane o robotach faktycznie wykonanych, odebranych i przekazanych do użytku zamawiającemu. Odbiór robót jest elementem szczególnym w stosunkach pomiędzy stronami umowy o roboty budowlane, gdyż z jednej strony potwierdza wykonanie zobowiązania i otwiera wykonawcy prawo do żądania wynagrodzenia, bądź wskazuje na jego niewykonanie lub nienależyte wykonanie w całości lub w części wobec istnienia wad i rodzi odpowiedzialność za wady ujawnione przy odbiorze, a z drugiej strony wyznacza początek biegu terminów rękojmi za wady – str. 197–198 protokołu.

4.2.22. Dokonanie zmian postanowień umowy zawartej w dniu 28.09.2000r. na wykonanie wodociągu grupowego Zakrzew, polegające na zmianach zakresu rzeczowego robót, zmianie trasy wodociągu i przyłączy oraz wykonania dodatkowego przyłącza, bez zachowania formy pisemnej potwierdzającej dokonanie tych zmian.

W konsekwencji nie osiągnięto zamierzonych efektów końcowych, którymi były:

– budowa sieci wodociągowej o łącznej długości 7.399m – wykonano mniej o 53m,

– budowa przyłączy o łącznej długości 6.298m – wykonano mniej o 626m,

– wykonanie 180 szt. punktów czerpalnych – wykonano mniej o 13szt.

Skutkiem finansowym tych zmian było to, że wartości wykonanych i odebranych robót w poszczególnych pozycjach przedmiotu umowy były różne (mniejsze bądź większe) od wartości wynikających z umowy i określonych w harmonogramie rzeczowo – finansowym. Rozliczenia wartości robót „liniowych” (sieci i przyłącza) dokonano w oparciu o ceny wykonania 1mb tych instalacji zgodne z kosztorysem ofertowym i z umową, jednak w przypadku wykonania:

a. 1.000 m rurociągów,

inwentaryzacja powykonawcza i protokół odbioru końcowego wykazały, że zamiast wymaganych umową rurociągów o Ø 63 mm, wykonano rurociągi o Ø 50 mm, przy zachowaniu ceny ustalonej w umowie dla rurociągów o Ø 63mm (18,00 zł netto/1mb).

b. 167 punktów czerpalnych,

– z inwentaryzacji powykonawczej, jak i z protokołu odbioru nie wynika, jakiego typu punkty zostały wykonane (określona była jedynie łączna ilość wykonanych punktów) – wartość każdego typu ustalona w umowie była różna (od 185,81 zł do 1.805,91zł netto),

– dane na temat typów wykonanych punktów znajdują się wyłącznie w sprawozdaniu sporządzonym przez wykonawcę i nie potwierdzonym przez inspektora nadzoru.

Nie jest możliwe ustalenie, czy rozliczenia wartości tych robót dokonano prawidłowo oraz czy dokonane w ten sposób zmiany postanowień umowy w tym zakresie nie były dla zamawiającego niekorzystne.

Przestrzegać, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej wszystkich umów (bez względu na wartość) zawieranych w sprawach zamówień publicznych, w szczególności umów o roboty budowlane, oraz zmian wprowadzanych do tych umów, stosownie do przepisu art. 74 ustawy o zamówieniach publicznych oraz przepisów art. 77 i art. 648 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.), którego obowiązek stosowania wynika z art. 72 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.

Dokonać ponownego rozliczenia z wykonawcą wodociągu wykonania 1.000m rurociągu z rur o Ø 50mm zamiast wymaganych umową rur o Ø 63mm oraz rozważyć możliwość przeprowadzenia inwentaryzacji punktów czerpalnych w zakresie wykonanych typów. W przypadku stwierdzenia zawyżonego wynagrodzenia wystąpić do wykonawcy o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia, egzekwując je wraz z należnymi odsetkami, a w razie odmowy rozważyć możliwość skierowania sprawy na drogę sądową bądź dokonać odpowiedniego potrącenia z pozostawionego przez wykonawcę zabezpieczenia należytego wykonania umowy – str. 200–203 protokołu.

4.2.23. Zaciągnięcie przez Zarząd Gminy zobowiązań pieniężnych w wysokości przekraczającej upoważnienie udzielone mu przez Radę Gminy, a także powyżej kwoty wydatków zaplanowanych w uchwale budżetowej. Zawierając w dniu 28.09.2000 r. umowę na realizację zadania pn. budowa wodociągu grupowego Zakrzew – I etap, o wartości 836.658,90zł, w sytuacji kiedy Rada Gminy w uchwale budżetowej na 2000 r.:

a. upoważniła Zarząd do samodzielnego zaciągania zobowiązań do sumy 60.000 zł,

b. nie określiła limitu wydatków na inwestycje wieloletnie, a wydatki na tę inwestycję zaplanowała w wysokości 469.000 zł i nie podjęła innej uchwały o wyrażeniu zgody na zawarcie tej umowy,

ponadto;

c. okres realizacji zadania przekraczał rok budżetowy, a w umowie nie określono jakiej wysokości wydatki obciążą budżety gminy w latach 2000–2001.

W konsekwencji Zarząd Gminy przekroczył o 776.658,90 zł zakres upoważnienia udzielonego mu przez Radę Gminy do samodzielnego zaciągania zobowiązań oraz przekroczył o kwotę 367.658,90 zł określony w uchwale budżetowej, zakres upoważnienia do zaciągnięcia zobowiązań obciążających budżet.

W efekcie zawarcia tej umowy – bez posiadania zapewnionych na ten cel środków finansowych w budżecie gminy w 2000 r. i nie znając planu wydatków na ten cel w budżetach następnych lat (jak ustalono – plan wydatków w budżecie na 2001 r. okazał się niewystarczający) – dopuszczono do tego, że pozostałe z tej umowy zobowiązania wobec wykonawcy uregulowano dopiero w 2002 r., ponad 4 miesiące po upływie terminu ich płatności.

Z uwagi na to, że Rada Gminy w uchwale budżetowej na 2002 r. nie zaplanowała żadnych środków na dokończenie tego zadania – wydatków tych dokonano z przekroczeniem zakresu upoważnienia do dokonywania wydatków ze środków publicznych (zapłaty dokonano ze środków przeznaczonych na budowę II etapu sieci wodociągowej, a więc odrębnego zadania inwestycyjnego).

Przy zawieraniu umów o wykonanie zadań inwestycyjnych przestrzegać zasady zaciągania zobowiązań w granicach kwot określonych w planie finansowym jednostki, stosownie do przepisów art. 132 ustawy o finansach publicznych oraz uprawnień do zaciągania zobowiązań określonych w stosownej uchwale Rady Gminy, upoważniającej wójta gminy do zaciągania zobowiązań w zakresie podejmowania inwestycji i remontów o wartości przekraczającej granicę ustalaną corocznie przez Radę, stosownie do przepisu art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. e ustawy o samorządzie gminnym, mając na uwadze fakt, iż przekroczenie zakresu upoważnienia do zaciągania zobowiązań obciążających budżet jest czynem stanowiącym naruszenie dyscypliny finansów publicznych, w myśl przepisu art. 138 ust. 1 pkt 7 ustawy o finansach publicznych.

Limity wydatków na inwestycje których okres realizacji przekracza rok budżetowy (zwane inwestycjami wieloletnimi) mogą być określone w wykazie stanowiącym załącznik do uchwały budżetowej, stosownie do przepisów art. 124 ust. 1 pkt 4 z uwzględnieniem przepisów art. 110 ustawy o finansach publicznych

Przestrzegać zasady ponoszenia wydatków na cele i w wysokościach ustalonych w uchwale budżetowej gminy i w planie finansowym Urzędu Gminy oraz dokonywania tych wydatków w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, stosownie do przepisów art. 28 ust. 1 i ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych oraz w celu uniknięcia ewentualnych kosztów obciążających budżet gminy, związanych z zapłatą odsetek za opóźnienie w regulowaniu tych zobowiązań, mając również na uwadze fakt, iż przekroczenie zakresu upoważnienia do dokonywania wydatków ze środków publicznych jest czynem stanowiącym naruszenie dyscypliny finansów publicznych, w myśl przepisu art. 138 ust. 1 pkt 2 tej ustawy – str. 205–208 protokołu.

4.2.24. Nieprawidłowości związane z zabezpieczeniem należytego wykonania umowy zawartej na wykonanie wodociągu grupowego Zakrzew – I etap, polegające na:

- nieprzechowywaniu na rachunku bankowym środków wniesionych przez wykonawcę jako 30% zabezpieczenia na pokrycie roszczeń z tytułu rękojmi i dysponowaniu tymi środkami,

- nietworzeniu zabezpieczenia z potrąceń z częściowych faktur wykonawcy, w wyniku czego dopuszczono do tego, że przez cały okres realizacji zadania jego wykonanie nie było w należyty sposób zabezpieczone, a 70% zabezpieczenia gwarantującego zgodne z umową wykonanie zamówienia, zostało przez wykonawcę wniesione dopiero po zakończeniu zadania,

- nieprawidłowym wyliczeniu wysokości zabezpieczenia.

Przestrzegać zasad określonych przepisami ustawy o zamówieniach publicznych oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002r. w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne (Dz. U. Nr 115, poz. 1002), dotyczących wnoszenia, zwrotu i przetrzymywania zabezpieczenia należytego wykonania umowy, a w szczególności:

- zabezpieczenie wniesione w pieniądzu wpłacać i przechowywać na rachunku bankowym wskazanym przez zamawiającego i zwracać je wraz z odsetkami wynikającymi z umowy tego rachunku, pomniejszone o koszt prowadzenia rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek wykonawcy, stosownie do przepisów art. 75 ust. 5 i 6 ustawy oraz § 5 rozporządzenia,

- zabezpieczenia tworzonego poprzez potrącenia z faktur wykonawcy dokonywać zgodnie z ustaleniami umownymi oraz, stosownie do przepisu § 6 ust. 3 rozporządzenia, kwoty potrącane z faktur wpłacać na rachunek bankowy w tym samym dniu, w którym dokonywana jest zapłata faktury,

- egzekwować od dostawców i wykonawców przestrzeganie zasady wyrażonej przepisem § 6 ust. 4 cytowanego rozporządzenia, zgodnie z którą wniesienie pełnej wysokości zabezpieczenia nie może nastąpić później niż w ciągu roku od dnia zawarcia umowy, nie dopuszczając do stanu, w którym brak jest materialnej gwarancji zgodnego z umową wykonania robót oraz pokrycia roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zamówienia, stosownie do przepisu art. 75 ust. 2 ustawy,

- dokonać prawidłowego rozliczenia pozostałej części zabezpieczenia przechowywanej na lokacie terminowej (11.729zł) mając na uwadze fakt, że kwota ta nie jest w całości kwotą należną wykonawcy – str. 209–212 protokołu.

4.2.25. Zawarcie – w umowie na budowę gminnego składowiska odpadów – zapisu o „wstępnej” wartości przedmiotu umowy, wskazującego na to, że dopuszczono możliwość zmiany tej wartości.

Umowy w sprawach zamówień publicznych zawierać zgodnie z treścią wybranej oferty, jednoznacznie ustalając wysokość wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu zamówienia. Zawieranie zapisów sugerujących, że jest to wartość wstępna, wskazywać może na intencje obu lub jednej ze stron umowy, do prawdopodobnego dokonywania zmian tej wartości w przyszłości, co – w przypadku jej nieuzasadnionego zwiększenia przy niezmienionym przedmiocie umowy – prowadzić może do naruszenia zakazu określonego przepisem art. 76 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych – str. 219 protokołu.

4.2.26. Zawarcie aneksu do umowy na wykonanie gminnego składowiska odpadów, którym rozszerzono zakres rzeczowy przedmiotu umowy i – w trybie z wolnej ręki – udzielono wykonawcy zamówienia na wykonanie piezometru, punktu p. poż. i tablic informacyjnych, bez wskazania, że wykonanie tych robót stało się konieczne na skutek sytuacji, których nie można było wcześniej przewidzieć. Wobec niesporządzenia kosztorysu wykonawczego nie można było stwierdzić, czy roboty dodatkowe rozliczono zgodnie z umową tj. na identycznych zasadach, jak roboty objęte pierwotną umową i według nośników kosztów zawartych w kosztorysie ofertowym wykonawcy.

Zamówień publicznych w innym trybie niż przetarg nieograniczony, udzielać wyłącznie w okolicznościach określonych w ustawie o zamówieniach publicznych, stosownie do przepisu art. 14 ust. 2 tej ustawy.

Zamówienia na roboty dodatkowe w trybie z wolnej ręki udzielać tylko wtedy, gdy zachodzi jedna z okoliczności wskazanych w przepisie art. 71 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych. Zamówień dodatkowych, nie przekraczających 20% wartości zamówienia podstawowego, udzielać temu samemu wykonawcy wtedy, kiedy ich wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji, których nie można było wcześniej przewidzieć, oraz gdy z przyczyn technicznych lub gospodarczych zamówienia dodatkowego nie można oddzielić od zamówienia podstawowego, stosownie do art. 71 ust. 1 pkt 5 tej ustawy.

Dokonując zmian w umowie zawartej z wybranym wykonawcą lub wprowadzając do niej nowe postanowienia (np. w formie aneksu rozszerzającego zakres umowy i zwiększającego wynagrodzenie wykonawcy) przestrzegać warunków i zasad rozliczania robót dodatkowych, określonych w umowie podstawowej – str. 220–221 protokołu.

4.2.27. Dokonanie niekorzystnych dla zamawiającego zmian przedmiotu umowy na wykonanie gminnego składowiska odpadów, polegających na zamianie technologii wykonania budynków portierni i ustępu – z tradycyjnej (murowanej) na kontenery przenośne, a nie zachodziły okoliczności uzasadniające konieczność wprowadzenia takich zmian i nie dokonano odpowiedniej zmiany wysokości wynagrodzenia umownego; określona w kosztorysie wykonawczym i ustalona w umowie wartość wykonania tych pozycji w technologii tradycyjnej wynosiła 28.763,74zł i 2.924,31zł; cen wykonania tych pozycji w technologii kontenerowej nie ustalono.

Niezachowanie formy pisemnej dokonanych zmian.

Zatwierdzenie wprowadzonych zmian przez wójta gminy, działającego jednoosobowo, z naruszeniem kompetencji Zarządu Gminy.

Przestrzegać zakazu dokonywania zmian postanowień zawartej umowy, niekorzystnych dla zamawiającego, jeżeli przy ich uwzględnieniu należałoby zmienić treść oferty, na podstawie której dokonano wyboru oferenta, stosownie do przepisów art. 76 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych. Przepis ten dopuszcza wprowadzenie zmian do umowy jedynie w takim przypadku, kiedy konieczność ich wprowadzenia wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy; w przypadku budowy składowiska odpadów, nie wykazano, że po stronie zamawiającego zachodziły okoliczności uzasadniające konieczność zmiany technologii wykonania budynków portierni i ustępu i nie ustalono, czy zmiana ta uzasadnia utrzymanie wynagrodzenia w dotychczasowej wysokości.

Zmiana tej umowy nie została przez zamawiającego podpisana, co oznacza, że nie doszła do skutku, brak więc było tytułu prawnego do realizacji przedmiotu umowy według zmienionej technologii i do zapłaty należności w kwotach 28.763,74 zł i 2.924,31 zł za roboty wykonane niezgodnie z postanowieniami umownymi.

W świetle przepisów art. 76 ust. 2 tej ustawy, zmiana umowy dokonana w badanym przypadku z naruszeniem przepisu art. 76 ust. 1 tej ustawy, jest nieważna.

Zmiany przedmiotu umowy o roboty budowlane potwierdzać – pod rygorem nieważności umowy – na piśmie, stosownie do przepisów art. 74 ustawy o zamówieniach publicznych oraz art. 77 i art. 648 § 1 Kodeksu cywilnego.

Przestrzegać kompetencji odpowiednich organów gminy do składania oświadczeń woli w imieniu gminy w zakresie zarządu gminy, określonych w przepisach art. 46 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym. Stosownie do art. 43 pkt 37 lit. a ustawy o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta, od dnia 27 października 2002r. oświadczenia takie ma prawo składać jednoosobowo wójt gminy albo działający na podstawie jego upoważnienia zastępca wójta samodzielnie albo wraz z inną upoważnioną przez wójta osobą.

Dokonać ponownego rozliczenia wykonanych robót z uwzględnieniem wartości wykonania portierni i ustępu według zmienionej technologii i wystąpić do wykonawcy składowiska odpadów o dobrowolny zwrot nadpłaconego wynagrodzenia. W przypadku odmowy dobrowolnego uregulowania tego roszczenia rozważyć możliwość skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego – str. 222–225 protokołu.

4.2.28. Wyrażenie przez inspektora nadzoru zgody na dokonanie zmian w przedmiocie umowy na wykonanie gminnego składowiska odpadów, które:

- zaproponowała osoba nie będąca kierownikiem budowy,

- nie były uzasadnione przesłankami wynikającymi z Prawa budowlanego,

- nie zostały uzgodnione z projektantem.

co wskazuje na to, że zmian tych dokonano niezgodnie z projektem budowlanym, o czym świadczy też niezłożenie przez kierownika budowy oświadczenia o zgodności wykonania obiektu z projektem budowlanym.

Od inspektora nadzoru inwestorskiego egzekwować obowiązki wynikające z zawartej umowy oraz z przepisów art. 25 ustawy z dnia 7 lipca 1994r. – Prawo budowlane (tekst jednolity: Dz. U. z 2000r. Nr 106, poz. 1126 z późn. zm.), a w szczególności żądać aby inspektor nadzoru sprawował kontrolę nad zgodnością realizacji budowy z projektem i pozwoleniem na budowę oraz potwierdzał faktycznie wykonane roboty, a także, na żądanie inwestora, kontrolował rozliczenia budowy.

Kierownik budowy ma prawo występowania do inwestora o zmiany w rozwiązaniach projektowych wyłącznie wtedy, jeżeli są one uzasadnione koniecznością zwiększenia bezpieczeństwa realizacji robót budowlanych lub usprawnienia procesu budowy i w uzgodnieniu z projektantem, po uprzednim zgłoszeniu projektantowi konieczności tych zmian przez uprawnione do tego osoby – tj. kierownika budowy lub inspektora nadzoru inwestorskiego, po wcześniejszym uzyskaniu na zmiany zgody inwestora, stosownie do przepisów art. 20 ust. 1 pkt 4 b i art. 23 pkt 1 Prawa budowlanego.

W przypadku samowolnych zmian w rozwiązaniach projektowych i wykonywania przez wykonawcę robót których kontynuacja mogłaby spowodować niedopuszczalną niezgodność z projektem lub pozwoleniem na budowę, inspektor nadzoru – poprzez stosowny zapis w dzienniku budowy powinien – zgodnie z art. 26 pkt 2 tej ustawy – wstrzymać roboty.

Od kierownika budowy egzekwować obowiązek składania oświadczenia o zgodności wykonania obiektu budowlanego z projektem budowlanym i warunkami pozwolenia na budowę i obowiązującymi Polskimi Normami, które to oświadczenie inwestor ma obowiązek załączać do zawiadomienia o zakończeniu budowy obiektu budowlanego, stosownie do przepisów art. 57 ust. 1 pkt 2 lit. a Prawa budowlanego. Natomiast w razie zmian nie odstępujących w sposób istotny od zatwierdzonego projektu lub warunków pozwolenia na budowę, dokonanych podczas wykonywania robót, oświadczenie to – zgodnie z art. 57 ust. 2 tej ustawy – powinno być potwierdzone przez projektanta i inspektora nadzoru inwestorskiego – str. 222–224 protokołu.

4.2.29. Nieprawidłowe ewidencjonowanie bądź nieewidencjonowanie ponoszonych nakładów inwestycyjnych w księdze głównej Urzędu Gminy, co uniemożliwiło ustalenie rzeczywistej wartości środków trwałych zrealizowanych w wyniku działalności inwestycyjnej oraz przekazanie ich w prawidłowej wartości na stan środków trwałych.

Ewidencję poniesionych nakładów inwestycyjnych prowadzić w sposób zapewniający prawidłowe ustalenie poniesionych kosztów, stosownie do przepisów art. 28 ust. 8 oraz art. 17 ust.1 pkt 6 ustawy o rachunkowości oraz zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)” określonymi w rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.

Przed przeksięgowaniem zrealizowanych inwestycji na środki trwałe ustalić prawidłową wartość wszystkich poniesionych nakładów inwestycyjnych i  dokonać rozliczenia poniesionych kosztów wykazanych na koncie 080 „Inwestycje” dla każdego zadania inwestycyjnego. Operacje gospodarcze związane z przekazaniem do użytku środków trwałych zrealizowanych w wyniku działalności inwestycyjnej ująć na kontach księgi głównej Urzędu Gminy następująco:

Wn 011 „Środki trwałe”,

Ma 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)”,

– str. 203, 225–226 protokołu.

4.2.30. Dokonanie wyboru banku do prowadzenia obsługi bankowej budżetu gminy z naruszeniem zasady równego traktowania wszystkich podmiotów ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w wyniku postępowania przeprowadzonego w sposób, który nie gwarantował zachowania uczciwej konkurencji.

Jako warunek udziału w postępowaniu ustalono „posiadanie filii banku w Zakrzewie lub zobowiązanie się do jej utworzenia w ciągu 2 miesięcy od powiadomienia o wygraniu przetargu”. Jednak w sytuacji, kiedy na 6 miesięcy przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, jednemu z banków (wybranemu) nieodpłatnie i na okres 10 lat Zarząd Gminy użyczył lokal na prowadzenie w nim swojej placówki – bank ten postawiono w pozycji uprzywilejowanej w stosunku do banków pozostałych.

Przestrzegać obowiązku traktowania na równych prawach wszystkich podmiotów ubiegających się o zamówienie publiczne i do prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji oraz nieokreślania warunków zamówienia w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję (utrudnianie dostępu do rynku), stosownie do zasad określonych przepisami art. 16 i art. 17 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych.

Uwzględnić fakt, że postępowanie dotknięte wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy, np. poprzez określenie przedmiotu zamówienia w sposób niezgodny z zasadami określonymi w ustawie o zamówieniach publicznych, może skutkować unieważnieniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, stosownie do przepisu art. 27b ust. 1 pkt 4 tej ustawy - str. 231–233 protokołu.

Ponadto rozważyć możliwość podjęcia przez Radę Gminy uchwały upoważniającej przewodniczącego Rady Gminy do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy, w tym m.in. do wystawiania poleceń wyjazdu służbowego wójta gminy, stosownie do przepisów art. 4 pkt 1 ustawy z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 roku Nr 142, poz. 1593 z późn. zm.). Pomimo tego, iż upoważnienie takie dla przewodniczącego Rady Gminy zawarte zostało w statucie gminy, cytowany przepis do dokonywania tych czynności wymaga odrębnej uchwały Rady Gminy. Statut gminy stanowi o jej ustroju, zgodnie z przepisami art. 3 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, a nie o zadaniach przewodniczącego Rady Gminy z zakresu prawa pracy – str. 164 protokołu.

5. W zakresie mienia komunalnego:

5.1. Nieokreślenie przez Radę Gminy wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy oraz nieustalenie przez Zarząd Gminy stawek czynszu za 1 m² powierzchni użytkowej lokalu na 2002 r.

Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały określającej wieloletni program gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz zasady wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, w tym zasady polityki czynszowej, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. Nr 71, poz. 733), z uwzględnieniem wymogów określonych w przepisach art. 21 ust. 2 i 3 tej ustawy. W oparciu o w/w uchwałę Rady Gminy organ wykonawczy gminy, obecnie wójt gminy, zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym (zmienionym przez art. 43 pkt 15 lit. a ustawy z dnia 20 czerwca 2002 r. o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta, Dz. U. Nr 113, poz. 984 z późn. zm.), ustala stawki czynszu za 1 m² powierzchni użytkowej lokalu, stosownie do art. 8 pkt 1 cytowanej ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego – str. 236, 237 i 252 protokołu.

5.2. Nieokreślenie przez Radę Gminy regulaminu dostarczania wody oraz nieokreślenie przez Zarząd Gminy na rok 2002 taryfy za zbiorowe zaopatrzenie w wodę.

Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt regulaminu dostarczania wody, który powinien określać prawa i obowiązki dostawcy i odbiorców usług, stosownie do przepisów art. 19 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. Nr 72, poz. 747 z późn. zm.). W sytuacji, gdy w jednostce nie ma przedsiębiorstwa wodociągowo – kanalizacyjnego taryfę za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków na 1 rok (zestawienie ogłoszonych publicznie cen i stawek opłat oraz warunki ich stosowania – art. 2 pkt 12 ustawy) powinien określić wójt gminy. Ceny i stawki opłat określone w taryfie powinny być zróżnicowane dla poszczególnych taryfowych grup odbiorców usług na podstawie udokumentowanych różnic kosztów zbiorowego zaopatrzenia w wodę, stosownie do przepisów art. 20 ust. 1, 2 i 3 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków. Taryfa ta podlega zatwierdzeniu w drodze uchwały Rady Gminy, stosownie do przepisów art. 24 ust. 1 tej ustawy – str. 256 protokołu.

5.3. Nieprowadzenie ewidencji nieruchomości wchodzących w skład gminnego zasobu nieruchomości; sporządzanie informacji o stanie mienia komunalnego w sposób nie spełniający ustawowych wymogów oraz wykazywanie, w tej informacji, danych niezgodnych ze stanem rzeczywistym.

Zaprowadzić ewidencję nieruchomości wchodzących w skład gminnego zasobu nieruchomości w sposób umożliwiający ustalenie stanu mienia komunalnego, pełną identyfikację posiadanego mienia i jego kontrolę, stosownie do przepisów art. 23 ust. 1 w związku z art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 Nr 46, poz. 543 z późn. zm.). Ewidencja nieruchomości powinna zawierać m.in. numery decyzji komunalizacyjnych, oznaczenie ksiąg wieczystych, formę zagospodarowania mienia oraz powinna zapewnić rzetelne sporządzenie informacji o stanie mienia komunalnego, dołączonej do projektu budżetu gminy.

W informacji o stanie mienia komunalnego przedkładanej Radzie Gminy, stosownie do przepisów art. 52 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym, ujmować aktualny stan poszczególnych składników mienia znajdującego się w zasobach gminy, tj. ujmować dane wymienione w przepisach art. 120 ustawy o finansach publicznych, w tym dane dotyczące innych niż własność praw majątkowych, w szczególności dane o ograniczonych prawach rzeczowych, użytkowaniu wieczystym, wierzytelnościach, udziałach w spółkach, akcjach oraz o posiadaniu, a także dane o dochodach uzyskanych z tytułu wykonywania prawa własności i innych praw majątkowych oraz z wykonywania posiadania – str. 239, 240 i 241 protokołu.

5.4. Nieskomunalizowanie gruntów o łącznej powierzchni 11,15 ha.

Podjąć czynności zmierzające do komunalizacji gruntów którymi gmina włada, stosując przepisy art. 17 ustawy z dnia 10 maja 1990 r. Przepisy wprowadzające ustawę o samorządzie terytorialnym i ustawę o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 32, poz. 191 z późn. zm.) oraz w odniesieniu do dróg art. 73 ustawy z dnia 13 października 1998 r. – Przepisy wprowadzające ustawy reformujące administrację publiczną (Dz. U. Nr 133, poz. 872 z późn. zm.), z uwzględnieniem przepisów art. 51 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 71, poz. 838 z późn. zm.) oraz przepisów o zasiedzeniu zawartych w art. 172 i nast. ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.) – str. 241 protokołu i załącznik nr V/6.

5.5. Niezamieszczenie, w wykazach nieruchomości przeznaczonych do wydzierżawienia, wszystkich wymaganych przepisami informacji oraz nieudokumentowanie podania do publicznej wiadomości informacji o wywieszeniu tych wykazów.

W wykazach nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę zamieszczać wszystkie informacje określone w przepisach art. 35 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, w szczególności:

– termin zagospodarowania nieruchomości,

– wysokość opłat z tytułu dzierżawy,

– terminy wnoszenia opłat,

– zasady aktualizowania opłat.

Dokumentować fakt podania do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę, dokonywany stosownie do przepisów art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami; obowiązek przekazywania tej dokumentacji wynika z przepisów art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zakresie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38 poz. 173 z późn. zm.) – str. 242, 244 protokołu.

5.6. Niepodejmowanie skutecznych czynności zmierzających do wyegzekwowania należności z tytułu czynszu dzierżawy części nieruchomości oznaczonej nr 66; niepobieranie przez okres od 1.01.2001 r. do 30.06.2002 r. należnych gminie dochodów z tytułu czynszu najmu lokali użytkowych, wymienionych w protokole kontroli, w skutek czego uszczuplono dochody budżetu gminy o kwotę 5.624,64 zł.

Wyegzekwować od dzierżawcy części nieruchomości oznaczonej nr 66 należności z tytułu czynszu za miesiące IV – IX 2002 r. wraz z odsetkami za zwłokę, a od najemców lokali stanowiących mienie gminne - wymienionych w pod poz. nr 4 i 5 w załączniku nr V/7 do protokołu kontroli – czynsze za wynajem tych lokali, za okres 1.01.2001 r. – 30.06.2002 r. w kwocie 5.624,64 zł, wraz z odsetkami za zwłokę. Do dłużników skierować wezwania do uiszczenia zaległych należności, wyznaczając termin do ich zapłaty. Po bezskutecznym upływie terminu wyznaczonego w wezwaniu rozważyć możliwość skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego, na podstawie przepisów części drugiej Księgi drugiej „Postępowanie egzekucyjne” ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296 z późn. zm.).

Rozwiązując umowy przestrzegać zasad reprezentowania gminy jako strony umowy, określonych w przepisach art. 46 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, zmienionych przez art. 43 pkt 37a ustawy z dnia 20 czerwca 2002 r. o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta. Przestrzegać obowiązku pisemnego rozwiązywania umów z zachowaniem ustalonego w umowach okresu wypowiedzenia – str. 243, 250 i 253 protokołu.

5.7. Nieustalenie i niepobieranie przez gminę dochodów z tytułu użytkowania przez……… części nieruchomości o powierzchni 0,10 ha, stanowiącej własność gminy.

Uregulować stosowną umową zawartą z …………. użytkowanie przez nią części nieruchomości Nr 716/1 o pow. 0,10 ha, oddając tę nieruchomość w dzierżawę lub w użyczenie, stosownie do przepisów art. 13 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami; w przypadku oddania części nieruchomości w dzierżawę określić w zawartej umowie wysokość czynszu dzierżawy stosownie do przepisów art. 693 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.), pamiętając, iż umowa dzierżawy na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie – art. 660 w związku z art. 694 tej ustawy – str. 245 protokołu.

5.8. Nienaliczanie i niepobieranie odsetek za zwłokę od wpłat czynszu dzierżawy i najmu oraz opłat za wodę, dokonywanych po ustalonym w umowie terminie płatności, wskutek czego uszczuplono dochody budżetu gminy o kwotę 58,74 zł.

Naliczać i egzekwować odsetki za zwłokę od wpłat czynszu dzierżawy i najmu oraz opłat za wodę dokonywanych po ustalonym w umowie terminie płatności; odsetki naliczać w wysokości określonej w umowie a w przypadku braku uregulowania umownego – w wysokości ustawowej, stosownie do przepisów art. 481 § 1 i 2, w związku z przepisami art. 359 § 2 Kodeksu cywilnego. W stosunku do osób zalegających z regulowaniem zaległych opłat podejmować konsekwentne czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości, wystawiając wezwanie do zapłaty, a po bezskutecznym upływie terminu określonego w wezwaniu – rozważyć możliwość skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego – str. 244, 246, 248, 249, 254, 255 i 256 protokołu.

5.9. Refundowanie ze środków budżetu wydatków obciążających najemcę lokalu:

– za „odnowienie” wynajmowanego lokalu w kwocie 150 zł,

– za energię elektryczną w wysokości 152,70 zł.

Przestrzegać zasady określonej w przepisach art. 681 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którą drobne naprawy podłóg, drzwi i okien, malowanie ścian, podłóg oraz wewnętrznej strony drzwi wejściowych, jak również drobne nakłady instalacji i urządzeń technicznych, zapewniających korzystanie ze światła, ogrzewania lokalu, dopływu i odpływu wody obciążają najemcę lokalu – str. 252 i 253 protokołu.

5.10. Nieprawidłowe sporządzanie sprawozdania z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego, w tym:

– nieprawidłowe zakwalifikowanie dochodów gminy z tytułu zniesionego podatku od środków transportowych,

– wykazanie na dzień 31.12.2001 r. w kolumnie „Dochody wykonane (wpływy minus zwroty)” danych niezgodnych z ewidencją księgową,

– niewykazanie na dzień 31.12.2001 r. zaległości w kwocie 400 zł z tytułu czynszu dzierżawy oraz na dzień 30.06.2002 r. zaległości w kwocie 1.425,30 zł w podatku od środków transportowych, zaległości w kwocie 2.054,10 zł z tytułu czynszu dzierżawy i w kwocie 156 zł z tytułu opłat za wodę.

Wpływy z tytułu podatków zniesionych kwalifikować i wykazywać w sprawozdaniu Rb–27S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego” w § 056 „Zaległości z podatków zniesionych”.

Dane z tytułu podatków, opłat oraz innych niepodatkowych należności budżetowych pobieranych przez jednostkę samorządu terytorialnego wykazywać w tym sprawozdaniu na podstawie ewidencji księgowej, w tym:

– w kolumnie „Dochody wykonane (wpływy minus zwroty)” wykazywać dochody wykonane na postawie ewidencji analitycznej do rachunku bieżącego – subkonto dochodów a w kolumnie „Dochody otrzymane” wykazywać kwoty równe dochodom wykazanym w kolumnie „Dochody wykonane (wpływy minus zwroty)” – pamiętając, że zasada ta nie dotyczy wykazywanych w sprawozdaniu udziałów jednostek we wpływach z podatku dochodowego od osób fizycznych oraz dochodów z tytułu subwencji ogólnej i dotacji celowych otrzymanych z budżetu państwa, co do których w kolumnie „Dochody otrzymane” wykazuje się kwoty, które wpłynęły na rachunek bankowy gminy w danym okresie sprawozdawczym, stosownie do przepisów § 3 ust. 1 pkt 4 i 5 i § 3 ust. 3 pkt 4 oraz § 3 ust. 4 pkt 3 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279); w kolumnie „Dochody otrzymane” sprawozdania zbiorczego należy wykazywać kwoty wynikające z faktycznie otrzymanych na rachunek bieżący – subkonto dochodów środków – zrealizowanych kasowo, zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów w zakresie sporządzania sprawozdań budżetowych (pismo Nr ST2-4831-104/2001 z lipca 2001 r.),

– w odpowiednich kolumnach „Saldo końcowe” wykazywać należności pozostałe do zapłaty, zaległości oraz nadpłaty ustalone na podstawie danych analitycznych kont podatkowych, zgodnie z przepisami § 3 ust. 1 pkt 7 cytowanej Instrukcji,

– str. 134, 140, 257, 258, 259 protokołu.

5.11. Nieprawidłowe prowadzenie księgi inwentarzowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, poprzez:

– brak powiązania zapisów w księdze inwentarzowej z dowodami, na podstawie których zapisów dokonano oraz przypadki braku daty ujęcia środka trwałego w księdze inwentarzowej,

– nieujęcie w księdze inwentarzowej przychodu środka trwałego pochodzącego z  zakończonej inwestycji (gminne wysypisko) w miesiącu, w którym miało miejsce zakończenie inwestycji, co w konsekwencji doprowadziło do nie naliczania umorzenia tego środka trwałego w okresie od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przyjęto do używania ten środek trwały, czym naruszono przepisy art. 32 ust. 4 ustawy o rachunkowości, w brzmieniu obowiązującym do dnia 31.12.2001 r.; nieprawidłowa wycena gminnego wysypiska – w oparciu o poniesione wydatki na jego budowę;

– ujmowanie w ewidencji analitycznej prowadzonej do konta 011 składników majątkowych, których wartość jednostkowa nie przekracza wartości ustalonej przepisami o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. 3.500 zł;

– ujęcie w księdze inwentarzowej gruntów stanowiących własność gminy bez wyodrębnienia poszczególnych działek.

Ewidencję szczegółową do konta 011 „Środki trwałe” prowadzić w sposób prawidłowy;

- w tym w księdze inwentarzowej wskazywać dowody księgowe, na podstawie których dokonano zapisów, stosownie do przepisów art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości,

- przestrzegać obowiązku bieżącego ujmowania w tych księgach każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, stosownie do przepisów art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w tym ujmowania w ewidencji środków trwałych wartości składników majątkowych uzyskanych w wyniku prowadzonych inwestycji; środki trwałe otrzymane w wyniku budowy wyceniać według ogółu kosztów poniesionych przez jednostkę przez okres budowy do dnia bilansowego lub przyjęcia środka trwałego do używania, stosownie do przepisów art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości; wartość środków trwałych otrzymanych w wyniku budowy powinna być zgodna z zapisem konta 080 „Inwestycje” i obejmować poza fakturami wykonawcy także wszelkie inne wydatki poniesione w trakcie procesu inwestycyjnego,

- odpisów umorzeniowych od środków trwałych dokonywać zgodnie z przepisami art. 32 ust. 1 i 3 ustawy o rachunkowości – ustalając na dzień przyjęcia środka trwałego do używania okres amortyzacji (rozpoczęcie i zakończenie) i metodę amortyzacji, pamiętając, że rozpoczęcie amortyzacji następuje nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania; początek i koniec dokonywania odpisów umorzeniowych i amortyzacyjnych określić należy w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, zgodnie z przepisami art. 10 ust. 1 pkt 2, w związku z art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości,

- w księdze inwentarzowej środków trwałych ujmować składniki majątkowe o wartości początkowej przekraczającej wielkość ustaloną w przepisach ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), tj. obecnie 3.500 zł; w przypadku, gdy wartość poszczególnych składników majątkowych nie przekracza kwoty określonej w tych przepisach – ujmować te składniki w ewidencji pozostałych środków trwałych i umarzać w 100 % w momencie wydania do używania, stosownie do przepisu § 5 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych ... Wyksięgować z ewidencji analitycznej do konta 011 te składniki majątkowe, których wartość jednostkowa nie przekracza 3.500 zł, ujmując je w księdze inwentarzowej pozostałych środków trwałych i dokonując przeksięgowań wartości umorzenia; zapisem:

- przeksięgowanie wartości tych składników majątku:

Wn 013 „Pozostałe środki trwałe”, Ma 011 „Środki trwałe”, oraz dokonać stosownych przeksięgowań na kontach 800 „Fundusz jednostki”, 071 „Umorzenie środków trwałych” i 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych”,

zgodnie z zasadami funkcjonowania tych kont, określonymi w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości ...,

- każdą działkę gruntu stanowiącą własność gminy ujmować w księdze inwentarzowej w oddzielnej pozycji, stosownie do uregulowań wewnętrznych (zakładowy plan kont) oraz zgodnie z „Objaśnieniami wstępnymi” rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz. U. Nr 112, poz. 1317 z późn. zm.), stosownie do których za podstawową jednostkę ewidencji przyjmuje się pojedynczy element majątku trwałego; ewidencja analityczna gruntów może być prowadzona w innym niż księga inwentarzowa urządzeniu, np. w rejestrze gruntów – pod warunkiem, że zasada taka zostanie określona w zakładowym planie kont, stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 3a ustawy o rachunkowości,

– str. 260, 261 protokołu.

5.12. Nieprawidłowości przy przeprowadzaniu w 2002 r. inwentaryzacji składników majątkowych polegające na:

– niesporządzeniu na dzień inwentaryzacji zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów;

– przeprowadzeniu inwentaryzacji gruntów oraz środków trwałych trudno dostępnych oglądowi (wodociąg) drogą spisu z natury, zamiast w drodze weryfikacji, z naruszeniem przepisów art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości; w przepisach wewnętrznych jednostki nie określono sposobu inwentaryzacji gruntów, budynków i budowli;

– ujęcie w sporządzonym spisie z natury środków trwałych, które zostały zbyte przed dniem dokonywania spisu (beczka asenizacyjna i ciągnik) - środki te nie zostały wyksięgowane z ewidencji;

– nierozliczenie przeprowadzonego spisu z natury środków trwałych i pozostałych środków trwałych w tym: nieustalenie wartości spisanych środków trwałych stanowiących wyposażenie, niesporządzenie zestawienia rzeczywistego stanu spisanych środków trwałych ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych, celem ustalenia różnic inwentaryzacyjnych;

– nieobjęcie inwentaryzacją wartości niematerialnych i prawnych.

Na dzień inwentaryzacji sporządzać zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów, stosownie do przepisów art. 18 ust.2 ustawy o rachunkowości.

Uzupełnić przepisy wewnętrzne o regulacje dotyczące sposobu inwentaryzacji gruntów, budynków i budowli, stosownie do przepisów § 5 ust. 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych ...; inwentaryzację wartości niematerialnych i prawnych przeprowadzać na ostatni dzień każdego roku obrotowego drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników, stosownie do przepisów art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości,

- stan środków trwałych ustalać w drodze spisu z natury w sposób rzetelny; wycenić spisane przedmioty, stanowiące pozostałe środki trwałe w używaniu, według ich cen ewidencyjnych,

- przestrzegać obowiązku rzetelnego rozliczenia inwentaryzacji i powiązania jej wyników z zapisami księgowymi; ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych wyjaśniać i rozliczać w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji, zgodnie z przepisami art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości,

– str. 263 protokołu.

6. W zakresie zadań zleconych i realizowanych w ramach porozumień:

6.1. Nieopracowanie planu finansowego zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminie ustawami, zgodnie z dyspozycjami dysponentów środków budżetu państwa oraz niewprowadzenie zmian do tego planu w związku ze zmianami w kwotach dotacji przyznanych na ten cel.

Przestrzegać obowiązku sporządzania – w terminie 21 dni od daty uchwalenia uchwały budżetowej - planu finansowego zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminie ustawami, w którym ujmować wszystkie zadania z zakresu administracji rządowej zlecone gminie oraz inne zadania zlecone gminie ustawami, przyjmując jako podstawę dla tego planu kwotę dotacji przyznanych na ten cel w danym roku budżetowym oraz wielkość dochodów związanych z realizacją tych zadań, które podlegają przekazaniu do budżetu państwa, stosownie do przepisów art. 126 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych i § 3 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 listopada 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad, trybu i terminów opracowania planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami oraz przekazywania jednostkom samorządu terytorialnego dotacji celowych na realizację tych zadań (Dz. U. Nr 100, poz. 1077 z późn. zm.) – str. 265 protokołu.

6.2. Wypłacenie – osobom wchodzącym w skład komisji wyborczych – zryczałtowanej diety bez pisemnego potwierdzenia przewodniczącego właściwej komisji wyborczej faktu uczestnictwa osoby uprawnionej w czynnościach związanych z wyborami.

Przestrzegać zasady wypłacania – osobom wchodzącym w skład komisji wyborczych za czas związany z przeprowadzeniem głosowania oraz ustaleniem wyników głosowania i wyników wyborów – zryczałtowanej diety na podstawie pisemnego potwierdzenia – przez przewodniczącego, bądź z jego upoważnienia, przez zastępcę właściwej komisji wyborczej – uczestnictwa osoby uprawnionej w tych czynnościach, stosownie do przepisów § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2001 r. w sprawie należności pieniężnych przysługujących członkom komisji wyborczych w wyborach do Sejmu i Senatu oraz trybu udzielania im dni wolnych od pracy (Dz. U. Nr 81, poz. 887) – str. 268 protokołu.

Ponadto rozważyć możliwość ustalenia opłaty adiacenckiej w drodze decyzji wójta, w związku z zakończeniem budowy wodociągu gminnego we wsi Zakrzew i Baraki.

W przypadku zaistnienia okoliczności określonych w art. 145 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 46, poz. 543 z późn. zm.) (tj. po urządzeniu lub modernizacji drogi, stworzeniu warunków do podłączenia do poszczególnych urządzeń infrastruktury technicznej), wójt gminy powinien ustalić opłatę adiacencką po uprzednim określeniu przez Radę Gminy, w drodze uchwały, wysokości stawki procentowej tej opłaty, stosownie do przepisów art. 146 ust. 2 cytowanej ustawy. Z art. 144 ust. 1 ustawy wynika, że właściciele nieruchomości i niektórzy wieczyści użytkownicy uczestniczą w kosztach budowy urządzeń infrastruktury technicznej przez wnoszenie na rzecz gminy opłat adiacenckich. Z kategorycznego sformułowania tego przepisu wynika, że istnieje obowiązek podjęcia takiej uchwały, a przyjęta stawka nie może być stawką zerową; wówczas bowiem trudno byłoby mówić o „uczestniczeniu” w kosztach budowy. Wprawdzie ustawodawca nie wprowadził progu stawki procentowej, jednak ustalenie stawki zerowej stanowiłoby faktycznie zaniechanie opłat adiacenckich i zwolnienie właścicieli i użytkowników wieczystych nieruchomości z obowiązku wynikającego z art. 144 ust. 1 ustawy. Opłatę adiacencką można ustalić w terminie do 3 lat od dnia urządzenia lub modernizacji drogi albo od stworzenia warunków do podłączenia nieruchomości do poszczególnych urządzeń infrastruktury technicznej, w wysokości nie większej niż 50% różnicy między wartością tej nieruchomości przed zrealizowaniem inwestycji, a jej wartością zwiększoną w wyniku zrealizowanej przez gminę inwestycji, zgodnie z art. 145 i 146 cytowanej ustawy. Nieustalenie tych opłat w okresie do 3 lat od dnia stworzenia wyżej wskazanych warunków sprawia, że nie można dochodzić od właścicieli nieruchomości i użytkowników wieczystych, określonych w przepisach art. 144 ust. 2, obowiązku wnoszenia tych opłat, a tym samym prowadzi to do zmniejszenia dochodów, jakie można uzyskać z tytułu opłat adiacenckich – str. 236, 257 protokołu.

Przekazując to wystąpienie do realizacji wyrażam nadzieję, że stwierdzone w czasie kontroli nieprawidłowości zostaną wyeliminowane oraz, że zostaną podjęte odpowiednie działania zmierzające do usunięcia źródeł ich powstania i do usprawnienia pracy na poszczególnych stanowiskach.

Jeżeli uważa Pan, iż wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Panu – zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego.

Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 roku, Nr 55, poz. 577 z późn. zm.), sprawozdania z jego realizacji oczekuję w terminie 30 dni od daty doręczenia Panu niniejszego wystąpienia.

Do wiadomości:

Rada Gminy Zakrzew